Personalredovisning 2015

Transkript

1 Personalredovisning 2015

2 Innehållsförteckning Personalredovisning Definitioner och avgränsningar... 3 Personalbild... 4 Sjukfrånvaro Medarbetarskap och ledarskap Kompetensförsörjning Mångfald och jämställdhet Hälsa och arbetsmiljö Sammanfattande analys... 26

3 Personalredovisning 2015 Halmstads kommuns personalredovisning för 2015 består av personalstatistik, analys och kommentarer. Statistiken har sammanställts i tabeller utifrån områdena personalbild, sjukfrånvaro, medarbetarskap och ledarskap, jämställdhet och mångfald samt hälsa och arbetsmiljö. Viss statistik avser hela året, annan statistik beskriver en specifik tidpunkt, 31 december Personalredovisningen är ett sätt att utvärdera HR-arbetet som pågår i kommunen. Genom att kontinuerligt följa upp statistik och nyckeltal för och komplettera detta med data och beskrivningar, får Halmstads kommun ett analysmaterial som kan vara underlag för beslut på såväl kommun-, nämnds-, styrelse- och verksamhetsnivå. Definitioner och avgränsningar Tillsvidareanställd det som i dagligt tal kallas fast anställning. En anställning som enligt avtal pågår tills uppsägning sker från någon part. En tillsvidareanställning kan vara på hel- eller deltid. Visstidsanställd en anställning med ett fastställt slutdatum. Det kan vara ett vikariat eller en allmän visstidsanställning så kallad AVA, på hel- eller deltid. Visstidsanställningar i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar (3 mån eller mer) med månadslön. Timavlönad - avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre (3) månader. Årsarbetare samtliga anställda (hel- och deltider) i en given grupp eller kategori, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Avgränsningar ett fåtal personer kan inneha anställningar vid flera enheter, vilket kan påverka sifferunderlaget. Räknar man samman alla anställda kan slutsumman bli för hög och den stämmer därför inte med hur verkligheten ser ut. 3

4 Personalbild Halmstads kommuns förvaltningar och bolag med tillsvidare- och visstidsanställda är kommunens största arbetsgivare med14 förvaltningar och åtta kommunala bolag. Tillsvidare- och visstidsanställda Antalet tillsvidareanställda uppgick vid årsskiftet till personer, varav 6969 är anställda inom förvaltningarna och 391 inom bolagen. Antalet tillsvidareanställda har ökat med 165 personer inom förvaltningarna och med sju personer inom bolagen jämfört med föregående år. Ökningen av antalet tillsvidareanställda beror bland annat på att enheten Barn och unga inom socialförvaltningen har ökat en del men förvaltningens ökning beror framförallt på att verksamheten för ensamkommande flyktingbarn har vuxit. På stadskontoret har antalet tillsvidaranställda ökat vilket beror på två nya avdelningar. En kommungemensam kommunikationsavdelning och ett kontaktcenter, Halmstad Direkt som kommer att övergå till servicekontoret den 1 januari Servicekontoret är en annan förvaltning som växer. Under året har antalet tillsvidareanställda ökat vilket framförallt beror på övertagandet av förskoleköken. 4

5 Tillsvidare- och visstidsanställda (antal) Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid andel visstid (%) andel visstid (%) Kommun Bolag Totalt Med visstidsanställda avses i detta sammanhang anställningar (3 månader eller längre) med månadslön Andelen visstidsanställda har minskat inom både förvaltningar och bolag. 59 personer inom förvaltningarna och tio personer inom bolagen. En förklaring är att personal inom hemvårdsförvaltningen inte har behövt sägas upp vid avvecklingen av två enheter, utan har flyttats till andra enheter, både inom särskilt boende och inom hemtjänst. Detta har medfört att antalet visstidsanställda har minskat vid mätdatumet eftersom tillsvidareanställd personal har ersatt vid längre vikariat. På Halmstads Energi och Miljö AB beror minskningen på effektiviseringar och indragningar. På stadskontoret är det motsatt förhållande här har antalet visstidsanställda ökat. Detta beror bland annat på vikariat vid föräldraledighet eller tjänstledigheter men det beror framförallt på utrullningen av Halmstads kommuns nya lönesystem. Visstidsanställda har behövts för att personalen ska kunna hantera löneutbetalningar parallellt med ett krävande implementationsprojekt. 5

6 Könsfördelning (antal) Kvinnor Män Totalt Tillsvidareanställda fördelat per kön andel kvinnor (%) andel kvinnor (%) Kommun Bolag Totalt Visstidsanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt andel kvinnor (%) andel kvinnor (%) Kommun Bolag Totalt Av förvaltningarnas tillsvidareanställda är 80 procent kvinnor, vilket innebär en oförändrad andel sedan För bolagen är motsvarande siffra 36 procent, en ökning med en procentenhet. Högst andel kvinnor har hemvårdsförvaltningen och lägst andel kvinnor finns hos räddningstjänsten där kvinnorna utgör 11 procent av de tillsvidareanställda. Olika satsningar har genomförts och genomförs inom flera förvaltningar och bolag för att öka mångfalden. Inom vissa yrkeskategorier är det dock svårt att få sökande från det underrepresenterade könet, vilket försvårar möjligheten att upprätthålla en jämn könsfördelning. 6

7 Timavlönad personal Antal timmar Antal timmar Årsarbetare Årsarbetare Kommun Bolag * Totalt * Halmstad Energi och Miljö har inte kunnat lämna några siffror Antalet timavlönade minskade med 94 årsarbetare inom förvaltningarna och med sju årsarbetare inom bolagen. Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre månader. Minskningen av timavlönad personal beror bland annat på att under första halvåret externrekryterades undersköterskor till tillsvidareanställningar och dels att två särskilda boenden, avvecklades under sommar/höst Personal har inte behövt sägas upp på grund avvecklingen utan har flyttats till andra enheter, både inom särskilt boende och inom hemtjänst. Inom hemtjänsten har översyn av scheman och hanteringen av årsarbetstid gjort att förvaltningen bättre har använt sig av årsarbetstiden för att täcka upp vid frånvaro och därmed inte behövt använda timanställda i lika stor utsträckning. 7

8 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (%) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kommun 92,0 97,0 93,0 93,0 97,0 94,0 Bolag 97,0 99,0 98,0 97,0 99,0 99,0 Totalt 92,0 98,0 94,0 93,0 98,0 94,0 Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för tillsvidareanställd personal var vid årsskiftet 94 procent av heltidsmåttet inom förvaltningarna och 99 procent inom bolagen, vilket är en ökning med en procentenhet. Ökningen beror bland annat på ökat antal tillsvidareanställda inom socialförvaltningen där personalen anställts på heltid. Medarbetare inom bolagen har generellt högre sysselsättningsgrad än medarbetare inom förvaltningarna. Detta gäller framförallt för kvinnliga medarbetare. 8

9 Åldersfördelning (%) Kommun Bolag Totalt Antalet tillsvidareanställda inom respektive åldersgrupp är förhållandevis oförändrad jämfört med En majoritet befinner sig i åldersgruppen år (31 %). Medarbetare under 26 år utgör två procent av kommunens tillsvidareanställda. Inom gruppen år återfinns tio procent och 0,9 procent finns i gruppen 65 + (0,4 % 2014). Inom bolagen återfinns 30 procent av medarbetarna inom åldersgruppen år och 28 procent inom åldergruppen år. Andelen under 26 år utgör en procent av medarbetarna, en minskning med en procentenhet sedan föregående års mätning. Inom gruppen år återfinns tio procent och i gruppen 65+ finns 0,8 procent (0 % 2014). Medelålder Kommun Bolag Totalt Medelåldern bland förvaltningarnas tillsvidareanställda var vid årsskiftet 47 år. Ett oförändrat resultat jämfört med Av förvaltningarna har fastighetskontoret högst medelålder, 50 år, därefter kommer utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, 49 år och servicekontoret där medelåldern ligger på 48 år. Lägst medelålder har byggnadskontoret och samhällsbyggnadskontoret, 43 år. Inom bolagen är den genomsnittliga medelåldern oförändrad, 46 år. Högst medelålder har Halmstad Energi & Miljö (HEM), 48 år. Lägst medelålder har Destination Halmstad, Halmstads Fastighets AB och Halmstads Flygplats, 44 år. 9

10 Chefer fördelat per kön Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt andel kvinnor (%) andel kvinnor (%) Kommun % 60% Bolag % 43% Totalt % 59% Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt andel kvinnor (%) andel kvinnor (%) Kommun % 75% Bolag % 0% Totalt % 75% Vid årsskiftet fanns det 362 tillsvidareanställda chefer inom förvaltningarna. En ökning med sex chefer jämfört med föregående år. Av totalt antal chefer utgör kvinnorna 60 procent, vilket är en ökning med en procentenhet jämfört med Antalet chefer inom bolagen har minskat med sex personer. Andelen kvinnliga chefer inom bolagen har ökat med tre procentenheter. En anställd betraktas som chef om relationen i AID chef har värde A, B, C eller L. I grupperna A, B, och C finns chefer som har fullt ledningsansvar; verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Medarbetare som i sitt arbete har ett begränsat ledningsansvar det vill säga en eller två av verksamhes-, ekonomi- och personalansvar finns i grupp L: 10

11 Pensionsavgångar per yrkesgrupp Tillsvidareanställda inom kommunen (antal) Yrkesgrupp Summa Andel Handläggar- och administratörsarbete % Hantverksarbete med mera % Kultur, turism och fritidsarbete % Köks- och måltidsarbete % Ledningsarbete % Rehabilitering och förebyggande arbete % Räddningstjänstarbete % Skol- och barnomsorgsarbete % Socialt och kurativt arbete % Städ, tvätt och renhållningsarbete % Teknikarbete % Vård- och omsorgsarbete mm % Totalt % Mellan perioden 2015 till 2019 kommer elva procent av förvaltningarnas och tio procent av bolagens tillsvidareanställda att gå i pension. Inom förvaltningarna är det främst kategorin hantverkare med mera och köks- och måltidsarbete som har stora pensionsavgångar. Inom bolagen är det stora pensionsavgångar inom gruppen teknikarbete. Det kommer fortsatt att bli en utmaning för förvaltningar och bolag att rekrytera kompetent personal till Halmstads kommuns verksamheter. Det är och blir också en stor utmaning att bibehålla och samtidigt utveckla den höga kompetens som finns i organisationen. 11

12 Pensionsavgångar Tillsvidareanställda inom bolagen (antal) Summa Andel Yrkesgrupp Förvaltare Handläggar- och administratörsarbete Internservice Kultur, turism och fritidsarbete Kundvärd Ledningsarbete Projektledare Renhållningsarbete Teknikarbete Totalt % 12

