Att bilda en elevförening

Transkript

1 Att bilda en elevförening

2 Bilda en elevförening En elevförening är en förening där alla elever på kulturskolan kan vara med, oavsett om man spelar, sjunger, dansar, drillar, målar eller spelar teater. En elevförening samlar både dem som deltar i kulturskolans verksamhet individuellt och dem som är med i en grupp eller orkester. Som hjälp för att starta fi nns den här manualen med enkla beskrivningar och mallar på allt som behövs för att komma igång. Därför ska man ha en elevförening! Därför ska elevföreningen vara med i RUM! Alla kan vara med Skapar samverkan Mer elevdemokrati Ökad gemenskap Pengar Påtryckning på myndigheter Stöd Verksamhet Pengar Tillhörighet i kultursverige Påverkan nationellt I den här typen av förening kan alla elever vara med, även de som inte spelar i en orkester eller ensemble på kulturskolan. mellan unga musiker, kulturskolan och ev. också föräldrar. Föreningen kan bli ett forum där man möts och diskuterar det som rör alla. en förening har regelbundna möten där man kan diskutera sånt som angår alla på skolan. Det ger eleverna ökat inflytande. man kan skapa gemensam skolövergripande verksamhet som i sin tur ökar trivseln och gemenskapen på skolan. Med en ideell förening kan man söka bidrag för verksamhet från många olika håll. när det behövs, t ex om kommunen vill skära ner på kulturskolan. Elevföreningen får stöd från en stor organisation när det gäller elevdemokrati och när man ska ordna konserter, kurser, öppet hus m.m. RUM ordnar festivaler, konferenser, läger, tävlingar och kurser för både elever och lärare. Som medlem har man rabatt. RUM fördelar pengar från staten till sina föreningar. Man får bl a tidningen Rumba. Sveriges största musiktidning med uppdatering om det unga musiklivet i Sverige. RUM är det största och äldsta förbundet för unga som sysslar med musik och har på så vis möjlighet att påverka nationellt. Föreningen får 60 kr/medlem (som är 7-25 år) och 1000 kr/förening. Medlemsavgiften till RUM är 30 kr/ medlem. Det dras av från bidraget, innan det betalas ut, så att vi slipper skicka pengar mellan oss. Nettobidraget som betalas ut är alltså 30 kr/medlem. Det här ska din förening uppfylla för att bli RUM-medlem För att vara med i RUM måste ni ha en förening med minst 5 medlemmar mellan 7 och 25 år. Verksamheten ska ha kulturanknytning. Föreningen ska betala medlemsavgift till förbundet, skicka in verksamhetsredovisning och och styrka sitt medlemsantal en gång per år samt uppdatera sina medlemsregister.

3 1 Innan ni börjar Vem kan starta en elevförening? Den kan starta på initiativ av eleverna, eller skolans ledning och lärare eller på initiativ av en föräldraförening. Själva beslutet om att föreningen ska finnas tas på ett första möte av dem som ska vara med i föreningen. Hur gör vi? 1 Fundera på varför ni vill att föreningen ska finnas och vad ni vill att den ska göra. Några förslag: Elevdemokrati - så att eleverna får vara med och bestämma på Kulturskolan. Arrangör - som ordnar kurser, konserter, konsertresor, studiebesök, läger, temaveckor... Inspiratör - som kan ta hand om pengarna från RUM (och andra bidragsgivare) och se till att de fördelas i föreningen och blir till verksamhet i olika grupper och hos enskilda elever Informera Nu när ni vet vad ni vill göra gäller det att få med resten av skolan på er idé. Hitta medlemmar Försök få med så många ni kan från början och att särskilt hitta engagerade personer som vill sitta i styrelsen. Ni måste inte få med alla på en gång. Medlemsantalet går att utöka i efterhand. Ordna ett första möte där ni bestämmer att ni vill vara en förening. Tips! Ha mötet i samband med något kul som ingår i kulturskolans verksamhet t ex ett musikcafé eller en kick off eller en gemensam konsert där de som vill spelar för varandra. 2 Första föreningsmötet På första föreningsmötet ska ni bestämma att ni vill vara en förening, bestämma reglerna för föreningen och välja en styrelse. Ni ska också bestämma om ni vill vara med i RUM. RUM:s färdiga mallar som kommer på sidorna efter handledningen gör det enkelt! Hela skolan måste inte vara på första mötet. Ni som är där kan starta föreningen ändå. Sen skickar ni ut namnlistor till lektioner eller repetitioner i efterhand, där alla som vill vara med i föreningen kan skriva på. Styrelsen Vilka som ska vara med i styrelsen beror på vad ni vill göra i elevföreningen och vilken typ av samverkan ni har eller vill ha på skolan. Det kan vara bara elever, elever och någon förälder från föräldraföreningen eller elever, lärare och föräldrar tillsammans. Tänk på att välja minst en person som är myndig, som kan vara firmatecknare.

