- PDF Gratis nedladdning

Transkript

1

2

3

4

5

6

7 Inköp av Mac-datorer Färdigställt Underlag till beslut gällande inköp av Macdatorer Projektgrupp: Aras Amin Presenterades: Syfte Det här underlaget syftar till att fungera som beslutsunderlag för en eventuell utökning av budget för inköp av två stycken Mac-datorer till Borgen. Bakgrund Styrelsen har under VT17 godkänt ett inköp av två stycken Mac-datorer till ett värde av kr. På grund av att detta inte hann genomföras under VT17 har Aras Amin i form av Vice ordförande med näringslivansvar under HT17 och VT18 ålagts att genomföra detta. Informationsinhämtning I samråd med tidigare Vice ordförande med näringslivsansvar Fredrik Geijer Haeggström, tidigare IT-ansvarig Christopher Lin, tidigare Art Director Christina Jolérus och nuvarande Vice ordförande i Marknadsföringsgruppen Theo Örtengren har följande specifikationer tydliggjorts som krav vid inköp av två Mac-datorer: 512 SSD-hårddisk 16 GB RAM-minne Vid jämförelse av imacs framkommer det tydligt att val av processor har stor påverkan på slutgiltig kostnad för datorerna. En processor är själva hjärnan i en dator. Om du ber en dator räkna ut vad blir, är det processorn som bestämmer att svaret är 4. Ju snabbare processor, desto snabbare räknar den ut svaret. Översatt till praktisk användning, innebär det att en snabbare processor startar program snabbare och utför kommandon snabbare. Efter att ha informerat både Fredrik och Christopher om denna prisskillnad gällande val av processor i hopp om att få tydligare kravspecifikationer gällande just processorer, har båda svårt att göra en bedömning av vilken typ av processor som är optimal för arbetet som ämnas. Det finns därmed ingen tydlig kravbild gällande datorernas processorer vilket lett till att detta underlag skapats för att kunna ta ett beslut. 1 (3)

8 Inköp av Mac-datorer Färdigställt Med denna information finns därför följande förslag: Förslag 1 Fördelar: Motsvarar de uttalade krav som ställts från föreningen Ryms inom nuvarande budget Nackdelar Innehar, tillskillnad från förslag 2 (endast) en 3,5 GHz fyrkärning sjunde generationen Core i5, Turbo boost upp till 4,1 GHz processor. 2 (3)

9 Inköp av Mac-datorer Färdigställt Förslag 2 Apple s senaste imac Fördelar: Motsvarar de uttalade krav som ställts från föreningen Innehar, till skillnad från förslag 1, en 4,2 GHz fyrkärning sjunde generation Intel Core i7 Turbo Boost upp till 4,6 GHz processor Nackdelar: Ryms inte inom nuvarande budget Kommentar Problematiken ligger alltså i det faktum att vi inte har den kompetens inom föreningen som behövs för att kunna avgöra vilken processor som är optimal för framförallt MG och Reversen. Skillnaden mellan förslag 1 och 2 är endast val av processor vilket leder till prisskillnaden. 3 (3)

10 Inköp av Mac-datorer Färdigställt Rekommendation Med denna information tillhands yrkar undertecknad för förslag 2 med huvudsakligt argument att vi i så fall bör vara på den säkra sidan gällande val av processor vilket även Fredrik öppnat för. Förvisso måste budgeten utökas men samtidigt är skillnaden endast ( ) * 2 = vilket bör anses vara lite pengar i sammanhanget. Med en ekonomisk livslängd på 5 år blir skillnaden (6 600/5) = kr/år. Räknar man på kr/dator, vilket är beloppet som godkändes av föregående styrelse, blir differensen givetvis mindre. 4 (3)

11 - Arbetsfördelning Projektgrupp: Simon Billinger, Mathias Lien och Christopher Lien (samt Kasper Fantenberg) Presenterades: Syfte Detta beslutsunderlag baseras på ett material sammanställt av vice ordförande med utbildningsansvar tillsammans med ordförande och vice ordförande i utbildningsutskottet. Materialet i fråga syftar till att utgöra ett underlag för hur Uppsalaekonomernas studiebevakning och utbildningsrelaterade evenemang och aktiviteter ska samordnas under hösten 2017 och framåt. Materialet är tänkt att framförallt fungera som ett gemensamt dokument för vice ordförande med utbildningsansvar och utbildningsutskottet där motiveringar, arbetsfördelning och strategier dokumenteras, men om ändringar som genomförs kräver att reglementet justeras som i detta fall ska det även fungera som ett lättillgängligt styrelsematerial. Syftet med just detta beslutsunderlag är att ge förslag på hur arbetsuppgifter inom föreningens utbildningsbevakning kan ändras och omfördelas i syfte att minska arbetsbördan på vice ordförande med utbildningsansvar. Det kommer senare presenteras ett beslutsunderlag rörande förändringar i det Strategiska Utbildningsrådet. Bakgrund I januari 2017 började Kasper Fantenberg, dåvarande vice ordförande med utbildningsansvar, att dokumentera de problem han fann med hur hans roll och de organ han ansvarade för fungerade. Han döpte dokumentet till Framtidens Studiebevakning och den ursprungliga tanken var att ta upp materialet som en styrelsefråga. Av olika anledningar dök detta inte upp i styrelsen under våren 2017 utan istället blev det en del av den överlämning Kasper och Simon Billinger (sittande vice ordförande med utbildningsansvar) hade under slutet av våren. Trots att materialet aldrig togs upp i styrelsen innebar inte det att problemen löst sig, utan de finns fortfarande kvar och det är därför detta dokument nu 1 (11)

12 upprättas som en fortsättning på Kaspers erfarenheter och åsikter men nu även med input från Simon samt Mathias Lien och Christopher Lin (sittande ordförande respektive vice ordförande i utbildningsutskottet). Verksamhetsåret HT16-VT17 Den första juli 2016 fick Uppsalaekonomerna kårstatus för både den nationalekonomiska och den företagsekonomiska institutionen. Detta innebar stora förändringar i föreningen men ingen post påverkades kanske mer av detta än vice ordförande med utbildningsansvar. Från att tidigare beskrivits som den ordföranderist med kanske lägst arbetsbörda ökade ansvaret så pass mycket att föreningen bedömde posten som värdig av heltidsarvodering från och med att föreningen fick sin kårstatus. Enligt Kasper som satt som den förste arvoderade på posten ändrades ansvarsområdena till den grad att han fick en mycket begränsad överlämning från sin företrädare då i princip allt var nytt. Trots heltidsarvodering upplevde Kasper ändå efter ett halvår på sin post att arbetsuppgifterna som lagts på vice ordförande med utbildningsansvar var för krävande. Han arbetade under hösten 2016 i genomsnitt 63 timmar i veckan och tyckte trots det att han inte kunde göra ett fullgott arbete och han menade att situationen i längden var ohållbar. Under verksamhetsåret HT16-VT17 låg följande arbetsuppgifter på vice ordförande med utbildningsansvar: Leda och organisera det Strategiska Utbildningsrådet (STRUT) Hantera fallärenden från enskilda studenter Ansvara för kontakten med andra kårer i studiefrågor Läsa och svara på studierelaterade mail (cirka 800 respektive 300 per månad) Skriva remissvar (cirka 1-2 per månad i varierande omfattning) Hantera frågor utanför universitetet (bostadsförmedling exempelvis) Vara en av föreningens två representanter i U9 Huvudstuderandeskyddsombud Representera föreningen vid ett flertal evenemang med universitetet (doktorspromotion, professorsinstallation, diplomeringsceremoni) Vara representant i följande organ (vilket inkluderar förberedande arbete inför varje möte): 2 (11)

