Verksamhetsberättelse 2017

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2017 Byggnadsnämnden Bokslut 2017 Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Halmstad ska ha ett av Sveriges bästa byggnadskontor Samarbetet med övriga förvaltningar ska förbättras Förbättring av stadens utformning Utformningen av uteserveringar ska förbättras Ökad digitalisering Äldre kartmaterial ska visualiseras Prioriteringar Personalredovisning Kompetensförsörjning Ledarskap Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Nyckeltal Väsentliga händelser Bilagor Bilaga 1: 2017 BK uppföljning-sam Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

3 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Byggnadskontoret har arbetat mycket med sina kundrelationer, både externa och interna. Betygen på de operativa tre avdelningarna är gott. Beslut har tagits för att framöver samordna sättet att mäta för att kunna få ett samlat tal för hela byggnadskontoret men där det ändå är möjligt att urskilja varje avdelning. Årets måluppfyllnad är mycket god. Satsningen på mobilt bygglov, under året i form av en ambulerande bygglovsbuss, får anses ha fallit mycket väl ut. Arbetssättet kommer därför att utvecklas och återkomma. Bygglovsavdelningen ligger nationellt långt framme i utvecklingen av ett modernt och tidsanpassat arbetssätt. En för medarbetarna sporrande situation. Framöver handlar det om att dels behålla den positionen men också att hela tiden se nya möjligheter till effektivisering och utökad nytta för kunden. Handläggningstiderna för ett bygglov är för närvarande bland de kortaste i landet. Trots kort handläggningstid kan det inte spåras någon nedgång i kvalitén på besluten. Kontoret hade som mål att få fram en ny genomarbetad och förankrad riktlinje beträffande uteserveringar. Den blev både genomarbetad och förankrad under året men det hann bli januari 2018 innan beslutet kunde fattas i nämnden. Stadsarkitektfunktionen har renodlats till en mer stödjande funktion internt för kontoret men med ett tydligare samverkansuppdrag mot både andra förvaltningar och externa kunder. Funktionen har flyttats organisatoriskt från bygglovsavdelningen till staben. GIS-verksamheten påbörjade en större verksamhetsutveckling under 2017 där fokus flyttas från Byggnadskontoret lokalt till att understödja hela Halmstads kommuns digitala kartförsörjning och visualisering där det efterfrågas. Just efterfrågan har visat sig vara så omfattande att GIS har tvingats att skruva ner förväntningarna ute bland övriga förvaltningar när det gäller leverans. Det här kommer dock att tas igen under 2018 och framåt då mer resurser är på plats i form av programvaror, hårdvaror och Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

4 eventuell kompetensförstärkning. Planeringen för digitaliseringsstödet startade under andra halvan av 2017 och arbetet går planenligt. Kummunala lantmäteriet, KLM, i Halmstad är en stark och effektiv organisation med korta rättssäkra handläggningar. Även på KLM arbetar man för att digitalisera verksamheten för att effektivisera och förenkla. Här har delvis yttre förutsättningar försenat vissa delar. Se annat avsnitt. Avdelningen som är en egen myndighet är dock under press utifrån en osäkerhet gällande det kommunala lantmäteriets vara eller icke vara. Den nationella lantmäteriorganisationen utreds av staten. KLM är i likhet med övriga avdelningar inom kontoret starkt utsatt för kompetenskonkurrens. Specialistingenjörer är mycket svårt att rekrytera. Alla operativa avdelningar inom kontoret har arbetat målmedvetet för att närma sig andra förvaltningar och bli en aktiv partner i samhällsprocessen. Denna samverkan får anses som mycket framgångsrik och bådar gott för framtiden. Det innebär i praktiken att förvaltningen och nämnden har bättre förutsättningar att vara med i tidigare skeden och därmed också större möjlighet att påverka utifrån sitt uppdrag. Byggnadskontoret har 51 anställda medarbetare. Förvaltningen fick en ny förvaltningschef 1 maj Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

