Kallelse till Teknik- och servicenämnden

Transkript

1 Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid och plats: Torsdagen den 16 mars 2017 Kl Sammanträdesrummet, Trosa kommunhus Gruppmöte: Majoriteten har gruppmöte kl i sammanträdesrummet Oppositionen har gruppmöte kl i sammanträdesrummet högst upp i Gula huset Kallelse till Teknik- och servicenämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Bokslut 2016 för teknik- och servicenämnden TSN 2017/23 3. Redovisning av utförd internkontroll 2016 TSN 2016/9 4. Internkontrollplan 2017 TSN 2017/24 5. Avgift för upplåtelse av allmän platsmark TSN 2017/26 6. Höjning av felparkeringsavgift inom Trosa kommun TSN 2017/27 7. Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun TSN 2017/28 8. Yttrande över revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet TSN 2017/29 9. Redovisning av delegationsbeslut TSN 2016/1 10. Anmälningsärenden TSN 2016/2 11. Övriga frågor (Inga handlingar) Arne Karlsson Ordförande Emma Svedin Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2017/23 Bokslut 2016 för teknik- och servicenämnden Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut för de skattefinansierade verksamheterna avseende år Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut för de avgiftsfinansierade verksamheterna avseende år Sammanfattning Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett negativt resultat på ca tkr. Underskottet inom tekniska enheten är i linje med prognostiserat resultat och primärt hänförligt till kostnader för verksamhetsfastigheter. Sammantaget redovisar den avgiftsfinansierade verksamheten en budget i balans. Ett stort antal investeringar och aktiviteter har genomförts under året. Måluppfyllelsen är i huvudsak god och har framför allt förbättrats jämfört föregående år även om det fortfarande finns möjlighet till förbättring och utveckling. Ärendet Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett negativt resultat ca tkr. Underskottet inom tekniska enheten är i linje med prognostiserat resultat. Per verksamhetsområde återfinns såväl under- som överskott, nämnden lämnar ett positivt resultat om 150 tkr, fastighet ett underskott på ca tkr varav för- och skolfastigheter står för ca tkr av underskottet. Försäljningen av delar av fastigheterna på Industrigatan innebär ett underskott om ca 600 tkr jämfört budget. Sammantaget är det tydligt att gällande intern- och extern hyresmodeller måste ses över inför budget Kostnaderna för gator, parker och lekplatser understeg budget med ca 200 tkr och kostnader redovisade under tekniska chefen översteg budget med ca 150 tkr. AME redovisar ett positivt resultat om ca 100 tkr, städenheten uppvisar ett litet överskott om ca 100 tkr och måltid gör ett överskott om ca 400 tkr. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Teknik- och servicenämnden Sammantaget redovisar den avgiftsfinansierade verksamheten en budget i balans. VA-verksamheten var budgeterat att lämna ett överskott om ca tkr för att återställa tidigare underskott. Målet nåddes så när som på 330 tkr vilket därmed är det samma som verksamheten resultat år Renhållningsverksamheten går med ett överskott om ca 350 tkr. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är att fagerängs förskola färdigställdes, byggnation av etapp två på skärgårdens förskola påbörjades, en ny offentlig toalett har färdigställts i hamnen, flytt av paviljong till Vitalisskolan, vi har upphandlat byggentreprenörer genom nya ramavtal, en hundrastgård uppfördes i Trosa, belysning utmed GC-väg Stensundsvägen färdigställdes, GC-nätet har kompletterats, byggnation av laddstolpar för elbilar i Trosa, vi har ökat arbetet med uppföljning av arbetsplatsträningen och dialogen med deltagarna, nya öppettider för verksamheten på Korslöt, en ny enhet har bildats - driftenheten, måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun är reviderad, projektet Östersjövänlig mat har påbörjats, egenkontrollprogram framtaget och i drift för städenheten, nämnden har fattat beslut om teknisk lösning för Tofsö, arbete med överföringsledningen, en ny VA-policy har antagits, byggnation av ny lakvattenledning på Korslöt är genomförd, etapp 1 för sluttäckning av Korslöt är genomförd och arbetet med ansökning samt beräkningar för etapp 2 har påbörjats. Ansökan till etapp 3 för sluttäckning är inskickad. Framtiden kommer bland annat att handla om införandet av ett nytt fastighetssystem för bl.a. felanmälan, översyn av gällande intern hyresmodell, genomförande av flera omfattande projekt i Vagnhärad, arbetet med komplettering av GC-vägar enligt analysen fortsätter, ytskiktsrenoverar samt bygger om entrén på Tomtaklints förskola och Kyrkskolan, vi påbörjar renovering av såväl utemiljön som inre miljön på Folkets hus, fortsatt och intensifierat arbete för att utbilda fler i att bli arbetsplatser som står öppna för de som står utanför arbetsmarknaden fortsatt fokus på kompetensutveckling inom ledarskap, bemötande och service, utredning av kapacitet i kök och restauranger utifrån växande befolkning, renovering av vattentornen, fortsatt utveckling av återvinningscentralen på Korslöt, översyn och revidering av renhållningsordning och avfallsplan för ny renhållningsupphandling och framtagande av dagvattenpolicy och VA-plan. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Teknik- och servicenämndens bokslut Beslut till Kommunfullmäktige

5 Teknik och servicenämnden/skattefinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,72% Verksamhetens kostnader ,37% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,99% Verksamhetsområde Gator och vägar Park Kommunfastigheter Inköp och försäkringar Kommunens skogar Kost och städverksamhet AME (Arbetsmarknadsenheten) Tekniska kontoret är ett beställarkontor och i stort sett all verksamhet sker genom driftentreprenader. Tillfälliga arbeten och investeringar sker som regel genom upphandlingar för respektive tillfälle. Kostoch städverksamheten drivs i egen regi. AME drivs i egen regi och har liksom övriga verksamheter inom TSN:s verksamhetsområde en rad servicetjänster till andra enheter. Ekonomisk analys I delårsbokslutet prognostiserades den skattefinansierade verksamheten ett underskott om ca tkr vilket stämmer förhållandevis väl överens med utfallet som blev ett underskott om tkr. Nämnden har använt del av sin buffert till att täcka kostnader för en vattenskada, trots detta lämnar nämnden ett positivt resultat om 150 tkr. Avsatta medel under produktionschefen är i linje med upparbetade kostnader. Kommunens fastigheter visar ett underskott på ca tkr varav för- och skolfastigheter står för ca tkr av underskottet. Försäljningen av delar av fastigheterna på Industrigatan innebär ett underskott om ca 600 tkr jämfört budget. Sammantaget är det tydligt att gällande intern- och extern hyresmodeller måste ses över inför budget Kostnaderna för gator, parker och lekplatser understeg budget med ca 200 tkr och kostnader redovisade under tekniska chefen översteg budget med ca 150 tkr. AME redovisar ett positivt resultat om ca 100 tkr. Överskottet kan främst hänföras till ökade intäkter från bl.a. arbetsförmedlingen. Ferieanställningar visar ett underskott om ca 200 tkr. Städenheten uppvisar ett litet överskott om ca 100 tkr, tackvare högre intäkter. Måltid gör ett överskott mot budget på om ca 400 tkr. Överskottet beror på större interna intäkter än beräknat samt ett större bidrag från AMV än beräknat. Årets viktigaste händelser Fagerängs förskola färdigställdes Byggnation av etapp två på skärgårdens förskola påbörjades. En ny offentlig toalett har färdigställts i hamnen Renovering av hyresgästanpassning har genomförts på Muttrarna på industrigatan. Detta innebär att en tidigare tomma lokal hyrts ut. Flytt av paviljong från Fagerhult till Vitalisskolan genomfördes. Vi upphandlade ramavtal med byggentreprenörer. Exploateringen Byggvägen färdigställdes. Exploateringen Hökeberga projekterades. En hundrastgård uppfördes i Trosa. Belysning utmed GC-väg Stensundsvägen färdigställdes. Vi har genomfört byggnation för laddstolpar för elbilar i Trosa på tre platser, delvis genom medfinansiering.

6 Samarbetet med arbetsförmedlingen har utvecklats ytterligare och anställningen av en arbetsvägledare har fallit väl ut. Vi har ökat arbetet med uppföljning av arbetsplatsträningen och dialogen med deltagarna för vikten av deras engagemang i att söka arbete att gå vidare till efter genomförd arbetsträning. Nya öppettider och nytt schema har genomförts för verksamheten på Korslöt. Ny enhet; Driftenheten där Måltid, Städ och Fastighetsservice ingår from 1 nov Ny ledningsgrupp som leds av Driftchef bildas med gruppchef Städ, gruppchef Fastighetsservice, Kökschef Tomtaklint, Kökschef Häradsgården Måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun är reviderad och har antagits i TSN under hösten. Beslut i KS mars 2017 Utbildning projekt Östersjövänlig mat Hållbara måltider i Trosa kommun påbörjat för 15 deltagare från olika delar i Trosa kommun. Projektet pågår under 1 år. Nytt schemaläggningsprogram framtaget. Med detta kan vi bättre följa upp antalet timmar som läggs ned i samband med storstäd, golvvård m.m. Vi jobbar kontinuerligt på att schemalägga så effektivt som möjligt. Egenkontrollprogram framtaget och i drift för städenheten, för arbetsledare och personal. Fokus på bemötande och service fortsätter. Under våren har vi genomfört en serviceutbildning med all personal där vi arbetade med hur vi bemöter våra kunder, vikten av att ha goda kundrelationer, hur vi bemöter varandra inom gruppen Framtid Vi inför ett nytt fastighetssystem för bl.a. felanmälan. Vi ser över gränsdragningslistor mellan berörda parter. Vi utvecklar och ser över gällande intern hyresmodell. Vi genomför flera omfattande projekt i Vagnhärad, skolgården på Hedeby/Fornby, vi förbättrar trafiksäkerhet och gatumiljö på centrumvägen, vi kompletterar befintlig lekplats mitt emot Safiren och anlägger ett utegym. Fortsatt och intensifierat arbete för att utbilda fler i att bli arbetsplatser som står öppna för de som står utanför arbetsmarknaden och som av olika skäl är i behov av arbetsträning eller daglig verksamhet. Vi ser över möjligheterna att utöka verksamheten för daglig verksamhet. Den nya driftenheten möjliggör många spännande samarbeten mellan Måltid, Städ och Fastighetsservice som kan leda till ökad effektivitet, bl.a. genom felanmälan och åtgärd av enklare fel samt samordnad administration. Vi tror även att det kommer att bli positivt för våra kunder att ha dessa funktioner samlat i samma organisation. Fortsatt fokus på kompetensutveckling inom ledarskap, bemötande, service och professionell matlagning. Vi vill utreda möjlighet till 2 rätterssystem i samarbete med Vård och omsorg. Utredning kring kapacitet i kök och restauranger utifrån att Trosa växer och flera lokaler är utnyttjade till max idag Interna avtal ska upprättas för att tydliggöra avseende kvalitet och åtagande inom alla områden. Förbättra/utveckla information och dialog (extern och intern) gentemot kund och personal. För att undvika belastningsskador så ska vi utbilda ett antal arbetsteknikombud inom städ, som skall fungera som samordnare för metoder och arbetsteknik för sina kollegor. Personal Personal Budget Utfall Utfall Personalkostnader, tkr Personalkostn /total kostnad 24% 25% 20% Arbetet med komplettering av GC-vägar enligt analysen fortsätter, medfinansiering finns för flera av projekten. Vi ytskiktsrenoverar samt bygger om entrén på Tomtaklints förskola och Kyrkskolan Vi påbörjar renovering av såväl utemiljön som inre miljön på Folkets hus.

7 Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Teknisk förvaltning Fastighetsareor varav inhyrda Underhåll av fastigheter kr/m Elenergiförbrukning fastighet Mwh Enerig per kwh/m2 78,4 63,1 47,5 Gator antal kvm Park antal kvm Elenergiförbrukning, gata Mwh Enerig per kwh/m2 1,50 1,51 0,69 Drift o underhåll av gator kr/m2 18,5 17,7 17,2 Drift o underhåll av park kr/m2 3,3 3,9 3,8 Skadegörelse totalt fastighet och gata/park Kost Måltidskostnad/elev och år Andel ätande i år 7-9 (%) Måltidskostnad/särskilt boende och år Städ Städkostnad kr/kvm och år Arbetsmarknadsåtgärder Antal personer/månad med: Särskilt anställningsstöd Lönebidrag/Trygghetsanstäl 12 lning Offentligt skyddat arbete Praktik med 4 försörjningsstöd 6 1 Ungdomsgarantin Kommunalt 0 Ungdomsprogram 0 0 Feriearbete för ungdomar Övriga från FK, AF, Frivård LSS Socialpsykiatrin Hållbar utveckling Vid samtliga upphandlingar som genomförs, ställs krav på att leverantörer och entreprenörer har ett miljöledningssystem, certifierat eller ett eget redovisat system. Alla entreprenader skall redovisa ett egenkontrollprogram. Förbättrat tekniskt underhåll av fastighetsbeståndet och gatubelysningsanläggningen kommer att medföra lägre förbrukningar. AME är en verksamhet som på ett utmärkt sätt bidrar till en hållbar utveckling ur ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv. Inom Städ arbetar vi med att hålla förbrukningen av medel så låg som möjligt genom att använda moderna torra/fuktiga städmetoder. Kostenheten jobbar målinriktat utifrån Måltidspolicyn Hållbara måltider i Trosa kommun. Utbildningen Östersjövänlig mat- Hållbara måltider i Trosa kommun kommer att pågå under 1 års tid och där kommer vi att utforska och undersöka vad vi behöver göra i Trosa för att bli ännu bättre inom området. Investeringsuppföljning Enligt bilaga.

8 Teknik och servicenämnden/avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,33% Verksamhetens kostnader ,80% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,12% Verksamhetsområde Vatten och avlopp (VA) Renhållning Återvinningscentral (ÅVC) Ekonomisk analys Sammantaget redovisar den avgiftsfinansierade verksamheten en budget i balans. VAverksamheten var budgeterat att lämna ett överskott om ca tkr för att återställa tidigare underskott. Målet nåddes så när som på 330 tkr vilket därmed är det samma som verksamheten resultat år Renhållningsverksamheten går med ett överskott om ca 350 tkr. Årets viktigaste händelser VA-verksamhet Nämnden har fattat beslut om teknisk lösning för Tofsö. Nya taxor har införts för VA kollektivet samt för renhållningen. Arbete med överföringsledningen avslutas under våren I samband med överföringsledningen byts även styrsystemet på verket i Vagnhärd. En ny VA-policy har antagits. Renhållningsverksamhet Nya och utökade öppettider har införts på Korslöt. Byggnation av ny lakvattenledning på Korslöt är genomförd. Justering och tätning av lakvattendam har genomförts. Etapp 1 för sluttäckning av Korslöt är genomförd och arbetet med ansökning samt beräkningar för etapp 2 har påbörjats. Ansökan till etapp 3 för sluttäckning är inskickad. Ansökan för utveckling och flytt av återvinningsstationen vid Källvik har lämnats in. Framtid Antagande av nytt vattenskyddsområde för Sörtuna vattentäkt. Renovering av vattentornen i Vagnhärad och Trosa. Fortsatt utveckling av återvinningscentralen på Korslöt. Fortsatt arbete med sluttäckning av deponi. Översyn och revidering av renhållningsordning och avfallsplan för Trosa kommun. Genomförande av ny renhållningsupphandling avseende insamling och behandling. Framtagande av dagvattenpolicy och VA-plan. Avstämning mot mål För år 2016 ska antalet översvämningar i fastigheter vara mindre än 3 Reslutat: Målet är uppnått. (1 år 2016 år 2015, 3 stycken,) För år 2016 ska antalet vattenläckor vara mindre än 5 Resultat: Målet är inte uppnått. (15 st. år 2016, år 2015, 7 stycken) 72 % av VA- abonnenterna ska vara nöjda 2016 Resultat: Målet är uppnått (72,2 %) Mängden brännbart avfall ska minska med 15 kg/invånare 2016 mot föregående år. Resultat: Målet har inte uppnått (199 kg/inv år 2016 jmft. 169 kg/inv år 2015) 70 % av renhållningsabonnenterna ska vara nöjda 2016 Resultat: Mätning saknas

9 Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Renhållning Hushållssopor kg/invånare Hushållssopor kr/inv Slam/latrin kr/inv VA-verksamhet Producerad vattenmängd (tm3) Försåld vattenmängd (tm3) Ospecificerad förbrukning (%) 29,7 43,8 46,6 Vattenläckor, antal Avloppsstopp, antal Personal Personal Budget Utfall Utfall Hållbar utveckling VA- och renhållningsverksamhet är miljöfarliga verksamheter som kräver tillståndsplikt för att få bedrivas. Då verksamheterna bedrivs med upphandlade entreprenörer är det viktigt att rätt krav ställs på utförda tjänster och att dessa regelbundet följs upp. Detta sker en gång i månaden i driftentreprenadmöten där verksamheterna redovisas och störningar med åtgärder rapporteras. Egenkontroller enligt upprättade egenkontrollprogram skall redovisas. Insamlingssystemet för farligt avfall är ett led i att utveckla omhändertagandet på ett miljöriktigt sätt. Systemet ökar även hushållens benägenhet att sortera miljöfarligt avfall. VA-anslutning av omvandlingsområden medför även att miljöbelastningen minskar då många fastigheter med enskilda avlopp med uttjänt funktion kan anslutas till reningsverk. Personalkostnader, tkr Personalkostn/total kostnad 6% 5% 5% Vid framtida genomförande av renhållningsupphandling så kommer stor vikt i upphandlingen att läggas på utformning av miljösystem. Investeringsuppföljning Enligt bilaga.

10 Tekniska kontoret/skattefinansierad verksamhet Teknisk chef: Azam Forsberg Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,88% Verksamhetens kostnader ,49% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,17% Verksamhetsområde Gator och gång-/cykelvägar Parker, grönområden och lekplatser Kommunfastigheter Kommunens skogar Kommunförsäkringar Jakt Trafikföreskrifter Torgplatser och upplåtelser Tekniska kontoret är ett beställarkontor och i stort sett all verksamhet genomförs via driftentreprenader. Tillfälliga arbeten och investeringar sker genom upphandlingar vid respektive tillfälle. Ekonomisk analys Verksamheterna redovisar ett underskott om ca tkr, som är lite bättre än prognosen från delårsrapporten. Underskottet beror främst på några händelser. Kommunens fastigheter visar ett underskott på ca tkr varav för- och skolfastigheter står för ca tkr av underskottet. Därutöver har vakanser på Trosa vårdcentral medfört ett underskott om ca 300 tkr. Försäljningen av delar av fastigheterna på Industrigatan innebär ett underskott om ca 600 tkr jämfört budget. Under gemsamma kostnader redovisas ett överskott om ca 400 tkr. Sammantaget är det tydligt att gällande intern- och extern hyresmodeller måste ses över inför budget Kontoret har fått uppdraget och arbetet kommer genomföras under våren Kostnaderna för gator, parker och lekplatser understeg budget med ca 200 tkr och kostnader redovisade under tekniska chefen översteg budget med ca 150 tkr. Årets viktigaste händelser Fortsatt muddring av Tureholmviken. Fagerängs förskola färdigställdes Byggnation av etapp två på skärgårdens förskola påbörjades. En ny offentlig toalett har färdigställts i hamnen Ytskiktsrenovering och takrenovering på vårdcentralen pågår. Renovering av hyresgästanpassning har genomförts på Muttrarna på industrigatan. Detta innebär att en tidigare tomma lokal hyrts ut. Projektering av skolgårdsrenovering vid Hedeby/Fornby genomförs tillsammans med skolan. Flytt av paviljong från Fagerhult till Vitalisskolan genomfördes. Vi upphandlade ramavtal med byggentreprenörer. Projektet med paviljong vid Skärlagsskolan har påbörjats. Exploateringen Byggvägen färdigställdes. Exploateringen Hökeberga projekterades. En hundrastgård uppfördes i Trosa. Parkeringsplatser och GC-väg vid Lånestahallen färdigställdes. Belysning utmed GC-väg Stensundsvägen färdigställdes. Vi har genomfört byggnation för laddstolpar för elbilar i Trosa på tre platser, delvis genom medfinansiering.

11 Framtiden Vi förstärker vår fastighetsorganisation genom omorganisation. En ny driftenhet bestående av fastighetsservice (vaktmästeriet) anlitas i större utsträckning. Vi inför ett nytt fastighetssystem för bl.a. felanmälan. Vi ser över gränsdragningslistor mellan berörda parter. Vi utvecklar och ser över gällande intern hyresmodell. Vi genomför flera omfattande projekt i Vagnhärad, skolgården på Hedeby/Fornby, vi förbättrar trafiksäkerhet och gatumiljö på centrumvägen, vi kompletterar befintlig lekplats mitt emot Safiren och anlägger ett utegym. Arbetet med komplettering av GC-vägar enligt analysen fortsätter, medfinansiering finns för flera av projekten. Vi projekterar och badplatsen på Borgmästarholmen ska 95 % av medarbetarna uppleva ett högt medarbetarengagemang. Resultat: Enhetens mål har inte uppnåtts men nämndens mål har nåddes. ( %, %) Hållbar utveckling Vid samtliga upphandlingar som genomförs, ställs krav på att leverantörer och entreprenörer har ett miljöledningssystem, certifierat eller ett eget redovisat system. Alla entreprenader skall redovisa ett egenkontrollprogram. Fordon och maskiner skall uppfylla kommunens miljökrav. Detta gäller även för de av entreprenören anlitade underentreprenörerna. Förbättrat tekniskt underhåll av fastighetsbeståndet och gatubelysningsanläggningen kommer att medföra lägre förbrukningar. Vi ytskiktsrenoverar samt bygger om entrén på Tomtaklints förskola Vi ytskiktsrenoverar Kyrkskolan Vi påbörjar renovering av såväl utemiljön som inre miljön på Folkets hus. GC- väg till ridskolan och Viksnäskorset planeras för genomförande Avstämning mot mål Under 2016 är 70 % av medborgarna nöjda med drift och underhåll av kommunens gatunät. Resultat: Målet har inte uppnåtts. (år %, år 2015, 70 %) Kostnaden för gatubelysning ska 2016 minska med 3 % per m 2 jämfört med Resultat: Målet har uppnåtts. Under 2016 ska 78 % av medborgarna uppleva att kommunens parker och torg är välskötta. Resultat: Målet har uppnåtts (82 %) Kostnaden för skadegörelse ska minska med 10 % jämfört med föregående år. Resultat: Målet har uppnåtts. (År 2015 var kostnaden 496 tkr och 2016 blev kostnaden 185 tkr) 2 skolor/förskolor ska trafiksäkras och upplysas under Resultat: Målet har uppnåtts.

12 Städ Enhetschef: Kerstin Tibbling Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,29% Verksamhetens kostnader ,08% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,65% Verksamhetsområde Städning av kommunens lokaler merparten av förskolornas lokaler. Ekonomisk analys Städenheten uppvisar ett litet överskott om 77 tkr. Överskottet beror på högre intäkter än budgeterat och kostnader som inte ökat i motsvarande grad. Årets viktigaste händelser Ny enhet: Driftenheten där Måltid, Städ och Fastighetsservice ingår from 1 nov Ny ledningsgrupp som leds av Driftchef bildas med gruppchef Städ, gruppchef Fastighetsservice, Kökschef Tomtaklint, Kökschef Häradsgården Nytt schemaläggningsprogram framtaget. Med detta kan vi bättre följa upp antalet timmar som läggs ned i samband med storstäd, golvvård m.m. Vi jobbar kontinuerligt på att schemalägga så effektivt som möjligt. Nya städhandboken är klar. För att minska städuppdragen sommartid så har vi testat att utföra storstäd, golvvård och fönstertvätt utspritt över året på vissa enheter med gott resultat. Egenkontrollprogram framtaget och i drift för städenheten, för arbetsledare och personal. Fokus på bemötande och service fortsätter. Under våren har vi genomfört en serviceutbildning med all personal där vi arbetade med hur vi bemöter våra kunder, vikten av att ha goda kundrelationer, hur vi bemöter varandra inom gruppen Framtiden Den nya organisationen möjliggör många spännande samarbeten mellan Måltid, Städ och Fastighetsservice som kan leda till ökad effektivitet, bl.a. genom felanmälan och åtgärd av enklare fel samt samordnad administration. Vi tror även att det kommer att bli positivt för våra kunder att ha dessa funktioner samlat i samma organisation. Arbetet för professionell städning och materialvård med ett proffsigt kundbemötande fortsätter. Interna avtal ska upprättas för att tydliggöra avseende kvalitet och åtagande inom alla områden. Förbättra/utveckla information och dialog (extern och intern) gentemot kund och personal. För att undvika belastningsskador så ska vi utbilda ett antal arbetsteknikombud inom städ, som skall fungera som samordnare för metoder och arbetsteknik för sina kollegor. Avstämning mot mål Medarbetarengagemang År 2016 ska 95 % av medarbetarna uppleva ett högt medarbetarengagemang, d.v.s. svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang) Resultat: %, %. Målet är ej uppnått Dock uppnås nämndens mål på 80 % med råge. Nöjdhet beställare År 2016 ska 90 % av de interna kunderna vara nöjda med städningen och 95 % av de interna kunderna vara nöjda med servicen. Resultat: % resp. 88 %, % resp. 85 % Målet ej uppnått Hållbar utveckling Inom Städ arbetar vi med att hålla förbrukningen av kemiska medel så låg som möjligt genom att använda moderna torra/fuktiga städmetoder. Genom installation av tvättmaskin med doseringsutrustning har vi minskat mängden genom att få exakt den mängd vi önskar. Vi har under året införskaffat diamantrondeller som används på våra kombiskurmaskiner både vid dagligstäd och vid golvvård. Detta är en städmetod som innebär att man enbart använder vatten och inga kemiska medel. Vi har genomfört studiebesök

13 i Enköping där denna metod används. I och med att diamantrondeller används reduceras behovet av förimpregnerade moppar. Vi och våra kunder är väldigt nöjda med resultatet. Vi har införskaffat ytterligare en kombiskurmaskin under året för att kunna städa ännu fler enheter med maskin. Det förbättrar städresultat betydligt och är mer ergonomiskt för personalen. Ångrengöringsmaskiner används mer och mer. Denna metod kräver minimalt med kemikalier och det är dessutom en allergivänlig, miljövänlig och ekonomisk rengöringsmetod. Hållbar utveckling innefattar även hur vi tänker kring personalen i våra verksamheter, hur vi skapar goda förutsättningar för att må bra, utvecklas och bidra till arbetsplatsens och Trosa kommuns utveckling.

14 Måltid Enhetschef: Kerstin Tibbling Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,82% Verksamhetens kostnader ,87% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,86% Verksamhetsområde Tillagning och servering av skolmåltider samt leverans av förskolemåltider. Tillagning, leverans och viss servering av måltider till särskilt boende Leverans av matlådor till hemtjänst. Ekonomisk analys Måltid gör ett överskott mot budget på om ca 400 tkr. Överskottet beror på större interna intäkter än beräknat samt ett större bidrag från AMV än beräknat. Därutöver blev en beräknad driftkostnad för lokalförbättringar omförd/ bedömd som en investering vilket påverkade resultatet jämfört tidigare prognos. Årets viktigaste händelser Ny enhet; Driftenheten där Måltid, Städ och Fastighetsservice ingår from 1 nov Måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun är reviderad och har antagits i TSN under hösten. Beslut i KS mars 2017 Utbildning projekt Östersjövänlig mat Hållbara måltider i Trosa kommun påbörjat för 15 deltagare från olika delar i Trosa kommun. Projektet pågår under 1 år. Vi har kunnat köpa lokalt producerad mat genom nya livsmedelsavtalet t.ex. korv, nötkött, potatis, köttfärs, vitkål. Genomför önskefredagar inom skolan och surströmmingsskivor, pubkvällar m.m. för seniorer i samarbete med äldreomsorgen. Kom till semifinal (1 av 10) med Häradsgården kök i Arla Guldko. Vi firade skolans goda resultat genom korvgrillning med lokalt producerad korv. Genomförda utbildningar/workshops/ - UGL utbildning för arbetsledare. - AIVO kostdatasystem - Viltmat och vegetariskt workshop genom Stolt Mat - Studiebesök Stockholms sjukhem med kostombud äldreomsorg - Föreläsning med Mickael Bäckman vinnare årets skolkock White guide Junior Sörmland är from 2016 medlem i Måltid Sverige som i samverkan mellan regioner/kommuner arbetar kring frågor som rör kompetensförsörjning samt forskning och innovation kring offentliga måltider. Framtiden Den nya organisationen möjliggör många spännande samarbeten mellan Måltid, Städ och Fastighetsservice som kan leda till ökad effektivitet, bl.a. genom felanmälan och åtgärd av enklare fel samt samordnad administration. Vi tror även att det kommer att bli positivt för våra kunder att ha dessa funktioner samlat i samma organisation. Fortsätta utveckla vårt arbetssätt utifrån Hållbara måltider i Trosa kommun. Fortsatt fokus på kompetensutveckling inom ledarskap, bemötande, service och professionell matlagning. Vi vill utreda möjlighet till 2 rätterssystem i samarbete med Vård och omsorg. Förbättra/utveckla information och dialog (extern och intern) gentemot kund och personal. Utredning kring kapacitet i kök och restauranger utifrån att Trosa växer och flera lokaler är utnyttjade till max idag. Avstämning mot mål Medarbetarengagemang År 2016 ska 95 % av medarbetarna svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang) ( %, %, %) Målet uppnått Nöjdhet beställare År 2016 ska 87 % av interna beställare svara 4-5 på en 5 gradig skala i vår enkät. ( %, %, %) Målet uppnått

15 Nöjdhet matgäster År 2016 ska 80 % av skolans elever år f-6 svara 4-5 på en 5 gradig skala i vår enkät gällande service och utbud i skolrestaurangen. ( %, %, %) Målet ej uppnått År 2016 ska 80 % av skolans elever år 7-9, svara 4-5 på en 5 gradig skala i vår enkät gällande service och utbud i skolrestaurangen. ( %, %, %) Målet uppnått År 2016 ska 90 % av äldreomsorgens matgäster (boenden, restauranger och matdistribution) svara 4-5 på en 5 gradig skala i våra enkäter. ( %, %, %) Målet ej uppnått Andel ekologiskt/närproducerat År 2018 ska andelen ekologiska/ närproducerade livsmedel vara 60 % (mätt i kr) ( ,2 %, ,05 %, ,23 %, ,74 %) Andel eko/närprod är 50% Hållbar utveckling Måltid jobbar målinriktat utifrån Måltidspolicyn Hållbara måltider i Trosa kommun. Utbildningen Östersjövänlig mat- Hållbara måltider i Trosa kommun kommer att pågå under 1 års tid fram till sep 2017 och där kommer vi att utforska och undersöka vad vi behöver göra i Trosa för att bli ännu bättre inom området. Livsmedelsupphandling är ett av de områden vi har jobbat hårt med för att styra kvalitet och ställa krav på de produkter som vi använder dagligdags. Livsmedelsavtalet innehåller idag produkter som har hög kvalitet bl.a. utifrån djurskydd och andra hållbarhetsfrågor. Matsvinn är en stor belastning för miljö och ekonomi. Vi fortsätter att jobba med frågan. Hållbar utveckling innefattar även hur vi tänker kring personalen i våra verksamheter, hur vi skapar goda förutsättningar för att må bra, utvecklas och bidra till arbetsplatsens och Trosa kommuns utveckling. Matsvinn År 2016 ska matsvinnet ha minskat med 10 % jämfört med Svinn kan mätas på flera olika sätt. Vi har valt att mäta tallrikssvinn och kantinsvinn. Mätning utförs utvalda veckor vt/ht. Svårigheter att tolka siffror dock, då det växlar mycket mellan olika rätter. Ju mer populär mat desto mer svinn! Tallrikssvinnet har minskat med ca 10 % mellan 2013 och Kantinsvinnet har minskat med ca 10 %. Matsvinnet har minskat ca 10 % från 2015 till Reflektion; man behöver ständigt arbeta med frågan för att upprätthålla effekten. Målet är uppnått

16 AME och daglig verksamhet Enhetschef: Cristina Forssander Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,12% Verksamhetens kostnader ,72% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,02% Verksamhetsområde Daglig verksamhet Meningsfull sysselsättning Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Ferieanställningar Kartläggning 3 steg till arbete Drift av produktions enheter: ÅVC Återvinningscentral AVB Återvinningsbutiken T.o.m. 1 november Båttvätten Vaktmästeri Intern postverksamhet Ekonomisk analys Verksamheten redovisar per sista december ett positivt resultat om 91 tkr. Överskottet kan främst hänföras till ökade intäkter från bl.a. arbetsförmedlingen. Ferieanställningar visar ett underskott om ca 200 tkr. Årets viktigaste händelser Under året har vi återlämnat ansvaret för båttvätten till ekoenheten som tecknat avtal med en extern part. 139 personer sökte Ferieanställning. 84 ungdomar fick en anställning, 35 stycken tackade nej. Samarbetet med arbetsförmedlingen har utvecklats ytterligare och anställningen av en arbetsvägledare har fallit väl ut. Vi har ökat arbetet med uppföljning av arbetsplatsträningen och dialogen med deltagarna för vikten av deras engagemang i att söka arbete att gå vidare till efter genomförd arbetsträning. Nya öppettider och nytt schema har genomförts för verksamheten på Korslöt. Vi har drivit arbete med DUA, delegationen för unga till arbetet och överlämnat stafettpinnen till skolkontoret. Vi har infört ett nytt system för hantering av sommarjobbare och i somras kunde vi erbjuda ca 80 ungdomar sommarjobb. Inspektionen för vård och omsorg IVO gjorde tillsyn i den dagliga verksamheten under hösten. Beslutet från IVO blev att avluta ärendet utan åtgärder. Arbetsmarknadsläget i Trosa Totalt 140 (108) personer inskrivna på AF, varav 18 (14) i åldern -24 år, vilket innebär ca 2,1 % (1,6 %) öppen arbetslöshet i kommunen. Totalt 242 (215) personer inskrivna på AF, varav 44 (52) i åldern -24 år, öppet arbetslösa och sökande i program med aktivitetsstöd vilket innebär ca 3,6 % total arbetslöshet i kommunen (ca 7,1 % -24 år) Framtiden Vi utvecklar organisationen då arbetsmarknadsenhetens vaktmästeri knoppats av från enheten för att ingå i TSN nya driftenhet. Fortsatt och intensifierat arbete för att utbilda fler i att bli arbetsplatser som står öppna för de som står utanför arbetsmarknaden och som av olika skäl är i behov av arbetsträning eller daglig verksamhet. Vi ser över möjligheterna att utöka verksamheten för daglig verksamhet.

17 Avstämning mot mål År 2016 ska 95 % av medarbetarna svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang) Resultat: 98 % av medarbetarna svarar 4-5, målet är uppnått År 2016 är 85% av återvinningscentralen besökare är nöjda med bemötande och service Resultat: 90% svarade bra eller mycket bra. År 2016 vann ÅVC personalen Trosa kommuns miljöpris. Målet är uppnått. ÅR 2016 är 75% av återvinningsbutikens besökare är nöjda med bemötande och service Resultat: 95% svarade bra eller mycket bra, målet är uppnått. ÅR 2016 är 70% av vaktmästeriets interna kunder är nöjda med bemötande och service Resultat: Kompletteras senare År 2016 ska 80 % av deltagarna i AMEs verksamheter svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang) Resultat: 93 % av medarbetarna svarar 4-5, målet är uppnått Hållbar utveckling AME är en verksamhet som på ett utmärkt sätt bidrar till en hållbar utveckling ur ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv. I verksamheten ges ca 50 människor meningsfull sysselsättning/arbete samtidigt som vi bidrar till hushållningen med naturresurser i samhället. Delverksamheten Korslöts Återvinningscentral hjälper kommuninvånaren att sortera rätt. Efter ett målmedvetet arbete där bra bemötandet har varit ett mål vilket resulterade i att verksamheten vann Trosa kommuns miljöpris. Återvinningsbutiken bidrar till att ge gamla saker nytt liv i nya hem och sysselsättning. Tre steg till arbete, Kartläggning, praktik och arbete är ett bra verktyg att träna personer att komma ut på den reguljära arbetsmarknaden.

18 Måluppföljning Teknik- och servicenämnden Skattefinansierad verksamhet Mål Trosa kommuns medborgare är trygga och säkra att vistas utomhus under kvällar och nätter Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns gator och vägar Det planerade underhållet av kommunens materiella tillgångar ska överstiga det akuta underhållet inklusive skadegörelse Medarbetarna i Teknik- och servicenämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang Måltiderna är ekologiskt hållbara Deltagarna i AME:s 6. verksamheter upplever ett högt engagemang Avgiftsfinansierad verksamhet Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning Målprecisering Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med Minst 70% ska vara planerat underhåll 80% ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget 60 % av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närproducerat till % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med Några kommentarer skattekollektivet Mål 1 Mål 2 Mål 3 Några kommentarer avgiftskollektivet Mål 1 Mål 2 Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 8, % 94% 50% SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2015 SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2015 Uppföljning av bokförda kostnader Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av SKL och RKA Uppföljning av livsmedelsinköpen 93% Egen enkät SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2015 SCB:s medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen år 2015 Snittbetyg 8,1 i en 10-gradig skala att jämföra med snittet 6,5 för 133 kommuner som deltog Plats 24 jmf med plats 20 år Betyget har ökat från till % 2015 En fantastiskt bra siffra 40 % 2015 En fantastiskt bra siffra Plats 115 jmf med plats Plats 3 jmf med plats Hela trygghetsmåttet i MU innehåller tre frågor. Det totala trygghetsmåttet placerar Trosa på plats 6 av 133 kommuner. På delfrågan " hur tryggt och säker kan du vistas utomhus på kvällar och nätter?" är snittbetyget 8,1 på en 10-gradig skala där 10 är det högsta betyget. Snittet för alla kommuner är 6,5 med lägsta betyg 4,3 och högsta 8,6. Med fullständig säkerhet kan vi säga att Trosa tillhör "topp 20". Kvinnors trygghet har minskat från 8,0 år 2013 till 7,8 år För männen har det ökat från 8,3 år 2013 till 8,4 år Mäts nästa gång år 2017 Det totala betyget, 59, vilket är något bättre än 58 år 2013, men i jämförelse med de andra kommunerna kommer Trosa på en något sämre placering. Mäts nästa gång år 2017 Redovisningsreglerna har förändrats inför 2016 varför nyckeltalet inte blir fullt ut jämförbart med tidigare år. Den påvisade positiva förändringen är dock relevant. Trosas medborgare ger vatten och avlopp ett något lägre betyg 2015 än Betygsindex 72 år 2015 jämfört med 74 år Medelbetyget för alla kommuner var 78 år Mäts nästa gång år 2017 Trosas medborgare är nöjda med kommunens renhållning och sophämtning. Snittbetyget för alla kommuner är 65 och Trosas betyg har ökat från 71 år 2013 till 73 år Mäts nästa gång år 2017

19 Investeringsredovisning per Tkr Teknik- och Servicenämnden Enhet/Projekt Ack utfall t.o.m Utfall 2016 jan-dec VA Inventarier tekn kontoret * Pumpstation Högbergsgatan 0 0 Kommentarer Ny vattentäkt I slutskedet, endast finjustering kvar Renovering Vhd vattentorn Pumpstn Gunnarstensgatan Biblioteksvägen vattenledning Avslutat Skärlagsgatan dagvattenmagasin Genomförs Ny huvudvattenledning Sörtuna I slutskedet, endast finjustering kvar. Inför 2016 hade inte medel avsatts enligt nya redovisningsprinciper enligt K3. Medel finns fr.o.m 2017 avsatta. Budget har genom beslut utökats med 500 tkr från år 2017 då projektet kommer att genomföras. Budget har genom beslut utökats till totalt 5,5 mnkr och kommer i huvudsak att genomföras under Budget har genom beslut utökats till totalt 1,2 mnkr och kommer i huvudsak att genomföras under Överföringsledning Trosa-VGH Projektet fortlöper enligt plan och beräknas färdigställas under våren Kostnadsutvecklingen för i detta fall framför allt stål ökat vilket gjort inköpet av Ny centrifug Trosa ARV centrifugen dyrare än väntat Tofsö Projektet kommer genomföras under 2017 och Översvämningsutredn Smäckbrog Delvis klart, fortsätter under 2017 med åtgärder på återkommande drabbad fastighet Avfallshantering, återvinnings 0 0 Ansökan om flytt pågår. Tot summa avgiftsfinansierad vsh Gator och vägar Överförning i samband med K3 från drift till investering borde fördelats på annat sätt mellan gata och park, detta justeras inför Parker 0 Överförning i samband med K3 från drift till investering borde fördelats på annat sätt 0 mellan gata och park, detta justeras inför Fastighet (endast budget) Vagnhärads vårdcentral Gula kommunhuset Björkbacken fsk Kyrkskolan Tomtahills fsk Tomtaklintskolan Trosa vårdcenral Vita kommunhuset Vitalisskolan Industrigatan Sockenstugan Trafiksäkerhetsåtgärder * Bidrag och kostnader följer inte samma redovisningsperioder Belysningsproj. Armaturer * Enligt plan Trafiksäkerhet utanför Safiren Projektet genomförs under Laddstolpar för elbilar Överstiger budget innevarande år för att möta bidraget GC-vägar Fortsätter 2017 och Belysning säkerhet* Årligt återkommande GC-väg Lånesta-Hagarna Finjusteringar återstår Parkering Lånestahallen Finjusteringar återstår Lekplatser * 0 0 Genomförs Utveckling parker grönmiljö * Kompletteringar i befintlig miljö, bl.a. vid hamnplan med nya soffor. Fortsätter Investeringsreserv Fastigheter * Trosaån rekreationsområde 21 0 Genomförs i samråd med önskemål från Humanistiska nämnden. Årligt återkommande Utemiljö förskolor/skolor * Projektet redovisas i sin helhet under Vilket ger överskott här och underskott Fageräng belysn/persutrym 0 0 på Nytt tak Trosa Vårdcentral Pågår och färdigställs under Köp Verktyget Plugin-lösningar 0 0 Budgetmedel kommer delvis användas för att flytta paviljongen från Fagerhult till Vitalisskolan, kostnaderna redovisas under projekt Projektet pågår och har utökats med 500 tkr för åtgärder i utemiljö. Slutbesiktning Skärgårdens förskola planeras till vecka Uppr Lånesta gård Avslutat Rep/underhåll Industrigatan Muddring Tureholmsviken Muddring genomför enligt muddringsplan Rivning/tillbygg Fagerängs fsk Projektet pågår enligt plan och beräknas färdigställas kring höstlovet Renovering Trosa VC Projektet pågår enligt plan i samverkan med Landstinget Utbyggnad Balticbryggan 0 0 Medlen och budget har efter beslut av KS omfördelats till andra projekt Spontning Trosa Hamn Etappen är färdigställd. Byggnation färdigställdes innan sommaren, några återstående kostnader för Ny offentlig toalett hamnen anpassning av utemiljön återstår Skolgården Hedeby/Fornby Genomförs under Ytrenovering Kyrkskolan Genomförs under Pensionärernas hus utegym Invigning återstår, medfinansiering skall in Omläggn tak Industrig 8 o 8 A Projektet genomförs under 2017.

20 Investeringsredovisning per Tkr Teknik- och Servicenämnden Enhet/Projekt Ack utfall t.o.m Utfall 2016 jan-dec Fagerhult flytt 2 avd paviljong Solceller Trosa Vårdcentral 1 1 Kommentarer Flytt av paviljong från Fagerhult till vitalisskolan, beräknas bli klart under våren Budgetmedel kommer tas från projekt Plug in Solceller Skärgårdens förskola Hyresgästanp Trobo Industrigat Hyresgästanpassningen är klar och överskottet har använts till projekt Folkets hus köp/underhåll Renovering påbörjas Paviljong skärlagsskolan Projektet genomförs 2017 där budgeten också finns avsatt. Tot summa skattefinansierad vsh TOTAL Teknisk vsh Städutrustning * Köksutrustning * Total Kost och Städ * Projekt som avslutas varje år men är återkommande varje år.

21

22 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2016/9 Redovisning av utförd internkontroll 2016 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av teknik- och servicenämnden Kontroll av 40 rutiner/ moment har genomförts och 5 redovisas med anmärkning. Två punkter rör underhåll inom tekniska enheten där vi kan se att nedlagda kostnader för åtgärder på fastigheter överskrider budget. Arbete för att komma till rätta med underhållsplaner samt budget för det samma pågår inom projektet för framtagande av ny hyresmodell. Vidare återfinns två brister i uppföljningen av kundnöjdhet som kanske delvis kan förklaras med brister i system för felanmälan. Under 2017 pågår ett arbete för att systematisera felanmälan, uppföljning och återkoppling av fel. Rutinen för kontanthantering inom kostenheten fungerar ej tillfredställande. En ny rutin tas fram i samarbete med ekonomi. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2016 TSN. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2016 TSN Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

23 Resultat genomförd internkontroll enligt plan Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Uppdraget Felaktig projektering 20 Störning i byggprocess. Granskning projekt. inga Proj.möte. Teknisk chef Prod chef Dåligt akut underhåll 10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar budget överskreds pga Då, bokslut Teknisk chef Prod chef nödvädiga åtgärder 25 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar pga för få anbud inom ram. Fick avbryta upphandling Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Gjorde om, då ok. Även Entreprenörsbrist generellt få anbud Tjänstemottagare Missnöjda kunder 9 Är kunderna/ kommunivånarna nöjda Enkät se bokslut Bokslut Teknisk chef Prod chef Åtgärder dröjer 15 Hur lång tid tar det mellan felanmälan Kontroll felanmälan systemet för felanmälan Bokslut Teknisk chef Prod chef och åtgärd behöver utvecklas Stöld/skadegörelse Skadegörelse på fastigheter 9 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader kostnaderna har minskat Bokslut Teknisk chef Prod chef Upphandling Avtal saknas 8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal städigt pågående, flera områden ha rupphandlats under året 1 gång/år Teknisk chef Prod chef Avtal följs inte 15 Beställning i förhållande till avtal Stämma av fakturor mot avtal i huvudsak Vid attest av Teknisk chef Prod chef fakturor Personal Sårbarhet vid semester 8 Bemanning Samordna semester ok Maj Teknisk chef Prod chef Mutor och jäv Personalen har kännedom om 16 Kunskap finns om vägledning och Ta upp på APT Vid tveksamhet kontaktar 1 gång/år Teknisk chef Prod chef vägledning för anställda riktliner för mutor och jäv vi personalkontoret Mutor 10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Genomfört enligt LOU Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef Ekonomi Inte tillräckligt med monetära mede 10 Underhållsbrister Uppf. behov, brister budget överskreds pga Då, bokslut Teknisk chef Prod chef nödvädiga åtgärder K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Redovisning 1 uförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan TSN 2016

24 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Kostenheten Uppdraget Lagerhållning 15 Lagerhållning, Inventering inventering Inv utförda enl plan aug och dec Måltidschef Prod.chef Säker matleverans enl. 15 Egenkontroll Egenkontroll rutiner, revision stickkontroller i Revision utförd 2016, Vartannat år Måltidschef Prod.chef Livsmedelslagen köken utbildning 2015 Stöld/skadegörelse 10 Att kassarutin för bankning följs Avstämning att rutin följs kontanthanterin Måltidschef Prod.chef g Rutin fung ej aug, dec vid tillfredställande, ny rutin tas bokslut fram i samarbete med ekonomi, hämtning av kontanter ses över Stöld, kassa restaurang Upphandling Avtal saknas 8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal utdrag ur IM Utförd 1 gång/år Måltidschef Prod.chef Information och kommunikation Felaktig info, allergi 10 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av avviklelser Har avvikelser dok med åtgärd Utförd, uppföljning på APT Ständig uppföljning Måltidschef Prod.chef Arbetsmiljö Fysisk Tunga lyft Arbetsmiljö Psykisk Stress 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt skyddsrond med skyddsombud Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Skyddsrond utförd 2016, ständig uppföljning på APT Ska läggas till tydligare i samtal och dialoger from Vartannat år varje APT Vartannat år varje APT Årligen Måltidschef Måltidschef Prod.chef Prod.chef K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Redovisning 2 uförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan TSN 2016

25 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Städenheten Uppdraget Britfälligt utfört arbete 10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört Utfört 1 gång gång/år Städchef Prod.chef egenkontrollprogram Tjänstemottagare Missnöjda kunder 9 Kontrollera kundnöjdhet Enkät enkät ht 16 Utfört Bokslut Städchef Prod.chef Upphandling Avtal saknas 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal utdrag ur IM Utfört 1 gång/år Städchef Prod.chef Personal Olovlig frånvaro 9 Stickprover, lyhördhet i gruppen och till Arbetsrättsliga åtgärder Utfört, ( ingen stor frånvaro Några ggr/år alt. Städchef Prod.chef chef av den typen) vid behov/ Arbetsmiljö Fysisk Tunga lyft Arbetsmiljö Psykisk 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt Skyddsrond utförs 2017, tas upp kont. på APT Vartannat år varje APT 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt Tydligare frågor kring detta Vartannat år Städchef Prod.chef Stress Verksamhetsdialog from 2017 varje APT Årligen Mutor och jäv Privata fördelar, bil+ utrustning 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov Utförd 1 gång/år Städchef Prod chef Ekonomi Felaktig fakturering AME Uppdraget Maskinhaveri Tjänstemottagare Droger, alkohol Arbetsmiljö Fysisk 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av korrigering samt stickprov debitering kontra underlag Utfört, utökad tydlighet kring interna fakturor Säkra rutiner för regelbunden service Alla arbetshandledare fasta maskiner service genomförda av arbetsledare. 10 Fasta ruiner för drogfrihet Alkohollås på bilar och utandnings prov i mätare alkohol 8 Följa kris och katastrofplan Dialog med anställda och deltagare hot från kunder på ÅVC Inga kända i verksamheten olovliga körningar Genomgång av risk o katastrofplan inget avikade under året Några ggr/år alt. vid behov/ misstanke Månadsvid efter avslutad verksamhet Dagligen och Vid behov Städchef Städchef Enhetschef Enhetschef Prod.chef Prod chef Prod.chef Prod.chef 4 ggr per år Enhetschef Prod.chef Hot och våld Olycksfall på extern arbetsplats 8 Ny rutin införs En blankett tas fram Blankett framtagen inga olyckor Vid varje placering Enhetschef Prod.chef rappoterade Personal- Alla enheter Bisysslor Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal ok 1 gång per år Chef enl. Prod.chef 8 delegation Arbetsmiljö Riskanalys och handlingsplan Enhetschef ok 1 gång per år Chef enl. Prod.chef 8 delegation Personalkostnader Rimlighetsbedömning av kostnader för Enhetschef ok 1 gång/mån Chef enl. Prod.chef 8 resp. verksamhet. delegation Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista ok Månatlig Chef enl. Prod.chef delegation Personuppgiftslagen 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända Stickprov ok 1 ggr per år Chef enl. Prod.chef och tillgängliga. delegation Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad Stickprov ok 1 ggr per år PuL- Prod.chef och anmäld till PuL-ombud ambasadör Styrning- Riktlinjer Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant Komplett genomläsning av med avseende på kontorets organisation delegeringsordningen och befattningar Hela delegeringsordningen har sett över och kompletterats under året 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Dokumenthantering 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Styrdokument 8 Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan Komplett genomgång av gällande styrdokument ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef ok 1 ggr per år Ksekr Prod.chef K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Redovisning 3 uförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan TSN 2016

26

27 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2017/24 Internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner 2017 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2016 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena Personal, Delegering och Personuppgiftslagstiftning. För andra året i rad utgår riskanalysen för respektive verksamhet/enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att den inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 53 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2017 att jämföra med 40 föregående år. Ökningen är främst hänförligt till den nya organisationen vilket leder till att fler enheter genomfört riskanalysen. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Internkontrollplan TSN Riskanalys TSN 2017 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

28 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Tekniska enheten Uppdraget Dåligt akut underhåll 8 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Entreprenörsbrist 20 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Då, bokslut Teknisk chef Prod chef Tjänstemottagare Missnöjda kunder 9 Är kunderna/ kommunivånarna nöjda Enkät Bokslut Teknisk chef Prod chef Åtgärder dröjer Inforamtion och kommunikation 9 Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd Kontroll felanmälan Bokslut Teknisk chef Prod chef Information når inte ut 16 Enklare infomation finns enkalt att finna Kontroll hemsida Bokslut Teknisk chef Prod chef på hemsidan Personal Sårbarhet vid semester 20 Bemanning Samordna semester Maj Teknisk chef Prod chef Arbetsmiljö Psykisk Stress Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda 12 Sjukfrånvaro APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal 8 Kunskap finns om vägledning och riktliner för mutor och jäv Vartannat år varje APT Årligen Teknisk chef Prod.chef Ta upp på APT 1 gång/år Teknisk chef Prod chef Ekonomi Inte tillräckligt med monetära medel 9 Underhållsbrister Uppf. behov, brister Då, bokslut Teknisk chef Prod chef 1 K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Internkontrollplan 2017\Internkontrollplan TSN 2017

29 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Måltid Uppdraget Lagerhållning 15 Lagerhållning, Inventering aug och dec Driftchef Prod.chef Säker mat enl. Livsmedelslagen 15 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt 1 gång/år Driftchef Prod.chef miljökontorets kontroll Stöld/skadegörelse Stöld, kassa restaurang 15 Att rutin för kontanthantering följs Avstämning att rutin följs/fung. dec vid bokslut Driftchef Prod.chef Upphandling Avtal saknas 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Prod.chef Information och kommunikation Felaktig info, allergi 10 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av avviklelser Arbetsmiljö Fysisk Tunga lyft 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Ständig uppföljning Skyddsronder APT punkt Vartannat år varje APT Skyddsronder APT punkt Vartannat år varje APT Driftchef Driftchef Prod.chef Prod.chef Olycksfall på arbetet Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Psykisk 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt Vartannat år Måltidschef Prod.chef Stress Verksamhetsdialog varje APT Årligen Mutor och jäv Personalen har kännedom om 10 Kunskap finns om vägledning och Ta upp på APT 1 gång/år Driftchef Prod chef vägledning för anställda riktliner för mutor och jäv Ekonomi 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal Vid fakturering Driftchef Prod chef samt attest av kund av löpande Felaktig fakturering beställning Rätt lön till rätt person 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check Månatligen Driftchef Prod.chef 2 K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Internkontrollplan 2017\Internkontrollplan TSN 2017

30 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Fastighetsservice Uppdraget Avtal saknas med intern kund 12 Avtal skrives Genomgång av objekt 1 gång/år Driftchef Prod.chef Tjänstemottagare 8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Bokslut Driftchef Prod.chef Missnöjda kunder åtgärd dröjer 9 Kontrollera kundnöjdhet enkät bokslut Driftchef Prod.chef Upphandling Avtal saknas 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Prod.chef Personal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig sjukfrånvaro Arbetsmiljö Fysisk Olycksfall på arbetsplatsen 12 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Arbetsmiljö Psykisk 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Stress Mutor och jäv Personalen har kännedom om 8 Kunskap finns om vägledning och vägledning för anställda riktliner för mutor och jäv Samtal och rehabplaner Vid behov Driftchef Prod.chef Skyddsronder APT punkt Vartannat år varje APT Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal Vartannat år varje APT Årligen Driftchef Driftchef Prod.chef Prod.chef Ta upp på APT 1 gång/år Driftchef Prod chef Privata fördelar, bil+ utrustning 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov 1 gång/år Driftchef Prod chef Ekonomi 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal Vid fakturering Driftchef Prod chef samt attest av kund av löpande Felaktig fakturering beställning Rätt lön till rätt person 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check Månatligen Driftchef Prod.chef Städ Uppdraget 10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört 1 gång/år Driftchef Prod.chef Britfälligt utfört arbete egenkontrollprogram Avtal saknas med intern kund 12 Avtal skrives Genomgång av objekt 1 gång/år Driftchef Prod.chef Tjänstemottagare Missnöjda kunder 8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Bokslut Driftchef Prod.chef Upphandling Avtal saknas 12 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Prod.chef Personal Hög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig Samtal och rehabplaner Vid behov Driftchef Prod.chef sjukfrånvaro Arbetsmiljö Fysisk Olycksfall på arbetsplatsen 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering varje APT Skyddsronder APT punkt Vartannat år Driftchef Prod.chef Arbetsmiljö Psykisk 8 Skyddsronder, Tillbud och olycksfallsrapportering Skyddsronder APT punkt Vartannat år Driftchef Prod.chef Stress Verksamhetsdialog varje APT Årligen Medarbetarsamtal Mutor och jäv Personalen har kännedom om 9 Kunskap finns om vägledning och Ta upp på APT 1 gång/år Driftchef Prod chef vägledning för anställda riktlinjer för mutor och jäv Privata fördelar, bil+ utrustning 8 Återlämning av bil Loggbok, stickprov 1 gång/år Driftchef Prod chef Ekonomi 8 Debiteras rätt kund och belopp Kontroll av fasta fakturor mot avtal Vid fakturering Driftchef Prod chef samt attest av kund av löpande Felaktig fakturering beställning Rätt lön till rätt person 8 Är rätt lön utbetald Lönelistor check Månatligen Driftchef Prod.chef 3 K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Internkontrollplan 2017\Internkontrollplan TSN 2017

31 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till AME Uppdraget Tömmning av fraktioner Tjänstemottagare Gratis kunder på ÅVC Arbetsmiljö fysisk Hot och våld Arbetsmiljö psykiskt Mobbing Droger, alkohol Personal- Alla enheter Bisysslor 25 Säkra rutiner mellan entreprenör och verksamhet 20 Kunder icke boende i kommunen slänger sopor på ÅVC gemensam möten för att fastställe en säkerhetsrutin Fråga kunderna varifrån dom kommer varje månad Enhetschef Teknisk chef Dagligen Enhetschef Tekniska chef 8 Följa kris och katastrofplan Dialog med anställda och deltagare 4 ggr per år Enhetschef Prod.chef 9 Undvika mobbing på arbetsplatsen och i Tydligöra, åtgärda och följa upp vid behov Arbetsledare Enhetschef verksamheten problem 8 Personal och deltgare kan komma påverkade Utandningsprov görs Vid behov Arbetsledare Enhetschef till jobbet. Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bissyslor Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. 8 Arbetsmiljö 8 Rätt lön 8 Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person) Ärendehantering Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m Vid utvecklingssamtal 1 gång per år Chef enl. delegation Enhetschef 1 gång per år Chef enl. delegation Attest analyslista Månatlig Chef enl. delegation Komplett genomläsning av delegeringsordningen Prod.chef Prod.chef Prod.chef 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Övrigt Oegentligheter eller misskötsel i arbetet 8 Kontroll att dokumenten "Riktlinjer för att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet" och "SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumentet Personuppgiftslagen 8 Att förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud Komplett 1 ggr per år Chef enl. delegation Stickprov 1 ggr per år PuLambasadör Prod.chef Prod.chef 4 K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Internkontrollplan 2017\Internkontrollplan TSN 2017

32 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Tekniska enheten 1. Uppdraget Felaktig projektering Ingen underhållsplan finns Underhållsplanen följs inte Dåligt akut underhåll Entreprenörsbrist Tjänstemottagare Missnöjda kunder åtgärder dröjer Stöld/ Skadegörelse Skadegörelse på fastigheter Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Sårbart vid sjukdom, semester Arbetsmiljö Fysisk Arbetsmiljö Psykisk 0 Stress Mutor och jäv Personalen har ej kännedom om vägledning för anställda Mutor Ekonomi 0 Faktura följs inte upp Inte tillräckligt med monetära medel Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

33 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Måltid 1. Uppdraget Avd Beställer för mycket mat leverans rätt mängd mat Säker mat, enligt Livsmedelslagen Lagerhållning Konkurrenskraftiga (Tjänstemottagare) Internkunder Missnöjda kunder Avtal saknas med intern kund Stöld/ Skadegörelse Stöld, kassa restaurang Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information, allergi Information når inte ut, personal och kund Personal hög sjukfrånvaro Olovlig frånvaro Arbetsmiljö Fysisk Tunga lyft olycksfall på arbetsplats Arbetsmiljö Psykisk Stress mobbing Mutor och jäv 0 Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, mat Ekonomi 0 Felaktig fakturering Rätt lön till rätt person Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

34 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Städ 1. Uppdraget Felaktigt material/utförande beställs Lagerhållning Britfälligt utfört arbete Konkurrenskraftiga Avtal saknas med intern kund (Tjänstemottagare) Internkunder Missnöjda kunder åtgärder dröjer Stöld/ Skadegörelse Stöld Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Hög Frånvaro Olovlig frånvaro Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld olycksfall på arbetsplats Arbetsmiljö Psykisk Stress mobbing Mutor och jäv 0 Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, bil+utrustning Ekonomi 0 Felaktig fakturering rätt lön till rätt person Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

35 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Fastighetsservice 1. Uppdraget Felaktigt material/utförande beställs Lagerhållning Britfälligt utfört arbete Konkurrenskraftiga Avtal saknas med intern kund (Tjänstemottagare) Internkunder Missnöjda kunder åtgärder dröjer Stöld/ Skadegörelse Stöld Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Hög Frånvaro Olovlig frånvaro Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld olycksfall på arbetsplats Arbetsmiljö Psykisk Stress mobbing Mutor och jäv 0 Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda Privata fördelar, bil+utrustning Ekonomi 0 Felaktig fakturering rätt lön till rätt person Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

36 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) AME 1. Uppdraget Ej utförda arbeten Följa tidsplaner Maskinhaveri Tömning av fraktioner Felsortering Genomförandeplan LSS Otydliga uppdrag Felaktig kartläggning (Tjänstemottagare) Gratiskunder ej boende i kommun Sekretess Droger, alkohol Slussas inte vidare Stöld/ Skadegörelse Stöld, personal, kunder,deltagare Inbrott Stöld av sekretessuppgifter Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal/anställda deltagare Olovlig frånvaro Kompetensbrist Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld Rånrisk plus bankning olyksfall på extern arbetsplats Brand Arbetsmiljö Psykisk Mobbing Utmattning Mutor och jäv 0 Personalen har ej kännedom om vägledning för anställda Mutor Tanka privat Handla privat på kommunkonto Ekonomi Felaktig betalning Hantering kontanta medel Statsbidrag kommer inte in Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

37 Risk Sannolik het (1-5) 5=mycke t hög 1=mycke t låg Konsekv ens (1-5) 5=mycke t hög 1=mycke t låg Riskvärd e (sannolik het x konsekv ens) AME 1. Uppdraget Ej utförda arbeten Följa tidsplaner Maskinhaveri Tömning av fraktioner Felsortering Genomförandeplan LSS Otydliga uppdrag Felaktig kartläggning (Tjänstemottagare) Gratiskunder ej boende i kommun Sekretess Droger, alkohol Slussas inte vidare Stöld/ Skadegörelse Stöld, personal, kunder,deltagare Inbrott Stöld av sekretessuppgifter Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal/anställda deltagare Olovlig frånvaro Kompetensbrist Arbetsmiljö Fysisk Hot och våld Rånrisk plus bankning olyksfall på extern arbetsplats Brand Arbetsmiljö Psykisk Mobbing Utmattning 2 3 6

38 9. Mutor och jäv Personalen har kännedom om vägledning för anställda Mutor Tanka privat Handla privat på kommunkonto Ekonomi Felaktig betalning Hantering kontanta medel Statsbidrag kommer inte in 1 5 5

39

40 Tekniska enheten Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer 2017/26 Avgift för upplåtelse av allmän platsmark Förslag till beslut Teknik- och servicenämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige antar de nya avgifterna för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun. 2. De nya avgifterna gäller från 1 maj Ärendet Då avgifter för upplåtelse av offentlig plats inte förändrats sedan 2004 är det hög tid för revidering och anpassning till dagens marknad. Förslaget innebär några höjningar och förtydliganden. Som tidigare när Trosa kommun, tekniska enheten, är beställare (drift, investering, exploatering) kommer entreprenör inte debiteras för upplåtelse av mark. Under ärendets beredning har stadsarkitekt, mark- och exploateringschef, näringslivschef samt turistchef fått möjlighet att lämna synpunkter. Cecilia Högberg Produktionschef Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör Bilagor Förslag till avgifter för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun Beslut till Kommunfullmäktige Författningssamlingen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

41 Avgifter för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun Antagen av: Dokumentkategori: Dokumenttyp: Kommunfullmäktige 2017-xx-xx, xx

42 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden Avgifter för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun Datum Diarienummer 2017/26 Avgifter för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun Gäller från Försäljningsändamål Ny taxa Tidigare taxa Torghandel, fast årsplats 7 500: :- Torghandel, säsongsplats maj-sep 5 000: :- (3 måndar) Torghandel, månadsplats 3 000: :- Torghandel, dagplats 250:- 240:- Torghandel, månadsplats matservering inkl el 3 500:- - Torghandel, månadsplats inkl el och vatten 3 500:- - Torghandel, dagplats inkl el och vatten 350:- - Lottstånd, ideella föreningar 0:- 0:- Loppmarknad, ideella föreningar 0:- - Loppmarknad, övriga 250:- - Trottoar- och parkservering, tillstånd kan endast tillstyrkas 15 april-1 oktober Dekoration utanför butik, t.ex. blomma, lykta eller dylikt. I direkt anslutning till fasad, max 0,5 m 2 100:-/m 2 /månad 250:-/år - 80:-/m 2 /månad Skyltvaror utanför butik, i direkt anslutning till 1 500:-/år 1 200:- fasad, max 1,0 m 2 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

43 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden Avgifter för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun Sida 2(4) Tillfällig reklam och information Ny taxa Tidigare taxa Gatupratare, endast i direkt anslutning till fasad Max 1 st/verksamhet 2 500:-/år - Evenemangsinformation vid större evenemang, idrottstävlingar, mässor, cirkus, auktioner. Tillstånd kan endast tillstyrkas under max 1 vecka. Evenemangsinformation får placeras på max 15 ställen inom Trosa kommun. Karta på placering ska bifogas ansökan. Övriga reklamskyltar, varumärkesskyltar och hänvisningsskyltar såsom vippställ, banderoller, flaggor och vimplar ska tillstånd sökas hos bygglovsenheten. Markupplåtelse medges ej :-/tillfälle 0:-/tillfälle (ideella föreningar) 1 000:-/tillfälle 0:-/tillfälle (ideella föreningar Evenemang Ny taxa Tidigare taxa Konsert, tält för evenemang, servering 3 500:-/dygn 2 500:-/dag 1 000:-/dygn (etablering) Cirkus, tivoli, marknad, tävling >3 000 m :-/dygn 3 000:-/dag 1 000:- /dygn (etablering) 1 750:- vattenförbrukning inkl. in- och urkoppling vid cirkusplatsen. Marknad m : :-/dag Marknad <1 000 m :- - Mötestält max 3*3 m, valbodar, informationsbord 250:-/dygn - Evenemang ideella föreningar 0:- -

44 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden Avgifter för upplåtelse av allmän platsmark inom Trosa kommun Sida 3(4) Byggnation, etablering, upplag Ny taxa Tidigare taxa Manskapsbodar, etablering och upplag Tillstånd kan krävas från bygglovsenheten Mobilkran, skylift, byggnadsställning Hänvisningsskyltar, byggnation Tillstånd kan krävas från bygglovsenheten 150:-/dygn, kvm 200:-/dygn, kvm 250:-/dygn, minst 500: - 100:-/st/månad, minst 500: /dygn - - Container gatumark Container övrig plats 550:-/dygn 3 000:-/månad 500:-/dygn 1 500:-/månad 500:-/dygn 2 000:-/månad 300:-/dygn 1 000:-/månad Övrigt Om avgift enligt ovan inte är tillämpar ska avgiften beräknas enligt grunderna ovan efter bedömande i varje enskilt fall.

45

46 Tekniska enheten Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer 2017/27 Höjning av felparkeringsavgift inom Trosa kommun Förslag till beslut Teknik- och servicenämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige höjer felparkeringsavgiften vid överträdelse enligt trafikförordningen (1998:1276) 3 kap. 54, på plats avsedd för parkering med tillstånd för rörelsehindrar från 500 kr till 800 kr. 2. Kommunfullmäktige höjer felparkeringsavgiften vid överträdelse enligt trafikförordningen (1998:1276) 3 kap. 47, 48, 53, 54, 10 kap. 1 från 300 kr till 800 kr. 3. Kommunfullmäktige höjer felparkeringsavgiften vid överträdelse enligt trafikförordningen (1998:1276) 3 kap. 48, 49, 49a, 52, 54, 55, 8 kap. 1, 10 kap 1 från 300 kr till 500 kr. 4. De nya avgifterna gäller från 1 maj Ärendet Felparkeringsavgiften på 300 kr har inte höjts sedan den infördes 2004 (Dnr 2002/00471) förutom vid överträdelse på plats avsedd för rörelsehindrad 500 kr (KS 2012/37). Primärt i syfte att minska problem med otillåten parkering inom Trosa kommun föreslås en höjning av felparkeringsavgiften vid allvarlig överträdelse från 300 kr till 800 kr och vid mindre allvarlig överträdelse från 300 kr till 500 kr. Felparkeringsavgiften på plats för rörelsehindrad föreslås en höjning från 500 kr till 800 kr. I de ökade omkostnaderna ryms även hanteringen av övergivna fordonsvrak inom Trosa kommun. Höjningen bedöms skälig i förhållande till avgiftsnivåer i andra kommuner samt i relation till kommunens kostnader för övervakningen. Cecilia Högberg Produktionschef Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör Bilaga Förslag till felparkeringsavgift inom Trosa kommun Beslut till Kommunfullmäktige Författningssamlingen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

47 Felparkeringsavgift inom Trosa kommun Antagen av: Dokumentkategori: Dokumenttyp: Kommunfullmäktige 2017-xx-xx, xx

48 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden Felparkeringsavgift inom Trosa kommun Datum Diarienummer 2017/27 Felparkeringsavgift inom Trosa kommun Med stöd av trafikförordningen (1998:1276), lagen om felparkeringsavgift (1976:206) och förordningen om felparkeringsavgift (1976:1128) fastställer kommunfullmäktige följande felparkeringsavgifter att gälla i Trosa kommun. Beskrivning Lagrum trafikförordningen Avgift Fara/hinder 3 kap 47 1 p 800 kr Järnvägskorsning 3 kap 47 3 p 800 kr Skymmer märken 3 kap 47 3 p 800 kr Gång- och cykelbana 3 kap 48 2 st 800 kr På eller inom 10 meter före övergångsställe eller 3 kap 53 1 st kr cykelöverfart I vägkorsning eller inom 10 meter från korsande 3 kap 53 1 st kr körbana På eller inom ett avstånd av 10 meter före en 3 kap 53 1 st kr korsande cykelbana eller gångbana På eller i närheten av backkrön eller kurva 3 kap 53 1 st kr Längs en heldragen linje 3 kap 53 1 st kr I ett cykelfält 3 kap 53 1 st kr I ett spärrområde 3 kap 53 1 st kr I kollektivkörfält 3 kap 53 1 st kr På hållplats 3 kap 54 1 st 800 kr På en ändamålsplats, exv. lastplats, på- och 3 kap 54 2 st 800 kr avstigningsplats På plats reserverad för rörelsehindrade 3 kap 54 3 st 800 kr Lokal trafikföreskrift om stannaförbud 10 kap kr Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

49 TROSA KOMMUN Teknik- och servicenämnden Felparkeringsavgift inom Trosa kommun Sida 2(3) Terräng inom tättbebyggt område 3 kap 48 1 st 500 kr Hindrar tillträde till andra fordon 3 kap 49 1 p 500 kr Utanför markering 3 kap 49 2 p 500 kr Parkerat längre tid än tillåten tid, 24 timmar 3 kap 49a 1 st 500 kr Villkor vid parkeringsskiva eller motsvarande 3 kap 49a 2 st 3p 500 kr Mot färdriktningen 3 kap kr På plats reserverad för fordonsslag 3 kap 54 3 st 500 kr Inom 30 meter från en plankorsning 3 kap 55 1 st kr Framför infart 3 kap 55 1 st kr På huvudled 3 kap 55 1 st kr Bredvid annat fordon 3 kap 55 1 st kr På en mötesplats 3 kap 55 1 st kr Gågata, gångfartsområde 8 kap 1 1 st 2 p 500 kr Lokal trafikföreskrift, parkeringsförbud 10 kap kr Enligt antecknad överträdelse 500 kr

50

51 Tekniska enheten Christoffer Eriksson Gata- och parkingenjör Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2017/28 Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun Förslag till beslut 1. Trosa kommun föreskriver följande med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 16 och 3 första stycket trafikförordningen (1998:1276). På Borgargatans norra sida mellan Viktoriagatan och Västra långgatan får fordon inte parkeras. Förbudet ger inte rätt att stanna där det är förbjudet att stanna eller parkera enligt trafikförordningen (1998:1276). Denna författning träder i kraft den 1 april Trosa kommun föreskriver följande med stöd av 10 kap. 1 andra stycket 12 och 3 första stycket trafikförordningen (1998:1276). Förare av fordon på Vagnhärads Torg har väjningsplikt mot fordon på Gnestavägen och Centrumvägen. Denna författning träder i kraft den 1 april 2017 då Trosa kommuns föreskrifter ( :43) om stopplikt på Vagnhärads torg ska upphöra att gälla. Ärendet 1. Under vintern har Tekniska enheten uppmärksammat att parkering utmed Borgargatan ökat. Vid två platsbesök har det konstaterats att uppställning på norra sidan försvårar utfart för boende samt framkomligheten för renhållningsfordon. Parkeringsmöjligheter finns i närheten utmed Viktoriagatan som inte används till fullo. Polisen har inget att erinra mot föreskriften. 2. Det har under Trafikråd framkommit att stopplikten vid utfart från Vagnhärads torg inte efterlevs. För att få ett bättre trafikflöde ut från Vagnhärads torg föreslås istället väjningsplikt. Polisen har inget att erinra mot förändringen utan delar synen att ett bättre trafikflöde erhålls. Cecilia Högberg Produktionschef Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

52

53 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2017/29 Yttrande över revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden antar kontorets yttrande som sitt eget svar på revisionsrapporten. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat upphandlingsverksamheten i kommunen. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i Trosa kommuns upphandling, samt att bedöma om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de upphandlingar som genomförs. Mot bakgrund av det som framkommit i granskning ger EY ett antal rekommendationer. Kontoret och nämnden har via tillsättningen av en upphandlare påbörjat utvecklingsarbetet avseende upphandlingsverksamheten och tar till sig rekommendationerna inför fortsatt utveckling. Ärendet Sammantaget bedömer EY att kontroll och uppföljning bör stärkas för att tillse en tillräcklig intern kontroll rörande upphandling och inköp. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges följande rekommendationer från EY och svar från kontoret: Tillse en komplett dokumentation av kommunens samlade upphandlingar och inköp, för att möjliggöra systematisk uppföljning och kontroll, t.ex. av hur stor del av kommunens inköp som sker utan upphandling. Svar: Instruktioner och rutiner för enhetlig dokumentation av framförallt underlag vid direktupphandlingar förbättras och ses över under Kontoret ser för närvarande över systemstöd för upphandlingsverksamheten. Rörande synpunkter för kontroll av andel av kommunens inköp som sker utan upphandling måste frågan utredas gemensamt med ekonomiavdelningen och kommunledningskontoret. För att komma till rätta med detta behövs sannolikt utveckling av system för ekonomiuppföljning. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

54 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Teknik- och servicenämnden Säkerställ en systematisk avtalsuppföljning, i enlighet med upphandlings- och inköpspolicy. Svar: Enligt policyn är varje upphandlande förvaltning/enhet skyldig att systematisk följa upp och utvärdera genomförda upphandlingar. KFTS kontoret kommer via kommunledningsgruppen initiera en kommungemensam projektgrupp som får i uppdrag att komma med förslag för att utveckla och underlätta detta arbete. Rikta avtalskalenderns påminnelser till funktionsbrevlåda, för att säkerställa kontinuitet i händelse av personalomsättning. Svar: Påbörjat Säkerställ att samtliga avtal som ska finnas i avtalskalendern, finns i avtalskalendern, i enlighet med beslutad dokumenthanteringsplan. Svar: Kontoret inleder en översyn av dokumenthanteringsplanen för att initialt säkerställa en relevant hantering av avtal, dokumentation etc. Säkerställ att direktupphandlingar dokumenteras i enlighet med kommunens upphandlings- och inköpspolicy. Svar: En systematiserad utbildningsplan tas fram Vidareutveckla stödet till kontoren, bland annat avseende inköps- och upphandlingskompetens samt dokumentation av upphandlingar. Svar: En systematiserad utbildningsplan tas fram. Därutöver vidareutvecklas information och stöd via intranätet. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet Beslut till Revisionen

55