Norrköping Protokoll 18 April-19 April 2015 Nr 743/ :11

Transkript

1 STYRELSEMÖTE Fältbiologerna Norrköping Protokoll 18 April-19 April 2015 Nr 743/ :11 Närvarande: Sara VO, Emil, Patrick, Sara B, Maria B, Sigrid, Maria K, Kitty, Sofia Utom styrelsen: Ej närvarande: Bilagor: 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesfunktionärer Valde Maria K och Sofia till mötesordföranden. Valde Sara VO och Emil till mötessekreterare. Valde Sigrid till justerare. 3. Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen med följande tillägg: a) Interna bidrag b) SUGs ekonomiska situation c) Firmateckning d) Ölandsresor 4. Må-bra runda Protokollfördes ej. 5. Uppföljning av tidigare protokoll Bilaga 1 Mötesunderlaget Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Beslutslista Bilaga 4 Styrelserapportering Bilaga 5 delegationsordning att uppdra Sara och Emil att färdigställa Ramverk för utskott och styrelse och skicka ut till styrelse och utskott. 6. Rapportering a. Styrelsen Tillägg till rapportering bilaga 4: Maria B: - Makt och normgruppen har haft svårt att komma igång, vissa svarar inte. Behöver hjälp med att hitta fler till akademien - Kansliet kommer dra i policy kring digital kommunikation, men vi behöver fler folk gärna någon från styrelsen och redaktionen.

2 Maria K: - Haft kontakt med YEE, de vill veta mer om vår verksamhet. Sofia: - Har haft kontakt med valberedningen som kommer hålla halvårsutvecklingssamtal med styrelsen. De kommer komma på nästa STYM och sommarstym Sigrid: - Klubbkonferensen var tänkt till 2-3 maj, men klubbutskottet har inte varit så initiativtagande. I utskottet har de väldigt olika bild av varför de sitter i utskottet, svårt att veta hur vi ska bemöta det här. - Varit lite rörigt med Ölandskommittén då de gick från att vara inga till att bli flera stycken, och det var lite otydligt med ansvarsfördelningen men de är igång nu och är peppade. Emil: - Jobbat med protokollen och nu är de första protokollen färdiga. Har också jobbat med Sigrid om Fältstation Öland. att flytta klubbkonferensen till maj att Sigrid och Maria B är ansvarig att anordna klubbkonferensen med hjälp av klubbutskottet att uppdra Maria K att bjuda in bjuda in våra nordiska samarbetsorganisationer till Fältstation Öland, Ta Makten! och sommarlägret. b. Ordföranden Se bilaga 4 c. Ekonomi 1. Rapportering 2. Genomgång av Fältbiologernas ekonomi 3. Intäkter och utgifter: Framtid d. Kansli Se bilaga 4 7. Fastställande av dokument a. Delegationsordning att ta Delegationsordningen Bilaga 5 till handlingarna. b. Rapporteringsordning att uppdra Sofia att revidera rapporteringsordningen. 8. Diskussion av revision (inför revisionstimmen) Budget Revisorerna tar upp denna fråga på grund av att styrelsen har gett signaler om att vara frågande till hur budgeten ska hanteras på RÅM. Det har kommit fram signaler om att budget och ekonomi allmänt är svårt att förstå för medlemmar. Har till och med funnits idéer om att budgetfrågor inte ens hör hemma i RÅM-förhandlingar. Vad är mest

