Anteckningar från möte Vux-UC

Transkript

1 Anteckningar från möte Vux-UC Tid: Tisdag 25 augusti 2009, kl Plats: GR-Huset, Rum 264 Deltagare Jan Elftorp, Göteborg, Ordförande Jan Wennebrink, Stenungsund, Norra noden Yvonne Barkstedt, Partille, Östra noden Staffan Hallström, Kungsbacka, Södra noden Börje Rådesjö, GR Peter Holmström, GR, Sekreterare Catarina Lindfors, GR 1. Konstitution av gruppen, arbetsformer, tidplan, mm Ordförande Jan Elftorp hälsade ledamöterna välkomna till gruppens första möte. Gruppen är utsedd av Utbildningschefsgruppen i enlighet med det enligt villkor stipulerade i det samverkansavtal för vuxenutbildning (Etapp 4) som utsänts till kommunerna för godkännande. Uppdraget Det avsnitt i avtalet som reglerar arbete och mandat för Vux-UC är följande: 5.2 Förvaltningschefer med ansvar för vuxnas lärande (nedan benämnt Vux-UC) Ett nätverk, Vux-UC, inrättas, vilket utgörs av förvaltningschefer med ansvar för vuxnas lärande representerande Göteborgs stad samt noder enligt nedan. Vidare är utbildningschefen på GR ledamot. GRs medlemskommuners Utbildningschefsgrupp utser årligen ledamöter till Vux-UC representerande Göteborgs stad samt följande noder; Norra noden (Tjörn, Stenungsund, Kungälv, Ale och Lilla Edet) Södra Noden (Mölndal, Kungsbacka, Öckerö och Härryda) Östra Noden (Partille, Lerum och Alingsås) Vuxenutbildningens förvaltningschef i Göteborgs stad är ordförande i Vux- UC det första året av avtalsperioden, varefter ordförandeskapet, om kommunerna så önskar, kan alternera. Vux-UC bereder de ärenden inom ramen för avtalet, listade ovan, som Utbildningsgruppen har att ta ställning till. Vidare tar Vux-UC beslut om riktlinjer och principer för hantering av avtalsutbildningarna (samtliga utbildningar som genomförs inom ramen för detta avtal). Vux-UC beslutar om utbildningsområden, 1

2 marknadsföringsinsatser, de frågor som rör uppföljning, utvärdering och utveckling. Vux-UC fattar beslut om påtalande av kvalitetsbrister i avtalsutbildning. Vux-UC är alltså ett beredningsorgan för Utbildningsgruppen och Vuxgruppen är ett beredningsorgan för Vux-UC avseende avtalet. Verksamhetsåret Verksamhetsåret är fr o m juli t o m juni. Arbetsformer Diskuterades i vad mån gruppen ska hantera samtliga ärenden kring vuxenutbildning vilka tidigare hanterats av Utbildningschefsgruppen eller enbart de ärenden som berör avtalet. att arbetet i gruppen ska ske enligt följande; - i startskedet ska Vux-UC enbart hantera frågor kring avtalet, - mötenas innehåll och frekvens ska anpassas till verksamheten, - möten genomförs var tredje vecka i starten och glesare därefter, samt - brådskande ärenden kan hanteras via mail. Ersättare Diskuterades möjligheten att skicka ersättare vid förhinder att delta i ett möte. Konstaterades då att denna möjlighet inte ges i Utbildningschefsgruppen, men att villkoren för denna grupp är något annorlunda. Här företräds de tre noderna av var sin ledamot. att det ska vara möjligt att ledamot vid förhinder kan ersättas av annan förvaltningschef inom den nod vederbörande företräder och då med motsvarande mandat. 2

