Verksamhetsberättelse Byggnadsnämnden

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2014

2 Innehållsförteckning 1 Organisation Viktiga händelser Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Prioriteringar Personalredovisning Utvecklings- och kvalitetsarbete Utveckling av organisationskultur och värderingar Invånar- och målgruppsorientering Uppföljning Förenkla helt enkelt Utmaningar och framtid viktiga händelser Bilagor Bilaga 1: SAM - uppföljning, Verksamhetsberättelse (24)

3 1 Organisation, Verksamhetsberättelse (24)

4 2 Viktiga händelser 2014 Sjukfrånvaron på byggnadskontoret har sjunkit med cirka 60 procent under året. Från 26,2 dagar 2013 till 10,2 dagar under året. Medarbetarundersökningarna visar att nöjdheten bland personalen stigit avsevärt under året, från 64 till 74 på en hundragradig skala. Arbetet med att förbättra service och information till kunder har prioriterats för att byggnadskontoret ska fungera bra ur ett nöjdkundperspektiv. Under året har har flera viktiga åtgärder genomförts, bland annat att kontoret fortsatt är öppet från kl 09-16, utan lunchstängt samt att bygglov över disk kan sökas och numera erhållas på onsdagar. För att stärka det interna arbetet och ytterligare korta handläggningstiderna för bygglov, införs under 2015 en (1) arbetsgrupp för att bla säkerställa kvaliteten i besluten och likabehandling av kunderna. Under året kortades handläggningstiderna för bygglov med i genomsnitt med åtta dagar till 30 dagar (38 dagar, 2013). utgör tillsynsmyndighet och är skyldig att planera tillsynen. Detta stadgas bl.a i plan- och bygglagen PBL 2010:900 och miljöbalken MB 1998:808. Eftersom tillsynsbehovet överstiger resurserna måste prioriteringar göras. Idag styrs större delen av verksamheten utifrån inkommande händelser. För att ge byggnadsnämnden större möjlighet att styra sin egeninitierade aktiva tillsynsverksamhet gjordes en fortsatt satsning på information, vägledning via IT-utveckling/hemsida, mallar, beskrivningar, blanketter, informationsarbete med mera samt handläggningsrutiner inom förvaltningens olika verksamhetsområden. Byggnadskontorets tekniska plattform måste kontinuerligt utvecklas och uppdateras för att nå en effektiv kostnadskontroll och för att svara mot de krav som ställs på kontorets verksamhet. Under året har arbetet antingen genomförts och/eller planerats inför Under 2014 har byggnadskontorets bygglovsavdelning genomfört ett omfattande arbete för att ta fram och slutföra ett 80-tal skriftliga rutiner vid handläggning. Rutinerna blir ett bra stöd framöver i arbetet och i uppbygganden av kommunens kontaktcenter för att ytterligare öka servicegraden mot invånarna., Verksamhetsberättelse (24)

5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utfall för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 3.1 Målområde: Bygga och bo Andelen bostadsrätter och bostäder med äganderätt i de östra stadsdelarna Nyhem, Linehed, Gustavsfält och Andersberg ska öka (konkretiserat mål) saknar möjlighet att direkt påverka sådana beslut, men ska aktivt, i dialog, verka för att fastigheter med olika boendeformer tillskapas i hela kommunen.. saknar möjlighet att direkt påverka sådana beslut, men ska aktivt, i dialog, verka för att fastigheter med olika boendeformer tillskapas i hela kommunen. I första hand är det en fråga för samhällsbyggnadskontorets mark- och exploateringsavdelning. Antal gemensamma planeringsmöten Aktiviteter Samverkan i samhällsbyggnadsprocessen deltar i planerade möten och dialoger i samhällsbyggnadsprocessen utöver daglig och löpande verksamhet ska medverka till att kommunens tätorter kan utvecklas genom förtätning och utifrån ett hållbart ekologiskt, ekonomiskt och socialt perspektiv, Verksamhetsberättelse (24)