13 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron (%) Kommun Bolag Totalt Kommun Bolag Totalt 1. Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,0 2,6 5,8 6,2 2,8 6,0 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 52,9 36,5 52,5 57,4 47,9 57,1 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,7 2,1 6,5 6,9 3,4 6,8 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,9 2,8 3,7 4,0 2,4 3,7 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,9 1,8 2,9 2,6 2,1 2,6 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 5,8 2,3 5,6 5,9 2,7 5,7 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 7,1 3,4 6,9 7,6 3,2 7,3 I tabellen ovan redovisas sjukfrånvaro uppdelat på kvinnor, män och ålder i förhållande till ordinarie arbetstid beräknat i timmar. I uppgifterna ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Den totala sjukfrånvaron har ökat något inom både förvaltningar och bolag. I jämförelse med andra kommuner är ökningen liten. Långtidssjukfrånvaro (längre än 60 dagar) har ökat inom både förvaltningar och bolag. Kvinnorna har generellt sett högre sjukfrånvaro än sina manliga kollegor. Statistiken visar att kvinnornas sjukfrånvaro har ökat inom både förvaltningar och bolag. Något högre ökning inom bolagen. Männens sjukfrånvaro har ökat marginellt inom förvaltningarna men minskat inom bolagen. Sjukfrånvaro för medarbetare yngre än 29 år har minskat inom förvaltningarna men ökat inom bolagen. Motsatt förhållande gäller för medarbetare över 50 år. Det har även skett en mindre ökning av sjukfrånvaron för medarbetare i åldersgruppen år. Detta gäller för både förvaltningar och bolag. 13

14 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron inom förvaltningarna (%) Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,0 5,3 5,6 6,0 6,2 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 43,3 48,7 49,2 52,9 57,4 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 5,5 5,7 6,2 6,7 6,9 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,1 3,8 3,5 3,9 4,0 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,4 2,4 3,0 2,9 2,6 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 4,6 4,9 5,2 5,8 5,9 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 5,9 6,4 6,7 7,1 7,6 Tabellen ovan visar sjukfrånvarons utveckling inom förvaltningarna under de senaste fem åren. Långtidssjukfrånvaro mer än 60 dagar har haft högst procentuell ökning, 14,1 procentenheter jämfört med Inom denna kategori finns både fysisk och psykisk ohälsa, i vissa fall arbetsrelaterad, i andra fall inte arbetsrelaterad. Företagshälsovården upplever att personer som söker för psykisk ohälsa ofta har komplexa problem. Arbetet kan vara en del av problematiken men detta är ofta inte hela sanningen. Psykisk ohälsa men även belastningsskador, operationer, och allvarliga sjukdomar medför i många fall långa sjukskrivningar. Långa väntetider hos sjukvården medverkar ibland till att sjukfallen blir längre än nödvändigt. Diagnoser Enligt Försäkringskassans statistik dominerar psykisk ohälsa bland kommunens medarbetare (sjukfrånvaro över 14 dagar). Detta gäller både kvinnor och män. I förhållande till hur många män som är sjukskrivna är psykisk ohälsa något högre bland männen. Enligt Socialstyrelsen omfattar psykisk ohälsa symtom som kan, men inte nödvändigtvis behöver vara, så omfattande att det går att ställa en psykisk diagnos. Psykisk ohälsa är ett tillstånd eller tecken på symtom som oro, ångest, nedstämdhet och sömnsvårigheter, som i olika grad påverkar funktionsförmågan och som kan vara reaktioner på normala livssituationer. Att inte sjukdomsförklara det normala är viktigt samtidigt som besvär medför en klart ökad risk för att utveckla allvarligare tillstånd. Psykisk ohälsa handlar alltså om allt från svårare sjukdomar som till exempel schizofreni och biopolär sjukdom till lättare stress- och ångestreaktioner. 14

15 Enligt Socialstyrelsen kan det också vara svårt att ställa rätt diagnos tidigt i ett sjukfall och många psykiska sjukdomar och syndrom kan ha liknande symtom i ett första skede. Så kallad samsjuklighet är vanligt, det vill säga att samma person har två eller flera psykiska diagnoser och/eller kroppsliga sjukdomar. Män 11% Könsfördelning Nya sjukfall januari-december 2015 Kvinnor 89% Diagnos fördelat på kön Nya sjukfall januari-december 2015 Kvinnor Män 15

16 Diagnosfördelning Nya sjukfall januari-december 2015 Psykiska sjukdomar 27% 30% Muskel/skelett Skador yttre faktorer Andningsorganen 3% Graviditetsrelaterade 5% 5% 8% 22% Tumörer Övrigt Omorganisationer och förändringar är i vissa fall en ansträngning för organisationen och kan skap oro hos vissa medarbetarna och kan vara en bidragande orsak till sjukskrivning. Hög medelålder (över 50 år) hos personalen på några äldreboenden kan vara är en del av förklaringen till att sjukfrånvaron är hög i dessa grupper. Gamla omoderna och trånga lokaler med små toaletter och duschar kan också påverka sjuktalen inom vissa verksamheter. Stora barngrupper, lite planeringstid, fler barn med särskilda behov och högre krav är faktorer som troligen påverkar sjuktalen inom andra verksamheter. Många medarbetare per chef, ibland utspridda på flera arbetsställen gör det svårt för chefen att se och uppmärksamma medarbetare som inte mår bra. 16

17 Åtgärder Under 2015 har förvaltningar och bolag arbetat aktivt för att främja hälsan, förebygga ohälsan samt arbetat med rehabiliterande/efterhjälpande insatsetser för de som har blivit sjuka. Arbetet har bedrivits på organisations-, grupp- och individnivå. Företagshälsovård och Försäkringskassa har varit delaktig i detta arbete. Goda resultat av arbetet kan också ses på flera förvaltningar och bolag. För de enheter där sjukfrånvaron har ökat eller fortfarande ligger högt behövs ytterligare insatser. Nedan presenteras några exempel på främjande och förebyggande åtgärder: Satsningar inför omorganisationer och förändringar - de verksamheter som har tagit stöd av företagshälsovården i förändringsarbetet kan se positiva resultat av insatserna. För att undvika långtidssjukskrivning har förebyggande insatser genomförts i form av resursförstärkning på arbetsplatsen. Det har utbildats ergonomiinspiratörer som ska inspirera sina kollegor till ökad kunskap om gynnsam lyftteknik inom förskolan. När det gäller den psykosociala arbetsmiljön har en förvaltning arbetet med målet att bli än bättre på att bemöta varandra med respekt såväl externt som internt. Under 2015 var fokus på jämställdhet och mångfald. Här har man redan sett positiva resultat. För att öka frisknärvaron och fånga medarbetare med korttidssjukfrånvaro pågår satsningar tillsammans med företagshälsovården. Medarbetare med korttidssjukfrånvaro får tid hos företagshälsovården och besöket ska mynna ut i en kartläggning och en handlingsplan. En satsning som kommer att fortsätta under Projekt tillsammans med närsjukvården planeras och frågan man ställer sig är Hur kan arbetsgivare och vårdgivare samverka för att förebygga sjukskrivning, eller förenkla och tidigarelägga patientens/medarbetarens återgång i arbete? I det nationella arbetet kring sjukskrivningsmiljarden ligger en uppgift för hälso- och sjukvården att försöka tidigarelägga kontakt med arbetsgivare i de patientärenden där det uppmärksammas ett behov. Forskning visar att när det gäller återgång i arbete finns det tydligast resultat när arbetsplatsen är involverad. 17

18 Arbetsplatsnära stöd ekonomisk ersättning från Försäkringskassan Som arbetsgivare kan man få bidrag för inköp av utredande insatser som syftar till att förebygga sjukfall och underlätta för medarbetarna att komma tillbaka i arbete efter en sjukskrivning. Den utredande insatsen ska utföras av en godkänd företagshälsovård eller annan likvärdig godkänd aktör. Insatsen kan mer konkret handla om hjälp att kartlägga behov av anpassning av den anställdas arbetsuppgifter och arbetstider eller konsultation om vilka arbetshjälpmedel som kan vara aktuella för den anställda. Under 2015 har Halmstads kommun ansökt och fått beviljat medel avseende arbetsplatsnära stöd om kr. Medarbetarskap och ledarskap Många av kommunens förvaltningar och bolag uttrycker att fokus 2015 har varit på att öka delaktighet och dialogen i verksamheten. Spridningen av förhållningssättet Utvecklande ledarskap (UL) har varit en prioritering i de flesta förvaltningar. De organisationer vars chefer gick programmet tidigt beskriver hur man nu arbetar för ökad delaktighet och medledarskap i arbetsgrupperna men också i ledningsgrupperna. Medarbetarambassadörer och UL-stödjare hjälper processen framåt. UL har det senaste året fått en bra spridning även i de två största förvaltningarna, som har många chefer. I flera förvaltningar har bland annat översyn av samverkansprocessen, utvecklat samverkansklimat och förbättrad dialog varit i fokus Kultur- och värderingsarbetet lever vidare genom ovanstående satsningar, men också genom exempelvis värdegrundsledare på hemvårdsförvaltningen, medarbetardagar, kommunens gemensamma ledardagar och andra initiativ som till exempel dagens snackis på teknik- och fritidsförvaltningen, där medarbetarskap och värdegrundsfrågor diskuteras på arbetsplatsträffar. 18

19 Kompetensförsörjning Verksamheterna beskriver hur man med modellen för strategisk kompetensförsörjning som stöd försöker att arbeta mer långsiktigt med kompetensförsörjning. Detta genom att analysera verksamhetens kommande behov av kompeten, inventera nuvarande kompetens och utifrån gapet däremellan identifiera vilka insatser som behöver göras. Flera förvaltningar vittnar om utmaningar att hitta rätt kompetens, vilket leder till fokus på nya former för att attrahera kompetens. Som exempel kan nämnas yrkesmingel för gymnasieelever, yrkessafari för att studie- och yrkesvägledarna ska bli mer bekanta med kommunens yrken, så kallade studentmedarbetare samt ökad annonsering i sociala medier. På barn- och ungdomsförvaltningen genomfördes satsningar på vidareutbildning av barnskötare till förskollärare samt omfattande lärarlyft. Några av förvaltningar/bolag beskriver samarbete med andra organisationer exempelvis Region Halland eller aktörer inom samma bransch i syfte att säkra kompetens. Chefsförsörjningsprogrammet Morgondagens ledare är ett sådant exempel. Förstudie av kompetensmodulen Heroma kompetens påbörjades med representanter från flera förvaltningar. Den del som avser registrering av lärarbehörigheter och legitimationer togs i bruk under hösten. Mångfald och jämställdhet Halmstads kommuns förvaltningar och bolag beskriver sina insatser kring jämställdhet och mångfald under Den uppsamlade bilden visar att insatserna skiljer sig en del åt, exempelvis kan det handla om allt ifrån utbildningar, värderingsövningar, workshops till att integrera perspektiven i verksamhetens befintliga processer. Insatserna som är gjorda utgår främst från vilket behov verksamheten har haft i dessa frågor. Vissa förvaltningar/bolag exempelvis räddningstjänsten har tagit ett helhetsgrepp i frågan genom att arbeta integrerat med jämställdhet och mångfald i verksamhetens olika processer både utifrån ett internt och externt perspektiv. Kommunstyrelsen antog en anvisning i slutet av 2014 med syftet att arbeta mer integrerat med jämställdhet och mångfald i kommunens planerings- och uppföljningsprocesser. Denna anvisning har för en del verksamheter legat till grund för deras jämställdhets- och mångfaldsarbete. 19

