Verksamhetsberättelse 2016

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2016 Fastighetsnämnden Bokslut 2016 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utbildning, näringsliv och arbete Ekologiskt hållbar utveckling Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Nämndens/styrelsens mål Personalredovisning Personalstyrkan Kompetensförsörjning Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Nyckeltal Väsentliga händelser Bilagor Bilaga 1: FK uppföljning-systematiskt-arbetsmiljöarbete 2016 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

3 1 Inledning Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden. Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva lokaler kommer nämnden att se över målsättningen vid ny- och ombyggnationer. Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar. Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och servicen till våra medborgare. En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst förskoleplatser, skolplatser och flyktingboenden. Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Trots genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att det saknas underhållsmedel för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det är av största vikt att nödvändiga medel tillförs för att värdet på kommunens fastighetsbestånd ska bestå och inte utarmas över tid. Nämndens viktigaste uppgift är att öka resurserna för fastighetsunderhåll. Målet under mandatperioden är att nå relationen 70/30 mellan planerat och akut fastighetsunderhåll. Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt. Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter. Carl-Johan Berthilsson (M), fastighetsnämndens ordförande. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

4 2 Organisation Fastighetsnämndens ansvarsområde - ansvara för genomförande av lokalförsörjning - ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom vht 209 (förvaltningsfastigheter) - ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter, exklusive uthyrning och ägaradministration inom vht 299 (utvecklings- och avvecklingsfastigheter) Hamnområdet ingår inte i fastighetsnämndens ansvarsområde - ansvara för förvaltning, exklusive uthyrning och ägaradministration av AB Industristadens fastigheter - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VA-anläggningar - ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar - handlägga bostadsanpassningsbidrag Delegering från kommunfullmäktige Fastighetsnämnden skall besluta i följande grupper av ärenden - utarrendera, uthyra eller annars upplåta kommunens fastigheter exklusive upplåtelse av offentlig plats. Fastighetskontorets organisationsschema 2016 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Bedömningen är att målet är nått Bedömningen är att målet inte är nått Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad 3.1 Utbildning, näringsliv och arbete Konkretiserat mål 7: I Halmstad ska unga (18-24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande Fastighetskontoret ska skapa möjligheter för att fler ungdomar ska kunna etablera sig på arbetsmarknaden. Totalt erbjöds 29 ungdomar sommarjobb under sex veckor vardera. 18 st. anställdes. I samverkan med utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden erbjuds även praktikplatser för de som går lärlingsutbildningen som fastighetsskötare på Sturegymnasiet. Det är tre platser/år och utbildningen är på tre år, vilket totalt ger nio platser. Detta arbete underlättar för ungas möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden och att komma i kontakt med näringslivet. Det skapar även intresse för de tjänster vi erbjuder och kan underlätta framtida rekrytering inom vår verksamhet. Mätetal Målvärde Utfall Antal erbjudna platser för sommarjobb. 22st. 29st. Aktiviteter Erbjuda minst 22 platser för sex veckors sammanhängande sommarjobb. Kommentar Totalt 29 platser för sommarjobb erbjöds. 18 st. anställdes. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

6 3.2 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 12: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska Kommunala verksamhetsfastigheter ska vara ekologiskt hållbara. Arbetet med att ta fram en policy för miljöklassning pågår. Planen är att arbetet ska vara klart för politiskt beslut i mars Aktiviteter Utarbeta policy för miljöklassning gällande nya och befintliga kommunala verksamhetsfastigheter Kommentar Pågår och blir klar i mars Konkretiserat mål 14: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Energianvändningen ska effektiviseras med minst 20 % under perioden Under 2009 var utfallet 235 kwh/kvm i befintlig byggnation. För att nå 20 % minskning till år 2020 bör utfallet ligga på högst 188 kwh/kvm. För 2015 låg utfallet på 179 kwh/kvm. Prognosen för 2016 är att utfallet ligger på 174 kwh/kvm, beräknat utifrån inrapporterad förbrukning januari till och med november, vilket innebär en minskning med nästan 26 % jämfört med 2009 års förbrukning. Fastighetskontoret anser sig därför klara målet. Fastighetskontoret har sedan 2010 även investerat totalt kronor i solcellsanläggningar och av detta har vi fått kronor i statligt stöd. Under 2015 producerade våra solcellanläggningar kwh. Mätetal Målvärde Utfall kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad 188kWh/kvm 174kWh/kvm Aktiviteter Driftoptimering Utföra aktiviteter i EPC-projektet Kommentar Drifttider och temperaturer optimeras för att minimera energiförbrukningen med bibehållet eller förbättrat inomhusklimat. Driftoptimering, kontroll av värmeåtervinning Andelen fordon utan fossila drivmedel ska öka En elbil är beställd under Mätetal Målvärde Utfall Antal införskaffade fordon utan fossila drivmedel 2st. 1st. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