6 En strategi ska arbetas fram för hur förtätning i tätorterna kan göras så att kvalitén på värdefulla befintliga stads- och närmiljöer kan behållas och kvalitativt utvecklas Kvalitetsmått på närområdena 0 Antal kvm grönyta per kommuninvånare 0 Aktiviteter En strategi ska arbetas fram för hur förtätning i tätorterna kan göras så att kvalitén på värdefulla befintliga stads- och närmiljöer kan behållas och kvalitativt utvecklas deltar i planerade möten och dialoger i samhällsbyggnadsprocessen utöver daglig och löpande verksamhet. I det arbetet sker dialog med olika intressegrupper hur förtätning kan ske så att kvaliteten på värdefulla befintliga stads- och närmiljöer kan behållas och kvalitativt utvecklas. På byggnadskontorets finns den ledningskompetensens som krävs i form av b.la. stadsakitekt, bygglovchef och senior bygglovarkitekt ska vid all myndighetsutövning i samband med etablering, i samverkan med samhällsbyggnadskontoret, väga in översvämningsrisker, ras- och skredrisker och klimatpåverkan för attsäkerställa en långsiktigt hållbar samhällsutveckling i enlighet med PBL. Tillsammans med samhällsbyggnadskontoret ta fram underlagsmaterial för bedömning av ev. risker vid prövning av bygglovansökningar enligt PBL. Antal gemensamma planeringsmöten Aktiviteter Tillsammans med samhällsbyggnadskontoret ta fram underlagsmaterial för bedömning av ev. risker vid prövning av bygglovansökningar Riskerna prövas i bygglovhandläggningen (b.la. i de remissyttranden som ligger till grund för beslutet) Tillse att stadsmiljöfrågor, landsortsmiljöer, gestaltning och tillgänglighet beaktas i utvecklingen av tätorterna och dess centrum Ta fram strategiska dokument utifrån Stadsmiljöprogrammet som stöd för den fortsatta planeringen av tätorternas utveckling och expansion. Arbetet ligger i linje med ÖP Utvärdera insatser enligt Stadsmiljöprogrammet, Verksamhetsberättelse (24)

7 Aktiviteter Ta fram strategiska dokument utifrån Stadsmiljöprogrammet som stöd för den fortsatta planeringen av tätorternas utveckling och expansion. Företagsträffar med information om bygglovsprocessen m fl myndighetsutövningar inom kommunen. Kompetensutveckla bygglovhandläggare inom näringslivsfrågor. Dialog med näringslivet för ömsesidig förståelse för myndighetsutövning och företagande. Arbetet pågår. 3.2 Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål) Information om byggnadskontorets verksamhet och service är konkret och ska riktas mot fler och olika målgrupper. Ständigt pågående förbättringsarbete sker med hemsidan. Möte med allmänhet vid informationskvällar samt träffar med särskilda målgrupper ex. kontrollansvariga, sotarmästare m.fl. Nöjd-Inflytande -Index avseende information (SCB:s medborgarundersökning) 59 Webbinformation (SKL - sammanvägt resultat) Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål) Alla berörda sakägare ska ges god information och framföra synpunkter innan beslut. Idag hörs grannar vid avvikelse från detaljplan samt byggnation på landsbygd. Byggnadskontoret ska bidra till att allmänheten ges största möjliga tillgång till information om kommunens samhällsplanering ex. webbkartan där information ges om detaljplaner m.m. Nöjd-Inflytande -Index avseende information (SCB:s medborgarundersökning) Målområde: Miljö och energi All nybebyggelse ska uppfylla högt ställda krav på energieffektivitet, Verksamhetsberättelse (24)