13 o STRUT (varje månad) o Kårsamverkan (cirka var tredje vecka) o Studentsamverkan (2-3 möten per termin) Beslutsunderlag o Rektors ledningsråd (1-2 per månad och 1 internat per termin) o Förmöten inför Rektors ledningsråd (1 gång per vecka) o Dekanmöte (1-2 möten per termin) o Förmöten inför konsistoriet (cirka 4 per termin) o Förmöten inför områdesnämnd (1 per månad) o Samrådsgruppen för ekonomprogrammet (cirka 2 per termin) o Intendenturstyrelsen (cirka 3 per termin) o Matrådet (cirka 2 per termin) o Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden (1 per månad) o Studiesociala gruppen (1 per månad) o Fallgruppen (varannan vecka) o Akademiska Senaten (cirka 2 per termin) o Institutionsstyrelsen (cirka 1-2 per månad) o Diverse tillfälliga arbetsgrupper och möten där vi förväntas delta Till detta tillkommer styrelsearbete (uppskattningsvis 10 timmar per vecka) samt ordföranderiarbete (uppskattningsvis timmar per vecka). De områden som Kasper menade var framförallt lidande av alla dessa ansvar var dels: den lokala studiebevakningen, möjligheten att arbeta proaktivt med att se över specifika kurser och jobba mot institutionerna för utbildningsförbättring samt även den (i dagsläget relativt begränsade) fallverksamheten. Alla tre utgör viktiga delar av en fungerande studiebevakning. Förändringar Det finns två olika delar av förändringar som relaterar till Framtidens Studiebevakning. Dels de förändringar som syftar till att minska arbetsbördan på vice ordförande med utbildningsansvar, dels de som syftar till att lösa existerande problem med det Strategiska Utbildningsrådet. Då dessa båda lösningar är vitt skilda åt kommer beslutsunderlagen således presenteras separat men där bakgrunden till varför beslutsunderlaget tagits fram är densamma. Detta material kommer fokusera på arbetsdelningen för att minska arbetsbördan på vice ordförande med utbildningsansvar. 3 (11)

14 Då det i dagsläget inte finns möjlighet för vice ordförande med Beslutsunderlag utbildningsansvar att genomföra samtliga arbetsuppgifter på ett fullgott sätt och samtidigt arbeta proaktivt med studiebevakning är det tydligt att någon typ av förändring måste ske i dennes arbetsbörda. Frågan är vart och hur detta ska genomföras. Det finns två huvudsakliga områden där förändring har diskuterats både mellan före detta och sittande vice ordförande med utbildningsansvar och med utbildningsutskottet. Dessa områden är representation i vissa organ och studiebevakning. Representation i organ Då många av de möten och representantuppdrag som i dagsläget ligger på vice ordförande med utbildningsansvar innefattar informationsutbyte som är vital för genomförandet av central studiebevakning och kontakt med andra kårer så finns det inte många av arbetsuppgifterna som kan tas bort. Det finns dock några råd och organ som Kasper rekommenderade att hans efterträdare ej bör delta i: Intendenturstyrelsen, Matrådet, Institutionsstyrelsen och Akademiska senaten. Kasper föreslog också en ändring av hur rollen som studentstudiebevakare ser ut och om de förslagen skulle implementeras skulle även representation i Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden och Studiesociala gruppen tas bort. Möjligtvis skulle även dessa ändringar även leda till att representation i områdesnämnden också skulle ändras. Studiebevakning Den andra stora förändringsaspekten som diskuterats rör utbildningsutskottet och hur involverade de bör bara i studiebevakningen. I dagsläget ligger både central och lokal studiebevakning på vice ordförande med utbildningsansvar men ett förslag som kommer presenteras nedan är att det ska ske en uppdelning och att utbildningsutskottet ska ta ett större ansvar för den lokala studiebevakningen. Då detta är den mer operativa delen (hantering av fallärenden) ter sig detta som en rimlig uppdelning där utskottet bygger på den studentkontakt som redan infinner sig naturligt i och med deras projekt, samtidigt som det ger mer utrymme för vice ordförande med utbildningsansvar att arbeta mer med central studiebevakning (kontakt med kårer och hela universitetet), samt mer proaktivt och strategiskt vilket är mer passande för rollen. Detta skulle innebära att fallärenden skulle tas bort från vice ordförande med utbildningsansvars bord, och det skulle även öppna för att eventuellt se 4 (11)

15 över vem som representerar föreningen i Fallgruppen (en grupp för bollande av problem samordnade av de två student- och doktorandombuden som inkluderar fallansvariga vid flera olika kårer). Ett instick om kårlandskapet Något som potentiellt kan påverka båda dessa förslag till förändringar är hur kårlandskapet i Uppsala ser ut idag, och hur det kan komma att se ut i framtiden. I dagsläget finns det många problem med hur Kårsamverkan som organ (eller snarare faktumet att det inte är något organ) fungerar. Detta innebär att Kårsamverkan ibland tar upp en oproportionerligt stor del av vice ordförande med utbildningsansvars tid, men i och med hur samarbetet ser ut är det inte troligt att förändringar i kårarbetet som gör tidsbesparingar möjliga kommer kunna ske förrän om ett till två år. Vidare är även Uppsala Studentkårs framtid osäker. Organisationen som den ser ut idag är inte hållbar på lång sikt har de själva kommit fram till och under hösten kommer de se över en trolig omorganisation internt. Ett förslag på förändring som har dykt upp är att US delas upp i fyra olika kårer motsvarande de fyra sektioner som de just nu har. Ett annat förslag som varit på tal är att US går över till att fungera som en typ av paraplyorganisation för alla kårer och att de då skulle få en roll liknande den som Kuratorskonventet har för nationerna. Detta skulle då ersätta Kårsamverkan som det ser ut idag. Detta är dock bara spekulationer och efter att US presenterar hur de väljer att gå vidare med detta är det upp till Kårsamverkan och vår egen styrelse att ta ställning till förslaget. Av den anledningen fokuserar inga förändringsförslag i detta dokument på kårarbetet då framtiden där är något oklar och det är mycket troligt att det kommer ske externa förändringar inom en snar framtid. Det är dock viktigt att ha detta i bakhuvudet också vid övervägning av de förändringar som faktiskt föreslås nedan, och vad för konsekvenser ett förändrat kårlandskap kan ha. Förslag Förslag 1 - Studentstudiebevakare I dagsläget består STRUT av två ledamöter som kallas studentstudiebevakare. Dessa saknar specifika arbetsuppgifter utöver deltagande i STRUT vilket särskiljer dem från resterande ledamöter (övriga är representanter i exempelvis institutionsstyrelsen). Följande förslag syftar till att ge studiebevakarna en 5 (11)

16 större roll i arbetet med studiebevakning och skapa ansvarsområden med tydliga rollbeskrivningar. Ansvarsområden Studentstudiebevakare med studiesocialt ansvar Ansvarar för frågor som rör arbetsmiljö och psykisk ohälsa bland studenter Representerar föreningen i Intendenturstyrelsen och Studiesociala gruppen Ev. tar över rollen som Huvudstuderandeskyddsombud Studentstudiebevakare med representationsansvar Representerar föreningen i Akademiska senaten Representerar föreningen i Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden Ev. representerar föreningen i Områdesnämnden Fördelar: Tydliga rollbeskrivningar och ansvarsområden för studentstudiebevakarna Studentstudiebevakarna blir mer insatta inom sina områden Ökar fokus på studiesociala frågor Involverar fler i studiebevakningen Förbättrar möjligheterna för föreningens representanter i nämnda organ att göra ett fullgott arbete Avlastar vice ordförande med utbildningsansvar Nackdelar: Kan vara svårt att rekrytera personer som vill ta detta ansvar Sprider ut kunskap och ansvar på fler personer vilket kräver ökad samordning från vice ordförande med utbildningsansvar Kräver en reglementesändring 6 (11)

17 Förslag 2 - Utbildningsutskottets roll i studiebevakningen Beslutsunderlag Förslag nummer två fokuserar på att utbildningsutskottet tar en större roll i studiebevakningen vilket inte är helt olikt hur det fungerade under delar av förra året då utskottet ansvarade för kontakten med kursambassadörerna. Distinktionen mellan vice ordförande med utbildningsansvar och utbildningsutskottet görs framförallt mellan studiebevakning på lokal och central nivå där utskottet fokuserar på fallärenden på institutionsnivå där de även kan ta hjälp av STRUT eller individuella institutionsstyrelserepresentanter, medan vice ordförande med utbildningsansvar behåller sina arbetsuppgifter relaterade till samordning av STRUT, kårkontakt och central studiebevakning. Arbetsfördelning Utbildningsutskottet Ansvarar för fallärenden Arbetar tillsammans med STRUT (och i framtiden BEC och MEC) i den lokala studiebevakningen mot lärare och institutioner Ev. representerar föreningen i Fallgruppen Vice ordförande med utbildningsansvar Fungerar som en assistans för utskottet i deras lokala studiebevakning med möjlighet att kontakta andra kårer och/eller student- och doktorandombuden vid behov Ansvarar för Uppsalaekonomernas centrala studiebevakning (fakultetsnivå och uppåt) Ordförande i STRUT och ansvarar med vice ordförande i STRUT för tillsättning av ledamöter Ansvarar för att skriva remissvar Ansvarar för externa frågor som inte rör studier Ansvarar för läsning och besvarande av studierelaterade mail (ej fallärenden) Ansvarar för representation mot universitetet samt kontakt och representation mot andra kårer 7 (11)

18 Fördelar: Kan implementeras direkt Avlastar vice ordförande med utbildningsansvar Beslutsunderlag Fördelar ansvaret för utbildningsbevakning på fler än en person Ger möjlighet att öka antalet totala timmar som läggs ned på utbildningsbevakning både på central och lokal nivå Ger utbildningsutskottet mer ansvar och arbete Ger tydligare koppling mellan utbildningsutskottet och STRUT och dess ledamöter vilket skulle kunna göra så att projekt som Tycka-till kan integreras till större utsträckning Nackdelar: Ökar arbetsbelastningen på utbildningsutskottet Ska utbildningsutskottet studiebevaka? Risk för försämrad kontinuitet i studiebevakningen då ordförande i utbildningsutskottet byts varje termin Om en paraplyorganisation bildas av Kårsamverkan - behövs förändringen på lång sikt? Implementering En fråga som är kritisk att besvara kring alla dessa förändringar är hur de eventuellt skulle implementeras för att garantera att ingen del av studiebevakningen inte har någon ansvarig, oavsett om personer hittas till samtliga uppdrag. Studentstudiebevakare En utav de nackdelar som nämns när det kommer till de nya studentstudiebevakarna är att det kan vara svårt att tillsätta personer som vill ta på sig detta ansvar. Ett förslag är att i rekryteringsprocessen göra tydligt att det söks två poster och vad posterna innebär, men att minimikravet på ansvaret som man måste ta på sig för att ta sig an posten är lägre än i förslaget. För att förtydliga skulle då alltså rekryteringen för studentstudiebevakare med studiesocialt ansvar göra klart att posten innefattar att vara en ledamot i STRUT, delta i Studiesociala gruppen samt hantera frågor som berör arbetsmiljö och psykisk ohälsa. Utöver detta kan rekryteringsmaterialet göra tydligt att posten även kan innefatta att personen representerar föreningen i 8 (11)

19 Intendenturstyrelsen men att det inte är ett krav. För studiebevakaren med representationsansvar skulle en liknande rekrytering se ut som att posten innefattar att vara ledamot i STRUT och Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden samt att posten kan innefatta att representera föreningen i Akademiska Senaten och eventuellt förmöte för områdesnämnden. Att rekrytera på detta sätt skulle få med sig fördelarna av att posterna har en mer konkret arbetsbeskrivning med tydliga roller, men öppna för att personerna som söker kan själva välja vad som är en rimlig nivå av engagemang för respektive roll. Då detta inte gjorts på detta sätt tidigare är det svårt att avgöra hur stor arbetsbördan blir på respektive studentstudiebevakare och att rekrytera på detta sätt skulle kunna fungera som ett test för arbetsbelastningen. Studiebevakning Ansvar för fallärenden skulle med dessa förändringar delas upp på följande sätt: Studiebevakare med studiesocialt ansvar Vice ordförande med utbildningsansvar Utbildningsutskottet Tanken är att utbildningsutskottet tar emot samtliga fallärenden och därefter är det upp till dem att bedöma om frågan som kommit in hamnar i en av tre olika kategorier: lokal, central eller arbetsmiljö. Är frågan på lokal nivå (vilket majoriteten torde vara baserat på en genomgång av gamla ärenden) hanterar utskottet själva frågan. Tycks frågan röra något som eventuellt skulle ha kopplingar till andra institutioner eller beröra frågor som hanteras på fakultetsnivå och över kategoriseras frågan som att den rör central studiebevakning och den hamnar då hos vice ordförande med utbildningsansvar. Skulle frågan istället röra arbetsmiljöfrågor eller psykisk ohälsa hos studenter vidarebefordrar utskottet frågan till studentstudiebevakaren med studiesocialt ansvar. Frågor som inte kan tydligt kategoriseras som någon av de tre typerna bör vidarebefordras till vice ordförande med utbildningsansvar. 9 (11)

20 Konkret innebär detta att utbildningsutskottet tar över ansvar för en mail dit alla studentärenden hänvisas (förslagsvis Denna skulle då antingen kunna göras till en separat mail-inbox à la hur Reversen har det, eller så skulle det fungera som en mailgrupp där man når utbildningsutskottet som har ansvar för att svara på mailen som inkommer inom tidsspannet satt av föreningens mail-policy. Förslagsvis ska även vice ordförande med utbildningsansvar ha tillgång till mailen - i alla fall initialt - för att övervaka att fallärendena hanteras i övergångsfasen. Tanken är även att vice ordförande med utbildningsansvar ska fungera som assistans till både utbildningsutskottet och studentstudiebevakaren vid osäkerhet. I övergångsfasen är det troligt att denna roll kommer vara större än vad den förhoppningsvis blir i framtiden då det behöver ske en överlämningsprocess som kommande år sker internt i utskottet respektive via dokumentation från studentstudiebevakarens företrädare. Skulle det uppstå problem med att tillsätta studentstudiebevakaren med studiesocialt ansvar faller frågorna som denne skulle hanterat på vice ordförande med utbildningsansvar tills vidare. Reglementesändringar För att implementera dessa ändringar skulle delar av reglementet behöva uppdateras. Förslag på dessa ändringar görs nedan. Kapitel 5. Utskottsbeskrivningar Utbildningsutskottet Skall ansvara för att arrangera projekt som främjar och kompletterar utbildningen, samt arbeta med studiebevakning genom att vara ett forum för studenter att påverka utbildningen samt assistera studenter i fallärenden på lokal nivå Skall ansvara för föreningens kontakter med universitetet och vår utbildningsbevakning Kapitel 7. Arbetsbeskrivning 7a) Styrelsen Vice ordförande med utbildningsansvar Vice ordförande med utbildningsansvar ansvarar för kontakt med universitetet, 10 (11)

21 studenter och andra kårer i utbildningsfrågor. Denne är högst ansvarig för föreningens studiebevakning och övriga frågor av utbildningsrelaterad karaktär. Vice ordförande med utbildningsansvar arbetar både på strategisk nivå med att utvärdera utbildningen och på aktiv nivå genom att påverka densamma. Arbetsuppgifter som ingår är att vara föreningens representant under diverse möten som är knutna till utbildningen, exempelvis med enskilda lärare, Samrådsgruppen för Ekonomprogrammet, Intendenturstyrelsen, Matrådet. Vice ordförande med utbildningsansvar ansvar för att tillsätta de poster Uppsalaekonomerna erbjuds i centrala organ genom avtal med andra kårer. Vice ordförande med utbildningsansvar är högsta ansvarig för fallärenden och arbetsmiljöfrågor från studenter och arbetar med att assistera utbildningsutskottet i fallärenden på lokal nivå Vice ordförande med utbildningsansvar arbetar med att assistera studenter i olika fallärenden och arbetsmiljöfrågor samt att svara på utbildningsrelaterade frågor från studenter och andra intressenter. 7b) Utskott Utbildningsutskottet Utbildningsutskottet anordnar projekt som främjar och kompletterar utbildningen exempelvis genom externa utbildningar, förmedling av kurslitteratur och alumniträffar. Utskottet förmedlar också information gällande utbytesstudier. Utöver detta arbetar utskottet med studiebevakning genom att vara ett forum för studenter att påverka utbildningen samt genom att hantera fallärenden från studenter på lokal nivå Rekommendation Projektgruppens rekommendation är att styrelsen godkänner samtliga förslag med tillhörande reglementesuppdateringar. 11 (11)