Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Torsdagen den 15 mars 2018, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten Gruppmöte oppositionen Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Ny kulturskolechef Klas Jättner presenterar sig 3. Bokslut 2017 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/19 4. Utförd internkontrollplan 2017 KFN 2017/6 5. Internkontrollplan 2018 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/20 6. Lotterikontrollant KFN 2018/22 7. Återkoppling revisionen (inga handlingar) 8. Anmälan delegationsbeslut KFN 2018/1 9. Övriga anmälningsärenden KFN 2018/2 10. Övrigt (inga handlingar) Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

2

3 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2018/19 Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 för Kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för Sammanfattning Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader samt en nedskrivning av återstående bokfört värde. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och måluppfyllelsen är god. Ärendet Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader vilket ger ett planerat överskott om ca tkr. Under året har skolgården på Hedeby/Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr. Verksamheterna går med undantag för samlingslokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus med mindre överskott och har sammantaget en ekonomi i balans. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, vi har startat öppen kulturskola - en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan, inom projektet Entré utan trösklar arrangerades bl a träffar för nyanlända, musik- och författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus, fritidsgårdsverksamheten genomförde extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren, vi har anpassat fritidsgårdarnas verksamhet, öppettider och bemanning för att bättre möta och finnas för och där våra ungdomar är, vi har utvärderat bidragsreglerna och med Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret utgångspunkt i resultat anpassat och utvecklat bidrag och regler, vi har utvecklat och följt upp våra tjänstekoncessioner enligt beslutad uppföljningsmodell. Kommunens tillväxt gör att vi framgent ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Totalt Bokslut 2017 KFN Beslut till Kommunstyrelsen

5 Kultur- och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget, netto Utfall, netto Avvikelse Investering, netto Antal årsarbetare Antal kvinnor Antal män Frisknärvaro %* Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år. Nämndens verksamhetsområden Nämnden har ett samlat ansvar för: Bibliotek Fritidsgårdar Kulturskola Allmänkultur Bidrag och stöd till föreningsliv Båtplatser Idrotts kultur- och samlingslokaler Rekreationsanläggningar t.ex. elljusspår och utegym Friluftsbad Tjänstekoncessionerna, Gästhamnen, Kråmö, Safiren, Camping Verksamheten är organiserad enligt nedan: Årets resultat Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca tkr. Till det ska tkr läggas till avseende överkompensation för kapitaltjänstkostnader vilket ger ett faktiskt underskott på ca 700 tkr. Under året har skolgården på Hedeby/ Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr. Verksamheterna går med undantag för samlingslokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus med mindre överskott och har sammantaget en ekonomi i balans. Nämnden har gett kontoret i uppdrag att under 2018 återkomma med förslag på utveckling verksamhet i samlingslokalerna för att komma till rätta med kostnaderna för lokalerna. Under perioden har budgeten för föreningsbidragen ökats med ca 6% samtidigt har nyttjandet av bidragen d.v.s. föreningarnas ansökningar endast ökat med 3%. Det innebär att det finns visst utrymme för ett ökat aktivitetsuttag i takt med tillväxten. Kostnaden för löner har under samma period ökat med ca 5% årligen. Under 2017 ökade kostnaden med ca 10% men då avsåg mer än 5% projektanställningar kopplat till bidrag från Kulturrådet för integrationsprojektet Entré utan trösklar samt projektet Öppen kulturskola. Måluppfyllelse Medborgarnas kommun Medborgarundersökningen visar att medborgarna är förhållandevis nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv jämfört kommungruppen invånare. Av totalt 38 svarande kommuner i gruppen placerar sig Trosa som nummer 11 vilket är en svag förbättring från föregående mätning med 12 plats. Nämndens målsättning med fler kulturaktivitet för barn och unga genom kulturföreningarnas försorg ser fortsatt svårt ut att nå. Tillväxt & arbete Nämnden verksamheter bidrar till ett gott företagsklimat bl.a. genom att tillhandahålla mötesplatser och lokaler. Under perioden har utbudet och möjligheterna utökats genom bl.a. ändrad inriktning i Trosa kvarn och kommunens köp av Skärborgarnas hus. Arbetet med ett utveckla dessa lokaler fortsätter under Sett till Svenskt näringslivs ranking har i alla fall värdet för t.ex. service till förtagen ökat något hur stor del som kan hänföras till Kultur- och fritidsnämndens verksamheter kan vara svårt att säga men den upplevda servicen beror ofta på flera faktorer. Verksamheter För att kunna säga verksamheten är kostnadseffektiv har nämnden valt att utifrån ett antal nettokostnader se om verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 så märks de politiska prioriteringarna på fritidsområdet. Trosa kommun har inom länet högst kostnad per invånare och då verksamheten har en ekonomi i balans samt god kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått. Inom kulturområdet ligger trosa kommun på femte plats i länet och sett till ekonomi och kvalitet anses målet uppnått. Av de som kontaktar kultur- och fritidsförvaltningen var 91 % nöjda med bemötandet och 78 % är nöjda med hanteringen av sina ärenden. Målet anses delvis uppfyllt.

6 Hälsa & miljö Det är viktigt att verksamhetsutbudet anpassas i takt med kommunens tillväxt. Ett sätt att mäta detta att följa rankingen i SKLs folkhälsoindex. Målet är att Trosa kommun skall tillhöra de 25% bästa. Inget nytt index har publicerats sedan En delfråga i den senaste mätningen avseende aktiv fritid visade att Trosa placerad sig väl i länet. Dock finns mycket att göra 66% av befolkningen i gruppen år är fysiskt aktiva minst 30 minuter/dag. Det innebär att 34% inte är det. Engagemang Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens verksamheter upplever ett fortsatt högt medarbetarengagemang där 94% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. God ekonomisk hushållning Nämnden och dess verksamheter bidrar till en god ekonomisk hushållning med en budget balans och en kontrollerad kostnadsutveckling. Medarbetare Antalet årsarbetare ökade med 10 stycken mellan åren 2015 och Ökningen berodde främst på organisatoriska förändringar. Mellan 2016 och 2017 uppgick ökningen till 1 årsarbetare vilket är hänförligt till projektanställningar. Personalvolymen är i stort oförändrad och stabil. Under årets senare del har en större organisationsförändring genomförts vilket innebär att istället för att rekrytera en ny kultur- och fritidschef har befintliga gruppchefer på biblioteken och fritidsgårdarna utvecklats till att bli enhetschefer. Kultur- och fritidskonsulentens uppdrag utvecklats till en roll som enhetschef med t.ex. fullt budgetansvar för allmän kultur och föreningar. En enhetschef till kulturskolan har rekryterats externt. Enhetscheferna rapporterar direkt till produktionschefen kultur-, fritid-, teknikoch service. Verksamheterna har sammantaget en väldigt hög frisknärvaro även om det finns skillnader mellan enheterna. Viktiga händelser Vi har med medel från Kulturrådet startat öppen kulturskola vilket är en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan. Konstrundan har genomförts med stor framgång. Våra uppskattade språkcaféer i samarbete med SFI fortsatte och inom projektet Entré utan trösklar arrangerades bl.a. träffar för nyanlända, musikoch författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus. Fritidsgårdsverksamheten genomförde bl.a. med hjälp av medel från MUCF extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren. Vi har anpassat fritidsgårdarnas verksamhet, öppettider och bemanning för att bättre möta och finnas för och där våra ungdomar är. Vi har utvärderat bidragsreglerna och med utgångspunkt i resultat anpassat och utvecklat bidrag och regler. Vi har utvecklat och följt upp våra tjänstekoncessioner enligt beslutad uppföljningsmodell. Vi har bytt biblioteksdatasystem och inför ett nytt bokningssystem för lokalbokningar, bidragsansökningar och hantering av båtplatser i syfte att öka tillgänglighet och service till våra medborgare. Framtiden Vi ser ett utökat samarbete mellan biblioteken, fritidsgårdarna och kulturskolan. Fritidsgårdarna, ungdomsrådet och ungdomsgrupperna planerar och genomför en festival i slutet av sommaren. I arbetet med att lyfta fram Vagnhärads historiska värden kommer applikationen Runturen utvecklas med fler språk och platser samt anpassas för fler plattformar, vilket ger fler människor möjlighet att utforska och lära sig mer om bygdens rika kulturarv. Vi arbetar vidare med säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider inom alla våra verksamheter Uppföljning och utvärdering, fastställande av vilken funktion Trosa kvarn ska ha. Vi når fler elever och besökare genom ökad marknadsföring och uppsökande verksamhet. Kommunens tillväxt gör att vi ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga. Planering av en föreningsdag, för samtliga föreningar inom kultur- och fritidsområdet i Trosa kommun, fortsätter.

7 Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Småbåtshamn Antal platser varav stora platser Antal uthyrda platser Kö, stora platser Föreningsstöd Antal föreningar som erhåller stöd Antal aktiviteter Totalt antal deltagare Allmän kultur Antal kulturföreningar som erhåller stöd Antal kulturföreningsaktiviteter 99 Antal kulturarrangemang och utställningar Trosa kvarn och Skärborgarnas hus Antal publika arrangemang 93 Antal uthyrningar till slutna sällskap 219 Antal internkommunala bokningar 106 Fritidsgårdarna Antal stora arrangemang Antal besökare på stora arrangemang IRL, antal besökare Vardagskvällar Helgkvällar UH, antal besökare Vardagskvällar Helgkvällar Biblioteken Antal besökare Antal utlån Antal e-lån Kulturskolan Antal debiterade elever Antal ämneskurser Kö Investeringsuppföljning Kultur- och fritidsnämnden har i egenskap av beställare deltagit i byggnationen av en Skate- och bikepark. Parken invigdes i slutet av sommaren och har kommit att bli en mycket uppskattad anläggning. Kultur- och fritidsnämnden har i egenskap av beställare deltagit i den pågående byggnationen av ett nytt utegym mitt emot Safiren. Renoveringen av Skärborgarnas hus påbörjades under året med ommålning av fasad, nya skyltar, entré och en ombyggd och upprustad parkering. Projektering för nästa steg, invändiga renovering, pågår för närvarande i nära samarbete med föreningar och andra intressenter. Inför sommaren påbörjades kommunens underhållsarbete på Kråmö.

8 Kultur- och fritidsnämndens mål 2017 Mål Medborgarnas kommun Målprecisering Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 1 Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna Trosa ska tillhöra de 15 utöva fritidsintressen, bästa kommunerna av exempelvis sport, kultur, jämförbar storlek friluftsliv, föreningsliv 11 Medborgarundersökning var Svag förbättring från plats 12 år annat år, senaste 2015 mätningen Kulturföreningarna har aktiviteter för barn och unga Större andel barn och unga ska ta del av föreningslivets kulturutbud jmft föregående år Mäts vid årets slut genom föreningarnas bokslut Fullständigt boklsut från föreningarna finns först 31 mars. En förhandsgranskning pekar på att andel inte ökat. Tillväxt & arbete 3 Verksamheterna bidrar till ett gott företagsklimat Vi skapar och tillhandahåller mötesplatser Svenskt näringslivs ranknig Utbudet av mötesplatser har defacto ökat. Rankingen om service till företagen har ökat från 3.72 till 3.78 Verksamheter 4 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 så märks de poltiska prioriteringarna på fritidsområd. Trosa kommun har Jämför inom länet högst kostnad per nettokostnad för invånare och då verksamheten har fritids- respektive en ekonomi i balans samt god kulturverksamhet kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått. Inom kulturområdet ligger trosa kommun på femte plats i länet och sett till ekonomi och kvalitet anses målet uppnått. 5 De som kontaktar Kultur och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden 90 % ska vara nöjda med bemötande. 80% ska vara nöjda med hanteringen 91% och 78% Egen enkät 91 % är nöjda med bemötandet. 78 % är nöjda med hanteringen av ärenden. Målet anses delvis uppfyllt. Föregående år var resultat 93% Hälsa & miljö 6 Vårt verksamhetsutbud anpassas till kommunens tillväxt I SKL:s rankning av folkhälsoindex visas Trosa grönt, dvs. tillhör de 25% bästa SKL Öppna jämförelser Resultat har inte publicerats ännu men den senaste mätningen avseende frågor rörande aktiv fritid visade att Trosa placerad sig väl i länet. Dock finns mycket att göra 66% av befolkningen i gruppen år är fysiskt aktiva minst 30 minuter/dag. Det innebär att 34% inte är det. Engagemang 7 Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. 94% Årlig HME enkät till kommunens medarbetare Resultat är oförändrat högt på 94% God ekonomisk hushållning 8 Nämnden har en budget i balans Kostnaderna överskrider inte intäkterna Bokslut Ekonomin är under kontroll

9 Kultur- och fritidsnämnden Budget 2017 Bokslut 2017 Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse Kultur och fritidsnämnd varav buffert KFTS-chef Kulturenhet varav bibliotek varav kulturskola varav kulturlokaler varav kulturbidrag varav kulturarrangemang Fritidsenhet Varav fritidschef varav fritisgårdar varav fritidsanläggningar varav fritids- och föreningslokaler varav föreningsbidrag Summa

10 Allmän kultur Kultur och föreningschef: Sara Fältskog Eldros Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,77% Verksamhetens kostnader ,23% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,35% Verksamhetsområden Allmän kultur Föreningsstöd Ekonomisk analys Enheten uppvisar ett mindre negativt resultat som främst beror på felaktigt bokförda lönekostnader under Verksamheten bedöms ha en budget i balans. Årets viktigaste händelser KonstTriangeln genomfördes den april, lyckat samarbete med konstnärer, föreningar och företagare. Arbetsgruppen för främjande av kulturarv i Vagnhärad har investerat i utveckling av applikationen Runturen, som ska användas för att sätta fokus på de många fornminnen som finns runtom i kommunen. Framtiden Applikationen Runturen utvecklas med fler språk och platser samt anpassas för fler plattformar, vilket ger fler människor möjlighet att utforska och lära sig mer om bygdens rika kulturarv. Uppgraderingen av systemen pågår under våren Planering av en föreningsdag, för samtliga föreningar inom kultur- och fritidsområdet i Trosa kommun, fortsätter. KonstTriangeln 2018 äger rum under påskhelgen. Samarbetet med skolornas kulturombud fortsätter och resulterar förhoppningsvis i en gemensam satsning på att öka barns och ungas delaktighet i kulturlivet i Trosa kommun. Samarbete med skolornas kulturombud har inletts. Utvärdering av bidragsregler har genomförts och resulterat i revidering av kommunens bidragsregler. Arbete för att byta system för lokalbokning och bidragsansökningar har inletts. En modell för samarbete mellan krögare och arrangörer av kulturevenemang har tagits fram, med syfte att förenkla möjligheten till arrangemang av kulturevenemang med servering i offentliga lokaler. Trosa kommun har anslutit sig till ett digitalt biljettförsäljningssystem, vilket möjliggör online försäljning av biljetter för såväl kommunens egna enheter som kommunens föreningar. En omorganisation inom kontoret ledde till att en kultur- och föreningschef tillsattes i december. Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av de som är föreningsmedlemmar och de som konsumerar kulturarrangemang att de är nöjda med möjligheterna att utöva fritidsintressen inom kultur och föreningsliv. Resultat: I SCB:s medborgarundersökning svarar 93 % att de är nöjda eller mycket nöjda med möjligheterna till att utöva fritidsintressen inom kultur och föreningsliv. Målet anses uppfyllt för medborgarna i Trosa kommun. För föreningslivets medlemmar finns ingen statistik att redovisa, då frågan inte inkluderades i höstens kundenkät. År 2017 ska en större andel barn och unga ta del av föreningslivets kulturutbud jämfört med tidigare år. Resultat: Fullständiga årsbokslut från föreningslivet redovisas senast den 31 mars En förhandsgranskning visar dock inte att andelen barn och unga som deltar i

11 föreningslivets kulturutbud har ökat. Målet anses inte uppfyllt. År 2017 ska antalet nyinflyttade som engagerar sig och tar del av kulturföreningars verksamhet öka jämfört med tidigare år. Resultat: Fullständiga årsbokslut från föreningslivet redovisas senast den 31 mars Målet är därför inte mätbart vid tidpunkten för bokslutets sammanställning. År 2017 ska nettokostnaden för allmän kultur utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och kostnader för kulturområdet ligger trosa kommun på femte plats i länet och sett till en ekonomi i balans och kvalitet anses målet uppnått. År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar kulturenheten att de är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden. Resultat: 91 % av de som angett att de kontaktat kulturenheten under 2017 svarar att de är nöjda med bemötandet. 78 % svarar att de är nöjda med hanteringen av ärenden. Målet anses delvis uppfyllt. År 2017 svarar 90 % av medborgarna att de är nöjda med tillgången till kulturevenemang. Resultat: I SCB:s medborgarundersökning svarar 72 % att de är nöjda eller mycket nöjda med tillgången till kulturevenemang. Målet anses inte uppfyllt. År 2017 ska verksamheten ha en budget i balans och den ekonomiska ramen ska hållas. Resultat: Ekonomin är under kontroll, målet nått Hållbar utveckling Kulturverksamheten bidrar till delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande. Allmän kultur spelar stor roll för ökad demokrati samt främjande av innovation och ökad livskvalitet.

12 Biblioteken Bibliotekschef: Malin Lundin Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,96% Verksamhetens kostnader ,82% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,07% Verksamhetsområden Folkbibliotek Utställningar, barnteater och författarbesök Uppsökande verksamhet, t ex äldreboenden och fritidsgårdar Bokdepositioner, t ex BVC och Folktandvården Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund Ekonomisk analys Biblioteken uppvisar ett mindre positivt resultat med bl.a. ett överskott på personalkostnader. Överskottet beror på ledigheter som inte har kunnat vikariesättas fullt ut. Avvikelsen mellan budgeterade intäkter och utfall består av statsbidrag från Kulturrådet som har använts till projektet Entré utan trösklar och läsfrämjande för barn och ungdomar. Årets viktigaste händelser Förbättring av biblioteksrummet i Trosa, framförallt för de små barnen. Bred programverksamhet med bl.a. flera författarbesök för både barn och vuxna, ständigt fullbokad Minibio och flera olika evenemang inom ramen för Finskt förvaltningsområde. Våra uppskattade språkcaféer i samarbete med SFI fortsatte och inom projektet Entré utan trösklar arrangerades bl a träffar för nyanlända, musik- och författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus. Utökade öppettider på prov under hösten med bra resultat. Fördjupat samarbete med BVC där sköterskorna nu kan skriva ut Bokrecept, något som tidigare endast gjorts av logopeder. Byte av biblioteksdatasystem i december. En omorganisation inom kontoret ledde att en bibliotekschef tillsattes i december. Framtiden Fortsatt implementering av det nya biblioteksdatasystemet. Biblioteksrummet i Trosa förbättras ytterligare. De utökade öppettiderna blir permanenta. Fortsatt satsning på våra prioriterade grupper: barn och ungdomar, personer med funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska. Samarbete med fritidsgårdarna och Kulturskolan. Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar biblioteket att de är nöjda med möjligheten till att kunna använda biblioteket och dess tjänster. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret År 2017 svarar 90 % av medborgarna att de är nöjda med biblioteket. Resultat: 69% gav ett högt betyg mellan 8-10 och var mycket nöjda och ytterligare 27% gav ett betyg mellan 5-7 och var nöjda. Målet nåddes. År 2017 svarar 90 % av de som använder biblioteket att de är nöjda med information och marknadsföring av biblioteket och dess tjänster. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret 2018.

13 År 2017 utvecklas bibliotekens nettokostnader i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och redovisade nettokostnader för bibliotek ligger trosa kommun på femte plats i länet och sammantaget med en ekonomi i balans och kvalitet anses målet uppnått. År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar biblioteket att de är nöjda med bemötandet och hanteringen av deras ärenden. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret År 2017 svarar 90 % av de som använder biblioteket att de upplever att biblioteket bidrar till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret År 2017 svarar 90 % av medarbetarna 4-5 ang. hur stort medarbetarengagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat: 91% av medarbetarna svarade 4 eller 5. Målet är uppnått. År 2017 har biblioteket en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: Målet uppnått. Hållbar utveckling Biblioteken verkar för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Samarbetet med SFI främjar integration i samhället och biblioteket tar emot arbetstränande medarbetare.

14 Kulturskolan Enhetschef: TF Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,02% Verksamhetens kostnader ,90% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,74% Verksamhetsområde Frivillig undervisning i musik, dans, konst och teater Obligatorisk musikundervisning i grundskolans åk 3 Enheten ansvarar även för: att alla Trosas barn och ungdomar erbjuds möjlighet att delta i Kulturskolans kurser. kultur i äldreboenden Trosa kulturskolefestival Ekonomisk analys Kulturskolan gör ett marginellt negativt resultat. Intäkterna överskrider budget då bidrag från Kulturrådet erhållits, delar av intäkterna har använts för ökade inköp. Årets viktigaste händelser Vi har utökat teaterundervisningen med fler grupper Vi har utökat kostundervisningen med grupper även i Trosa kvarn Vi har med hjälp av medel från Kulturrådet framgångsrikt drivit projektet Öppen kulturskola. En uppsökande verksamhet för att möta de som inte hittar självmant till verksamheten Vi har jobbat aktivt för fortsatt utveckling av ämnena konst, sång och kör. Fortsatt utveckling av dans i egen regi, ny lärare sedan HT17 med förhoppningar om utökning av elev- och gruppantal. Robustare organisering genom mer grupp/ensembleverksamhet. Rekrytering av en ny Kulturskolechef inleddes i slutet av året. Framtiden Samarbete mellan kurser i olika konstformer, gemensamma föreställningar Kursutbudet anpassas till nya efterfrågade tjänster och volymer Satsning på spridning av kursutbud till alla kommundelar Öppen kulturskola fortsätter, om KURbidraget permanentas Vi utökar samarbetet med fritidsgårdarna och bibliotek Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av eleverna att de är nöjda med kulturskolans verksamhet. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret År 2017 ska elever, i åk 4 eller äldre, som söker till kulturskolan erbjudas plats inom ett år. Resultat: Kön ökar med vi kan för närvarande erbjuda inom ett år. År 2017 ska Kulturskolans nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och redovisade nettokostnader för musik- och kulturskola ligger trosa kommun på femte plats i länet och sammantaget med en ekonomi i balans och kvalitet anses målet uppnått. År 2017 svarar 90 % av de elever och föräldrar som kontaktar kulturskolan att de är nöjda med bemötande och hur deras ärende behandlats. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret 2018.

15 År 2017 ska kulturskolans undervisningsmaterial inte innehålla några miljöfarliga ämnen. Resultat: Inköp av t.ex. färg till kostundervisningen sker med hänsyn till miljömässiga aspekter. År 2017 svarar 90 % av medarbetarna 4-5 i en årlig medarbetarenkät, med en femgradig skala där 5 är det högsta betyget, ang. om de upplever ett högt medarbetarengagemang. Resultat: 94% av medarbetarna svarade 4 eller 5. Målet är uppnått. År 2017 har kulturskolan en balans i budget och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: Ok Hållbar utveckling Kulturskolan främjar elevers delaktighet och inflytande. Allt utövande i Kulturskolans kurser bidrar till att eleverna blir hela människor och ökar möjligheten för dem att lyckas bättre inom alla andra områden. Elevernas konsertbesök i äldreboenden har en hälsofrämjande effekt.

16 Fritidsgårdarna Fritidsgårdschef: Anneli Bradley Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,40% Verksamhetens kostnader ,23% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,69% Verksamhetsområde Öppen gårdsverksamhet på fritidsgårdarna IRL i Trosa och på UH i Vagnhärad Arrangemang Fritidsgårdsverksamhet i högstadieskolorna Enheten ansvarar för att genomföra: Discon och konserter Turneringar Resor Samordna kommunens ungdomsråd Ekonomisk analys Årets resultat om ca 180 tkr beror delvis på den omorganisationen som skett under året. Vidare har verksamheten under en period haft en vakant tjänst och detta påverkar även övriga kostnaderna. Under 2018 återgår verksamheten till full bemanning. Årets viktigaste händelser Fritidsgården har under en längre tid tillsammans med bl.a. ungdomsrådet planerat och jobbat fram förslaget till en skate- och bikepark som invigdes i slutet av sommaren. Fritidsgårdsverksamheten genomförde bl.a. med hjälp av medel från MUCF extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren. T.ex. anordnades äventyrsgolf, resor till Liseberg, Exploria och Täby centrum. Personal och ungdomsråd åkte till Livet är en fest i Sundsvall. Livet är en fest är en ungdomsfestival som årligen anordnas genom Fritidsforum någonstans i Sverige. Fokus för året var alla människors lika värde oavsett ursprung, sexuell läggning, funktionsvariation. Vi genomförde vår årliga omtyckta och populära resa till Gröna Lund i samband med skolavslutningen. Framtiden Vi arbetar vidare med säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider Vi utökar samarbetet med Kulturskola och bibliotek Vi ändrar fokus för våra sommarlovsaktiviteter som vi genomför med medel från MUCF och genomför fler aktiviteter på hemmaplan Vi planerar och genomför en sommarfestival tillsammans med ungdomsgrupperna. Avstämning mot mål År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med öppethållandet. Resultat: I vår senaste undersökning är 81% nöjda med våra öppettider. Många av våra besökare har flyttat från UH till IRL och vill att det ska vara öppet mer i Trosa. Vi tittar på detta tillsammans med ungdomsgrupperna. År 2017 ska 95 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med bemötandet och servicen. Resultat: I vår senaste undersökning är 88 % nöjda med bemötandet och servicen. Många nya ungdomar har kommit till oss och det tar tid att bygga upp förtroende. Många förstår inte ordet bemötande. År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med utbudet. Resultat: I vår senaste undersökning är 79 % nöjda med våra aktiviteter. Vi behöver förnya vårt utbud tillsammans med ungdomsgrupperna. År 2017 ska fritidsgårdarnas nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och kostnad för fritidsgårdarna per invånare. Trosa kommun placerar sig på tredje plats i länet sett till vad verksamheten kostar och med hänsyn till att

17 verksamheten har en ekonomi i balans och redovisad kvalitet anses målet uppnått. År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar känna förtroende för personalen. Resultat: I vår senaste undersökning har 88% förtroende för personalen. Vi når nästan målet. Många nya ungdomar som kommit och det tar tid att bygga upp ett förtroende. Vi är på god väg. År 2017 ska 60 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar uppleva att fritidsgårdarna verkar för den demokratiska utvecklingen. Resultat: I vår senaste undersökning upplever 57% att vi har en demokratisk utveckling. År 2016 ska 95 % av fritidsgårdarnas medarbetare uppleva ett högt medarbetarengagemang. Resultat: I vår senaste undersökning upplever 100 % ett högt medarbetarengagemang. Vi når målet. År 2017 ska fritidsgårdarna ha en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: Ok. Hållbar utveckling Vi samverkar med LSS och upplåter IRL, Trosa fritidsgård, på tisdagskvällar för aktiviteter. Fritidsgårdarna fortsätter utveckla ungdomarnas delaktighet genom att ungdomsgrupperna och ungdomsrådet driver olika frågor och planerar verksamheten. Vi källsorterar på våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta. Vi samarbetar med kulturskolan, biblioteken och LSS. Vi samverkar även med polisen.

18 Föreningar och fritidsanläggningar Kultur och föreningschef: Sara Fältskog Eldros Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,45% Verksamhetens kostnader ,21% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,36% Verksamhetsområde Gymnastiksalar och sporthallar Idrottsanläggningar och motionsspår Föreningsbidrag Simhall och kommunala friluftsbad Camping och Gästhamn Kommunala båtplatser Kråmö stugby Lotteritillstånd Samlingslokaler Enheten ansvarar för: Handläggning av föreningsbidrag, underhåll och drift av gymnastiksalar, sporthallar, motionsspår, badplatser och båtplatser, dialog med entreprenörer och föreningar, uthyrning av fritids- och föreningslokaler samt att tillhandahålla lotteritillstånd Ekonomisk analys Verksamheten redovisar ett överskott om ca 450 tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader avseende Safiren vilket ger ett planerat överskott om ca tkr. Samtidigt överskrids andra kostnader för Safiren med ca 500 tkr. Under året har skolgården på Hedeby/ Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr. Årets viktigaste händelser Gränsdragningslistor och underhållsplaner framtagna för samtliga tjänstekoncessioner där det tidigare saknats (Trosa Gästhamn, Trosa Havsbad & Camping, Kråmö Stugby). Satsning för att komma ikapp med eftersatt underhåll på Kråmö. Ny skatepark vid Nyängsvägen i Trosa har anlagts och invigts. Nytt utegym bakom Folkets hus i Trosa har invigts. Utvärdering av bidragsregler har genomförts och resulterat i revidering av kommunens bidragsregler. Avtal har tecknats för att byta boknings- och bidragssystemet Arbetet med underhåll av bryggor i småbåtshamn har fortsatt enligt plan. En ny tjänst, kultur- och föreningschef, tillsattes i december. Framtiden Underhåll utförs enligt underhållsplan på samtliga tjänstekoncessioner. Nytt utegym färdigställs utmed Centrumvägen i Vagnhärad. Uppgraderingen av systemen pågår under våren Planering av en föreningsdag, för samtliga föreningar inom kultur- och fritidsområdet i Trosa kommun, fortsätter. Under året införs nya regler och rutiner för uthyrning av båtplats pågår. Renovering av Balticbryggan återupptas våren Ett nytt friluftsbad färdigställs på Borgmästarholmen. Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av fritidsföreningarna att de är nöjda med möjligheten att kunna utöva sina intressen inom fritid och föreningsliv. Resultat: Frågan har inte inkluderats i den kundenkät som genomfördes under hösten Målet är därför inte mätbart.

19 År 2017 ska 90 % av de fritidsföreningar som kontaktar fritidskontoret vara nöjda med bemötandet och hanteringen av deras ärenden. Resultat: 91 % av de föreningar som angett att de kontaktat fritidskontoret under 2017 svarar att de är nöjda med bemötandet. 78 % svarar att de är nöjda med hanteringen av ärenden. Målet anses delvis uppfyllt. År 2017 ska Trosa tillhöra de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek vad gäller anläggningsbeståndet som finns i kommunen. Resultat: I SCB:s medborgarundersökning 2017 ingår inte parametern anläggningsbestånd. Målet är därför inte mätbart År 2017 ska fritidsanläggningarnas budget utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 så märks de politiska prioriteringarna på området idrotts- och fritidsanläggningar Trosa kommun har inom länet högst kostnad per invånare och då verksamheten har en ekonomi i balans samt god kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått. År 2017 svarar 90 % av fritidsföreningarna att de har förtroende för fritidskontoret. Resultat: 84 % av de föreningar som besvarat kundenkäten hösten 2017 har angett att de har förtroende för kultur- och fritidskonsulenten. Målet anses inte uppfyllt. År 2017 ska 75 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och sporthallar vara nöjda med sina tider. Resultat: 74 % av fritidsföreningarna har angett att de är nöjda med tillgången till kommunala lokaler. Målet anses i princip uppfyllt. År 2017 ska fritidsanläggningarna ha en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: Ok Hållbar utveckling Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med föreningar om att integrera nyanlända i deras verksamheter.

20 Kulturlokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus Kultur och föreningschef: Sara Fältskog Eldros Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /17 Verksamhetens intäkter ,10% Verksamhetens kostnader ,48% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,69% Verksamhetsområden Lokaler för kultur- och föreningsaktiviteter Lokaler för programverksamhet i kommunal och extern regi Lokaler för uthyrning till föreningar, privatpersoner och företagare Enheten ansvarar för att: främja samarbete med kulturföreningar och andra externa aktörer möjliggöra att kultur- och fritidsföreningar samt andra aktörer kan arrangera evenemang i funktionella lokaler möjliggöra att kommunala verksamheter kan arrangera och bedriva verksamhet i lokalerna såsom undervisning, konserter, föreställningar, utställningar, föredrag, teater och annan scenkonst mm skapa en mötesplats där allmänheten regelbundet kan träffa tjänstemän och politiker inom kulturområdet söka externa bidrag för att möjliggöra verksamhet främja att en mångfald av restauratörer får möjlighet att samarbeta med arrangörer vid evenemang och privat uthyrning skapa samarbete med AME- daglig verksamhet för att erbjuda möjlighet till enklare förtäring under evenemang eller sammanträden arbeta för ett utökat nyttjande av lokalerna Ekonomisk analys Verksamhetslokalerna uppvisar ett negativt resultat som främst beror på lägre intäkter än beräknat. Utöver det har kostnaderna för fastighetsservice, städning och inköp av förbrukningsmaterial överskridit budget. Årets viktigaste händelser En modell har tagits fram för genomförande av arrangemang i Trosa kvarn i samarbete med krögare. Två evenemang har under höst/vinter 2017 genomförts i enlighet med denna modell, där kulturföreningar har agerat arrangör. Kompletterande inköp av porslin, glas, bestick och utrustning till köket samt textilier och övrig inredning till samlingslokalen i Trosa kvarn. En betydande renovering av Skärborgarnas hus påbörjades under hösten Renoveringen omfattar i sin helhet parkeringsyta, entré, fasad och interiör. Trosa kommun har anslutit sig till det digitala biljettförsäljningssystemet Ticketmaster, vilket möjliggör onlineförsäljning av biljetter för såväl kommunens egna enheter som kommunens föreningar. Kulturskolan nyttjar Trosa kvarn regelbundet för Öppen kulturskola och kurser i bildkonst. Framtiden Ytterligare två evenemang i samverkan mellan kulturförening och krögare planeras under våren. Uppföljning och utvärdering, fastställande av vilken funktion Trosa kvarn ska ha. Renoveringen av Skärborgarnas hus fortsätter under Kulturskolan fortsätter att nyttja Trosa kvarn för sin undervisning i bildkonst.

21 Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda. Resultat: År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda med lokalerna, hanteringen och bemötandet. Resultat: Enligt kundundersökningen som genomfördes hösten 2017 är 65 % nöjda med lokalerna, 60 % nöjda med hantering av bokning och 60 % nöjda med bemötandet. Målet anses inte uppfyllt. År 2017 ska 70 % av Trosas medborgare, föreningar och näringsliv ha nått av information om att lokalerna går att hyra. Resultat: Information om hur man hyr Trosa kvarn och Skärborgarnas hus har nått ut till föreningsliv via informationsmöten och utskick. Samma information har funnits på och År 2017 ska större andel barn och unga ta del av föreningslivets kulturutbud jämfört med föregående år. Resultat: Fullständiga årsbokslut från föreningslivet redovisas senast den 31 mars En förhandsgranskning visar dock inte att andelen barn och unga som deltar i föreningslivets kulturutbud har ökat. Målet anses inte uppfyllt. År 2017 ska kulturlokalerna ha en budget i balans och de ekonomiska ramarna hålls. Resultat: Ok Hållbar utveckling Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet. År 2017 ska kulturlokalerna tillhandahålla och erbjuda lokalerna för utveckling av företagsklimatet. Resultat: Lokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus har bokats för näringslivsaktiviteter vid 19 tillfällen under År 2017 ska nettokostnaden för kulturlokalerna utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Statistik för kulturlokaler saknas, målet utgår. År 2017 svarar 90 % av de som tar del av arrangemang i Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda med kvaliteten. Resultat: Enkätundersökning har inte genomförts. Målet är inte mätbart. År 2018 ska andelen ekologiska eller närproducerade inköp uppgå till 60 %. Resultat: Verksamheten gör inte några större inköp. När mat levereras av kommunens måltidsenhet uppfylls enligt målet.

22

23 Kultur- och fritidsnämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2017/6 Redovisning av utförd internkontroll 2017 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2017 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden Kontroll av 16 rutiner/ moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontrollplan KFN Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2017 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

24 Resultat genomförd internkontroll enligt plan Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Kulturskolan Uppdraget Minskat elevunderlag 8 Statistik intag och avslut. Information och kommunikation Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen uppdatering av kontaktlistor, enkät Elevregistret 31/12 Löpande Antalet elever fortsätter öka. Av tekniska skäl Varje termin, vid skickades ingen enkät. terminsstart och Arbete med enkät varje höst kontraktlistor och webb har gett positiv effekt så bedömningen görs att infomationen når ut. 1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö fysisk Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning 16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd Dialog med lärare Stickprov Ok Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept Har åtgärdats genom dilaog varje vecka, under APT Kulturchef Kulturchef Prod chef Prod chef Biblioteket Besökare Våldsamma eller störande personer Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation 8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker Rapport vid incident Hela året 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem Hela året Inga incidenter. Handlingplan vid hot och våld har tagits fram och rutiner har diskuterats vid APT. Kontinuerligt Kulturchef Prod chef Ventilationen har kontrollerats av Trobo vid upplevda problem. Värmen mindre problematisk än vanligt pga en sval sommar. Vid problem Kulturchef Prod chef Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på lokal/inventarier 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst Alla Skada glasgolv Trosa kvarn Efter rapporterad skada Kulturkonsule nt Kulturchef 1

25 Stökigt vid stora arrangemang 8 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv Friluftsbad Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial, infotavlor Skadegörelse Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser 12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i förhållande till arrangemangets omfattning Alkoholtesta Fria nödutgångar Kontrollera att allt är helt och fungerar Kontrollera att allt är helt och fungerar Alla ok Vid varje stort arrangemang Alla Inga incidenter gång i veckan under badsäsong Alla Fyra förekomster av skadegörelse 2017 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och Uppföljning Ansvarig Rapport övriga noteringar (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Fritidsgårdarna Arrangemang, resor Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar, Kontrollera med bussbolaget. Alla Inga olyckor men en Innan varje resa. Fritidsgårdschef Prod chef Säkerhetsbälten finns i Användning av säkerhetsbälten. ungdom som inte ville Kollar bälten alla bussar Deltagarlista lämnas hemma följa med hem vid ett tillfälle. under varje resa. Fritidsgårdschef Fritidschef Prod chef Prod chef En gång/månad Fritidschef Prod chef Personal- Alla enheter Bisysslor Inventering av Vid utvecklings-samtal Alla Ok 1 gång per år Chef enl. Prod.chef 8 bisysslor delegation Arbetsmiljö Riskanalys och Enhetschef Alla OK 1 gång per år Prod.chef 8 handlingsplan Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Alla Ok Månatlig Chef enl. delegation Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt 39 Stickprov Ok 1 ggr per år PuL- Prod.chef PuL är uppdaterad och ambasadör anmäld till PuL-ombud Styrning- Riktlinjer Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Komplett genomläsning av delegeringsordningen 100% Ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef 2

26

27 Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2018/20 Internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2018 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2017 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 26 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2017 att jämföra med 16 föregående år. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Internkontrollplan KFN 2018 Riskanalys KFN 2018 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

28 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Kulturskolan Uppdraget Uthyrda instrument återlämnas inte 8 Kontroll av instrumentlista Lagerinventering 1 gång/år (dec) Kulturskolechef Prod chef Stöld/ Skdegörelse Vandalisering 8 Rapportering vid inbrott Kontroll rapporterad skadegörelse Löpande Kulturskolechef Prod chef Information och kommunikation Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst Arbetsmiljö fysisk Hörselproblem 12 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept 8 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare varje vecka, under APT Kulturskolechef Kulturskolechef Kulturchef Prod chef Prod chef Prod chef 1

29 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Biblioteket Besökare Hot och våld 8 Antal incidenter, handlingsplan och rutiner Ingen separat publik skrivare, besökare bakom disken vid kopiering/utskrift, ev integritetsproblem Information och kommunikation Sekretess, felhanterade personuppgifter Rapport vid incident, dialog om handlingsplan och rutiner vid APT Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef 8 Rutiner, möblering, utrustning Dialog vid APT Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef 10 Rutiner och riktlinjer Dialog vid APT och med personuppgiftsombud/ambassadör Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation Arbetsmiljö psykisk Arbetsgruppsförhållande-problem 15 Personalens upplevelse av arbetsgruppsförhållanden 16 Funktion Fastighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem Verksamhetsdialog, medarbetarsamtal, HME-enkät, löpande kontakt med medarbetarna Vid problem Bibliotekschef Prod chef Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef För hög arbetsbelastning 8 Fördelningen av gemensamma och individuella arbetsuppgifter Dialog vid APT, medarbetarsamtal, löpande kontakt med medarbetarna Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef Kultur och förening Uppdraget Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsutrustning, Fastighetsservice ronderar informationstavlor 1 gång/vecka under badsäsong Kultur-och föreningschef Prodchef Stöld/skadegörelse Offentlig konst stjäls/förstörs 8 Offentlig konst Okulär besiktning Vid rapport Kultur-och föreningschef Prodchef Skadegörelse/stöld lokaler/anläggningar 12 Gymnastikredskap, arenor, anläggningar, lokaler, utegym, m.m. Kultur-och föreningschef Prodchef Fastighetsservice ronderar lokaler/anläggningar, KGM besiktigar gymnastikredskap Fastighetsservice ronderar 1 gång/månad, KGM besiktigar 1 gång/år Arbetsmiljö psykisk Stress, överbelastning 8 Arbetsuppgifter, inflytande/kontroll över den egna arbetsbelastningen, uppdragets tydlighet, m.m. Utvecklingssamtal 1 gång/år Kultur-och föreningschef Prodchef 2

30 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Fritidsgårdarna Uppdraget Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar, Säkerhetsbälten finns i alla bussar Besökare Stökigt vid stora arrangemang 8 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade Kontrollera med bussbolaget. Användning av säkerhetsbälten. Deltagarlista lämnas hemma Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i förhållande till arrangemangets omfattning Alkoholtesta Fria nödutgångar Innan varje resa. Fritidsgårdschef Prod chef Vid varje stort arrangemang Fritidsgårdschef Personal Outbildad personal 8 Inventering av utbildningsnivå Vid utvecklingssamtal 1 gång/ år Fritidsgårdschef Prod chef Sjukdom, sjukskrivning 12 Uppföljning sjuktal Tät kontroll och dialog Konternueligt Fritidsgårdschef Prod chef Örivt - Alla enheter Bisysslor* 9 Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal 1 gång per år Chef enl. delegation Prod.chef Arbetsmiljö* 12 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Prod.chef Rätt lön* 12 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl. delegation Prod.chef Personuppgiftslagen* 9 Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad Stickprov 1 ggr per år PuL- ambasadör Prod.chef och anmäld till PuL-ombud Prod chef Oegentligheter eller misskötsel i arbete* 12 Att SKL:s skrift om muta och jäv" har diskuterats årligen på varje enhets APT samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet. Har diskuterats årligen på varje enhets APT 1 gång per år Chef enl. delegation Prod.chef Kontroll av privata utförare* 8 Uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun Kontroll enligt program i det fall privata utförare finns Löpande Chef enl. delegation Prod.chef Delegering* 9 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Krav* 9 Kravåtgärder vidtas i enlighet med policy. Komplett genomläsning av delegeringsordningen 1 ggr per år Nsekr Prod.chef Stickprov 1 gång/år EC PC 3

31 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga GENOMFÖRD Risk Sannolikhet (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) KULTURSKOLAN 1. Uppdraget Låg kvalitet på undervisningen Fler avslutade än intagna elever (Tjänstemottagare) Elever Uthyrda instrument återlämnas inte Olycksfall Missnöje Stöld/Skadegörelse Stöld av instrument Vandalisering Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information, internt/externt Information når inte ut Personal Missköter tider Outbildade lärare Oegentligheter och misskötsel Olycksfall Arbetsmiljö Fysisk Hörselproblem Arbetsmiljö Psykisk Störande elever i klassundervisning Mutor och jäv Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för anställda Ekonomi Utebliven betalning av elevavgift Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

32 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga BIBLIOTEKET 1. Uppdraget Otydliga arbetsuppgifter Inställda arrangemang Stängt pga personalbrist Strömavbrott/systemfel (Tjänstemottagare) Besökare Missbruk av nätverk, datorer, ipads Hot och våld Konflikt och/eller missnöje Självserviceproblem vid kopiering/utskrift Olycksfall Incidenter under obemannade öppettider Sjukdomsfall Stöld/ Skadegörelse Stöld av inventarier, medier m.m Vandalisering Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information, internt och externt Information når inte ut Sekretess, fel hanterade personuppgifter Personal Missköter tider Oegentligheter och misskötsel Olycksfall Ökade risker och konsekvenser vid ensambemanning Sjukdom Arbetsmiljö Fysisk Problem med värme och ventilation Belastningsskador Övriga skador, på arbetsplatsen Skador, till och från arbetet Städrutiner Personalbrist Arbetsmiljö Psykisk Problem pga oregelbundna arbetstider Arbetsgruppsförhållandeproblem Säkerhetsrutiner För hög arbetsbelastning Personalbrist Mutor och jäv Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för anställda Ekonomi Felaktig kassarapportering Hantering av kontanta medel Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

33 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga KULTUR OCH FÖRENING 1. Uppdraget Inställda arrangemang pga t ex sjukdom Felaktig bidragsutbetalning eller fusk i underlag Badolyckor Avtal saknas mellan förening/kommunen (Tjänstemottagare) Föreningar/medborgare Båtplats nyttjas av obehörig Ostädade offentliga lokaler Stöld/ Skadegörelse Offentlig konst stjäls/förstörs Skadegörelse, stöld lokaler/anläggningar Upphandling Avtal saknas Avtal följs inte Information och kommunikation Felaktig information från kontoret Information från kontoret når inte ut Personal Oegentligheter och misskötsel Arbetsmiljö Fysisk Arbetsmiljö Psykisk Stress, överbelastning Mutor och jäv Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för anställda Ekonomi Felaktig bidragsutbetalning Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

34 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Risk Sannolikhet (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) FRITIDSGÅRDAR 1. Uppdraget Olyckor och andra incidenter vid resor och arrang Uthyrning av lokalen till annan verksamhet Utlåning av högtalare, förstärkare m.m. 1 3 återlämnas inte eller skadas 3 2. (Tjänstemottagare) Ungdomar Stökigt vid ungdomsarrangemang Alkohol och droganvändning Stöld/ Skadegörelse Stöld av inventarier Varor tas hem av ungdomar, ex mobilladdare Upphandling Information och kommunikation Felaktig information Information når inte ut Personal Outbildad personal Sjukdom, sjukskrivning Arbetsmiljö Fysisk 0 Bråk och konflikter mellan ungdomar Arbetsmiljö Psykisk Delade arbetspass Mutor och jäv 0 Persnalen har kännedom om vägledning för anställda Ekonomi 0 Felaktig betalning av ungdomar Kontanthantering Felaktig, ej säker hantering Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

35 Riskanalys Kultur och Fritid Bilaga Kommungemensamma punkter Risk Sannolikhet (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1 5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Delegering* Inventering bisysslor * Arbetsmiljö * Rätt lön * Person-uppgiftslagen (PuL)* Oegentligheter eller misskötsel i arbete* Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun * Krav Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun

36

37 Kultur- och fritidsenheten Sara Fältskog Eldros kultur- och föreningschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer VON 2018/22 Lotterikontrollant Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden utser en lotterikontrollant från nämndens ledamöter. Sammanfattning Uppdraget som lotterikontrollant är vakant fr.o.m Kultur- och föreningsenheten föreslår att kultur- och fritidsnämnden utser en av nämndens ledamöter till innehavare av denna post. Ärendet Ideella föreningar kan ansöka om tillstånd för att arrangera lotterier. Tillståndet utfärdas av kommunen, som även har i uppdrag att kontrollera lotteriet. Uppdraget som lotterikontrollant är en arvoderad tjänst inom Trosa kommun. Fram till och med 2017 har uppdraget innehafts av Cecilia Eriksson (privatperson), som dock aviserat under 2017 att hon kommer att avsäga sig uppdraget. I många kommuner är det vanligt att lotteritillstånd utfärdas av en tjänsteperson, och att uppdraget som lotterikontrollant innehas av en privatperson eller politiker. Sara Fältskog Eldros kultur- och föreningschef Bilagor 1. Lotterilagen (1994:1000) 2. Allmänna råd för lotterier 3. Information för lotterihandläggare och kontrollanter Beslut till Kultur- och föreningschef Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

38 Lotteriinspektionens allmänna råd för lotterier som anordnas med stöd av 16 lotterilagen (1994:1000) registrering enligt 17 samt tillståndsfria lotterier enligt 19 och 20 lotterilagen. Enligt beslut av Lotteriinspektionens styrelse den 7 juni 2005.

39 Innehållsförteckning 1.1. Egentliga lotterier Tillstånd Ansökan Registrering Ansökan Insatser, vinster med mera Insatser Vinster Försäljningstid vid tillstånd och registrering Tillstånd Registrering Förlängning av fastställd försäljningstid Vinstutlämningstid Skälig avkastning (endast vid tillstånd enligt 16 ) Avkastning Kontroll Kontrollant Lotter Godkända lotter Lottryck Dragning Allmänt Förhandsdragning Efterhandsdragning Exempel på dragning Tillståndsfria lotterier enligt 19 och Lotter reglerar ideella organisationers rätt att anordna lotterier utan tillstånd eller registrering reglerar möjligheterna för andra än ideella föreningar att anordna lotteri Offentlig nöjestillställning Offentlig tillställning till förmån för ett allmännyttigt ändamål Allmän sammankomst för framförande av konstnärligt verk till förmån för ett allmännyttigt ändamål Övrigt Bilaga Schematisk översikt av 19 och Bilaga Förslag på villkor för tillståndslotterier (15)

40 1. Definitioner 1.1. Egentliga lotterier Med egentligt lotteri avses lotteri som avgörs genom lottning, gissning, vadhållning eller liknande förfaranden samt marknads- och tivolinöjen. Dessutom innefattas i begreppet egentligt lotteri vadhållning i samband med idrottstävling som bedrivs i en kommun. Gissningstävling och vadhållning bör kunna accepteras med rimliga insatser och vinster, när goda kontrollmöjligheter finns. En plan för uppläggning av lotteriet bör finnas och alternativa vinstplaner beroende på antalet insatser bör kunna tillåtas. Vadhållning i samband med idrottstävling som bedrivs i en kommun är tillåten med stöd av 16, 17 eller 19 lotterilagen. Även motionsbingo är ett egentligt lotteri. Motionsbingo bör kunna accepteras utan att en plan fastställts i förväg i fråga om vinsternas antal. Kontrollant bör därför efter varje motionsbingotillfälle kunna få förrätta efterhandsdragning av vinster bland insamlade nitlotter. Då kan kontrollanten verka för lagens krav på att minst 35 % och högst 50 % av insatsernas värde går tillbaka till deltagarna. Märk dock undantagen från kravet på vinstutdelning i 19 och 20 lotterilagen. 2. Tillstånd 2.1. Ansökan Ansökan om tillstånd enligt 16 lotterilagen görs hos kommun, länsstyrelse eller Lotteriinspektionen (se 39, 40 och 41 lotterilagen) på särskild blankett. Till ansökan bifogas protokollsutdrag med beslut om att anordna lotteriet och förslag på lotteriföreståndare samt en kalkyl för lotteriet. Stadgar (om de inte redan finns hos myndigheten) och verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning ska också inlämnas. Tillstånd kan förenas med villkor, se bilaga 2. 3(15)

41 3. Registrering 3.1. Ansökan Ansökan om registrering enligt 17 lotterilagen görs på särskild blankett hos den nämnd som kommunen bestämt. Till ansökan bifogas samma handlingar som för tillståndsansökningar, förutom kalkyl. 4. Insatser, vinster med mera Insatser Med insatsernas värde avses beräknad omslutning om det för lotteriet finns en i förväg fastställd plan. I de fall omslutningen inte kan beräknas, exempelvis vid gissning och vadhållning, avses med insatsernas värde faktisk omslutning. En startavgift anses till hela sitt belopp vara insats i lotteriet Vinster Vinst som utgörs av pengar i ett registreringslotteri får uppgå tillhögst ett basbelopp. Anvisningar, exempelvis presentkort, bör gälla minst tre månader från den dag då vinsterna ska vara avhämtade. De bör förses med tydlig uppgift om giltighetstiden. I annat fall gäller allmän preskriptionstid om tio år. Värdet på varuvinst bör upptas till detaljhandelspris. Kan detta inte fastställas, får värdet tas upp till inköpspriset. För konst- eller hantverksalster eller skänkt föremål, till pris som fastställs efter värdering av kontrollant eller opartisk sakkunnig. 5. Försäljningstid vid tillstånd och registrering 5.1. Tillstånd Försäljningstid för lotterier fastställs av tillståndsmyndigheten för att lottköparna ska känna till under vilken tid lotter får säljas, när dragning beräknas ske och under vilken tid vinster kan hämtas ut. Även ur kontrollsynpunkt är det viktigt att ett lotteri är avgränsat i tiden. Försäljningstiden i ett lotteri bör anpassas efter lotteriets omfattning och art. Normalt bör inte längre försäljningstid än tre månader beviljas. I lotterier av större omfattning och i lotterier med försäljning från lottförsäljningsautomat, där konkurrens inte råder om försäljningsplatserna, bör en längre försäljningstid kunna medges. 4(15)

42 5.2. Registrering Försäljningstiden bestäms av kontrollanten. Vid efterhandsdraget lotteri bör försäljningstiden anpassas efter lotteriets omfattning och art. Normalt bör inte längre försäljningstid än tre månader beviljas. I lotterier av större omfattning och i lotterier med försäljning från lottförsäljningsautomat, där konkurrens inte råder om försäljningsplatsen, bör en längre försäljningstid kunna medges Förlängning av fastställd försäljningstid Förlängning av fastställd försäljningstid bör endast ges då det finns särskilda skäl, eftersom osäkerhet annars kan uppstå på lotterimarknaden och allmänhetens tillit till föreningslivets lotterier kan minska. Särskilda skäl kan vara händelser som inte kunde förutses vid ansökningstillfället till exempel problem med tryckeriet eller andra händelser som ligger utanför lotterianordnarens kontroll. Ansökan om förlängd försäljningstid ska ha gjorts i så god tid före den fastställda försäljningstidens slutdag att beslut dessförinnan kan meddelas Vinstutlämningstid Vinstutlämning bör ske under minst en månad efter försäljningstidens slut. 6. Skälig avkastning (endast vid tillstånd enligt 16 ) 6.1. Avkastning Enligt lotterilagen fordras, för att tillstånd ska kunna beviljas för ett lotteri, att det kan antas att lotteriet kommer att ge sökanden skälig avkastning. Den i samband med ansökan ingivna kalkylens tillförlitlighet ska bedömas av tillståndsmyndigheten. Viktig bedömningsgrund är också resultatet i lotterier som organisationen tidigare sålt. Tillståndsmyndigheten bör även se till att kostnader för reklam, administration, försäljning med mera inte är oskäligt höga. Tillståndsbeslutet kan innehålla villkor som syftar till att säkerställa att föreningen får en skälig avkastning av lotteriet. Vid tillståndsprövningen ska också göras en bedömning av att överskottet kommer att användas för det aktuella allmännyttiga ändamålet. 5(15)

43 7. Kontroll 7.1. Kontrollant Inom varje kommun och länsstyrelse bör det finnas en välutbildad grupp kontrollanter. Myndigheterna är ansvariga för kontrollanternas utbildning. En kontrollant ska ha den kunskap och de erfarenheter som behövs för uppgiften. Kommunen bör organisera kontrollen av föreningslivets lotterier genom att inom kontrollantgruppen fördela de föreningar som bedriver lotterier. Samma kontrollant bör kontrollera en förenings samtliga lotterier. Kontrollant har rätt att få arvode för varje lotteri, som kontrollen avser. Arvodet bestäms av tillstånds- respektive registreringsmyndigheten och ska betalas av den som anordnar lotterierna. Arvodet bör sättas i förhållande till lotteriets beräknade omslutning, normalt tre procent (inklusive sociala avgifter). Arvodet bör dock maximeras vid stora lotterier. Kontrollanten bör få ersättning för resor som företas för kontroll. Arvode och reseersättning bör betalas efter avlämnad redovisning för varje lotteri. 8. Lotter 8.1. Godkända lotter Förslutna lotter som används i lotterier ska enligt lotterilagen vara av godkänd typ. Det är Lotteriinspektionen som utfärdar typgodkännande. Förteckning över typgodkända lotter finns hos Lotteriinspektionen samt på För efterhandsdragna öppna lotter hänvisar vi till Lotteriinspektionens villkor för lotter och slumptalsgeneratorer om vinstvärdet överstiger kronor. (Finns på vår webbplats). Lotterna bör vara numrerade löpande i åtskilda serier eller i en följd för hela lotteriet utom vad gäller symbollotter, motionsbingobrickor eller tombolalotter med vinst- och nitlotter. Numren bör utgöra underlag för dragning Lottryck Vad avser förslutna lotter bör anges i villkoren till tillstånd/registrering, att lottsedel ska innehålla tryckt uppgift om namn på den/de förening/ar som 6(15)

44 anordnar lotteriet, uppgift om lottpris, tillstånds-/registrerings- myndighet, datum för tillstånd/registrering, försäljningstid och LN-nummer. Öppna lottsedlar bör innehålla de nämnda uppgifterna förutom LNnummer. Vinstandelen i procent av omslutningen ska vara tryckt på lotten, om inte uppgift om detta är anslaget på den plats där lotteriet bedrivs. Om vinstutlämningen inte sker i omedelbar anslutning till försäljningen bör uppgift om vinstplan, tid och plats för vinstutlämning samt sista vinstutlämningsdag antingen tryckas på lotten eller tillkännages på annat sätt vid lottförsäljningen. Vid efterhandsdragna lotterier bör på lottsedeln dessutom tryckas tid för dragning samt tid och sätt för publicering av dragningslista. Om lottlistor används, det vill säga listor där köpare antecknar sig för lottnummer, bör dessa innehålla de uppgifter som nämns i första stycket. Lottlistor ska stämplas eller signeras av kontrollanten. I lotterier där lottförsäljningen sker med lottförsäljningsautomat eller från lottbod eller från annat fast försäljningsställe bör det även på försäljningsstället finnas uppgift om anordnare, lottpris, vinstplan samt dragningslista om denna inte är tryckt på lotten. För lotter som inte säljs från fast försäljningsställe bör dragningslista med vinstplan kostnadsfritt tillhandahållas lottköparen vid försäljningen, om inte uppgifterna är tryckta på lotten. 9. Dragning 9.1. Allmänt Alla lottnummer som ingår i ett lotteri bör läggas till grund för dragningen och samma vinstnummer får endast förekomma en gång i ett lotteri eller i en serie, om det inte av ansökan och tillstånd framgår annat. Dragningen bör börja med högsta vinsten och därefter i fallande ordning. 7(15)

45 9.2. Förhandsdragning I lotteri med lotter numrerade i en följd eller i serier bör kontrollanten förrätta slumpmässig dragning sedan lotterna blandats omsorgsfullt i dennes närvaro. Undantag kan göras om Lotteriinspektionen beslutat på annat sätt i typgodkännandet Efterhandsdragning I ett lotteri som endast har några få vinster, exempelvis en bil och ytterligare någon eller några vinster bör efterhandsdragning förrättas. Kontrollanten ska förrätta slumpmässig dragning efter försäljningstidens slut. Dragningen bör alltid ske öppet och i närvaro av lotteriföreståndaren och kontrollanten. Om dragning sker med hjälp av teknisk utrustning, till exempel dator, ska denna vara typgodkänd av Lotteriinspektionen. jfr 14 lotterilagen Exempel på dragning Använd knappsatser. Två satser med 100 knappar, numrerade 00-99, samt eventuellt en, numrerad 0-9. Ett lotteri på lotter dras på följande sätt: Drag en knapp ur sats 1 och en knapp ur sats 2, lägg upp knapparna framför er på bordet. Läs numren på knapparna i den ordning ni bestämt. Eventuellt kommer nr 28 upp i sats 1 och nr 64 ur sats 2. Då blir vinstnumret Om nr 00 skulle dras ur båda satserna (0000) finns ju ingen lott med det numret; 0000 får då gälla som nummer eftersom det numret ska ha samma chans att vinna. När numret antecknats läggs knapparna tillbaka och blandas med övriga innan nästa nummer dras. Småvinsterna i ett lotteri brukar av praktiska skäl dras med hjälp av slutnummer. Vid ett lottantal av innebär ett nummer med två siffror 100 vinster. Drar man slutnummer med tre siffror används en knappsats 0-9 och en sats När slutnumret ska innehålla två siffror räcker det med en sats Det är lämpligt att sådana knappsatser finns hos tillståndsmyndigheten för kontrollanternas räkning. 8(15)

46 10. Tillståndsfria lotterier enligt 19 och Lotter I förhandsdragna lotterier får endast typgodkända lotter användas. På lottsedlarna ska anges LN-nummer, anordnare och lottpris. I stället för anordnare kan anges leverantör/återförsäljare, kompletterat med internt kodnummer eller liknande. Vad gäller öppna, efterhandsdragna lotter (OBS gäller endast 19 ) ska lottpris och anordnare vara tryckt på lotten reglerar ideella organisationers rätt att anordna lotterier utan tillstånd eller registrering Lotteriet får endast bedrivas i samband med tillställning eller sammankomst som sammanslutningen anordnar eller deltar i. I uttrycket delta i bör man väga in mer än ren lottförsäljning. Som exempel kan nämnas försäljning av klubbattiraljer, reklam för sammanslutningens verksamhet och liknande. Uttrycken tillställning och sammankomst har inte kommenterats i lagmotiven. Exempel kan vara olika typer av marknader, tipspromenad, idrottsevenemang och liknande. Tillståndsfria lotterier får anordnas vid alla typer av bingospel. Försäljningsområdet är begränsat till det område inom vilket tillställningen eller sammankomsten anordnas. Om tillställningen således arrangeras i till exempel Folkets Park är försäljningsområdet begränsat till parkområdet. Vid försäljning utanför området ska 16 eller 17 tillämpas. Bestämmelsen om vinstandel gäller endast sådana lotterier där fast vinstplan finns. Vinsterna dras offentligt före tillställningens, sammankomstens eller bingospelets slut för dagen, om vinstdragningen inte redan har ägt rum före lottförsäljningen. 9(15)

47 reglerar möjligheterna för andra än ideella föreningar att anordna lotteri Offentlig nöjestillställning Detta begrepp har tolkats att avse tillställningar som kräver polismyndighetens tillstånd enligt ordningslagen, till exempel tävlingar, uppvisningar i sport och idrott, danstillställningar, tivolinöjen och festtåg, marknader och mässor. Det finns inget krav vad gäller ändamålet med tillställningen. Således kan till exempel en skolklass eller privatperson anordna en offentlig dans och där sälja lotter. Ett enskilt vinstintresse kan alltså ligga bakom lotteriet Offentlig tillställning till förmån för ett allmännyttigt ändamål I begreppet offentlig tillställning inryms dels offentliga nöjestillställningar, dels tillställningar såsom syföreningsauktioner, välgörenhetsbasarer och liknande. I denna punkt finns kravet att tillställningen ska ske till förmån för allmännyttigt ändamål. För att klargöra detta begrepp måste man se till reglerna i Allmän sammankomst för framförande av konstnärligt verk till förmån för ett allmännyttigt ändamål Uttrycket konstnärligt verk avser såväl musikaliska framträdanden som diktläsning och liknande muntlig framställning. Hit räknas också cirkus- och teaterföreställning. Formen och inte kvaliteten är avgörande Övrigt Tillställningen eller sammankomsten ska vara huvudattraktionen och lotterierna endast utgöra ett inslag i evenemanget. Försäljningsområdet är begränsat till det område inom vilket tillställningen eller sammankomsten ordnas. Om tillställningen således anordnas i till exempel Folkets Park är försäljningsområdet begränsat till parkområdet. Försäljning som äger rum utanför området måste ske med stöd av 16 eller 17. Vinsterna ska utgöras av varor eller tjänster. Presentkort eller liknande bör undvikas. Den som deltar i lotteriet ska omedelbart kunna se om han vunnit och genast få ut sin vinst. Endast förhandsdragna lotterier får således anordnas. Det innebär även att till exempel pil- och bollkastning, skjutbanor och 10(15)

48 liknande kan anordnas trots att någon förhandsdragning inte har skett i dessa fall. Resultatet deltagaren uppnår är då dragningen och jämställs med förhandsdragning. 11(15)

49 Bilaga 1 Schematisk översikt av 19 och 20 När kan lotteriet anordnas Tillställning eller sammankomst som en sammanslutning anordnar eller deltar i. Gäller endast förening som avses i 15 1:a stycket 2. Alla slag av bingospel Offentlig nöjestillställning 2. Offentlig tillställning till förmån för ett allmännyttigt ändamål 3. Allmän sammankomst för framförande av konstnärligt verk till förmån för ett allmännyttigt ändamål. Summa insatsbelopp Högsta insats Högsta vinstvärde Summa vinstvärde Saknas 1/6 000 basbelopp 1/6 basbelopp Max 50 % och lägst 35 % av insatsernas värde om antalet insatser och vinster samt värdet av dessa är bestämda enl. uppgjord plan Saknas 1/6 000 basbelopp 1/ 60 basbelopp Samma Vinster Vinst- och insatsplan Försäljningsområde Alla slags vinster Krävs inte Området för tillställning respektive sammankomst OBS dock att lottlistor får börja påtecknas 4 veckor innan tillställningen äger rum Endast varor eller tjänster Krävs inte Området för tillställning respektive sammankomst 12(15)

50 Godkända lottyper Förslutna ska vara typgodkända Förslutna ska vara typgodkända Dragning Offentlig dragning före tillställningens/ sammankomstens/ bingospelets slut om det inte är fråga om förhandsdragna lotter Endast förhandsdragning Lottryck Förhandsdragna lotter LN-nummer, anordnare, lottpris. Vinstandelen anges eller anslås Efterhandsdragna lotter Lottpris, anordnare Vinstandelen anges eller anslås Förhandsdragna lotter LN-nummer, lottpris, Anordnare. Kan anges leverantör/återförsäljare kompletterat med med internt kodnummer eller liknande. Vinstandelen anges eller anslås 13(15)

51 Bilaga 2 Förslag på villkor för tillståndslotterier 1. Anvisningar, exempelvis presentkort, ska gälla minst tre månader från den dag då vinsterna ska vara avhämtade. 2. Värdet på varuvinst ska upptas till detaljhandelspris. Kan detta inte fastställas, får värdet tas upp till inköpspriset eller för konsthantverksalster eller skänkt föremål, till pris som fastställs efter värdering av kontrollant eller opartisk sakkunnig. 3. Lotter i annat lotteri tillåts inte som vinster. 4. Hyra för lottförsäljningsplats (lokal/plats- och kioskhyra) ska vara bestämd för tid (dag, vecka, månad) och alltså inte anpassas till omslutningen eller försäljningsresultatet. 5. Kostnader för löner/försäljningsarvoden, kontrollantarvoden samt sociala avgifter ska belasta lotteriet. 6. Eventuellt serviceföretags del av lotterimedlen ska uppgå till sammanlagt högst åtta procent av intäkterna från faktiskt försålda lotter. Skriftligt avtal ska finnas och ska granskas av tillståndsmyndigheten. 7. Lottsedlar och annat lottmaterial ska inköpas till marknadspris. Eventuell rabatt ska redovisas och tillföras lotteriet. 8. Vinster som inte utgörs av pengar eller gåvor ska inköpas till konkurrenskraftiga priser. Eventuella rabatter ska redovisas och tillföras lotteriet. 9. Ett lotteri ska redovisas skilt från föreningens övriga räkenskaper. Om medel från lotteriet inte fortlöpande sätts in på av föreningen disponerat konto, ska minst 25 procent av intäkterna från försålda lotter snarast, dock senast 14 dagar efter det att lotteriet slutsålts, sättas in på föreningens ordinarie konto. 10. Föreningen ska redovisa lotteriet till kontrollanten senast tre månader efter den i tillståndet angivna sista försäljningsdagen, vid 14(15)

52 registrering tre månader efter försäljningstidens slut. Nettobehållningen ska därvid vara överförd till föreningens ordinarie konto. Den som efter registrering anordnar lotterier enligt 17 ska senast den 15 februari varje år till kontrollanten redovisa de lotterier som har anordnats under föregående kalenderår. 11. Vid dragning gäller att alla lottnummer som ingår i ett lotteri ska läggas till grund för dragningen och samma vinstnummer får endast förekomma en gång i ett lotteri eller i en serie. Dragningen bör börja med högsta vinsten och därefter i fallande ordning. 12. Vid förhandsdragning gäller: I ett lotteri med lotter numrerade i en följd eller i serier ska kontrollanten förrätta slumpmässig dragning sedan lotterna blandats omsorgsfullt i dennes närvaro. Vid efterhandsdragning gäller: I ett lotteri som endast har några få vinster, exempelvis en bil och ytterligare någon eller några vinster ska efterhandsdragning förrättas. I ett traditionellt lotteri ska kontrollanten förrätta slumpmässig dragning efter försäljningstidens slut. Dragningen ska alltid ske öppet och i närvaro av lotteriföreståndaren och kontrollanten. Om dragning sker med hjälp av teknisk utrustning, till exempel dator, ska denna vara typgodkänd av Lotteriinspektionen. 15(15)

53 Förslag på Instruktion för kontrollanter i föreningslotterier

54 Uppdraget Att vara kontrollant innebär att man för tillståndsmyndighetens räkning utför ett uppdrag som ställer stora krav på ordning, noggrannhet och kunnande. Kontrollanten ska följa kontrollantinstruktionen och vid avvikelse från bestämmelserna underrätta tillståndsmyndigheten om detta. Kontrollanten ska i första hand tillvarata allmänhetens och samhällets gemensamma intresse att alla lotterier bedrivs på lagligt och lämpligt sätt. Kontrollanten ska övervaka föreningens lotteriverksamhet och se till att verksamheten ger skälig avkastning. Föreningen ska kunna få råd av kontrollanten. Kontrollanten ska därför informera sig om gällande lagar och bestämmelser samt delta i av tillståndsmyndigheten eller annan anordnad kontrollantutbildning. I uppdraget som kontrollant ingår att kontinuerligt följa lotteriets genomförande. 2

55 Lotterier anordnade efter registrering enligt 17 lotterilagen (1994:1000) Efter beslut om registrering hos kommunen ska kontrollanten snarast kontakta lotteriföreståndaren för genomgång. Genomgången ska omfatta paragraferna 14, 16, 17, 49 och 50 i lotterilagen. Dessutom ska Lotteriinspektionens allmänna råd läsas igenom. Särskilt viktigt är att bestämmelserna om lottryck gås igenom. Innan något lotteri får starta ska lotteriföreståndaren och kontrollanten tillsammans gå igenom lotteriets upplägg. Lotteriets upplägg Antalet lotter, lottpris, typ av lotteri, lottyp, vinstplan och försäljningstid ska fastställas. Kontrollanten ska värdera vinsterna om dessa inte utgörs av pengar eller presentkort. Varuvinster ska värderas till gällande marknadspris det vill säga det pris som är normalpris vid inköp i affärer. Eventuella rabatter ska tillfalla anordnaren. Vid tveksamhet om en varas marknadspris får sakkunnig anlitas, till exempel när konstverk och liknande används som vinst. Kostnader för sådan värdering ska betalas av lotterianordnaren och senare belasta lotteriet. Om det inom kommunen finns fasta försäljningsplatser som görs tillgängliga genom ett serviceföretag ska kontrollanten se till att föreningen inte säljer lotter där med stöd av 17, utan hänvisa föreningen att söka tillstånd enligt 15/16. Kontrollanten ska se till att föreningen inte tecknar bindande avtal om vinstinköp med leverantör av varuvinster före genomgången av lotteriet. Kontrollanten ska se till att kontrollantarvodet betalas på det sätt kommunen bestämt. Beställning av lotterimaterial Kontrollera att förslutna lotter som beställs är av godkänd typ och finns med i Lotteriinspektionens förteckning över typgodkända lotter på Lotteriinspektionens hemsida. Endast sådana lotter får användas. Var uppmärksam på att det av beställningen ska framgå vilka uppgifter som ska tryckas på lotterna. Detta framgår av Lotteriinspektionens allmänna råd. Efterhandsdragna lotter bör uppfylla krav enligt Lotteriinspektionens Krav på ej förslutna lotter som används i efterhandsdragna lotterier. När lotterna har levererats till föreningen och innan försäljningen får börja ska kontroll ske att lottsatsen överensstämmer med beställningen samt att tillverkaren (importören) garanterar lottsatsens innehåll. Förhandsdragna lotterier Om lotteriet består av en fast lottsats har dragning och blandning skett i tillverkningen. Kontrollanten ska då kontrollera att det av intyg från tillverkaren framgår att denne garanterar att lottsatsen innehåller vinster till rätt värde. Dessutom kontrolleras att uppgifterna som tryckts på lotterna är riktiga och att rätt antal lotter levererats. Vid lotteri med numrerade lotter i löpande följd (t.ex ) ska kontrollanten förrätta slumpmässig dragning efter det att lottsatsen levererats. Exempel på dragning finns på sidan 7. 3

56 Efterhandsdragna lotterier Kontrollanten ska tillsammans med lotteriföreståndaren eller annan av föreningen utsedd funktionär förrätta dragning senast den dag som angivits på lottsedeln. Osålda lotter ska tas omhand och kontrollräknas av kontrollanten innan dragning sker. För både förhands- och efterhandsdragna lotterier gäller att dragning ska ske på alla lotter som ingår i lotteriet. Även osålda lotter vid efterhandsdraget lotteri ska vara med i dragningen. Vinster som utfaller på osålda lotter tillfaller lotteriet. Om det från anordnarens sida finns önskemål om att alla vinster ska falla ut, vilket kan vara fallet om vinsterna är skänkta, får kontrollanten medge att dragning sker på endast sålda lotter. Detta gäller dock bara vid efterhandsdragna lotterier. Lotteriets förvaltning Lotteriet ska förvaltas skilt från föreningens övriga räkenskaper. Vid omfattande lotteriverksamhet bör särskilt konto öppnas. Ett lotteri får endast belastas med kostnader som hör till lotteriet. 4

57 Efter avslutat lotteri Senast två månader efter sista försäljningsdag ska kontrollanten kräva in redovisning för lotteriet. Kontrollanten ska därefter granska lotteriredovisningen. Upptagna kostnader ska vara verifierade och hänförliga till lotteriet. Slutligen undertecknar kontrollanten redovisningen. Kontrollanten ska se till att nettobehållningen förs över till föreningens ordinarie kassa. Redovisningen ska därefter inom en månad överlämnas till kommunen. Alla vinstlotter ska sparas vid vinstutlämningen och granskas av kontrollanten i samband med att räkenskaperna gås igenom. Osålda lotter ska vid efterhandsdraget lotteri förstöras före dragningen och vid förhandsdraget lotteri vid slutredovisningen. Redovisningsblankett Lotteri Redovisningsdatum: Diarienr: Tillståndshavare: Telefonr: Mobilnr: Mailadress: Utdelningsadress: Postnr: Ort: Intäkter Kronor Sålda lotter Eventuella rabatter, varuvinster Ränta på lotterikonto Lottpris: Tillstånd, reg.datum: Försäljningssperiod: Kommun/-er där lotter får säljas: Ev. serviceföretag, namn och postadress: Ej sålda lotter, överlämnade till kontrollant Antal: Styckpris: Till föreningen har följande intäkter överförts Kontant, kronor: Bank/plusgiro, kronor: Ej utlösta vinster till ett värde av, kronor: Härmed intygas att uppgifterna i redovisningsblanketten är korrekta. svärdet Summa: Ev. underskott: tgifter Kronor Underskrift: Lotteriföreståndare Namnförtydligande: Härmed intygas att det inte finns några andra kostnader för lotteriet som betalats direkt av föreningen än de som redov ovan. 5

58 Lotterier anordnade efter tillstånd enligt 15 och 16 lotterilagen Tillstånd till lotteri med stöd av 15 och 16 har av tillståndsmyndigheten bestämts till omfattning, utförande och villkor. Tillståndet bör därför av kontrollanten gås igenom punkt för punkt med lotteriföreståndaren. Särskilt bör beaktas eventuella villkor som förenats med lotteriet. Några avvikelser från tillståndet och villkoren får inte medges. Det åligger tillståndsmyndigheten att fatta beslut om ändringar i tillståndet. Vid start, genomförande och avslutande av lotteriet gäller i tillämpliga delar samma regler som för registreringslotterier. Om serviceföretag anlitas för lotteriet ska det avtal som slutits mellan parterna granskas för att säkerställa att tillståndshavaren har det bestämmande inflytandet över lotteriet. 6

59 Exempel på dragningsförfarande Det enklaste sättet att förrätta dragning är att göra det manuellt med hjälp av knappsatser. Använd två knappsatser, en numrerad och en numrerad 0-9. Med dessa satser kan upp till lotter dras. Om lotteriet innehåller 1000 lotter indela dessa enligt följande: 1000 Knappsatsen 0-9 används för att dra den första siffran. Knappsatserna används för att dra de övriga siffrorna. En knapp dras ur varje sats och läggs väl synlig på bordet. Protokollföraren skriver ned numret. Därefter ska alla knappar tillbaka i satserna igen och nästa nummer dras. Om nummer 000 skulle dras innebär det att lott vunnit. Dragning av slutsiffror Förutsättning: lotter. Så här många vinster utfaller vid olika antal slutsiffror: En slutsiffra Två slutsiffror Tre slutsiffror T.ex. 8 T.ex. 48 T.ex vinster 100 vinster 10 vinster Dragningen ska ske helt slumpmässigt där alla i lotteriet ingående lotter har lika chans till vinst. Detta innebär att dragningen ska börja med högsta vinsten och därefter i fallande ordning. Huvudregel Lott som utfallit med vinst på tidigare nummer i dragningen bör inte också kunna vinna en annan högvinst. Dragningslistan kontrolleras och undertecknas av kontrollanten och lotteriföreståndaren. 7