Uppföljning av granskningsplan 2011 för administrativa processer

Transkript

1 1(6) Landstingsstyrelsen Uppföljning av granskningsplan 2011 för administrativa processer Inledning Metod för granskning De förtroendevalda har ett övergripande ansvar att följa upp att det är en god internkontroll i landstinget. Syftet med internkontroll är att ge tydliga signaler om inte de politiska målen och övriga ambitioner avseende ekonomi och verksamhet uppfylls. Övriga syften är att säkerställa att rutiner, processer och system är tillförlitliga och effektiva. Granskningsplanen innehåller de kontrollaktiviteter som landstingsledningen initierat under 2011 avseende de administrativa processer som ligger inom Landstingsstyrelsens ansvarsområde. Syftet med detta ärende är att återkoppla resultatet från dessa kontrollaktiviteter. Granskningarna har genomförts utifrån den strukturerade metoden (COSO) som beskrivs i landstingstyrelsens beslut (LiÖ ). Ansvarig för granskningarna är processägaren för redovisning och internkontroll (redovisningschefen) och ytterst ekonomidirektören/biträdande ekonomidirektör. Kontrollaktiviteter i 2011 år Granskningsplan Granskningsplanen bifogas som bilaga 1 och nedan beskrivs resultaten. Internkontrollen i sin helhet inom en produktionsenhet. En återkommande granskning är att värdera den interna styrningen och kontrollen i sin helhet inom en produktionsenhet. År 2011 gjordes denna granskning av Barn- och kvinnocentrum (BKC). Granskningen genomfördes dels genom att gå igenom tillgängliga dokument på intranätet och dels genom att intervjua personal i staben. Den samlade bedömningen efter granskningen var att den interna styrningen och kontrollen inom BKC var god men att den kunde förbättras på vissa punkter. Det var främst attestreglerna som inte följde intentionen i

2 2(6) internkontrollreglementet fullt ut. Utanordnaren ska vara överordnad den som huvudattesterar och attestreglerna bör så långt så som möjligt spegla organisationen, det vill säga att utanordnaren är den ekonomiskt ansvariga. Positivt var den täta kontakten mellan ledning och verksamhet och att internkontrollfrågor diskuteras vid olika typer av möten och i förebyggande syfte. Ambitionen är god ordning och reda. Uppdraget till BKC blev att se över dokument och attestregler och efter sommaren var samtliga internkontrolldokument uppdaterade. Internkontrolldokumentation övriga dokument För att hålla internkontrolldokumentationen levande ska produktionsenheterna minst en gång per år gå igenom sin dokumentation. Att följa upp detta ingår som en del i granskningsplanen. Den sista april var samtliga mallar uppdaterade och utlagda på Lisa. Senast den sista augusti skulle samtliga produktionsenheter uppdatera sina dokument utifrån dessa mallar. Efter påminnelse uppdaterade produktionsenheterna sina dokument innan årsskiftet. Representationskostnader Landstingsfullmäktige har i regelverket för representation beslutat att en genomgång av representationskostnaderna ska ske varje år både vad gäller belopp och formalia. Den granskning som gjordes 2011 avsåg föregående år. Detta har redovisats vid Landstingsstyrelsens presidium men sammanfattas även här eftersom det är en del av granskningsplanen. Sammanfattningsvis är huvudintrycket är att representationsåtgärderna förefaller väl motiverade och genomförda med gott omdöme såväl vad gäller ekonomi som program. De har dock ökat något under 2010 jämfört med tidigare år. Till viss del beror det på en omdefiniering från utbildningskostnad till intern representation. Totalt var det 52 procent av de granskade verifikationerna som inte fick någon anmärkning, vilket är en förbättring med 4 procentenheter. Att inte fler är utan anmärkning beror på brister i hanteringen av jäv och på formaliafel såsom felaktiga konton (t ex arbetsrelaterad representation i stället för personalsocial representation) med mera. En verifikation kan ha fler än en anmärkning. Årets granskning visar på att det totala antalet anmärkningar har minskat betydligt i jämförelse med föregående år. Under 2011 har Resurscentrum skärpt sin efterkontroll ytterligare och om inte ekonomichefen ser till att påpekanden inte åtgärdas lyfts dessa felaktigheter till redovisningschefen som i sin tur skriver till produktionsenhetschefen. Under 2011 har även Resurscentrum genomfört utbildningar inom internkontroll för huvudattestanter och utanordnare.

