" KOMMUNSTYRELSENS KONTOR

Transkript

1 S~8(fJ6~E Tjänsteskrivelse " KOMMUNSTYRELSENS KONTOR SÖDERTÄ,LJE KOMMUN _!"c,., ''?Isen.~---I Ekonomiavdelningen LedningsstödlKvalitet Z Monica Birgersson Utvecklingsstrateg Kommunstyrelsen Förslag till genomförandeplan för Lean-arbetet samt andra effektiviseringsproj ekt Dm. 08/268 Ärendet På kommunstyrelsens sammanträden den 11 juni 2008 gav kommunstyrelsen fåljande uppdrag. "Kommundirektören och koncerndirektören får i uppdrag att till kommunstyrelsen den 5 september 2008 återkomma med dels förslag till genomfårande plan får Lean-arbetet, dels fårslag till ytterligare kommun- och koncerngemensamma projekt som kan bidra till att öka effektiviteten och sänka kostnaderna." ( 115, P.3 ) Förberedande aktiviteter Följande förberedande aktiviteter sker under augusti-oktober/nov Upphandling av konsultstöd får uppdraget att införa Lean-konceptet i kommunen (strategistöd, operativt stöd, utbildningsstöd får att bli självförsörjande, uppföljning, utvärdering). 2. Studiebesök (KLG mfl) till Danmarks kommun. Vi kommer att besöka verksamheter och ledning inom Socialfårvaltningen. Danmark är ledande inom Lean i offentlig verksamhet. 3. Organisation för Lean-arbetet. ( Styrgrupp - KLG, Förberedandegruppen, Sekretariatet) 4. Kommunikation (Intern och extern kommunikationsplan). Genomförandeplan Genomfårandeplanen bygger på uppskattade bedömningar och som får ses som en grov planering till dess att slutsatser kan dras av pilotprojekt mm. Förbehållet gäller inte hur mycket som kan genomfåras utan kvaliteten/effekterna av vad som genomförts. Genomfårandeplanen består aven pilotomgång och en utrullningsplan. Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer Södertälje E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 2 1. Pilotomgång Pilotomgången startar direkt när upphandlingen är klar. Syftet med pilotomgången är att visa på väl lyckade exempel både internt som externt samt att successivt ta fram ett embryo till modell för kommunen för den vidare utrullningen. Piloter måste vara väl fungerande verksamheter med en engagerad ledning och tydligt avgränsade. Omfattning och tidsplan för piloterna bedöms vara relativt säker. Piloter Sju piloter ska genomföras, varav två på utbildningskontoret, en på miljökontoret, en på social- och omsorgskontoret, en på äldreomsorgskontoret, en på kultur- och fritidskontoret samt en på arbetslivskontoret. Tidsplan Uppskattningsvis tar vajje pilot ca 5-6 månader. Tiden inbegriper förberedelser, ledningsstöd för hela linjen utifrån piloten, utbildning på flera nivåer, förberedelser processarbetet, flödeskartläggning, åtgärdsförslag, utvärdering samt planering för det vidare arbetet. Upphandlingsförfarandet beräknas ta ca 9 veckor och startar i mitten på v. 35. Vid sidan om pilotomgången kommer ett antal mindre "Leanprojekt" att sättas igång inom kommunstyrelsens kontor Utrullningsplan Med erfarenhet av andra uppdrag i kommunen ger en enkel beräkningsmall följande förslag till utrullning. Utifrån ca 5500 anställda har vi ett snitt på ca 550 grupper/naturliga team. VaJje team ska genomgå liknande upplägg som piloterna. Utrullningen kommer att ta kortare tid vad gäller implementeringen än för piloterna (ca 4 mån). Utrullningsplanen innebär att 2012 ska alla medarbetare ha kunskap och insikt om Lean-arbetet och i praktiken arbeta med de olika metoderna/verktygen. Risker/framgångsfaktorer För att få de avsedda effekterna och kunna hålla tidsplaner och övrig planering krävs Kraftfulla prioriteringar i verksamheterna Tydlig prioritering av Lean-arbetet