20 De flesta förvaltningar och bolag har särskilt fokuserat på att arbeta för en jämnare könsfördelning inom sin verksamhet. Svårigheten i detta arbete är att lyckas få sökande från det underrepresenterade könet. Inom en del kompetensområden, exempelvis hemvården, socialt arbete och inom städ och service är män underrepresenterade. Problematiken bottnar i att få män väljer att utbildar sig inom dessa områden vilket då också påverkar möjligheten att rekrytera in fler män. Kultur- och värderingsprojektet lever vidare i många verksamheter med ett särskilt fokus på just kultur. Exempelvis hade servicekontoret sin årliga kulturdag i syfte att uppmärksamma deras mångkulturella verksamhet. Kulturarbetet har genomgående varit i fokus inom kommunens förvaltningar och bolag, detta i relation till den samhällsutveckling som präglar oss. Den årliga ledardagens tillika jämställdhetsdag belyste just denna bild och handlade om hur vi kan utveckla vårt arbete med inkludering. Sammanfattningsvis kan man konstatera att det sker olika insatser inom jämställdhet och mångfaldsområdet, man kan dessutom se att förvaltningarna och bolagen har en tydligare strategi över hur utvecklingsarbetet ska se ut och vilken effekt man vill ha. En annan analys man kan dra är att när det handlar om arbetsgivarperspektivet så ligger mycket fokus på rekrytering. Arbetsgivarperspektivet är också en verksamhetsfråga vilket innebär att våra interna processer inte enbart påverkar hur vi är gentemot varandra utan påverkar dem externa processerna och i slutändan våra invånare. Vi behöver på ett tydligare sätt integrera dessa två perspektiv för att lyckas nå ut hela vägen och inte se arbetsgivarperspektivet och verksamhetsperspektivet som två olika spår utan som ett komplement till varandra. Foto: Gemensam dans på servicekontorets kulturmässa 20

21 Hälsa och arbetsmiljö Hälsofrämjande och förebyggande insatser Hälso- och arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Arbetet ska bedrivas på både kort och lång sikt. Målet är att förena en väl fungerande verksamhet med ett långsiktigt hållbart arbetsliv. För att uppnå detta är det viktigt att planera aktiviteterna utifrån uppsatta hälso- och arbetsmiljömål samt att synliggöra hur företagshälsovården kan vara delaktig i detta arbete presenterade samtliga förvaltningar och bolag hälso- och arbetsmiljömål med tillhörande aktiviteter. Utifrån förvaltningarnas presentationer av planerade aktiviteter tilldelades varje förvaltning medel om 200 kr per tillsvidare- och visstidsanställd. Det finns inga krav på att insatserna ska omfatta alla medarbetare. Förvaltningen kan fokusera på vissa enheter, åldersgrupper, yrkesgrupper, etc. Målet ska vara att arbeta med en långsiktig och genomtänkt strategi kring hälsa på arbetsplatsen. Halmstads kommun erbjuder därutöver; kommunrabatter vid olika externa gym möjlighet till gratis träning i rådhusets gym prenumeration till en webbaserad hälsoapplikation, ett livsstilsprogram som bland annat erbjuder hälsoanalys med feedback, hälsoartiklar, hälsotester samt verktyg och funktioner för hälsoinspiratörer och chefer utbildade hälsoinspiratörer inom flera förvaltningar aktiviteter via Personalföreningen, som exempel kan nämnas körsång, quizkväll, personalkvällar, resor med mera. De erbjuder också olika subventionerade biljetter till kultur- och idrottsevenemang med mera. rökfri arbetstid hälsofrämjande-, förebyggande- och rehabiliterande tjänster på organisations-, grupp- och individnivå via företagshälsovården möjlighet till kontorsmassage 21

22 Företagshälsovård Återrapportering, enligt 9-fältaren (timmar) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation Grupp Individ Totalt (%) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation Grupp Individ Totalt Halmstads kommun har sedan den 1 januari 2011 haft avtal med extern tjänsteleverantör avseende företagshälsovård. Avtalet omfattar företagshälsovård för alla anställda inom förvaltningar och bolag. Samarbetet under 2015 har präglats av fortsatt fokus på främjande och förebyggande insatser. Totalt har timmar nyttjats, 27 procent av främjande, 56 procent av förebyggande och 17 procent av rehabiliterande karaktär. Under 2015 har ett flertal utbildningar genomförts till exempel, arbetsmiljöutbildningar, hälsoinspiratörsutbildningar, inspirationsutbildningar före kartläggningar av olika slag. Det har även genomförts HLR utbildningar, ergonomiinspiratörsutbildningar samt introduktionsutbildning för förskollärare. Olika typer av grupputvecklingsinsatser har också genomförts. Den ökade andelen av nytillkomna och ensamkommande flyktingbarn har lett till flera uppdrag för att stötta berörd personal. Fler insatser på gruppnivå och färre insatser på individnivå efterfrågas. Företagshälsovården upplever att intresset för att arbeta främjande ökar år från år och fler uppdrag med handledning/coaching kommer in. Även insatser som handlar om att arbeta i en organisation som ständigt befinner sig i förändring ökar. Utbildnings- och grupputvecklingsinsatser efterfrågas alltmer. Både chefer och HR-ansvariga har fått en ökad medvetenhet när det gäller främjande och förebyggande arbete. 22

