Arbetsordning för stadsdelsnämnden Östra Göteborg

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Diarienummer: N /15 Utvecklingsavdelningen Åke Ström Telefon: E-post: Arbetsordning för stadsdelsnämnden Östra Göteborg Ärendet Stadsdelsförvaltningen har upprättat ett förslag till arbetsordning för stadsdelsnämnden. Detta för att tydliggöra arbetet i nämnden. Det kan också användas som ett informationsmaterial till nya ledamöter och ersättare. Arbetsordningen ska inte förväxlas med nämndernas reglemente, som anger nämndens uppgifter. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås besluta att fastställa arbetsordning för stadsdelsnämnden Östra Göteborg. Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg Ulla-Carin Olsson Stadsdelsdirektör Åsa Svensson Utvecklingschef Bilaga 1: Förslag till arbetsordning för stadsdelsnämnden Östra Göteborg Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 1(1)

2 1 Östra Göteborg Arbetsordning för stadsdelsnämnden Östra Göteborg Arbetsformer Stadsdelsnämnden har normalt elva ordinarie sammanträden under året. Vid sammanträdena deltar förvaltningsledningen samt vid behov de som handlagt ärenden eller ska föredra dem. Handlingar till stadsdelsnämndens sammanträden läggs in i appen Handlingar en och en halv vecka före respektive sammanträde. För att undvika att handlingar delas ut vid sammanträdet kan ett extra utskick göras vid behov senast tre dagar innan nämndens sammanträde. I undantagsfall får kallelse och handlingar skickas på annat sätt. Föredragningslista och handlingar till nämndens sammanträden läggs samtidigt ut på Göteborgs stads hemsida. Nämndens sammanträden är öppna för allmänheten utom vid ärenden som omfattas av sekretess. Under behandlingen av sekretessärenden är ledamöter och ersättare, stadsdelsdirektör, handläggare och nämndsekreterare närvarande. Varje sammanträde föregås av ett öppet förmöte, på vilket besökare har möjlighet att ställa frågor till nämnden om de ärenden som ska behandlas på sammanträdet samt andra ärenden inom stadsdelsnämndens verksamhetsområde. Det är ordföranden i stadsdelsnämnden som ansvarar för ordningen under sammanträdena. Ordföranden har rätt att visa ut den som stör den allmänna ordningen på sådant sätt att sammanträdet inte kan genomföras. Den som vill fotografera eller spela in under sammanträdet ska fråga ordföranden om tillstånd för detta för att inte störa sammanträdets genomförande. Presidium Stadsdelsnämndens presidium ordförande, 1: vice och 2:e vice ordförande samt stadsdelsdirektör och nämndsekreterare har möte tisdagar två veckor före varje nämndsammanträde, för att gå igenom och fastställa föredragningslistan. Anteckningarna från presidiets möten skickas till stadsdelsnämndens ledamöter och ersättare.

3 2 Ärendeordning på föredragningslista 1. Formalia ersättares eventuella tjänstgöring, fastställande av dagordning samt förfrågan om jäv föreligger i något eller några av de ärenden som ska behandlas 2. Informationsärenden med externa besök med inriktningen på information och med möjlighet att ställa frågor. Målsättningen är att ha högst ett externt besök per sammanträde. 3. Återremitterade och bordlagda ärenden 4. Verksamhetsuppföljningar, ekonomiska rapporter. 5. Övriga beslutsärenden 6. Information från förvaltningen/stadsdelsdirektören. 7. Anteckningsärenden synpunkter, klagomål, anmälan delegationsbeslut mm 8. Övriga frågor 9. Sekretessärenden trycks på grönt papper och samlas in efter sammanträdet. Ersättares tjänstgöring Av allmänt reglemente för Göteborgs stads nämnder framgår att ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. I övrigt framgår att: ersättarna skall tjänstgöra enligt den mellan dem bestämda ordningen. en ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen en ersättare som avbryter tjänstgöringen på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts en ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde eller till ett fortsatt sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe en ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet Yrkanden, reservationer Yrkanden som ska behandlas i stadsdelnämnden ska vara skriftliga och lämnas in i god tid före sammanträdet. Den ledamot som ogillar nämndens beslut har rätt att reservera sig. Reservationen kan vara blank eller skriftlig och ska anmälas innan sammanträdet avslutas. Om ledamoten vill motivera sin reservation ska detta göras skriftligt och lämnas till sekreteraren senast vid tidpunkten för protokollets justering. Protokollsanteckning En protokollsanteckning ska vara skriftlig och lämnas till sekreteraren i god tid innan tidpunkten för protokollets justering. Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och 2:e vice ordföranden. Protokollet publiceras på Göteborgs stads hemsida och läggs med kallelse och handlingar till nästkommande sammanträde med stadsdelsnämnden. Stadsdelsnämnden kan besluta att en paragraf i protokoller ska justeras omedelbart.

