Revisionsrapport Investeringsprocessen för medicinteknisk utrustning Anders Larsson Certifierad kommunal revisor Eva Ogensjö Certifierad kommunal revisor Eva Andlert Certifierad kommunal revisor Landstinget i Östergötland 18 juni 2012
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga och avgränsning 2 2.3 Metod 3 2.4 Bedömningskriterier 3 2.5 Definition 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Investeringsprocessen 4 3.2 Är roller och befogenheter tydliga? 5 3.3 Finns tillräckliga kunskaper om investeringsprocessen och tillräckligt stöd till verksamheten? 6 3.4 Sker en tillfredsställande prioritering och samordning av investeringar i medicinteknisk utrustning på olika nivåer inom landstinget? 8 3.5 Är investeringsprocessen och upphandlingsprocessen kopplade till varandra på ett lämpligt sätt? 10
1 Sammanfattning PwC har på uppdrag av landstingets revisorer granskat investeringsprocessen för medicinteknisk utrustning. Syftet med granskningen är att bedöma om landstinget skapar förutsättningar och om det finns en följsamhet till riktlinjer och fastställda rutiner i syfte att få en ändamålsenlig hantering av investeringar i medicinteknisk utrustning. Följande revisionsfråga ska besvaras: Är investeringsprocessen för medicinteknisk utrustning ändamålsenlig? Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning: Roller och befogenheter är tydliga inom linjeorganisationen. Medicinsk Teknik Östergötlands (MTÖ) roll är tydlig när det gäller att ge stöd till verksamheten samt ansvar för inventariesystem. MTÖ verkar aktivt för standardisering, men vi anser att MTÖ:s roll behöver tydliggöras formellt i detta avseende. Det är bra att landstinget har påbörjat ett dokumenthanteringsprojekt. Den formella statusen på vissa dokument som bland annat berör ansvarsfrågor, vilka tagits fram av stödenheterna, behöver tydliggöras och uppdateras. Det är bra att landstinget tagit fram övergripande anvisningar för investeringsprocessen på produktionsenhetsnivå och att uppföljning av dessa ingått i landstingdirektörens granskningsplan. Övergripande anvisningar för investerings- och upphandlingsprocessen, vilka berör medicinteknisk utrustning, är spridda i ett flertal dokument. Det är svårt att få en samlad bild av processen. För att kunna följa upp processen och säkerställa kvalitén bör anvisningar utvecklas och samordnas. Hela processen, från identifiering av behov till att utrustningen levererats och registrerats, bör tydliggöras. Vidare bör tydliggöras hur landstinget strategiskt ser på styrning, prioritering, samordning och uppföljning av investeringar i medicinteknisk utrustning. Vi bedömer att kunskaperna om investeringsprocessen är god vid de granskade enheterna. Efterlevnaden till landstingets anvisningar bör dock förbättras så att samtliga produktionsenheter använder de anvisade underlagen. Enligt vår bedömning är verksamheterna i stort nöjda med det stöd som erbjuds från stödverksamheterna. Det finns potential att utveckla och tydliggöra hur samordning och standardisering av investeringar ska ske. Enligt vår bedömning behöver möjligheterna till samordning och standardisering ses över på landstingsövergripande nivå. Vår bedömning är att kopplingen mellan investerings- och upphandlingsprocessen kan förbättras genom det förbättringsarbete som pågår beträffande framförhållning och samordning. PwC 2012-06-18 1 av 10
2 Inledning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har beslutat att genomföra en granskning av investeringsprocessen för medicinteknisk utrustning. PwC har fått uppdraget att genomföra granskningen. Två förtroendevalda revisorer, Monica Brodén och Gunnar Asserhed, har följt granskningen. 