6. Styrelserapportering Rapporteringen som finns i stymtidningen (bilaga B) lästes upp, vissa tillägg gjordes.

Transkript

1 Närvarande: Josefin Årevall, Patrick Scott Rossi, Salomon Abresparr, Lovisa Nilsson, Jakob Andrén, Carin Fröjd Utom styrelsen: Ej närvarande: Bilagor: Elsa Sohlberg, Hilda Bergström, Klas Rosenkvist Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Uppdragslista & Beslutslista Bilaga 4 Utskotten 1. Mötets öppnande Patrick öppnade mötet. 2. Val av mötesfunktionärer Patrick valdes till mötesordförande, Josefin till mötessekreterare, Jakob och Salomon till justerare. 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes utan tillägg. 4. Föregående mötesprotokoll Josefin läste upp delar ur föregående mötesprotokoll. 5. Mårunda fördes ej. 6. Styrelserapportering Rapporteringen som finns i stymtidningen (bilaga B) lästes upp, vissa tillägg gjordes. Uppdrog Lovisa och Patrick att fortsätta arbeta med verksamhetsplanen för 2011/2012 Uppdrog Lovisa att gå vidare med ansökan till Google Grants, om det är något som passar för föreningen. 7. Mailbeslut Inga mailbeslut har tagits sedan föregående möte. 8. Årskomihåg Vi gick igenom årskomihåget och delade ut uppdragen som följer. Uppdrog Carin att påminna koordinatorn för Mötesplats:Naturen (Jenny Luukkonen) om att de ska söka Friluftsrådets organisationsbidrag. Uppdrog Carin att undersöka hur vi ska hantera löneförhandlingar. Uppdrog Salomon att forska i Statens kulturråds bidrag till Fältbiologen. Uppdrog Lovisa att påminna utskotten och nätverkens kontaktperson om att redovisningar och räkningar för 10/11 måste innan den 31 augusti.

2 Uppdrog Lovisa att rekvirera andra hälften av Naturskyddsföreningens bidrag. 9. Ekonomi Distriktet för Blekinge, Öland och Småland (BÖS) har lagt ned och deras pengarna kommer att tillfalla riksföreningen. 10. Kansli och anställda a) Rapportering Först pratade vi om hur bra det fungerar på kansliet just nu, det verkar som att rutinerna håller på att bli bättre och att överlämningen har gått bra till. Kul! Dropbox-kommunikationen har inte fungerat så bra mellan styrelsen och kansliet, Carin ska nysta i detta. Mötesplats: Naturen har anställt två nya, men det finns fortfarande lite kvar att göra inom anställningen, såsom semesterdagar och OB-tillägg. Det är totalt fem anställda inom projektet, som verkar taggade inför höstsäsongen! Johan, vår bokförare, kommer få löneavdrag för sin undertid. Det är mycket jobb med pensionsavtal just nu. Problemet är att pensioner till våra anställda inte betalats ut på flera år (sedan 2006). Carin nystar i det och ska se till att alla som inte fått sina pensionspengar än får det så snart som möjligt. Vi bestämde att Patrick och Jakob ska hjälpa till, när det finns behov. Uppdrog alla att kika på det reviderade policydokumentet i dropbox och se om det stämmer. Uppdrog Carin att till nästa Stym, den 9-11 september, komma med med ett förslag om hur vi ska använda Dropbox tillsammans med kanslisterna. b) Medlemsantalet Vi vill att redovisningen av medlemsantalet redovisas på ett mer överskådligt sätt, så att det är lätt att se förändring statistiskt. Vi diskuterade huruvida kanslisterna kan få mer betald övertid för att återvärva medlemmar som inte betalat sin medlemsavgift i år. Vi kom fram till att det är viktigt att inte tappa medlemmar som fortfarande har ett intresse i föreningen och att det därför är värt att lägga mer tid och pengar på återvärvning. Däremot hade vi för lite underlag för att besluta om hur mycket tid som behövs för att ringa runt. Beslutade att Carin får mandat till att besluta om hur mycket övertid kanslisterna får för att ringa till medlemmar som inte betalat sin medlemsavgift i år. 11. Värvarmaterial Magnus har sagt att han ska sätta igång med materialet under den kommande veckan. vill se en mer tydlig arbetsplan, så att föreningen får veta när det nya materialet kommer. Dessutom har kanslisterna lite frågor om materialet, eftersom de har varit tvungna att beställa mer kopior av det gamla. Uppdrog Josefin att svara på kansliets frågor om det nya värvningsmaterialet.

3 12. RÅM Vi pratade kort om hur det går med planeringen av riksårsmötet. Uppdrog Lovisa att kontakta Olof och Isak i RÅM-kommittén för att prata om hur det går med planeringen och föreslå Uppsala som plats för RÅM 2012 Uppdrog Lovisa och Salomon att förbereda mötesunderlag för planeringen av RÅM till nästa Stym. Uppdrog Josefin att höra av sig till valberedningen angående RÅM-kommitté. 13. Valberedningen Vi pratade om hur det går för valberedningen. En kommentar var att det finns ett behov att det finns mer information om vad det innebär att vara förtroendevald i våra olika kommunikationskanaler. Uppdrog Josefin att förbereda mötesunderlag om valberedningen till nästa Stym den 9-11 september. Uppdrog Josefin att hitta förstärkning till valberedningen, om de vill ha mer hjälp. Uppdrog styrelsen att tänka igenom vilka de skulle vilja satt på förtroendeuppdrag 2012 och lämna dessa förslag till valberedningen. 14. Utskott Vi pratade om hur vi vill att utskotten ska fungera och hur ett nytt ramverk ska utformas. För sammanställning av diskussionen se bilaga 4. Uppdrog Josefin och Carin att långsiktigt arbeta med att utvärdera och utveckla utskottens rutiner. Uppdrog Salomon att sammanställa en uppdaterad version av utskottens ramverk och ta med detta till Stym den 9-11 september. 15. Vision Under en promenad i Jämtlandsfjällen pratade om hur vi kände det i styrelsen och vad vi har för problem som grupp. 16. Kommunikation Jakob berättade om vilka olika idéer han har kommit fram till efter att ha bolla idéer och kikat på diskussioner vi har haft om kommunikation. Syftet var att få mer respons från styrelsen för att sedan kunna arbeta vidare med frågan. Under diskussionens gång uppkom följande frågeställningar: - Hur fångar vi upp de medlemmar som inte går in på hemsidan regelbundet? Hur ska vi informera om alla våra asgrymma aktiviteter om de inte läser kalendariet?! De lösningar vi pratade om var brevlåde-brev, sms och telefonsamtal till klubbkontakter. Jakob kommer jobba vidare med kommunikationsfrågorna och det får ta den tid det krävs för att hitta bra lösningar. Det är viktigt att diskussionerna vi har i styrelsen leder till resultat, men ännu

4 viktigare att de saker vi utför är genomtänkta och välplanerade. 17. SMS-kodord Vi diskuterade hur vi kan förenkla sms-tjänsten och därmed göra den mer tillgänglig och tillämpbar. Vi kom på tre alternativ för hur man ska bli sms-medlem. Genom att skicka: 1. Kodord+alla personuppgifter 2. Personnummer+mailadressen(för att få nyhetsbrevet) 3. Personnummer Beslutade att undersöka möjligheterna med sms-tjänst för medlemskap, där vi använder oss av personnummer. Uppdrog Patrick att undersöka möjligheterna med sms-tjänst: - kan naturskyddsföreningen använda SPAR:s tjänster för att behandla barn under 15 års personnummer? - Kan vi isåfall få använda Naturskyddsföreningens spartjänst? - Hur fungerar personnummer i vårt medlemsregister? Raderas de automatiskt efter en viss tid? - Ska vi spara personnummer överhuvudtaget i registret? - Vad gäller i lagväg för hantering av personnummer inom sms-tjänsten? - Höra av sig till organisationer som liknar oss och använder sig av sms-tjänsten för att få mer hjälp och tips - Utarbeta SMS-rutiner för kanslisterna (carin ordnar detta) - Formulera ett svars-sms - Ta med mötesunderlag om sms-tjänst till stym 9-11 september - Komma ihåg att ta med förslaget om personnummer+mailadress till mötesunderlaget 18. Övriga frågor a) Kontaktansvar Vi kollade igenom så att vår lista över kontaktansvar stämmer och ska lämna den uppdaterade listan till kansliet, så att de vet var de ska vidarebefordra olika sortera information, förfrågningar eller andra mejl. b) Projektanställningar När vi pratade om värvarmaterialet, så kom frågan om projektanställningar upp. Magnus kommer få betalt för att utarbeta materialets layout och det har varit luddigt vad det egentligen är han får betalt för och vi tror att det är bra att komma överens om exakt vad det är vi förväntar oss innan vi anställer eller gör upp ett avtal- en lösning på problemet kan vara en bra policy för vad som gäller vid kortare anställningar. Uppdrog Carin att skriva ihop riktlinjer för projektanställda och arvoderingar, samt ge några praktiska exempel på detta, till Tunga Papper c) Ottar-annonsen Förra styrelsemötet tog vi ett beslut om att annonsera i tidsskriften Ottar för max kr. Carin gav lite mer information om tidningen och vi hade en runda om hur förhöll oss till beslutet.

5 Det positiva var att den finns gratis på alla ungdomsmottagningar och att det är bra att annonsera bredd på olika och oväntade platser. Det negativa är att den, förutom ungdomsmottagningar, har en smal målgrupp med ganska radikala åsikter. Den annonsen som vi för närvarande har skulle kännas malplacerad i deras layout och det är bättre med en mer välplanerad annons som anspelar på deras tema. Detta för att vårt syfte ska bli mer klart. För övrigt kanske det var ett förivrat beslut, som vi tog för att vi ville annonsera någonstans på höstkanten. Beslutade att riva upp beslutet om Ottarannons, som togs på Stym i Valldastugan. Uppdrog Carin att spåna vidare på hur en Ottarannons skulle kunna se ut till våren d) Push Europe har fått ett mejl, där det står om en ny kampanj som ska startas i Sverige: Push Europe. Uppdrog Lovisa att vara koordinator för Push Europe och sprida information om projektet på hemsidan och via nyhetsbrevet. e) Monster Uppdrog Jakob och Salomon att förbereda mötesunderlag till planeringen av Monster till Stym den 9-11 september. f) Varg-exkursion Vi fick ett mail om reseersättning för en exkursion, som vi inte visste vem som skulle ansvara för att betala. Uppdrog Salomon att reda ut pengafrågan om Andreas Hansens vargexkursion. g) Way out West Göteborgsklubben har ansökt om 3000 för att medverka på Way out West. Beslöt att Göteborgsklubben får 3000 kr för att medverka på musikfestivalen Way out West. Uppdrog Josefin att informera Göteborgsklubben om styrelsens beslut att ge 3000 kronor för deras medverkan på Way out West, samt om vad som gäller angående RÅM-beslutet 2009 " går på festival". h) Aktivitetsstöd Under mötets gång kom frågan om hur klubbar söker pengar upp. Det känns orättvist att alla klubbar inte vet om att man kan få aktivitetsstöd, alltså mer pengar utöver verksamhetsbidraget. Vi kom fram till att det behövs ett gemensamt sätt för klubbarna att söka pengar, ett sätt som är väl känt inom föreningen. Denna mall kan även användas för nätverk. Uppdrog Josefin att arbeta fram ett förslag på blankett för aktivitetsstöd till stym den 9-11 september. i) Verksamhetsförlagshets

6 Vi vill att fler ska peppas till att göra aktiviteter, vi pratade om flera sätt att göra det på. Uppdrog Jakob, Salomon och Carin att ansvara för det kommande medlemsutskicket per post. j) Kärnkraftsläger i Finland Ett nytt kärnkraft planeras i Finland, Jordens vänner ska dit och uttrycka sitt motstånd. Salomon och Miahabo vill åka. Det kostar 500 kronor per person, Aktiviteten är utannonserad. Beslutade att ge 500 kronor i reseersättning till fältbiologer som åker på kärnkraftslägret i Finland i år, samt att de medverkande ska skriva en rapport till hemsidan för att få bidrag. 19. Uppdragslista Uppdragslistan skickas ut per mejl. 20. Kommande möten 9-11 september, Tjörn. Josefin & Lovisa Stymtidningsstopp: 31 augusti oktober, Örebro. Hilda & Carin 21. Utvärdering Finns sammanfattat för styrelsen i råprotokollet. 22. Mötets avslutande Patrick avslutade mötet. Mötesordförande, Patrick Scott Rossi Justerare, Salomon Abresparr Mötessekreterare, Josefin Årevall Justerare, Jakob Andrén