5 2 Organisation Byggnadskontoret vilar operativt på tre ben, avdelningen Karta GIS, Kommunala lantmäteriet och bygglovsavdelningen. KLM och bygglov är två myndighetsutövande avdelningar varav KLM är helt fristående och lyder under en egen tillsynsmyndighet. Det finns även en stab med stödfunktioner. Byggnadskontorets verksamhet är en förutsättning för all samhällsplanering gällande planläggning, byggnation och stadsutveckling. Kunderna är både interna och externa. Byggnadsnämnden är juridisk instans utifrån bland annat plan- och bygglagen. Nämnden har också ett beredande ansvar för namngivning av gatu- och kvartersmark. Kart- & GIS-avdelningen har i huvudsak tre verksamheter: mätning, kartframställning samt ansvar för Halmstads kommuns GIS-verksamhet. Kart- och mätverksamhetens huvuduppgifter är framtagning av grund- och nybyggnadskartor samt utstakningar och lägeskontroller. Handläggningstiden för nybyggnadskartor har varit kortare 2017 än de varit tidigare år. GIS-verksamheten påbörjade en större verksamhetsutveckling under 2017 där fokus flyttas från Byggnadskontoret lokalt till att understödja hela Halmstads kommuns digitala kartförsörjning och visualisering där det efterfrågas. Kart- & GIS-avdelningen är uppdelad i grupper med varsin samordnare som kontaktperson. Kart- och mätverksamhet utgör en grupp medan GIS är en egen grupp. Dessa båda grupper har sina egna, åtskilda, verksamhetsmöten. Lantmäterimyndigheten har under år 2017 fått in 140 st förrättningsärenden, det är en ökning med ca 20 ärenden på årsbasis (+17%) jämfört med de ca 120 ärenden som inkommit per år de tre närmast föregående åren.trots en minskad bemanning av förrättningslantmätare (-0,5 tjänst) så har avdelningen avslutat lika många ärenden som föregående år eller till- och med något fler. 128 avslutade ärenden år 2017 jämfört med 126 avslutade ärenden år 2016.På grund av den kraftigt ökade inströmningen av ärenden så har balansen ökat med +14 ärenden och är nu 133 ärenden. Ett av Byggnadsnämndens konkreta mål som satts upp för lantmäterimyndigheten var att 5 % av alla inkomna ansökningar skulle vara helt digitala. Detta mål har tyvärr ej varit möjligt att uppnå då den tekniska plattformen för att göra en digital ansökan om lantmäteriförrättning inte släpptes förrän i mitten av september 2017 utav det statliga lantmäteriet. En ansökan hann dock inkomma till KLM Halmstad under året!. Bygglovsavdelningen har under året bestått av 21 personer inklusive bygglovschefen. Avdelningen har arbetat med att aktualisera tillsynsplanen gällande strandskydd samt tagit fram en ny policy för uteserveringar i Halmstads kommun. Vi har under året infört ett nytt ärendehanteringssystem för OVK för att underlätta det eftersatta arbetet med denna tillsyn. Detta har resulterat i att vi har börjat hantera frågan och har förelagt ett flertal fastighetsägare att genomföra den obligatoriska ventilationskontrollen för att kunna uppvisa ett godkänt resultat. Som en av de första kommunerna i landet har bygglovsavdelningen arbetat mycket med att automatisera Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

6 bygglovsprocessen. Detta för att kvalitetssäkra bygglovshantering med mindre administrativ handpåläggning samt en bättre och tätare kommunikation ut till kund. Vi har även börjat jobba för ett införande av s k Minut-tjänster där kunden själv lägger in sina handlingar, svar etc via webben. Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

7 3 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 3.1 Halmstad ska ha ett av Sveriges bästa byggnadskontor Mätetal Utfall Målvärde Andel upphävda bygglovsbeslut i förhållande till antalet fattade beslut 0% 0% Aktiviteter Tillgänglighet, mobilt bygglovskontor, besöka olika orter eller områden, Bygglovbuss med kontorets logga som besöker olika orter/platser, ex stugområden när sommargäster börjar samlas på våren eller vid uppstart av nya bostadsområden, när tomter blivit färdiga att säljas/bebyggas i nya områden. Kommentar 3.2 Samarbetet med övriga förvaltningar ska förbättras Kommentar Gemensam studieresa genomförd. Samarbetet över förvaltningsgränserna har vuxit enligt plan och fungerar allt bättre. Ett antal arbetsgrupper har startat. Mätetal Utfall Målvärde Antal gemensamma aktiviteter utöver det dagliga arbetet Förbättring av stadens utformning Kommentar En plan för att stärka stadsarkitektens roll inom samhällsbyggnadsprocessen finns. I förvaltningens verksamhetsplanering fick denna fråga stor tyngd för kommande år. Aktiviteter Stadsarkitekten ska aktivt delta i planprocesserna samt i framtagande av olika gestaltningsprogram Kommentar 3.4 Utformningen av uteserveringar ska förbättras Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

