RAPPORT TEKNISK RAPPORT UNIVERSITETSFÖRVALTNING Josefine Sternvik/Analys och utvärdering RAPPORT: 2014:06

Transkript

1 TEKNISK RAPPORT UNIVERSITETSFÖRVALTNING 2014 Josefine Sternvik/Analys och utvärdering RAPPORT: 2014:06 RAPPORT GÖTEBORGS UNIVERSITET Enheten för analys och utvärdering Box 100, Göteborg

2 TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014 Innehållsförteckning Universitetsförvaltning 2014 en utvärdering av den centrala administrationen Syfte Studiens upplägg och urvalsram Frågeformuläret Kompletterande uppgifter registerdata Fältarbetet Svarsfrekvens och bortfall Sammanfattning APPENDIX Enkäten 2

3 TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014 UNIVERSITETSFÖRVALTNING 2014 Göteborgs universitets förvaltning är till stor del decentraliserad och många funktioner är organiserade på institutions- och fakultetsnivå, men den centrala administrationen sköts av den gemensamma förvaltningen. Under 2012 och 2013 förändrades den administrativa organisationen kraftigt, bland annat genom att besluts- och delegationsordning stramades upp, ledningsstrukturen förtydligades och den gemensamma förvaltningens avdelningar samlades i tre breda områden. Avsikten med organisationsförändringen var att universitetets bredd och samlade kompetens bättre skulle komma till sin rätt, för att kunna utveckla och stärka universitetets kärnverksamhet (forskning och utbildning) och därmed bl.a. kunna agera i den ökande konkurrensen. Vidare ställdes nya hårdare krav från regeringen på att universitet och högskolor måste kunna visa att deras administration är kostnadseffektiv och serviceinriktad för att kunna fortsätta att hantera denna i egen regi. Mot denna bakgrund utformades Universitetsförvaltningsundersökningen. Syfte Universitetsförvaltningsundersökningen är en intern uppföljning av Göteborgs universitets centrala administration: den gemensamma förvaltningen. Syftet är att följa upp den interna synen på den gemensamma förvaltningen och dess arbete över tid. De övergripande frågor som ställs är hur samarbetet fungerar på olika nivåer och hur verksamheten ser på den service som den gemensamma förvaltningen tillhandahåller samt kvalitén i dess arbete? Går det att urskilja någon utvecklingstrend i dessa avseenden sett över tid? Avsikten är också att kunna peka ut förbättringspotential och utvecklingsmöjligheter för den gemensamma förvaltningen i syfte att tjäna verksamhetens behov på ett tillfredsställande sätt. Undersökningen är beställd av universitetsdirektör Jörgen Tholin. Studien är den andra i sitt slag och planeras genomföras regelbundet. STUDIENS UPPLÄGG OCH URVALSRAM Universitetsförvaltningsundersökningen genomfördes första gången Årets undersökning (UF2014) är alltså den andra i sitt slag. Båda undersökningsomgångarna är i stora drag identiska; de genomfördes vid samma tidpunkt och på likartat sätt och möjliggör därför många jämförelser. UF2014 består av en webbenkät. Enkäten skickades ut med mail (personlig länk) och det fanns dessutom möjlighet att skriva ut enkäten och besvara den på papper. Ungefär 4 procent av svaren inkom på papper via utskrivna pappersenkäter. Dessa svar stansades in manuellt. 3

