- PDF Free Download

Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8 Styrelseutredning Arvoderingar Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Arvoderingar Projektgrupp: Ordföranderiet Presenterades: Syfte Det finns organisatoriska problem med hur arbetsbelastningen ser ut i Uppsalaekonomerna framförallt för ordföranderiet. Syftet med detta underlag är att komma med förslag på hur arvoderingssituationen skulle kunna ändras för att bli mer ändamålsenlig. Syftet med denna utredning är inte att likt den pågående organisationsstrukturutredningen kommer med långsiktiga förslag på omorganisation utan snarare komma med underlag för ett eventuellt beslut som skulle få effekt redan för nästa styrelse. Viktigt är att nämna att om ett beslut fattas i denna fråga måste det beslutet fattas på detta möte då förtroendevalda ansökan öppnas idag. Bakgrund Under det första året med arvoderade i Uppsalaekonomerna (HT16/VT17) var intentionen att ha två heltidsarvoderade under tolv månader (ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar) samt en skattmästare som var arvoderad enbart i augusti för att göra föreningens bokslut. Till en början verkade detta som en bra lösning men det blev under VT17 tydligt att en ändring behövde göras då dels de två icke-arvoderade ordföranderisterna hade alldeles för mycket att göra med studier och engagemang, och dels då det från de två heltidsarvoderade uttrycktes en vilja att kunna sommarjobba samt att arbetsbelastningen är låg under sommaren och att de därför inte borde vara heltidsarvoderade mellan juni och augusti. Detta landade i att styrelsen VT17 beslutade att istället arvodera alla fyra ordföranderister men på nio månadersbasis (1 september 31 maj) istället. Skattmästaren är fortfarande arvoderad enbart under augusti. Under sommaren 2017 uppmärksammades att detta i slutändan kanske inte var den bästa lösningen trots allt och under verksamhetsåret HT17/VT18 har det internt i ordföranderiet och tillsammans med skattmästaren diskuterats om det eventuellt borde göras ytterligare en förändring. 1 (5)

9 Styrelseutredning Arvoderingar Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Problematik Den problematik som framförallt uppstått berör framförallt två poster: skattmästaren och ordförande, men även till viss del vice ordförande med utbildningsansvar och vice ordförande. För skattmästaren innebar beslutet VT17 att denne nu sitter ensam under hela augusti på Borgen för att göra ett bokslut för ett år där denne inte satt i styrelsen och inte ens var högsta ansvarig för skattmästeriet. Detta är såklart otroligt svårt speciellt helt ensam och konsekvensen blev att dåvarande skattmästaren under sommaren nästan varje dag ringde och pratade med sittande ordförande för att fråga frågor och diskutera. Ordförande åkte även till Uppsala vissa dagar och hjälpte till. Ordförande i sin tur var själv helt ny på sin position och hade kanske inte alltid perfekt koll på saker och ting heller. Situationen blev förståeligt inte ideal, framförallt när det kommer till något så pass viktigt som att göra ett bokslut. Denna problematik fanns inte året innan (i alla fall inte till samma utsträckning) då skattmästaren hade så väl ordförande som vice ordförande med utbildningsansvar (som turligt nog dessutom satt i styrelsen under våren) på plats på Borgen under hela augusti för att bolla frågor och diskutera. Om vi inte ändrar något är det mycket troligt att samma problematiska situation som uppstod sommaren 2017 kommer uppstå igen Problemet med bokslutet är absolut det största i denna fråga men borttagningen av arvoderingen under sommaren fick även andra konsekvenser för ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar. I de andra fem kårerna i Uppsala är alla arvoderade under minst 12 månader (normen är 13 månader för att ge möjlighet till överlämning och skrivande av verksamhetsberättelse) vilket innebär att många av våra kollegor från de andra kårerna vill börja arbeta och ha möten från början av augusti. Dessutom börjar även terminen officiellt för universitetsadministrationen under augusti vilket även det ställer vissa krav på vice ordförande med utbildningsansvar. Detta i kombination med en vilja att göra visst förberedelsearbete innebar att vice ordförande med utbildningsansvar åkte till Uppsala två eftermiddagar för möten under augusti, tog två dagar ledigt från sitt sommarjobb för att följa med på Rektors ledningsråds internat samt avslutade sitt sommarjobb en vecka för tidigt för att få en vecka av förberedelser innan terminen började. Ordförande i sin tur åkte till Uppsala och började mer eller mindre arbeta heltid från och med två veckor innan terminsstart för att hjälpa till med bokslut och förbereda för terminen. Som fortsättning på det sista stycket om förberedelser för terminen kan sägas att det är en otroligt viktig del av arbetet vid terminsstart. Ingen av oss sittande i ordföranderiet räknade riktigt med hur mycket arbete det skulle vara den första veckan med terminsstart, första styrelsemötena och Erken samma vecka. Den 2 (5)

