Tonnelilla kommun Granskning avseende rutiner och hantering av leverantörsfakturor

Transkript

1 Tonnelilla kommun Till: Familjenämnden Kommunstrelsen För kännedom: Kommunfullmäktige Granskning avseende rutiner och hantering av leverantörsfakturor EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun genomfört en granskning av strningen, uppföljningen och kontrollen av leverantörsfakturahanteringen inom familjenämnden, med fokus pé individ- och familjeomsorgen (stöd och omsorg). Granskningen omfattar även kommunstrelsen som ansvarig för intern kontroll och för att tillse att bestämmelserna i kommunens attestreglemente efterlevs. Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen av leverantörsfakturor inom familjenämnden (individ- och familjeomsorgen) i vissa avseenden inte har fungerat helt tillfredsställande. Vi grundar bedömningen på att attestreglementet inte har följts i alla delar och att det har funnits oklarheter kring roller och rutiner. Utifrån stickprovsundersökningen gör vi bedömningen att hanteringen av leverantörsfakturor i den del som avser överensstämmelse mellan fakturabelopp och bokföring samt följsamhet till attestförteckning fungerat tillfredsställande och det gäller med något undantag även förekomst av avtal kopplat till gjorda betalningar. Vi bedömer att den interna kontrollen inte har varit tillräcklig och att kommunstrelsen inte till fullo har tagit sitt ansvar när det gäller intern kontroll och uppföljning av att attestreglementet efterlevs. Vi uppfattar att det idag finns en medvetenhet om vad som inte har fungerat och ser att det har vidtagits åtgärder inom stöd och omsorg för att komma tillrätta med detta. Det är positivt att det har tagits initiativ till att kartlägga och dokumentera processen avseende leverantörsfakturor och att den interna kontrollen inom området ska stärkas. Vi ser det som angeläget att familjenamnden och kommunstrelsen nu säkerställer att regelverket efterlevs, att det genomförs intern kontroll och uppföljning av resultatet samt att det vidtas åtgärder för att rätta till eventuella fortsatta problem Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Det har inte genomförts intern kontroll av leverantörsfakturaprocessen under ^ Det har funnits vissa oklarheter kring roller och rutiner. Familjenämnden anlitar i några fall leverantörer utan att det har skett upphandling.» Det har vidtagits åtgärder för att tdliggöra leverantörsfakturaprocessen. ^ Det kommer att genomföras intern kontroll av leverantörsfakturor inom familjenämnden 2017 Det planeras utbildning för attestanter under Utifrån gjorda iakttagelser rekommenderar vi kommunstrelsen att: Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestreglemente och rutiner. Genomföra intern kontroll avseende hanteringen av leverantörsfakturor Vi rekommenderar familjenämnden att: Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestreglemente och rutiner.

2 Tomelitla kommun Revisorerna önskar kommunstrelsens samt familjenämndens skriftliga svar framfört senast För Tomelilla kommuns revisorer, Tomas Talik Ordförande Torsten Lindgren Vice ordförande

3 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2017 Granskning avseende rutiner och hantering av leverantörsfakturor 1111" Buildjng a better working world

4 8uitd)n< <lb«ttw»w<ihig worid Innehåll 1. Sammanfattning Inledning...^ Bakgrund Sfte och revisionsfrågor Genomförande Revisionskriterier Kommunallagen Attestreglemente Granskningsresultat Rutiner för hantering av leverantörsfakturor Hantering av leverantörsfakturor - resultat från stickprovsgranskning Intern kontroll Uppföljning Sammanfattande bedömning... 9 Bilaga 1: Källförteckning

