Plats och tid: Trosa kommunhus, kl Ann-Sofie Nyström (M) Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD) Solweig Jansson (S) Kjell G Johansson (S)

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid: Trosa kommunhus, kl ande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M) Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S) Yvonne Larsson (MP) Inte tjänstgörande ersättare: Ann-Sofie Nyström (M) Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD) Solweig Jansson (S) Kjell G Johansson (S) Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef Kerstin Tibbling tillträdande produktionschef Klas Jättner, kulturskolechef Anneli Bradley, fritidsgårdschef Malin Lundin, bibliotekschef Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset Underskrifter: Nadja Furuberget Skog, sekreterare Paragrafer Lena Isoz, ordförande Tommy Setzman (S), justerande Anslag/bevis Organ: Kultur- och fritidsnämnden Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Nadja Furuberget Skog

2 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(11) Innehållsförteckning 17 Godkännande av dagordningen 18 Ny kulturskolechef Klas Jättner presenterar sig 19 Bokslut 2017 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/19 20 Utförd internkontrollplan 2017 KFN 2017/6 21 Internkontrollplan 2018 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/20 22 Lotterikontrollant KFN 2018/22 23 Återkoppling revisionen 24 Anmälan delegationsbeslut KFN 2018/1 25 Övriga anmälningsärenden KFN 2018/2

3 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(11) 17 Godkännande av dagordningen Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen

4 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(11) 18 Ny kulturskolechef Klas Jättner presenterar sig Klas Jättner presenterar sig för nämnden. Klas är jazzmusiker, utbildad gitarrist vid musikhögskolan i Stockholm. Klas kommer närmast från Saltsjöbadens musikskola där han varit verksamhetschef 5 år.

5 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(11) 19 KFN 2018/19 Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader vilket ger ett planerat överskott om ca tkr. Under året har skolgården på Hedeby/Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr. Verksamheterna går med undantag för samlingslokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus med mindre överskott och har sammantaget en ekonomi i balans. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, vi har startat öppen kulturskola - en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan, inom projektet Entré utan trösklar arrangerades bl a träffar för nyanlända, musik- och författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus, fritidsgårdsverksamheten genomförde extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren, vi har anpassat fritidsgårdarnas verksamhet, öppettider och bemanning för att bättre möta och finnas för och där våra ungdomar är, vi har utvärderat bidragsreglerna och med utgångspunkt i resultat anpassat och utvecklat bidrag och regler, vi har utvecklat och följt upp våra tjänstekoncessioner enligt beslutad uppföljningsmodell. Kommunens tillväxt gör att vi framgent ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Bokslut 2017 för kultur- och fritidsnämnden

6 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(11) 20 KFN 2017/6 Utförd internkontroll 2017 Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2017 års utförda internkontroll. Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden Kontroll av 16 rutiner/ moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontrollplan KFN s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2017

7 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(11) 21 KFN 2018/20 Internkontrollplan 2018 för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2018 års internkontrollplan Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2017 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 26 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2017 att jämföra med 16 föregående år. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Internkontrollplan KFN 2018 Riskanalys KFN 2018

8 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(11) 22 KFN 2018/22 Lotterikontrollant Kultur- och fritidsnämnden utser Carl-Gustaf Lidbaum (L) till lotterikontrollant för Trosa kommun Ideella föreningar kan ansöka om tillstånd för att arrangera lotterier. Tillståndet utfärdas av kommunen, som även har i uppdrag att kontrollera lotteriet. Uppdraget som lotterikontrollant är en arvoderad tjänst inom Trosa kommun. Fram till och med 2017 har uppdraget innehafts av Cecilia Eriksson (privatperson), som dock aviserat under 2017 att hon kommer att avsäga sig uppdraget. I många kommuner är det vanligt att lotteritillstånd utfärdas av en tjänsteperson, och att uppdraget som lotterikontrollant innehas av en privatperson eller politiker. Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M): Kultur- och fritidsnämnden utse Carl-Gustaf Lidbaum (L) till lotterikontrollant för Trosa kommun sgång Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt Lena Isoz förslag. s beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros,

9 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(11) 23 Återkoppling revisionen Kultur- och fritidsnämnden har bett om återkoppling från den årliga nämndsdialogen som hölls i december Svar från revision: Revisionen uppskattar att nämnden inför de årliga nämndsdialogerna kommer med väl förberedda svar på de frågeställningar som revisionen önskar erhålla information kring. Dock fattades inga protokollförda beslut med anledning av nämndens redovisningar vid senaste mötet.

10 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(11) 24 KFN 2018/1 Anmälan delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut 2.2 Tillsatt vikare för sjukskriven personal fram till Stänger på Ungdomens Hus på lördagar och öppnar upp på IRL då behovet varit större där, ungdomar önskat detta 4.5 Går tillbaka till ordinarie öppettider på Ungdomens Hus från och med v.9, dvs öppnar upp lördagar igen 4.4 om utökade öppettider (totalt 4 h/vecka) på biblioteken på prov, Anställning av barn- och ungdomsbibliotekarie 100 %, provanställning om att hålla biblioteken stängda vecka p.g.a. byte av datasystem. 2.2 Minskning av bibliotekarietjänst från 100 % till 75 % fr.o.m om att behålla bibliotekens utökade öppettider under Visstidsanställning av biblioteksassistent 100 %, Tillsvidareanställning av tidigare provanställd barn- och ungdomsbibliotekarie, 100 %, fr.o.m Datum för beslut Delegat, titel Anneli Bradley Fritidsgårdschef Anneli Bradley Fritidsgårdschef Anneli Bradley Fritidsgårdschef Johan Eklind Johan Eklind Johan Eklind Johan Eklind Malin Lundin Malin Lundin Malin Lundin

11 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(11) 25 KFN 2018/2 Övriga anmälningsärenden Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna. Kommunchef om anställning av produktionschef kultur-, fritid-, teknik-, och service om anställning av biträdande produktionschef kultur-, fritid-, teknik-, och service s beredning Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog,