Direktiv till stämmoombud vid bolagsstämma i AB Östgötatrafiken

Transkript

1 BESLUTSUNDERLAG 1/2 Ledningsstaben Susan Ols RS Regionstyrelsen Direktiv till stämmoombud vid bolagsstämma i AB Östgötatrafiken Årsstämma äger rum den 21 april Region Östergötland äger samtliga aktier i bolaget. Vid bolagsstämman ankommer det på bolagets ägare att genom sitt stämmoombud bland annat besluta om fastställande av balans- och resultaträkning, disposition av årets vinst eller förlust samt att ta ställning till frågan om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Styrelsen och verkställande direktören föreslår att fritt eget kapital bestående av årets resultat (0 kr) samt balanserat resultat och aktieägartillskott ( kr), balanseras i ny räkning. Auktoriserad revisor tillstyrker att bolagsstämman fastställer balansräkningen och resultaträkningen, disponerar vinsten enligt förslaget i förvaltningsberättelsen samt beviljar styrelsens ledamöter och verkställande direktören ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Granskningsrapport framtagen av lekmannarevisor visar att bolagets följsamhet mot ägardirektiven, riktlinjer och uppdragsavtalet med trafik- och samhällsplaneringsnämnden varit god, att bolaget har skötts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. En ändring av bolagsordningen föreslås. Revideringen har godkänts av regionfullmäktige Bolagets styrelse jämte suppleanter, samt lekmannarevisor jämte suppleant, anmäls vid årsstämman. Landstingsfullmäktige har i beslut LF 192/2014 utsett styrelseledamöter för 2015 till Regionfullmäktige har i beslut RF 41/2015 utsett ordförande, vice ordförande, lekmannarevisor samt suppleant för tiden 2015 till Regionstyrelsen föreslås BESLUTA fastställa följande stämmodirektiv a t t rösta för styrelsens och revisorernas förslag om fastställande av resultatoch balansräkning för år 2015 samt om disposition av årets resultat enligt förvaltningsberättelsen,

2 BESLUTSUNDERLAG 2/2 Ledningsstaben Susan Ols RS a t t rösta för ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören, a t t överlämna de av regionstyrelsen fastställda ägardirektiven för 2016, a t t rösta för förslaget om reviderad bolagsordning, samt a t t i övrigt rösta enligt styrelsens förslag. Mats Uddin Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör Beslutet expedieras till stämmoombud Sonnie Knutling

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 BOLAGSORDNING FÖR AB ÖSTGÖTATRAFIKEN Org nr Bolagets firma Bolagets firma skall vara AB Östgötatrafiken AB. 2. Bolagets säte Styrelsen har sitt säte i Linköpings kommun, Östergötlands län. 3. Bolagets syfte och ändamål Bolagets syfte och ändamål skall vara att utgöra driftsorganisation åt den regionala kollektivtrafikmyndigheten i Östergötland och att med iakttagande av likställighets- och självkostnadsprincipen verka för och främja en attraktiv och effektiv kollektivtrafik inom Östergötland och till angränsande regioner. 4. Bolagets verksamhet Bolaget skall på den regionala kollektivtrafikmyndighetens uppdrag upphandla, organisera och samordna den regionala kollektivtrafiken i Östergötland. 5. Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra kronor. 6. Antal aktier Antal aktier i bolaget skall vara aktier. 7. Styrelse Styrelsen skall bestå av sju (7) ordinarie ledamöter, vilka tillsätts av regionfullmäktige för tiden från årsstämma som inträffar närmast efter val till regionfullmäktige till och med årsstämma som inträffar närmast efter följande val till regionfullmäktige. Styrelsen leds av en ordförande och en vice ordförande. Ordföranden representerar majoriteten och vice ordföranden representerar oppositionen/minoriteten. Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Styrelsen utser verkställande direktör. 8. Revisorer och lekmannarevisorer Bolaget skall ha en (1) auktoriserad revisor jämte en (1) auktoriserad revisorssuppleant. Revisorerna utses av årsstämman, efter förslag från landstinget, för en mandattid om fyra år. I Bolaget skall dessutom finnas två (2) lekmannarevisorer jämte en (1) suppleant för dessa.

27 Regionfullmäktige utser lekmannarevisor jämte suppleant för tiden från årsstämma som inträffar närmast efter val till regionfullmäktige till och med årsstämma som inträffar närmast efter följande val till regionfullmäktige. 9. Kallelse till årsstämma Styrelsen kallar till bolagsstämma. Kallelse till årsstämma, och extra bolagsstämma där fråga om ändring av bolagsordning kommer att behandlas, skall ske genom brev med posten tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman. Kallelse till annan extra bolagsstämma skall ske på samma sätt tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. 10. Tid för årsstämma Årsstämma skall hållas senast under maj månad efter avslutat räkenskapsår. 11. Plats för årsstämma Årsstämma skall hållas på en plats inom Östergötlands län. 12. Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma: Val av ordförande vid stämman Upprättande och godkännande av röstlängd Fastställande av dagordning Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport Beslut om a) fastställande av resultat och balansräkning b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktören Fastställande av arvoden åt styrelse, revisorer och lekmannarevisorer Anmälan om regionfullmäktiges val av styrelse samt lekmannarevisor jämte suppleant Godkännande av framlagda förslag till val av revisor jämte suppleant Annat ärende som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen, bolagsavtal eller bolagsordningen. 13. Bolagets räkenskapsår Bolagets räkenskapsår är kalenderår. 14. Firmateckning Bolagets firma tecknas förutom av styrelsen av styrelsens ordförande och vice ordförande i förening. Dock äger verkställande direktören rätt att ensam teckna bolagets firma beträffande sådan löpande förvaltningsåtgärd som enligt aktiebolagslagen tillkommer verkställande direktören. 15. Regionfullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget skall bereda regionfullmäktige möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten fattas som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

28 16. Inspektionsrätt Regionstyrelsen äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. Denna bolagsordning är godkänd av regionfullmäktige genom beslut , RF 13

29

30

31

32