4 TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014 Urvalskriterier Rampopulationen utgjordes av anställda vid Göteborgs universitet vars huvudsakliga anställning inte är på den gemensamma förvaltningen. Dessutom var ytterligare några urvalskriterier tvungna att uppfyllas: respondenterna måste ha en tjänst som omfattar minst 50 procent och varit verksamma under 2013 och Det senare innebär att dem som var sjukskrivna, tjänstlediga eller föräldralediga då undersökningen genomfördes samt dem som inte arbetat (sjukskrivna, tjänstlediga eller föräldralediga) minst 50 procent under minst 3 månader under 2013 och 2014 inte ingick i urvalet. Totalt omfattade rampopulationen drygt 4500 respondenter. Jämfört med den tidigare undersökningen var urvalsramen större ingick endast dem med någon form av chefs- /föreståndarposition samt övrig administrativ och teknisk personal års undersökning innefattade samtliga personalkategorier (alltså även undervisande och forskande personal samt bibliotekspersonal). Det är emellertid möjligt att bryta ur motsvarande respondentgrupp som den 2013 i årets undersökning för att göra jämförelser. Rampopulationen skapades från personaldatabasen på personalenheten. Dataunderlaget togs fram en vecka före fältstart för att uppgifterna skulle vara så aktuella och uppdaterade som möjligt. FRÅGEFORMULÄRET Enkäten är indelad i tre övergripande sektioner. Den första delen består av frågor gällande kontakten med den gemensamma förvaltningen, den andra berör upplevelser och erfarenhetsbedömningar av den kontakt respondenterna haft med den gemensamma förvaltningen. Den avslutande tredje delen efterfrågar en mer övergripande, allmän uppfattning om den gemensamma förvaltningen. 1 Enkäten finns i två språkversioner; en svensk och en engelsk. Totalt utgjordes frågeformuläret av 30 frågor. 96 procent av dessa är i princip identiska med förra årets formulär. Fyra frågor har emellertid strukits från års version samt en ny har tillkommit. Precis som tidigare finns endast en öppen fråga d.v.s. utan fasta svarsalternativ. Frågeformuläret avslutas även med utrymme för att lämna synpunkter på enkäten och undersökningen i sin helhet. Dem som saknar kontakt med den gemensamma förvaltningen under den efterfrågade tidsperioden besvarar endast den inledande frågan. Kompletterande uppgifter - registerdata Enkäten kompletteras med uppgifter som hämtas från personalregistret. Dessa uppgifter kopplades sedan samman med respektive enkätsvar. Detta innebär möjlighet att hålla nere antalet frågor i enkäten. Samtliga frågor om anställning och bakgrundsfaktorer kunde 1 Se enkäten i sin helhet i Appendixet 4

5 TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014 exempelvis utelämnats. Eftersom registerdata inhämtades för hela urvalspopulationen finns dessa uppgifter tillgängliga även för dem som inte deltagit i undersökningen. Det möjliggör en förhållandevis detaljerad bortfallsanalys. Följande registeruppgifter inhämtades separat 2 : Födelseår, ålder, kön, fakultetstillhörighet, institutionstillhörighet, tjänstebeteckning, personalkategori, chefsuppdrag, anställningsform, tjänsteomfattning samt anställningstid/längd vid GU FÄLTARBETET Fältarbetet för UF2014 följde i huvudsak förra årets upplägg. Undersökningen gick i fält vecka 10 och stängdes först 9 veckor senare. Då hade sammanlagt fem utskick gjorts. Vid första utskicket svarade cirka en femtedel (19 procent) av respondenterna i urvalet. Varje påminnelse genererade ett ökat inflöde på mellan 8 och 13 procentenheter. Fältperioden planerades enligt följande: Vecka 9 Registerdata Vecka 10 Fältstart: mailutskick med enkätlänk och enkät- pdf:er Vecka 12 Påminnelse 1 Vecka 13 påminnelse 2 Vecka 15 påminnelse 3 Vecka 17 påminnelse 4 Vecka 19 Fältstopp - datasammanställning SVARSFREKVENS OCH BORTFALL Av de drygt 4500 utskick (bruttourvalet) som gjordes vid första tillfället rensades knappt ytterligare 100 stycken bort p.g.a. nyinkomna uppgifter om tjänsteförändring (pensionering), sjukskrivning, föräldraledighet, tjänstledighet under den aktuella fältperioden. En handfull medarbetare hörde vidare av sig och meddelade att de inte ville medverka i undersökningen. 2 Även mailadresser och namn inhämtades för att kunna göra personliga utskick. Dessa uppgifter raderades emellertid efter datainsamlingen avslutats för att säkerställa anonymitet i så stor utsträckning som möjligt. 5