8 Kommentar Nämndens beslut har flyttats till Annars material och samverkan färdigt. Aktiviteter Vår uteserveringsbroschyr ska uppdateras Kommentar 3.5 Ökad digitalisering Kommentar Förbereder införande av drönarverksamhet under Samarbete mellan förvaltningarna har påbörjats för att dra största möjliga kommunnytta av digitaliseringen. Inom bygglov har ATOM införts vilket innebär en utvecklad automatisering av bygglovsprocessen med bland annat förbättrad kommunikation med kunder som följd. Ett första projekt i den nya 3D-plattformen har visats upp vid invigningen av resecentrum etapp två. Mätetal Utfall Målvärde Andelen e-ansökningar gällande bygglov 33% 30% Andelen e-ansökningar gällande beställning av kartor 32% 25% Andelen e-ansökningar gällande lantmäteriansökningar 1% 5% Aktiviteter Framtagning av GIS-strategi för Halmstads kommun Kommentar Ingår i verksamhetsplanen för 2018 och den övergripande digitaliseringsprocessen som påbörjats under året. 3.6 Äldre kartmaterial ska visualiseras Aktiviteter Hemsidan ska uppdateras så att det blir enklare att ta del av historiska kartor Kommentar Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

9 4 Prioriteringar Karta Gis Byggnadsnämnden har under 2017 haft Kundperspektiv som ett prioriterat område. För Kart- & GISavdelningen har detta resulterat i 2 konkreta åtgärder 1. Utökade kontakter med kontaktcentret så att byggare och fastighetsägare som vill göra utsättning ska kunna nå fram till den ansvarige samordnaren. 2. För GIS-gruppen är resten av kommunens medarbetare kunder, och för att ha ett så bra material som möjligt har GIS-gruppen under hösten 2017 genomfört ett antal workshops med olika förvaltningar. Syftet har varit att samla in hur kartsystemen fungerar idag och vilken geodata som används, samt att kartlägga vilken typ av geodata som olika verksamheter vill ha tillgång till framöver i den nya digitala kartplattformen som GIS-gruppen arbetar med. Ett annat fokus område är GIS. På grund av personalomsättning kunde inte utvecklingsarbetet av kommunens GIS-verksamhet påbörjas i tid. I augusti blev vi dock fullbemannade och verksamheten kastade sig rakt in i planeringen och informationssamlandet som en GIS-strategi kräver. Fokus har legat på att etablera kontakter, utföra mindre uppdrag samt utvärdera den geodata som redan finns idag. Även utvecklingen av ett nytt kartverktyg av tittskåpsmodell påbörjades under Avdelningen har tillsammans börjat förbereda kartans information så att vi ska kunna ha ett direktutbyte av byggnader och detaljplaner med Lantmäteriet. Kart- och mätverksamheten har haft möte med Teknik- och fritidsförvaltningen och kommit överens om att vi ska bistå med projekteringsmätning. Kommunala lantmäterimyndigheten Kundperspektiv: Ett genomgående tema i verksamhetsplanen för 2017 och en prioriterad målsättning för Byggnadsnämnden har varit att öka tillgängligheten och servicen till medborgarna.lantmäterimyndigheten liksom övriga avdelningar inom Byggnadskontoret har under 2017 jobbat intensivt med att öka vår digitaliseringsgrad för att mer och mer gå mot helt digitala processer. Inom vissa delar av verksamheten har vi kommit en bra bit på väg, exempelvis så sker en helt digital arkivering av alla förrättningsärenden inkomna från 1 januari Som en del i denna process så signeras/ vidimeras alla de handlingar som tas fram av handläggarna alternativt inkommer till myndigheten och som tillhör ärendet. Lantmäterimyndigheten har också under verksamhetsåret arbetat aktivt med att ta fram en modell för att kunna följa upp och ta fram statistik för handläggningstider totalt men även uppdelat på olika ärendetyper. Detta har tidigare saknats. Samarbete med andra förvaltningar:kontakter har under andra halvan av verksamhetsåret tagits med framför allt planavdelningen på Samhällsbyggnadskontoret för att förbättra och skapa nya rutiner hur vi gemensamt skall utbyta digitala data mellan våra förvaltningar. Arbetet inkluderar även att göra en översyn av våra egna men också gemensamma arbetsprocesser för att förbättra, snabba upp och kvalitetssäkra dessa. Bygglovsavdelningen Vårt framgångsrika digitaliseringsarbete har fortsatt att sätta Halmstad på bygglovskartan vilket inneburit Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

