Produktionsplanering

Transkript

1 Revisionsrapport Produktionsplanering Anders Larsson Certifierad kommunal revisor Matti Leskelä Region Östergötland 25 februari 2015

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning Revisionsmetod Granskningsresultat Landstingets modell för produktionsplanering Är målen om produktionsplanering förankrade i verksamheterna och upplevs produktionsplanering som en prioriterad fråga? Upplevs landstingets modell för produktionsplanering som ett stöd i verksamheten? Finns tillgång till tillräckliga resurser i produktionsplaneringsarbetet? Genomförs produktionsplanering i verksamheten enligt landstingets modell? Följs arbetet med produktionsplanering upp?... 8

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av Region Östergötlands (dåvarande Landstinget i Östergötlands) revisorer genomfört en granskning avseende produktionsplanering. Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Har landstingets styrande dokument om produktionsplanering fått genomslag i verksamheten? Vår bedömning är att landstingets styrande dokument om produktionsplanering delvis fått genomslag inom de av oss granskade verksamheterna. De styrande dokumenten är relativt välkända i verksamheten och signalerna från ledningen på olika nivåer har varit tydliga. Det återstår en hel del arbete för att uppnå mer enhetlighet, dels avseende hur långt verksamheterna har kommit i arbetet med produktionsplanering, dels avseende modellerna som används. Utifrån de underliggande kontrollfrågorna gör vi följande bedömningar: Målen om produktionsplanering är förankrade i verksamheterna och produktionsplanering upplevs som en prioriterad fråga. Signalerna från olika ledningsnivåer har varit tydlig. Landstingets modell för produktionsplanering kan vara ett stöd för de enheter som arbetar med att införa produktionsplanering. De enheter, som utvecklat modeller innan riktlinjerna beslutades, har i dagsläget mindre stöd av landstingets modell. I dagsläget finns tillgång till tillräckliga personella resurser för arbetet med produktionsplanering vid de utvalda sjukvårdande produktionsenheterna. Avsaknaden av ett gemensamt IT-stöd för produktionsplanering är en resursbrist. Det är positivt att det pågår ett arbete i syfte att få ett gemensamt IT-stöd för produktionsplanering. Produktionsplanering genomförs delvis enligt landstingets modell. Klinikerna har kommit olika långt i arbetet med produktionsplanering och olika modeller har utvecklats. På sikt bör mer enhetlighet uppnås för att leva upp till landstingets målsättningar. Det sker inte någon tydlig formell rapportering av arbetet med produktionsplanering. Det bör tydligare följas upp hur verksamheterna arbetar med produktionsplanering av 10

4 2. Inledning har på uppdrag av Region Östergötlands (dåvarande Landstinget i Östergötlands) revisorer genomfört en granskning avseende produktionsplanering. Två förtroendevalda revisorer, Annika Crona och Leif Hidmark, har följt granskningen Bakgrund Landstingsfullmäktige anger i sin strategiska plan med treårsbudget att ett strategiskt mål är Effektiv hälso- och sjukvård. Detta innebär att tillgängliga resurser nyttjas på bästa möjliga sätt. En viktig strategi är att arbeta med systematisk verksamhetsplanering och produktionsplanering. Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att landstinget har valt Lean som verksamhetsstrategi med fokus på bland annat produktionsplanering. Vidare finns uttalat att kapacitetsanalys och kapacitetsplanering är verktyg, som ska användas inom varje vårdproducerande enhet. I landstingsdirektörens verksamhetsplan 2014 anges att landstinget måste utveckla och tillämpa metoder som stödjer en processorienterad styrning exempelvis genom produktions- och kapacitetsplanering. Vidare finns ett dokument Produktionsplanering processbeskrivning och riktlinjer för Landstinget i Östergötland. Av detta framgår att landstinget har tagit fram en enhetlig strategi för produktionsplanering och att grundläggande regler och rutiner inte ska skilja mellan olika produktionsenheter och kliniker. Granskningen genomförs i enlighet med revisionsplanen för 2014, vilken baseras på genomförd riskbedömning. Styrelsen har det yttersta ansvaret för arbetet med produktionsplanering Revisionsfråga Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Har landstingets styrande dokument om produktionsplanering fått genomslag i verksamheten? Bedömningen görs utifrån följande kontrollfrågor: Är målen om produktionsplanering förankrade i verksamheterna och upplevs produktionsplanering som en prioriterad fråga? Upplevs landstingets modell för produktionsplanering som ett stöd i verksamheten? Finns tillgång till tillräckliga resurser i produktionsplaneringsarbetet? Genomförs produktionsplanering i verksamheten enligt landstingets modell? Följs arbetet med produktionsplanering upp? av 10