8 Rutiner tas fram för bevakning av energiplanering och energihushållning i kontorets rådgivningsverksamhet och i bygglovsprocessen. Fortbildning sker av all personal i energi- /miljöfrågor och hållbar utveckling. Antal nyproducerade bostäder, undantaget fritidshus, med en total energiförbrukning av högst 55 kwh/kvm och år. 0% Aktiviteter Rutiner ska tas fram för bevakning av energiplanering och energihushållning i kontorets rådgivningsverksamhet och ibygglovsprocessen.fortbildning ska ske av all personal i energi-/miljöfrågor och hållbar utveckling Byggnadskontoret ska tillse att gällande krav ska uppfyllas i bygglovhandläggningen. Kontoret kan bidra med väsentlig information till sökande. Funktionen energirådgivning ligger inte inom byggnadskontorets ansvarsområde. 3.4 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Kommunens stöd och information till etablerade företag eller företag som vill starta och etablera sig i Halmstad ska vara god (konkretiserat mål) Byggnadskontoret deltar operativt i arbetet för att underlätta företagsetableringar i kommunen. Hänvisar till och Hänvisar till och 2.4 Resultat bland de 25 bästa på Svenskt näringslivs ranking 0 Bättre helhetsresultat än riket. 0% 0% Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa kommunerna år 2014 på Svenskt Näringslivs ranking (konkretiserat mål) Tillgängligheten till byggnadskontoret ska kontinuerligt utvecklas och kundanpassas Byggnadskontoret införde den 23 april 2014 en servicegaranti och flyttade bygglov över disk från fredagar till onsdagar med kvällsöppet, kl Den nya servicegarantin omfattar ärenden som är frekventa i byggnadskontorets verksamhet; planenligt bygglov för nybyggnad eller tillbyggnad av villa och fritidshus inom detaljplanerat område. Bygglov med kompletta handlingar ska handläggas inom fyra veckor (enligt plan- och bygglagen, PBL, 10 veckor)., Verksamhetsberättelse (24)

9 För bygglovsfrågor som idag klassas som bygglov över diskärenden, alltså enklare ärenden till exempel uterum samt för anmälan av installation av eldstad, är den maximala handläggningstiden två veckor. Byggnadskontoret valde under hösten att avveckla servicegarantin, på fyra respektive två veckor, för återbetaning med 25 procent av kostnaden för bygglovet. Under perioden har endast en (1) återbetalning gjorts och åtgärden ansågs inte längre nödvändig. Resultat bland de 25 bästa på Svenskt näringslivs ranking 0 Aktiviteter Utbildningsinsatser inom service och bemötande för all personal inom byggnadskontoret samt för byggnadsnämnden. Den tekniska plattformen ska ständigt utvecklas och kompletteras. Service och bemötande har en central plats i byggnadskontorets värdegrund och återges bland dess värdeord. Byggnadskontoret har sedan i april 2013 mött kunderna på ett helt annat sätt genom bygglov över disk, en dialog- och mötesform som vidareutvecklats i april i år genom ett nytt serviceåtagande och bygglov över disk på onsdagskvällar. Byggnadskontoret planerar under 2014/15 att mäta samtliga kundkontakter efter att bygglov erhållits., Verksamhetsberättelse (24)

10 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Nämndens/styrelsens mål Kvalitet och service kring handläggningen av ärenden ska förbättras och alltid utföras i enlighet med gällande lagstiftning. Samtliga handläggare på bygglovsavdelningen är utbildade i PBL och MB. Löpande fortbildningsinsatser pågår inom kunskapsområden som är särskilt prioriterade. Antal medarbetare som genomgått utbildning 40 Aktiviteter Utbildningsinsatser inom PBL och ByggR. Utbyggnad av möjligheten till e-tjänster. Vidareutbildning pågår löpande, såväl med befintlig som nyanställd personal. Under 2014 har kontorets ingenjörer genomgått samma utbildning som KA, kontrollansvariga. Från 7 januari 2014 finns också en avsatt specialresurs som kan bistå i utbildning och uppdatering av ny lagstiftning För att garantera en likabehandling ska all rådgivning och information från byggnadskontoret till kunderna bygga på en gemensamt antagen samsyn. Bygglovsavdelningen har på senare år saknat tillförlitliga rutiner, därför har ett omfattande arbete påbörjats våren 2013 med att skapa kvalitetssäkrade rutiner, ett arbete som är på väg att slutföras 2014/15. Antal medarbetare som genomgått utbildning. 40 Antal klagomål som relaterar till olik behandling. 0 Aktiviteter Riktlinjer för likabehandling av byggnadskontorets kunder ska tas fram. Utbildning och implementering av riktlinjerna för likabehandling genomförs under våren 2013 med all personal. Information till byggnadsnämnden då riktlinjerna är framtagna och implementerade. Ett omfattande arbete att ta fram tillförlitliga rutiner inleddes våren 2013 och är på väg att slutföras 14/15. Arbetet genomförs löpande under 2014/15. informeras löpande, stående, Verksamhetsberättelse (24)

