Reglemente för intern styrning och kontroll

Transkript

1

2 1(6) Reglemente för intern styrning och kontroll Syfte Landstinget är en demokratiskt styrd och skattefinansierad organisation som ger service till länets invånare. Användningen av gemensamma resurser måste utsättas för fortlöpande uppföljning och internkontroll. I kommunallagen finns bestämmelser om god ekonomisk hushållning. God ekonomisk hushållning är en fråga om god internkontroll eller det mer rättvisande begreppet god intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll inom landstinget syftar till att främja en ändamålsenlig och kostnadseffektiv drift av verksamheten och säkerhet i hanteringen av resurserna. Internkontrollen ska ge tydliga signaler om att de politiska organens mål och övriga ambitioner avseende ekonomi och verksamhet uppfylls. Övriga syften är att säkerställa att rutiner, processer och system är tillförlitliga och effektiva. En väl fungerande intern styrning och kontroll bidrar också till att skapa trygghet för landstingets anställda genom att undanröja misstankar om att oegentligheter skulle kunna förekomma. De resurser som avsätts till intern styrning och kontroll måste avvägas med hänsyn till de riskbedömningar som görs. Intern styrning och kontroll har definierats enligt följande: Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar, vilken utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Reglementets roll Reglementet för intern styrning och kontroll gäller samtliga landstingets verksamheter och avser de ekonomiska resurserna. Reglementet anger miniminivån inom landstinget och är därför formulerat som generella regler. Chef för produktionsenhet är huvudansvarig för att anpassa och vidareutveckla reglementet för sin verksamhet. Detta ska ske utifrån de tillämpningsanvisningar som godkänts av ledningsstaben.

3 2(6) Samlad dokumentering ska ske i gemensamma malldokument med fastställd miniminivå som finns på Lisa under ekonomi/ redovisning och internkontroll/intern styrning och kontroll (internkontroll). Samtliga produktionsenheters övergripande dokumentation ska ligga på Lisa, landstingets intranät, och löpande uppdateras. Hänvisning kan göras till mer detaljerade rutinbeskrivningar som ska vara möjliga att ta del av vid behov. COSO-metoden Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commision (COSO) har beskrivit den interna styrningen och dess samband i en särskild modell, den så kallade COSO-modellen. Det är ett sammanhållet ramverk för att hjälpa företag och organisationer att bedöma och förbättra sina interna styr- och kontrollsystem. COSO-metoden identifierar ett antal för den interna kontrollen väsentliga beståndsdelar. Dessa beståndsdelar eller kontrollkomponenter anpassas till målen enligt definitionen, organisationens aktörer och processer. Det finns fem komponenter i ramverket som beskrivs nedan: Kontrollmiljön (policys och anvisningar, ledningens/styrelsen agerande och fördelning av ansvar mm) Riskbedömning (identifiera risker och bedöma konsekvenser) Kontrollåtgärder (förebyggande kontroller, avvikelserapporter, systemkontroller mm) Information och kommunikation (tydliga budskap och uppifrån och ned och tvärtom samt att veta till vem avvikelser ska rapporteras.) Uppföljning (säkerställa kvaliteten på den interna kontrollen samt feedback) COSO-metoden är en process som ska säkerställa att fastställda mål uppnås och det förhållningssättet ska tillämpas inom landstinget i arbetet med den interna styrningen och kontrollen. Den uppföljning som ska göras ska leda till förbättringar av kontrollmiljön, reviderade riskbedömningar, förändringar av kontrollåtgärder och ökad information. För att få en bra internkontroll krävs förvaltning, systematik och struktur. Internkontroll är ett pågående arbete som måste ske strukturerat och metodiskt för att få effekt. Delområden för intern styrning och kontroll Dokumenten som beskriver intern styrning och kontroll kan delas in i två områden: verksamhetens resultat och ekonomiska resurser redovisning, administrativa system och rutiner Intern styrning och kontroll av verksamhetens resultat och ekonomiska resurser