5 ^lutottaftittur wbrwngw^ 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun genomfört en granskning av strningen, uppföljningen och kontrollen av leverantörsfakturahanteringen inom familjenämnden, med fokus på individ- och familjeomsorgen (stöd och omsorg). Granskningen omfattar även kommunstrelsen som ansvarig för intern kontroll och för att tillse att bestämmelserna i kommunens attestreglemente efterlevs. Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen av leverantörsfakturor inom familjenämnden (individ- och familjeomsorgen) i vissa avseenden inte har fungerat helt tillfredsställande. Vi grundar bedömningen på att attestreglementet inte har följts i alla delar och att det har funnits oklarheter kring roller och rutiner. Utifrån stickprovsundersökningen gör vi bedömningen att hanteringen av leverantörsfakturor i den del som avser överensstämmelse mellan fakturabelopp och bokföring samt följsamhet till atlestförteckning fungerat tillfredsställande och det gäller med något undantag även förekomst av avtal kopplat till gjorda betalningar. Vi bedömer att den interna kontrollen inte har varit tillräcklig och att kommunstrelsen inte till fullo har tagit sitt ansvar när det gäller intern kontroll och uppföljning av att attestreglementet efterlevs. Vi uppfattar att det idag finns en medvetenhet om vad som inte har fungerat och ser att det har vidtagits åtgärder inom stöd och omsorg för att komma tillrätta med detta. Det är positivt att det har tagits initiativ till att kartlägga och dokumentera processen avseende leverantörsfakturor och att den interna kontrollen inom området ska stärkas. Vi ser det som angeläget att familjenämnden och kommunstrelsen nu säkerställer att regelverket efterlevs, att det genomförs intern kontroll och uppföljning av resultatet samt att det vidtas åtgärder för att rätta till eventuella fortsatta problem. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: > Det har inte genomföri:s intern kontroll av leverantörsfakturaprocessen under 2016 >. Det har funnits vissa oklarheter kring roller och rutiner > Familjenämnden anlitar i några fall leverantörer utan att det har skett upphandling >. Det har vidtagits åtgärder för att tdliggöra leverantörsfakturaprocessen». Det kommer att genomföras intern kontroll av leverantörsfakturor inom familjenämnden 2017 >- Det planeras utbildning för attestanter under 2017 Utifrån gjorda iakttagelser rekommenderar vi kommunstrelsen att: > Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestreglemente och rutiner > Genomföra intern kontroll avseende hanteringen av leverantörsfakturor Utifrån gjorda iakttagelser rekommenderar vi familjenämnden att: > Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestreglemente och rutiner

6 SufUiogfttwttw wxrkh^wwm 2. Inledning Bakgrund Enligt kommunallagen ska kommunerna ha en god ekonomisk hushållning vilket också innebär att verksamheten ska utövas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk snpunkt tillfredsställande sätt. En kommun gör många inköp av varor och tjänster från olika leverantörer under ett år med varierande omfattning och belopp, hlanteringen av leverantörsfakturor består av flera delar, allt från att registrera leverantörer i sstemet till att granska, beslutsattestera och genomföra själva betalningen. För kommunen är det en känslig process där flera moment kan innebära risk för felaktigheter. Kommunen måste säkerställa att det inte uppstår förluster och att utbetalningar går till rätt mottagare, med rätt belopp vid rätt tillfälle. En självklar del i detta arbete handlar om att se till att kommunen inte betalar för tjänster som inte är avtalade eller för tjänster som inte levereras i enlighet med ingångna avtal. Det har kommit till revisorernas kännedom att det uppstått oklarheter när det gäller fakturor från en leverantör av tjänster inom familjenämndens område, l samband med rapporteringen om händelsen har det framkommit att fakturor har varit svåra att tda samt att fakturering och betalning kan ha skett i strid med ingångna avtal. Mot bakgrund av ovanstående har revisorerna beslutat att genomföra en granskning av strningen, uppföljningen och kontrollen av leverantörsfakturahanteringen inom familjenämnden med fokus på individ- och familjeomsorgen (stöd och omsorg). Granskningen omfattar även kommunstrelsen som ansvarig för intern kontroll och för att tillse att bestämmelserna i kommunens attestreglemente efterlevs Sfte och revisionsfrågor Sftet med granskningen är att bedöma om familjenämnden har en ändamålsenlig strning, uppföljning och kontroll avseende hanteringen av leverantörsfakturor. Granskningen sftar också till att bedöma huruvida kommunstrelsen fullgör sitt ansvar för intern kontroll. l granskningen besvaras följande revisionsfrågor: > Finns det tdliga rutiner för kontroll och hantering av leverantörsfakturor? > Sker hanteringen av leverantörsfakturor i enlighet med rutinerna och på ett i övrigt ändamålsenligt sätt? > Finns det ändamålsenliga rutiner för upplägg av na leverantörer? ^ Är den interna kontrollen tillräcklig avseende sstem och rutiner för hantering av leverantörsfakturor? > Sker uppföljning av upphandling så att fakturerat belopp överensstämmer med ingånget avtal?

7 ftlftjtoga&^twr»»wngwbrttf Genomförande Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier (se bilaga 1). Intervjuer har skett med socialchef, ekonomichef och två ekonomer. Ett stickprov bestående av 30 fakturor har granskats utifrån ett riskbaserat urval. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten. Granskningen är i huvudsak genomförd under december 2016 och januari Revisionskriterier 3. 1 Kommunallagen 6 kap. 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mel och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Attestreglemente Enligt 2 ansvarar kommunstrelsen för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i reglementet följs. Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Attestreglementet innehåller också regler för vilka kontroller som ska göras i samband med attest, bland annat att vara eller tjänst har mottagits eller levererats och att priset överensstämmer med avtal.

8 4. Granskningsresultat 4. 1 Rutiner för hantering av leverantörsfakturor Iakttagelser Det har under 2016 gjorts ett arbete med att kartlägga och dokumentera processer och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inom individ- och familjeomsorgen (stöd och omsorg). Processen för hantering av leverantörsfakturor visar flödet från det att en administratör hanterar inkommen faktura till det att fakturan är beslutsattesterad och signerad. Till de olika aktiviteterna i processen finns det kortare noteringar och rutiner för hur de olika momenten ska utföras. En faktura som bedöms tillhöra stöd och omsorg kontrolleras av olika roller beroende på vad fakturan avser. Fakturor som avser HVB1 eller resursenheten Balder skickas till den som är budgetansvarig medan fakturor som gäller externa placeringar går till samordnare inom Stöd och lärande. Dessa roller ansvarar sedan för att kontrollera fakturan och om den inte är korrekt göra en notering i ekonomisstemet Raindance och skicka den vidare till administratör som kontaktar leverantör för korrigering. Om det är en intern faktura görs korrigering av sstemadministratören. Fakturor som är korrekta mottagningsattesteras av budgetansvarig respektive samordnare och skickas sedan till administratör som kontrollerar fakturan och, om den är korrekt, konterar och granskningsattesterar innan fakturan cirkuleras till budgetansvarig för beslutsattest. l intervjuerna framkommer att det tidigare har funnits oklarheter kring de olika rollerna, vad verksamheterna skulle ansvara för och vad ekonomiavdelningen skulle göra. Idag beskrivs rollerna dock som tdliga och de inblandade vet vem som gör vad. Rutiner för upplägg av na leverantörer Det finns ett rutindokument för hantering av leverantörsreskontran. Vid uppläggning av na leverantörer ska det göras kontroller av leverantören i sstemet Inett2. Där kontrolleras så att organisationsnummer, bankgiro, F-skatt och momsregistreringsnummer finns och stämmer samt rating och bluff. Om F-skatt och eller momsregistreringsnummer saknas så kontrolleras detta med Skatteverket. Dokumentet innehåller också rutiner för hantering av bluffakturor samt för makulering och kreditering av leverantörsfakturor. Vidare finns det rutiner för upplägg av n användare i ekonomisstemet Raindance. Detta ske enligt en särskild blankett som flls i och skrivs under av behöriga, l samband med ifllandet ska även en attestförsäkran lämnas in. Det framkommer i intervjuerna att det finns ett nära samarbete mellan verksamhet och ekonomiavdelning när det gäller att försäkra sig om att den som utses till attestant har rätt kompetens. Innan någon utses som attestant får de en genomgång av ekonomiavdelningen och det planeras nu också en utbildning för attestanter under 2017, även för chefer. 1 Hem för vård och boende. 2 Tjänst för automatiserad leverantörs- och betalkontroll.

