ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.

Transkript

1 Gemensamma nämnden FM Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum :00 Beslutande Gunnar Elvingsson 1 (1) Marcus Håkansson Ersättare Anders Magnusson Övriga närvarande Håkan Nilsson Annelie Nilsson Stefan Bengtsson Fackliga Henrik Stagnell, SACO kommun Lena Martinsson, Vision kommun Utses att justera Marcus Håkansson Justeringens tid och plats Rådhus Skåne Sekreterare... Paragrafer Gunnel Olsson Ordförande Gunnar Elvingsson Justerare Marcus Håkansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag. Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum då anslaget tas ned Rådhus Skåne... Gunnel Olsson

2 GN 10 Informationer Änr GN 2017/1 Beslut Till handlingarna. Gemensamma nämndens framtid Inriktning våningsskrivare Coor statistik Rådhus Skåne Östra Kommunhuset Justerarens signatur

3 Gemensamma nämnden GN 11 Delårsrapport januari-augusti 2017 Änr GN 2017/10 Beslut Gemensamma nämnden godkänner delårsrapporten för januari-augusti 2017 Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Rådhus Skåne till kr. Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Östra kommunhuset till kr. Sammanfattning Arbetsplatskostnaden beräknas till kr per arbetsplats på helårsbasis i Rådhus Skåne och till kr per arbetsplats i Östra Kommunhuset på helårsbasis i Östra kommunhuset. Förslag till Gemensamma nämnden Gemensamma nämnden godkänner delårsrapporten för januari-augusti 2017 Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Rådhus Skåne till kr. Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Östra kommunhuset till kr. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Driftredovisning med kommentarer januari - augusti, prognos 2017 Investeringsuppföljning ÖKH, januari - augusti, prognos 2017 Justerarens signatur

4 Delårsrapport Gemensamma nämnden jan - aug 2017 med prognos helår - drift Verksamhet Fullmäktigebudget Redovisning Jan 17 - Aug 17 Riktvärde 67 % Prognos Avvikelse Koder Vht 985 Rådhus Skåne Intern service Akt 9155 Arbpl.int fast service Rörliga serviceintäkter Sithskort Extern uthyrning Hyror rådhuset, intäkter Mediaintäkter rådhuset Summa intäkter Gemens kostnader-intäkter Personal Tim- och visstidsanställn Kompetensutveckl personal Gemens förbrukningsmaterial Arbetsplatskostnader IT Hyreskost utskrift tjänst FM-administration FM-leverantörstjänster Säkerhetstjänster Våningsskrivare Beräkn kap.kostn invent Rörliga servicekostnader Café Utsikten Vaktmästeriet Jojokort kommunen Kompletteringsinventarier AV-utrustning Hyror rådhuset, kostnader Mediakostnader rådhuset Summa kostnader Resultat vht 985 RS Vht 986 ÖKH Intern service Akt 9155 Arbpl.int fast service Rörliga serviceintäkter Summa intäkter Gemens kostnader-intäkter Personal Tim- och visstidsanställn Kompetensutveckl personal Gemens förbrukningsmaterial Arbetsplatskostnader IT Kapitalkostnader Hyreskost utskrift tjänst FM-administration FM-leverantörstjänster Säkerhetstjänster Våningsskrivare Rörliga servicekostnader Vaktmästeriet Jojokort kommunen Kompletteringsinventarier AV-utrustning Receptionistpersonal Summa kostnader Resultat vht 986 ÖKH Totalt resultat GN netto

5 Kommentarer till delårsrapport Gemensamma nämnden Drift Rådhus Skåne Intern service (vht 985) Kostnader: Personalkostnaderna, aktivitet , förväntas ge ett överskott netto på c:a 400 tkr. Vakans på en tjänst som inte återbesatts är främsta orsaken till överskottet. En översyn av avtalet för abonnemangstjänster inom Facility Management, aktivitet 9151, har gjorts tillsammans med leverantören Coor. Översynen har lett till en uppgörelse för åren som innebär återbetalning till nämnden. En högre förbrukning än planerat bidrar dock till ett förväntat underskott på 150 tkr i årets budget. I kostnaderna för Café Utsikten, aktivitet 9158, ingår dels en fast månadskostnad på 25 tkr och dels rörliga kostnader för varuinköp. Aktiviteten beräknas hålla budget. På aktivitet 9152 Säkerhetstjänster gäller ett nytt avtal from med Avarn Security Services AB. Den ekonomiska effekten på budgeten ungefär som tidigare. Ett mindre underskott förväntas uppstå p g a ökad volym bevakningsuppdrag. På aktivitet 9159 Vaktmästeriet har kostnader redovisats som även avser Östra Kommunhuset. En omfördelning kommer att göras. Kostnader för administrativt stöd från Kommunledningskontoret, aktivitet 9150, har påförts med 300 tkr. Räntedelen i kapitalkostnaden ändrades from 2017 och kopplades till motsvarande villkor för upplåning hos Kommuninvest. Det gav en betydande sänkning till en nivå på 0,33 % för närmaste 3 årsperiod, jämfört med 1,99 % för perioden Effekten var inte känd vid budgeteringstillfället och ger en betydande budget avvikelse men också en lägre hyra för hyresgästerna, aktivitet Intern service har under året jobbat aktivt med att reducera kostnader och se över befintliga avtal. 1

6 Intäkter Avtalsuppföljning för åren med leverantören av Facility Managementtjänster Coor gjordes, som nämnts ovan, i början av året. Resultatet av uppföljningen innebar att kommunen erhöll en engångsersättning på 166 tkr som bokförts bland rörliga serviceintäkter på verksamhet 985. Aktiviteten bedöms därför ge ett överskott på samma belopp. En inventering av antal arbetsplatser per 1 juli innebar en ökning med 2 platser för Region Skånes del. Antal arbetsplatser för övriga hyresgäster bedömdes oförändrat. Externa arbetsplatsintäkter från Region Skåne ingår med 8 månader i resultatet per augusti. Interna arbetsplatsintäkter från kommunala förvaltningar ingår däremot i resultatet med 9 månader, d v s även för september vilket förklarar totalt sett ett högre värde än riktvärdet för influtna arbetsplatsintäkter. Kostnadsposterna som utgör arbetsplatskostnader beräknas uppgå till 18,1 mkr. Preliminärt har under året debiterats kr per arbetsplats. Med hänsyn till återhållsamhet och faktiskt lägre förbrukning på kostnadssidan, volymjustering av antal debiteringsbara platser samt engångsersättning från avtalsuppföljning bedöms att det finns utrymme att justera arbetsplatskostnaden till kr per arbetsplats. Östra kommunhuset (vht 986) Kostnader: Personalkostnaderna aktivitet förväntas ge ett underskott, 60 tkr, p g a man tvingats ta in timanställda i större utsträckning än förväntat. Receptionistpersonal särredovisas budgetmässigt from maj, se aktivitet 9170, för att ge en bättre överblick. Sannolikt behöver även tim/visstidsanställda som är knutna till reception budgetmässigt kopplas till aktivitet 9170 och inte redovisas på aktivitet På aktivitet 9152 Säkerhetstjänster gäller ett nytt avtal from med Avarn Security Services AB. Den ekonomiska effekten på budgeten ungefär som tidigare. Ett mindre underskott förväntas uppstå p g a ökad volym bevakningsuppdrag. På aktiviteten FM leverantörstjänster 9151 förväntas budgeten vara i balans. Kostnaden för administrativt stöd från Kommunledningskontoret har påförts med 200 tkr. 2

7 Intäkter: En ny inventering av antal arbetsplatser beräknas ske under hösten. I arbetsplatsintäkterna tom augusti ingår kvartalsdebitering juli-september vilket förklarar att influtna intäkter överstiger riktvärdet. September månad ingår således med ca 757 tkr. Beloppet är inte periodiserat då det handlar uteslutande om interna kommunala verksamheter. Kostnadsposterna som utgör arbetsplatskostnaderna prognostiseras till ca 9,0 mkr. Under året har preliminärt debiterats kr per arbetsplats. Nuvarande kostnadsutveckling ligger nära budgetnivån. Det finns dock möjlighet att kunna sänka kostnaden något och justera arbetsplatskostnaden till kr. Investeringar Östra kommunhuset beviljades en ombudgetering för medel inför årets budget med 119 tkr i avsikt att inköpa kontorsmöbler. Någon förbrukning är inte gjord däremot finns behovet och beställningar kommer att göras under hösten. Bedömningen är att budgeten förbrukas. 3

8 Delårsrapport Gemensamma nämnden avs Östra Kommunhuset jan - aug investeringar Kod Proj Text Fullmäktigebudget Redovisning Jan 17 - Aug 17 Förbrukat i % Prognos 2017 Avvik Konferensmöbler ÖKH

9 Gemensamma nämnden FM GN 12 Annonsering av FM-leverantörupphandlingen Änr GN 2017/9 Beslut Besluta att genomföra annonsering av FM leverantörstjänsterna enligt tidigare kravspecifikation Sammanfattning Annonseringen omfattar ett antal FM tjänster som en extern leverantör kommer att utföra i det nya kommun och regionhuset och östra kommunhuset. Följande FM tjänster omfattas av denna Upphandling - Städtjänster med entrémattor - Fönsterputsning - Avfallshantering och källsortering - Växtskötsel - Catering av mötesfika och lunch - Kaffe och Te försörjning - Vattenautomathanteringen - Kontorsmaterial försörjning Tjänsterna har detaljbeskrivs vid GN mötet Tidsplan FM-Tjänster Justerarens signatur

10 Gemensamma nämnden FM Uppstartsmöte: , kl Projektmöten: , kl , kl , kl , kl , kl , kl Annons: Sista dag för frågor: Sista anbudsdag: Utvärdering: Avtalsspärr: Avtalsstart: Förslag till Gemensamma nämnden FM Besluta att genomföra annonsering av FM leverantörstjänsterna enligt tidigare kravspecifikation Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Justerarens signatur

11 Gemensamma nämnden FM GN 13 Redovisning av delegeringsbeslut Änr GN 2017/8 Beslut Förlängning av bokningssystem t o m Sammanfattning Delegeringsbeslut som Gemensamma nämndens ordförande har beslutat mellan möten. Förslag till Gemensamma nämnden FM Förlängning av bokningssystem t o m Beslutsunderlag Delegeringsbeslut Justerarens signatur