4 3 Första styrelsemötet Färdiga mallar för första föreningsmötet (kommer på sidorna som följer) 1. Föredragningslista Kopiera till alla, så att alla kan läsa. 2. Protokoll Fyll i vad ni bestämmer eller skriv ett eget. 3. Stadgar Fyll i ert namn eller skriv egna stadgar. 4. Verksamhetsplan Skriv vad ni vill göra under året i mallen. 5. Medlemslista Alla som vill vara med i föreningen skriver på. 6. Medlemsansökan till RUM Också en mall bara att fylla i. Nu har ni valt ledamöter och suppleanter till styrelsen, men ni har inte valt vem som ska göra vad. På första styrelsemötet ska ni därför dela ut alla styrelseroller. De viktigaste rollerna är ordförande, sekreterare och kassör. Välj också någon bra person till kontaktperson för RUM. Den personen får information om allt som händer i RUM och ska föra det vidare till alla andra. Någon ska vara medlemsregistrerare, dvs ansvarig för att uppdatera RUM:s medlemsregister. Ni ska också välja vilka som ska vara fi rmatecknare. Att vara firmatecknare innebär att man får skriva under kontrakt och handlingar i föreningens namn. Oftast är det ordföranden och någon annan i styrelsen som är fi rmatecknare, men fi rmatecknaren måste inte sitta i styrelsen. Det räcker att man är med i föreningen och kan vara med på styrelsemöten när det behövs. Tänk på att minst en av fi rmatecknarna ska vara över 18 år. Ni bestämmer om firmatecknarna får skriva under själva eller endast tillsammans. I protokollet ska det stå: Pelle och Lisa är firmatecknare och tecknar föreningens konto i post och bank. Pelle och Lisa får teckna kontot var för sig. Eller om fl era måste skriva på: Kontot tecknas av två i förening. Skriv också med personnumren på dem ni väljer. 4 Fyll i papper Medlemsavgift eller namnunderskrifter Det är viktigt att alla som blir medlemmar i föreningen aktivt har visat att de vill vara med genom en namnunderskrift eller symbolisk medlemsavgift (om ni bestämmer att det ska finnas en sån). Det här är viktigt eftersom RUM annars inte får några pengar från staten att dela ut till er. Olika alternativ för att få in namnunderskrifter från alla elever på kulturskolan: Låt lärarna ta med listorna till alla elever att skriva under med sitt namn på. Skicka brev hem till alla som de får skicka tillbaka med underskrift. På sikt (om ni har anmälan till skolan varje år): Ha kryss på ansökningsblanketten till skolan där man kan bekräfta att man vill vara med i elevföreningen, som är med i RUM. Informera alla om att själva gå in på RUM:s hemsida och bekräfta sitt medlemskap där. (Det kan vara svårt att få alla att komma ihåg det. Erfarenheten visar att ca 30% av eleverna gör det. ) Ta in valfri medlemsavgift. Då bekräftar alla nya medlemmar att de vill vara med genom att betala in medlemsavgiften och då behöver ni inte samla in namnunderskrifter. Däremot behöver ni ha koll på vilka som har betalat medlemsavgiften. Fyll i papper fortsätter på nästa sida.

