PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Gäster Björn Samuelsson Revisor 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med ett tillägg. Ärendepunkt 5.16 Års- och Inträdesavgifter lades till. 2. Val av justerare Fredrik Hansson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen diskuterade särskilt punkten 6.1 Svemos funktionärer där det varit svårt att få igång processen. Styrelsen fastställde VU-protokoll nr

2 4. Resultatrapport Årets första ekonomirapport visar på en bra start på året med ett positivt resultat jämfört med budget för perioden. Det positiva resultatet kommer till största delen från kostnadsbesparingar och inte från ökade intäkter som varit fallet de senaste åren. 5. Ärenden 5.1 Rapport från revisorn samt år 2017 (MJ) Styrelsen beslutade godkänna årsredovisningen för Styrelsen beslutade också att, i egenskap av ägare, ge styrelsen i Spark Plug AB samt Svensk Speedway & Isracing AB i uppdrag att genomföra en fusion av de bägge bolagen. 5.2 Propositioner och motioner (ÅK) Styrelsen har till Förbundsmötet 2018 presenterat fyra propositioner. Våra sex distrikt har sedan fått yttra sig om dessa. I tillägg föreligger fyra motioner från två distrikt. Styrelsen diskuterade motionerna samt de synpunkter som inkommit på propositionerna. Styrelsen har diskuterat de inkomna motionerna, och formulerade styrelsens yttrande. Styrelsens yttrande sänds ut till delegaterna tillsammans med övriga förbundsmöteshandlingar. 5.3 Verksamhetsplan (HL) Vid förbundsmötet har styrelsen skyldighet att lämna en verksamhetsplan som ska ange ett fokus på verksamheten under den kommande mandatperioden för förbundet. Styrelsen beslutade att ställa sig bakom förslaget till Verksamhetsplan för Svemo. 2

3 5.4 Verksamhetsberättelse (HL) Inför förbundsmötet har styrelsen - respektive samtliga sektioner och kommittéer - skyldighet att lämna en verksamhetsberättelse som ska ta upp de väsentliga händelser som inträffat under mandatperioden. Styrelsen beslutade att ställa sig bakom förslaget till verksamhetsberättelse. 5.5 Arbetsplan Säkerhetsrådet (UP) Det jobbas för fullt med säkerheten och dokumentation efter Säkerhetsrådsmötet i helgen. Styrelsen tog del av projektrapport från Sofia Kärrå samt förslag till Riktlinjer för Svemo säkerhetsarbete som Säkerhetsrådet och Styrgruppen tagit fram. Styrelsen beslutade att godkänna riktlinjerna. Styrelsen uppdrog samtidigt åt säkerhetsrådet att ta fram en arbetsplan. 5.6 Tekniska gruppen (TA) Efter en djupare analays av arbete och funktion inom Tekniska gruppen som gjorts av kansliet och Thomas Avelin kan styrelsen i rapporten konstatera att Svemo behöver genomföra en större strukturföränding av den Tekniska Gruppen inom förbundet. Styrelsen ger kansliet i uppdrag att arbeta fram ett nytt förslag på hur de tekniska frågorna ska hanteras inom Svemo, baserat på Thomas Avelins rapport. Arbetet ska återrapporteras till styrelsemötet i juni. 3

4 5.7 Ansökan VM Snöskotercross 2019 NMS Boden (UP) Norrbottens Motorsällskap (NMS) Boden har inkommit med en VM ansökan för Snöskotercross Ansökan är kompletterad med budget. Ansökan godkändes och styrelsen önskar NMS Boden lycka till. 5.8 Inval och utträden klubbar 2017 (PW) Under 2017 begärde 17 klubbar utträde ur förbundet och 8 klubbar begärde inträde. Antalet klubbar var vid årsskiftet 459 stycken. Som huvudsaklig orsak till att en klubb/förening begär utträde är att man upphört med tävlingsverksamhet eller att klubben saknar medlemmar som är intresserade av att fortsätta verksamheten. Styrelsen godkänner samtliga in och utträden som presenterats. 5.9 Informationsfolder (PW) Som ytterligare ett verktyg för att förbättra kommunikationen inom Svemo har kansliet tillsammans med ROXX Communication tagit fram en informationsfolder. Samarbetet bygger på att ROXX skriver/sätter och trycker informationsfoldern och finansierar den genom annonsförsäljning. Det första provexemplaret finns nu framme. Vid dialoger kring detta så upplever vi att möjligheterna att trycka och finansiera liknande informationsfoldrar skulle fungera utmärkt om foldrarna skulle göras grenvist. Bättre fokus på innehåll, tydligare målgrupper och bättre annonsläge. Styrelsen beslutar att konceptet ska presenteras för sektionerna samt att de sektioner som så önskar ska få möjlighet at ta fram egna informationsfoldrar. 4

5 5.10 Godkännande av Västra Motorcykelförbundets stadgar (ÅK) Styrelsen ska godkänna de stadgeändringar som fastställts vid SDF-möte. Styrelsen godkände Västra Motorcykelförbundets stadgar i presenterat skick Ansökan förtjänstmedalj guld (ÅK) Styrelsen har mottagit en ansökan om förtjänstmedalj guld. Styrelsen beslutade godkänna ansökan om förtjänstmedalj guld Förtjänstplakett (ÅK) Svemo förtjänstplakett utdelas i guld, silver eller brons enligt nuvarande bestämmelser i SPAR. I fortsättningen föreslås att förtjänstplaketten bara ska finnas i guld. Styrelsen beslutade godkänna förslag till ändring av bestämmelser för Svemo förtjänstplakett i SPAR. Beslutet innebär att förtjänstplaketten i fortsättningen endast utdelas i ett utförande, guld. 5

6 5.13 Beslut SM-veckan Vinter Sundsvall 2019 Stadioncross (snöskoter) och X-Trial har anmält att de vill vara med och delta i SM-veckan Vinter i Sundsvall Styrelsen beslutade att båda grenarna ska få arrangera SM vid SM veckan i Sundsvall: 5.14 Läkarundersökningar för förarlicens (HL) Frågan om nödvändiga läkarundersökningar för att erhålla förarlicens har väckts av Dragracingsektionen. I dagsläget finns detta reglerat i NT, med kompletterande information i vissa SR. Frågan har främst koppling till säkerhetsarbetet, men har också relevans i våra internationella relationer, för våra försäkringar och för vår egen organisation. Det är därför lämpligt att styrelsen ger kansliet i uppdrag att se på frågan ur ett förbundsperspektiv som tar hänsyn till olika idrotters krav och förutsättningar, samtidigt som det ökar eller i vart fall bibehåller säkerhetstänket inom våra idrotter. Styrelsen beslutade att ge kansliet i uppdrag att i samråd med Säkerhetsrådet utreda vilka krav på läkarundersökning som ska gälla gemensamt samt för våra olika grenar fr.o.m Återrapportering ska ske vid styrelsens junimöte. 6

7 5.15 Barn och ungdom Sedan april 2017 har det skett en rad förändringar inom Svemos arbete med barn- och ungdomsidrott. För att anpassa organisationen till rörelsens önskemål behöver arbetsuppgifter som tidigare hanterades av barnkommittén flyttas till andra funktioner. Förbundsstyrelsen beslutade att Utbildningskommittén (UK) alltid har remissrätt vid framtagande av utbildningsmaterial för barn och unga, samt vid utbildningsmaterial som riktar sig till ledare/föräldrar som utbildar eller möter barn och unga inom Svemo. UK äger beslutet, precis som övriga utbildningsmaterial, även material som rör barn och ungdom. Frågor och ärenden som rör barn- och ungdomsidrott men som inte är utbildningsfrågor hanteras av kansliets kontaktperson för barn och ungdomsidrott i samråd med styrelsen Års- och Inträdesavgifter (ÅK) Styrelsen diskuterade föreningarnas års-, inträdes- och förseningsavgifter. Styrelsen beslutade föreslå Förbundsmötet att låta års-, inträdes och förseningsavgifterna vara oförändrade. 6. Rapporter 6.1 Budgetprocess Vid budgetprocessen 2017 konstaterades att en ny modell för detta arbete, särskilt relaterat till sektioner och kommittéer måste tas fram. Styrelsen tog del av, och diskuterade det förslag som kansliet utarbetat. Det nya förslaget ska ligga framme för beslut vid kommande styrelsemöte. 7

8 6.2 Licensrapport Antalet licenser sista februari 2018 är ca: 300 färre än antalet vid samma period förra året. Det är svårt att fastställa orsaken till detta, möjligen kan det sena vintervädret spela en viss roll. Tappet sker främst inom MX och Enduro i reella tal men sett till procent är tappet inte så stort då grenarna är de största. Vi ser en glädjande tillväxt inom Trial (upp närmare 100%), Roadracing och framförallt på barn och ungdomssidan. 6.3 Säkerhet Ulla Peterson rapporterade från Säkerhetsrådets senaste två möten samt Styrgruppsmötet. Arbetet går väldigt bra och nu är samtliga sektioner utom Snöskoter och Supermoto representerade i Säkerhetsrådet. 6.4 SINUS och Snöskotersektionen Svemo snöskoterverksamhet är mitt uppe i säsong och mycket händer inom verksamhetsområdet just nu, framförallt i den övergripande strukturen. Dels pågår samtal med nuvarande snöskotersektion om deras intresse och möjlighet av att fortsätta sitt ideella arbete för sektionen. Sektionsledamöter ska utses av styrelsen i mitten av april. Dels sker nu personalförändringar på kansliet, olyckligtvis och oplanerat mitt i säsongen och det är i skrivande stund något oklart vem som ska koordinera verksamheten på kansliet. Utöver det har nu det nya tillväxtprojektet, SINUS, varit igång i snart två månader. De tre anställda har fokus på tillväxt och klubbservice med huvudinriktning på snöskoter och har stött på en hel del utmaningar och förbättringsområden för Svemos snöskoterverksamhet. 6.5 Försäkringsrapport Svemo har tillsammans med If och försäkringsmäklaren nyligen gått igenom skade- och försäkringsutfallet för Under 2016 erhöll över 900 förare ersättning ur den försäkring som ingår i licensen. Siffran var den högsta någonsin, den var oroväckande och hade direkt koppling 8

9 till det ökande antalet förare. För 2017 höjdes därför försäkringspremien som Svemo betalar. Statistiken för 2017, visar nu att antalet försäkringsskador minskat något, vilket är mycket glädjande och en nödvändig utveckling om kostnaderna för våra gemensamma försäkringar ska kunna hållas nere och därmed undvika att trycka upp priset på licenserna. Under 2018 kommer Svemo att lägga över 7 miljoner för att försäkra förare, funktionärer och publik detta år. 6.6 Förbundsmöte / praktisk information (AW/PW) Arbetet med förbundsmötet fortskrider enligt planerna. Anmälningstiden är slut och alla som ska anmäla sig har gjort det. Kansliet arbetar med alla praktiska detaljer inför mötet. 6.7 Information om RF processer Just nu deltar Svemo, genom GS i två RF processer som har sin bakgrund i beslut fattade på RF stämman. Dels ett gemensamt intressepolitiskt program med målbilden att för politikerna lyfta fram de frågor som är viktiga för den gemensamma idrottsrörelsen inför valet Dels ett arbete där ett nytt förslag till medelsfördelning inom svensk idrott ska arbetas fram. Målet här är att utvärdera nuvarande fördelningssystem och föreslå en ny och bättre metod för detta inför kommande Riksidrottsmöte. GS informerade muntligt om detaljer och dagsläge i de båda arbetsgrupperna. 6.8 Rapport från Ulf Karlsons begravning (ÅK) Styrelsen tog del av Åke Knutssons skriftliga rapport från trialvärldsmästaren Ulf Karlsons begravning som ägde rum den 9 mars 2018 i Lerums kyrka. 6.9 Rapport från distriktens årsmöten (samtliga) Samtliga styrelsemedlemmar som varit på distriktsårsmöten rapporterade från sina respektive möten. 9

10 6.10 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Stockholm fredagen den 13/4 kl. 13: Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman godkänt via mail Justerare Fredrik Hansson godkänt via mail