Förfrågningsunderlag Upphandling av översättare tyska för Swedish Lapland Visitors Board 1. ALLMÄN ORIENTERING... 2 1.1 Upphandlingsförfarande... 2 1.2 Uppdraget... 2 1.3 Pris... 3 1.4 Syfte och målgrupp... 3 2. UPPHANDLINGSVILLKOR... 3 2.1 Allmänt... 3 2.2 Upplysningar... 3 2.3 Uppgifter om anbudsgivaren... 3 2.4 Utvärderingskriterier... 5 3. KOMMERSIELLA VILLKOR... 5 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor... 5 3.2 Avgifter... 6 3.3 Dröjsmålsränta... 6 3.4 Hävningsrätt... 6 3.5 Tvist... 7 Bilaga 1, sid 8. Swedish Lapland Visitors Board, Kyrkogatan 13, 972 32 Luleå
Förfrågningsunderlag - Upphandling av Översättare tyska 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs utifrån det anbud som är det affärsmässigt mest fördelaktiga. Kriterierna för bedömning av vad som anses vara det affärsmässigt mest fördelaktiga är (utan rangordning): - Tyska som modersmål - Erfarenhet av besöksnäringen - Erfarenhet av att skriva anpassat för webb och sociala medier - God erfarenhet och goda vitsord om tidigare översättningsuppdrag - Pris 1.2 Uppdraget Swedish Lapland Visitors Board (SLVB) har som uppdrag att driva en destinationsorganisation som arbetar för att förmedla en samlad bild av Swedish Lapland som reseanledning samt stödja regionens entreprenörer och lokala destinationsbolag i sitt marknadsföringsarbete. Läs mer på www.swedishlaplandvisitorsboard.com. En viktig del i marknadsföringsarbetet är historieberättandet; att skapa relevant och intressant innehåll för våra utpekade målgrupper. I detta arbete ämnar vi att producera ett flertal artiklar för webbpublicering, pressreleaser och trycksaker varje år. För att lyckas med detta behöver Swedish Lapland hjälp av en översättare i tyska. Uppdraget är på teckenbasis och tjänsten kommer att fördelas på SLVB, samt regionens entreprenörer och/eller lokala destinationer varav alla har nyttjanderätt till det översatta materialet. Notera att upphandlingen är behovsbaserad, det innebär att SLVB inte förbinder sig till att anlita upphandlade översättare om inte behov finns. Uppdragets effektiva löptid är 9 månader. Startdatum 2015-03-01, slutdatum 2015-12-31 med eventuell förlängning på ett år (12 månader, t.o.m. 2016-12-31). Uppdraget är i första hand kopplat till beviljade projekt. 2
1.3 Pris Det angivna priset ska avse nedlagt tid och i förekommande fall resor för uppdragets utförande. 1.4 Syfte och målgrupp Syftet med SLVB s marknadsföring och kommunikation är att bygga varumärket Swedish Lapland och att engagera den köpstarka Globala resenären av SLVB utpekade nyckelmarknader, och nischade tematiska områden, både internationella, nationella och regionala. En viktig del i marknadsföringsarbetet är historieberättandet; att skapa relevant och intressant innehåll för våra utpekade målgrupper. Både på webben, i sociala medier, mässor, trycksaker, PR-aktiviteter, via agentled och andra samarbetspartners. Att kommunicera med press och media samt stödja medlemmar i att kvalitetssäkra deras kommunikation. 2. UPPHANDLINGSVILLKOR 2.1 Allmänt Anbud skall lämnas skriftligt och undertecknat av behörig firmatecknare. Det skall lämnas i slutet och neutralt kuvert och vara märkt med Översättare TY 2015. Observera att elektroniskt översända anbud såsom fax, e-post och motsvarande inte godkänns. Anbudet skall ställas till: Swedish Lapland Visitors Board, Annika Fredriksson, Kyrkogatan 13, 972 32 Luleå Anbud skall vara ovanstående tillhanda senast 20 februari 2015, klockan 12.00. Anbudet och tillhörande handlingar skall lämnas på svenska. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbudet ska för leverantören vara bindande t.o.m. två månader efter den 20 februari, 2015. 2.2 Upplysningar Upplysningar avseende upphandlingen kan lämnas av Maria Sirviö, 070-235 28 10, maria@swedishlapland.com. 2.3 Uppgifter om anbudsgivaren Leverantören ska även vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantören ska inneha s.k. F- skattesedel. Swedish Lapland Visitors Board kan utesluta en anbudsgivare om anbudsgivaren: 3
- Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning. - Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt betalningarna eller är underkastad näringsförbud. - Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. - Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. - Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen - inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialförsäkringsavgifter. - Underlåtit i något väsentligt hänseende lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts enligt ovan. Anbudsgivaren skall intyga att denne inte brister i något av ovanstående hänseenden. Detta skall göras genom att fylla i och bifoga följande handlingar: - Sanningsförsäkran (bilaga 1), vilken ska undertecknas av behörig firmatecknare - Intyg från behörig myndighet som utvisar att leverantören har betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala avgifter. Använd blankett SKV 4820 (högst tre månader gammalt). Anbudsgivaren ska vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha stor erfarenhet och relevant kompetens inom det specificerade anbudsområdet vilket ska kunna styrkas genom att bifoga referenser från minst två tidigare eller befintliga kunder som Swedish Lapland Visitors Board kan kontakta. Ange organisationen/företagets namn, adress samt kontaktuppgifter till den person som kan svara på frågor om anbudsgivarens förmåga för var och en av referenserna. Angivande av priser - Alla priser ska anges i svenska kronor - Priserna ska anges som pris per ord och/eller tecken - Priserna ska vara totalpriser, dvs. eventuella avgifter eller övriga kostnader ska ingå - Samtliga priser ska gälla till och med 2016-12-31 - I det fall oförutsedda kostnader uppstår ska de i förväg meddelas till och godkännas av Swedish Lapland Visitors Board. 4
2.4 Utvärderingskriterier - Tyska som modersmål *Viktning 30% - Erfarenhet av besöksnäringen *Viktning 10% - Erfarenhet av att skriva anpassat för webb och sociala medier *Viktning 30% - God erfarenhet och goda vitsord om tidigare översättningsuppdrag *Viktning 10% - Pris *Viktning 20% Dokumenterat framgångsrika referensprojekt är meriterande, dock ska högst tre bifogas förfrågningsunderlaget. Ovanstående kriterier skall tydligt dokumenteras av anbudsgivaren. Anbud som innehåller felaktiga eller ofullständiga uppgifter om sådant som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag och tillhörande bilagor kan komma att förkastas. Utvärderingsskalan är av nedanstående modell: Betyg 5 = Mycket bra Betyg 4 = Bra Betyg 3 = Godkänt Betyg 2 = Dåligt Betyg 1 = Undermåligt Anbud med lägsta pris får 5 poäng, näst lägsta 4 poäng osv. Inget prisanbud får lägre poäng än ett. Swedish Lapland Visitors Board förbehåller sig även rätten att inhämta egna referenser som kan komma att användas som stöd för utvärderingen av respektive anbud. 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor Faktura skall utfärdas av anbudsgivaren efter utförda deluppdrag. Tydlig specifikation av uppdraget samt nedlagd tid och nedlagda kostnader ska anges på fakturan eller fakturaunderlag. Innehav av F- skattsedel och leverantörens momsnummer skall framgå av fakturan. Swedish Lapland Visitors Board betalar leverantörsfakturor per 30 dagar netto efter att 5
- specificerad korrekt faktura kommit oss tillhanda och - arbetet utförts och godkänts 3.2 Avgifter Fakturerings- och expeditionsavgifter medgivs inte. 3.3 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta får debiteras enligt svensk räntelagstiftning. 3.4 Hävningsrätt Swedish Lapland Visitors Board äger rätt att med omedelbar verkan häva upprättat avtal om: - Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter erinran. - Leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden - Leverantören inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller laga kraft vunna domar eller domslut. - Leverantören inte innehar för sitt uppdrags utförande erforderliga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådana efter uppmaning från Swedish Lapland Visitors Board. - Leverantören utan godkännande från Swedish Lapland Visitors Board överlåter gällande avtal till annan part. - Leverantören utan överenskommelse antar uppdrag för konkurrerande organisationer. - Leverantören utan överenskommelse lämnar ut information som kan skada verksamheten för Swedish Lapland Visitors Board. Leverantören äger rätt att häva detta avtal med omedelbar verkan om - Swedish Lapland Visitors Board i väsentligt hänseende underlåter att fullgöra sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran från leverantören. 6
3.5 Tvist Tvister om tolkningen av avtalsbestämmelser eller därtill tillhörande handlingar skall i första hand lösas direkt av avtalsparterna. Kan då förlikning inte nås skall tvisten lösas av Luleå tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har Swedish Lapland Visitors Board tolkningsföreträde. Kontrollera att samtliga handlingar medföljer anbudet enligt följande lista: - Anbud - Sanningsförsäkran (Bil 1 ) - Blankett SKV4820 - Aktuella referenser, minst två kontaktpersoner 7
Bilaga 1. SANNINGSFÖRSÄKRAN Swedish Lapland Visitors Board kräver att anbudsgivarna inte har skatteskulder eller andra ej reglerade skulder som strider mot god affärssed. Jag som anbudsgivare försäkrar att bolaget inte har skulder enligt ovan: JA NEJ Swedish Lapland Visitors Board kräver att anbudsgivarna innehar F- skattsedel. Jag som anbudsgivare försäkrar att bolaget innehar F-skattsedel: JA NEJ Underskrift av behörig firmatecknare: Ort/datum Namnteckning Namnförtydligande 8