7 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Nämndens/styrelsens mål Hälsa och arbetsmiljö Andel nöjda medarbetare ska öka. Fastighetskontorets nöjd-medarbetarindex minskade från 76 under 2013 till 67 under En organisationsförändring genomfördes den 1 januari och samgruppering av all personal på Nymansgatan skedde i maj. När kontoret lokaliserats i gemensamma lokaler förväntas det bidra till ett bättre kommunikationsoch arbetsklimat. Ännu en omorganisering kommer att genomföras från 1 januari 2017 där driftavdelningen delas upp och bildar ett FM koncept på servicekontoret. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen. Mätetal Målvärde Utfall Nöjd medarbetarindex (NMI) ska vid nästa mättillfälle öka (jmf resultat 2013: 76) Aktiviteter Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen. Arbeta med utveckling av organisationskultur. Lokalisera hela fastighetskontoret i gemensamma lokaler för att bidra till ett bättre kommunikationsoch arbetsklimat. Kommentar Uppföljning har gjorts, se bilaga. Samgruppering av all personal till Nymansgatan genomfördes 2 maj. Värdegrundsarbete på förvaltningsnivå pågår Sjukfrånvaron ska minska Antal sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd låg under 2015 på 21,3 dagar. Sjukfrånvaron har under 2016 minskat till 19,9 dagar. Medarbetare erbjuds en friskvårdstimme i veckan. Från och med september har även ett gym installerats i lokalerna på Nymansgatan. Mätetal Målvärde Utfall Antalet sjukdagar/tillsvidareanställd ska minska (jmf 2015) 21,3 19,9 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

8 Aktiviteter Följa och utvärdera statistik Stimulera medarbetare till motion genom att erbjuda en friskvårdstimme i veckan, med hjälp av centrala medel. Kommentar Pågår. All personal kan använda en timme i veckan till friskvård. Dessutom har det i september installerats ett gym i lokalerna på Nymansgatan Andel nöjda kunder ska öka. Nöjd kundindex, mätning skjuts upp till Målet är då att index ska ligga på 56. I januari 2016 implementerades en ny organisation på fastighetskontoret som bättre ska möta de ökade kundkraven samt kraven på kostnadseffektivitet. Verksamheten centraliserades i maj till gemensamma lokaler på Nymansgatan. Samlokaliseringen och förändringen av organisationen ska hjälpa oss att nå vårt mål, att motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten. Vi har nu vår största kund, barn- och ungdomsförvaltningen, som närmsta granne i samma lokaler, vilket vi ser som en stor fördel då förutsättningarna för en god kommunikation och bra service ökar. Anledningen till att mätningen skjuts upp är att effekterna av den nya organisationen ska hinna slå igenom samt att ännu en omorganisering kommer att genomföras den 1 januari 2017, då driften delas upp och bildar ett FM-koncept på servicekontoret. Mätetal Målvärde Utfall Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle (2016) öka med 3 betygsenheter (jmf 2013). 56 Aktiviteter Utföra aktiviteter utifrån resultatet av 2013-års NKI. Kommentar NKI-undersökning skjuts upp till 2018 på grund av nyligen gjorda och kommande organisationsförändringar. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

9 5 Personalredovisning 5.1 Personalstyrkan Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2015 andel visstid (%) Totalt ,8 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%) Totalt Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%) Totalt Timavlönad personal Dec 2016 andel visstid (%) Dec 2016 andel kvinnor (%) Dec 2016 andel kvinnor (%) Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Timavlönad personal under 2016 har minskat något jämfört med 2015 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt ,8 99,4 99,2 En liten ökning av partiella tjänstledigheter samt ordinarie föräldraledigheter. Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt 49,5 48,9 Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

10 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Hantverkare mm Handläggare och administratiörsarbete ,5 Teknikarbete Totalt Hänsyn är tagen till att 34 fastighetsskötare går över till Servicekontoret Hänsyn tagen till den omorganisation av fastighetsskötare som träder i kraft då 33 personer blir anställda på Servicekontoret. Siffrorna är exkl de pensionsavgångar som ingår där. Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Ingenjörer 2 Totalt 2 Vilken ny kompetens kan behövas i verksamheten inom 2-5år? Ny kompetens 2-5 år Teknisk kompetens, kvalitetskompetens, processkompetens Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år. Förutom ordinarie rekrytering måste vi använda personliga kontakter och sociala medier. Kontakter/deltagande med högskolans program där vi kan vara proaktiva och dels styra programmens innehåll men också hitta våra presumtiva kommande medarbetare. Vi måste rekrytera från näringslivet och då måste vi vara beredda att ha marknadsmässiga villkor såsom lön, pension och förmåner. Jobbet med att identifiera önskvärd kompetens i form av kompetensprofiler har fortsatt även under 2016 och kommer så även göra kommande år. Antal Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

11 Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer och medarbetare utifrån verksamhetens behov? Genom att ha tydlig och väl känd vision och målbild för verksamheten, kan vi vid medarbetarsamtalen etc besluta om utvecklingsåtgärder för resp medarbetare/chef som stämmer in på verksamhetens behov. Förvaltningen arbetar också med att bla rekrytera nyuteximinerade medarbetare, sk Juniorer, där resp junior följer en individuell utvecklingsplan som är upprättad utifrån verksamhetens behov. Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Mångfalds- och jämställdhetsaspekten skall genomsyra all planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Vi strävar efter att våra arbesförhållande lämpar sig för både män och kvinnor. Vi underlättar i möjligaste mån för våra anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet samt tar hänsyn till att mötestider förläggs så att inte dagshämtning etc påverkas. Föräldralediga skall inbjudas till möten och aktiviteter samt få information om förändringar i verksamheten. Vi tar vid all rekrytering hänsyn till lagen som syftar till att moverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfatning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi arbetar för att få en jämnare könsfördelning vid tjänstetillsättningar under förutsättning att tillräcklig kompetens och lämplighet finns. Mångfalds- och jämställdhetsfrågor skall tas upp som en av punkterna på APT. 5.3 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 2015 (totalt, i %) 2016 (totalt, i %) 6,44 5,79 64,03 56,36 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 1, Summa sjukfrånvarotid för män 7,18 6,29 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 8,87 6,68 1,45 0,82 Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

12 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 2015 (totalt, i %) 2016 (totalt, i %) 8,73 8,09 Antal sjukdagar per tillsvidareanställd Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 4,6 23,86 21, ,9 19,88 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Totalt Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp Teknikarbete 13,73 10,41 Hantverkare mm 15,12 26,3 29,75 Handläggare och adm 0 4,25 Ökningen i gruppen hanterverkare från 2014 till 2015 beror på två långtidssjukskrivna vilka även genomsyrar 2016 års siffror. 5.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Tillsammans med BUN har vi köpt in ett gym i källaren på Nymansgatan 24 som är öppet för alla medarbetare. Med centrala medel Fastighetskontoret har under 2016 använt de centrala hälsofrämjande medeln till att låta medarbetarna utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid. Detta skall ske i anknytning till Nymansgatan för att få ett högt utnyttjande av gymmet. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet I samband med omorganisation och flytten till Nymansgatan har företagshälsovården varit inblandad i bla ergonomin av arbetsplatsernas utformning. Under omorganisationen hösten 2016 (KÖP 1) har samtliga medarbetare erbjudits stödsamtal med företagshälsovården. Inventering av kompetens inom Hjärtlungräddning är gjord. Utbildning är beställd till början av Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