3 2. Upphandlingen Informerades om läget för upphandlingen och om att tillägg till upphandlingsunderlaget har gjorts. Upphandlingsunderlaget - Minst 30 har tagit ut anbudsunderlaget. - Nytt sista datum för inlämnade av anbud är 22 september. - Två dagar ska gå innan öppningsförrättning - Förrättning: må - ti: läsning on: frågor till anbudsgivarna to - fr: beslut. - Presenterades förslag om att Anders Vikingsson och Eva Ljungmark öppnar anbuden och sållar bort de anbud som formellt inte uppfyller kraven. Reaktion: OK. - Arbetet att utvärdera startar. En vecka (fem dagar) avsätts för detta avslutas med internat i två dagar då beslut fattas. - Förslag från anbudsgruppen lämnas till GR och beslut om anbuden ligger hos Börje Rådesjö, utbildningschef på GR. - Tilldelningsbeslut tas vecka Någon på GR ska ha uppdraget att avropa anbuden. Bedömningsgruppen - Alla ska medverka på uppdrag från GR. - Upphandlingskompetens: Anders Vikingsson, Kungsbacka Bedömningskompetens - GR: Catarina Lindfors - Göteborg: Ulf Carlsson alternativt Ralf Stenered - GR-kommun/er som ej lämnar anbud - Kommun utanför GR-området. Reserver: Anders Löfgren, GR och Lars Skärgren, Kungsbacka. Vi bör skaffa fram ett skuggkabinett ifall svininfluensan slår till. Diskuterades nyttan av att skaffa en second opinion från Upphandlingsbolaget. 3

4 Uppgifter: - Catarina tar kontakt med Anders Vikingsson och kommun utanför regionen - Jan tar kontakt med Ulf Carlsson och Ralf Stenered - Betr GR-kommun tas detta upp i Vuxgruppen. Diskuterades risker och möjligheter med förslag enligt ovan. att godkänna föreslaget förfarande med bedömningsgrupp och rutin, samt att en tidplan ska tas fram för hela upphandlingsprocessen. 3. Rutiner vid antagning, mm via Alvis Diskuterades hur rutinerna för antagning blir mest effektiva, dvs via Alvis och med samlad kompetens från kommunerna och GR. Konstaterades att lämpligast är en lösning där GR har en central roll i arbetet och tillsammans med kommunerna hanterar antagningen varefter besluten hanteras av huvudmannakommunen som informerar om antagning i egenskap av huvudman för utbildningen. Gruppen enas om vikten av att hitta en transparant lösning som fungerar rationellt och effektivt. Rutiner föreslos hanteras enligt följande: Hemkommun GR Huvudmannakommun Mottagning Meritvärdering Antagningsbesked skickas ut Rangordning Myndighetsutövning Resursplanering Kvalitetssäkring Urval att en sorteringsstation på GR, med behövlig kompetens, läggs in i antagningsprocessen för att på effektivaste sätt hantera denna och att beskeden om antagning skickas ut från huvudmannakommunen illustrerat i ovanstående tablå, samt att GR ska formulera vilka behov och resurser som behövs för att hantera detta. 4. Ekonomirutiner Konstaterades att samordning ska genomföras på ett rationellt sätt, vilket innebär att GR, tillsamman med kommunerna, tar en viktig roll i detta. 4

5 5. Övrigt Gemensamma kompetensutvecklingsbehov Diskuterades fördelen och möjligheten av att införa en rektorsutbildning genom GR eventuellt tillsammans med annan aktör (Region Halland). Konstaterades att parterna ska sondera terrängen. Regionalt samarbete kring sfi Diskuterades kommunernas arbete med sfi och möjligheten av regional samverkan. att aktualisera frågan i Vuxgruppen med begäran om inventering av pågående verksamhet för att klarlägga: - nulägesbeskrivning av verksamheten omfattning, mm, - vilket samarbete mellan kommunerna som finns idag, samt - idéer och förslag om lämpliga samverkansformer. 6. Höstens möten i gruppen Gruppen möten under hösten äger rum: 23 sep kl okt kl , start med lunch kl nov kl , avslutas med lunch 15 dec , start med lunch kl