11 Aktiviteter punkt, förvaltningschefen informerar Klagomålshanteringen ska standardiseras och vidtagna åtgärder återkopplas till den som framfört klagomålet. Rutiner finns. Antal anmälda klagomål. 0 Aktiviteter Med hjälp av LEAN-metodik ska klagomålshanteringen standardiseras och effektiviseras. Lean-tänket är implementerat och används i bygglovavdelningens operativa och strategiska arbete ska aktivt bidra till att skapa bra förutsättningar för utvecklingen av en expansiv och hållbar kommun, genom tidig medverkan i samhällsplaneringen Byggnadskontoret deltar aktivt i projektgrupper vid framtagande av översiktsplan och detaljplaner. Avdelningchefer och förvaltningschef deltar i schemalagda samordningsmöten över förvaltningsgränserna. Antal gemensamma planeringsmöten Aktiviteter Regelbundna planeringsmöten mellan samhällsbyggnadskontoret och byggnadskontoret. deltar i planerade möten och dialoger i samhällsbyggnadsprocessen utöver daglig och löpande verksamhet., Verksamhetsberättelse (24)

12 5 Prioriteringar Byggnadskontoret ska fortsätta det pågående arbetet med att öka tillgängligheten och servicen mot allmänheten. De begränsade handläggningstiderna på mellan 25 och 45 dagar ska ses som en normal genomsnittlig handläggningstid. Under ska fler möten genomföras till allmänheten och så kallade riktade intressegrupper, såsom kontrollansvariga och småhustillverkare. Byggnadskontoret ska vara en attraktiv arbetsplats och ska jobba för ett gott och professionellt bemötande i varje enskild fråga i kombination med snabb och rättssäker handläggning utifrån värdeorden; Engagemang, Ett kontor, Ansvar, Likabehandling och Bemötande. Att medarbetare har en god hälsa och en bra arbetsmiljö är grundförutsättningar för att kunna bedriva en effektiv och bra extern verksamhet. Idag mäts såväl frisknärvaro som sjukfrånvaro. Trenden är mycket positiv. Byggnadskontoret ska sträva mot en ökad effektivitet genom elektroniska tjänster till allmänheten genom en utbyggd teknisk plattform. Samverkan med kontaktcenter ska prioriteras. Byggnadskontoret ska fortsätta prioritera samarbetet över förvaltningsgränserna., Verksamhetsberättelse (24)

13 6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2014 andel visstid (%) Dec 2013 andel visstid (%) Byggnadskontoret % 8 % Totalt % 8 % Byggnadskontoret har en stab-, bygglovavdelning samt en kart- och lantmäteriavdelning som vid årsskiftet bestod av 43 tillsvidareanställda medarbetare, vilket är en minskning med 1 medarbetare sedan föregående års mätning. Begreppet årsarbetare avser tillsvidareanställda, hel och deltider, omräknat till heltidstänster. Detta är vanligtvis det beggrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Den 31 deccember 2014 fanns det 42 årsarbetare, vilket även detta är en minskning med 1 årsarbetare sedan Visstidsanställda vid byggnadskontoret vid årets slut uppgår till totalt 2 personer, vilket är en minskning med 2 personer jämfört med Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Bygglovavdelningen % 58 % Lantmäteri- och kartavdelningn % 48 % Byggnadskontoret Stab % 75 % Totalt % 55 % Statistiken ovan visar antalet tillsvidareanställda inom byggnadskontoret fördelat på kön, samt hur stor andel av de tillsvidareanställda som är kvinnor. Den 31 december 2014 hade byggnadskontoret totalt 43 tillsvidareanställda( ), varav 27 är kvinnor( ) och 16 män( ). Andelen kvinnor på kontoret är 63% ( 55 % 2013). Andelen kvinnor inom förvaltningen har ökat både inom bygglovavdelningen samt inom lantmäteri- och kartavdelningen under Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Byggnadskontoret % 50 % Totalt % 50 % Antalet visstidsanställda på byggnadskontoret uppgick vid årets slut till 2 personer, vilket är en minskning med 2 personer sedan Andelen visstidsanställda kvinnor har minskat med 50% sedan föregående års mätning., Verksamhetsberättelse (24)

