Trosa kommunhus, kl , kl

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid: Ajournering: Beslutande ledamöter: Inte tjänstgörande ersättare: Trosa kommunhus, kl , kl Lena Isoz (M) ordförande Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M) Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S) Solweig Jansson (S) Ulf Hagstedt (M) Eva Skansgård (M) Björn Jaconelli (KD) 29, Per Carleson (V) Kjell G Johansson (S) Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef Johan Eklind, kulturchef Petter Björkman, fritidschef Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset Underskrifter: Nadja Furuberget Skog, sekreterare Paragrafer Lena Isoz, ordförande Tommy Setzman, justerande Anslag/bevis Organ: Kultur- och fritidsnämnden Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Nadja Furuberget Skog, sekreterare

2 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(18) Innehållsförteckning 29 Godkännande av dagordningen 30 Trosa kvarn KFN 2016/62 31 Tjänstekoncession, Trosa camping KFN 2016/61 32 Kulturpris 2016 KFN 2016/64 33 Idrottspris 2016 KFN 2016/53 34 Kulturfnatt KFN 2016/66 35 Folkets hus KFN 2016/60 36 Uppföljningsmodell- Tjänstekoncessioner KFN 2016/59 37 Uppföljning utvecklingsbidrag 2016 KFN 2015/74 38 Information från produktionschef Cecilia Högberg 39 Anmälan delegationsbeslut KFN 2016/1 40 Övriga anmälningsärenden KFN 2016/2

3 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(18) 29 Godkännande av dagordningen Beslut att godkänna dagordningen

4 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(18) 30 KFN 2016/62 Trosa kvarn Beslut att ge kontoret i uppdrag att gå vidare med alternativ 6, det vill säga att behålla Kvarnen med kommunen som huvudsaklig hyresgäst att ge kontoret i uppdrag att kontakta intressenterna för att undersöka om de vill inleda ett samarbete som innebär att de vid enskilda och fristående tillfällen engageras i lokalen att ge kontoret i uppdrag att konkretisera uppdraget ytterligare till nämnden i september att ge kontoret i uppdrag att arbeta in Trosa kvarn i internbudgeten för 2017 Ärendet Trosa kommun har på flera sätt försökt förverkliga Trosa Kvarn som ett kulturens hus i linje med donatorns vilja. Nuvarande hyreskontrakt med fastighetsägaren var den framkomliga väg som fanns för att få till en upprustning och ett omhändertagande av Trosa Kvarn. Trosa kommun står nu i ett nytt vägskäl rörande möjligheterna att ytterligare utveckla Trosa Kvarn till ett kulturens hus. Det finns många bra idéer, intressanta hyresgäster och möjliga samarbetspartners bland inkomna intresseanmälningar. Juridiska, ekonomiska och rådighets utmaningar gör att kontoret förordar att kommunen blir huvudsaklig hyresgäst. Kontoret föreslås även få i uppdrag att kontakta intressenterna för att tacka för visat intresse och för undersöka om de vill inleda ett samarbete som innebär att de vid enskilda och fristående tillfällen engageras i lokalen, t.ex. för att arrangera en barnteater eller en matmarknadshelg. Kommunens direkta merkostnad för att driva verksamheten i egen regi jämfört nuläget är marginella. Kostnaden för att driva café som en daglig verksamhet kan inrymmas inom ersättning från myndigheten. forts.

5 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(18) forts. 30 Jäv På grund av jäv deltar inte Björn Jaconelli (M) i handläggningen i detta ärende. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, PM från Cecilia Högberg,

6 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(18) 31 KFN 2016/61 Tjänstekoncession, Trosa camping Beslut att tilldela anbudsgivare nr 1, Trosa havsbad AB tjänstekoncessionen Trosa camping med havsbad att uppdra till produktionschefen att teckna erforderliga avtal Ärendet Kultur- och fritidsnämnden beslutade under 2014 att upphandla Trosa gästhamn, Kråmö och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner då avtalen för respektive område gick ut. Förvaltningen har sedan dess tecknat avtal avseende Trosa gästhamn och Kråmö. Nyttjanderättsavtalet för Trosa camping med havsbad går ut sista december Nämnden godkände i februari förfrågningsunderlag/ansökningshandling samt avtalsgrund för Trosa camping med havsbad och dessa har därefter annonserats under perioden 15 mars 2016 fram till den 15 maj Nämnden har presenterats de anonymiserade ansökningarna och baserat på uppfyllda krav, presenterade verksamhetsidéer och investeringsåtaganden i enighet valt att tilldela nr 1, Trosa havsbad AB tjänstekoncessionen Trosa camping med havsbad. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Sammanställning av inkomna förslag, från produktionschef Cecilia Högberg. Ajournering Mötet ajourneras från kl till efter att förvaltningen presenterat sin sammanställning av inkomna förslag. Kopia till Kultur- och fritidskontoret Trosa havsbad AB

7 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(18) 32 KFN 2016/64 Kulturpris 2016 att utse Jim Axén till årets kulturpristagare. att priset delas ut och pristagaren offentliggörs i samband Trosa Stadslopp 2016 Ärendet Trosa kommun delar årligen ut ett Kultur- och idrottspris. Prissumman för respektive pris utgörs av kr och priset kommer i år att delas ut i samband med Trosa stadslopp. Juryn består av kultur- och fritidsnämndens ordinarie ledamöter samt kultur- och fritidskonsulenterna. Kultur- och fritidsnämnden fattar slutligt beslut om pristagare. Beslutet kan ej överklagas. Kultur- och Idrottspriserna kan inte sökas, enbart nomineras av tredje person. Förslag på kandidater skickas skriftligen Trosa kommun. Ett antal kriterier finns fastställda för priserna. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Nomineringar till kulturpriset Kopia till Kulturkonsulenten

8 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(18) 33 KFN 2016/63 Idrottspris 2016 att inte dela ut något idrottspris 2016 då inga nomineringar inkom som uppfyller de kriterier som nämnden har uppsatt för pristagare Ärendet Trosa kommun delar årligen ut ett Kultur- och idrottspris. Prissumman för respektive pris utgörs av kr och priset kommer i år att delas ut i samband med Trosa loppet. Juryn består av kultur- och fritidsnämndens ordinarie ledamöter samt kultur- och fritidskonsulenterna. Kultur- och fritidsnämnden fattar slutligt beslut om pristagare. Beslutet kan ej överklagas. Kultur- och Idrottspriserna kan inte sökas, enbart nomineras av tredje person. Förslag på kandidater skickas skriftligen Trosa kommun. Ett antal kriterier finns fastställda för priserna. I år inkom inga nomineringar som uppfyllde de kriterier som nämnden har uppsatt för pristagare. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Kopia till Kultur- och fritidskontoret

9 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(18) 34 KFN 2016/66 Kulturfnatt att godkänna informationen om att årets Kulturfnatt ställs in på grund av bristande intresse att uppdra kultur- och fritidskontoret att hösten 2016 tillsammans med föreningarna undersöka vilket intresse som finns för framtida Kulturfnatt eller annan kulturell aktivitet och vad som är syfte, målgrupp och förväntningar. Ärendet Den 31 mars 2016 genomfördes ett startmöte för att inleda arbetet med Kulturfnatt representanter från olika föreningar deltog. En arbetsgrupp om sex deltagare utsågs. Ett antal föreningar meddelade tidigt att de av olika skäl inte skulle kunna delta i Kulturfnatt Ett nytt möte skulle genomföras den 12 maj men då det helt saknades anmälda ställdes mötet in. Den 19 maj väcktes mailledes frågan om kommunens engagemang i Kulturfnatt och att det fanns en bild av att kommunen lagt ned Kulturfnatt. Då detta var ett missförstånd skickade kommunen ut en ny inbjudan till alla föreningar som ville delta i Kulturfnatt. Till mötet som genomfördes den 7 juni kom, utöver kommunens tre representanter, två föreningsrepresentanter. Slutsatsen på mötet var att Kulturfnatt inte kommer att kunna genomföras Samtliga kom fram till att det finns skäl att under hösten bjuda in till ett nytt möte och diskutera vilket intresse som finns för framtida Kulturfnatt och vad som är syfte, målgrupp, förväntningar etc. Yrkande Lena Isoz (M) yrkar på bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg i andra att satsen: att uppdra kultur- och fritidskontoret att hösten 2016 tillsammans med föreningarna undersöka vilket intresse som finns för framtida Kulturfnatt eller annan kulturell aktivitet och vad som är syfte, målgrupp och förväntningar. forts.

10 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(18) forts. 34 Beslutsordning Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) yrkande. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt yrkandet. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Kopia till Kulturkonsulenten

11 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(18) 35 KFN 2016/60 Köp av Karlsborg 65, 66 samt försäljning av Utsikten 5, mm. Beslut föreslå kommunfullmäktige besluta att köpa Karlsborg 65 och 66 (Folkets Hus) i Trosa för 1,6 mkr. att avsätta investeringsmedel om 1 mkr år 2016 och 2,5 mkr år 2017 och 2,5 mkr 2018 för att åtgärda eftersatt underhåll. att i samband med reviderad budget 2017 utöka Kultur- och fritidsnämndens budget med 200 tkr för att göra interna kommunala bokningar kostnadsfria. att finansiera ovan genom att i reviderad budget 2017 omfördela medel från kommunfullmäktige och nämnderna. föreslå Kommunstyrelsen besluta att uppdra åt mark- och exploateringschefen att sälja Utsikten 5 (Societetshuset). Ärendet Trosa Folketshusföreningen har kontaktat kommunen med en önskan om att kommunen köper föreningens fastighet Karlsborg 65 och 66. Parterna vill genom föreslagen fastighetsreglering fortsatt skapa möjlighet för föreningar, organisationer och enskilda att hyra lokalerna för evenemang av skilda slag. Förhandling mellan parterna har gett liggande förslag. Teknik- och service nämnden är via kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret ansvariga för skötsel och underhåll av kommunens lokaler. Kontoret har via Kulturoch fritidsnämnden även ansvar för upplåtelser av samlings-/ förening och idrottslokaler. En av samlingslokalerna som hyrs ut är Societetshuset (Utsikten 5). Samtidigt har kontoret under en längre tid begränsat åtgärderna på fastighet till felavhjälpande underhåll. Det främsta skälet har varit att invänta beslut om vad fastigheten skall användas till på längre sikt. I det fall Folkets hus lokalen köps in bedöms behovet av Societetshuset som samlingslokal med fördel kunna omdirigeras till Folkets hus, varför en försäljning av fastigheten Utsikten 5 nu föreslås. forts.

12 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(18) forts. 35 Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg och kommunchef Johan Sandlund Köpekontrakt Karlsborg 65 och 66 Utkast hyresavtal Utkast bilaga 3 (reglering hyresavtal) Kopia till Kommunstyrelsen

13 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(18) 36 KFN 2016/59 Uppföljningsmodell- Tjänstekoncessioner att anta uppföljningsmodellen för Tjänstekoncessioner. Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. En tjänstekoncession är en sorts upphandling men vi köper inte en tjänst eller en vara. Det upphandlas att någon skall utföra en tjänst åt kommunen som de får betala för men de får också chansen att tjäna pengar på att genomföra tjänsten. Entreprenören ska stå för riskerna och ges möjligheten tjäna pengarna. I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. Alla som lämnar anbud ska godkänna att de är beredda att betala det vi begär att de ska betala. Entreprenören måste uppfylla ett antal skallkrav och därefter sker utvärderingen med avseende på erfarenhet, förmåga och vilka idéer och förslag som presenteras för den verksamhet som kommer att bedrivas i anläggningen. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Efterföljande år kan parterna, om man är överens om det, minska ner antalet uppföljningsmöten, men minst en ggr/kvartal skall dessa hållas. Vid uppföljningsmötena fångas löpande aktuella frågeställningar och utmaningar. Uppföljningsmötena kompletteras här med framtagen uppföljningsmodell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. För att säkerställa att detta sker systematiskt samt att resultatet av uppföljningarna rapporteras till nämnden har kontoret tagit fram en uppföljningsmodell. forts.

14 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(18) forts. 36 Bakgrund Kultur- och fritidsnämndens beslutade , 21 att återremittera ärendet till förvaltningen för att förtydliga den löpande uppföljningen. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg Uppföljningsmodell tjänstekoncessioner

15 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 15(18) 37 KFN 2015/74 Uppföljning utvecklingsbidrag 2016 att godkänna informationen om utvecklingsbidrag för projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet. Ärendet På kultur- och fritidnämndens sammanträde den 3 december 2015 antogs syften för utvecklingsbidraget Med anledning av att utvecklingsbidraget för 2016 ska kunna ges till föreningar med projekt som arbetar med att främja integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet, uppdrogs förvaltningen att följa upp beviljade utvecklingsbidrag och rapportera till nämnden i juni Totalt tre utvecklingsbidrag har beviljats hitintills och två av dessa kan sägas vara projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet. - Trosa Taekwondoförening: Alla ungdomar på Tomtaklintskolan får ta del av koreansk kultur och språk i samband med taekwondoträning. Detta sker under en vecka på idrottslektionerna. - Trosa Frisksportklubb: Sommarverksamhet med cirkusskola under en vecka. Ofta når föreningen barn som inte är föreningsaktiva och barn med särskilda behov. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg,

16 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 16(18) 38 Information från produktionschef Cecilia Högberg Cecilia Högberg informerar nämnden om att kultur- och fritidskontoret har ansökt och fått beviljat en summa om kronor från myndigheten för ungdoms och civilsamhällsfrågor Pengarna ska användas för sommarlovsaktiviteter utöver det vanliga. Föreningar kan söka dessa pengar från kommunen för att utföra sommarlovsaktiviteter.

17 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 17(18) 39 KFN 2016/1 Delegationsbeslut Beslut att lägga delegationsbesluten till handlingarna. Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 4.2 Trosa Vagnhärads Kampförening, Ledarutbildningsbidrag 8873 kr 2.2 Ändring av bibliotekarietjänst från 50% bibliotekarie + 25% skolbibliotekssamordnare till 90% bibliotekarie 2.2 Entledigande av biblioteksassistent 4.5 Borttagning av tidningsläsaröppettid Petter Björkman Johan Eklind Johan Eklind Johan Eklind

18 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 18(18) 40 KFN 2016/2 Övriga anmälningsärenden Beslut att lägga anmälningarna till handlingarna. Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande ärenden: Kommunfullmäktige Beslut , 26. Prövning av frågan om ansvarfrihet för 2015 års verksamhet Beslut , 27. Årsredovisning för Trosa kommun och koncern 2015