Revisionsrapport Sjukresor granskning av räkenskapsmaterial

Transkript

1 BESLUTSUNDERLAG 1(2) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Landstingsstyrelsen Revisionsrapport Sjukresor granskning av räkenskapsmaterial Landstingets revisorer genomför återkommande granskningar av den ekonomiska redovisningen och räkenskapsmaterialet för att bedöma rutiner, tillförlitlighet och kvalitet. PwC har fått i uppdrag att granska sjukresor. Landstingets revisorer har beslutat att ställa sig bakom PwCs revisionsrapport och konstaterar att räkenskapsmaterialet inte är komplett och att den interna kontrollen i fakturahanteringen är otillräcklig. Det saknas en fastställd uppföljnings- eller internkontrollrutin för sjukresor. Ledningsstabens kommentarer Ledningsstaben delar i huvudsak revisorernas synpunkter. För att komma tillrätta med problemen kommer ett projekt att tillsättas för att se över sjukreseområdet i sin helhet. Klas Lindström kommer att vara projektledare. Det är flera funktioner som är inblandade: - Hälso- och sjukvårdsnämnden har huvudmannaskapet för sjukresorna. - Landstingsstyrelsen är ytterst ansvarig för att säkerställa att det finns rutiner och att de följs upp. - Östgötatrafiken är ansvarig för beställningscentralen. - Resurscentrum är ansvariga för att det finns en fastställd internkontrolloch uppföljningsrutin för sjukresor och att den efterlevs. Resurscentrum har redan påbörjat ett arbete med att förändra de styrande dokumenten så att de dels skärps i vissa delar och dels anpassas till vad som är möjligt att genomföra med dagens nivå på information. Detta sker i nära samarbete med ansvariga funktioner inom ledningsstaben avtalsgruppen och ekonomi- och uppföljningsgruppen. Därutöver behöver avtalen med transportörerna och beställningscentralen ses över och förnyas. Det är också prioriterat att säkerställa att återredovisningen från beställningscentraler och transportörer innehåller nödvändig information och underlag för att möjliggöra kontroller. Uppföljnings- och internkontrolldokumentet inom Resurscentrum ska också utvecklas i enlighet med förändringarna. Allt detta ska ske inom projektet. Projektet ska vara slutfört senast den

2 BESLUTSUNDERLAG 2(2) Ledningsstaben Annika Hjertkvist LiÖ Landstingsstyrelsen tillstyrker landstingsfullmäktige BESLUTA a t t med beaktande av revisorernas påpekanden och vad som ovan anförts lägga revisionsrapporten till handlingarna Barbro Naroskyin Landstingsdirektör Mikael Borin Biträdande landstingsdirektör/ ekonomidirektör

3 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsfullmäktige Peder Björn Revisionsrapport Sjukresor granskning av räkenskapsmaterial LiÖ Bo Lennhammar (M), revisionens vice ordförande, informerar om revisionsrapport Sjukresor granskning av räkenskapsmaterial Revisionsrapporten är utdelad till ledamöterna och ingår i ärendehandlingarna. Yrkanden Ordföranden föreslår att fullmäktige överlämnar revisionsrapporten till landstingsstyrelsen för beredande av svar. Även Marie Morell (M), Lars Olof Johansson (C), Mats Johansson (S) och Lasse Pettersson (VL) gör inlägg. Ordföranden ställer sitt förslag under prövning och finner att förslaget vinner bifall. Landstingsfullmäktige BESLUTAR att överlämna revisionsrapporten till landstingsstyrelsen för beredande av svar. Vid protokollet Peder Björn Justerat Anders Senestad Ordförande Eva Hermansson Elisabeth Edlund Rätt utdraget intygas /Maud Jonsson/

