PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Vice Ordförande Josefin Lundin, lämnade mötet efter punkt 5.7 Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Vice ordförande Åke Knutsson öppnade dagens möte, då ordinarie ordförande Håkan Leeman inte kunde närvara på grund av sjukdom. Den utskickade agendan godkändes med ett tillägg. Ärendepunkt 5.7 Mötesplan lades till. 2. Val av justerare Jonas Gustafsson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr godkändes och lades till handlingarna. 4. Resultatrapport Styrelsen tog del av den ekonomiska rapporten och konstaterade att resultatet för 2017 sannolikt kommer att bli positivt.

2 5. Ärenden 5.1 Arne Bergströms vandringspris (ÅK) Arne Bergströms vandringspris är instiftat för att kunna utdelas till person som under en lång följd av år, ideellt arbetat inom förening, distrikt eller förbund, och genom sitt uppträdande och gärning varit en förebild för sina kollegor inom Svemo. Styrelsen utsåg mottagare till vandringspriset som kommer att utdelas vid Förbundsmötet Namnet på personen finns i bilaga till originalprotokollet. 5.2 Distriktens årsmöten (PW) Styrelsen diskuterade vilken information som styrelsens representanter skulle ha med sig vid besöken på distriktens årsmöten samt vem som skulle representera var. Styrelsen beslutade att följande personer ska närvara vid de olika distriktsårsmötena: Södra 24/2 Vrigstad - Jonas Gustafsson Västra 24/2 Skara - Josefin Lundin Östra 24/2 Nyköping - Ulla Peterson Nedre Norra 18/2 Bollnäs - Thomas Avelin Mellersta Norra 17/2 Östersund - Fredrik Hansson Övre Norra 17/2 Luleå - Åke Knutsson 2

3 5.3 VM/EM närvaro (PW) Styrelsen gick igenom årets VM/EM tävlingar och beslutade vem som skall närvara vid vilket arrangemang. Styrelsen beslutade närvara vid VM/EM tävlingar enligt följande: 5.4 Svemo samarbete med andra organisationer (HL/PW) Som ideell organisation har Svemo ett antal samarbeten med andra organisationer - både internationellt och nationellt. Ett förbund bör löpande se över vilka samarbeten som är aktuella och vilka som kan bidra till en än bättre verksamhet för Svemos medlemmar och dess andra intressenter. Styrelsen beslutade vissa samarbeten skulle ses över/upphöra samt att inleda diskussioner med andra organisationer om fördjupat/nytt samarbete. Styrelsen uppdrog åt GS att hantera frågan vidare. 3

4 5.5 Ansökan Förtjänstmedalj guld (ÅK) Styrelsen har mottagit två ansökningar om Förtjänstmedalj guld. Styrelsen beslutade godkänna båda ansökningarna om Förtjänstmedalj guld. Namn på personerna finns i bilaga till originalprotokollet. 5.6 SM-veckan sommar Malmö 2019 (PW) Styrelsen diskuterade inkomna förslag och önskemål när det gäller grenar som ska ges SM status vid SM veckan i Malmö. Styrelsen beslutade att Motocross Sprint samt Speed Motard ska vara representerade under SMveckan i Malmö Mötesplan 2018 (PW) Styrelsen har som ambition att förlägga några möten per år i samband med tävlingar i de olika grenarna. Styrelsen hade sedan tidigare bestämt att förlägga möte nr i samband med motocross VM i Uddevalla. Den tävlingen är nu inställd. Styrelsen beslutade att istället lägga möte nr 6 i samband med Speedway Grand Prix i Målilla. Styrelsemötet blir söndagen den 12 augusti. 4

5 6. Rapporter 6.1 Svemos funktionärer projektrapport (JL/TJ) Under december månad fick projektgruppen in ett flertal tips på personer med stort engagemang för funktionärer inom Svemo. Dessa personer kommer Svemo att bjuda in till ett möte lördagen 17 februari på kansliet mellan för att diskutera hur vi tillsammans kan öka antalet engagerade funktionärer inom förbundet. Till den här träffen kommer projektgruppen även att skicka ut en inbjudan till distrikt, sektioner samt använda sig av nyhet på hemsidan och sociala medier för att få fler att komma till träffen. Det är viktigt att involvera rörelsen i frågan, inte bara att Svemo jobbar med den utan att även erbjuda möjligheten att vara med och påverka. 6.2 Säkerhet UP/PW Styrelsen tog del av rapport från Ulla Peterson. Den innehöll bl.a. rapport från senaste Styrgruppsmötet i Säkerhet samt information om kommande aktiviteter, bl.a. planerat möte med Säkerhetsrådet i Göteborg söndag 28 januari. GS informerade om genomförda personella omfördelningar på kansliet. Anja Rauch kommer att arbeta ca 50% med Säkerhetsprojektet och driva genomförandefasen efter Förbundsmötet. 6.3 Licensrapport (PW) 2017 avslutades mycket bra när det gäller antalet förare med licens i förbundet. Vi har vid ingången av 2018 två förändringar som kan ställa till lite oro för några av förarna: 1. Licensbrickan sänds nu ut digitalt till alla förare. Det innebär att den kan laddas ner i mobilen och/eller skrivas ut på papper. Den förare som fortfarande vill använda sig av en "plastbricka" behöver själv begära en sådan vid licensköpet. Information om detta har gått ut till alla förare och meddelas även vid licensköpet, men informationen har inte uppfattats av alla. 2. FIM informerade 15 december att samtliga förare som avser tävla utomlands i tävlingar som är upplagad i FIM/FIM E tävlingskalendrar "internationella tävlingar" behöver ha en FIM-licens. Licensen kostar 150 sek. Svemo har ca: förare som årligen kör utanför Sveriges gränser, dessa är försäkrade via det internationella tillägget i sina Svemo-licenser, den FIM licens som nu införts gäller inte de förare som kör VM/EM då dessa redan får licensen, det gäller inte heller förare som bara avser att träna eller köra andra enklare tävlingar som inte ligger i FIM-kalendern. Det nya systemet med FIM licens trasslar till det för både förare och kansli eftersom förarna måste begära licensen av Svemo som i sin tur måste köpa ut den av FIM. Kansliet försöker nu göra allt för att underlätta besvären för förarna och kommer under året att försöka arbeta fram en betydligt enklare hantering för detta. 5

6 6.4 Gotland Grand National (HL/PW) Under 2017 års GGN uppdagades en konflikt mellan organiserande klubbar och promotorn. Båda parter hade förberett stämningsansökning mot den andra parten. Endurosektionen, Svemo kansli och Verkställande Utskottet försökte finna lösningar på konflikten mellan parterna. Till slut fann parterna själva en lösning. Förhandlingar har sedan skett mellan promotorn och Endurosektionen kring hur tävlingen ska genomföras för att Svemos krav på säkerhet, miljö och sportslig rättvisa ska uppnås. 6.5 Organisationsutredningen (PW) Arbetet med organisationsutredningen avseende ärenden som ska behandlas vid förbundsmötet (strukturer och stadgar) är nu avslutat i och med att propositioner och stadgeförslag sänts ut till Distrikten för behandling vid deras årsmöten. Förändringar som, under utredningsarbetets gång föreslagits, har i många stycken påbörjats. Dessa åtgärder kommer att sammanställas och redovisas vid förbundsmötet 14 april Ett avstämningsmöte för ledningsgruppen kommer att genomföras under februari. 6.6 Snöskoterverksamheten PW/UP Styrelsen tog del av rapport från GS och Ulla Peterson. Ett möte med Snöskotersektionen planeras till den 27 januari. Då kommer bl.a. sektionens tankar om sportens framtid och arbetssätt att diskuteras. 6.7 Förbundsmöte (PW) Styrelsen gick igenom förberedelserna för förbundsmötet som kommer att hållas på Radisson Blu Royal Park hotell i Solna lördagen den 14 april Information om tid och plats har lagts ut på Svensk Idrotts hemsida. Mötet planeras hålla samma tider som föregående möten med ett öppet informationsmöte som startar och ett ordinarie förbundsmöte som startar efter lunch. Ytterligare detaljerad information samt kallelse och handlingar kommer att sändas ut till berörda efter hand. Efter att propositionerna sänts ut till distrikten inför deras årsmöten har flera personer hört av sig och menat att den föreslagna texten i stadgarna som hanterar hur ombud till förbundsmötet skall utses, har varit otydlig och därmed svårtolkad. Åke Knutsson tillsammans med GS kommer därför 6

7 att sända ut förslag till ny formulering, dvs förslaget som sådant kvarstår men texten kommer att ges redaktionella förändringar så att eventuella oklarheter undviks. 6.8 Personal (PW) En viss omfördelning av personalen har genomförts vid årsskiftet, vilket tidigare meddelats förbundsledning och distrikt. Den nya tjänsten som projekt- och säkerhetssamordnare har tillsatts genom internrekrytering. Nyrekrytering för att "fylla luckan" pågår med målbilden att få in en person på tidsbegränsad anställning under ett år. GS kompletterade muntligt rapporten. 6.9 Budgetprocess 2018 (PW) Tillväxten inom förbundet har inneburit att flera "normala" rutiner och administrativa processer inte längre fungerar tillfredställande och måste förbättras. Detta gäller även budgetprocessen. Under 2018 kommer ett nytt förfaringssätt att utarbetas vilket bland annat innebär att budgetarbetet måste påbörjas betydligt tidigare, att sektionerna ska kunna arbeta med vägledande dokument med tydligare målbilder och att en djupare dialog ska kunna föras mellan sektioner/kommittéer och styrelse i samband med budgetarbetet. Kansliet har fått uppdraget att arbeta fram ett underlag för detta som ska presenteras för styrelsen vid kommande styrelsemöte IT (JG) Thomas Avelin och Jonas Gustafsson rapporterade muntligt om situationen inom IT områdena, TA system och nytt avtal, Hemsida och förväntad produktionsstart, Utbildningsplattform och andra mindre områden. Generellt upplever man nu att IT rådet och styrelsen är väl informerade och att man nu hittat såväl fungerande arbets- /rapportsystem. Man upplever att man har kontroll på verksamheten och att planerna för verksamhetsområdena 2018 ser mycket bra ut generellt med undantag av Hemsidan där leveransen från RF ska ske denna månad efter år av uppskjutna leveransdatum. 7

8 6.11 Utbildningsplattform (PW) Vid styrelsens decembermöte beslutades att Svemo ska ta fram en egen digital utbildningsplattform då de som idag finns tillgängliga inom idrottsrörelsen inte alls uppfyller de behov Svemo har. I början av januari sände GS en information om detta till övriga SF med förfrågan om något annat förbund hade likande behov och ville vara med vid utvecklingen av detta. Gensvaret var större än förväntat och i dagsläget har ett antal stora och små förbund anmält intresse av att delta vid utvecklingen. GS informerade muntligt om dagsläget Idrottsgalan 2018 Svemo var representerat på Idrottgalan med tio personer. En blandning av idella ledare, kanslipersonal samt strategiska sammarbetspartners. Det var den 19:de galan och den var ganska traditionell som galan ska vara. Förbundstyrelsen ser det som viktigt att vara representerade på galan för att under mer lättsamma former skapa nätverk med andra förbund på alla nivåer inom idrottsrörelsen Rapport Motorfederationen/Kungl. Medaljkommitté (HL) Traditionsenligt samlades Motorfederationens medlemmar (Flygsport, Racerbåt, Bilsport samt Svemo) för möte tisdagen efter Idrottsgalan på Villa Godthem i Stockholm. Syftet med Motorfederationen är att utbyta erfarenheter och kunskap mellan förbunden, och att försöka finna gemensamma lösningar på problem och utmaningar. Varje förbund representeras av ordförande och GS. Kungliga Medaljkommittén består av ordföranden för motorförbunden samt av HKH Prins Carl Philip. Syftet med denna kommitté är att besluta om mottagare av Kunglig Medalj Föreningars organisationsnummer (ÅK) Vid styrelsemötet i november förra året meddelades att två föreningar fortfarande saknade organisationsnummer och att detta skulle vara åtgärdat senast vid årsskiftet för att inte förlora medlemsskapet i förbundet. Från kansliet fanns nu information om att av de två kvarvarande föreningarna, har en av dessa åtgärdat kravet att inhämta organisationsnummer och den andra föreningen har på egen begäran lämnat förbundet. 8

9 6.15 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 17/ Avslutning Vice ordförande Åke Knutsson avslutade dagens möte. Vid protokollet Vice ordförande Anna Wilhelmsson Åke Knutsson Godkänt via mail Justerare Jonas Gustafsson Godkänt via mail