23 Arbetsskador Förvaltningarna Typ av arbetsskada Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Ej angivit typ av arbetsskada Totalt Bolagen Typ av arbetsskada Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Ej angivit typ av arbetsskada Antalet arbetsskador har ökat inom förvaltningarna sedan föregående års redovisning. Inom bolagen är det motsatt förhållande. Det råder dock en osäkerhet om alla arbetsskador är redovisade. De flesta rapporterade arbetsskadorna har koppling till hot och våld eller hot om våld. Ökningen av anmälda arbetsskador beror till stor del på att kommunen håller på att implementera ett webbaserat rapporteringssystem vilket medför bättre statistik kring arbetsskador. Insatser för att förhindra/minska antalet hot- och våldsärenden pågår. 23

24 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sedan 2012 genomförs en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Halmstads kommun. Uppföljningen sker via ett webbaserat frågeformulär som har en direkt koppling till Arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1. Formuläret besvaras av chefer och skyddsombud. Olika i antal beroende på förvaltningens storlek. På vissa förvaltningar har ledningsgruppen tillsammans med skyddsombudet besvarat formuläret. Förvaltningarnas sammanställningar har behandlats i respektive samverkansgrupp och nämnd. Stadskontoret har därefter sammanställt förvaltningarnas uppföljningar till en kommunsammanställning, se bilaga 1. Bedömningskriterier Grönt = Gult = Rött = Systematiskt, genomtänkt, tydligt, klar, naturligt inordnade rutiner, medvetenhet god kännedom, väl förankrat, god kännedom om förändringsarbetet. Viss systematik, otillräckligt, tveksamt, vissa brister, vissa planer, viss arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete. Obefintligt, okänt, slumpartat, ej förankrat, klara brister, inga arbetsmiljöfrågor med i förändringsarbetet. Kommungemensamt resultat i sammandrag Den kommungemensamma sammanställningen visar att det systematiska arbetsmiljöarbetet i stort fungerar men att vissa förbättringsområden finns. De frågeområden som besvarats med hög andel grönt, > 80 procent (fungerar bra) är; Kännedom om systematiskt arbetsmiljöarbete SAM Rutiner för arbetsmiljöarbetet Arbetsanpassning och rehabilitering Kunskaper och utbildning för chefer och anställda Utbildning och utbildning/undersökning för vissa arbete Särskilda kartläggningar/riskinventeringar Genomföra skyddsronder Riskinventering maskiner t.ex. slöjd, kök Förändringar arbetsmiljökonsekvenser Rutiner för arbetsskador och tillbud Ta fram handlingsplaner för åtgärder som inte kan åtgärdas inom 1-4 dagar Arbetet med H-riktlinjen 24

25 De frågeområden som besvarats med hög andel grönt, > 70 procent (fungerar bra) är; Alkohol, droger och riskbruk Kränkande särbehandling/likabehandlingsplan Samverkan arbetsplatsträffar Kunskaper för skyddsombud Riskbedömning/karläggning av kemiska produkter Frågeområden som har hög andel gult, > 30 procent (vissa briser) är: Första hjälpen och krisstöd/hantering Hjärtlungräddning Brandskydd Anslag om huvudskyddsombud, skyddsombud, etc. Organisation - skyddsområdesindelning och uppgiftsindelning Frågeområden som har en hög andel rött, > 10 procent (klara briser) är; Ansvar om huvudskyddsombud, skyddsombud, etc. Samordningsansvar 99 procent har svarat att det Systematiska arbetsmiljöarbetet är känt bland cheferna och att arbetsmiljöfrågorna diskuteras på arbetsplatsträffarna. Det är en förbättring sedan föregående års mätning. Flera andra områden och också förbättrats. De områden där det skett försämringar är rutiner för brandskydd, anslag om huvudskyddsombud, skyddsombud, etc. uppgiftsfördelningen samt verksamheternas skyldighet att utse samordningsansvarig. Halmstads kommun erbjuder regelbundet arbetsmiljöutbildningar för chefer och skyddsombud. Specifika utbildningsinsatser kommer att erbjudas med anledning av Arbetsmiljöverkets nya AFS Organisatorisk och social arbetsmiljö. 25

26 Sammanfattande analys För andra året i rad ökade antalet tillsvidareanställda inom både förvaltningar och bolag. Ökningen beror bland annat på att verksamheten för ensamkommande flyktingbarn har vuxit från en enhet till en egen avdelning. Nytt kontaktcenter och ny kommuncentral kommunikationsavdelning har också bidragit till ökningen. Visstids- och timanställda har däremot minskat jämfört med föregående år. Externrekrytering av undersköterskor till tillsvidareanställningar är en anledning till minskningen. Översyn av scheman och hanteringen av årsarbetstid gjort att förvaltningen bättre har använt sig av årsarbetstiden för att täcka upp vid frånvaro och därmed inte behövt använda timanställda i lika stor utsträckning. Halmstads kommun står inför en stor utmaning när det gäller att attrahera och rekrytera nya medarbetare. Inom en femårsperiod kommer elva procent av förvaltningarnas och tio procent av bolagens medarbetare att gå i pension. Flera förvaltningar vittnar redan nu om svårigheten att hitta rätt kompetens. För att säkerställa att rätt kompetens finns inom kommunens verksamheter är det viktigt att inventera kommande behov, inventera vilken kompetens som finns i kommunen och utifrån gapet identifiera vilka insatser som behöver göras. Halmstads kommuns modell för strategisk kompetensförsörjning är ett stöd som används av verksamheterna i detta arbete. I arbetet med att attrahera nya medarbetare kommer Halmstads kommun att fortsätta medverka vid olika arbetsmarknadsmässor och fortsätta relationsbyggandet med studenter genom examensarbete och utbildningsanknuten praktik. För att marknadsföra Halmstads kommun som en framtida arbetsgivare fortsätter samarbetet med kommunens studie-och yrkesvägsledare. Syftet med samarbetet är att genom studie- och yrkesvägsledarna öka intresset och kunskapen hos eleverna om kommunens 70 olika yrkesgrupper. Det pågår också ett samarbete med andra organisationer och aktörer inom olika branscher i syfte att hitta rätt kompetens. Inför de utmaningar som Halmstads kommun och offentlig sektor står inför är det av stor vikt att inte bara attrahera nya medarbetare utan lika viktigt att behålla och utveckla befintlig personal. Utvecklande ledar- och medarbetarskap, översyn av samverkansprocessen samt kultur- och värderingsarbete är några insatser som Halmstads kommun satsat på under De organisationer där cheferna gick programmet utvecklande ledarskap (UL) tidigt har arbetat med delaktighet och medledarskap i både arbetsgrupper och ledningsgrupper startat. Medarbetarambassadörer och UL-stödjare hjälper processen framåt. 26

27 Vilken kultur och vilka värderingar som råder i kommunens verksamheter har en påverkan på kommunens möjlighet att attrahera nya medarbetare, behålla befintliga men också en påverkan på medarbetarnas frisk- och sjuktal. Under 2015 har flera förvaltningar och bolag arbetat med kultur och värderingsarbetet genom satsningar på ledar- och medarbetarskap utifrån utvecklande ledarskap (UL). Utmaningen i detta arbete är att säkerställa och mäta att chefer och medarbetare utvecklar ett ledar- och medarbetarskap som motsvarar intentionen i utvecklande ledarskap. Satsningen på utbildning och ökad kunskap om det systematiska arbetsmiljöarbetet har gett resultat och statistiken visar på bättre resultat jämfört med Det är dock viktigt att förvaltningar och bolag fortsätter att arbeta med de förbättringsområden som kvarstår. Under året som gått har organisationen också arbetet med hälsofrämjande och förebyggande aktiviteter utifrån uppsatta hälso- och arbetsmiljömål. En del arbetsplatser har kommit långt, medan andra behöver hjälp för att skapa hälsosamma arbetsplatser. I det arbetet är företagshälsan en stark partner och under 2015 har samarbetet med företagshälsan haft fortsatt fokus på främjande och förebyggande insatser. Företagshälsan ser en positiv trend och att både chefer och HR-ansvariga har fått en ökad medvetenhet när det gäller främjande och förebyggande arbete. Trots alla satsningar med och utan företagshälsans hjälp har sjukfrånvaron ökat något under året (0,2 procentenheter). Kvinnor har generellt sett högre sjukfrånvaro än männen. Högst sjukfrånvaro finns i åldersgruppen 50 år eller äldre (här finns ingen könsuppdelning). När det gäller medarbetare som är 29 år eller yngre så har sjukfrånvaron minskat, gäller dock inte inom bolagen. Psykiska diagnoser dominerar för både kvinnor och män. I förhållande till hur många män som är sjukskrivna i Halmstads kommun är psykisk ohälsa något högre bland männen. Detta följer trenden på nationell nivå. Enligt Försäkringskassan drabbas kvinnor oftare av psykisk ohälsa, men nu stiger sjuktalen även bland män. Ökad jämställdhet, större acceptans för psykisk ohälsa och att vården blivit bättre på att fånga upp männen kan vara några orsaker enligt Försäkringskassan. Under 2015 ökade långtidssjukfrånvaro mer än 60 dagar inom både förvaltningar och bolag. Enligt Försäkringskassans statistik så fortsätter längden på sjukskrivningarna att öka på nationell nivå. Detta beror bland annat på att sjukfallens genomsnittliga varaktighet är längre vid psykisk ohälsa. Långa väntetider hos sjukvården medverkar ibland också till att sjukfallen blir längre än nödvändigt. 27

28 För att förenkla och tidigarelägga medarbetarens återgång i arbete planerar Halmstads kommun tillsammans med Försäkringskassan och närsjukvården starta ett projekt för att försöka få tidig kontakt mellan arbetsgivare och närsjukvården. Både arbetsrelaterad och icke arbetsrelaterade orsaker ligger bakom sjukskrivningarna bland Halmstads kommuns medarbetare. Hög arbetsbelastning påverkar i vissa fall stressrelaterade sjukdomar men även medarbetarens familjesituation och möjlighet att få ihop livspusslet att gå ihop spelar in. Det finns mycket forskning om stress i arbetslivet men mycket mindre om stress i hemsituationen. Oavsett vad som påverkar medarbetarens ohälsa så har arbetsgivaren ett rehabiliteringsansvar. Att bryta trenden och bromsa den ökade sjukfrånvaron är ett prioriterat område inom både förvaltningar och bolag. Under 2016 fortsätter Halmstads kommuns verksamheter detta viktiga arbete tillsammans med företagshälsovård och Försäkringskassa. 28