4 2 Landstingets revisorer Produktionsenhetscheferna för: (endast e-post) Sjukvård Närsjukvården i centrala Östergötland Närsjukvården i västra Östergötland Närsjukvården i östra Östergötland Närsjukvården i Finspång Hjärt- och medicincentrum Diagnostikcentrum Barn- och kvinnocentrum Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård Sinnescentrum Tandvård Folktandvården i Östergötland Utbildning Lunnevads folkhögskola Naturbruksgymnasiet Östergötland Övrig verksamhet Centrum för hälso- och vårdutveckling FM Centrum Folkhälsocentrum Informationscentrum Katastrofmedicinskt centrum IT-centrum Resurscentrum Upphandlingscentrum

5

6 Revisionsrapport Sjukresor - granskning av räkenskapsmaterial Landstinget i Östergötland Lars Edgren Stefan Knutsson Eva Andlert, Certifierade kommunal revisor

7 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Metod och avgränsning 2 3 Granskningsresultat Styrande dokument och rutiner Fakturering och faktureringsunderlag Kontroll resa mot besök 6 Landstinget i Östergötland

8 Landstingets revisorer SÄNDLISTA Revisionsskrivelse SJUKRESOR GRANSKNING AV RÄKENSKAPSMATERIAL Landstinget i Östergötland Landstingsfullmäktiges presidium (1 ex till varje ledamot i LF:s pres) Landstingsstyrelsen (ett arkivex. i pappersform) Hälso- och sjukvårdsnämnden ( ) Patientnämnden ( ) Regionsjukvårdsnämnden ( ) Gruppledarna för: (endast e-post) Socialdemokraterna Folkpartiet Centerpartiet Moderaterna Vänsterpartiet Kristdemokraterna Miljöpartiet Vrinnevilistan Sverigedemokraterna Landstingets ledningsgrupp och ledningsstab: (endast e-post) Landstingsdirektör Ekonomidirektör Hälso- och sjukvårdsdirektör Chefläkare/utvecklingschef Vårddirektör HR-direktör Landstingssekreterare Registrator Redovisnings- och finanschef

9 1 Sammanfattning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning avseende sjukresor. Vissa kostnader i landstingets redovisning är ett resultat av upphandling där tillfredställande intern kontroll är svårare att genomföra än i normal verksamhet. Ett sådant område bedöms sjukresor vara. Sjukresor ingår i samhällsbetalda resor där landstinget tillsammans med kommuner, länstrafik, beställningscentraler (upphandlad samordnare av samhällsbetalda resor inom länet) och externa transportörer (taxibolag) är intressenter. Årligen bekostar Landstinget i Östergötland ca sjukresor till en kostnad av ca miljoner kronor. Syftet med granskningen har varit att granska och bedöma om räkenskapsmaterialet uppfyller ställda krav och om den interna kontrollen är tillräcklig. Vår sammanfattande bedömning avseende revisionsfrågorna är följande: Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt Kommunal redovisningslag samt landstingets egna regler? Vi bedömer att räkenskapsmaterialet inte uppfyller kraven enligt kommunal redovisningslag (kap 2, 4) och landstingets egna anvisningar. Granskningen visar att räkenskapsmaterialet inte är komplett. Är den interna kontrollen i samband med fakturahantering tillräcklig? Vi bedömer att den interna kontrollen i samband med fakturahanteringen är otillräcklig. Det saknas en fastställd uppföljnings- eller internkontrollrutin för sjukresor. Riktigheten i kostnaden för fakturerade sjukresor går inte att kontrollera eller bara till del. Det går inte att fastställa om landstingets kostnad uteslutande omfattar sjukresor. Landstinget i Östergötland 1 av 8

10 2 Inledning 2.1 Bakgrund Landstingets revisorer genomför återkommande granskningar av den ekonomiska redovisningen och räkenskapsmaterialet för att bedöma rutiner, tillförlitlighet och kvalitet. Vilka krav som ställs på räkenskapsmaterialet finns angivet i Kommunal redovisningslag och landstingets egna regler. Vissa kostnader i landstingets redovisning är ett resultat av upphandling där tillfredställande intern kontroll är svårare att genomföra än i normal verksamhet. Ett sådant område bedöms sjukresor vara. Sjukresor ingår i samhällsbetalda resor där landstinget tillsammans med kommuner, länstrafik, beställningscentraler (upphandlad samordnare av samhällsbetalda resor inom länet) och externa transportörer (taxibolag) är intressenter. Årligen bekostar Landstinget i Östergötland ca sjukresor till en kostnad av ca miljoner kronor. Utifrån genomförd förstudie inriktas granskningen mot landstingets kostnader uppkomna vid persontransporter mellan bostad och vårdinrättning. Granskningen genomförs utifrån en risk- och väsentlighetsanalys och i enlighet med revisionsplan Revisionsfrågor Syftet med granskningen är att granska och bedöma om räkenskapsmaterialet uppfyller ställda krav och om den interna kontrollen är tillräcklig. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras. Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt Kommunal redovisningslag samt landstingets egna regler? Är den interna kontrollen i samband med fakturahantering tillräcklig? 2.3 Metod och avgränsning Granskningen har omfattat: Genomgång av relevanta delar av landstingets avgiftshandbok, reglemente för uppföljning och intern kontroll samt rutinbeskrivning avseende fakturabetalning. Intervjuer med enhetschef och handläggare vid patientkontoret inom Resurscentrum, enhetschef för avtalsgruppen inom ledningsstaben och affärsområdeschef inom Resurscentrum. Vidare har kontakter tagits med chefsjurist och jurist vid sakkunniggruppen inom ledningsstaben. Landstinget i Östergötland 2 av 8

11 Manuell granskning av fakturor och fakturaunderlag (taxameterkvitto och sjukreseintyg). Bearbetning och matchning av fakturaunderlag (beställningsstatistik) mot landstingets databaserade mottagningsregister med hjälp av registeranalysprogram. Fördjupad granskning utifrån registeranalysens resultat. Granskningen har avgränsats till att omfatta fakturor omfattande ca resor från tre transportörer avseende mars 2011 samt beställningsstatistik omfattande ca resor från två beställningscentraler avseende april Granskningen avser inte kostnader för ambulanstransport eller transportmedel som är särskilt inrättade för liggande patienttransporter. Ett utkast till revisionsrapporten har lämnats till berörda för synpunkter på sakinnehåll i rapporten. 3 Granskningsresultat 3.1 Styrande dokument och rutiner Lagstiftning Landstinget har sedan 1992 ansvaret för utbetalning av sjukreseersättning. Enligt lag (1991:419) om resekostnadsersättning vid sjukresor ska landstinget utge resekostnadsersättning till personer som omfattas av sjukförsäkring enligt lag (1962:381) om allmän försäkring och är bosatta inom Landstinget i Östergötland. Regelverk för ersättning Landstingets regelverk för utbetalning av sjukresor regleras i avgiftshandboken vilken beslutats av fullmäktige. Ersättning enligt avgiftshandboken lämnas för resa vid sjukvård eller tandvård hos: landstingets öppna respektive slutna sjukvård landstingets tandvård vårdgivare med avtal med landstinget läkare eller sjukgymnaster med ersättning från landstinget enligt lag om läkarvårds- eller sjukgymnastersättning till Försäkringskassan ansluten tandläkare läkare inom studerandehälsovård som uppbär statsbidrag hos högskolestyrelsen. Sjukresa ska beställas genom, av för ändamålet, inrättade beställningscentraler för samhällsbetalda resor i Östergötland och ska ske med avtalsbunden transportör. För att få sjukreseersättning ska patienten redovisa sin resa på en speciell blankett (sjukreseintyg) där vårdenheten intygar att patienten av medicinska skäl behöver åka taxi i samband med vårdtillfället. Intyget ska lämnas till taxichauffören. Kostnad för Landstinget i Östergötland 3 av 8

12 sjukresa i periodiskt återkommande dagsjukvård och för färdtjänstberättigad person ersätts alltid av landstinget. Ersättning ges inte för sjukresor med egen bil eller med buss/tåg inom Östergötland med undantag för patienter i periodiskt återkommande dagsjukvård. Avtal Ersättningen grundar sig på avtal om samhällsbetalda resor som i huvudsak är upphandlade av länets kommuner. Avtalen omfattar även sjukresor. Det finns olika parter i avtal avseende lokala transportörer och lokala beställningscentraler. Parterna är dels upphandlande kommun och transportör (taxibolag) dels upphandlande kommun och beställningscentral. Landstinget har dock tillsammans med Linköpings och Norrköpings kommuner upphandlat Samres AB som beställningscentral för inomkommunala sjukresor (Linköping och Norrköping). Här är således landstinget avtalspart. Nio kommuner har upphandlat beställningscentraler. I fyra av dessa avtal är det en transportör som ansvarar för beställningscentralen. Intern kontrollreglemente Landstingets interna kontroll styrs ytterst av Reglemente för uppföljning och intern kontroll. Inom Resurscentrum ska produktionsenhetschefen fastställa en uppföljnings- och internkontrollrutin avseende sjukresor. Den ska innehålla uppgifter om vem/vilka som skall utföra olika delmoment, hur ofta de genomförs och hur och till vem de rapporteras. Varje produktionsenhet utformar sina egna regler utifrån den struktur som återges på landstingets intranät. Inom Resurscentrum finns en upprättad rutinbeskrivning avseende fakturabetalning av sjukreseersättning. I rutinen beskrivs hur faktura ska administreras och att underlag ska arkiveras. Vidare anges de kontroller av faktura som handläggare ska genomföra samt hur ofta rutinen ska utföras. Kontroller som ska genomföras är: höga belopp, remisskontroll för resa utanför Östergötland, patienten är östgöte, sjukreseblanketten är ifylld med ja för taxi, dagvårdslistor mot fakturan, rekvisitioner. I de fall fel hittas på fakturan ska den återsändas med notering om vad som är fel. Landstinget i Östergötland 4 av 8

13 Iakttagelser och bedömning Lag om resekostnadsersättning eller landstingets regler om sjukresersättning fastställer inte den ersättning som skall utgå till avtalsbunden transportör. Lagen är en paraplylag för sjukresor och landstingets regler om sjukresersättning är allmänt hållna och fastställer inte ersättningsnivåer. Enligt upphandlade avtal om lokala beställningscentraler och lokala transportörer är landstinget inte avtalspart. Möjligheten att i samband med eventuella meningsskiljaktigheter ianspråkta vad som avtalats utöver fastställda priser, upplever vi som begränsad. Någon av Resurscentrum upprättad och fastställd uppföljnings- eller internkontrollrutin för sjukresor finns inte. Beträffande den rutinbeskrivning som finns avseende fakturabetalning är vår bedömning, utifrån uppräknade kontrollmoment, att: alla angivna kontroller inte går att genomföra väsentliga kontrollmål (fakturering och fakturaunderlag) saknas 3.2 Fakturering och faktureringsunderlag Kontroll av pris mot avtal lokala transportörer Länets kommuner har för behovet av inomkommunala samhällsbetalda resor (resor inom kommungränsen) upphandlat lokala beställningscentraler och lokala transportörer. Avtalen med lokala transportörer innehåller avsnitt om sjukresor. Ersättningen till transportören regleras i en prisbilaga omfattande bland annat grundbelopp och kilometerersättning. Vår kontroll avser om fakturerad kostnad följer avtalets prisbilaga. Iakttagelser och bedömning Vi bedömer att följsamhet råder mellan avtal och fakturerade grundbelopp och kilometerersättning. I enstaka fall förekommer dock fasta priser baserad på avvikande taxa. Kontroll av fakturering från beställningscentraler Landstinget har tillsammans med Linköpings och Norrköpings kommuner, för behovet av samhällsbetalda resor (inomkommunala), upphandlat beställningscentral (Samres AB). Landstinget och länets kommuner har också upphandlat beställningscentral (Östgötatrafiken) för kommun- och länsövergripande resor. Faktureringen från Samres och Östgötatrafiken är baserad på beställningsstatistik vilken är översänd till landstinget i en Excel-fil. Underlag i form av taxameterkvitton saknas dock för flertalet av sjukresorna. Landstinget i Östergötland 5 av 8