10 Styrelseutredning Arvoderingar Färdigställt För: Beslut/diskussion/information höga arbetsbelastningen första veckan och den bristfälliga tiden som funnits att förbereda sig på det gjorde att vi alla kände att vi direkt hamnade efter i våra respektive arbeten något som höll i sig långt in på september. Detta är såklart något vi hade kunnat förbereda oss bättre inför (vi sitter ju på våra poster från första juli och har ju således detta som ett ideellt engagemang i två månader innan vi kliver på som arvoderade) men frågan är om ett ideellt engagemang är tillräckligt för den förberedelse som behöver göras. Om det krävs att ordföranderiet är på plats i Uppsala för att kunna förbereda tillräckligt inför terminsstart är det inte längre förenligt med att ha ett heltidssommarjobb. Under terminsstarten på våren upplevde vi alla den som mindre krävande på grund av flera anledningar: dels på grund av att Erken inte ligger första veckan, dels för att vi nu var erfarna och hade gjort detta en gång redan men också för att man innan vårterminen får en och en halv lugn vecka innan terminsstart för att komma i fas och förbereda sig. Förslag Med denna problematik i bakhuvudet har vi funderat kring fyra potentiella lösningar. Enligt de senaste beräkningarna på CSN och övriga uppgifter kostar en månads arvodering för en person cirka kr. Förslag 1: Skattmästaren och ordförande arvoderas under augusti. Fördelar: Gör att skattmästaren får en person (som dessutom har övergripande ansvar för föreningsbudgeten) att arbeta med under augusti Innebär att ordförande har möjlighet att bättre förbereda sig för terminsstart Ger möjlighet för ordförande att ta möten på plats i Uppsala Ger möjlighet för ordförande att ta vissa av de andra ordföranderisternas möten på plats i Uppsala som de inte har möjlighet att vara med på själva Nackdelar Innebär en ökad kostnad på kr per verksamhetsår Kan göra det svårare att hitta sökande till ordförandeposten då det kan förstöra möjligheterna att ha ett sommarjobb 3 (5)

11 Förslag 2: Skattmästaren, ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar arvoderas under augusti. Fördelar: Styrelseutredning Arvoderingar Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Gör att skattmästaren får två personer (inklusive den som har övergripande ansvar för föreningsbudgeten) att arbeta med under augusti Innebär att ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar har möjlighet att bättre förbereda sig för terminsstart Ger möjlighet för ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar att ta möten på plats i Uppsala Ger möjlighet för ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar att ta vissa av de andra ordföranderisternas möten på plats i Uppsala som de inte har möjlighet att vara med på själva Nackdelar Innebär en ökad kostnad på kr per verksamhetsår Kan göra det svårare att hitta sökande till posterna som ordförande och vice ordförande med utbildningsansvar (som de senaste två åren tillsatts på extrastämma) då det kan förstöra möjligheterna att ha ett sommarjobb Kan orsaka splittring i ordföranderiet när två är arvoderade i en månad och två inte är det Förslag 3: Skattmästaren, ordförande och vice ordförande arvoderas under augusti. Fördelar: Gör att skattmästaren får två personer (inklusive den som har övergripande ansvar för föreningsbudgeten) att arbeta med under augusti Innebär att ordförande och vice ordförande har möjlighet att bättre förbereda sig för terminsstart Ger möjlighet för ordförande och vice ordförande att ta möten på plats i Uppsala Ger möjlighet för ordförande och vice ordförande att ta vissa av de andra ordföranderisternas möten på plats i Uppsala som de inte har möjlighet att vara med på själva Nackdelar Innebär en ökad kostnad på kr per verksamhetsår Kan göra det svårare att hitta sökande till posterna som ordförande och vice ordförande då det kan förstöra möjligheterna att ha ett sommarjobb 4 (5)