5 Revisionskriterierna utgörs av landstingets strategiska plan med treårsbudget , verksamhetsplaner för år 2014 samt relevanta riktlinjer och rutiner inklusive beskrivningar av och information om produktionsplanering på landstingets intranät. Riktlinjerna är antagna i landstingets tjänstemannaledning. De är inte beslutade på politisk nivå Avgränsning Granskningen har avgränsats till intervjuer vid landstingets ledningsstab, Centrum för hälso- och vårdutveckling och tre sjukvårdande produktionsenheter: Diagnostikcentrum (Röntgenkliniken i Norrköping/Finspång), Sinnescentrum (Anestesi- och operationskliniken i Linköping) och Närsjukvården i väster (Medicinska specialistkliniken). Avgränsningen har gjorts med hänsyn till att få en bred bild av hur arbetet med produktionsplanering genomförs inom landstinget Revisionsmetod En förstudie genomfördes i april och maj 2014 i syfte att få en översiktlig bild av hur landstinget arbetar med produktionsplanering. Huvudstudien har i huvudsak genomförts under hösten Genomgång har gjorts av landstingets strategiska plan, verksamhetsplaner, riktlinjer och rutiner. Intervjuer har skett med utvecklingschef/chefläkare vid landstingets ledningsstab och representanter från utvalda enheter. Vid Centrum för hälso- och vårdutveckling intervjuades representanter från den grupp som stödjer införandet av produktionsplanering. Vid utvalda sjukvårdande produktionsenheter intervjuades produktionsenhetschefer, verksamhetschefer och personer med planeringsroller. Antalet intervjutillfällen har uppgått till 12 inklusive förstudie. Antalet intervjuade har uppgått till 19. Bedömningen har gjorts mot ovan uppställda revisionskriterier och kontrollfrågor. Avstämning av utkast till revisionsrapport har skett med berörda vid de granskade enheterna av 10

6 3. Granskningsresultat I landstingets styrdokument används ofta begreppet produktionsplanering tillsammans med flera andra begrepp, till exempel kapacitetsplanering, som kan ses som delar av eller sidoordnade processer till produktionsplanering. I rapporten använder vi produktionsplanering som ett heltäckande begrepp. Inledningsvis ges en kort beskrivning av landstingets modell för produktionsplanering. De följande avsnitten utgår från de kontrollfrågor som formulerats för granskningen Landstingets modell för produktionsplanering Landstingets dokument Produktionsplanering processbeskrivning och riktlinjer för Landstinget i Östergötland beskriver, tillsammans med information på intranätet, landstingets modell för produktionsplanering som benämns LIÖmodellen. Se bild nedan av 10

