Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18:

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18: Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande Göran Hammarlund (L) 1:e vice ordförande Lennart Tällö (S), 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M) Helene Carlind (C) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD) Inte tjänstgörande ersättare: Övriga närvarande: Ann-Sofie Nyström (M) Ulf Struwe (M) Carl Löfgren (M) Stina von der Esch (KD) Solweig Jansson (S) Mehie Lala (S) Kerstin Tibbling produktionschef Sara Fältskog Eldros Kultur- och Anneli Bradley, fritidsgårdschef Malin Lundin, bibliotekschef Klas Jättner, kulturskolechef Peter Hellmark Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset Underskrifter: Nadja Furuberget Skog, sekreterare Paragrafer Lena Isoz, ordförande Lennart Tällö (S), justerande Anslag/bevis Organ: Kultur- och fritidsnämnden Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Nadja Furuberget Skog

2 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(22) Innehållsförteckning 31 Godkännande av dagordningen 32 Information om tjänstekoncessionen Gästhamnen Apelago informerar 33 Information om Kulturskolan och biblioteken från kulturskolechef Klas Jättner och bibliotekschef Malin Lundin 34 Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för kulturoch fritidsnämnden 35 Budget 2020 med flerårsplan för , kulturoch fritidsnämnden KFN 2019/49 KFN 2019/50 36 Uppdrag biblioteksplan KFN 2019/51 37 Genomgång av mall för uppföljning av tjänstekoncessionerna 38 Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad KFN 2019/23 39 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö KFN 2019/24 40 Uppföljning utvecklingsbidrag Hedeby MCK KFN 2018/3 41 Anmälan delegationsbeslut KFN 2019/1 42 Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2 43 Övrigt

3 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(22) 31 Godkännande av dagordningen Beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

4 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(22) 32 Information om tjänstekoncessionen Gästhamnen, Apelago informerar Apelago representerat av Johan Wolpher, Kim Eklöf och Anton Fröidstedt informerade nämnden om sina planer för Gästhamnen. Hamnkontoret öppnades 1 maj och den 30 maj öppnar Bistro och Café Kölsvinet. Inom kort kommer även bränslepumparna installeras och macken öppnas. Entreprenörerna ser att hamnkontoret blir en naturlig knutpunkt där personalen ska ha god lokalkännedom och kunna hjälpa turister och kommuninvånare med bland annat olika frågor om hamnen, inköp av båtartiklar och tips på aktiviteter eller utflyktsresmål i närområdet.

5 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(22) 33 Information om kulturskolan och biblioteken från kulturskolechef Klas Jättner och bibliotekschef Malin Lundin Kulturskolan Kulturskolechef Klas Jättner informerar nämnden om kulturskolan som undervisar barn och ungdomar i konstnärliga ämnen efter skoltid. Kulturskolan har 10 personer anställda som jobbar ca 5,5 heltider vilka undervisar ca 300 elever. Kulturskolan finns i Trosa, Vagnhärad och Västerljung. Vision: Trosa kulturskola vill ge alla barn och unga chansen att uppleva glädjen i att ägna sig åt kultur. Utifrån varje elevs lust och kreativitet ger vi en gedigen grund som vi hoppas ska ge mycket glädje och gemenskap. Ämnen: dans, bild och form, teater och musik Unikt samarbete med grundskolan i form av klassorkester för alla elever i årskurs 3 i kommunen. Eleverna undervisas 2 x 40 minuter i veckan under årskurs 3 och de uppträder sedan för föräldrar, på äldreboende och vid skolavslutningen. Kulturskolan har ca 70 evenemang per år, exempel på detta är uppträdanden på äldreboenden, världens barn-konsert, valborg, nationaldag, världsboksdagen, kulturskolefestivalen och barn spelar för barn. Kulturskolefestivalen 2019: 18 maj Teaterföreställning 13 maj i samarbete med kulturskolans övriga verksamhet Framtid: fortsätta ha gediget utbud av kurser, mer samarbete med fritidsgårdarna, fortsatt samarbete med biblioteken, utökad undervisning i musikproduktion, eventuellt uppstart av gitarrorkester. Biblioteken Bibliotekschef Malin Lundin informerar om kommunens folkbibliotek, Navet i Vagnhärad och Trosa stadsbibliotek i Trosa. Biblioteken har ett och samma bestånd och ska ses som ett bibliotek på två platser. Öppettider: mån-fre båda biblioteken, lördag Trosa bibliotek, meröppet 6-21 alla dagar på båda biblioteken. Totalt öppet 105 timmar i veckan på båda biblioteken vilket gör att kommunen placerar sig på plats 15 i Sverige avseende öppettider. Uppdrag enligt bibliotekslagen Det demokratiska samhällets utveckling genom kunskapsförmedling och främjandet av fri åsiktsbildning

6 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(22) Litteratur och läsning Bildning, upplysning, utbildning och forskning Kulturell verksamhet Informationsteknik Finnas tillgängliga för alla Vara anpassade till användares behov Allsidigt utbud av medier och tjänster med kvalitet Prioriterade grupper enligt lagen; barn- och ungdom, personer med funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska. Biblioteken i siffror En vanlig onsdag: 200 besök i Trosa 175 i Vagnhärad (meröppet 8-10 personer) Antal medier ca: fysiska exemplar, e-böcker, 7000 e- ljudböcker, 2500 strömmande filmer Utlån 2018: fysiska lån (drygt 1500 fler än 2017) jämnt fördelade mellan barn/ungdom och vuxen. E-lån 2071 (345 fler än 2017) Aktiviteter och tjänster Författarbesök, föreläsningar, familjeföreställningar, minibio, pyssel, sagostunder, utställningar. Boken kommer (en person tar sig till enskilda som inte kan komma till bibliotek med böcker), talboken kommer, Legimus Släktforskning och andra databaser Fjärrlån Tillgång till datorer, skrivare och kopiator Samarbeten och erbjudanden till andra verksamheter Integrationsenheten SFI/SAS: språkcaféer, kulturkvällar, läsecirkel, kurslitteratur, biblioteksvisningar Äldreomsorgen: depositioner (placerar böcker på boendena), boken kommer, läsombud. Vårdcentralen och folktandvården: bokdepositioner Polisen: tar emot hittegods Föreningar: samarrangemang, lån av lokaler, utställningar Barn och ungdomsverksamheter Fritidsgårdarna och kulturskolan: skrivarcirkel, författarbesök, världsbokdagen, barn spelar för barn, utställningar Skolor: 6 årsvisningar, bokprat åk 4, utställningar gemensamt datasystem, skolbiblioteken Förskolor: temabokpåsar, utställningar, Minibio, bokstart BVC: bokrecept, bokdepositioner, föräldragruppsträffar, bokstart

7 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(22) 34 KFN 2019/49 Kvartalsrapport med helårsprognos 2019 för Kultur- och fritidsnämnden Beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar kvartalsrapport 2019 till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos Ärendet En utvärdering av det totala stödet till föreningar pågår. Utredningen blir en viktig del för att utvärdera våra bidragsregler. Enheterna har redan genomfört ett antal aktiviteter och planerar för flera kommande projekt och verksamhetsdagar under året ; bland annat vårens Kulturskolans dag, sensommarens ungdomsfestival, föreningsdagen, Världsbokdagen. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, Kvartalsrapport per sista mars med helårsprognos 2019 Kopia till Kommunstyrelsen

8 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(22) 35 KFN 2019/50 Budget 2020 med flerårsplan för , kultur- och fritidsnämnden Beslut Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige godkänner budget 2020 med flerårsplan för kultur- och fritidsnämnden. Ärendet Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Kommunfullmäktige fastställer mål för 2020 med flerårsplan i juni Nämnderna ska fastställa mål för 2020 och plan under hösten Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, Förslag till budget 2020 med flerårsplan för Kopia till Kommunstyrelsen

9 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(22) 36 KFN 2019/51 Biblioteksplan Beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till kontoret att i samverkan med humanistiska nämnden ta fram en biblioteksplan för Trosa kommun Biblioteksplanen ska redovisas för kultur- och fritidsnämnden vid nämndens sammanträde i januari Kultur- och fritidsnämndens presidium utses till referensgrupp i arbetet med framtagande av ny biblioteksplan. Ärendet Enligt bibliotekslagen 17 ska kommuner anta planer för sin verksamhet på biblioteksområdet. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och för att stimulera till utveckling. Den ska bidra till god tillgänglighet och till att biblioteken anpassas efter användarnas behov samt gynna medborgarnas möjligheter att påverka och ställa krav på verksamheten. Den verksamhet som ska ingå i biblioteksplanen är all biblioteksverksamhet som kommunen bedriver som huvudman, även skolbiblioteksverksamhet. Planen bör också beskriva samarbetet och ansvarsfördelningen mellan de olika bibliotekstyperna. I Trosa kommun ansvarar kultur- och fritidsnämnden för folkbiblioteken och humanistiska nämnden för skolbiblioteken. Beslut om att ta fram en ny biblioteksplan måste därför fattas av båda nämnderna. Biblioteksplanen antas sedan av kommunfullmäktige. Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: Kultur- och fritidsnämndens presidium utses till referensgrupp i arbetet med framtagande av ny biblioteksplan. Beslutsgång Ordföranden frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt nytt förslag till beslut. Ordföranden finner att nämnden fattar beslut enligt det nya förslaget. Forts.

10 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(22) forts. 36 Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, Kopia till Humanistiska nämnden

11 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(22) 37 Genomgång av mall för uppföljning av tjänstekoncessionerna Sara presenterar modellen för uppföljning av tjänstekoncessionerna. Löpande uppföljning, 1 gång/månad under första året, efterföljande år minst en gång/kvartal Allmänna kontroller: uppföljning av kundmätningar, synpunkter, besöksfrekvens, bokslut och verksamhetsberättelse, öppettider, skyddsronder, miljöarbete, städning Kontroll utveckling och drift

12 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(22) 38 KFN 2019/23 Återrapportering tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad, 2018 Beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från Trosa Camping och Havsbad. Ärendet Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare. Tjänstekoncessionen Trosa Camping och Havsbad har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar. Kultur- och fritidsnämnden anser att kundundersökningen behöver utvecklas då det är svårt att analysera underlaget på grund av den låga svarsfrekvensen. Entreprenören bör även se över antalet frågor och vilka frågor som ställs för att få ett underlag som täcker alla delar av verksamheten. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och Sara Fältskog Eldros, Återrapportering för verksamhetsår 2018, Trosa Havsbad & Camping Årsbokslut 2018 Kopia till Entreprenören för tjänstekoncessionen Trosa Camping och havsbad

13 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(22) 39 KFN 2019/24 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö Beslut 1. Kultur och fritidsnämnden återremitterar ärendet till förvaltningen för vidare beredning och inhämtande av nytt ekonomiskt underlag från entreprenören. 2. Nytt underlag ska presenteras för nämnden på sammanträdet den 18 juni. Ärendet Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare. Motivering till återremiss: Enligt beslut i KFN 2019/24 27 ska entreprenören redovisa delårsbokslut som täcker sommarmånaderna Entreprenören har lämnat in ekonomiskt underlag för Trosa Rederi AB. I det inlämnade underlaget redovisas hela Trosa Rederi ABs verksamhet och det går inte att urskilja specifika poster som härrör till verksamheten med Kråmö. Kultur- och fritidsnämnden följer upp tjänstekoncessionen Kråmö och efterfrågar därav särredovisning av de ekonomiska posterna som är kopplade till verksamheten med Kråmö. Förslag till beslut på sammanträdet Lena Isoz (M): 1. Kultur och fritidsnämnden återremitterar ärendet till förvaltningen för vidare beredning och inhämtande av nytt ekonomiskt underlag från entreprenören. 2. Nytt underlag ska presenteras för nämnden på sammanträdet den 18 juni. Beslutsgång Ordföranden frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) förslag till beslut. Ordföranden finner att nämnden fattar beslut enligt det nya förslaget Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och Sara Fältskog Eldros, Balansräkning och resultaträkning Kopia till Entreprenör för tjänstekoncessionen Kråmö

14 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(22) 40 KFN 2018/11 Uppföljning utvecklingsbidrag Hedeby MCK Beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen från Hedeby MCK gällande användandet av utvecklingsbidrag lokal/anläggning. Ärendet Föreningen Hedeby MCK beviljades i februari 2018 ett utvecklingsbidrag om kr (KFN 2018/3 6). Bidraget syftade till att utgöra ett stöd för klubben vid återuppbyggnad av den klubbstuga som brann ner vid årsskiftet Föreningen uppmanades samtidigt att återrapportera bidragets användning till kultur- och fritidsnämnden senast den 31 januari Föreningen inkom i tid med sin återrapportering, men ärendet har inte redovisats i nämnd förrän nu. Enligt uppföljningen har föreningen införskaffat nya baracker, ny traktor, nytt trädäck runt klubblokalen samt en dieselvärmare för uppvärmning. Den totala kostnaden för dessa åtgärder uppgår till ca. 165 tkr, till vilket bidraget från Trosa kommun har utgjort en mindre intäkt. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och Sara Fältskog Eldros, Uppföljning utvecklingsbidrag från Hedeby MCK Kopia till Hedeby MCK

15 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 15(22) 41 KFN 2019/1 Anmälan av delegationsbeslut Beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut Ärendet Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 2018/ Beslut om tilldelning i upphandling Drift av Trosa gästhamn Social, PRO Vagnhärad- Västerljung, kr Idrott, Trosa-Vagnhärads skyttegille, 996 kr 4.2 Beslut om Ledarutbildningsbidrag, Friskis & Svettis, kr lokal/anläggning Idrott, Trosa- Vagnhärads skyttegille, kr lokal/anläggning Idrott, Trosa Frisksportklubb, kr Idrott, Friskis & Svettis, Kerstin Tibbling, Produktionschef Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Eldros, kultur-

16 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 16(22) kr och Kultur, Trosa Kammarmusikförening, kr lokal/anläggning Social, Finska föreningen, kr lokal/anläggning Social, Tjej- och transjouren Lina, kr lokal/anläggning Idrott, Trosabygdens OK, kr Idrott, Trosabygdens OK, kr Kultur, Trosa Riksteaterförening, kr lokal/anläggning Idrott, Friskis & Svettis, kr lokal/anläggning Kultur, Art See Ocean Gallery, kr Kultur, Art See Ocean Gallery, kr Kultur, Sparkstar, kr Idrott, Trosa Karateklubb, Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

17 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 17(22) kr Kultur, Västerljungs hembygdsförening, kr lokal/anläggning Kultur, Sparkstar, kr lokal/anläggning Kultur, Västerljungs hembygdsförening, Kultur, Trosakören, kr Social, Trosa Boulesällskap, kr Kultur, Trosa hembygdsförening, kr Social, TV-klotet Boule, kr Idrott, Trosa Vagnhärads SK, kr Kultur, Delblancsällskapet, kr Idrott, Trosa Ridsällskap, kr lokal/anläggning, Trosa Ridsällskap, kr Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

18 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 18(22) Idrott, Trosa Badmintonklubb, kr lokal/anläggning Idrott, Trosa Scoutkår, kr idrott, Trosa Scoutkår, kr Idrott, Trosa Båtklubb, kr lokal/anläggning Idrott, Trosa Taekwondoförening, kr Idrott, Trosa Taekwondoförening, kr lokal/anläggning Idrott, Västerljungs IF, kr Idrott, Västerljungs IF, kr Kultur, Trosabygdens Konstförening, kr Kultur, Vagnhärads Hembygdsförening, kr lokal/anläggning Kultur, Vagnhärads Hembygdsförening, Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

19 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 19(22) kr Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, kr Idrott, Trosabygdens simsällskap, kr lokal/anläggning Idrott, Trosa Atletik IF, kr lokal/anläggning Idrott, Trosa-Vagnhärads Tennisklubb, kr 4.2 Beslut om ledarutbildningsbidrag, Trosa Fisksportklubb, kr Social, SPF Seniorerna, kr 4.3 Beslut om registrering av lotteriverksamhet, Röda korset, giltigt t.o.m Beslut om registrering av lotteriverksamhet, PRO Vagnhärad-Västerljung, giltigt t.o.m Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

20 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 20(22) 4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag lokal/anläggning till Vagnhärads hembygdsförening, kr 4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag lokal/anläggning till 4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag lokal/anläggning till Västerljungs hembygdsförening, ,40 kr 4.3 Beslut om arrangemangsbidrag till Trosa-Vagnhärads Finska förening, kr 4.2 Beslut om lotteritillstånd, Vagnhärads Socialdemokratiska förening, 300 kr 4.3 Beslut om ledarutbildningsbidrag till Trosa-Vagnhärads Kampförening, kr Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog Sara Fältskog

21 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 21(22) 42 KFN 2019/2 Övriga anmälningsärenden Beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna. Ärendet Kommunfullmäktige Beslut , 6. Revidering av reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun. Beslut , 7. Trosa kommuns policy mot trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt handlingsplan. Beslut , 9. Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun. Kommunstyrelsen Beslut , 7. Budgetförutsättningar 2020 med plan Beslut , 8. Anvisning för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämndernas målarbete. Beslut , 35. Näringslivsplan för Trosa kommun Datainspektionen Anmälan av personuppgiftsincident. KFN 2019/44 Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog,

22 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 22(22) 43 Övrigt Utvärderingsringen har skrivit klart sin rapport och ska muntligen redogöra för den under vecka 19. Nämnden kommer att få information om rapporten på sammanträdet i juni och eventuella förslag till ändringar i bidragsreglerna vid sammanträdet i september.