6 TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014 Totalt utgjordes slutligen urvalet (nettourvalet) av 4404 respondenter. Av dessa svarade 2684 personer vilket motsvarar drygt 61 procent. Svarsbenägenheten skiljer sig emellertid mycket åt mellan olika personalkategorier. Samtliga grupper kom emellertid över 50 procent svarsfrekvens. Svarsfrekvens fördelat efter personalkategori samt fakultetstillhörighet Personalkategori Svarsfrekvens Antal svarande Administrativ personal Teknisk personal Bibliotekspersonal Undervisande personal Annan undervisande o forskande personal Forskarstuderande Fakultet Svarsfrekvens Antal svarande Naturvetenskapliga fakulteten Samhällsvetenskapliga fakulteten Sahlgrenska akademin Utbildningsvetenskapliga fakulteten Humanistiska fakulteten Konstnärliga fakulteten Handelshögskolan IT- fakulteten Universitetsbiblioteket Övriga* *Nationellt Centrum för matematikutbildningen, Lärarutbildningsnämnden, Regionala Etikprövningsnämnden, Havsmiljöinstitutet, Nationella sekretariatet för genusforskning, Nordicom samt Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum Ser vi endast till de personalkategorier som ingick vid förra årets undersökning, d.v.s. dem med chefsuppdrag samt administrativ och teknisk personal så landar årets svarsfrekvens på 76 procent. Detta är något lägre i jämförelse med svarsfrekvensen för UF2013 som då var 78 procent. Kvinnor är något överrepresenterade i undersökningen. 62 procent av dem som deltagit i undersökningen är kvinnor. Nettourvalspopulationen bestod av 58 procent kvinnor. Ser vi endast till dem som besvarat enkäten utgör kvinnorna 65 procent. Det är rimligt att anta att dem som undvikit att delta i undersökningen framförallt är dem som inte har någon nämnvärd kontakt med eller erfarenhet av Göteborgs universitets centrala administration. 6

7 TEKNISK RAPPORT Analys och utvärdering, Göteborgs universitet Universitetsförvaltning 2014 Josefine Sternvik, maj 2014 Sammanfattning UF2014 är den andra undersökningen av sitt slag. Syftet är att utvärdera den centrala administrationen vid Göteborgs universitet bland dess avnämare. Urvalet utgörs följaktligen av medarbetare vid Göteborgsuniversitet vars huvudsakliga anställning är utanför den gemensamma förvaltningen. Totalt svarade 61 procent av respondenterna, men skillnaderna i svarsfrekvens är stor beroende på bl.a. personalkategori. Svarsfrekvensen går inte att jämföra rakt av med förra årets undersökning då urvalsramarna skiljde sig åt. Selekterar vi ut endast dem motsvarande urvalet i UF2013 landar emellertid svarsfrekvensen på en marginellt lägre nivå; 76 procent jämfört med 78 procent. 7

8 ANALYS OCH UTVÄRDERING UNIVERSITETSFÖRVALTNING2014 Synen på Göteborgs universitets gemensamma förvaltning Skickas med interpost till: ANALYS OCH UTVÄRDERING, BOX 100

9 Ange ditt password här [sex siffror]: [Passwordet finner du sist i mailet] Observera att koden endast är till för att registrera inkommet svar så att du ska slippa onödiga påminnelser! KONTAKTEN MED DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN 1. Hur ofta har du de senaste 12 månaderna varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen gällande följande frågor/ärenden? Jag har inte varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen i något ärende under de senaste 12 månaderna. IT-tjänster och telefoni - t.ex. support och felanmälan 2020, beställning, datorarbetsplats, driftinformation, utskrift, telefonitjänster och resfria möten Servicetjänster - t.ex. konferensservice och catering, lokalvård, Gästservice, Servicecenter och GU-kort Kommunikation och profilering - t.ex. rådgivning, kommunikationsplanering, webbpublicering, grafisk profil, press/media, trycksaker, presentationsmaterial, evenemang, utvärdering Ekonomi och inköp - t.ex. budget, anslag och bidrag, inköp och upphandling, OH-pålägg, representation, stipendier, resurshantering Administrativa system - t.ex. administrativt stöd 4040, GUBAS, Ladok, Studentportalen, Palasso, Egenrapportering, Agresso, GUL, Urkund Student- och utbildning - t.ex. antagning, kursplaner, examen, anmälan- och studieavgifter Samverkan: utbildning/forskning - t.ex. alumnverksamhet, karriär och praktik, uppdragsutbildning, regional- och näringslivssamverkan, forskningskommunikation Personal/HR - t.ex. arbetsrätt, förhandlingsfrågor, anställningsfrågor, arbetsmiljö, löneadministration, kompetensutveckling Forskningsfinansiering, affärsjuridik och stöd i frågor kring innovation/nyttiggörande - t.ex. rådgivning vid externa forskningsanslag, nyttiggörande av forskning, samarbetsavtal och ekonomisk redovisning av EU-projekt Internationalisering - t.ex. avtal, partnerskap, samarbeten, utbyten, nätverk, koordinering, policy Förvaltningsjuridik, regelverk - t.ex. t.ex. förvaltningsjuridiska och studenträttsliga frågor; lagar, regler Kvalitets-/utvecklingsarbete - t.ex. miljöhantering/-arbete, hållbar utveckling, policy, visioner Uppföljning, årsredovisning, revision, verksamhetsplanering Arkiv och registratur Annat, ange vad:... Avsluta enkäten och skicka in den! Aldrig Campusservice - t.ex. felanmälan och tillsyn av lokaler, post-, paket- och godshantering, användarstöd av teknisk utrustning i undervisningslokaler och avfallshantering Fastighet - t.ex. hyresfrågor, ombyggnadsprocesser samt säkerhet- och tillträdesfrågor Ibland/ någon gång Ofta/flera gånger

10 2. Hur nöjd är du med kontakten/samarbetet under det gångna året gällande olika frågor/ärenden som du har varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen?!!! Observera att du endast ska ge omdömen gällande de frågor/ärenden som du har varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen för (och angivit i fråga 1). Övriga hoppar du över! IT-tjänster och telefoni - t.ex. support och felanmälan 2020, beställning, datorarbetsplats, driftinformation, utskrift, telefonitjänster och resfria möten Servicetjänster - t.ex. konferensservice och catering, lokalvård, Gästservice, Servicecenter och GU-kort I allra högsta grad nöjd Inte alls nöjd Campusservice - t.ex. felanmälan och tillsyn av lokaler, post-, paket- och godshantering, användarstöd av teknisk utrustning i undervisningslokaler och avfallshantering Fastighet - t.ex. hyresfrågor, ombyggnadsprocesser samt säkerhet- och tillträdesfrågor Kommunikation och profilering - t.ex. rådgivning, kommunikationsplanering, webbpublicering, grafisk profil, press/media, trycksaker, presentationsmaterial, evenemang, utvärdering Ekonomi och inköp - t.ex. budget, anslag och bidrag, inköp och upphandling, OH-pålägg, representation, stipendier, resurshantering Administrativa system - t.ex. GUBAS, Ladok, Studentportalen, Palasso, Egenrapportering, Agresso, GUL, Urkund Student- och utbildning - t.ex. antagning, kursplaner, examen, anmälan- och studieavgifter Frågan fortsätter på nästa sida >>>