9 8u»»n<al»*UH'»narktng»KHW Avstämning av leverantörsreskontran görs en gång per månad. Genomgång av leverantörer i ekonomisstemet ska enligt rutinen göras regelbundet 1 gång var 1, 5 er Bedömning Vi bedömer att rutinerna inte i alla delar har varit tillräckliga och att det har funnits oklarheter när det gäller vikten av att fakturor granskas och hanteras i enlighet med attestreglementet. Det är positivt att det nu har arbetats fram processer och rutiner. Det är angeläget att familjenämnden säkerställer att de processer och rutiner som har arbetats fram också blir implementerade och används i verksamheten Hantering av leverantörsfakturor - resultat från stickprovsgranskning Iakttagelser Vi har erhållit uppgifter om inköp per leverantör inom familjenämnden perioden stcken stickprov (transaktioner) har valts ut för detaljerad granskning. Stickproven har valts ut utifrån relevanta leverantörer samt leverantörer med högre inköpsbelopp under perioden. Vi har inledningsvis sorterat bort transaktioner med belopp under 1000 kronor och leverantörer med endast en faktura eller fakturerade belopp understigande kronor under För urval och resultat av granskningen se Bilaga 2. Respektive stickprov har kontrollerats mot faktura, attest i leverantörsfakturasstemet samt mot avtal. För samtliga kontrollerade stickprov överensstämde belopp på faktura med belopp enligt kommunens bokföring. Vidare var samtliga fakturor elektroniskt attesterade i enlighet med gällande attestförteckning, samtliga fakturor var attesterade av minst två personer. För 18 av de 30 stickproven har vi erhållit gällande avtal och pris enligt faktura har i samtliga dessa fall överensstämt med avtalet. Avseende fra stickprov har vi inte erhållit något avtal. Inköp från de berörda leverantörerna understiger kronor under den aktuella perioden. Att det saknas avtal beror i ett fall på att det gjorts en betalning av en så kallad bluffaktura i en av familjenämndens verksamheter efter att en arbetsledare blivit uppringd av företaget per telefon. Enligt företaget ska avtal ha ingåtts per telefon och det finns inget dokumenterat avtal kopplat till transaktionen. l ett annat fall beror avsaknaden av avtal på att det gjorts en akut placering där individen awek innan avtal tecknats. En betalning avser ett område där kommunen inte har ramavtal och det aktuella inköpet har ett lågt belopp. Slutligen finns det inte avtal avseende extra kostnader för skolgång vid en individuell placering i annan kommun och enligt uppgift från Tomelilla kommun är praxis att inte skriva avtal vid sådana kostnader. Det framkommer i intervjuerna att kommunen har använt sig av inhrd personal från bemanningsföretag till tjänster inom individ- och familjeomsorgen. Detta ska ha skett utan upphandling och avtal. Enligt vad som framkommer ska det påbörjas upphandling inom området.