13 5.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2014 Antal 2015 Antal 2016 Olycksfall 2 3 Färdolycksfall 0 0 Sjukdom 0 0 Totalt 2 3 Uppgifter för 2014 saknas 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) 5.7 Sammanfattande analys Antalet tillsvidareanställda har minskat något medan visstidsanställningar ligger kvar på samma nivå. Beror delvis på vakanta tjänster. Timavlönad personal har minskat något. Medelåldern har minskat något, från 49,5 år till 48,9, och inom en femårsperiod kommer 13 % av kontorets anställda gå i pension. Med tanke på att det är en generationsväxling så är det viktigt att i tid se över det ev kompetensgap som kommer att uppstå. Fastighetskontoret månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bla genom att erbjuda trainee-, lärlings- och praktikplatser, delta i arbetsmarknadsmässor etc. Vi jobbar också aktivt med att rekrytera nyuteximinerade medarbetare, sk juniorer, där varje junior följer en individuell utvecklingsplan som är upprättad utiffrån verksamhetens behov. Vi samarbetar också med högskolan genom att delta i programrådet för Bygg och Fastighetsekonomprogrammet. Sjukfrånvaron i snitt har under året minskat från 21,31 till 19,88. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan. Eftersom en stor del av Fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete arbetar vi förebyggande genom att stimulera medarbetarna till fyskisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och genom riktade insatser från företagshälsovården. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

14 6 Nyckeltal Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Totalkostnad, verksamhetsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning, verksamhetsfastigheter (kwh) Akut underhåll (%) 35% 41% 44% Planerat underhåll (%) 65% 59% 56% Produktionskostnad, förskola* (kr/kvm) Tidsåtgång projektering, förskola* (månader) Tidsåtgång bygglov inklusive buller- och partikelmätning, förskola* (månader) Tidsåtgång upphandling förskola* (månader) Tidsåtgång byggnation förskola* (månader) BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm) Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) Energianvändning i befintlig byggnad (kwh/kvm A-temp/år) Energianvändning i nybyggnation enligt projekterat värde (kwh/kvm A-temp/år)*** Produktionskostnad äldreboende** (kr/kvm) * Förskola, referens: platsbyggd, fyra avdelningar med tillagningskök. ** Äldreboende, referens: typ Sofiebergs äldreboende. *** Ref: Enplansförskola, 1000 kvm, med tillagningskök Nyckeltal för produktionskostnad förskola och äldreboende kan inte tas fram för 2016 då inget av detta byggts. Kravet enligt BBR för energianvändning i nybyggnation är högst 110,5 kwh/kvm. Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun

15 7 Väsentliga händelser Ny organisation och nytt arbetssätt från den 1 januari 2016 och samgruppering av hela kontoret i gemensamma lokaler från maj Fastighetskontoret påverkas negativt av de problem som uppstår med kraven för buller och partiklar som föreskrivs av miljöförvaltningen samt även den korta framförhållning i beställning av projekt med tillfälliga lösningar som paviljongbyggnader. Kraven som ställs från förvaltningar är svåra att uppnå på de platser fastighetskontoret blivit tilldelade, mycket kraft, energi och tid läggs i projekten på att få igenom bygglov för förskolor och skolor. Bristande information kring beslutade projekt har medfört att större beställningar kommer in till kontoret med extremt kort framförhållning, vilket i sin tur gör det omöjligt att leverera enligt önskemål. Otydliga beställningar som inte följer överenskomna mallar skapar onödigt extra arbete och förlänger genomförandetiden. Bristande kommunikation internt i kommunen ut mot media i frågor kring skolor och underhåll. Kommunen ska agera som en part externt, så har inte varit fallet vid ett flertal tillfällen under året. Planering av genomförandet av KÖP 1 där driftavdelningen delas upp och bildar ett FMkoncept på servicekontoret. Detta kommer även att påverka fastighetskontoret 2017 då det ska implementeras. Barn- och ungdomsnämnden fattade beslut om att stänga Getingeskolan med hänvisning till försiktighetsprincipen. Alternativa sätt att upphandla för att skapa attraktivitet på en het byggmarknad. Hyreskostnaden för Linehedsskolan bör inte belasta fastighetsnämnden under byggtiden av skolan, enligt beslut FN 84, 23 november Verksamhetsberättelse Fastighetsnämnden Halmstads kommun