3 3 Kommunikationsplan Huvudmålgrupp Anställda i Södertälje kommun. Delas lämpligen i undergrupper: KLG Kontorsledningarna Chefer, inklusive gruppchefer/arbetsledare Pilotgrupper Övriga medarbetare Sekundär målgrupp Förtroendevalda Medborgare och brukare i Södertälje kommun Media Syfte och mål för kommunikationen Syftet med denna kommunikationsplan är att sprida kunskap om och insikt i hur arbetet med ständiga förbättringar via Lean ska genomföras och när i tiden det ska ske. Huvudmålgruppen ska ha kunskap om huvuddragen i Lean-konceptet ha kunskap om och insikt i vad som förväntas på enhets- och individnivå på kort och längre sikt förstå värdet av och syftet med kommunens satsning på Lean Sekundär målgrupp ska känna till om kommunens förbättringsarbete och vad det kan innebära för dem. Metod och strategival för kommunikation Olika kanaler och aktiviteter ska användas för att nå ut till alla i målgruppen. I kommunikationen med kommunens anställda är det personliga mötet i olika former den prioriterade kanalen, företrädesvis bör den följa linjen (chef medarbetare). Samtliga styrdokument som berör medarbetarna ska under ses över och anpassas till Lean-konceptet. Uppföljning En utvärdering i pilotgrupperna av kommunikationen görs på ett tidigt stadium, så att lärdomarna kan användas i det påföljande arbetet. I övrigt bör kommunikationen följas upp i samband med att Lean-arbetet i övrigt följs upp.

4 4 Intern aktivitetsplan Målgrupp Kommunanställda Aktivitet Övergripande information om Lean, syfte och mål Tid punkt Kanal Förtäljaren, Kanalen KLG Löpande info om arbetets fortskridande Information vid möten Kontorsledn Tidig information, dels på kontorsnivå, dels övergripande Informationsmöten med Lean-strategen el dyl. Chefer Tidig information infar "utrullningen". Vad förväntas en chef känna till? Chefsnyhetsbrev, riktade chefsbrev i takt med "utrullningen" Pilotgrupper Syfte och mål med Lean. Information på enhetsnivå om hur Lean påverkar enheter och individer. APT:n, separata Leanmöten/utbildningar etc Övrmedarb samma som ovan Förtroendev i Södertälje kommun Löpande info om arbetets fortskridande Informationspunkt på KS auochks. Extern aktivitetsplan Målgrupp Medborgare/ brukare Aktivitet Övergripande information om kommunens arbete med Lean, syfte och mål. Vad innebär det? Tidpunkt Kanal sodertalje.se Ditt Södertälje Media Övergripande information om kommunens arbete med Lean, syfte och mål. Vad innebär det för våra medborgare? Löpande info om arbetets fortskridande Länstidningen Södertäljeposten Dagens Samhälle

5 5 Ekonomiska konsekvenser och ev. finansiering Vi lämnar här en uppskattning för och återkommer för Kostnader 2008 Utbildning och konsultstöd ca 1,2 mkr Kostnader 2009 Konsultstöd ca 3 mkr Kostnaderna belastar ekonomiavdelningens budget och finansieras inom KSK:s budget 2008 och 2009 efter beslut av kommundirektören. Ytterligare kommun- och koncerngemensamma projekt för att öka effektiviteten och sänka kostnaderna. Följande "områden" ska analyseras ur ett effektivitetsperspektiv och där så är lämpligt ska förändringar som leder till ökad effektivitet genomföras. I den mån förändringarna kräver politiska ställningstaganden tas dessa beslut i kommunstyrelsen under hösten/vintern Kommunens lokalförsöijning (se ärende Översyn av lokalfunktionen och lokalinvesteringsprocessen) Kommunens fordonspark Kommunens IT-användning Ev. gemensamma funktioner för kommunen och koncernen Återrapportering sker till kommunstyrelsen senast den 1 mars Kommunstyrelsens kontors förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen godkänner rapporten samt uppdrar till förvaltningen att varje år i samband med delårsbokslut per april och augusti samt bokslut rapportera hur arbetet fortlöper. Christina Rapp Lundahl Ekonomidirektör Delges: Ekonomidirektör Utvecklingsstrateg Monica Birgersson

6