10 8uild!ng a bettw worningwoirw Bedömning Vår bedömning utifrån stickprovsundersökningen är att hanteringen av leverantörsfakturor i den del som avser överensstämmelse mellan fakturabelopp och bokföring samt följsamhet till attestförteckning varit tillfredsställande. Det finns avtal i majoriteten av de granskade stickproven och vi gör bedömningen att hanteringen i huvudsak fungerat tillfredsställande med undantag för något fall där betalning skett av så kallad bluffaktura. Vi vill i sammanhanget poängtera vikten av att aktuella avtal hålls tillgängliga för berörda parter på ett sådant sätt att de vid behov kan tas fram för avstämning mot inkomna fakturor Intern kontroll Iakttagelser Hanteringen av leverantörsfakturor har inte varit föremål för intern kontroll under 2016, vare sig i familjenämnden eller kommunstrelsen. Det framkommer i intervjuerna och vi har i skrift tagit del av ett förslag till plan för intern kontroll 2017 i familjenämnden, verksamhet stöd och lärande, och den innehåller en punkt med tio stickprov i hanteringen av leverantörsfakturor som ska genomföras tertialvis. Vid tiden för granskningen var planen för intern kontroll ännu inte antagen av familjenämnden. Det har också arbetats fram ett förslag till reviderat reglemente för intern kontroll som inte är behandlat av kommunfullmäktige. Vi har tagit del av förslaget och det innehåller skrivningar om sfte och mål, organisation, riskanals samt strning och uppföljning. Förslaget till reglemente beskriver bland annat vem i kommunen som ansvarar för vad, hur riskanalserna ska genomföras och vad planerna för intern kontroll ska innehålla. Vidare har det inom ekonomiavdelningen påbörjats ett utvecklingsarbete när det gäller intern kontroll. Det har gjorts en riskanals och leverantörsfakturor har identifierats som ett område som bör omfattas av intern kontroll. Det finns ett förslag till plan för intern kontroll inom kommunstrelsen men det är ännu inte antaget Bedömning Med tanke på mängden fakturor och de summor som hanteras är det angeläget för kommunen att säkerställa att hanteringen av leverantörsfakturor är säker och effektiv. Intern kontroll har i det avseendet en viktig funktion att flla och vår bedömning är att kontrollen inte varit tillräcklig. Vi ser därför positivt på de initiativ som nu har tagits kring att genomföra intern kontroll av leverantörsfakturaprocessen. Familjenämnden och kommunstrelsen bör säkerställa att intern kontroll genomförs inom det aktuella området, följa upp resultaten och vidta åtgärder för rätta till eventuella brister 4.4. Uppföljning Iakttagelser l intervjuerna framkommer att det tidigare i vissa fall inte gjorts tillräcklig uppföljning av fakturor i förhållande till avtal. Det kan ibland till exempel ha räckt med att en handläggare vetat att en individ varit placerad för att godkänna en faktura, utan att kontrollera exempelvis

11 [Iu 8utk»n»ab<rtjsw 'WBridngwsrM antal dagar i förhållande till avtal. Under sommaren uppdagades att en leverantör lämnat felaktiga uppgifter pé fakturor som gällde placeringar av ensamkommande barn. Det hade från kommunen påtalats för leverantören att det på fakturorna skulle specificeras vem det gällde, antal dgn och vilken placeringsform eftersom det påverkar dgnskostnaden. Efter att ha inkommit med bättre fakturaunderlag under en tid inkom leverantören sedan med felaktiga fakturor vilket uppdagades av en n medarbetare i kommunen. Det framkom då också att det bara vara en medarbetare som hade tillgång till de ursprungliga avtalen. Som nämnts tidigare använder sig familjenämnden av tjänster avseende inhrd personal som inte har upphandlats. När det gäller kostnader för externa placeringar sker, enligt uppgifter i intervjuerna, månatligen en redovisning till nämnden både på individnivå och avseende månadskostnaderna Bedömning Vi bedömer att uppföljningen inte har varit tillräcklig men att det har vidtagits åtgärder för att säkerställa god uppföljning. Som verksamheten själv har uppmärksammat är det inte tillfredsställande att leverantörer anlitas utan upphandling, i fall då upphandling borde ha skett. Det är viktigt att familjenämnden säkerställer att regelverket för upphandlingar följs och att det i förekommande fall tecknas avtal med de leverantörer som anlitas.

12 BulWniQttwtttr»»criiing worid 5. Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning är att hanteringen av leverantörsfakturor inom familjenämnden (individ- och familjeomsorgen) i vissa avseenden inte har fungerat helt tillfredsställande. Vi grundar bedömningen på att attestreglementet inte har följts i alla delar och att det har funnits oklarheter kring roller och rutiner. Utifrån stickprovsundersökningen gör vi bedömningen att hanteringen av leverantörsfakturor i den del som avser överensstämmelse mellan fakturabelopp och bokföring samt följsamhet till attestförteckning fungerat tillfredsställande och det gäller med något undantag även förekomst av avtal kopplat till gjorda betalningar. Vi bedömer att den interna kontrollen inte har varit tillräcklig och att kommunstrelsen inte till fullo har tagit sitt ansvar när det gäller intern kontroll och uppföljning av att attestreglementet efterlevs. Vi uppfattar att det idag finns en medvetenhet om vad som inte har fungerat och ser att det har vidtagits åtgärder inom stöd och omsorg för att komma tillrätta med detta. Det är positivt att det har tagits initiativ till att kartlägga och dokumentera processen avseende leverantörsfakturor och att den interna kontrollen inom området ska stärkas. Vi ser det som angeläget att familjenämnden och kommunstrelsen nu säkerställer att regelverket efterlevs, att det genomförs intern kontroll och uppföljning av resultatet samt att det vidtas åtgärder för att rätta till eventuella fortsatta problem. Revisionsfråga Finns det tdliga rutiner för kontroll och hantering av leverantörsfakturor? Sker hanteringen av leverantörsfakturor i enlighet med rutinerna och på ett i övrigt ändamålsenligt sätt? Finns det ändamålsenliga rutiner för upplägg av na leverantörer? Är den interna kontrollen tillräcklig avseende sstem och rutiner för hantering av leverantörsfakturor? Sker uppföljning av upphandling så att fakturerat belopp överensstämmer med ingånget avtal? Under 2016 var rutinerna inte tillräckligt tdliga. Det har nu tagits fram en process för hanteringen. Delvis. Ja. Nej, inte under Intern kontroll inom området är planerad under Ja, men under 2016 var uppföljningen inte tillräcklig. Det anlitas också leverantörer utan att det har skett upphandling. Vi rekommenderar kommunstrelsen att: > Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestreglemente och rutiner > Genomföra intern kontroll avseende hanteringen av leverantörsfakturor

13 w BuMflgaWäter woinngworitl Vi rekommenderar familjenämnden att: >. Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestreglemente och rutiner Tomelilla den 14 mars 2017 Per Arvedson Y Linn Höglund EV 10

14 8tfl<ting»(Kn'er woriimgwertil Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade funktioner: >> Socialchef ^ Ekonomichef *- Ekonomer Dokument: Attestreglemente Plan intern kontroll familjenämnden 2016 Plan intern kontroll familjenämnden 2017 Processkarta leverantörsfakturaprocessen Reglemente för intern kontroll Rutin: Fakturahantering, Prioritera fakturor Utkast till reviderat reglemente för intern kontroll 11

15 Sul&ttngaNttw wgringtiwrid Bilaga 2: Resultat från stickprovsgranskning l-eerantöt Inköpfiréri. perioden' ls»9-t608 Belopp på. stickprov exm moms I. :. Belopp (not, ära Attest av 'faktura fmtaii Kommentar Erhållet avtal ej signerat Erhållit tilläggsavtal. Ej erhållit ursprungligt avtal (tecknades för ca 10 år sedan) </ >/ v </ ^ Erhållit individavtal. Leverantör uteslöts ur ramupphändling. Avser akut placering, klient awek innan avtal tecknats. Ramavtal via kommunförbundet Skåne. Ej tagit del av individavtal </ <f Avtal saknas, blffakturc Avser område för vilket kommunen inte har ramavtal (lägre belopp) Avser individplacering i annan kommun och 12

16 extrakostnader i samband med skolgång. Kommunen uppger att de enligt gällande praxis inte skriver avtal på den tpen av kostnad