4 3(6) Uppföljning är en del av planerings- och uppföljningsprocessen i landstinget. Uppföljning av verksamhetens resultat, det vill säga att utvärdera vad som åstadkommits, är den viktigaste delen när intern styrning och kontroll ses ur ett medborgarperspektiv. För att kunna följa upp resultat förutsätts att de kan beskrivas och värderas på ett meningsfullt sätt och att den ansvariga enheten i förväg, normalt i samband med resursplaneringen och/eller i avtalsarbetet, fått klart angivet vilka resultat som ska uppnås. En viktig förutsättning för utvecklingen av styrningen i landstinget är att förbättra möjligheterna att beskriva och utvärdera verksamhetens resultat. Landstinget i Östergötland har valt styrkortsmodellen för planering och uppföljning. Uppföljning av verksamhetens resultat ska ske i dialogform mellan landstingets olika nivåer. Med det avses dialog både inom produktionsenheten, mellan produktionsenheter samt med landstingsledning och beställare. Kvantitativa och kvalitativa aspekter ska vägas in i diskussionerna. Varje överordnad nivå har där ansvaret för att dialogen regelmässigt genomförs med underordnade nivåer. Underordnade nivåer är ansvariga att lyfta upp avvikelser av dignitet. Med intern styrning och kontroll av ekonomiska resurser menas att hålla uppsikt över och styra ekonomin. Detta innebär bland annat att bevaka att tillgångar förvaltas och skyddas samt att kostnader och intäkter står i överensstämmelse med beslutade intentioner. Ansvaret för detta ligger på produktionsenhetschefen vilket innebär att den interna organisationen och kompetensen måste vara anpassad så att uppföljning och internkontroll av ekonomiska resurser kan ske. Inom varje produktionsenhet ska produktionsenhetschefen fastställa regler för den ekonomiska uppföljningen. Det ska finnas uppgifter om vem/vilka som är ansvariga för olika delmoment, hur ofta de genomförs och hur och till vem de rapporteras. Varje produktionsenhet utformar sina egna regler utifrån den struktur som finns på Lisa under ekonomi/ redovisning och internkontroll/internkontroll. Uppföljning, intern styrning och kontroll i redovisning, administrativa system och rutiner Med uppföljning, intern styrning och kontroll i redovisning, administrativa system och rutiner menas att ha konkreta avstämnings- och kontrollrutiner. Produktionsenhetschef har huvudansvaret för att den interna organisationen och kompetensen är sådan att uppföljning och intern styrningskontroll i redovisning, administrativa system och rutiner kan göras. Den del av system och rutiner som hanteras utanför den egna enheten ansvarar inte produktionsenheten för men gränssnittet ska definieras och dokumenteras. Inom varje produktionsenhet ska produktionsenhetschefen fastställa uppföljnings- och internkontrolldokument som ska revideras en gång per år enligt central tidplan. Den ska innehålla uppgifter om vilka aktiviteter som ska utföras, vem/vilka (funktioner) som ska

5 4(6) utföra olika delmoment, hur ofta de ska genomföras och hur och till vem de ska rapporteras. Varje produktionsenhet utformar sina egna regler utifrån den struktur som finns på Lisa under ekonomi/ redovisning och internkontroll/intern styrning och kontroll (internkontroll). För ekonomiska transaktioner tillämpas särskilda rutiner som omfattar begreppen utanordning, huvudattest, attest, godkänd beställare och varumottag (leveransattest). Dessa beskrivs i separat avsnitt nedan. Övergripande uppföljning av landstingets interna styrning och kontrollen De förtroendevalda har ett övergripande ansvar att följa upp att det är en god intern styrning och kontroll. Landstingets politiska organisation och tjänstemannaorganisation är uppbyggd för att utöva styrning. Styrmodellen är väl etablerad med styrprinciper och ansvarsfördelning mellan olika nivåer och utgör grunden för en fungerande intern styrning och kontroll. Detta beskrivs i landstingets reglemente. Därutöver finns andra övergripande policys och riktlinjer samt ekonomiska styrprinciper. I den normala styrningen av underordnade organisationsnivåers verksamhet ingår att värdera hur internkontrollen utförs. En stor del av uppföljningen och internkontrollen ska således genomföras som en integrerad del av styrningen. Vilka roller och befogenheter som åligger olika delar i landstinget avgörs av den vid varje tillfälle aktuella organisationen inom landstinget. Utformning och utveckling av metoder för uppföljning och intern kontroll är en del av styrningen. Riktlinjer för hela landstinget fastställs av landstingsstyrelsen. Riktlinjer inom den enskilda produktionsenheten fastställs av chefen för densamma. Inför varje år beslutar Landstingsdirektören om en granskningsplan avseende administrativa processer inom landstingsstyrelsens ansvarsområde. I planen beskrivs vilka områden som ska granskas kommande år för att kontrollera hur olika regelverk och rutiner efterlevs. Resultatet av granskningarna återrapporteras till landstingsstyrelsen när året är slut. Beslutsordning samt särskilda regler för ekonomiska transaktioner En central roll i internkontrollen är tydlighet vad gäller ansvar. Samtliga produktionsenheter ska ha en beslutsordning som utgår från Landstingsdirektörens delegationsordning. En mall finns framtagen där samtliga beslut som bör beskrivas ska dokumenteras. Dokumentet ska ingå som en del i internkontrolldokumenten. Intentionen i attestreglerna är att de ska spegla ansvaret i organisationen. Det innebär till exempel att utanordnaren ska vara överordnad huvudattestanten. Utanordnaren har uppföljningsansvar. Nedan beskrivs de olika rollerna och i tillämpningsanvisningarna tydliggörs eventuella tolkningar/godkända avvikelser.

6 5(6) Huvudattest innebär godkännande av att en ekonomisk transaktion får påverka organisationsenheten. Huvudattestant kan överföra vissa kontrollåtgärder till attestant, som genom attest signerar bokföringsunderlaget innan huvudattestanten godkänner det. Utanordning innebär slutligt godkännande av den handling och de åtgärder som ligger till grund för utbetalning eller annan bokföringstransaktion. Utanordning får inte göras för ekonomiska transaktioner där huvudattest saknas. Utanordnaren är överordnad huvudattestanten. Successivt ska införas att utanordning ska ske i anslutning till beställning. Utanordnaren ansvarar för ekonomisk uppföljning. Godkänd beställare är en namngiven person som har rätt att beställa. I vissa fall får detta ske utan att huvudattest och utanordning behöver göras (medicinsk service och fördefinierade volymbeställningar såsom patientkost mm). Utanordnaren ansvarar för uppföljning. Varumottag/leveransattest innebär godkännande av att leverans överensstämmer med beställning. Varumottag/leveransattest görs i normalfallet av godkänd beställare. Vid elektronisk handel innebär varumottag/ leveransattest att betalning kan ske. Betalningsbeordring innebär slutligt godkännande av att utanordnade betalningar eller lönemedel får skickas till bank för betalning. Beslut Utanordnare, huvudattestant samt godkänd beställare utses av produktionsenhetschef. Attestant utses av huvudattestant. Utanordnare och huvudattestant får inte vara samma person för samma organisationsenhet. Utanordnaren ska vara överordnad huvudattestanten. Betalningsbeordrare utses av chefen för den administrativa enhet som svarar för den tekniska hanteringen av leverantörsbetalningar och löner. Resurscentrum ansvarar registrering av attestregler i ekonomisystemet och upplägg vad gäller övriga dokument på Lisa. Underlag avseende attestregler ska alltid vara påskrivna av produktionsenhetschef och sparas i original som räkenskapsmaterial. Jäv Utanordning får inte utföras av den som själv berörs av den ekonomiska transaktionen, eller står i jävförhållande till den som berörs av den ekonomiska transaktionen, utan att överordnad chef godkänner transaktionen. När det gäller huvudattest och leveransattest av jävig person ska kontrollansvaret lyftas till utanordnaren.

7 6(6) Förtroendevald inom landstinget får inte, i sin egenskap av sådan, utses till utanordnare eller huvudattestant. Tillämpningsanvisningar Tillämpningsanvisningar för beslutsordning, särskilda regler för ekonomiska transaktioner samt för uppföljning av övriga internkontrolldokument utformas av ledningsstaben och inom ramen för detta av respektive produktionsenhet. I tillämpningsanvisningarna beskrivs också COSO-metoden mer utförligt.