Personalredovisning 2017

Transkript

1 Personalredovisning 2017

2 Innehållsförteckning Personalredovisning Definitioner och avgränsningar... 3 Personalbild... 4 Kompetensförsörjning Ledarskap Sjukfrånvaro Hälsa och arbetsmiljö Sammanfattande analys... 32

3 Personalredovisning 2017 Definitioner och avgränsningar Tillsvidareanställd det som i dagligt tal kallas fast anställning. En anställning som enligt avtal pågår tills uppsägning sker från någon part. En tillsvidareanställning kan vara på hel- eller deltid. Visstidsanställd en anställning med ett fastställt slutdatum. Det kan vara ett vikariat eller en allmän visstidsanställning så kallad AVA, på hel- eller deltid. Visstidsanställningar i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar (tre mån eller mer) med månadslön. Timavlönad - avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre månader. Årsarbetare samtliga anställda (hel- och deltider) i en given grupp eller kategori, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Avgränsningar ett fåtal personer kan inneha anställningar vid flera enheter, vilket kan påverka sifferunderlaget. Räknar vi samman alla anställda kan slutsumman bli för hög och den stämmer därför inte med hur verkligheten ser ut. ok 3

4 Personalbild Halmstads kommuns 14 förvaltningar och åtta bolag med tillsvidare- och visstidsanställa är kommunens största arbetsgivare. Tillsvidare- och visstidsanställda (antal) Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid visstid (%) visstid (%) Kommun % 11% Bolag % 9% Totalt % 11% 1) Med visstidsanställda avses i detta sammanhang anställningar (3 månader eller mer) med månadslön Antalet tillsvidareanställda uppgick totalt vid årsskiftet till personer, varav är anställda inom förvaltningarna och 419 inom bolagen. Antalet tillsvidare inom förvaltningarna arbetar personer heltid och personer deltid Sysselsättningsgrad varierar för deltidsanställda mellan 0,5-95 procent. Antalet tillsvidareanställda har ökat med 567 personer inom förvaltningarna och med 15 personer inom bolagen jämfört med föregående år. Barn- och ungdomsförvaltningens ökning med 171 tillsvidareanställda beror bland annat på ökat behov av personal utifrån förvaltningens ökande barn- och elevantal. Även hemvårdsförvaltningen växer. Under 2017 ökade antalet tillsvidareanställda med 97 personer. Ökningen beror bland annat på att Andersbergs äldreboende (numera Kattegatts äldreboende) och Patrikshills äldreboende har övergått från privat till kommunal regi. Ett nytt äldreboende i kommunal regi har också öppnat i Harplinge. Under året har tre äldreboenden avvecklats. Ingen personal har sagts upp på grund av avvecklingen, utan har flyttats till andra enheter inom hemtjänst och äldreboende. Servicekontorets ökning av tillsvidareanställda beror till stor del på övertagande av personal från andra enhet vid skapandet av FM-Service. 4

5 Andelen visstidsanställda har ökat inom både förvaltningar och bolag, en procentenhet inom förvaltningarna och en procentenhet inom bolagen. Ökningen förklaras bland annat utifrån Lågstadie- och fritidshemssatsningen där barn- och ungdomsförvaltningen genom statliga medel fått möjlighet att öka antalet medarbetare inom förskoleklass, årskurs 1-3 samt fritidshem. Samtidigt är flera av visstidsanställningarna kopplade till handläggningstiderna hos Skolverket avseende utfärdande av legitimationer. Då det dessutom blivit svårare att rekrytera legitimerade förskollärare och lärare används visstidsanställningar under en längre period, när rekrytering pågår. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens ökade behov av visstidsanställningar beror bland annat på brist på behöriga yrkeslärare, sfi-lärare och gymnasielärare. Men ökningen beror också på satsning inom IM (introduktionsprogram) och ökat elevantal inom IMSPRÅK (språkintroduktion). Ökat behov av visstidsanställd personal inom miljöförvaltningen beror dels på vikariat vid föräldraledighet men även behov av att reducera hög arbetsbelastning, vikariat vid föräldraledighet samt att det varit en lösning för att täcka upp vakanser med befintlig personal innan tillsvidarelösning varit klar. 5

6 Könsfördelning Tillsvidareanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun % 79% Bolag % 36% Totalt % 77% Visstidsanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun % 69% Bolag % 40% Totalt % 68% Av förvaltningarnas tillsvidareanställda är 79 procent kvinnor och 21 procent män, vilket är oförändrat sedan För bolagen är motsvarande siffra 36 procent kvinnor och 64 procent män, vilket är en ökning med en procentenhet för kvinnorna. Högst andel kvinnor har hemvårdsförvaltningen, 93 procent och lägst andel kvinnor finns hos räddningstjänsten där kvinnorna utgör tio procent av de tillsvidareanställda. Olika satsningar har genomförts och genomförs inom flera förvaltningar och bolag för att öka mångfalden. Inom vissa yrkeskategorier är det dock svårt att få sökande från det underrepresenterade könet, vilket försvårar möjligheten att upprätthålla en jämn könsfördelning. 6

7 Timavlönad personal Antal timmar Antal timmar Årsarbetare Årsarbetare Kommun Bolag Totalt Antalet timavlönade har ökat med 21 årsarbetare inom förvaltningarna. Ökningen har skett främst inom barn och ungdomsförvaltningen. Förvaltningens behov av timavlönad personal är fortsatt stort inom såväl förskola som skola. Ökningen kan bland annat förklaras av att fler förskolor öppnats under året, fortsatt behov av vikarier utifrån frånvaro vid sjukdom och annan lagstadgad ledighet samt utifrån behov av resurser till barn och elever med behov av särskilt stöd. Minskat behov av timavlönad personal har skett inom hemvårdsförvaltningen. Denna trend som har pågått under några år och fortsätter även under Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre månader. 7

8 Genomsnittlig sysselsättningsgrad Tillsvidareanställd personal (%) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kommun Bolag Totalt Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för tillsvidareanställd personal var vid årsskiftet 94 procent av heltidsmåttet inom förvaltningarna och 98 procent inom bolagen. Sysselsättningsgraden är oförändrad inom förvaltningarna och bolagen. Medarbetare inom bolagen har generellt högre sysselsättningsgrad än medarbetare inom förvaltningarna. Den enda förändring som skett sedan 2016 är inom bolagen och kvinnor där sysselsättningsgraden har minskat med en procentenhet års medarbetarundersökning visar att de flesta (73 procent) var nöjda med den sysselsättningsgrad de hade vid mättillfället. Det var fler som ville gå ner i sysselsättningsgrad (20 procent) än som ville öka sin arbetstid (sju procent). Ny undersökning genomförs februari Vid en jämförelse mellan 2016 och 2013 kan vi dock se att andelen medarbetare som vill gå ner i arbetstid tid har minskat och att andelen medarbetare som vill få en högre sysselsättningsgrad har ökat. 8

9 Åldersfördelning Kommun Bolag Totalt Antalet tillsvidareanställda inom respektive åldersgrupp är förhållandevis oförändrad jämfört med Den större ökningen sker hos åldersgruppen år inom förvaltningarna. En majoritet befinner sig i åldersgruppen år, ökning en procentenhet men även en stor grupp inom gruppen år. Medarbetare under 26 år utgör 3,3 procent av förvaltningarnas tillsvidareanställda. En ökning med 0,4 procentenheter sedan föregående års mätning. Inom gruppen år återfinns 9,4 procent vilket är en minskning på 0,3 procentenheter och 0,5 procent finns i gruppen 65 + vilket är en ökning med 0,1 procentenheter. Inom bolagen finns 30 procent av medarbetarna inom åldersgruppen år, en ökning med en procentenhet och 25,5 procentenheter i åldersgruppen år vilket är en minskning på 1,5 procentenheter. Andelen under 26 år utgör även i år en procent av medarbetarna. Inom gruppen år återfinns tio procent och i gruppen 65 + finns en procent (0,8 procent 2017). Medelålder Kommun Bolag Totalt Medelåldern bland förvaltningarnas tillsvidareanställda är 46 år och är oförändrad från föregående år. Inom förvaltningarna har utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen högst medelålder på 49 år, teknik- och fritidsförvaltningen samt servicekontoret kommer därefter med medelålder på 48 år. Lägst medelålder har samhällsbyggnadskontoret, 42 år. Medelåldern hos bolagen har minskat från 46 till 45 år. Högst medelålder har Halmstads Stadsnät AB, 47 år och lägst medelålder har Halmstads Näringslivs AB, 40 år. 9

10 Chefer fördelat per kön Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun % 64% Bolag % 43% Totalt % 61% Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun % 67% Bolag % 33% Totalt % 63% Vid årsskiftet fanns 359 tillsvidareanställda och 24 visstidsanställda chefer inom förvaltningarna. Antalet tillsvidareanställda chefer är oförändrat från föregående år inom både förvaltningarna och bolag. Antalet visstidsanställda chefer har ökat med åtta personer. Av totalt antal tillsvidareanställda chefer utgör kvinnorna 61 procent, en ökning med två procentenheter. Antalet chefer inom bolagen har ökat totalt med tre visstidsanställda chefer. Kvinnliga tillsvidareanställda chefer inom bolag har ökat med sex procentenheter. En anställd betraktas som chef om relationen i AID chef har värde A, B, C eller L. I grupperna A, B och C finns chefer som har fullt ledningsansvar; verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Medarbetare som i sitt arbete har ett begränsat ledningsansvar, det vill säga en eller två av verksamhets-, ekonomi- och personalansvar finns i gruppen L. 10

11 Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda inom kommunen (antal) Summa Andel Yrkesgrupp Handläggar- och administratörsarbete % Hantverksarbete med mera % Kultur, turism och fritidsarbete % Köks- och måltidsarbete % Ledningsarbete % Rehabilitering och förebyggande arbete % Räddningstjänstarbete % Skol- och barnomsorgsarbete % Socialt och kurativt arbete % Städ, tvätt och renhållningsarbete % Teknikarbete % Vård- och omsorgsarbete mm % Totalt % 11

12 Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda inom bolagen (antal) Summa Andel Yrkesgrupp Handläggar- och administratörsarbete Hantverkare med mera Kultur, turism och fritidsarbete Ledningsarbete Husvärd Projektledare Renhållningsarbete Teknikarbete Totalt % De kommande fem åren sker det en kraftig ökning av pensionsavgångarna för varje år inom förvaltningarna. Större förändringar har skett för yrkesgrupperna inom hantverksarbete med mera, handläggar- och administratörsarbete samt städ, tvätt och renhållningsarbete är det 64 avgångar och 2018 hela 119 pensionsavgångar inom förvaltningarna. De största yrkesgrupperna i numerär ordning som prognostiseras att gå i pension står skol- och barnomsorg för och följs därefter av vård och omsorg. Av dessa två största yrkesgrupper prognostiseras att nio procent av dess medarbetare kommer att gå i pension under aktuell femårsperiod. För kommunen är det en stor utmaning att hantera det stora rekryteringsbehovet inom barn och utbildningsförvaltning samtidigt som utbildade lärare, förskolelärare och barnskötare blir allt svårare att rekrytera. Andra yrkesgrupper med stora rekryteringsbehov framöver är undersköterskor och sjuksköterskor. 12