10 att vi haft studiebesök från såväl Borås som Lund och Kungsbacka. Ett nytt nätverk för bygglovschefer i Halland har startats för att få samsyn i hela länet. Hittills har två träffar genomförts, en i Kungsbacka samt en i Halmstad. Det nationella Får-jag-lov-projektet rullar vidare där en av medarbetarna på bygglovsavdelningen lägger ca 40 procent av sin arbetstid. Bygglovsbussen har rullat på vägarna under förra våren med nedslag i Oskarström, Frösakull, Getinge, Haverdal, Trönninge samt på Östra stranden. Konceptet kommer att fortsätta under 2018 men under lite andra former. Bygglovsavdelningen har tillsammans med planavdelningen stått som värd för 3KVH-kommunernas årliga träff, i år med tema dagvatten. Som ett led i att förbättra NKI har det startats ett arbete med att förenkla våra mallar mot kund. Bygglovsavdelningen har under året deltagit vid ett par webseminarier som anordnats av Boverket gällande ändringar i PBL. Vi har även haft tillsynsvägledningsbesök från Länsstyrelsen gällande både strandskydd och bygglov. Ett antal studiebesök har genomförts under året på aktuella byggprojekt, bl a på Hallarna samt i Skanska-huset (Järnvägen 3). Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

11 5 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2016 visstid (%) Dec 2017 visstid (%) Totalt % 2 % Byggnadskontoret består av stab, lantmäterimyndighet, bygglovavdelning samt en kart- och GIS avdelning och bestod av 51 tillsvidareanställda medarbetare 31 december Antalet tillsvidare har ökat med 6 medarbetare sedan föregående års mätning. Begreppet årsarbetare avser tillsvidareanställda, hel och deltider, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Den 31 december 2017 fanns det 51 årsarbetare, vilket är en ökning med 7 årsarbetare sedan Visstidsanställda vid byggnadskontoret uppgick till totalt 1 person vid årets slut, vilket är en minskning med 3 personer sedan 2016 års mätning. Andelen visstidsanställda uppgår till 2 % av det totala antalet anställda vid byggnadskontoret. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2016 kvinnor (%) Dec 2017 kvinnor (%) Stab % 75 % Bygglovavd % 65 % Lantmäterimyndighet % 56 % Kart- och GIS avd % 50 % Totalt % 59 % Statistiken ovan visar antalet tillsvidareanställda inom byggnadskontoret fördelat på kön, samt hur stor andel av de tillsvidareanställda som är kvinnor. Den 31 december 2017 hade byggnadskontoret 51 tillsvidareanställda, varav 30 kvinnor och 21 män. Sedan mätningen 2016 har förvaltningen minskat med 1 kvinna och ökat med 5 män. Andelen kvinnor inom förvaltningen är 59% och män 41% vilket innebär att könsfördelningen totalt har blivit jämnare sedan Byggnadskontoret arbetar i rekryteringssamband med att upprätthålla en så jämn könsfördelning som möjligt inom alla områden och nivåer. Inom vissa yrkeskategorier är det svårare att få sökande från det underrepresenterade könet, vilket försvårar möjligheten att upprätthålla en jämn könsfördelning. Sedan mätningen 2016 har samtliga avdelningar förändrats mot en jämnare könsfördelning. Könsfördelning - visstidsanställda Dec 2016 Dec 2017 Kvinnor Män Totalt kvinnor (%) kvinnor (%) Totalt % 100 % Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

12 Antalet visstidsanställda på byggnadskontoret uppgick vid årets slut till 1 person, en kvinna. Timavlönad personal Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt ,3 Årsarbetare baseras på en schablon, 165 timmar per månad, timmar under tolv månader (januaridecember). Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång är under tre (3) månader. Under perioden januari till december 2017 hade 608 timmar utförts av timavlönad personal, vilket motsvarar 0,3 årsarbetare. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 98 % 97 % 98 % 98 % 98 % 98 % Tabellen ovan visar den genomsnittliga sysselsättningsgraden av byggnadskontorets tillsvidareanställda. Under 2017 var sysselsättningsgraden för både kvinnor och män i snitt 98 %. Därmed var också den totala sysselsättningsgraden vid årsskiftet 98 %, vilket är en oförändrad sysselsättningsgrad jämfört med föregående års mätning. Medarbetare som har stadigvarande sjukersättning har inte en heltidstjänst i botten vilket är en av orsakerna till en lägre sysselsättningsgrad. Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Statistiken ovan visar åldersfördelningen av de tillsvidareanställda inom byggnadskontoret. Den 31 december 2017 var (störst andel) 33 % av de tillsvidareanställda inom ålderskategorin år följt av ålderskategorin år på 24 %. Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt 42 år 44 år Medelåldern bland byggnadskontorets tillsvidareanställda var den 31 december år, vilket är ökning med två år sedan Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Den 31 december 2017 hade byggnadskontoret 4 tillsvidareanställda chefer, 1 kvinna och 3 män, vilket Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

13 är oförändrade siffror sedan föregående års mätning. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Inom byggnadskontoret återfinns det inga visstidsanställda chefer under år Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Teknikarbete ,7 % Handl- och administratörsarb % Lednings-arbete % Totalt ,8 % Innevarande år (2017) avser personer som är 65 år eller äldre. Kommande år avser endast de som fyller 65 år det året. Inom byggnadskontoret är det pensionsavgångar inom yrkeskategorierna; teknikarbete (39 tillsvidareanställda), handl- och administratörsarbete (7 tillsvidareanställda) och ledningsarbete (5 tillsvidareanställda) under de närmsta åren. Då det är såpass få anställda inom handl- och administratörsarbete och ledningsarbete kan statistiken upplevas missvisande. Totalt på förvaltningen blir andelen pensionsavgångar endast 9,8 %. Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Totalt Antal Det råder olika förutsättningar på kontorets olika avdelningar vad gäller rekrytering. Generellt är det svårt att rekrytera medarbetare med erfarenhet. Det är svårt att rekrytera kompetenta lantmätare, dels för att utbudet är lägre (få utbildas) än efterfrågan och dels p.g.a. mycket konkurrens om de kandidaterna som finns. Gällande konkurrensfrågan kan löneläge vara relevant att fundera kring. På sikt ser vi ett stort behov av att höja lönerna också för ingenjörerna och personer med GIS-kompetens för att kunna konkurrera med den privata marknaden. Överlag ser vi att vi kommer behöva öka förvaltningens (och kommunens) digitala kunskap genom att rekrytera kompetens inom området. Hur utbudet ser ut på marknaden och hur kommunen positionerar sig/hur attraktiv arbetsplatsen uppfattas, är i dagsläget ovisst. Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Byggnadskontoret arbetar kontinuerligt med strategisk kompetensförsörjning och den modell som finns Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

14 för detta, vilken är kommungemensam. Byggnadskontoret arbetar systematiskt över året med nulägesanalyser för att se vilken kompetens organisationen besitter samt vilken kompetens som saknas inom organisationen deltog byggnadskontoret på Arbetsmarknadsmässan på Högskolan i Halmstad med syfte att synliggöra kommunen, förvaltningen och yrkesgrupperna representerade för Halmstads studenter. Byggnadskontoret tar årligen emot praktikanter, från ex. lärosäten i Borås, Helsingborg och Halmstad. I början av 2018 förs på byggnadskontoret en strategisk diskussion gällande kompetensförsörjning, vilket planeras bli en årlig rutin i början av verksamhetsåret. Diskussionen har som syfte att ge förvaltningen förutsättning att vara proaktiv innevarande år inom kompetensförsörjningens olika områden och aktiviteter. Områden/aktiviteter att diskutera är bl.a. verksamhetens arbete med och möjlighet till; praktik/lia/examensarbeten, studentmedarbetare, UL, morgondagens ledare, medarbetarundersökning och uppdragstagning med företagshälsovården. Målet med en sådan årlig analys och planering är att skapa goda förutsättningar för att säkerställa rätt kompetens i verksamheten även i ett längre perspektiv. Förvaltningens ledning har också en vilja och ambition att genomföra en kompetensinventering på förvaltningen inom snar framtid. Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Byggnadskontorets vilja och intention är att fullfölja de kommungemensamma riktlinjerna för jämställdhet. Genom den årliga uppföljningen av SAM kan det dock konstateras att arbetet kan och bör göras mer aktivt och levande. I första hand kommer byggnadskontoret att se över möjligheter till utbildning inom jämställdhet och mångfald och söka efter verktyg att använda för att skapa förståelse och diskutera i APT-form. 5.2 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Utvecklande ledarskap (UL) och ett aktivt medledarskap är förhållningssätt som leder till en vidareutveckling av verksamheten då det syftar till att skapa beteenden som skapar motivation, engagemang och kreativitet. Under våren 2017 avslutade de avdelningschefer som inte tidigare utbildats i förhållningssättet sin UL-utbildning. Arbetet med att implementera förhållningssättet och använda de verktyg som UL "tillhandahåller" har därmed påbörjats på kontoret och kommer fortsätta framöver. I maj 2017 fick byggnadskontoret en tillsvidare förvaltningschef på plats efter ett (1) år med en befintlig avdelningschef på tillförordnandeskap på posten. Ledningsgruppen har med detta nya förutsättningar för att arbeta aktivt med såväl grupputveckling som med individuella utvecklingsplaner för våra avdelningschefer. En första del i ledningsgruppens grupputveckling är påbörjat, genom avsatt tid för gemensamma planeringsdagar där cheferna kan samlas och reflektera och diskutera kring specifika frågeställningar. Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

15 5.3 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 2015 Totalt i % 2016 Totalt i % 2017 Totalt i % 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid - 4,6 % 7,0 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) - 53,1 % 72,8 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor - 5,8 % 5,5 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män - 2,5 % 9,1 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller - 1,9 % 2,7 % yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år - 4,8 % 8,4 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre - 5,8 % 4,7 % I uppgifterna ovan ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Uppgiftsframtagandet skiljer sig mot den i Halmstads kommuns traditionellt framtagna sjukfrånvarostatistiken. De båda sjukfrånvaromåtten kan därför inte jämföras med varandra. Det fanns ingen separat redovisning för byggnadskontoret kring statistiken ovan för år Uppgifterna kring den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron inom byggnadskontoret gör gällande att av den totala ordinarie arbetstiden utgör 7,0 % sjukfrånvarotid, vilket är en mindre ökning sedan föregående år. I statistiken kan utläsas att långtidssjukfrånvaron (60 sjukdagar eller mer) har ökat markant sedan 2016 och ligger på 72,8 % av den totala sjukfrånvaron. Sjukfrånvarotiden för kvinnor är 5,5 % av ordinarie arbetstiden och för män är sjukfrånvarotiden 9,1 % av ordinarie arbetstid. Sjukfrånvarotiden är högst i ålderskategorin år följt av ålderskategorin 50 år eller äldre och slutligen ålderskategorin 29 år eller yngre. Antal sjukdagar per tillsvidareanställd Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 19,79 6,5 15,41 17,7 30,81 23,1 Under år 2017 har sjukdagar per tillsvidareanställd ökat inom byggnadskontoret till 23,1 sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd. Kvinnors sjukdagari snitt har minskat medan männens ökat markant sedan mätningen Inom Halmstads kommuns förvaltningar ligger sjukdagar i snitt på 22,73 sjukdagar per tillsvidareanställd. Eftersom byggnadskontoret är en relativt liten förvaltning blir statistiken missvisande, då det är få medarbetare som står för det ökade antalet sjukdagar. Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Antal dagar Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

16 Antal dagar Totalt 1 % 17 % 8 % 0 % 74 % Andelen korttidssjukfrånvaro (14 dagar eller mindre) ligger på 18 % av den totala sjukfrånvaron. Andelen långtidssjukskrivna (14 dagar eller mer) ligger på 82 % av den totala sjukfrånvaron. Den största andelen av de sjukskrivna återfinns inom kategorin långtidssjukskrivna. Orsakerna till dessa sjukskrivningar varierar, dock är de inte i första hand arbetsrelaterade orsaker som ligger till grund för frånvaron. Byggnadskontoret har särskilt fokus på de medarbetare som återfinns inom kategorin med långtidssjukfrånvaro exempelvis genom att det ta fram handlingsplaner med individuellt anpassat stöd, för att underlätta för återgång till arbete, för den enskilda medarbetaren. Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp Teknikarbete 3,53 12,69 23,66 Inom byggnadskontoret återfinns majoriteten av de anställda inom yrkesgruppen/kategorin teknikarbete, vilket statistiken ovan påvisar. Inom kategorin teknikarbete är antalet sjukdagar i snitt 23,66 per tillsvidareanställd. Ökningen av antalet sjukdagar inom yrkesgruppen/kategorin under 2017 är 10,97 sjukdagar/snitt, vilket är en markant ökning. Bland teknikarbetande totalt i kommunen ligger antal sjukdagar per medarbetare på 17, Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget En del insatser så som gemensamma verksamhetsplaneringsdagar för hela förvaltningen har genomförts med syfte att utreda rådande upplevelse kring verksamhetens arbetsmiljö och verksamhetsmål. Medarbetarna har utgått från nuläge/resultat för att tillsammans arbeta fram ett önskat läge och förflyttning. I enlighet med arbetsmiljölagen har skyddsrond och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM utförts på förvaltningen. Med centrala medel Med centrala medel har förvaltningen under 2017 fortsatt med friskvårdstimmen, vilket innebär att medarbetare har haft möjlighet att utöva friskvård under arbetstid. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet har under år 2017 bestått av olika insatser utefter behov som uppstått, både på organisationsnivå men främst som stöd för enskilda medarbetare. Under 2018 är byggnadskontorets ambition att i större utsträckning ta företagshälsans hjälp genom konsultation i arbetsmiljöfrågor samt genom främjande och förebyggande insatser på grupp och organisationsnivå. Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

17 5.5 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Under senare delen av 2017 har respektive avdelning på byggnadskontoret sett den kommungemensamma filmen och använt tillhörande underlag/material för diskussion under APT-tid. 5.6 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2015 Antal 2016 Antal 2017 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Totalt Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Under hösten år 2017 genomförde förvaltningen den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Enligt uppföljningen så kan man konstatera att byggnadskontoret arbetar systematiskt med sin arbetsmiljö på många olika plan. Förvaltningen arbetar långsiktigt med arbetsmiljöarbetet genom att i sin verksamhetsplan sätta upp arbetsmiljömål. Förvaltningen arbetar förebyggande genom riskanalyser och arbetsanpassningar för att i så stor utsträckning som möjligt undvika skador och sjukskrivningar. Under 2018 kommer byggnadskontorets chefer att utefter SAM- uppföljningens resultat genomgå diverse utbildningar för att utveckla och uppdatera sin kunskap inom bl.a. kränkande särbehandling. 5.8 Sammanfattande analys Byggnadskontoret består av stab, lantmäterimyndighet, bygglovavdelning samt en kart- och GIS avdelning och bestod av 51 tillsvidareanställda medarbetare 31 december Antalet tillsvidare har ökat med 6 medarbetare sedan föregående års mätning. Visstidsanställda vid byggnadskontoret uppgick till totalt 1 person vid årets slut vilket är en minskning med 3 personer sedan 2016 års mätning. Av de 51 tillsvidareanställda är 30 kvinnor och 21 män. Sedan mätningen 2016 har samtliga avdelningar förändrats mot en jämnare könsfördelning. Åldersfördelningen på byggnadskontoret är relativt jämt fördelad mellan åldersintervallen 26-35, och år. Det är något färre medarbetare i åldersintervallen år och 25 år eller yngre. En bred spridning i ålder ser förvaltningen som positivt för verksamheten. För att upprätthålla en bred spridning krävs att förvaltningen vid nyrekryteringar framöver också ser över möjligheterna att anställa medarbetare i ålder 25 år eller yngre. Vad gäller kompetensförsörjning kan konstateras att det råder olika förutsättningar på kontorets olika Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

18 avdelningar avseende rekrytering. Generellt är det svårt att rekrytera medarbetare med erfarenhet. Överlag ser vi också att vi kommer behöva öka förvaltningens (och kommunens) digitala kunskap genom att rekrytera kompetens inom området. Byggnadskontoret tar årligen emot praktikanter, från ex. lärosäten i Borås, Helsingborg och Halmstad. I maj 2017 fick byggnadskontoret en tillsvidare förvaltningschef på plats efter ett (1) år med en befintlig avdelningschef på tillförordnandeskap på posten. Ledningsgruppen har med detta nya förutsättningar för att arbeta aktivt med såväl grupputveckling som med individuella utvecklingsplaner för våra avdelningschefer. En första del i ledningsgruppens grupputveckling är påbörjat, genom avsatt tid för gemensamma planeringsdagar där cheferna kan samlas och reflektera och diskutera kring specifika frågeställningar. Sjukfrånvaron har under år 2017 ökat på byggnadskontoret. Ökningen syns främst i långtidssjukfrånvaron och dessvärre är det ett fåtal av medarbetarna som varit tvungna att av olika skäl att vara borta från arbetet som står för de ökade sjuktalen. Då byggnadskontoret är en relativt liten förvaltning har få medarbetares sjukfrånvaro stor påverkan på statistiken. Ambitionen från byggnadskontorets ledning är tydlig i att fortsatt fokusera på att utveckla förvaltningen både gällande den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön.under hösten 2017 genomförde förvaltningen den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) samt skyddsrond. Under 2017 har förvaltningen påbörjat arbetet med att öka delaktigheten kring förvaltningens gemensamma mål, exempelvis genom arbetet med verksamhetsplanen. Syftet med en bred delaktighet kring verksamhetsplanen är att skapa en förståelse för förvaltningens övergripande mål och uppdrag i relation till de mål och uppdrag som finns inom de olika avdelningarna. Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

19 6 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T Utfall T Utfall T Handläggningstid bygglov (mätt i dagar med inkomna kompletta handlingar) E-bygglovsärenden (i procent till det totala antalet ärenden) 33% 20% 14% Handläggningstid nybyggnadskarta 16 20,5 27 Antal ändrade beslut i överinstans (i förhållande till samtliga beslut) 0% 0% 1% Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun

20 7 Väsentliga händelser Karta GIS GIS-verksamheten tappade ett flertal nyckelpersoner under 2016 och början av 2017, vilket försatte avdelningen i en situation där vi endast kunde se till att system och kartor fungerade som de skulle. Den fokus på verksamhetsutveckling som var tänkt att påbörjas direkt 2017 fick flyttas fram några månader tills ny personal rekryterades. Med den nya personalen på plats startades den verksamhetsutveckling som beräknas pågå under hela Första stegen mot ett inköp av en drönare för kartering togs även 2017, då bland annat olika företag bjöds in att demonstrera sina produkter. KLM Under 2017 så tillsatte regeringen genom Bostad- och digitaliseringsminister Peter Eriksson på Näringsdepartementet en utredning vilken hade till uppgift att utreda den totala lantmäteriverksamheten i Sverige. Det finns idag en statlig lantmäterimyndighet över hela landet plus 39 st kommunala lantmäterimyndigheter där Halmstad kommun är en av dessa 39.Ett av utredningens huvuduppdrag var att belysa hur man bäst nyttjar den samlade lantmätarkompetensen som finns. Utredningen lämnades över till regeringen den 31 oktober 2017.Vad som hittills är klart är att det kommer bli en ökad och likriktad uppföljning av även de kommunala lantmäterimyndigheterna. Vad eller hur regeringen tänker göra åt dels bristen på lantmätare eller hur man framöver tänker sig och vill använda den samlade lantmätarkompetensen vet vi idag inte. Utredningen gav heller inte något förslag om förändrad organisation för lantmäteriverksamheten i Sverige. Utredarna från Statskontoret åkte runt i landet och besökte både statliga och kommunala lantmäterimyndigheter. Halmstad KLM hade förmånen att vara en av de 7 KLM;er som fick träffa och ta emot utredarna och få möjlighet att diskutera och ge vår syn på saken. Från KLM Halmstads sida så kändes detta möte väldigt positivt och vi fick uppfattningen att utredarna var både nyfikna, genuint intresserade och frågvisa, vi fick b.la. mycket frågor om varför vi lyckas med att ha så korta handläggningstider samt hur vi deltar aktivt i samhällsbyggnadsprocessen. Bygglov Som en av de första kommunerna i landet har bygglovsavdelningen anställt ATOM, Sveriges första bygglovsrobot. Genom att automatisera bygglovsprocesserna blir det en mer kvalitetssäker bygglovshantering med mindre administrativ handpåläggning samt en bättre och tätare kommunikation ut till kund. Vi har även börjat jobba för ett införande av s k Minut-tjänster där kunden själv lägger in sina handlingar, svar etc via webben. Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden Halmstads kommun