14 Vår kontroll avser en skälighetsbedömning mellan angiven kostnad och resans längd. Iakttagelser och bedömning I ca 300 resor (1,6%) av granskningsunderlagets ca resor förekommer en kostnad som är högre än den kostnad som angivits som om den inte varit samordnad. Av dessa avser ca 260 Östgötatrafikens beställningsstatistik. Den förklaring som ges är att vid beställning skapas ett referensvärde i beställningsstatistiken motsvarande den totala kostnaden för resan, det vill säga den kostnad patienten ska betala vid en ensamresa. Kostnaden baseras på prissättningen för den ordinarie linjetrafiken. När patienten inte bedöms kunna åka med den ordinarie linjetrafiken klassificeras resan som övrig trafik och sker då till en högre kostnad. För dessa resor behövs tillstånd från sjukresekontoret. Det är heller inte ovanligt att resor med samma reseavstånd har en prissättning som varierar betydligt. Det förekommer prisdifferenser på 100 % eller mer. Utifrån avtalen bedöms inte prisdifferenserna som rimliga. Kontroll av underlag Till de faktureringar lokala transportörer och beställningscentraler gör gentemot landstinget följer underlag. Vår kontroll avser omfattning och status av bifogat underlag. Iakttagelser och bedömning Kontrollen visar när det gäller faktureringen från Samres AB och Östgötatrafiken AB att underlag delvis saknas. Sjukreseintygen tillställs dock sjukresekontoret. Sjukreseansvariga kan bara göra skälighetskontroller av beställningsstatistiken (fakturaunderlaget). Kontrollen av de underlag som bifogas fakturor från lokalt upphandlade transportörer visar att materialet inte är komplett. Taxameterkvitton och sjukreseintyg saknas till viss del. Faktura och underlag saknar till viss del information om resmål. Någon koppling till beställningscentralernas beställningsstatistik görs inte. Det går inte att fastställa om det är en sjukresa eller inte. Vi bedömer att delar av räkenskapsmaterialet saknas och mot bakgrund av det inte går att kontrollera riktigheten i faktureringen. 3.3 Kontroll resa mot besök Vi har genomfört en registeranalys av beställningsstatistik från Samres AB och Östgötatrafiken AB. Utifrån beställningsstatistiken har matchning gjorts mot i landstingets mottagningsregister. Mottagningsregistret omfattar inte besök till landstingets egna tandvårdsinrättningar, privata tandläkare eller röntgenmottagningar. Landstinget i Östergötland 6 av 8

15 Vår kontroll avser om resa till sjukvårdsinrättning är förenat med ett besök. Iakttagelser och bedömning Kontrollen visar att det i ca 420 fall (2,3 %) av granskningsunderlagets ca resor förekommer resor till något av länets sjukhus där en registrering i mottagningsregistret saknas. För flertalet av dessa resor, som är inresor, finns även en återresa i beställningsstatistiken. Orsaker till utfallet kan vara: ofullständig mottagningsstatistik, kommunal färdtjänstresa, beställd sjukresa som inte avser ett besök hos vårdgivare. Vi bedömer att alla fakturerade resor inte är sjukresor. Landstinget i Östergötland 7 av 8

16 Namnförtydligande Namnförtydligande Landstinget i Östergötland 8 av 8