Tanja Levin tar fram ett underlag att arbeta vidare utifrån dagens diskussion och befintligt material.

Transkript

1 Östra Göteborg Förvaltningsledningen , klockan Sammanträdesrum: Nylöse, Förstamajgatan 2 B Närvarande Ulla-Carin Olsson, stadsdelsdirektör Andreas Lökholm, sektorschef individ- och familjeomsorg samt funktionshinder Eeva Bolin, sektorschef kultur och fritid Anders Samuelsson, sektorschef utbildning Inger Börmark, sektorschef äldreomsorg samt hälso- och sjukvård Ulrica Johansson, ekonomichef Tanja Levin, HR-chef Åsa Svensson, utvecklingschef Marie Broersma, förvaltningscontroller Åke Ström, nämndsekreterare Övrig deltagande Ann-Charlotte Gustafsson, utvecklingsledare stadsutveckling punkt 3:1 Ellinor Öjersson, tf utvecklingsledare folkhälsa punkt 3:1 1. Förvaltningsövergripande ledning och stöd 1:1 Ledarskapsplattform HR-chef Tanja Levin presenterade och ledningsgruppen diskuterade vad en ledarskapsplattform bör innehålla. Ledningsgruppen är enig om att det finns material att utgå från men att detta måste brytas ner och förtydligas ytterligare. Metodfrågan/Hurfrågan ska vara central. Material att utgå från är Kompetenskriterier på operativ och strategisk nivå Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy samt riktlinje för Göteborgs Stad Material i anslutning till projektet Chefers Hälsa och Arbetsmiljö (CHOA) Tanja Levin tar fram ett underlag att arbeta vidare utifrån dagens diskussion och befintligt material. Var och en ska fundera på syftet med att ha en plattform; tydlighet i chefs- och ledarskap kan vara ett syfte. Ärendet ska behandlas vid ledningsgruppens möte den 7 december

2 1:2 Inför strategisk tjänstemannadialog 2015 Strategisk tjänstemannadialog genomförs med stadsledningskontoret den 6 november Ledningsgruppen gick igenom punkterna som ska behandlas vid tjänstemannadialogen. Följande ska behandlas: Hur hanterar nämnden sitt uppdrag, KF:s uppdrag, nämndens egna mål, specifika uppdrag från nämnden Vilka prioriteringar har nämnden gjort i inriktningsdokumentet för 2016 Vilka prioriteringar har ni gjort i budget 2016 för att anpassa verksamheten till nämndens ekonomiska ram Ser ni några kvalitets- eller verksamhetsrisker med anledning av de prioriteringar som ni har gjort Hur har utvecklingen varit för de frågor som ni i årsrapport 2014 bedömde vara de viktigaste framtidsfrågorna? Gör ni samma bedömning för 2016 och framåt om vilka frågor som är viktigast? Hur organiserar/bemannar ni er, för att möta ovanstående utmaningar och prioriteringar (omställningsbehov, kompetensförsörjning) Finns det faktorer inom personalområdet, exempelvis avseende rekrytering eller kompetensförsörjning, som på kort och/eller lång sikt bedöms ha en inverkan på möjligheten att fullfölja ert uppdrag eller målsättningar? Hur arbetar förvaltningen med kultur- och attitydfrågor i förhållande till chefer och medarbetare inom organisationen? Generellt bör behovet av större samordningsansvar lyftas fram. Det är viktigt att ha samma underlag när olika frågor ska hanteras. Tillsynerna från exempelvis Stadsrevisionen tenderar att ta allt mer tid från arbetet med kärnverksamheterna. En tillsyn innefattar exempelvis ett omfattande arbete med att plocka fram material. Dialogen ska inledas med en redogörelse, som ska innefatta kommande utvecklingsområden. 1:3 Riskanalys och internkontrollplan 2016 Det är viktigt att lyfta fram egenkontrollen men nämnderna är även ålagda att göra internkontrollplaner. Respektive chef redogjorde för centrala delar att uppmärksamma i sina internkontrollplaner. 1:4 Utdelning av mål och uppdrag i budget 2016 Marie Broersma gick igenom utdelade mål, uppdrag och ansvariga i budget

3 2. Förvaltningsövergripande intern produktion 2:1 Målstyrningsgruppens uppdrag Marie Broersma presenterade förslag till vad som ska ingå i målstyrningsgruppens uppdrag. Syfte/målsättning Stödja ledning och styrning i förvaltningen genom att samordna processen planering och uppföljning av budget. Målgrupp är förvaltningsledningen i första hand och områdes- och enhetschefer i andra hand. Vad ingår i detta? Samordning och kommunikation av o Budget (strategier, mål, mått) o Nulägesanalys o Uppföljningsrapporter till nämnd och KS/KF o Riskanalyser och internkontroll o Remissinstans i frågor som rör planering och uppföljning av budget Skapa samsyn kring o Egenkontroll och förbättringsarbete o Hantering av Rappet som systemstöd Omvärldsbevakning rörande planering och uppföljning av mål Informera/utbilda chefer i förståelsen av planerings- och uppföljningsprocessen Förutsättningar Uppdragsgivare är stadsdelsdirektören. Uppdrag ges till förvaltningscontrollern (FCR) som tar uppdragen vidare till gruppen. FCR rapporterar löpande till förvaltningsledningen. Uppskattad, genomsnittlig tidsåtgång för gruppens arbete är 2 timmar per vecka. I tiden ingår: Reguljära möten Arbetsmöten Puls-möten (i samband med uppföljningsrapporter) Utbildningar/workshops (internt i förvaltningen) Därutöver tid för Omvärldsbevakning Kompetensutveckling Deltagare i MSG Förvaltningscontroller, utvecklingsledare kvalitet och verksamhetsutvecklare. Kontaktpersoner En HR-specialist, en ekonom samt en kommunikatör utses till kontaktpersoner mellan MSG och den egna avdelningen. 3

4 Forts punkt 2:1 HR-specialist och ekonom deltar på alla pulsmöten samt på övriga möten när det finns behov. De ska även läsa minnesanteckningar från övriga möten för att vara uppdaterade. FCR ansvarar för att informera dem om mötesdatum så de har aktuell information och kan delta när behov uppstår. Kommunikatör deltar när behov uppstår. Förvaltningscontrollern ansvarar för att informera och kalla till möten. För specifika frågor kan utökade möten skapas där fler funktioner, till exempel kvalitetsutvecklare, utvecklingsledare eller övriga stödfunktioner, deltar. Nytt förslag till namn på gruppen är Samordnande Planerings- och Uppföljningsgrupp (SPUG). Ledningsgruppen enades om SPUGs uppdrag och nytt namn. Ledningsgruppen enades även om ansvar och arbetssätt vid uppföljningsrapporterna enligt följande: Ansvar vid uppföljningsrapporter Ansvarig chef för mål/uppdrag/övriga rubriker Har helhetsansvaret för text och siffror och ansvarar för att det blir klarmarkerat i Rappet (den oranga boxen Avsnitt klart ) Finns det flera sektorer/stödfunktioner som skriver i avsnittet är det ansvarig chef som ansvarar för att texten som helhet är läsbar och korrekt. Det innebär att han/hon även får redigera i texten Arbetssätt vid uppföljningsrapporter Verksamhetsutvecklare eller annan utsedd rapportör skriver i Rappet VU/rapportör stämmer av med ansvarig chef under tiden Texten stäms även av med andra VU/rapportörer i de fall flera sektorer/stödfunktioner har fått målet/uppdraget utdelat till sig Utvecklingsledare kvalitet och FCR stödjer VU/rapportörerna i skrivandet, läser igenom texterna utifrån ett helhetsperspektiv och återkopplar eventuella synpunkter När ansvarig chef är nöjd med texten ska den klarmarkeras i den orangea boxen Avsnittet klart FCR läser samtliga texter, gör eventuella justeringar i samråd med ansvarig chef/vu/rapportör, och klarmarkerar sedan den gröna boxen Avsnitt klart för att godkännas 2:2 Ledigheter jul/nyår Önskemål om ledigheter under jul- och nyårshelgerna har lagts in och det finns bemanning under helgerna. 4

5 3. Befolkningsperspektivet Hela staden socialt hållbar 3:1 Lokala kunskapsbaser (LKB) och lokala utvecklingsplaner (LUP) Ann-Charlotte Gustafsson, utvecklingsledare stadsutveckling och Ellinor Öjersson, tf utvecklingsledare folkhälsa redogjorde för arbetet med Lokala kunskapsbaser (LKB) och lokala utvecklingsplaner (LUP). Det finns en skrivning om lokala kunskapsbaser i fullmäktiges beslut samt i reglemente om ökat inflytande för stadsdelarna i stadsplaneringen. Förvaltningarna använder i dag LKB och LUP på lite olika sätt. LUP kan vara ett värdefullt dokument som kan förtydliga nämndernas syn på önskvärda förändringar. Lokal utvecklingsplan för Östra Göteborg Vad är syftet? Vem ska använda LUPen och till vilken nytta? Hur ska planen utformas? Det är viktigt att uppmärksamma lokala strukturer i trygghetsarbetet där nya bostadsområden i stadsdelen bör lyftas fram. LUP kan vara ett stöd för nämndens samhällsutvecklingsråd. FLG enades om att titta på förslag till upplägg med utgångspunkt i följande frågor: Vilka professioner ska involveras? Hur ska innehållet utformas? Hur ska det vidare arbetet utformas? Hur ska samhällsutvecklingsrådet involveras? Utvecklingsavdelningen gör en sammanfattning av det som framkommit vid dagens möte och återkommer till FLG. Så småningom ska förslaget presenteras i samhällsutvecklingsrådet och slutligen godkännas av nämnden. 4. Kommande nämnd Nästa nämndsammanträde är den 24 november Senaste inlämningsdag av handlingar för detta sammanträde är den 4 november. Presidiet har sammanträde den 10 november. 5. Rapporter från 10-grupperna Ledningsgruppens ledamöter rapporterade från sina respektive 10-grupper. 6. Övrigt Nästa STRUT-möte ska planeras. 7. Nästa FLG Nästa ordinarie ledningsgruppsmöte hålls den 9 november Vid detta möte ska bland annat principer för annonsering på Intranätet behandlas. Vid anteckningarna Åke Ström 5