13 Kompetensförsörjning En av kommunens största utmaningar för ökad måluppfyllelse är att säkra tillgång till rätt kompetens i samtliga verksamheter. En viktig förutsättning för att en verksamhet ska uppnå och behålla hög kundlojalitet är lojala och engagerade medarbetare. Medarbetare som är goda ambassadörer bidrar till en stark verksamhetsutveckling. Verksamheterna har stora rekryteringsutmaningar vilket bland annat beror på högkonjunktur, ökade pensionsavgångar samt ökad rörlighet på arbetsmarknaden. Verksamhetens behov förändras. Nya yrkesgrupper med annan kompetens behöver rekryteras så att befintlig personal kan ägna sig åt de kärnuppdrag som de har utbildat sig till. Att rekrytera kompetenta medarbetare och chefer blir allt svårare samtidigt som verksamheternas komplexitet och lagstiftningskrav på behörighet blir allt högre. Utöver den konstaterade bristen, medför det ökande invånarantalet att kommunen kommer behöva anställa fler förskollärare, lärare, sjuksköterskor, undersköterskor, socialsekreterare, chefer framöver. Kommunen som helhet och förvaltningar/bolag arbetar aktivt med olika åtgärder fram förslag på åtgärder för att trygga kompetensförsörjningen. Arbete pågår med att säkra rekryteringsprocessen, introduktion av nya medarbetare och chefer samt utveckla den befintliga personalen. Kompetenssatsningar för ny men även befintlig personal är viktigt och genomförs på olika sätt i verksamheterna. Några förvaltningar som barn- och ungdomsförvaltningen samt utbildning, och arbetsmarknadsförvaltningen avsätter medel för att anställda med obehörig kompetens inom bristyrken ska kunna läsa in sin behörighet. Socialförvaltningen arbetar systematiskt med kompetensförsörjning inom ramen för förvaltningens omvärldsanalys och arbetet resulterar i en årlig kompetensförsörjningsplan med tillhörande uppdrag, både till verksamheten och till HR-funktionen. Under 2017 genomfördes rekryteringar. Till dessa rekryteringar inkom ansökningar. Att bemöta denna grupp är viktigt för attraktivitet och även en möjlighet att kompetensförsörja. 13

14 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ska genomsyra all planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Jämställdhets- och mångfaldsfrågorna ska beaktas och ingå som en naturlig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I detta ingår att synliggöra de normer och värderingar som föreligger på arbetsplatserna. Detta är Halmstads kommuns samtliga verksamheter väl medvetna om. Vissa förvaltningar/bolag har kommit längre i arbetet än andra, men att det finns en kunskap och insikt om att jämställdhet och mångfald är viktigt är värt att poängtera. Majoriteten av verksamheterna deltar i kommunens övergripande jämställdhetsnätverk, som utgår ifrån den europeiska deklarationen för jämställdhet (CEMR-deklarationen). Utöver detta har fem förvaltningar ett förvaltningsövergripande samarbete kring interkulturalitet, hedersrelaterat våld och förtryck med fokus på könsroller i relation till olika kulturella kontexter. Ytterligare har några verksamheter bildat egna lokala nätverk för att diskutera jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Förvaltningarna/bolagen har generellt ett aktivt arbete kring en kvalitetssäkrad och kompetensbaserad rekrytering, samt en ambition om att öka den numerära jämställdheten (både på arbetsplatsen och i ledningsgruppssammansättning). Många verksamheter har skrivit in mål för detta i sin verksamhetsplan/jämställdhetsplan och rekryterar aktivt från det underrepresenterade könet (självklart under förutsättning att rätt kompetens och lämplighet finns). För att säkra en bra rekryteringsprocess genomförs utbildning kring jämställd rekrytering för chefer kontinuerligt på en förvaltning. En annan förvaltning säkerställer detta genom att HR i dialog med chef tar ett gemensamt ansvar för rekryteringsprocessen och diskuterar kring vilken kompetens som behövs och tillsammans genomför en kravspecifikation och annons. En annan förvaltning lägger vikt vid den lokala introduktionen, att uppmärksamma HR-riktlinjen och dess jämställdhets- och mångfaldsperspektiv, samt visionen och värdegrunden som ska spegla Halmstads kommun som arbetsgivare. Oavsett tillvägagångssätt så är verksamheterna medvetna om att rekryteringsprocessen är en del i arbetet för att främja lika rättigheter och möjligheter. 14

15 Verksamheterna framför även att jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ingår/ska ingå som en naturlig del i kompetensförsörjningsplanen. Det genomförs utbildningar för chefer för att öka kunskapen och förståelsen för diskrimineringslagstiftningen och hur man kan arbeta kring de sju diskrimineringsgrunderna. Utöver utbildningsinsatser så har två förvaltningar anordnat seminarium kring jämställdhet och mångfald som inte enbart riktat sig mot chefer utan även till medarbetare. Ytterligare insatser har genomförts/genomförs i projektform. Intressant är att vissa utav dem mansdominerade verksamheterna framför att det är viktigt att arbeta för att arbetsförhållanden ska lämpa sig för både kvinnor och män, samt att arbeta för att underlätta för anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet, att mötestider inte förläggs så att hämtning av barn på dagis påverkas etc. och att detta inte nämns hos någon utav de kvinnodominerade verksamheterna. Det finns några verksamheter där jämställdhets- och mångfaldsarbetet inte är lika aktivt. Dessa verksamheter verkar väl medvetna om detta och har en ambition för att påbörja ett mer aktivt arbete under En förvaltning framför att medarbetarundersökningen är en bra utgångspunkt för att påbörja arbetet och ta fram handlingsplaner för vad som behöver göras framöver. Ledarskap Kommunen som helhet och varje förvaltning/bolag arbetar med att rusta cheferna med hjälp av olika verktyg såsom Utvecklade ledarskap (UL), utbildningar, coachning, handlingsplaner med mera. HR har en aktiv roll i detta arbete och kan även finnas med och föra processer framåt så att chefer kan utvecklas, möta och tillgodose verksamhetens behov. Som forum för utveckling finns exempelvis två kommungemensamma ledardagar, utbildningar i grundläggande arbetsgivarfrågor, chefsforum, verksamhetsmöten och medarbetarsamtal. 15

16 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron (%) Kommun Bolag Totalt Kommun Bolag Totalt 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,7 3,1 6,4 6,6 3,7 6,4 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 58,2 44,1 57,8 54,3 36,7 53,7 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 7,5 3,8 7,4 7,4 4,3 7,3 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,6 2,7 3,7 4,1 3,4 4,0 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 4,1 2,3 4,0 4,5 2,5 4,4 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 6,4 2,8 6,2 6,4 3,1 6,2 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 7,7 4,3 7,6 7,6 5,0 7,4 I tabellen ovan redovisas sjukfrånvaro uppdelat på kvinnor, män och ålder i förhållande till ordinarie arbetstid beräknat i timmar. I uppgifterna ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Den totala sjukfrånvaron har ökat inom bolag med 0.6 procentenheter men minskat inom förvaltningar. Ökningen är så pass stor så totalt sett ligger kommunen kvar på samma procent som föregående år. Långtidssjukfrånvaro (mer än 60 dagar) har däremot minskat inom både bolagen och förvaltningarna med totalt 4,1 procentenheter. Kvinnorna har generellt sett högre sjukfrånvaro än sina manliga kollegor. Statistiken visar att kvinnornas sjukfrånvaro har minskat inom förvaltningar med 0,1 procentenheter men ökat med 0,5 procentenheter inom bolagen. Sjukfrånvaro för män har däremot ökat inom både förvaltningar och bolagen. 0,5 procentenheter inom förvaltningarna och 0,7 procentenheter inom bolagen. 16

17 Sjukfrånvaro för medarbetare som är 29 år eller yngre har ökat inom både förvaltningar och bolag. Störst ökning har skett inom förvaltningarna där sjukfrånvaron för denna grupp har ökat med 0,4 procentenheter. Motsatt förhållande gäller för medarbetare över 50 år när det gäller förvaltningar men en ökning inom bolagen. Sjukfrånvaron är oförändrad för medarbetare i åldersgruppen år inom förvaltningar men har en ökning inom bolag med 0,3 procentenheter. Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron inom förvaltningarna (%) Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,6 6,0 6,2 6,7 6,6 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 49,2 52,9 57,4 58,2 54,3 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,2 6,7 6,9 7,5 7,4 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,5 3,9 4,0 3,6 4,1 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 3,0 2,9 2,6 4,1 4,5 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 5,2 5,8 5,9 6,4 6,4 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 6,7 7,1 7,6 7,7 7,6 Tabellen ovan visar sjukfrånvarons utveckling inom förvaltningarna de senaste fem åren. Långtidssjukfrånvaro mer än 60 dagar har haft högst procentuell ökning. Inom denna grupp finns både fysisk och psykisk ohälsa, i vissa fall arbetsrelaterad i andra fall inte arbetsrelaterad. Psykisk ohälsa men även belastningsskador, operationer och allvarliga sjukdomar medför i många fall långa sjukskrivningar. Långa väntetider hos sjukvården medverkar ibland till att sjukfallen blir längre än nödvändigt. Precis som i riket för övrigt ökar sjukfrånvaron för Halmstads kommuns kvinnliga medarbetare. Inom denna grupp har sjukfrånvaron ökat med 1,2 procentenheter sedan 2013 vilket är en minskning med 0,6 procentenheter från föregående periodisering. Även männens sjukfrånvaro har haft negativ utveckling med 0,6 procentenheter. Vidare visar statistiken att sjukfrånvaron ökat inom samtliga åldersgrupper. Störst ökning har skett inom gruppen 29 år eller yngre. 17

18 Sjukfrånvarostatistik visar att hemvårdsförvaltningen har högst sjukfrånvaro på 9,97 procent. Det har dock skett totalt en minskning från föregående år. Det är framförallt de längre sjukskrivningarna (>60 dagar) som minskat men det är fortfarande en ökning inom (>14 dagar) sjukskrivning. Arbete med hälsofrämjande insatser är ett ständigt pågående långsiktigt arbete i förvaltningen. Socialförvaltningen har 7,33 procent vilket är en minskning på 0,09 procentenheter. Rehabiliteringen som ofta efterfrågas är lättare arbete, både fysiskt och psykiskt. Möjligheter att möta efterfrågan finns i mycket begränsad omfattning. Barn och ungdomsförvaltningen har en sjukfrånvaro på 5,66 vilket är förhållandevis låg sjukfrånvaro samt under kommunsnittet som är 6,6 procent. Antal sjukdagar per tillsvidareanställd (dagar) Kvinnor Män Totalt Totalt Kommun 24,8 14,9 24,3 22,7 Bolag 16,2 14,1 11,8 15,3 Totalt 24,6 14,9 23,6 22,3 Sjukfrånvaron inom förvaltningar och bolag var 2017, 22,3 dagar. En minskning på 0,7 dagar. Inom de kommunala förvaltningarna minskade sjukfrånvaron med 1,5 dag. Inom bolagen har det skett en ökning på 3,5 dagar. Statistiken utgår från Halmstads kommuns genomsnittliga sjukfrånvaro, mätt i antal kalenderdagar på helårsbasis 1. 1 Har medarbetaren 100 procent sysselsättningsgrad men är sjuk 50 procent visas 0,5 dag, men om medarbetaren har 50 procent sysselsättningsgrad och är sjuk hela dagen så visas 1,0 dag. 18

19 Antal sjukdagar avser endast tillsvidareanställd personal och kan inte jämföras med den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron., som omfattar ALL personal. Inom förvaltningarna har hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen, utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen samt servicekontoret påvisat positivt resultat. Även räddningstjänsten, Laholmsbuktens VA som påvisat en positiv utveckling. Sjukfrånvarointervall Tillsvidareanställd personal (andel) Andel sjukdagar under perioden januari - december dgr 2-14 dgr dgr dgr dgr Kommun 2% 23% 18% 13% 45% Bolag 4% 34% 20% 16% 26% Totalt 1% 23% 18% 13% 44% Inom förvaltningarna återfinns en majoritet av de tillsvidareanställdas sjukfrånvarodagar i gruppen mer än 181 dagar. Även om frånvaroperiod fortfarande dominerar så har det skett en minskning med fyra procentenheter. Inom bolagen har en minskning skett inom intervall (2-14 dagar) medans en kraftig ökning har skett inom intervall dagar. Psykisk ohälsa men även belastningsskador, operationer och allvarliga sjukdomar medför i många fall långa sjukskrivningar. Det finns personer som varit sjukskrivna under flera års tid. De kan inte komma tillbaka i arbete och de uppfyller inte kraven för att få stadigvarande sjukersättning, exempelvis att arbetsförmågan är stadigvarande nedsatt och att arbetsförmågan är nedsatt i förhållande till hela arbetsmarknaden. 19

20 Antal sjukdagar per yrkesgrupp (dagar) Yrkesgrupper inom nämnderna Handläggar- och administratörsarbete 12,26 16,49 17,54 Hantverksarbete med mera 17,78 18,78 17,44 Kultur, turism och fritidsarbete 15,67 20,29 18,16 Köks- och måltidsarbete 29,39 25,36 20,43 Ledningsarbete 11,45 9,33 12,74 Rehabilitering och förebyggande arbete 4,78 14,40 7,79 Räddningstjänstarbete 6,00 12,24 7,51 Skol- och barnomsorgsarbete 18,28 19,38 17,75 Socialt och kurativt arbete 11,96 17,05 18,20 Städ, tvätt och renhållningsarbete 24,18 19,56 18,44 Teknikarbete 14,41 14,65 17,28 Vård- och omsorgsarbete mm 37,25 37,23 34,41 I tabellen ovan redovisas sjukfrånvaro per yrkesgrupp och avser tillsvidareanställd personal. Gruppen vård- och omsorgsarbete är den grupp som har högst sjukfrånvaro. Det har skett en minskning av sjukfrånvaron sedan föregående års mätning. Även inom gruppen köks- och måltidsarbete (8,96 dagar) städ, tvätt och renhållningsarbete (5,74 dagar), har det skett en minskning av sjukfrånvaron. Skol- och barnomsorgsarbete har också vänt en negativ trend till positiv utveckling. Ökning av sjukfrånvaron har däremot skett inom fler grupper. Högst ökning har skett inom gruppen socialt och kurativt arbete (6,24 dagar). Handläggar- och administratörsarbete och teknikarbete är också grupper med ökad sjukfrånvaro. Ledningsarbete är en yrkesgrupp som återigen har en negativ utveckling under Observera att det finns en osäkerhet kring 2015 års uppgifter då underlaget kommer från två system. Inom Halmstads kommuns bolag finns inte denna redovisning. 20

21 Diagnoser Enligt Försäkringskassans statistik är psykisk ohälsa den största orsaken till sjukdom bland kommunens medarbetare. Detta gäller både kvinnor och män. I förhållande till hur många som är sjukskrivna är psykisk ohälsa någon högre bland männen. Psykisk ohälsa handlar om allt från svårare psykiska sjukdomar till lättare stress- och ångestreaktioner. Psykiska sjukdomar står för en stor procentuell del av sjukfallen och tenderar att öka enligt prognos medans muskel och skelett fall tenderar att minska. Dess brytningspunkter sker i stort sett inom samma period (2015). 21

22 Av de pågående sjukfallen ligger 31 procent i gruppen psykisk ohälsa, detta är en minskning med en procentenhet jämfört med föregående år. Psykisk ohälsa dominerar inom samtliga åldersgrupper, men är störts i gruppen år med 40 procent men följt av åldersintervallerna år med 36 procent samt grupp år med 35 procent där orsak är psykisk ohälsa. 22

23 I denna bild ingår ca 1250 sjukfall där ansökan om sjukpenning kommit in till Försäkringskassan Psykisk ohälsa handlar om allt från svårare sjukdomar som till exempel schizofreni och bipolär sjukdom till lättare stress- och ångestreaktion. Enligt Socialstyrelsen omfattar psykisk ohälsa symptom som kan, men inte nödvändigtvis behöver vara, så omfattande att det att det går att ställa en psykisk diagnos anmäldes 1250 sjukfall där ansökan om sjukpenning kommit in till Försäkringskassan. Ansökan om sjukpenning sker efter dag 15. Antalet har ökat med 50 sjukfall från föregående år vilket innebär en procentuell ökning med fyra procentenheter. 23

24 Goda exempel Under 2017 har förvaltningar och bolag arbetat aktivt för att främja hälsan, förebygga ohälsan samt arbetat med rehabiliterande/efterhjälpande insatser för de som har blivit sjuka. Goda resultat av arbetet kan också ses på flera förvaltningar och bolag. För de enheter/förvaltningar där sjukfrånvaron har ökat eller fortfarande ligger högt behövs ytterligare insatser. Hemvårdsförvaltningen arbetar metodiskt med samarbete tillsammans med Försäkringskassan rörande långtidssjukfrånvaro men även med den stora diagnosgruppen där problem finns med rygg, nacke och axlar. Förvaltningen arbetar med ständigt pågående arbete för hälsofrämjande insatser. Utbildningsinsatser för chefer samt hälsoinspiratörer samt hälsosamtal men även basutbildning för personal har tagits fram. Socialförvaltningen befinner sig inledningsvis deltagande i utvecklingsprojekt reflekterande kollegiala samtalsgrupper, en metod för att förebygga sjukskrivning på grund av stress och utmattning i arbetslivet. Projektet genomförs av Uppdrag fysisk hälsa som är en överenskommelse mellan Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting. Servicekontoret har arbetat med hälsofrämjande och förebyggande insatser. Organisatorisk och social arbetsmiljö har bedrivits framgångsrikt inom innovativ organisering med tvärgrupper inom specifika områden. Utbildning och arbetsmarknadsförvaltningen har under 2017 fokus på ambassadörskap, introduktion, kompetensutveckling samt hälsofrämjande insatser och kommer att fortsätta med det under Bidragande orsak till positiv effekt med minskad sjukfrånvaro kan även varit möjligheten att anställa fler medarbetare vilket bidragit till att arbetsmiljön inte upplevs så pressande. 24

25 Räddningstjänsten har ett ESF projekt Kunskap äger som pågått sedan maj En effekt av projekt är kunskap som bidragit till förändrat klimat på arbetsplatsen och en ökad förståelse för grupper vilka avviker från gängse norm. Projektet innefattar även första stegen för att jämställdhetsintegrera verksamheten och jobba för att säkra likvärdig service till kvinnor och män. Projekt löper till våren Stadskontoret arbetar efter behov med olika insatser för att främja arbetsmiljön och förebygga ohälsa och sjukdom så långt det går. Insatser som genomförts är exempelvis kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön, samtalsstöd via företagshälsovården, att se över arbetsformer och organisering och olika former av teambuilding insatser. Laholmsbuktens VA har fortsatt sitt utvecklingsarbete med fokus på medarbetarskap och medledarskap. Utbildning har skett vid två tillfällen av samtlig personal för att få en samsyn kring vad det innebär att ta ansvar för sin egen och verksamhetens utveckling. Fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete arbetar vi förebyggande genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och genom riktade insatser från företagshälsovården. 25

26 Hälsa och arbetsmiljö Hälsofrämjande och förebyggande insatser 2017 presenterade samtliga förvaltningar och bolag hälso- och arbetsmiljömål i sina verksamhets-/affärsplaner. Aktiviteter har finansierats med medel inom ordinarie budget samt med centrala medel. Mycket av det som verksamheterna planerade att genomföra har realiserats. Som exempel kan nämnas aktiviteter för att stimulera medarbetarnas fysiska och psykosociala hälsa. Flera förvaltningar har utbildade hälsoinspiratörer som tillsammans med cheferna driver det hälsofrämjande arbetsmiljöarbetet framåt. För att stimulera till fysisk aktivitet har några förvaltningar inrättat gym på arbetsplatsen. Det finns även ett kommungement gym i rådhusets källare. Gymmet är gratis och öppet för samtliga kommunanställda. Hälsomål och aktiviteter som inriktar sig på sänkt korttidssjukfrånvaro är i fokus inom flera verksamheter. För att undvika sjukskrivning har resursförstärkning på arbetsplatsen möjliggjorts inom några förvaltningar. Halmstads kommun har också inlett ett samarbete med hälso- och sjukvården i syfte att med tidig kontakt med sjukvården förhindra eller förkorta sjukskrivning hos Halmstads kommuns medarbetare. Deltagande i utvecklingsprojektet reflekterande kollegiala samtalsgrupper, har genomfört inom en förvaltning. Syftet med gruppen är att förebygga sjukskrivning på grund av stress och utmattning inom arbetslivet. Deltagarna bidrar utifrån sin erfarenhet med värdefull information om och förslag på hur stress och utmattning kan förebyggas i framtiden, såväl på individ- som på organisationsfokus. Vidare har arbetsplatsambassadörer utbildats inom vissa förvaltningar. En ambassadör ska verka för hälsosamma arbetsplatser och handleda personer som behöver en omstart i arbetslivet. 26

27 Organisatorisk och social arbetsmiljö 2016 trädde Arbetsmiljöverkets föreskrift om Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) i kraft. För att få kunskap om hur verksamheten praktiskt kan integrera föreskrifternas krav i det dagliga arbetsmiljöarbetet har Halmstads kommun tagit fram en film som kan visas för chefsgrupper, arbetsgrupper, samverkansgrupper och på arbetsplatsträffar. Till varje avsnitt i filmen finns diskussionsfrågor. Under 2017 har förvaltningar och bolag på olika sätt arbetat med att implementera föreskriften i sina verksamheter. Diskussioner som framkommit har bland annat varit vilka vägar som finns för att upptäcka stress på aktuell arbetsplats samt chefens, medarbetarens, fackens och skyddsombudets olika roller och ansvar i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Den nya föreskriften har också lett till att checklistan för årlig skyddsrond har kompletterats med nya frågor inom vissa verksamheter. De nya frågorna handlar om arbetsrotation, gemensamt ansvar i arbetsgruppen, raster, pauser, krav och positiv återkoppling. Vidare har enkäter utifrån innehållet i den nya föreskriften kring OSA besvarats inom några verksamheter. Under året har de tekniska förvaltningarna arbetat med verksamhetsplanering på ett nytt sätt genom att öka medarbetarnas delaktighet i mål- och aktivitetsplaneringen. Förvaltningarna lyfter fram att detta arbetssätt leder till kunskapshöjning och önskad större tydlighet och sammanhang mellan mål och den egna arbetsinsatsen. Inom förskola och skola har verksamheterna arbetat med Skol-OSA. Materialet riktar sig direkt mot skolans och förskolans organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Skol-OSA ger bland annat praktiska verktyg för att uppnå en bättre arbetsmiljö inom verksamheterna. 27

28 Företagshälsovård Halmstads kommun har sedan den 1 januari 2011 haft avtal med extern leverantör avseende företagshälsovård. Avtalet omfattar företagshälsovård för alla anställda inom förvaltningar och bolag. Samarbetet under 2017 har präglats av fortsatt fokus på främjande och förebyggande insatser. Återrapportering, enligt 9-fältaren (timmar) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation Grupp Individ Totalt (%) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation 0% 15% 2% 18% Grupp 0% 22% 3% 25% Individ 18% 31% 8% 57% Totalt 18% 69% 13% 100% Företagshälsovården har främst genomfört riktade insatser inom följande områden som arbetsmiljöutbildning, grupputveckling på organisationsnivå, hälsoundersökningar, hälsosamtal, hälso- och arbetsmiljöprofiler samt konsultation inom verksamhetsplanering inom hälsoinsatser. Stödinsatser inom rehabilitering har även genomförts i omfattande mängd. 28

29 Arbetsskador Förvaltningar Typ av arbetsskada Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Totalt Bolag Typ av arbetsskada Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Totalt Antalet arbetsskador har ökat inom bolagen. Det råder dock en osäkert om alla arbetsskador redovisades under tidigare år. Förvaltningarnas arbetsskador har däremot minskat totalt sett. Förvaltningar med flertalet incidenter är hemvårdsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Många av hemvårdsförvaltningens rapporterade händelser, både bland olycksfall och tillbud, är under kategorin Hot och våld. Det är främst vid arbete på demensavdelningar som personal utsätts för hot och våld. Få händelser leder dock till allvarliga skador. Det är mest verbala hot, riv- eller klämskador som rapporteras. Under året har utbildning i hantering av hot och våld i arbetet hållits för personal. På barn- och ungdomsförvaltningen har det skett en ökning av antalet inrapporterade arbetsskador. Detta beror på att flera verksamhetsområden har en förbättrad systematik vad gäller anmälan och rapportering av arbetsskador. 29

30 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sedan 2012 genomförs en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Halmstads kommun. Uppföljningen sker via ett webbaserat frågeformulär som har en direkt koppling till Arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1. Formuläret besvaras av chefer och skyddsombud. På vissa förvaltningar har ledningsgruppen tillsammans med skyddsombudet besvarat formuläret. Förvaltningarnas sammanställningar har behandlats i respektive samverkansgrupp och nämnd. Stadskontoret har därefter sammanställt förvaltningarnas uppföljningar till en kommunsammanställning, se bilaga 1 Bedömningskriterier Grönt = Gult = Rött = Systematiskt, genomtänkt, tydligt, klar, naturligt inordnade rutiner, medvetenhet god kännedom, väl förankrat, god kännedom om förändringsarbetet. Viss systematik, otillräckligt, tveksamt, vissa brister, vissa planer, viss arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete. Obefintligt, okänt, slumpartat, ej förankrat, klara brister, inga arbetsmiljöfrågor med i förändringsarbetet. Kommungemensamt resultat i sammandrag Den kommungemensamma sammanställningen visar att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar väl, men att vissa förbättringsområden finns. 30

31 De frågeområden som besvarats med hög andel grön, över 80 procent (fungerar bra) är: Kännedom av systematiskt arbetsmiljöarbete SAM Rutiner för arbetsmiljöarbete Anpassning och rehabilitering Samverkan Arbetsplatsträffar Undersökning/utbildning för vissa arbeten Genomförande av särskilda kartläggningar/riskinventeringar Skyddsronder Riskbedömning /kartläggning av kemiska produkter Riskbedömning / kartläggning av maskiner t.ex. slöjd, kök Rutiner för arbetsskador och tillbud Verksamheternas arbete med HR-riktlinjen Frågeställningar som besvarats med hög andel grönt över 70 procent (fungerar bra) är: Kränkande särbehandling Samordningsansvar Arbetsmiljöutbildning för skyddsombud och medarbetare Riskbedömning och kartläggningar vid förändringar Handlingsplaner för åtgärder som inte kan åtgärdas direkt Frågeområden som har hög andel gult under 40 procent (vissa brister) är: Kännedom och tillgång till lagar samt arbetsmiljöföreskrifter Alkohol, droger och missbruk Jämställdhet och mångfald Brandskydd Anslag om huvudskydd och skyddsombud Skyddsområdesindelning Uppgiftsindelning Frågeområden som har hög andel rött under 20 procent (vissa brister) är: Hjärt- och lungräddning Arbetsmiljöutbildning för chefer Trots satsningar inom arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud har det skett en försämring av genomförande. 31

32 Sammanfattande analys Framtida behov och krav ställer krav på strategier och för att lyckas möta dessa strategier står Halmstad kommun inför diverse utmaningar. I analys identifieras olika utmaningar, risker, samband och behov av prioriteringar. Halmstad kommun står inför utmaningar som att tillmötesgå verksamhetens behov av kvalitet och utveckling för att skapa en kvalitativ god och hållbar verksamhet med rätt tjänster till invånarna. Med ständigt växande antal invånare och sikte mot invånare 2035 står kommunen inför stora utmaningar och behov. Med en stor grupp åldrande över 50 år samt en växande grupp under 30 år är utmaningar mycket stora för flertal förvaltningar. Arbeta med kompetensförsörjning samt att vara en attraktiv arbetsgivare är två förutsättningar för att möta dessa utmaningar. 32

33 En prioriterad insats 2018 är det strategiska kompetensförsörjningsarbetet. Halmstad kommun behöver inte bara ha rätt kompetens på rätt plats utan även arbeta för att göra rätt saker. Det finns redan idag ett stort rekryteringsbehov för att möta behov och det kommer att bli ändå större behov på grund av strategiska planer för utveckling inom kommun samt för att möta omvärldskrav. Under 2017 har det genomförts rekryteringar. Det har totalt inkommit ansökningar. Rekrytering av tillsvidare har ökat framförallt inom barn- och ungdomsförvaltningen och hemvårdsförvaltningen på grund av utökad styrka. Det finns stora möjligheter att förädla arbetet med hantering av ansökningar och de som valt att söka sig till Halmstad kommun. Kommunens stora rekryteringsbehov i kombination med växande pensionsavgångar, 64 medarbetare (2018) samt 119 medarbetare (2019) kräver planer för kompetensöverföring samt förändrade arbetssätt. Ökningen av pensionsavgångar fortsätter under varje år under kommande femårsperiod. En stor del av kommunens pensionsavgångar sker inom skol- och barnomsorg samt vårdomsorgen, dessa förvaltningar har en pensionsavgång på 9 procent av sina medarbetare. Dessa områden är även de som står inför ökat behov av kompetensförsörjning. Yrkesgrupper som främst finns behov av är lärare, förskolelärare, undersköterskor, sjuksköterskor, socialsekreterare, chefer. Utmaningarna skiljer sig något mellan de olika förvaltningarna och bolagen. Socialförvaltningen har en hög personalomsättning samt omsättning på chefer medans barn- och ungdomsförvaltningen, skol- och barnomsorgen samt hemvårdsförvaltningens utmaningar är pensionsavgångar i kombination med stort behov av massrekrytering på grund av åldrande befolkning och större barnkullar. Rekrytering, introduktion samt att arbeta med chefer är tre viktiga områden att arbeta med. Halmstads kommun har förutom utmaning att rekrytera kompetens, även arbetet med introduktion för att snabbt komma i produktion och för att få bra arbetsmiljö för såväl chefer som medarbetare. En kvalitativ rekrytering och introduktion ökar även möjligheten att behålla medarbetare. Förutom rekrytering så är olika arbetstidslösningar, löner och villkor viktiga parametrar för att attrahera, behålla och möta kompetensbehovet. Trots insatser tyder mycket på att förvaltningarna inte kommer kunna rekrytera kompetenta och behöriga medarbetare i den takt som krävs. Några anledningar till detta 33

34 är att kommunen har svårt att konkurrera med privat sektor, att arbetsmarknaden utvidgats till att omfatta flera arbetsgivare och nya yrkesroller för en del yrkesgrupper samt att det råder nationell brist på vissa yrkesgrupper och att vissa utbildningar har svårt att locka till sig sökande. Att implementera kompetensförsörjningsmodell och chefsförsörjning blir viktigt för att långsiktigt klara personalförsörjningen. Inom ledarskapet har Halmstad kommun en negativ trend när det gäller sjukfrånvaro. Det råder även hög personalomsättning bland chefer. Ledarskapet har stor påverkan och ansvar och bör följas upp, dels för att arbeta för att behålla ledare men även för att påverka arbetsmiljö och måluppfyllelse. Med start 2018 genomförs specifik chefsenkät för att få en bild av chefens upplevda situation att genomföra sitt uppdrag. Enkät analyseras och kommer att konkretiseras i åtgärdsplaner. Jämställdhet, diskrimineringslagen ändrades år 2017 och ställer nu större krav på att arbeta systematiskt med jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Det genomförs många insatser (punktinsatser) för lika rättigheter och möjligheter i arbetet, men verksamheterna behöver ställa sig frågan kring hur de ska arbeta med jämställdhets- och mångfaldsfrågor framöver, och hur de kan förstärka systematiken i arbetet genom att få in jämställdhets- och mångfaldsperspektivet som en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Precis som i riket för övrigt ökar sjukfrånvaron för Halmstads kommuns kvinnliga medarbetare. Inom denna grupp har sjukfrånvaron ökat med 1,2 procentenheter sedan 2013 vilket är en minskning med 0,6 procentenheter från föregående periodisering. Även männens sjukfrånvaro har haft negativ utveckling med 0,6 procentenheter. Vi ser positiva effekter inom de förvaltningar som arbetat målinriktat med insatser och kommer att fortsätta arbeta med modell och goda exempel för att långsiktigt arbeta för lägre sjukfrånvaro. Det syns en ökad sjukfrånvaro inom bolag men på grund av mindre volym så påverkar det inte snitt nämnvärt. Trenden visar att ett proaktivt och systematiskt arbete bör ses över med handlingsplaner. Under 2018 kommer Halmstads kommun att satsa på fördjupade utbildningar inom områdena ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling och konflikthantering. Målgrupp för utbildningsinsatserna är chefer och HR. 34

35 Inom Halmstads kommun pågår även ett aktivt arbete för att främja hälsan, förebygga ohälsa samt att rehabilitera tillbaka medarbetare som har blivit sjuka. Men för att lyckas bli en attraktiv arbetsgivare och få ett hållbart arbetsliv behöver vi ytterligare insatser. Företagshälsans förslag och rekommendationer för att Halmstads kommun ska nå målet attraktiv arbetsgivare är att: Varje förvaltning och bolag måste se till att det finns en gemensam arbetsmiljöstrategi i hela förvaltningen eller bolaget på alla nivåer: organisation, grupp och individ. Ökade möjligheter att arbeta med ett främjande ledarskap, vilket är svårt när cheferna har för stora grupper att leda. Många insatser skulle chefen själv kunna göra med ökat stöd. Att långsiktigt arbeta med arbetsmiljöfrågor för att nå målet att vara en "attraktiv arbetsgivare". Arbeta för att öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna. Följa upp de insatser som görs och dra slutsatser av dessa innan andra insatser planeras eller genomförs presenterade samtliga förvaltningar och bolag hälso- och arbetsmiljömål i sina verksamhets-/affärsplaner. Aktiviteter har finansierats med medel inom ordinarie budget samt med centrala medel. För att se trendutveckling och resultat är det stor vikt vid att mäta och ha tydliga målsättningar för att kunna leda planerna över längre tidsperspektiv. Att fått med mål och uppföljning i verksamhetsplaner möjliggör uppföljning och proaktivt arbete med riktade insatser. Resultat av denna typ av åtgärder kräver långsiktigt, förändrat och hållbart perspektiv. Transformationen kommer att innebära förutom digitalisering och förändring av processer även att systematiskt arbeta med värderingar och för en delaktighet och inkluderande