11 2. forts. Hur nöjd är du med kontakten/samarbetet under det gångna året gällande olika frågor/ärenden som du har varit i kontakt med den gemensamma förvaltningen? I allra högsta grad nöjd Inte alls nöjd Samverkan: utbildning/forskning - t.ex. alumnverksamhet, karriär o praktik, uppdragsutbildning, regional- och näringslivssamverkan, forskningskommunikation Personal/HR - t.ex. arbetsrätt, förhandlingsfrågor, anställningsfrågor, arbetsmiljö, löneadministration, kompetensutveckling Forskningsfinansiering, affärsjuridik och stöd i frågor kring innovation/nyttiggörande - t.ex. rådgivning vid externa forskningsanslag, nyttiggörande av forskning, samarbetsavtal och ekonomisk redovisning av EU-projekt Internationalisering - t.ex. avtal, partnerskap, samarbeten, utbyten, nätverk, koordinering, policy Förvaltningsjuridik, regelverk - t.ex. t.ex. förvaltningsjuridiska och studenträttsliga frågor; lagar, regler Kvalitets-/utvecklingsarbete - t.ex. miljöhantering/-arbete, hållbar utveckling, Policy och visioner Uppföljning, årsredovisning, revision, verksamhetsplanering Arkiv och registratur Annat

12 3. När du har kontakt med den gemensamma förvaltning, i vilken utsträckning handlar vanligtvis din kontakt om följande ärenden? Support, instruktion, förfrågning, stöd, felanmälan Kvalificerad rådgivning och stöd, handläggning, utredning, analys Registrering, inrapportering, arkivering, dokumentering Återkoppling/utlåtande Beställning, bokning Informationsframtagning/inhämtning Avtal, regleringar, regelverk Annat, ange vad:... I mycket stor utsträckning I mycket liten utsträckning/ Inte alls UPPLEVELSE- OCH ERFARENHETSBEDÖMNING 4. Upplever du att det inom den gemensamma förvaltningen finns tillräcklig förståelse för och kunskap om universitetets kärnverksamhet och dess utmaningar? Ja, i allra högsta grad Nej, inte alls 5. Upplever du att du är tillräckligt delaktig i de frågor som berör dig i det arbete som utförs inom den gemensamma förvaltningen? Ja, i allra högsta grad Nej, inte alls 6. Upplever du att du har fungerande kontaktvägar inom den gemensamma förvaltningen gällande dina regelbundna/återkommande ärenden? Ja, i allra högsta grad Nej, inte alls 7. Upplever du att du har tillräckliga kunskaper om hur den gemensamma förvaltningen bedriver sin verksamhet? Ja, i allra högsta grad Nej, inte alls

13 8. Utifrån din samlade erfarenhet av den gemensamma förvaltningen, hur uppfattar du förvaltningen utifrån följande aspekter? Tillgänglig Serviceinriktad Billig Kompetent Flexibel Engagerad Effektiv Resursbesparande Proaktiv Professionell Överskådlig Otillgänglig Ej serviceinriktad Dyr Inkompetent Stelbent Oengagerad Ineffektiv Resursslukande Reaktiv Oprofessionell Oöverskådlig ALLMÄN UPPFATTNING OM DEN GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN 9. På det hela taget, hur nöjd är du med den service som den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet tillhandahåller? I allra högsta grad nöjd Inte alls nöjd 10. På det hela taget, hur väl anser du att den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet uppfyller dina förväntningar? I allra högsta grad Inte alls 11. Föreställ dig en förvaltning med perfekt service. På det hela taget, hur nära eller långt ifrån ett sådant ideal befinner sig den service som den gemensamma förvaltningen erbjuder (kärn)verksamheten vid Göteborgs universitet? Mycket nära Mycket långt ifrån

14 12. Utifrån den erfarenhet du har av den service som den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet tillhandahåller, vilka förslag på förbättringar skulle du vilja framföra till ansvariga? STORT TACK FÖR DIN HJÄLP! Enkätundersökningen UNIVERSITETSFÖRVALTNING är en återkommande undersökning. Vi tar därför tacksamt emot synpunkter på enkätens innehåll och struktur för att utveckla denna och göra den så bra som möjligt. Skickas med internpost till: ANALYS OCH UTVÄRDERING, BOX 100