5 Ansökan till RUM Fyll i och skicka in ansökan till RUM. Glöm inte att skicka med kopior på föreningens stadgar. Öppna ett konto eller giro Föreningen behöver ha ett bankkonto, som RUM kan betala ut bidrag till. Kontot ska vara knutet till föreningen, inte till någon privatperson. På de flesta banker erbjuds föreningen ett företagskonto, på andra finns det speciella föreningskonton. Att öppna ett bankkonto är gratis i de flesta banker, om man går till banken för att sköta sina bankärenden. Vill man sköta det hemifrån via internet eller telefon kostar det pengar. Ett bankgiro eller plusgiro är bra om föreningen gör många in- och utbetalningar, t.ex. om man ordnar kurser och tar in anmälningsavgifter eller betalar lokalhyra. Girokonton ger bra underlag för redovisning i bokföringen, men de kostar pengar. För att kunna öppna bankgiro/plusgiro måste föreningen ha ett organisationsnummer. När du går till banken, ta med dig: ett protokollsutdrag där det står vem som är firmatecknare och får hämta ut pengar från kontot föreningens stadgar protokoll från mötet där föreningen bildades legitimation Ansök om organisationsnummer Ett organisationsnummer behövs om man öppnar plus- eller bankgiro, när man har anställda och ska deklarera till skatteverket och ibland om man hyr lokal. Ansök om organisationsnummer hos det skattekontor som ligger i föreningens kommun. Blanketten heter SKV 8400 och finns på skatteverkets hemsida: Med ansökan ska ni skicka: Stadgar Protokoll från mötet där föreningen bildades, antog stadgar och utsåg styrelse Utdrag ur det senaste årsmötesprotokollet om nya styrelseledamöter har valts. Adress och/eller personnummer för styrelseledamöterna. RUM:s medlemsregister RUM:s medlemsregister är ett webbaserat system. I en liten förening skriver man in alla medlemmar och uppdaterar för hand. En skola med elevdatabas kan istället exportera en excelfi l som sedan importeras direkt i RUM:s webbsystem av RUM. Uppdatering sker 1-2 gånger per år på samma sätt, med en excelfi l som skickas in. Vad händer sen Ni får ett välkomstbrev från RUM med information om vår verksamhet, vad ni ska göra, vilka bidrag ni kan söka mm. Medlemskort kommer hem till alla med Rumba, RUM:s tidning. RUM är indelat i ett antal distrikt. Distriktet är den regionala RUM-organisationen som finns nära er. I de flesta distrikt kan ni få tips om och söka extra bidrag för t ex konserter och resor eller när ni vill arrangera kurser regionalt och liknande. Distrikten arrangerar också aktiviteter som man kan vara med och påverka. Kontakta ditt distrikt för mer information.

6 1 Mötet börjar 2 Vem ska leda mötet (vara ordförande)? 3 Vem ska skriva vad vi bestämmer (vara sekreterare)? 4 Vilka två personer läser anteckningarna (protokollet) efter mötet och skriver under att det är ok (justerare)? 5 Vi gör en närvarolista 6 Är det något särskilt ni vill prata om under övrigt? Godkänn dagordningen. 7 Vi bestämmer att vi vill bilda en förening och vad föreningen ska heta. 8 Godkänn stadgarna för föreningen 9 Bestäm a. hur många ledamöter det ska vara i styrelsen (minst 3) b. hur många suppleanter det ska vara. c. hur många revisorer det ska vara (2 kan vara bra). 10 Välj en styrelse för föreningen. Vem/vilka ska vara a. Ledamöter (det antal som ni har bestämt) b. Suppleanter (det antal som ni har bestämt) 11 Välj revisorer, som kollar så att pengarna stämmer i slutet av året (det antal som ni har bestämt). 12 Välj ett antal personer som ger förslag på personer till nästa års styrelse (valberedning). Bestäm vem som har ansvar att kalla till möte för valberednin gen. 13 Vill vi ha en medlemsavgift? Hur mycket i så fall? 14 Vill vi vara med i RUM? 15 Vad ska vi göra under året? Fyll i verksamhetsplanen. 16 Övriga frågor 17 Avsluta mötet Föredragningslista, första föreningsmötet Datum