29

30 Bilaga 1 UPPFÖLJNING AV ARBETSMILJÖARBETET BEDÖMNINGSKRITERIER BEDÖMNING (Färg) Kriterier Systematik Genomtänkt Grönt Tydligt Naturligt inordnade rutiner Medvetenhet God kännedom Väl förankrat God integrering av förändringsarbetet Viss systematik Otillräckligt Gult Tveksamt Vissa brister Vissa planer Viss arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete Obefintligt Rött Okänt Slumpartat Ej förankrat Klara brister Inga arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete 1. Anvisningar Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM 1a. Kännedom om Systematiskt arbetsmiljöarbete - SAM Grönt 88,0% 99,0% Gult 0,0% 1,0% Rött 12,0% 0,0% 2. LAGAR OCH ANDRA KRAV 2a. Kännedom och tillgång till lagar samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Grönt 60,8% 65,1% Gult 34,8% 35,0% Rött 4,4% 0,0% 2b. Rutiner för arbetsmiljöarbetet Grönt 72,8% 85,6% Gult 20,3% 13,5% Rött 7,0% 1,0% 2c. Arbetsanpassning och rehabilitering Grönt 91,1% 96,2% Gult 4,5% 3,9% Rött 4,5% 0,0% 2d. Alkohol, droger och riskbruk Grönt 55,1% 74,0% Gult 38,6% 26,0% Rött 6,3% 0,0%

31 2e. Kränkande särbehandling/ Likabehandlingsplan Grönt 69,0% 70,2% Gult 26,6% 26,9% Rött 4,4% 2,9% 2f. Första hjälpen och krisstöd/hantering Grönt 51,6% 51,9% Gult 44,7% 47,1% Rött 3,8% 1,0% 2g. Hjärt- och lungräddning * ny rubrik 2015 Grönt * 46,6% Gult * 49,5% Rött * 3,9% 2h. Brandskydd Grönt 70,5% 56,3% Gult 23,7% 39,8% Rött 5,8% 3,9% 3. SAMVERKAN/SKYDDSKOMMITTE 3a. SAMVERKAN Grönt 85,5% 86,5% Gult 10,7% 12,5% Rött 3,8% 1,0% 3b. Arbetsplatsträffar Grönt 66,0% 76,9% Gult 30,2% 23,1% Rött 3,8% 0,0% 3c. Finns anslag om huvudskyddsombud, skyddsombud etc Grönt 57,3% 44,2% Gult 33,8% 34,6% Rött 8,9% 21,2% 4. UPPGIFTSFÖRDELNING 4a. Organisation - Skyddsområdesindelning och uppgiftsindelning Grönt 63,3% 54,8% Gult 27,9% 40,4% Rött 8,9% 4,8% 4b. Samordningsansvar Grönt 63,1% 54,3% Gult 14,0% 23,8% Rött 22,9% 21,9% 5. KUNSKAPER OCH UTBILDNING 5a. Chefer Grönt 79,8% 84,6% Gult 10,1% 11,5% Rött 10,1% 3,9% 5b. Skyddsombud Grönt 76,0% 77,9% Gult 8,2% 13,5% Rött 15,8% 8,7%

32 5c. Alla anställda Grönt 69,6% 86,5% Gult 26,0% 12,5% Rött 4,4% 1,0% 5d. Uppfylls eventuella krav på särskild utbildning/undersökning för vissa arbeten? Grönt 73,3% 94,2% Gult 4,5% 1,9% Rött 22,3% 3,9% 6. RISKBEDÖMNING/KARTLÄGGNINGAR/ÖVERVAKNING 6a. Särskilda kartläggningar/riskinventeringar Grönt 75,3% 94,2% Gult 10,8% 2,9% Rött 13,9% 2,9% 6b. Skyddsronder Grönt 87,5% 86,5% Gult 5,0% 6,7% Rött 7,5% 6,7% 6c. Kemiska produkter Grönt 75,3% 77,9% Gult 13,9% 16,4% Rött 10,8% 5,8% 6d. Maskiner tex slöjd, kök Grönt 88,0% 100,0% Gult 5,7% 0,0% Rött 6,3% 0,0% 6e. Förändringar - arbetsmiljökonsekvenser Grönt 71,8% 83,7% Gult 23,9% 15,4% Rött 4,3% 1,0% 7. ARBETSSKADOR OCH TILLBUD/ AVVIKELSER 7a Rutiner för arbetsskador Grönt 78,1% 88,5% Gult 18,3% 11,5% Rött 3,7% 0,0% 7b. Rutiner för tillbud Grönt 77,9% 94,2% Gult 17,1% 5,8% Rött 5,1% 0,0% 8. HANDLINGSPLANER 8. Handlingsplaner (för åtgärder som inte kan åtgärdas direkt dvs inom 1-4 dagar). Grönt 80,9% 86,5% Gult 12,1% 11,5% Rött 7,0% 1,9% 9. HUMAN RESOURCES 9a. Arbetet med HR-riktlinjen i vår verksamhet Grönt 91,8% 94,2% Gult 4,4% 5,8% Rött 3,8% 0,0%