3 demokratiskt, att styra verksamheten med hjälp av fokusera på årets budget eller på ett dokument som fokuserar på verksamhet? Revisorerna anser att det är viktigt att upprätthålla ekonomi-kompetensen genom att behålla det nuvarande sättet att hantera budgetfrågor. Kanske bör vi fokusera ännu mer på att bilda och förbereda våra medlemmar för att ta ställning i ekonomiska frågor. Verksamhetsplanen Kalenderår vs Verksamhetsår. Grundproblemet är att mandatperioderna verkligen ligger i otakt med verksamhetsåret. Hujedamig, Protokoll Revisorerna vill inte behöva be om dokument. Diskussionen gick mot att istället för att skicka dokumenten på mail, försöka få upp alla dokument på hemsidan och meddela om att de är där med mail. Revisorerna vill inte jobba genom Dropbox. Beslutslistan måste dock skickas omgående till revisorerna. Visionsdokumentet Revisorerna uttrycker en oro över att de viktigaste frågorna ska sacka efter. Styrelsen svarar med att en uppföljningsplan har utvecklats av styrelsen för år 2015 där olika personer har tagit på sig ansvar för olika mål. Kansliet arbetar också med flera mål som uttrycks i VD med styrelsens arbetsledning. 9. Diskussion av intern kommunikation att styrelsen ska börja använda Trello tills vidare som arbetsverktyg. att uppdra kansliet att starta en Board i Trello för styrelsen. att uppdra kansliet att utbilda styrelsen i Trello och Dropbox. 10. Förhållningsregler Sara VO höll i en workshop genomfördes om förhållningsregler. att Sara VO ska sammanfatta det som kom fram i workshopen om förhållningsregler och presentera det till kommande möte. 11. Rapportering av Urskog2000 och miljöfond att Maria K får i uppdrag att lägga ett förslag på den nya miljöfonden. att fatta beslut om miljöfonden via Skype den 11 Maj. 12. Uppföljning av verksamhetsplan att Patrick och Maria B blir ansvariga för att göra justeringar i arbetsdokumentet utifrån diskussioner från mötets diskussion. att Att Patrick och Maria B ansvarar för att arbetsdokumentet tas upp på sommarstyrelsemötet. 13. RÅM2016 Diskussion Längd och datum för RÅM har diskuterats. Det finns fördelar och nackdelar med alla tider. Vad är viktigast, få många medlemmar till RÅM, få in många medlemmar i Plenum? Få med

4 många medlemmar som tar ansvar i klubbar och dylikt eller få med många nya medlemmar på RÅM? Att Maria B och Maria K utifrån styrelsens diskussion till nästa möte tillsammans med RÅM-kommittén förbereder underlag och syfte för datum till RÅM Representantskap i samarbetsorganisationer att uppdra Sara VO att i nyhetsbrev och på hemsida utlysa vilka platser som kommer att finnas lediga i de styrelser som fältbiologerna har platser i. Fish 6 maj Solna Chemsec gbg MKG 20 April Naturskyddsföreningens kansli AirClim 20 Maj Nära gbg KRAV har redan haft mötet? 15. Revisorer Förberedelse inför Kommande möten och aktiviteter Att uppdra Sara VO att fixa doodle för sommarstyrelsemöte. Att Föreningsforum ska äga rum September. Maria B ska göra ett underlag för diskussion om föreningsforum. 17. Bokföring Sara informerade 18. Övriga frågor a. SUGs ekonomiska situation Att uppdra Sara VO att besöka SUGs styrelsemöte 2-3 Maj och försöka hjälpa dem reda ut sin ekonomiska situation. b. Bidragsansökningar Det har kommit in bidragsansökningar på kr. att Sara B och Sara VO bildar en arbetsgrupp som utifrån tidigare beslut i bidragsfrågan tar fram riktlinjer för anslag av aktivitetsbidrag samt beslutar om bidrag från 31 Mars. c. Firmateckning att föreningssekreterare Ellinor Aaby Olsson (XXXXXXX) får teckna föreningens firma (org nr: ) gentemot: - Skandinaviska Enskilda Banken med avseende på konto och

5 checkkonto jämte därtill anslutet bankgiro plusgirokonto (medlemsavgifterna) - plusgirokonto (Urskog 2000) - KF sparkassa konto JAK-banken medlemsnummer plusgirokonto (det vanliga kontot) - plusgirokonto (förlaget) - föreningens kundnummer hos Posten AB samt föreningens postförsändelser - Skatteverket att Ellinor Aaby Olsson (XXXXXXX) har rätt att teckna föreningens firma i övriga fall. att avtal, räkningar och fakturor över kr ska attesteras av två stycken firmatecknare d. Ölandsresor Diskussion Vi ska försöka dela ut pengarna över hela Sverige. Prioritera medlemmar utan klubbar/distrikt. Beslut att Sigrid och Sara VO i samråd med Ölandskommittén tar fram ett system för reseersättning för resor till Öland. 19. Nästa möte Patrick och Sofia anordnar nästa styrelsemöte på Gotland juni Utvärdering Protokollfördes ej. 21. Mötets avslutande Maria K förklarade mötet avslutat. Mötesordförande, Maria K Mötesordförande, Sofia Mötessekreterare, Emil Eriksson Mötessekreterare, Sara VO Justerare, Sigrid