7 Mötesprotokoll Datum: 1 Mötet öppnades. 2 valdes till ordförande för mötet. 3 valdes till sekreterare för mötet. 4 valdes till justerare. 5 Vi gjorde en närvarolista. 6 Dagordningen godkändes med de här tilläggen: 7 Vi bestämde att vi ska vara en förening. Föreningen ska heta: 8 Vi godkände stadgarna. Ja Nej 9 Vi bestämde att styrelsen ska ha st ledamöter och st suppleanter. Vi bestämde att föreningen ska ha st revisorer. 10 Vi valde en styrelse. a. Till ledamöter valdes b. Till suppleanter valdes 11 Till revisorer valdes 12 Till valberedning valdes. Sammankallande är. 13 Vi bestämde att medlemsavgiften ska vara kronor/år. 14 Vi bestämde att vi vill vara med i Riksförbundet Unga Musikanter, RUM. Ja Nej 15 Vi godkände verksamhetsplanen. Ja Nej 16 Övriga frågor som diskuterades var; 17 Mötet avslutades Vid protokollet (Sekreterarens namnteckning) Justeras (Justeringspersonernas namnteckningar)

8 RUM:s normalstadgar för förening Stadgar för (föreningens namn) Föreningen bildades den (datum, årtal) Stadgarna senast fastställda/ändrade av årsmöte den. (datum, årtal) (Om ändringar - ange vilka paragrafer) Föreningens namn och ändamål 1 Föreningen heter och har sin hemort i kommun. Föreningen är religiöst och politiskt obunden och arbetar på ideell grund. Föreningens syfte är att främja ett aktivt kulturutövande bland ungdomar, för att därigenom stimulera deras kulturella och sociala utveckling. Föreningens medlemmar 2 Styrelsen beslutar i frågor om medlemskap. 3 Medlem får bara uteslutas ur föreningen om denne inte har bekräftat sitt medlemskap samt om medlemmen har motarbetat föreningens verksamhet eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. 4 Medlemmen har rätt att; - delta i föreningens möten och aktiviteter - få information om föreningens angelägenheter 5 Medlem ska - betala den medlemsavgift som fastställts av årsmötet. - följa föreningens stadgar och de beslut som fattats av föreningen. Verksamhets- och räkenskapsår m.m. 6 Verksamhets- och räkenskapsåret omfattar tiden fr.o.m t.om. Styrelsens arbetsår omfattar tiden mellan två årsmöten. Årsmötet 7 Föreningen håller årsmöte i anslutning till verksamhetsårets slut. Styrelsen bestämmer tid och plats. 8 Kallelse till årsmötet ska anslås minst fyra veckor före mötet. 9 Samtliga medlemmar som bekräftat sitt medlemskap har yttranderätt, förslagsrätt samt rösträtt på årsmötet. 10 Årsmötet får fatta beslut om minst en av föreningens medlemmar deltar i mötets beslut. 11 Motioner och förslag till årsmötet ska lämnas in senast två veckor före mötet. 12 Föredragningslista till årsmötet: 1. Mötets öppnande 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Upprop och fastställande av röstlängd 5. Godkännande av kallelsen 6. Fastställande av föredragningslistan 7. Val av två justeringsmän som också är rösträknare 8. Styrelsens verksamhetsberättelse 9. Revisorernas berättelse 10. Fastställande av resultat- och balansräkning 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Beslut om medlemsavgift 13. Beslut om antal styrelseledamöter, suppleanter och revisorer 14. Val av a) styrelseledamöter b) suppleanter c) revisorer (styrelsen får ej rösta) d) ledamöter till valberedningen, varav en skall vara sammankallande 15. Inkomna motioner 16. Förslag till aktiviteter för det kommande året 17. Mötets avslutande 13 Styrelsen får kalla föreningens medlemmar till extra möte. Styrelsen måste kalla till möte om revisorerna eller en sjättedel av föreningens medlemmar kräver det. Om styrelsen inte kallar till möte inom två veckor får den som begärt mötet kalla till detta. Vid extra möte får man endast ta upp det angivna ärendet. 14 Beslut fattas med acklamation eller efter omröstning om sådan begärs. Om förslagen har lika många röster lottar man fram resultatet om ärendet avser val och genom ordförandens utslagsröst i alla andra fall. Beslut bekräftas genom klubbslag Styrelsen 15 Styrelsen tar hand om föreningens angelägenheter inom ramen för dessa stadgar. Styrelsens ledamöter är gemensamt ansvariga för föreningens medel och förvaltning. 16 Styrelsen består av ordförande och ett jämnt antal ledamöter. Antalet ledamöter bestäms av årsmötet, dock minst två. Antalet suppleanter bestäms av årsmötet. Styrelsen bestämmer själv hur posterna ordförande, sekreterare, kassör och de övriga befattningarna fördelas. Årsmötet väljer styrelsens ledamöter och suppleanter bland föreningens medlemmar för en tid av ett år. 17 Styrelsen ska ha minst tre styrelsemöten under arbetsåret. Styrelsen får fatta beslut om alla ledamöter kallats till mötet och minst hälften är närvarande. På mötet ska man skriva ett beslutsprotokoll. Ordföranden kallar till mötena. Styrelsen får kalla till möte om en majoritet av styrelsen begär det. 18 Ordföranden leder styrelsens arbete och ser till att föreningens stadgar, bindande regler och beslut följs. Revision 19 Föreningen väljer revisorer som ska kontrollera föreningens räkenskaper. Antalet revisorer bestäms av årsmötet. Revisorerna väljs för tiden fram till nästa årsmöte. Den som suttit i styrelsen under föregående verksamhetsår får inte väljas till revisor. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt överlämna en revisionsberättelse till årsmötet. Stadgefrågor m.m. 20 Meningsskiljaktigheter beträffande stadgarnas tolkning avgörs av styrelsen. 21 Beslut om ändringar eller upphävande av dessa stadgar fattas på två på varandra följande möten med minst två månaders mellanrum. För beslut om ändring eller upplösning av dessa stadgar krävs beslut där två tredjedelar av de röstande är för beslutet. 22 Vid upplösning går föreningens tillgångar till något musikfrämjande ändamål. Detta ändamål ska fastställas innan upplösningen sker.

9 Verksamhetsplan Verksamhetsplan för år Vår förening heter Det här är våra planer för nästa år: Styrelsen Datum:

10 Ansökan Riksförbundet Unga Musikanter Vi har tagit del av RUM:s förbundsstadgar och förbinder oss att följa dessa. Föreningens namn: Kategori 1 : Antal medlemmar: Hemort: Län: Plusgiro/bankgiro/bankkonto: Ort och datum Ordförande Namnförtydligande Kontaktperson 2 Namn: Adress: Postadress: Telefon: E-post: Födelsedatum: Skicka in ansökan tillsammans med stadgar för er förening och senaste Verksamhetsberättelsen 3 till RUM:s kansli. 1 Ange en kategori passar in på din förening, t.ex. kör, storband, stråkorkester, elevförening. 2 Kontaktpersonen tar emot lokalavdelningens post och förmedlar information till medlemmarna. 3 Nybildade föreningar har ingen verksamhetsberättelse att skicka in. Riksförbundet Unga Musikanter Tel ; Isafjördursgatan 4D Sveriges Tongivande Ungdomsförbund Fax LINKÖPING kansliet@rum.se -

11 Bekräftelse av medlemskap år 20XX Jag vill vara medlem i föreningen XXX och Riksförbundet Unga Musikanter Namn Född Kön Datum Namnteckning Andersson, Anna K 20XX Bengtsson, Bo M 20XX-11-17

12 Behöver du hjälp? Titta på eller slå en pling till vårt kansli i Linköping: