2011/03/04-06 Protokoll Nr 663/ : 14

Transkript

1 Närvarande: Utom styrelsen: Ej närvarande: Bilagor: Carin Fröjd, Salomon Abresparr, Hilda Bergström, Klas Rosenkvist, Patrick Scott Rossi, Lovisa Nilsson, Jakob Andrén. Josefin Årevall, Elsa Sohlberg Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Beslutslista Bilaga 4 Uppdragslista Bilaga 5 - Kontaktansvar 1. Mötets öppnande Salomon öppnade mötet. 2. Val av mötesfunktionärer och genomgång av mötesordning Salomon valdes till mötesordförande, Lovisa till sekreterare, Patrick till justerare och Hilda till tidsunderlättare. 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes enligt bilaga Mårunda Ej protokollförd. 5. Rapportering a) Huvudsaklig rapportering se Stymtidning, bilaga 1. Tillägg: Robin Pranter har hoppat av förlagsutskottet. Uppdrog Hilda att tipsa om Sara och Arto till valberedningen. Uppdrog Salomon att rådda vidare med artiklar till Kupé. Uppdrog Salomon att göra en mall för rapportering i dropbox. Beslutade att adjungera in Matilda Andrén i aktivitetsutskottet. b) Uppdragslistan Uppdrog Patrick att hjälpa Lovisa skriva ett tackbrev till familjen Forselius. Beslutade att Hilda är uppdragslista-general resten av året. 6. Årskomihåg. Se stymtidning, bilaga 1. Uppdrog Lovisa att ta reda på om vi fått pengarna från Naturskyddsföreningen eller inte. Uppdrog Hilda att ta kontakt med internationella nätverket och höra om de vill söka pengar från Olof Palmes minnesfond. Uppdrog Lovisa och Hilda att se till att någon åker på Färnebo Folkhögskolas årsmöte. Uppdrog Salomon att se till att påminnelsebreven skickas ut i god tid. Uppdrog Hilda att maila alla klubbar om KÅM och verksamhetsberättelse. 1 av 8 Justeras:

2 Uppdrog distriktskontakter att ringa till sina respektive klubbar och påminna om KÅM och verksamhetsberättelser. Beslutade att skicka ut en verksamhetsberättelsemall till alla klubbar med förtryckt medlemsantal. Uppdrog Klas att uppdatera mallen för verksamhetsberättelser och se till att den skickas ut. Uppdrog Josefin att påminna Västsvenska om att se över sitt välkomstbrev. Uppdrog Carin att påminna Mellis om att se över sitt välkomstbrev. Uppdrog Salomon och Klas att göra ett välkomstbrev för Nordsvenska. 7. Ekonomi Vi har inte fått halvårsbokslutet än, Johan jobbar på det. Vi diskuterade också ansökning om pengar från fonder och att vi inte bör gå plus några år framöver. Uppdrog Klas att uppmana Ellinor att i fortsättningen skicka in sina räkningar i tid. 8. Kansli och anställda a) Kanslisterna Eva och Jennie I onsdags hade vi en arbetsplatsträff. Salomon och Hilda från styrelsen var med, Linnéa från kansli- och anställdautskottet. Hilda sammanfattade vad de pratade om. Det viktigaste syns i uppdragen och besluten nedan. I övrigt kommer portomaskinen bytas ut, det är fel färg på bläcket. Uppdrog Jakob att utreda möjligheterna om en molnbaserad server. Uppdrog Lovisa att ringa protokollrevisorn och fråga om stymtidningen är offentlig och ta med det till telefonmötet. Uppdrog Carin att skriva in att mötessekreteraren ska skicka protokollet till kanslisterna i att fixa ett stym dokumentet, samt att stymfixarna ringer kanslisterna efter stym. Beslutade att starta ett facebookkonto för s rikskansli. Beslutade att kanslisternas telefontider är måndagar och onsdagar Uppdrog Lovisa och Patrick att lägga upp de nya telefontiderna på hemsidan. Beslutade att införskaffa en nummerpresentatör till kansliet. Uppdrog Hilda att prata med kanslisterna om facebookkonto, nummerpresentatör, lämna posten på hög, tala om de nya telefontiderna för kanslisterna samt höra vilka andra föreningar som behöver tiderna. Uppdrog Carin att prata med Kansli och anställdautskottet om biblioteket. Uppdrog Hilda att informera Jennie om styrelsens beslut angående posten som läggs på hög. Beslutade att kanslisterna låter styrelsen gå igenom posten varje gång de kommer till. Beslutade att Jennie får gå Mysoft grundkurs samt faktura- och reskontrakurs. Uppdrog Hilda att ta reda på vad kurserna kostar samt meddela Jennie att hon får gå. Uppdrog Hilda att be Jennie prata med Patrik Hagman och fråga om böckerna han sålde på RÅM. Uppdrog Salomon att kolla hur många som läser E-riksnytt. Uppdrog Hilda att lägga upp anteckningarna från arbetsplatsträffen på dropbox. 2 av 8 Justeras:

3 b) Bokförare Johan Johans arbete är mer självgående än kanslisternas. Borde vi ändå ha mer kontakt med honom? Uppdrog Hilda att ringa Johan och prata om hur han vill ha kontakten till styrelsen. 9 Styrelsens funktion a) Dropbox Vi är överens om att dropbox är väldigt bra, men det kan bli väldigt många olika mappar ibland. Uppdrog Lovisa och Patrick kolla över strukturen i Dropbox. b) Mejllistan Några upplevde det som ett problem att det kommer så mycket mail och att det blir svårt att hitta. Uppdrog Patrick att utreda ett sorteringssystem på maillistan. Uppdrog Lovisa och Salomon att forma riktlinjer för maillistan. c) PP Beslutade att ha minst två PP:ar varje stym med start i Arvika. Uppdrog Carin att ordna en matris för PP och lägga upp på dropbox. 10 Nytt värvarmaterial Många i föreningen vill trycka nytt värvarmaterial och vill inte vänta till RÅM. Förslag på arvodering finns, men många i styrelsen är emot. Beslutade att trycka upp nytt värvarmaterial. Uppdrog Salomon att kontakta värvarmaterialgruppen och be om ett verksamhetsförslag. 11 Medlemsföreningar och externa representanter a) Kontaktpersoner till medlemsföreningar Vi delade upp kontakter till externa samarbeten, se bilaga 5. b) Informationsansvar hos de externa representanterna Vilken information vill vi ha från våra externa representanter? Uppdrog Patrick att skriva en guide för externa representantskap. Uppdrog alla att ta kontakt med sina representanter i externa föreningar och komma överens om hur kontakten mellan dem och styrelsen ska fungera i år. 12 Mötesplats: Naturen a) Beslut om anställning Beslutade att visstidsanställa John Gustafsson, , Victor Håkansson, , och Louise Hämäläinen, , på 75 % fr.o.m t.o.m för att driva projektet Mötesplats: Naturen i Malmö av 8 Justeras:

4 Beslutade att visstidsanställa Jenny Luukkonen, , på 20 % fr.o.m t.o.m för att koordinera projektet Mötesplats: Naturen i Malmö Uppdrog Carin att utforma anställningsavtal till Mötesplats: Naturen Uppdrog Carin att teckna försäkring och anmäla pension på Collectum för Mötesplats: Naturen Uppdrog Carin att skicka utbetalningsorder till Johan för Mötesplats: Naturen Beslutade att Elsa, Carin och Hilda är kontaktpersoner till Mötesplats: Naturen. Uppdrog Carin och Hilda att be Jenny skicka sina räkningar rörande Mötesplats: Naturen till Klas. b) Mötesplats: Naturen 2010 Patrik Hagman har skickat en utvärdering som han vill att styrelsen tittar på och kommer med synpunkter. Uppdrog Hilda, Carin och Elsa att ha ett telefonmöte med Mötesplats: Naturen. Uppdrog Salomon att tacka för utvärderingen vi fått av Mötesplats: Naturen. c) Attesträtt Mötesplats: Naturen 11 Beslutade att ge attesteringsrätt till Jenny Luukkonen på konto: 1520, samt Uppdrog Carin att meddela Jenny vilka konton hon har attesteringsrätt till. d) Böcker Beslutade att Mötesplats: Naturen får beställa 10 ex av Mötesplats: Naturen en handbok för 300 kr. 13 Kanslinycklar Andreas har lämnat tillbaka sin nyckel. Slarga har fortfarande en. Uppdrog Hilda att meddela Eva att Slargas nyckel kommer under våren. 14 PR (Public Relations) a) Globalportalen Globalportalen har hört av sig och frågat om vi vill annonsera med en banner på deras hemsida. Diskussionen gick att det var rätt målgrupp, men att en banner gör att man hamnar på vår hemsida, som inte är så informativ just nu. Beslutade att inte annonsera med banner på Globalportalen. b) Ofog Ofog frågar om vi vill annonsera i deras tidning. Det största vi kan annonsera är 8x8 cm och då kostar det 1000 spänn. Beslutade att inte annonsera i Ofogs tidning. Uppdrog Salomon och Hilda att höra av sig till Sveriges Botaniska Förening, Sveriges Ornitologiska Förening och Sveriges Entomologiska förening om eventuella annonsmöjligheter. 4 av 8 Justeras:

5 c) Piraja Piraja mailade för några veckor sedan och frågade om vi fått offerten, men det har vi inte fått. De har inte heller hört av sig om vårt bud på kr för två helsidesannonser. Uppdrog Carin och Jakob att förbereda en PR-punkt till nästa stym. 15 Förankrande av aktivitetsbeslut Det har i föreningen tidigare kommit upp förslag om att styrelsen inte ska sitta och besluta vilka aktiviteter som ska genomföras. Det ska istället finnas en demokratisk struktur i nätverken, så att aktiviteterna ska förankras där. Vi pratade om hur vi vill arbeta med förankring i fortsättningen. Beslutade att vi fortsätter ha principen i styrelsen under 2011 att vi vill att aktiviteter ska vara förankrade i nätverk/klubbar/utskott/distrikt. Uppdrog Lovisa att skriva ett utkast till en proposition om förankring. Uppdrog Lovisa att skriva in tankar om RÅM i dropbox-dokumentet. 16 Boken Medlemsmodellen Det har kommit en bok om hur man kan behålla och värva nya medlemmar. Beslutade att köpa in 2 exemplar av boken Medlemsmodellen. Uppdrog Lovisa att beställa böckerna. 17 Hemsidan Uppdrog Lovisa att ta med diskussionerna om hemsidan till Agnes. a) Rapport 28 februari Vi läste upp rapporten från Agnes. Se bilaga 1, stymtidning. b) Menystruktur/Arkitektur Vi har satt upp papper på en stor tavla som vi jobbar med under helgen. c) Kajplatsen Vi diskuterade om vi vill ha ett forum på den nya hemsidan och hur detta ska se ut. d) Tillgänglighet Vi tycker att det är viktigt att hemsidan är tillgänglig så gott det går. Vilka funktioner vill vi ha? Uppdrog Patrick, Carin och Hilda att vara drivande angående tillgänglighetsfunktionerna på hemsidan. e) Kartfunktion vårtecken Vårtecken ingår inte i offerten som den ser ut nu. Ska vi satsa på den? Vill vi ha en karta? Under diskussionen kom vi fram till att vi vill ha en stor vårteckenrapportering. 18 Föreningsutskottets Växjömöte 5 av 8 Justeras:

6 Föreningsutskottet har haft möte i Växjö. De har pratat om Monster och allmän föreningsstruktur. Vi gav dem respons på planeringen inför Monster. Uppdrog Salomon att ta vidare diskussionen om Monster till föreningsutskottet. 19 KRAV:s styrelse Christoffer Cedergren vill inte sitta som representant längre. Efter att vi utlyste den lediga tjänsten på RÅM kom det önskemål från Sofie Karlsson om att få sitta som representant. Beslutade att Sofie Karlsson är s representant i KRAV:s styrelse. Uppdrog Hilda att kontakta Sofie och Christoffer om KRAV:s styrelse. 20 Blogg och facebook Det verkar som att många i föreningen uppskattar vår blogg. Ett bra sätt att synas och visa vad vi gör. Vill vi fortsätta med den? Vill vi starta ett facebookkonto? Beslutade att starta ett facebookkonto s riksstyrelse och återuppta bloggen. Beslutade att Lovisa är ansvarig bloggare och Salomon ansvarig facebookare. Uppdrog Salomon, och Carin att utforma riktlinjer för blogg och facebook. Uppdrog Lovisa att skriva en rapport från stym på bloggen. Uppdrog Carin att lägga upp ny styrelsebild på hemsidan och skicka till redaktionen samt skicka stymbilder till Lovisa. 21 Medlemsantalet Vi var 1618 medlemmar i 7-25 års ålder den 31 december. Frågan är hur många som betalat 2010? FBI har i nuläget inga medlemmar, för att de inte kan sorteras på postnummer. Uppdrog Patrick att be Eva skicka ett klagobrev till Mysoft angående postnummersorteringen. Uppdrog Hilda att fortsätta jaga FBI. Uppdrog Salomon och Hilda att hetsa Brommaklubben att ha ett årsmöte och lämna och lämna in en verksamhetsberättelse. Uppdrog Salomon och Hilda att ta fram nya postnummerintervall för Stockholm. Uppdrog Salomon och Carin att skriva tackrev till Naturskyddsföreningen och angående medlemsvärvningen. 22 Lokal förankring Punkten ströks. 23 MKGs årsmöte MKG vill ha nomineringar till ledamot i styrelsen, ersättare och ett ombud som kan rösta på deras årsmöte. Beslutade att Anna Sundahl sitter som ledamot i MKG:s styrelse för 2011/2012. Uppdrog Jakob att fråga om Arvid vill sitta kvar som suppleant i MKG:s styrelse. 6 av 8 Justeras:

7 Uppdrog Carin att ta upp diskussionen om rutiner för externa representanter på styrelsemötet i Arvika. Uppdrog Salomon att se till att någon åker på MKG:s årsmöte. 24 Naturskyddsföreningen Jenny Luukkonen har varit på sitt första styrelsemöte med Naturskyddsföreningen. Hur vill vi sköta kontakten med henne så att vi får det samarbete vi vill ha? Jenny vill att vi formulerar varför är bra för Naturskyddsföreningen. Detta kom vi fram till: Vi kan folkbilda ungdomar genom eget engagemang. Vi är en plantskola för de Fältbiologer som vill gå vidare till Naturskyddsföreningen. De vill egentligen vara radikalare och kan då dra nytta av att vi är det. Vi är bättre på att uppmuntra till ideellt engagemang är lite pengar för att få in gamla fältbiologer i Naturskyddsföreningen. Vi besitter mycket kunskap! Uppdrog Patrick och Lovisa att bjuda in Jenny till stym i Arvika och utforma en punkt om samarbetet med Naturskyddsföreningen. Uppdrog Patrick att kolla hur mycket Naturskyddsföreningens traineeprogram kostar. Beslutade att kontaktpersonerna till Jenny Luukkonen har god kontakt inför och efter Naturskyddsföreningens styrelsemöten. Samt att hon skriver en utförlig rapport. 25 Övriga frågor a) Stockholms minifältisar Stockholms minifältisar har startat. De har antagit stadgar och har 5 personer i styrelsen. Beslutade att godkänna uppstarten av Stockholms minifältisar. b) Styrelsens resepolicy Funderingar kom upp på om vi i styrelsen ska ha fler riktlinjer angående våra resor. Beslutade att inte upprätta ett policydokument för styrelsen. c) Salomons konstituering Beslutade att konstituera Salomon som informationssekreterare. d) Studiefrämjandets årsmöte Vill vi skicka någon till studiefrämjandets förbundsstämma den maj i Karlstad? Uppdrog Josefin att se till att någon åker som ombud på Studiefrämjandets förbundsstämma. Uppdrog Carin att skicka informationen om förbundsstämman till Josefin. 26 Uppdragslista Se bilaga 4. 7 av 8 Justeras:

8 27 Kommande möten mars Arvika? Stymtidningsstopp kl 12 den 20 mars. 17 mars kl skypemöte. 28 Utvärdering Vi var överens om att det är smidigt att vara på kansliet och kunna träffa kanslisterna. Innan mötet fick vi en väldigt utförlig stymtidning så att alla kunde förbereda sig. En sak som vi kan tänka på är att skicka stymtidningen även till de som inte kommer. Under mötet måste vi bli bättre på att låta folk prata till punkt, men samtidigt uppmana folk till att framföra sina åsikter kort och koncist. Under helgen hann vi med en kort utflykt mot hamnen och en hel del verifikat såg sina sista dagar. 29 Mötets avslutande Salomon avslutade mötet. Mötesordförande, Salomon Abresparr Mötessekreterare, Lovisa Nilsson Justerare, Patrick Scott Rossi 8 av 8 Justeras: