PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Gäster Håkan Olsson Roger Clemensson Ann-Christine Forswall Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Valberedningen Valberedningen Valberedningen 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan kompletterades med ett nytt beslutsärende, 5.6 Grenchef. 2. Val av justerare Fredrik Hansson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr godkändes och lades till handlingarna.

2 4. Resultatrapport Under september månad har vi något förbättrat utfallet jämfört med budget på intäktssidan, kostnadssidan är relativt oförändrad för månaden. Sett över helåret har vi dock ett fortsatt stort tapp på intäktssidan där siffrorna inte når upp till budget. Styrelsen tog del av och diskuterade månadens ekonomirapport. Styrelsen fattade inget beslut om särskilda åtgärder. 5. Ärenden 5.1 Mässa (PW) Svemo har fått en förfrågan från motorcykelbranschen, MCRF, om att genomföra en gemensam mässa under hösten Mässan skulle i sådana fall ha en tydlig inriktning mot motorcykel racing, träning och tävling. Förslaget är mycket intressant då en sådan mässa skulle fokusera enbart på vår verksamhet, och vända sig till våra klubbar, förare och funktionärer. Svemo har därför svarat att vi är mycket intresserade av fortsatta diskussioner. För närvarande är sannolikheten hög att mässan ska kunna genomföras 4-6 oktober 2019 på Elmia i Jönköping. Så snart beslut fattats kommer vi att tillgängliggöra mycket mera information löpande. Styrelsen beslutade att en ovan beskriven racingmässa i Jönköping, om den blir av, ska ges prioritet mot deltagande i övriga mässor. Om den nu diskuterade racing-mässan blir av så ska givetvis samtliga sektioner delta. Styrelsen uppmanar dessutom alla sektioner att undvika att lägga tävlingar och andra event vid det datumet samt att reservera utrymme i budget för deltagande och eventuella aktiviteter. Sektionerna beslutar, som tidigare, själva om de ska delta i den traditionella MC mässan i Stockholm i januari. 5.2 Valberedningens roll vid tillsättande av sektionsmedlemmar (HL) Sedan förbundsmötet är numera inte nationella grenmöten obligatoriska för våra sektioner. Det innebär att framtida sektionsmedlemmar måste kartläggas på annat sätt. Tidigare svarade valberedningen för denna kartläggning på ett mer aktivt sätt än de senaste åren, då styrelsens kontaktpersoner via NGM haft ett större ansvar. Styrelsen har att besluta om ett sätt att kartlägga lämpliga sektionsmedlemmar, där valberedningen liksom tidigare kan vara en lämplig resurs. 2

3 Styrelsen beslutade att ge valberedningen i uppgift att ansvara för att ta fram en bruttolista på kandidater till sektionerna. Denna bruttolista ska sedan diskuteras igenom med respektive kontaktperson för grenen, innan den presenteras för styrelsen. Styrelsen vill samtidigt tydliggöra att samtliga medlemmar, klubbar och distrikt, liksom tidigare, har rätt att nominera personer för uppdrag som sektionsmedlemmar. 5.3 Nominering av ledamöter till FIM, RF samt SISU organ (HL) Inför FIM General Assembly i december 2018 samt Riksidrottsmötet i maj 2019, har Svemo i uppgift att se om det finns lämpliga och intresserade kandidater inom vår organisation för de poster som ska väljas/utses. Styrelsen har att diskutera om Svemo ska föreslå någon eller några personer till de olika organen. Styrelsen beslutade att inte nominera någon till styrelse eller revisorsuppdrag i FIM. Styrelsen beslutade att inte nominera någon till poster inom RF och SISU. 5.4 Nordiskt möte (PW) 5-7 oktober genomfördes det Nordiska mötet i Haugesund i Norge. Utöver de Nordiska länderna var de två presidentkandidaterna till FIM närvarande. Estland och Island saknade däremot representanter på plats. Då detta skrivs har ännu inte protokollet sänts ut, ärendet kompletterades därför muntligt av ordförande och GS under mötet ska Nordiska mötet genomföras i Sverige och Håkan Leeman är nu ordförande för det Nordiska samarbetet det kommande året. Svemos föreslog att vi ska ta över all administration och ansvar för regler, protokoll etc. så dessa på ett tydligt sätt samlas på ett ställe då det idag är mycket rörigt att få en bild av verksamheten och fattade beslut. Styrelsen godkände att Svemo tar på sig drifts- och administrationsansvaret för det Nordiska samarbetet oaktat vilken nation som för tillfället har ordförandeskapet. 3

4 5.5 Licenspriser 2019 (ÅK) Styrelsen har att fastställa priser för 2019 års licenser. Licenspriserna har varit oförändrade sedan Under den perioden har den allmänna prisnivån stigit och framförallt har Svemos försäkringskostnader för förare stigit med drygt 20% och kommer inför 2019 att eventuellt stiga med lika mycket till. Utöver detta sjunker antalet licenser för närvarande vilket ytterligare påverkar den totala ekonomin negativt. Det visar återigen vikten av att behålla och öka antalet förare med licens, så kollektivet blir starkare. Styrelsen beslutade att alla licenspriser för aktiva 2019 ska justeras uppåt något i intervallet 5-10%. Kansliet får i uppdrag att justera respektive licenspris på sådant sätt att en rimlig fördelning sker inom hela systemet. 5.6 Grenchef (PW) Styrelsen diskuterade den organisatoriska driften av grenverksamheten. Vi har idag en situation inom Trackracing där en sektion helt saknas och verksamheten i stället leds av en Grenchef, Tony Olsson. På liknande sätt har verksamheten inom Roadracing och Minimoto nu drivits utan sektion på samma sätt som Trackracing, under en Grenchef, Fredrik Hansson, i form av konsultuppdrag som upphör vid årsskiftet. Den här organisationsformen har visat sig mycket effektiv då framförallt den administrativa bördan tagits bort från de ideellt arbetande personerna så att dessa i stället kan ägna sig helt åt den sportsliga verksamhetens utveckling i samarbete med Grenchefen. Styrelsen beslutade, mot bakgrund av ovanstående att: - Att de fyra "asfaltsporterna", Roadracing, Minimoto, Supermoto samt Dragracing ska samlas administrativt under en Grenchef. - Att GS snarast ska gå ut med annons för att rekrytera en person för det uppdraget. - Att den nya organisationsstrukturen ska fungera operativt vid årsskiftet Det innebär att det inte är aktuellt att nominera personer att sitta i sektionsstyrelser för dessa grenar. Det är dock viktigt att påpeka att kunniga personer inom respektive gren fortsatt engagerar sig, tar del i beslut och med sin specifika kunskap hjälper till att driva grenens verksamhet, och då främst den idrottsliga verksamheten, framåt. 4

5 6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Antalet licensierade utövare ligger på ungefär samma nivå som föregående månad. Ett brev till de 50 klubbar som tappat mest förare har sänts ut för att försöka finna orsakerna till varför vissa klubbar tappar så många förare i sin verksamhet. Vi avvaktar svaren för att se om vi kan hitta ett sätt att hjälpa klubbarna att öka sina medlemsantal. Denna undersökning kan sedan komma att följas upp av ytterligare undersökningar kring licenstappet. 6.2 Första diskussion om budget (HL/MJ) Med den justerade processen för budgetarbete som styrelsen infört, är det av vikt att styrelsen också diskuterar budgetarbetet redan i oktober. Bifogat finns ett första utkast till budget, där kansliets förslag till kostnader och intäkter finns redovisade. I denna upplaga balanserar inte budgeten, men styrelsen behöver diskutera prioriteter och satsningar utifrån detta underlag, underlagen från sektionerna samt annan indata, så att ett förslag till en balanserad budget kan ligga på styrelsens bord vid novembermötet. 6.3 Internationell strategi (PW) Arbetet med internationell strategi har påbörjats men något färdigt förslag till beslut finns i skrivande stund inte. Under mötet med de internationella delegaterna, fredag 12 oktober kommer frågan att diskuteras. Utgångspunkten för den internationella strategin är att den dels ska följa RFs internationella strategi men anpassas till den höga nivå som Svemos tidigare strategiarbete angivit. 6.4 Strategisk plan för Svemo (PW) I skrivande stund finns inget färdigt förslag att ta ställning till för styrelsen. GS informerade muntligt om situationen. 6.5 Hall of fame (PW) Ett antal träffar med övriga intressenter har genomförts sedan föregående möte. Dessa har delvis givit en annan bild av hur detta ska formas. GS informerade muntligt om de senaste förslagen. 5

6 6.6 Säkerhet (UP) Styrelsen tog del av rapporten. Förbundsläkare Stephan Filipowski har glädjande utsetts till ledamot i FIMs medicinska råd CMI (International Medical Commission) from Svemos medicinska råd är utökat och består nu av 5st läkare. Man ser även på möjligheten att komplettera med andra yrkeskategorier, t.e.x. sjuksköterska. I Säkerhetsrådet läggs just nu ett stort arbete och fokus på hjärnskakning och på vilket sätt en befarad hjärnskakning ska påverka förarens möjlighet att fortsätta tävlingen. Det kommer också att tas fram tydlig information om hjärnskakning till hemsidan, digitala kanaler, workshops om ämnet etc. Under hösten kommer samtliga klubbar att få ett fysiskt utskick innehållande krisplan, information om hjärnskakning, hjärntrappan samt information om doping. I samband med regelskrivningar kommer bilaga A att ses över. Rådet arbetar också med att se över skyddsutrustning med hjälp av externa experter. Under 2019 kommer fokus från centralt håll även att läggas på HLR/ ABC kunskap. Under Träffpunkt Svemo som genomfördes lördagen före styrelsens möte gjordes en längre presentation av säkerhetsarbetet och säkerhetsrådet. 6.7 Dagsläget IT/TA (JG/PW) Inom området IT händer för närvarande mycket. Dels har en ny version av TA, mobilanpassad, lanserats och vid lanseringen uppstod ett antal "buggar" i systemet som nu löpande rättas till. Det handlar främst om betalningar och bekräftelser som under sensommar/höst skapat stora problem för många. Tidigare IT samordnaren avslutade sin tjänst och en rekrytering har genomförts. Den nya medarbetaren heter Mathias Sand och påbörjar sin tjänst på Svemo 19 november Styrelsen hälsar Mathias välkommen till det nya jobbet. Arbetet med Utbildningsplattformen pågår just nu intensivt. Detta redovisas på annan plats i protokollet. Den, så länge uppskjutna, nya hemsidan är klar till struktur och håller nu på att kopplas samman med RF och Svemos TA system. Därefter kommer den att ersätta den nuvarande. 6

7 6.8 Utbildningsplattform (PW) Arbetet med Svemos ny utbildningsplattform pågår för fullt. Som tidigare meddelats har ytterligare ett antal idrottsförbund valt att följa med i arbetet och själva vara med och tillsammans med Svemo finansiera plattformens grundstruktur. Plattformens grund är färdig i mars 2019, därefter kommer anpassningar att ske för Svemos, respektive övriga förbunds, egna behov. Löpande tillkommer nu andra förbund som vill delta i arbetet och få tillgång till plattformen. Detta kommer under återstoden av året att redas ut vad avser kostnader, investeringar och arbetsinsatser. För närvarande är planen att vid årsskiftet stänga dörren tillfälligt för övriga förbund och färdigställa plattformens grundstruktur. Då detta är klart kan eventuellt övriga förbund erbjudas tillgång till plattformen. 6.9 Organisationsfrågor (HL/FH) Den avslutade organisationsutredningen, kansliets justeringar i sin organisation, de pågående projekten samt andra förändringsfaktorer gör att styrelsen måste ha löpande diskussioner om organisationen. Det gäller särskilt frågan om distriktsindelningen som beslutades vid förbundsmötet. Styrelsen diskuterade främst distriktens framtida roll, och följer parallellt Bilsportförbundets arbete med en liknande fråga Försäkringsinformation (PW) Det senaste mötet med If, försäkringsgivaren, tog en oväntad vändning i det att bolaget nu aviserade att man måste begära en avsevärd höjning av försäkringspremien. Siffran 20% nämndes. Kostnaden har de senaste åren justerats uppåt med ca: 10% per år. Vid tidigare möten och avstämningar unde 2018, den senaste i april i år, har kostnader, skadefrekvens och omfattning inte visat på något behov av en så kraftig höjning. Diskussionen om detta pågår just nu. Avtalet med If sträcker sig fram till Det är således mycket ont om tid att nå överenskommelse och teckna nytt avtal för den kommande avtalsperioden Rapportering snöskotersektion SINUS (UP/ ÅK) Styrelsen tog del av rapporten ang. förenklad verksamhet i Snöskoter, Snöskotersektionen samt SINUS projektet. Styrelsen beslutade, vid tidigare möte, att Ulla Peterson och Åke Knutsson fortsätter dialogen tillsammans med Snöskotersektionen och är involverade i SINUS. Målet är att ta fram regler och riktlinjer för förenklad verksamhet inför kommande säsong. 7

8 6.12 Framtida medverkan i SM-veckan (HL) RF har meddelat Svemo att ingen av de två grenar (MX Sprint samt Supermotard) som Svemo anmält kommer att ingå i SM-veckan Skälen uppges vara hållbarhet och ekonomi. Eftersom våra sporter dels är knutet till många fördomar, dels är relativt kostsamma att arrangera utanför befintliga anläggningar, bör styrelsen fundera över framtida ansökningar till SM-veckan och i vilken mån och under vilka premisser Svemo ska medverka i framtida SM-veckor Intryck efter Träffpunkt (samtliga) Styrelsen diskuterade intrycken från Träffpunkten under lördagen. Den allmänna meningen var att det var ett bra och konstruktivt möte där särskilt presentationen av det nya säkerhetsarbetet kändes mycket bra. Ambitionen från styrelsens sida har de senaste åren varit att undvika "korvstoppning" och många viktiga frågor berördes därmed bara flyktigt då mötet är begränsat i tid. Detta märks extra tydligt då verksamheten totalt sett vuxit så kraftigt under de senaste åren. Styrelsen noterade också den allmänna attitydförändring, mot ett mer gemensamt uppträdande hos all inblandade. "Vi-känslan" är påtaglig jämfört med några år tillbaka 6.14 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 8

9 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping lördagen den 17 november Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail Justerare Fredrik Hanssson Godkänt via mail