7 LiÖ-modellen bygger på att verksamheten delas in i vårdtjänster/produkter och att det sker en bedömning av resursbehovet. Planering ska ske både på lång och kort sikt. Det ska finnas en beredskap för att hantera dagliga avvikelser. Prognoserna ska vidare följas upp och justeras vid behov. Framtida produktionsplaner ska kunna justeras utifrån utfall Är målen om produktionsplanering förankrade i verksamheterna och upplevs produktionsplanering som en prioriterad fråga? Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för produktionsplanering inom landstinget. Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår, som tidigare nämnts, att kapacitetsanalys och kapacitetsplanering är verktyg, som ska användas inom varje vårdproducerande enhet. Landstingsdirektören har som tjänsteman det övergripande ansvaret för landstingets produktionsenheter och för det administrativa stödet till landstingets politiska organ. Landstingsdirektören ska gentemot produktionsenheterna säkerställa att politiskt fastställda visioner, strategier och framgångsfaktorer får genomslag. Som tidigare nämnts anges i landstingsdirektörens verksamhetsplan 2014 att landstinget måste utveckla och tillämpa metoder som stödjer en processorienterad styrning exempelvis genom produktions- och kapacitetsplanering. Vid landstingets ledningsstab har utvecklingschefen/chefläkaren ett uppdrag att stödja arbetet kring införande av produktionsplanering. Vidare finns en grupp inom Centrum för hälso- och vårdutveckling, vilken erbjuder stöd i detta arbete. Vår genomgång av dokumentation visar att produktionsplanering tas upp i de utvalda produktionsenheternas verksamhetsplaner. Av intervjuerna framkommer att målsättningen om att varje vårdproducerande enhet ska produktionsplanera är känd. Signalerna från ledningen på olika nivåer har varit tydliga. Produktionsplanering uppfattas som en prioriterad fråga av samtliga intervjuade. Av landstingets dokument Produktionsplanering processbeskrivning och riktlinjer för Landstinget i Östergötland framgår att ett mål i arbetet är att grundläggande rutiner och regler inte ska skilja mellan olika kliniker och produktionsenheter. Enligt dokumentet Handbok i Produktions- och kapacitetsplanering på kliniknivå är det ett uttalat mål att alla sjukvårdsenheter ska produktions- och kapacitetsplanera sin verksamhet. Riktlinjerna är kända bland de intervjuade. Handboken i produktions- och kapacitetsplanering är delvis känd. Bedömning Vi bedömer att målen om produktionsplanering är förankrade i verksamheterna och att produktionsplanering upplevs som en prioriterad fråga. Signalerna från olika ledningsnivåer har varit tydlig av 10

8 3.3. Upplevs landstingets modell för produktionsplanering som ett stöd i verksamheten? De produktionsenheter som ingår i granskningen arbetade med produktionsplanering redan innan framtagandet av riktlinjerna år I de verksamheter som arbetat med produktionsplanering under längre tid upplevs behovet av de stödjande riktlinjerna som mindre. Av intervjuerna framkommer att LiÖ-modellen upplevs till viss del som ett stöd. Riktlinjerna och handboken i produktions- och kapacitetsplanering ses som stödjande, inte tvingande, dokument. Det framförs att det är möjligt att jobba med olika koncept. En av de sjukvårdande produktionsenheterna uppger att de använder checklistan, som finns infogad i riktlinjerna, för uppföljning av status på den egna produktionsplaneringen. Bedömning Vi bedömer att LiÖ-modellen för produktionsplanering kan vara ett stöd för de enheter som arbetar med att införa produktionsplanering. De enheter som tidigt kommit relativt långt med att utveckla sin produktionsplanering och som utvecklat modeller innan riktlinjerna beslutades, har i dagsläget mindre stöd av LiÖmodellen Finns tillgång till tillräckliga resurser i produktionsplaneringsarbetet? Enligt riktlinjerna är ansvars- och arbetsfördelningen för planeringsprocessen i korthet följande: Centrum för hälso- och vårdutveckling arbetar i första hand med att föra över kompetens och kunskap till centrumteam inom produktionsenheternas staber. Respektive produktionsenhets staber bidrar med personer som stöttar klinikerna vid införande av produktionsplanering. Personer med planeringsroll ska utses tidigt i processen inom respektive klinik. Det poängteras i riktlinjerna, att det praktiska arbetet i införande av produktionsplanering ska göras av klinikens medarbetare. Intervjuerna visar att de utvalda produktionsenheterna har prioriterat tillgången till personella resurser för arbetet med produktionsplanering. Egen personal har anställts eller disponerats om till att arbeta med produktionsplanering. Det stöd och de resurser som finns tillgängliga är i dagsläget i huvudsak tillräckliga enligt de intervjuade. En av produktionsenheterna i urvalet har tidigare anlitat externa resurser i arbetet. Detta förklaras med att det tidigare funnits brist på stödjande resurser inom landstingets organisation. Vidare framförs att det kan vara svårt att få all personal att engagera sig i och avsätta tid för arbetet med produktionsplanering. Det kan också finnas skillnader i av 10

9 intresse av att produktionsplanera. Det framkommer att mer tid borde avsättas till att informera vårdpersonal om nyttan med produktionsplaneringen. Som nyckelpersoner nämns, i intervjuerna, främst chefer och läkare. Intresset hos dessa grupper anges som en viktig faktor för att resurser till produktionsplanering ska frigöras. Det framkommer också att det inom produktionsenheternas staber finns stöd gällande produktionsplanering. En framgångsfaktor som lyfts fram är också förmågan att ställa om från ekonomi- och redovisningsinriktning till produktionsplaneringsfokus. Av intervjuerna framkommer att det i nuläget inte finns något gemensamt ITsystem för arbetet med produktionsplanering. Detta har lyfts fram som ett problem. Ett arbete med att hitta ett gemensamt IT-stöd för produktionsplaneringen pågår. En mer digitaliserad och standardiserad planering i ett gemensamt system lyfts fram som önskemål av några av de intervjuade. Bedömning Vår bedömning är att det i dagsläget finns tillgång till tillräckliga personella resurser för arbetet med produktionsplanering vid de utvalda sjukvårdande produktionsenheterna. Avsaknaden av ett gemensamt IT-stöd för produktionsplanering är en resursbrist. Det är positivt att det pågår ett arbete i syfte att få ett gemensamt ITstöd för produktionsplanering Genomförs produktionsplanering i verksamheten enligt landstingets modell? Enligt de intervjuade har produktionsplanering i någon form alltid förekommit. Syftet med LiÖ-modellen uppges vara att utveckla produktionsplaneringen för att uppnå en bättre verksamhet. Av riktlinjerna framgår att grundläggande rutiner och regler inte ska skilja mellan olika kliniker och produktionsenheter. Kliniken måste själv äga planeringsprocessen och införandet av den. Produktionsenheternas staber ska stötta arbetet med införande av planeringsprocessen. I dokumentet finns en checklista som kan nyttjas av klinikerna för att se hur kliniken uppfyller kravet på produktionsplanering. Modellen har vuxit fram underifrån, d.v.s. den bygger på erfarenheter från kliniker som var tidiga med att utveckla egna modeller. Enligt riktlinjerna bör införandet ske stegvis, då det kan vara en stor omställning att arbeta med produktionsplanering. Enligt de intervjuade handlar det mycket om att förändra kulturer. Inledningsvis är det viktigt att komma igång med produktionsplanering och att förstå vad det innebär. Av intervjuerna framkommer att klinikerna kommit olika långt i införandet av produktionsplanering. Anledningar som lyfts fram är olika förutsättningar att kunna erbjuda god tillgänglighet till vården. Tillgänglighetsproblematiken har varit pådrivande i arbetet med att införa produktionsplanering. Det finns också olika attityder inom verksamheterna. Några intervjuade anser att produktionsplanering är mindre meningsfull för viss sjukvårdsverksamhet av 10

10 Det finns exempel på kliniker som valt att avvakta med införandet medan andra prioriterat att snabbt komma igång med arbetet. Inom flera eller delar av verksamheter sker ingen produktionsplanering i enlighet med LiÖ-modellens intentioner beroende på svårigheter med att definiera tjänster, produkter och efterfrågan. Några kliniker hade modeller för produktionsplanering innan LiÖ-modellen togs fram. Detta har inneburit olika arbetssätt som mer eller mindre överensstämmer med LiÖ-modellen. Samtliga produktionsenheter och kliniker som ingår i urvalet arbetar systematiskt med produktionsplanering. I intervjuerna uppges det vara viktigt att alla kliniker arbetar med produktionsplanering för att underlätta processer över klinikgränser. Även att arbeta med en enhetlig modell uppges underlätta i kommunikationen. Önskemål om standardisering av produktbegrepp och enhetligt IT-stöd lyfts fram. Diagnostikcentrum (Röntgenkliniken i Norrköping/Finspång) har kommit långt med en webbaserad modell. Denna uppges överensstämma relativt väl med LiÖmodellen. Närsjukvården i väster (Medicinska specialistkliniken) har nyttjat en extern konsult för genomlysning av verksamheten och också infört konsultens modell för produktionsplanering. Mycket resurser har lagts ner och det uppges vara svårt att motivera personalen att delvis starta om för att anpassa sig till LiÖ-modellen. Sinnescentrum (Anestesi- och operationskliniken i Linköping) började relativt tidigt att arbeta med egenutvecklade lösningar. Kliniken lyfter fram vikten av att även deras beställare av operationskapacitet produktionsplanerar för att få bättre underlag i kommunikationen med dessa under planeringsfasen. Den bild som framkommer i intervjuerna är att produktionsplanering främjar effektiviteten. Den upplevs också förbättra arbetsmiljön då kontrollen över verksamheten förbättras. Bedömning Vi bedömer att produktionsplanering delvis genomförs enligt LiÖ-modellen. Produktionsplanering sker inom utvalda produktionsenheter, men klinikerna har kommit olika långt i arbetet och olika modeller har utvecklats. De olika verksamheterna har valt att gå mer eller mindre snabbt fram i utvecklingsarbetet och attityderna till nyttan av produktionsplanering varierar. På sikt bör mer enhetlighet uppnås för att leva upp till landstingets målsättningar Följs arbetet med produktionsplanering upp? Landstingets uppföljning på olika nivåer bygger framförallt på de mål, framgångsfaktorer, nyckelindikatorer och resultatmått som anges i landstingets strategiska plan med treårsbudget och verksamhetsplanerna på olika nivåer av 10

11 Landstingsfullmäktige beskriver i sin strategiska plan med treårsbudget landstingets övergripande vision, strategiska mål och ekonomiska ramar. Ett strategiskt mål är En effektiv hälso- och sjukvård. En viktig strategi är att arbeta med systematisk verksamhetsplanering och produktionsplanering. De strategiska målen har landstingsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden brutit ned i framgångsfaktorer. Till dessa har också kopplats landstingsdirektörens nyckelindikatorer och resultatmått. Följande bild baseras på landstingsstyrelsens och landstingsdirektörens verksamhetsplaner för 2014: Strategiskt mål Effektiv hälsooch sjukvård Framgångsfaktor Nyckelindikator Resultatmått Processorienterat arbetssätt Resurser som omsätts till mesta möjliga patientnytta God samverkan mellan egna verksamheter och med andra välfärdsaktörer Andel strukna operationer inom ANOPverksamheter Beläggningsgrad totalt Beläggningsgrad - akutvårdsflödet Utlokaliserade patienter, antal vårddygn/månad Andel uteblivna mottagningsbesök Andel återinläggningar inom 30 dagar för patienter >= 65 år Antalet dagar som utskrivningsklara patienter väntat på utskrivning Operationstid ska nyttjas enligt beställning Uppföljningen genom nyckelindikatorer och resultatmått presenteras i delårsrapporter och årsredovisningar. Dessutom sker dialoger mellan landstingsdirektören och produktionsenheterna. Av ovanstående tabell framgår att någon direkt uppföljning genom nyckelindikator avseende i vilken omfattning verksamheterna produktionsplanerar i enlighet med LiÖ-modellen inte sker. Endast i landstingets årsredovisning för år 2012 finns en nyckelindikator, som har direkt koppling till produktionsplanering. Målsättningen var då att hälften av alla berörda verksamheter ska genomföra produktionsplanering. Utfallet var 60 %. Enligt de intervjuade bedömdes dock nyckelindikatorn inte vara tillräckligt bra för att ge en representativ bild. I stället nyttjas andra nyckelindikatorer som är kopplade till effektiviteten. Av intervjuerna framkommer att produktionsvolymer följs upp löpande inom de verksamheter som produktionsplanerar. Det kan ske dagligen, veckovis eller månadsvis. Det är oftast producerad kvantitet och ordervolym /köstorlek som följs upp. Även utfallet för olika produkter följs av 10

12 Riktlinjernas checklista för uppföljning av hur väl en enhet uppfyller kravet på produktionsplanering används i begränsad omfattning. Den kan enligt intervjuerna fungera som stöd för en egenkontroll av statusen på produktionsplaneringen. De intervjuade är relativt nöjda med de mål, nyckelindikatorer etc. som följs upp samtidigt som de lyfter fram svårigheterna att hitta lämpliga parametrar. Bedömning Vi bedömer att det inte sker någon tydlig formell rapportering av arbetet med produktionsplanering. För att uppnå målsättningen att grundläggande rutiner och regler inte ska skilja mellan olika kliniker, bör tydligare följas upp hur verksamheterna arbetar med produktionsplanering av 10