12 Styrelseutredning Arvoderingar Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Kan orsaka splittring i ordföranderiet när två är arvoderade en månad och två inte är det Förslag 4: Skattmästaren, ordförande, vice ordförande med utbildningsansvar, vice ordförande och vice ordförande med näringslivsansvar arvoderas under augusti. Fördelar: Gör att skattmästaren får fyra personer (inklusive den som har övergripande ansvar för föreningsbudgeten) att arbeta med under augusti Innebär att hela ordföranderiet har möjlighet att bättre förbereda sig för terminsstart Ger möjlighet för hela ordföranderiet att ta möten på plats i Uppsala Ger möjlighet för ordföranderiet att göra viss team-buildning tillsammans innan terminen startar Nackdelar Innebär en ökad kostnad på kr per verksamhetsår Kan göra det svårare att hitta sökande till posterna i ordföranderiet Benchmark Skattmästaren som satt under sommaren 2017 ansåg att det hade varit skönt för hen att ha någon annan på plats på Borgen under augusti, dels för att det var tråkigt att sitta där själv, dels för att det uppstod vissa tekniska problem som var frustrerande att försöka lösa på egen hand samt att det även hade varit bra att ha någon att bolla med. Det sista var dock lite inom parentes då det finns mycket arbete som går att bolla över till någon annan då det är mycket arbete på egen hand. Gällande de andra kårerna i Uppsala är presidiet i UTN arvoderade i tretton och en halv månad. US och JF:s respektive presidium är arvoderat i tretton månader. Vi är lite osäkra på exakt vad som gäller för Farmis och Rindi i dagsläget. LundaEkonomerna är arvoderade under minst 10 månader med start 1 augusti. Rekommendation Vi lämnar ingen rekommendation i frågan då vi vill föra denna diskussion helt i styrelsen. Vi har även i framställningen av detta material i största möjliga mån undvikit att prata om vad vi själva tycker. 5 (5)

13 Styrelseutredning Standardiserande av styrelsematerial Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Bilaga 3 - Tydliggörande Reglemente KD Projektgrupp: Aras Amin & Klara Svedberg Presenterades: Syfte Det här materialet syftar till att tydliggöra i reglementet hur föreningen idag faktiskt jobbar med bemanningsföretag i samband med Kontaktdagarna. Bakgrund Under förra terminen tog projektgruppen upp en punkt på styrelsemötet gällande tolkning av nuvarande reglemente. Tolkningsfrågan gällde huruvida regleringen av samarbete för bemanningsbolag med Kontaktdagarna Om lydelsen innebär att bemanningsbolag endast får ställa ut på mässan eller om dom även får ställa ut i samband med andra event under Kontaktdagarna. Exempel på event kan vara medarbetarkampanj, kontaktsamtalskampanj, eller Kontaktboosten. På styrelsemötet framkom det att denna fråga varit problematisk under de senaste två Kontaktdagarna och styrelsen då tolkat reglementet som att det är tillåtet för bemanningsföretag att synas i samband med andra event inför själva mässan. Styrelsen HT17 tolkade reglementet på samma sätt som tidigare men bad även projektgruppen komma med en reglementesändring för att förtydliga hur verkligen ser ut varav följande förslag tagits fram: 1 (3)

14 Styrelseutredning Standardiserande av styrelsematerial Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Material Bemanningsföretag Nuvarande lydelse: Två företag med huvudsaklig verksamhet inom rekrytering, bemanning eller jobbannonsering ges möjlighet att medverka under Kontaktdagarna för marknadsföring av interna tjänster. Företag med huvudsaklig verksamhet inom rekrytering, bemanning eller jobbannonsering ges möjlighet att annonsera interna tjänster via Career Service. Utöver detta samarbetar föreningen inte med företag inom dessa verksamheter. Anledningen till detta är att föreningen ser dessa företag som konkurrerande verksamheter. Föreslagen lydelse: Bemanningsföretag Maximalt två företag med huvudsaklig verksamhet inom rekrytering, bemanning eller jobbannonsering ges möjlighet att samarbeta med Kontaktdagarna såväl inför som under mässan för marknadsföring av interna tjänster. Företag med huvudsaklig verksamhet inom rekrytering, bemanning eller jobbannonsering ges möjlighet att annonsera interna tjänster via Career Service. Utöver detta samarbetar föreningen inte med företag inom dessa verksamheter. Anledningen till detta är att föreningen ser dessa företag som konkurrerande verksamheter Rekommendation Projektgruppen rekommenderar styrelsen att anta denna reglementesändring då den i praktiken inte ändrar någonting utan snarare bättre redogör för hur föreningen tolkat denna lydelse de senaste åren. 2 (3)