4 3 Arvoden/Ersättningar/Förrättningsrapporter Reglerna för arvoden och förlorad arbetsinkomst framgår av arvodesbestämmelserna för förtroendevalda i Göteborgs stad. Sekreteraren gör vid varje nämndsammanträde en sammanställning över närvaron. Sammanställningen attesteras av ordföranden. Individuella förrättningar och uppgift om förlorad arbetsinkomst görs på särskild förrättningsrapport. Möteslokalen Stadsdelsnämnden sammanträder i lokalen Storefjäll, Tellusgatan 2 i Bergsjön. Nämnd och förvaltning har ett gemensamt ansvar för att sammanträdeslokalen möbleras för att tillmötesgå krav på säkerhet samt för att få ge god tillgänglighet för besökare. Uppdrag från stadsdelsnämnden till förvaltningen Uppdrag från stadsdelsnämnden till stadsdelsdirektören ska framgå av beslut i nämndens protokoll eller i anteckningar från presidiet. I samband med redovisning av uppdrag till stadsdelsnämnden tar nämnden också ställning till om uppdraget är att betrakta som fullgjort. Inkomna skrivelser En förteckning över inkomna skrivelser skickas med nämndhandlingarna. Skrivelserna finns tillgängliga i pärm vid det kommande sammanträdet. Postlista skickas av registrator en gång per vecka. Delegationsbeslut Av stadsdelsnämndens delegationsordning framgår vilka beslut som delegerats av nämnden till förvaltning och individutskott. Anmälan av delegationsbeslut och av individutskottets protokoll sker vid varje nämndsammanträde. Studiebesök-utbildning-konferens Alla ledamöter och ersättare har rätt att gå på studiebesök i de egna verksamheterna under två dagar per år samt delta i utbildningar och på konferenser. I de fall ledamöter och ersättare önskar att göra fler studiebesök, prövas detta av ordföranden i samråd med presidiet. Förrättningarna ska vara en angelägenhet för kommunen. Verksamheten där ett studiebesök genomförs ska underrättas i tid före besöket. Alla studiebesök, kurser och konferenser för nämndens ledamöter och ersättare beslutas av ordförande efter avstämning med presidiet. Alla konferenser, kurser och studiebesök för individutskottets ledamöter och ersättare som rör beslutfattandet i utskottet med stöd av socialtjänstlagen, lag om särskilda bestämmelser om vård av unga, lag om vård av missbrukare i vissa fall och lag om stöd och service till vissa funktionshindrade beslutas av ordföranden i individutskottet efter avstämning med vice ordföranden i utskottet.

5 4 Andra möten Utöver sammanträden har stadsdelsnämnden hel- och halvdagar tillsammans med förvaltningen för information, utbildning med mera. Särskild kallelse skickas till dessa dagar. Stadsdelsnämndens individutskott Stadsdelsnämnden har ett utskott, som benämns stadsdelsnämndens individutskott. Utskottet har fått delegation från stadsdelsnämnden att fatta beslut i individärenden inom framför allt tvångslagstiftningarna lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lagen med särskilda bestämmelser om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), individärenden inom utbildningsområdet samt ärenden inom äldreomsorg och hälso- och sjukvård. Granskning Ledamöterna i stadsdelsnämndens individutskott granskar beslut, som fattats på delegation av förvaltningen. Granskningen genomförs enligt särskild rutin. Stadsdelsnämndens utbildningsutskott Stadsdelsnämnden har också ett utbildningsutskott vars syfte bland annat är att stadsdelsnämnden ska stärkas i sin roll som ansvarig för förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola, grundsärskola och annan pedagogisk verksamhet. Utskottet ska också stötta stadsdelsnämnden i att få bättre kunskap om kvalitetsutvecklingen, måluppfyllelsen och orsakerna till eventuella brister. Detta sker genom att utskottet har regelbunden dialog med verksamheterna. Utbildningsutskottet fattar inte juridiskt bindande beslut, utan fördjupar sig i aktuella frågor för att hitta områden för utveckling. Utbildningsutskottet ger inte uppdrag till sektorn.