3 3(6) Därigenom förs information om regelverket kring representation samt vikten av att följa det ut bland medarbetarna på ett mer aktivt sätt än genom de anvisningar som finns. Lön - löneutbetalningar Granskning av löneutbetalningar ingår alltid i granskningsplanen eftersom det är viktigt att säkerställa en bra hantering. Granskningen av utbetalningar avser i år utbetald ersättning för privata utlägg. Sammanfattningsvis konstateras att det behöver göras insatser för att förbättra både kvaliteten och uppföljningen. Dessa kostnader redovisas på några få konton, inköpsregler följs inte alltid och det följs inte upp på ett tillfredsställande sätt. För att säkerställa att landstingets inköpsregler mm följs ska efterkontroller ske och resultatet återkopplas till verksamheten på samma sätt som görs för övriga känsliga kostnader inom redovisningen. Leasingbilar, drivmedelskort och körjournal Syftet med granskningen var att visa om de produktionsenheter som har leasingbilar och drivmedelskort hanterar detta på ett korrekt och säkert sätt och att det finns en lokal anvisning/rutinbeskrivning som bygger på den centrala anvisningen och att den följs. Rutinerna omkring leasingbilar har även granskats tidigare och i förra årets rapport fick ekonomicheferna i uppdrag att på nytt se över rutinerna för att säkerställa att det finns utsedda bilansvariga och att körjournal fylls i löpande. Sammanfattningsvis: Hanteringen av leasingbilar ser olika ut på olika enheter. Kunskapen om regelverket behöver öka. Parallellt med granskningen har Resurscentrum genomfört flera åtgärder. Samtliga körjournaler har samlats in och värderats. Detta har lett till nytryckning av körjournal med förändringar för att underlätta ifyllandet. Träffar med bilansvariga pågår för att öka kunskapen och den centrala anvisningen har uppdaterats. Resurscentrum har fått i uppdrag att fullfölja de påbörjade åtgärderna och även kontrollera efterlevnaden genom stickprov framöver. Kvalitet i redovisningen I granskningsplanen ingår årliga granskningar för att säkerställa att redovisningen håller god kvalitet; det vill säga är rättvisande och att regelverk följs. Rättvisande ekonomisk information i ekonomisystemet är viktig ur många aspekter. Informationen används i olika rapporter såsom KPP, BI - rapporter (bra information), ledningsrapporter osv. Informationen utgör underlag för beslut på olika nivåer, både nationellt utifrån statistik som levereras löpande under året och lokalt. Exempel på beslut är flytt av verksamhet mellan enheter, nedläggning av verksamheter, privatisering, skatteväxlingar osv.

4 4(6) I år har granskning gjorts av representationskonton, vissa personalkonton och statsbidragskonton. Sammanfattningsvis: Resultatet av granskningen visar generellt på att anvisningarna bör bli tydligare och kunskapen hos konterarna större. Under 2012 är en stor genomgång av samtliga anvisningar inom ekonomiområdet inplanerad. Det framkom också att de enheter som har förslagskontering, det vill säga att kontering görs centralt innan attesterna sker, har färre konteringsfel än de enheter som konterar själva. Slutsatsen baseras dock på ett litet underlag. Resurscentrum får i uppdrag att utreda frågan om införande av förslagskontering bredare i landstinget. Därutöver ska utbildningsinsatser ske i Resurscentrums regi. Delårsrapporter kvalitet på delårsbokslut Informationen i ekonomisystemet utgör underlag för olika rapporter såsom KPP (kostnad per patient), BI - rapporter (bra information), ledningsrapporter osv. Det är viktigt att resultaten per månad är rättvisande så att det går att följa utvecklingen under året. Detta var utgångspunkten för granskningen. Sammanfattningsvis konstateras att det är svårt att dra några slutsatser av kvaliteten på delårsboksluten utifrån det som framgår i denna rapport. Det krävs att någon form av granskningsmetod utarbetas för att kunna göra en helhetsbedömning av kvaliteten. Detta får Resurscentrum i uppdrag att ta fram. Det framkom dock vissa brister som har återkopplats till berörda produktionsenheter för att öka kvaliteten på bokföringsunderlagen. F ordringsrutinen Syftet med granskningen var att se om den rutin som beskriver hanteringen av fordringar som infördes under föregående år fungerar i praktiken. Sammanfattningsvis så visade granskningen att rutinen fungerar på ett tillfredsställande sätt inom Resurscentrum. Det finns dock vissa åtgärder som behöver vidtas framöver och det är bland annat följande: - ökad utbildning i vad som gäller för patienter som inte är östgötar - förbättrad återkoppling till enheterna - se över fakturatexter på fakturor till annat land. K ostnadsytterfallsrutinen Det finns en särskild rutin som beskriver hur produktionsenheterna ska ta betalt för patienter som är så kallade kostnadsytterfall. Det är denna rutin och dess tillämpning som har granskats. Rapporten visar på vissa brister både i

5 5(6) anvisningen och i den praktiska hanteringen. Sammanfattningsvis: Vissa av enheterna hade inte fakturerat ytterfallen vid tidpunkten för granskning. Arbetsgruppen har parallellt reviderat anvisningen och förtydligat vissa delar. Resurscentrum får i uppdrag att se över om det bör inrättas en centraliserad hantering. U pphandlingsprocessen Syftet är med granskningen var att följa upp hur väl centrala anvisningar, regler och rutiner följs vid upphandlingar både inom en produktionsenhet och inom Upphandlingscentrum. Syftet är även att beskriva upphandlingsprocessen samt om och var det finns svårigheter och brister. Sammanfattningsvis visar granskningen att det finns en god vilja att följa lagar och regler och man känner till LOU men den interna inköpspolicyn är mindre känd. De intervjuade hade förtroende för Upphandlingscentrums sätt att arbeta. En ökad utbildningsinsats i både regelverk och internkontroll bör genomföras för att säkerställa medarbetarnas kunskap om upphandlingsprocessen. V årdnära Service (VNS) Syftet med granskningen var att se om beslutet att införa Vårdnära Service (VNS - inhyrd hantering av tvätt och förrådsartiklar med strukturerat förvarings- och beställningssystem) har gett de effekter som var tänkt samt att få en lägesbild över hur införandet har gått. Sammanfattningsvis visar rapporten att de verksamheter som gruppen har besökt är positiva till VNS även om det krävs fortsatt underhåll och en plan för att VNS ska utnyttjas optimalt. Det är dock inte den storleksordningen på besparing som nämndes innan införandet men det blir mer ordning och reda, minskat lager, minskat svinn, ökad patientsäkerhet pga att hygienreglerna följs bättre och så vidare. Samtliga enheter som kan vara aktuella för VNS beräknas ha infört det under våren Arbetsgruppen beskriver i analysen och förslag till förändringar det svåra i att genomföra landstingsbeslut i verksamheten eftersom det är så långt mellan beslut och den enhet som ska genomföra det operativt. Det finns stor risk att information fastnar på olika chefsnivåer. Det är viktigt att det finns rutiner så att utvecklingen framöver går i önskad riktning. Synpunkterna har lyfts till landstingsledningen. Slutsatser av granskningen 2011

6 6(6) Ansvaret för den interna styrningen och kontrollen ligger hos produktionsenhetschefen. Det är tredje året som mer systematiska granskningar görs och erfarenheterna är goda. Via strukturerade granskningar kan utvecklingen av mer ändamålsenliga kontrollaktiviteter och förbättrade rutiner drivas framåt. Goda idéer kan spridas och förändringar i regelverk får snabbare genomslag i verksamheten. Generellt kan sägas att inga oegentligheter har upptäckts vid någon av årets granskningar. Medarbetare i verksamheten är ekonomiskt medvetna och måna om ekonomin i sin verksamhet vilket är en följd av det decentraliserade ansvaret. De brister som uppmärksammats ska åtgärdas genom standardisering av rutiner, bättre dokumentering samt utbildning. Åtgärder har vidtagits under året och under 2012 kommer ytterligare förbättringsåtgärder att genomföras. Det är av största vikt att regelverken får genomslag längre ut i organisationen. Landstingsstyrelsen BESLUTAR a t t godkänna uppföljningen av 2011 års granskningsplan för intern styrning och kontroll inom de administrativa processerna som ligger inom landstingsstyrelsens ansvarsområden. Barbro Naroskyin Landstingsdirektör Mikael Borin Biträdande landstingsdirektör/ ekonomidirektör

7 Granskningsplan - intern styrning och kontroll 2011 Process Kontrollmoment Kontrollansvarig Internkontrollprocessen Bedömning av interkontrolldokument inom en produktionsenhet i sin helhet. Internkontrolldokumentation Genomgång och eventuell uppdatering av internkontrollens malldokument samt kontroll av att produktionsenheterna har gått igenom sina dokument ( ). Representationskostnader Efterlevnad av anvisningar Processägare för redovisning och internkontroll Löneutbetalningar Kontroll av utbetalningar av utlägg mm. Leasingbilar Ny kontroll av efterlevnad av anvisning. Uppföljning av granskning Granskning av kvaliteten i redovisningen Granska konton/motparter i redovisningen. Processen delårsrapport Kvalitet på delårsbokslut (periodisering, rätt motparter mm), formalia kring delårsrapportsärende (diarieföring mm), förankring i verksamheten. samt för uppföljning Ny fordringsrutiner - uppföljning Uppföljning av den nya rutinen som infördes under 2010 Kostnadsytterfallsrutinen - uppföljning Uppföljning av rutinen. Uppföljning av upphandlingsprocessen Uppföljning av VNS (vårdnära service) Beskriva processen och se var det finns svårigheter och brister. Följa upp efterlevnad av regler och rutiner från PE till UC. Formalia omkring detta. (Begränsning till någon/några upphandlingar). Hur fungerar det? Har materialkostnaden minskat? Påverkan på lager och svinn? Hur går införandet? Är alla vårdenheter med? samt för planering/uppföljning