14 Timavlönad personal Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Byggnadskontoret Totalt Under perioden januari till december 2014 hade 277 timmar utförts av timavlönad personal, vilket är en minskning jämfört med föregående års mätning. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Byggnadskontoret Totalt Tabellen ovan visar sysselsättningsgraden av byggnadskontorets tillsvidareanställda. Under 2014 var sysselsättningsgraden i snitt 100% för kvinnor och 94% för män. Sysselsättningsgraden är oförändrad för kvinnor men har minskat för männen sedan 2013 års mätning. Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa BK Totalt Statistiken visar att majoriteten av byggnadskotorets tillsvidareanställda befinner sig i ålderskategorin år (40 %). Tätt följt av ålderskategorierna år (21 %) samt år (21 %). Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt Medelåldern bland byggnadskontorets tillsvidareanställda var den 31 december 2014, 44 år vilket är en minskning sedan 2013 då medelåldern var 45 år. Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt Vid årsskiftet 2014/2015 fanns det totalt fyra chefer, två kvinnor och två män, vilket är en ökning av tillsvidareanställda chefer med en person sedan 2013 års mätning. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Byggnadskontoret 2014 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0, Verksamhetsberättelse (24)

15 Den 31 december 2014 fanns det inte några visstidsanställda chefer inom byggnadskontoret. Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Sum ma And el Totalt % Statistiken ovan visar att inom en femårsperiod kommer 9 % av byggnadskontorets tillsvidareanställda medarbetare att gå i pension. Pensionsavgångarna är jämtfördelade per yrkesgrupp. Sjukfrånvaro Sjukdagar i snitt Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 8,46 13,17 10,21 26,28 Under 2014 har antalet sjukdagar per tillsvidareanställd minskat till totalt 10,21 sjukdagar i snitt. Kvinnor har i genomsnitt 8,46 sjukdagar och män har 13,17 sjukdagar i snitt. I jämförelse med 2013 års redovisning då antalet sjukdagar per tillsvidareanställd låg på 26,28 har byggnadskontoret förbättrat sitt resultat avsevärt. Byggnadskontoret har vidtagit en rad olika åtgärder för att minska sjukskrivningarna, bland annat har förvaltningen infört en friskvårdstimme (som idag uppgår till 90 minuter) samt utbildat tre hälsoinspiratörer. Under 2014 har sjukskrivningstalen sjunkit inom hela förvaltningen, de sjukskrivningar som finns återfinns till största del inom kategorin korttidssjukfrånvaro. Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 58 % 52 % 55 % 19 % Andelen korttidsfrånvaro (14 dagar eller mindre) har ökat jämfört med Totalt är andelen 55 %, varav kvinnor 58 % och män 52 %. En förklaring till detta är att medarbetarna vid byggnadskontoret under hösten varit drabbade av diverse förkylningar. Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 42 % 48 % 45 % 81 % Andelen långtidssjukskrivna ( 14 dagar eller mer) har minskat rejält inom byggnadskontoret och ligger totalt på 45 %, varav kvinnor 42 % och män 48 % vid 2014 års mätning. Andelen långtidssjukskrivna var totalt 81 % vid 2013 års mätning. Sjukfrånvaro per yrkesgrupp Yrkesgrupp Teknikarbete 23,95 31,73 9,72 Denna tabell redovisar enbart sjukfrånvaro per yrkesgrupp med 10 eller fler medarbetare. Den, Verksamhetsberättelse (24)

16 yrkesgrupp som är relevant att redovisa är teknikarbete där sjukdagar uppgår till 9,72 vilket är en markant minskning med 22,01 dagar jämfört med 2013 då siffran var 31,73 sjukdagar. Byggnadskontoret har under året arbetat intensivt för att förebygga ohälsa och främja hälsa inom verksamheten. Medarbetarskap och ledarskap Byggnadskontoret har under år 2014 genomfört en rad olika aktiviteter inom ramen för kulturoch värderingsarbetet. Bland annat har medarbetare deltagit vid ledardagar och varit aktiva i olika workshops. Utvecklande ledarskap bidrar till att utveckla beteenden som skapar delaktighet, motivation och kreativitet hos medarbetare - ett sätt att utveckla kulturen inom verksamheten. Byggnadskontoret valde således att låta en chef genomföra ledarutvecklingsprogrammet, UL För att ytterligare sätta fokus på kulturen och medarbetarskapet valde förvaltningen att utbilda tre hälsoinspiratörer inom organisationen. Hälsoinspiratörerna har i arbetet kring medarbetarskap haft en aktiv och betydande roll. Vid en förvaltningsdag satte byggnadskontoret fokus på förlängningen av medarbetarskapet till medledarskap tillsammans med Actea och hälsoinspiratörerna, vilket var en väldigt lyckad dag. Detta arbete kommer att fortsätta under Under 2014 har byggnadskontoret lagt ner mycket tid på att stärka samarbetet inom kontoret, samt förbättrat samordningen och samverkan med olika förvaltningar och bolag. En ny ledningsorganisation infördes permanent under Individuella utvecklingsplaner Medarbetarundersökningen år 2013 visade att andelen medarbetare vid byggnadskontoret som hade en individuell utvecklingsplan låg på 67 %, vilket är en kraftig ökning sedan 2011 då det endast var 9 % inom byggnadskontoret som hade en individuell utvecklingsplan. Byggnadskontoret har under 2014 arbetat aktivt med att stärka medarbetarsamtalet vilket ska utmynna bland annat i en individuell utvecklingsplan för den enskilda medarbetaren inom förvaltningen. Mångfalds- och jämställdhetssatsningar Förvaltningen har en gedigen och väl formulerad jämställdhetsplan som uppdaterades under år Jämställdhetsplanen bedöms av de fackliga organisationerna såväl som av arbetsgivaren som fortsatt kvalitativ. Arbetet med mångfald- och jämställdhet kommer att fortsätta under 2015, bland annat genom att implementera Halmstads kommuns nya anvisning kring mångfaldoch jämställdhet. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Inom ordinarie budget Under 2014 har byggnadskontoret genomfört olika hälsofrämjande och förebyggande insatser. För de medarbetare som önskade genomfördes en promenad på Prins Bertilsstig till Tylösand, vars syfte dels var att öka den fysiska aktiviteten och välbefinnandet. Gemensam studieresa för hela kontoret till Malmö för att ta del av gestalning och arkitektur i gamla och nya stadsdelar. Istället för att använda sig av olika transportmedel valde förvaltningen att genomföra studiebesöket till fots med en rad stopp längs promenadvägen. Förvaltnigen har även besökt Martin Luthers kyrka i Halmstad med promenad tur och retur. Aktiviteterna bedöms också ha stärkt sammanhållningen inom kontoret. Alla studiebesök och personalaktiviteter ska ha friskvård i fokus, se exempel ovan. För att säkerställa både en god arbetsmiljön genomfördes den årliga skyddsronden på samma sätt som vid föregående år, digitalt. Medarbetarna uttryckte tillsammans med de fackliga organisationerna tillvägagångssättet som framgångsrikt., Verksamhetsberättelse (24)

