Plats och tid: Trosa kommunhus, kl Joel Öhman (M) Kjell G Johansson (S)

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid: Trosa kommunhus, kl ande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M) Eva Skansgård (M) Inger Lager (S) Solweig Jansson (S) Inte tjänstgörande ersättare: Joel Öhman (M) Kjell G Johansson (S) Övriga närvarande: Kerstin Tibbling produktionschef Klas Jättner, kulturskolechef Anneli Bradley, fritidsgårdschef Sara Fältskog Eldros Kultur- och Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset Underskrifter: Nadja Furuberget Skog, sekreterare Paragrafer Lena Isoz, ordförande Tommy Setzman (S), justerande Anslag/bevis Organ: Kultur- och fritidsnämnden Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Nadja Furuberget Skog

2 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(18) Innehållsförteckning 26 Godkännande av dagordningen 27 Ekonomisk uppföljning med helårsprognos 2018 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/63 28 Återkoppling ungdomsfestivalen 29 Budget 2019 med flerårsplan för KFN 2018/62 30 Bidragsansökan lokal- anläggningsbidrag Vagnhärads hembygdsförening KFN 2018/30 31 Ansökan om bidragsberättigade Trosa flygklubb KFN 2018/51 32 Val av dataskyddsombud KFN 2018/61 33 Revidering av delegeringsordningen KFN 2018/68 34 Anmälan delegationsbeslut KFN 2018/1 35 Övriga anmälningsärenden KFN 2018/2 36 Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Safiren KFN 2018/64 37 Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Gästhamnen KFN 2018/65 38 Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Kråmö KFN 2018/66 39 Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Trosa camping KFN 2018/67 40 Övrigt

3 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(18) 26 Godkännande av dagordningen Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen med följande ändringar: Ärende 7-10, uppföljning av tjänstekoncessionerna, hanteras efter ärende 15 på dagordningen. Under ärendena om uppföljningen av tjänstekoncessionerna är nämndssammanträdet inte öppet. Ärende 13 Återkoppling ungdomsfestivalen hanteras efter ärende 2 på dagordningen Ärende 4 Bidragsansökan lokal- anläggningsbidrag Västerljungs IF utgår. Dagordning 1. Godkännande av dagordning 2. Ekonomisk uppföljning med helårsprognos 2018 för Kultur- och fritidsnämnden 3. Återkoppling ungdomsfestivalen 4. Budget 2019 med flerårsplan för Bidragsansökan lokal- anläggningsbidrag Vagnhärads hembygdsförening 6. Ansökan om bidragsberättigade Trosa flygklubb 7. Val av dataskyddsombud 8. Revidering av delegeringsordningen 9. Anmälan delegationsbeslut 10. Övriga anmälningsärenden 11. Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Safiren 12. Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Gästhamnen 13. Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Kråmö 14. Uppföljning tjänstekoncessionerna årsbokslut Trosa camping 15. Övrigt

4 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(18) 27 KFN 2018/63 Ekonomisk uppföljning med helårsprognos 2018 för Kulturoch fritidsnämnden 1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar kvartalsrapport 2018 till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos Resultatet per sista mars uppgår till ett överskott om ca tkr. Överskottet kommer dock att reduceras längre fram då högre kostnader väntas. Sammantaget prognostiseras verksamheterna inklusive nämnden ett plus minus noll resultat vid årets slut. Vi prognostiserar dock avvikelser mellan och inom vissa enheter. Det är svårt att så här tidigt på året prognostisera utfallet för sökta och tilldelade föreningsbidrag men vi kan se att fler föreningar sökt och att de söker det nya utvecklingsbidraget för lokal och anläggning. Det kan finnas risk för att avsättningen för bidraget överskrids men det bör kunna balanseras mot färre ansökningar för utvecklingsbidrag för verksamhet. Enheterna har redan genomför ett antal projekt så som byte av bibliotekssystem, införande av ett nytt system för lokalbokning och bidragsansökningar. Flera kommande projekt och verksamhetsdagar planeras för närvarande för genomförande under våren och sommaren t.ex. vårens Kulturskolans dag och sensommarens ungdomsfestival. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Kvartalsrapport per sista mars med helårsprognos 2018 Kopia till Kommunstyrelsen

5 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(18) 28 Återkoppling sommarfestivalen Fritidschef Anneli Bradley informerar nämnden om hur valborgshelgen varit och om den kommande sommarfestivalen. Valborg var lugnt då det regnade mycket och ett 40-tal ungdomar var på fritidsgården. Under kvällen anordnades olika utmaningar mellan ungdomar och personalen. Fältassistenter var med på kvällen och framöver kommer ett samarbete ske mellan fältassistenter och fritidsgårdarna. vara med på sommarfestivalen och Tjejjouren Lina utgick också från fritidsgården och var sedan ute i Trosa. Sommarfestivalen Fem ungdomar planerar inför sommarfestivalen som äger rum den augusti på cirkusplatsen i Trosa. Under festivalen kommer området inhägnas och nykterhetskontroller kommer genomföras vid entrén. Temat för sommarfestivalen är våga säga nej till alkohol och droger. Målgruppen är 12 år och äldre men det kommer inte vara någon åldersgräns. Flera artister/föreläsare är bokade och även foodtrucks kommer att finnas.

6 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(18) 29 KFN 2018/62 Budget 2019 med flerårsplan för Kultur- och fritidsnämnden antar nämndens mål. Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige godkänner budget 2019 med flerårsplan för kultur- och fritidsnämnden. Deltar inte i beslutet Samtliga ledamöter (S) deltar inte i beslutet gällande budget till förmån för eget budgetförslag. Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Budgetramen för år 2019 har även anpassats för rationaliseringar om 174 tkr. Åtgärderna genomförs primärt genom minskade inköp. Under senaste åren har översyn av samtliga taxor och avgifter genomförts och i februari antog nämnden för vidare hantering till Kommunfullmäktige förslag till komplettering av taxor för hyra av Häradsvallen och Skärlagsvallen. Med anledning av det behövs ingen justering av taxor och avgifter i nuläget. Kultur- och fritidsnämndens och enheternas mål anpassades, utvecklades och kompletterades inför internbudget 2017 för att tydligare följa kommunfullmäktiges mål och stuktur. Med anledning av det ligger struktur och mål för verksamheterna kvar inför s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Förslag till budget 2019 med flerårsplan för Kopia till Kommunstyrelsen

7 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(18) 30 KFN 2018/30 Bidragsansökan lokal- anläggningsbidrag Vagnhärads hembygdsförening Kultur- och fritidsnämnden beviljar Vagnhärads hembygdsförening ett bidrag på kr. Vagnhärads hembygdsförening ämnar genomföra omfattande om- och tillbyggnationer på hembygdsgården Trostorp i Vagnhärad. Dessa projekt omfattar en nybyggnation av ett s.k. attefallshus, en renovering av befintlig förrådsbyggnad på området och en utbyggnad av köket i huvudbyggnaden. Föreningen har höga ambitioner med sin hembygdsgård, som under stora delar av året är ett välbesökt utflyktsmål med omfattande programverksamhet. De byggprojekt som nu planeras syftar till att utöka museiverksamheten och återskapa äldre kulturhistoriska miljöer som inte längre finns kvar i bygden, samt att höja standarden på köket för att på så vis främja serveringsmöjligheter och därmed servicen för besökarna. s beredning Reviderad tjänsteskrivelse från Kultur- och Sara Fältskog Eldros, Tjänsteskrivelse från Kultur- och Sara Fältskog Eldros, Ansökan med bilagor Kopia till Vagnhärads hembygdsförening

8 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(18) 31 KFN 2018/51 Ansökan om bidragsberättigade Trosa flygklubb Kultur- och föreningsnämnden godkänner Trosa flygklubbs ansökan om att bli bidragsberättigad. Trosa flygklubb har varit en aktiv förening sedan 1989 och ansöker nu om bidragsberättigande. Föreningen har varit i kontakt med kultur- och en för att berätta om sin verksamhet och få information om gällande bidragsregler. Föreningen har vid samma tillfälle tillkännagivit sin avsikt att öka samarbetet med andra föreningar och aktörer ur civilsamhället samt öka antalet barn och unga som deltar i flygsammankomster. Föreningen har i dagsläget inga betalande medlemmar under 18 år. För att få inleda en utbildning till privatpilot krävs att minimiåldern 16 år har uppnåtts samt att eleven uppfyller minimikrav gällande fysisk och mental förmåga. Det är av den anledningen inte möjligt att erbjuda utbildningar till barn eller yngre ungdomar eller personer som på grund av funktionsnedsättningar inte tillåts genomgå utbildningen. Klubben har emellertid en tydlig ambition att bedriva annan verksamhet för barn, ungdomar och personer med funktionsnedsättningar, exempelvis Sportlovsflygning och liknande aktiviteter. s beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och Sara Fältskog Eldros, Ansökan med bilagor Kopia till Trosa flygklubb

9 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(18) 32 KFN 2018/61 Val av dataskyddsombud 1. Kultur- och fritidsnämnden utser Martin Snygg IT-enheten som sitt dataskyddsombud. 2. Produktionschef får i uppdrag att utse personuppgiftsambassadör Dataskyddsförordningen träder i kraft 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen. Förordningens syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Enligt artikel 37.1 i dataskyddsförordningen ska ett dataskyddsombud utses när en myndighet eller ett offentligt organ behandlar personuppgifter. Varje personuppgiftsansvarig ska utse sitt dataskyddsombud. Personuppgiftsansvarig är den som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. I Trosa kommun är nämnderna, kommunstyrelsen och de kommunala bolagens styrelser personuppgiftsansvariga för sina respektive verksamhetsområden och ska utse dataskyddsombud. Produktionschef utser dataskyddsambassadörer/ kontaktpersoner för sin verksamhet. Dataskyddsombudet ska ha en övergripande, samordnande och granskande roll medan dataskyddsambassadören/ kontaktpersonen ska ha en mer konkret roll och ansvar i sin respektive nämnd eller styrelse. Dataskyddsombudets roll kräver både teknisk och juridisk kompetens därför kommer arbetet att ske i samarbete mellan IT-enheten och kanslienheten. ITenheten kommer framförallt ansvara för att övervaka att de personuppgiftsansvariga följer lagstiftning och interna riktlinjer, medverka vid teknisk kravställning av system vid upphandling och vara kontaktperson mot datainspektionen. Kanslienheten kommer i första hand hantera förfrågningar om registerutdrag, arbeta med rutindokument samt ge information och råd inom organisationen. Båda enheterna kommer hantera den mejl som kopplas till dataskyddsombudet s beredning Tjänsteskrivelse av nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog,

10 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(18) 33 KFN 2018/68 Revidering av delegeringsordningen Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till reviderad delegeringsordning. Dataskyddsförordningen träder i kraft 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen. Det medför behov av en revidering av delegeringsordningen med hänvisningar utifrån den nya lagen. Förändringar i delegeringsordningen kopplade till dataskyddsförordningen börjar gälla från den 25 maj s beredning Tjänsteskrivelse av produktionschef Kerstin Tibbling och nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, Förslag till reviderad delegeringsordning Kultur- och fritidsnämnden Kopia till Författningssamlingen

11 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(18) 34 KFN 2018/1 Anmälan delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut Löpnr/ Dnr Punkt i Ärende och beslut del. ordning 4.2 om aktivitetsbidrag till TVklotet Boule, 5 212,40 kr 4.2 om aktivitetsbidrag till Reumatikerförbundet Nyköping, 2 656,80 kr 4.2 om aktivitetsbidrag till PRO Trosa, ,20 kr 4.2 om aktivitetsbidrag till PRO Vagnhärad-Västerljung, 4 609,00 kr 4.2 om aktivitetsbidrag till TVV-Bowling, 1 778,00 kr 4.2 om aktivitetsbidrag till Trosa boulesällskap, ,20 kr 4.2 om aktivitetsbidrag + driftbidrag lokal/anläggning till Trosa-Vagnhärad finska förening, 2 268,40 kr ,60 kr 4.2 om driftbidrag lokal/anläggning till NSF Vagnhärad Scoutkår, ,40 kr 4.3 om debitering av avgift för lotteritillstånd, Trosa Veteranbilsklubb, 300,00 kr 4.3 om debitering av lotterikontrollantarvode, Trosa- Vagnhärads tennisklubb, 2 209,00 kr 4.2 om ledarutbildningsbidrag till Trosa-Edanö IBK, 1 913, 00 kr 4.2 om avslag på ansökan om ledarutbildningsbidrag till Friskis & Svettis 4.2 om arrangemangsbidrag till Trosa storband, ,00 kr 4.2 om arrangemangsbidrag till Trosa-Vagnhärad finska förening, 1 000,00 kr 4.2 om arrangemangsbidrag till Vagnhärads hembygdsförening, 600,00 kr Datum för beslut Delegat, titel Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch Sara Fältskog Eldros, kulturoch 4.4 Sommaröppettider Navet v Malin Lundin, bibliotekschef

12 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(18) 35 KFN 2018/2 Övriga anmälningsärenden Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna. Kommunstyrelsen Budgetförutsättningar 2019 med plan s beredning Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog,

13 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(18) 36 KFN 2018/64 Uppföljning tjänstekoncession Safiren Kultur- och fritidsnämnden godkänner för året 2017 uppföljningen av tjänstekoncessionen Safiren. Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är andra året då uppföljning sker enligt modellen. Nämnden anser att redovisningen är utmärkt. Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M) föreslår följande beslutsmening: Kultur- och fritidsnämnden godkänner för året 2017 uppföljningen av tjänstekoncessionen Safiren. sgång Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt Lena Isoz förslag. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Presentation uppföljning tjänstekoncession Safiren med bilagor Kopia till Entreprenör Safiren

14 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(18) 37 KFN 2018/65 Uppföljning tjänstekoncession Gästhamnen 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen för året Entreprenören Gästhamnen ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken statusbeskrivning till sammanträdet i juni Entreprenören Gästhamnen ska tydliggöra enkäten utifrån kategorierna båtoch husbilsgäster och redovisa hur detta ska ske till nämnden i juni Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är andra året då uppföljning sker enligt modellen. Förslag till beslut under sammanträdet Lena Isoz (M) föreslår följande beslutsmeningar: 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen för året Entreprenören Gästhamnen ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken statusbeskrivning till sammanträdet i juni Entreprenören Gästhamnen ska tydliggöra enkäten utifrån kategorierna båtoch husbilsgäster och redovisa hur detta ska ske till nämnden i juni 2018 Forts.

15 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 15(18) forts. 37 sgång Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt Lena Isoz förslag. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Presentation uppföljning tjänstekoncession Gästhamnen med bilagor Kopia till Entreprenör Gästhamnen

16 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 16(18) 38 KFN 2018/66 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen för år 2017 av tjänstekoncessionen Kråmö. Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är andra året då uppföljning sker enligt modellen. Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M) föreslår följande beslutsmening: Kultur- och fritidsnämnden godkänner för året 2017 uppföljningen av tjänstekoncessionen för Kråmö. sgång Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt Lena Isoz förslag. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Presentation uppföljning tjänstekoncession Kråmö med bilagor Kopia till Entreprenör Kråmö

17 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 17(18) 39 KFN 2018/67 Uppföljning tjänstekoncession Trosa camping och havsbad Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen för 2017 av tjänstekoncessionen Trosa camping och havsbad. Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner. I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer. T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig. I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är andra året då uppföljning sker enligt modellen men första året som tjänstekoncessionen för Trosa camping följs upp. Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M) föreslår följande beslutsmening: Kultur- och fritidsnämnden godkänner för året 2017 uppföljningen av tjänstekoncessionen Trosa havsbad med camping sgång Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt Lena Isoz förslag. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, Presentation uppföljning tjänstekoncession Trosa camping och havsbad med bilagor Kopia till Entreprenör Trosa havsbad och camping

18 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 18(18) 40 Övrigt Kultur- och fritidsnämndens möte i juni flyttas från den 14:e till den 7:e.