17 Hälsoinspiratörer utbildades under året för att arbeta med hälsofrämjande åtgärder. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Med centrala medel Byggnadskontoret har under år 2014 gjort friskvårdssatsningar i syfte att öka medarbetarnas fysiska aktivitet och välbefinnande. Fortsättning och utökning av friskvårdstimme (90 minuter) under 2014, vilket är en satsning som fallit väl ut och utnyttjas av flertalet inom byggnadskontoret. Friskvårdstiden innebär att alla medarbetare har möjlighet att på betald arbetstid utöva friskvård, ex i samband med lunch. Tiden kan även delas upp på två eller flera tillfällen i veckan. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Byggnadskontoret har tillsammans med företagshälsovården identifierat arbetsmiljön och utifrån det genomfört insatser med syfte att förbättra arbetsmiljön samt förebygga ohälsa. Under 2014 har byggnadskontoret kraftigt sänkt sitt sjuktal och ser en positiv trend i sitt arbete med att arbeta förebyggande och främjande. Till sin hjälp i detta arbete har förvaltningen valt att utbilda (tre) hälsoinspiratörer. Löpande under året hade byggnadskontoret och Previa överenskommet att företagshälsovården ska bistå med insatser, information, råd och idéer i arbetsmiljöfrågor av fysisk, ergonomisk och psykosocial karaktär. Arbetsskador Under 2014 har byggnadskontoret inte rapporterat in några arbetsskador. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Byggnadskontoret har genomfört en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet under hösten Uppföljningen visar på områden där kontoret har bra rutiner, men även på områden där kontoret måste utveckla och arbeta mer med. Byggnadskontoret arbetar systematiskt med konkreta mål för arbetsmiljöarbetet. Samverkansmöten och arbetsplatsträffar äger rum regelbundet, och i dessa forum diskuteras arbetsmiljöfrågor. Under 2014 har byggnadskontoret fokuserat på att ta fram en handlingsplan för byggnadskontorets systematiska brandskyddsarbete samt en handlingsplan för situationer med hot och våld i arbetsmiljön. Sammanfattande analys Byggnadskontorets personalredovisning för 2014 redogör för nyckeltal uppdelat efter områdena; personalbild, närvaro/frånvaro, medarbetarskap/ledarskap, mångfald och jämställdhet samt hälsa och arbetsmiljö. Byggnadskontoret har en stab-, bygglovavdelning samt en kart- och lantmäteriavdelning som vid årsskiftet bestod av 43 tillsvidareanställda medarbetare, vilket är en minskning med 1 tillsvidareanställd medarbetare sedan föregående års mätning. Andelen kvinnor inom förvaltningen har ökat under 2014 och ligger på 63 % av de tillsvidareanställda. Under 2014 har antalet sjukdagar per tillsvidareanställd minskat till totalt 10,21 sjukdagar i snitt. Kvinnor har i genomsnitt 8,46 sjukdagar och män har 13,17 sjukdagar i snitt. I jämförelse med 2013 års redovisning då antalet sjukdagar per tillsvidareanställd låg på 26,28 har byggnadskontoret förbättrat sitt resultat avsevärt., Verksamhetsberättelse (24)

18 Den yrkesgrupp som redovisar den största förbättringen av antalet sjukdagar i snitt är teknikarbete. Sjukdagarna i snitt för teknikarbete uppgår 2014 till 9,72 dagar vilket är en markant minskning med 22,01 dagar jämfört med 2013 då siffran var 31,73 sjukdagar. Byggnadskontoret har under år 2014 gjort friskvårdssatsningar i syfte att öka medarbetarnas fysiska aktivitet och välbefinnande. Förvaltningen har kraftigt sänkt sitt sjuktal och ser en positiv trend i sitt arbete med att arbeta förebyggande och främjande. Till sin hjälp i detta arbete har förvaltningen valt att utbilda (tre) hälsoinspiratörer. Inom ramen för kultur- och värderingsarbetet har byggnadskontoret under år 2014 genomfört en rad olika aktiviteter. Bland annat har medarbetare deltagit vid ledardagar och varit aktiva i olika workshops. För att ytterligare sätta fokus på kulturen och medarbetarskapet valde förvaltningen att utbilda tre hälsoinspiratörer inom organisationen. Hälsoinspiratörerna har i arbetet kring medarbetarskap haft en aktiv och betydande roll. En uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet har gjorts under Uppföljningen visar att arbetsmiljöarbetet och systematiken kring arbetsmiljöarbetet generellt har förbättrats. Utifrån bedömningskriterierna kan vi stolt utläsa att de rödmarkerade områdena har försvunnit och de gröna områdena blir fler till antalet. Under 2014 har byggnadskontoret fokuserat till stor del på hälsofrämjande- och förebyggande insatser men även arbetat fram handlingsplaner för det systematiska brandskyddsarbetet samt hot och våld i arbetsmiljön. Byggnadskontoret har under 2014 fortsatt arbetet med att fokusera på att förbättra service och information till kunder. För att stärka det interna arbetet och bibehålla de begränsade handläggningstiderna har det inom kontoret varit ett fortsatt fokus på att samordnarna tillsammans med bygglovchef, stadsarkitekt och senior bygglovarkitekt säkerställer att kunskapsflöde och erfarenhetsutbyte sker kontinuerligt mellan medarbetarna och de olika avdelningarna. Sammantaget har byggnadskontoret arbetat målmedvetet och fokuserat för att nå en rad framgångsfaktorer. Inte minst har den kraftiga nedgången av sjukfrånvaro samt ökad nöjdhet bland personalen starkt bidragit till ökat välbefinnande och främjande av arbetsmiljön., Verksamhetsberättelse (24)

19 7 Utvecklings- och kvalitetsarbete, Verksamhetsberättelse (24)

20 8 Utveckling av organisationskultur och värderingar Byggnadskontoret har under år 2014 genomfört en rad olika aktiviteter inom ramen för kulturoch värderingsarbetet. Bland annat har medarbetare deltagit vid ledardagar och varit aktiva i olika workshops. Utvecklande ledarskap bidrar till att utveckla beteenden som skapar delaktighet, motivation och kreativitet hos medarbetare - ett sätt att utveckla kulturen inom verksamheten. Byggnadskontoret valde således att låta en chef genomföra ledarutvecklingsprogrammet, UL 2014.Under kommande år ska ytterligare fem personer ha genomgått utbildningen. För att ytterligare sätta fokus på kulturen och medarbetarskapet valde förvaltningen att utbilda tre hälsoinspiratörer inom organisationen. Hälsoinspiratörerna har i arbetet kring medarbetarskap haft en aktiv och betydande roll. Vid en förvaltningsdag satte byggnadskontoret fokus på förlängningen av medarbetarskapet till medledarskap tillsammans med Actea och hälsoinspiratörerna, vilket var en väldigt lyckad dag. Detta arbete kommer att fortsätta under Under 2014 har byggnadskontoret lagt ner mycket tid på att stärka samarbetet inom kontoret, samt förbättrat samordningen och samverkan med olika förvaltningar och bolag., Verksamhetsberättelse (24)

21 9 Invånar- och målgruppsorientering, Verksamhetsberättelse (24)

22 10 Uppföljning Förenkla helt enkelt 10.1 Bemötande Förslag B1: Levandegör riktlinjer för service och bemötande Har förvaltningen/bolaget genomfört förankring hos personalen? Ja Klar Påbörjad Ej klar Andel av personalen där förankring skett (%) Förankring planeras vara genomförd (mån/år) Förslag Ä2: Uppföljning och återkoppling av dissonanser Har förvaltningen/bolaget en rutin eller ett kvalitetssystem som systematiskt fångar upp dissonanser i samspelet förvaltning/bolag? Ja Ja Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem När kan rutinen/systemet vara i bruk? (mån/år) Förslag Ä4: Myndighetsavgifter kommungemensamt förhållningssätt Hur är din förvaltnings/bolags status angående sammanställning av avgifter enligt punkt Ä4A? Klar Påbörjad Ej klar När beräknas den vara klar? (mån/år) När beräknas den vara klar? (mån/år) 10.2 Samarbete och samverkan Förslag S1: Öka din arbetsplats kunskap om andra verksamheter i kommunen Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet Oftare än 6 gånger/år X 2-6 gånger/år 1 gång/år Sällan/aldrig S1C: Intranätet: Lägg ut information om din verksamhet, hämta information om andras verksamheter, utnyttja de sociala funktionerna alla i samverkan med närmsta chef Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet Oftare än 6 gånger/år X 2-6 gånger/år 1 gång/år Sällan/aldrig, Verksamhetsberättelse (24)

23 Förslag S2: Uppmuntran storytelling Är uppmuntran och positiv förstärkning på APT eller motsvarande ett stående inslag på mötesagendan på din förvaltning/bolag? X Ja Nej Vilka åtgärder planeras för att förbättra läget? Hur ofta tas uppmuntran och positiv förstärkningupp i dialog med anställda? X Ofta re än 6 gån ger/ år 1 gån g/år 2-6 gånger/år Sällan/aldrig Förslag S3: Introduktionsprogram för nyanställda I vilken omfattning planerar din förvaltning/bolag medverkan i det kommungemensamma introduktionsprogrammet för nyanställda? X Vi skickar alla nyanställda Vi skickar chefer och nyckelpersoner Vi skickar ingen Samt utbildar på egen hand Andel av person alen (%), Verksamhetsberättelse (24)

24 11 Utmaningar och framtid viktiga händelser , Verksamhetsberättelse (24)