2.1 Bakgrund Investeringsprocessen för medicinteknisk utrustning är väsentlig ur flera aspekter, till exempel patientsäkerhet och ekonomi. Landstingets investeringar i medicinteknisk utrustning hade 2011-12-31 ett bokfört värde på 497 mkr och ett anskaffningsvärde på drygt 1 200 mkr. Ofta uppgår de årliga investeringarna till cirka 200 mkr. Beslutsprocessen kring investeringar är decentraliserad. Enligt landstingets ekonomistyrprinciper har varje enhet rätt att investera i utrustning motsvarande nivån på årets avskrivningar. Investeringar över denna nivå ska beslutas av landstingsstyrelsen, liksom enskild utrustningsinvestering som överstiger 1 miljon kronor. Sedan några år tillbaka finns en investeringssamordningsgrupp som ska samordna investeringar på en landstingsövergripande nivå och underlätta för upphandling. Vidare har Medicinsk Teknik Östergötland (MTÖ) en samordnande funktion beträffande medicinteknisk utrustning i landstinget. MTÖ samordnar investeringsplaner, utrustningsinköp, service och underhåll samt information och utbildning. Även Upphandlingscentrum, som genomför upphandlingar, är en viktig aktör i investeringsprocessen. Granskningsområdet framgår av landstingets revisorers revisionsplan för år 2011, vilken grundar sig på genomförd riskbedömning. 2.2 Revisionsfråga och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om landstinget skapar förutsättningar samt om det finns en följsamhet till riktlinjer och fastställda rutiner i syfte att få en ändamålsenlig hantering av investeringar i medicinteknisk utrustning. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för den verksamhet som granskningen avser. Utifrån syftet ska följande revisionsfråga besvaras: Är investeringsprocessen för medicinteknisk utrustning ändamålsenlig? Bedömningen görs utifrån följande: Är roller och befogenheter tydliga? PwC 2012-06-18 2 av 10
Finns tillräckliga kunskaper om investeringsprocessen och tillräckligt stöd till verksamheten? Sker en tillfredsställande prioritering och samordning av investeringar i medicinteknisk utrustning på olika nivåer inom landstinget? Är investeringsprocessen och upphandlingsprocessen kopplade till varandra på ett lämpligt sätt? Granskningen har avgränsats till intervjuer med representanter för investeringssamordningsgruppen, ledningsstaben, MTÖ, Upphandlingscentrum och utvalda produktionsenheter Sinnescentrum och Diagnostikcentrum. Två kliniker vid respektive centrum har ingått i granskningen: Sinnescentrum (SC): Neurokirurgiska kliniken, Linköping och anestesi- och operationskliniken, Linköping. Diagnostikcentrum (DC): Röntgenkliniken, Norrköping och klinisk mikrobiologi. En förstudie har genomförts i syfte att få en översiktlig bild av hur landstinget arbetar med investeringar i medicinteknisk utrustning. Avgränsningen har gjorts utifrån genomförd förstudie med beaktande av att utvalda produktionsenheter ska svara för mera omfattande investeringar i medicinteknisk utrustning. 2.3 Metod Genomgång har gjorts av styrdokument dels övergripande för landstinget, dels på lokal nivå. Intervjuer har genomförts med representanter från utvalda enheter. Avstämningar har gjorts med berörda vid de granskade enheterna. Antalet intervjuer och avstämningar har uppgått till 18. 2.4 Bedömningskriterier Socialstyrelsens föreskrifter. Landstingets dokument: Investeringsplanering på PE-nivå rutin samt landstingets policys, riktlinjer och anvisningar som berör investeringsprocessen. 2.5 Definition Socialstyrelsen definierar medicintekniska produkter. Dessa ska bland annat användas för att påvisa, förebygga, övervaka, behandla, lindra eller kompensera sjukdom eller skada etc. I rapporten används begreppet medicinteknisk utrustning. Med detta avser vi medicintekniska produkter som överskrider ett visst värde (landstingets gräns är ett halvt basbelopp) och ska användas under minst tre år. PwC 2012-06-18 3 av 10
3 Granskningsresultat Landstingets styrmodell innebär att landstingsfullmäktige i sin treårsbudget i juni anger investeringsvolym för var och ett av de kommande tre åren. Eventuella förändringar av investeringsvolymen anges i finansplanen i november. Produktionsenheternas investeringsbudget är en del av produktionsenheternas verksamhetsplan inklusive årsbudget som behandlas av landstingsstyrelsen i december. Beslut om produktionsenheternas investeringsbudget och investeringsnivåer tas av landstingsstyrelsen i augusti för att ge produktionsenheterna möjlighet att påbörja investeringsprocessen i god tid inför det aktuella budgetåret. Beslut om revidering av produktionsenheternas investeringsplaner, för de produktionsenheter som begärt det, tas av styrelsen i december i samband med beslut om produktionsenheternas verksamhetsplaner. 3.1 Investeringsprocessen Ledningsstaben har tagit fram rutiner för investeringsprocessen på produktionsenhetsnivå Investeringsplanering på PE-nivå rutin 2010-02-15. Rutinen gäller för olika typer av investeringar där bland annat medicinteknisk utrustning ingår. I rutinbeskrivningen ingår följande moment: Identifiering Besluts- Priori- Invester- Beslut inve- Godkännan- Upp- av behov underlag tering ingsplan steringsplan de av inköp handling Kliniknivå (staben) Lands- tingssty- relsen centrum Produktionsenhetschefen Kliniknivå och Produktionsenhetsnivå Upphandlings- Identifiering av behov görs av verksamheten (kliniknivå) och MTÖ för kommande tre år. Beslutsunderlag för investeringsobjekt som beräknas överstiga 200 000 kr ska dokumenteras på en särskild landstingsgemensam investeringsblankett. På blanketten ska investeringens påverkan på de fyra styrperspektiven (medborgare, ekonomi, medarbetare och process) kommenteras. För investeringsobjekt som överstiger 1 miljon kronor krävs ett mer utförligt underlag i form av en landstingsövergripande så kallad LCC-kalkyl. Störst vikt läggs vid investeringar som ska göras under första året i investeringsplanen. Prioritering ska göras genom att identifierade behov sammanställs och utvärderas utifrån investeringsblanketten. Resultatet av prioriteringen (godkännande, tidsförskjutning eller avslag) dokumenteras på blanketten. Former och tidplan för detta arbete beslutas av varje produktionsenhet. PwC 2012-06-18 4 av 10
Investeringsplanen är en sammanställning av produktionsenhetens investeringsobjekt. I planen ska totala investeringsbeloppet per år anges. Ambitionen bör vara att så långt som möjligt specificera varje enskilt objekt. Genom en detaljerad investeringsplan ges förutsättningar för MTÖ och Upphandlingscentrum att planera och samordna upphandlingar. Beslutsunderlaget till investeringsplanen ska sparas inom produktionsenheten. Beslut investeringsplan. Investeringsplanen ska lämnas landstingsstyrelsen för godkännande. Godkännande av inköp. Före upphandling/beställning ska produktionsenhetschefen godkänna inköpet. Upphandling. Inför upphandling ska en referensgrupp sammansättas med projektledare och erforderliga kompetenser för att ta fram kravspecifikation. 3.2 Är roller och befogenheter tydliga? Iakttagelser Organisationen som hanterar investerings- och upphandlingsprocessen avseende medicinteknisk utrustning inom verksamheterna består främst av ledningen för produktionsenheten respektive kliniken samt de stödjande enheterna MTÖ och Upphandlingscentrum. Produktionsenhetscheferna ansvarar för att investeringsplaner och verksamhetsplaner lämnas till landstingsstyrelsen enligt tidsplan. Verksamhetscheferna har ett stort ansvar i investeringsprocessen, dels i samband med framtagande av investeringsplan, dels vid inköp och upphandling av utrustning. Ansvaret följer linjeansvaret och framgår till stor del av besluts- och delegationsordning. Kopplingen till klinikens investeringsutrymme i budgeten framgår av intervjuerna. Av intervjuerna framkommer att cheferna är väl insatta i sina respektive ansvarsområden i investeringsprocessen. MTÖ och Upphandlingscentrum uppger att de även tar ett ansvar i investerings- och upphandlingsprocessen som egentligen inte åligger dem, men som ändå ligger i deras intresse. Av inköps- och upphandlingspolicyn (beslutad av landstingsfullmäktige 2012-04- 27) framgår att Upphandlingscentrum ansvarar för bedömning av att lagar, riktlinjer och policys efterlevs vid inköp och upphandling. Vidare framgår att verksamheten ansvarar för att relevant kunskap finns på enheten och att beställaren ansvarar för att erforderlig expertkompetens finns tillgänglig för att ta fram och fastställa funktionella krav. Det framgår dock inte av handlingen på landstingets intranät när den har upprättats, på vems uppdrag den upprättats eller av vem. På Upphandlingscentrums hemsida finns även ett dokument om metodbeskrivning för upphandling av medicinteknisk utrustning som gäller för LiÖ. I dokumentet anges vem som ansvarar för de olika aktiviteterna i upphandlingsprocessen. Dokumentets status är dock otydlig. PwC 2012-06-18 5 av 10
MTÖ är en serviceenhet som, genom så kallat fullfunktionsavtal, ansvarar för förvaltning, service och underhåll av medicinteknisk utrustning. Vidare erbjuder enheten rådgivning och utbildning. MTÖ ansvarar för inventariesystemet för medicinteknisk utrustning. På uppdrag av landstingsdirektören har MTÖ upprättat ett landstingsövergripande dokument 1 om ansvar och uppdrag. Dokumentet regleras utifrån flera av Socialstyrelsens (SoS) föreskrifter. Av dokumentet framgår verksamhetschefers ansvar och uppdrag på olika enheter, varav en del berör själva investeringsprocessen. Krav ställs på dokumenterade rutiner på kliniknivå utifrån gällande föreskrifter. Enligt dokumentet ansvarar MTÖ för att det finns dokumenterade rutiner för att definiera viktiga krav på standardisering av medicinteknisk utrustning främst ur ett patientsäkerhetsperspektiv. Vi har dock inte hittat dessa dokumenterade krav. Vi noterar också att dokumentet inte är uppdaterat utifrån SoS:s nya föreskrifter om ledningssystem (SOSFS 2011:9) och att vissa beteckningar inte överensstämmer med chefsbefattningar i landstingets nuvarande organisation. Vidare hänvisas till rutiner som upprättas av verksamhetschefen för IT-centrum. Även dessa rutiner för ITinfrastruktur har inte uppdaterats efter organisationsförändringar. Enligt uppgift har ett dokumenthanteringsprojekt påbörjats i landstinget, vilket bland annat tar upp frågor kring status på olika styrdokument. Revisionell bedömning Enligt vår bedömning är roller och befogenheter tydliga inom linjeorganisationen. MTÖ:s roll är tydlig när det gäller att ge stöd till verksamheten samt ansvar för inventariesystem. MTÖ verkar aktivt för standardisering, men vi anser att MTÖ:s roll behöver tydliggöras formellt i detta avseende. Det är bra att landstinget har påbörjat ett dokumenthanteringsprojekt. Den formella statusen på vissa dokument som bland annat berör ansvarsfrågor, vilka tagits fram av stödenheterna, behöver tydliggöras och uppdateras. 3.3 Finns tillräckliga kunskaper om investeringsprocessen och tillräckligt stöd till verksamheten? Iakttagelser Som framgått tidigare finns en landstingsövergripande dokumenterad rutin för investeringsplanering 2. Dokumentet togs fram i ett projekt som påbörjades 2009 i syfte att erhålla ett mera enhetligt arbetssätt. Här kan nämnas att en uppföljning av rutinen ingick i landstingsdirektörens granskningsplan för år 2010. Som stöd finns 1 Ansvar enligt SOSFS 2008:1 om medicintekniska produkter och till dess anslutna informationssystem (daterat 2011-04-13). 2 Investeringsplanering på PE-nivå rutin. PwC 2012-06-18 6 av 10
också landstingsövergripande blanketter. Enligt intervjuerna finns det kunskaper om investeringsprocessen, men följsamheten till rutinen varierar mellan produktionsenheterna. Utöver ovanstående rutinbeskrivning finns ett flertal riktlinjer och rutiner som i varierande grad berör olika aktiviteter i investeringsprocessen. Utifrån den landstingsövergripande rutinen har DC utvecklat en lokal rutinbeskrivning. Den lokala rutinbeskrivningen inkluderar såväl text som flödesschema över investerings- och upphandlingsprocessen samt tydliggör roller och befogenheter inom produktionsenheten. SC har inte upprättat någon lokal rutinbeskrivning utan arbetar mer utifrån praxis enligt de intervjuade. Inom DC finns en beredningsgrupp som stödjer verksamhetscheferna. I beredningsgruppen ingår verksamhetschefer, representant från MTÖ, ekonomer och ekonomichef. Ett ytterligare syfte med gruppen är att få kontinuitet i planeringen. Inom SC finns inte motsvarande beredningsgrupp, däremot finns ekonomstöd på stabsnivå. Vidare har SC processmöten på produktionsenhetsnivå. Under senare tid har även investeringsfrågor kring medicinteknisk utrustning tagits upp på dessa möten. MTÖ ger genom sitt fullfunktionsåtagande stöd i investeringsplaneringen. Enligt intervjuerna är MTÖ ett bra stöd till verksamheterna, framför allt i upphandlingsprocessen. För att stärka behovsperspektivet i verksamheternas investeringar pågår en utveckling av MTÖ:s inventariesystem. Utifrån inventariesystemet signalerar MTÖ till verksamheterna när det finns behov av att investera i ersättningsutrustning. Generellt anser stödenheterna att kompetens och framförhållning i verksamheterna varierar beträffande investerings- och upphandlingsprocessen. Upphandlingscentrum har för avsikt att informera mer om upphandlingsprocessen i verksamheterna. Revisionell bedömning Socialstyrelsens nya föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2009:11) ställer krav på att vårdgivaren ska identifiera de aktiviteter som ingår i alla slags processer i ett kvalitetssystem. Det är bra att landstinget tagit fram övergripande anvisningar för investeringsprocessen på produktionsenhetsnivå och att uppföljning av dessa ingått i landstingdirektörens granskningsplan. Övergripande anvisningar för investerings- och upphandlingsprocessen, vilka berör medicinteknisk utrustning, är spridda i ett flertal dokument. Det är svårt att få en samlad bild av processen. För att kunna följa upp processen och säkerställa kvalitén bör anvisningar utvecklas och samordnas. Hela processen, från identifiering av behov till att utrustningen levererats och registrerats, bör tydliggöras. Vidare bör tydliggöras hur landstinget strategiskt ser på styrning, prioritering, samordning och uppföljning av investeringar i medicinteknisk utrustning. PwC 2012-06-18 7 av 10
Vi bedömer att kunskaperna om investeringsprocessen är god vid de granskade enheterna. Den landstingsövergripande rutinen är känd vid produktionsenheterna. Efterlevnaden till landstingets anvisningar bör dock förbättras så att samtliga produktionsenheter använder de anvisade underlagen. Enligt vår bedömning är verksamheterna i stort nöjda med det stöd som erbjuds från stödverksamheterna. 3.4 Sker en tillfredsställande prioritering och samordning av investeringar i medicinteknisk utrustning på olika nivåer inom landstinget? Iakttagelser Identifiering av behov och prioritering Av intervjuerna framkommer att identifiering av behov av investeringar i medicinteknisk utrustning sker på kliniknivå i dialog med MTÖ. Genomgången sker årligen utifrån landstingets fastställda tidsplan. DC har en lokal rutinbeskrivning för hur behovsidentifiering, samordning och dokumentation ska ske. SC har inte tagit fram motsvarande rutinbeskrivning. På produktionsenhetsnivå görs vanligtvis inte någon prioritering. Det sker vanligtvis inte heller någon prioritering på landstingsövergripande nivå. Ett problem som lyfts är att likartade verksamheter/kliniker i de olika länsdelarna tillhör olika produktionsenheter. Det decentraliserade ansvaret medför också att det är svårare att disponera om pengar mellan produktionsenheterna enligt de intervjuade. Som underlag för prioritering krävs att kalkyler tas fram. Enligt anvisningarna ska investeringar överstigande 200 000 kr beskrivas, dels i de olika styrkortsperspektiven, dels avseende kostnader under livslängden. För investeringar överstigande 1 mkr ska en särskild så kallad LCC-kalkyl upprättas. SC använder inte de anvisade blanketterna, däremot görs enligt uppgift kalkyler för strategiska större nyinvesteringar. Samordning Av intervjuerna framkommer att samordningen av investeringar i medicinteknisk utrustning inom produktionsenheterna varierar, dels utifrån hur stödet organiserats, dels utifrån olika förutsättningar för samordning. Samordningen mellan produktionsenheter uppges vara marginell. Det finns inga uttalade direktiv för samordning av investeringar enligt de intervjuade. Samtidigt kan noteras att det finns kliniker inom olika produktionsenheter med liknande investeringar av medicinteknisk utrustning, exempelvis avseende operationsverksamhet. PwC 2012-06-18 8 av 10
Efter intervjutillfällena har en ny inköps- och upphandlingspolicy tagits fram. Av policyn framgår att landstinget ska samordna och koordinera inköps- och upphandlingsarbetet. Vad som avses med landstinget framgår inte. Vi kan inte se något tydligt samordningsansvar på landstingsövergripande nivå. Det finns en landstingsövergripande investeringssamordningsgrupp. Gruppen är dock relativt okänd i verksamheterna. Gruppen har inte varit aktiv under 2011. Anledningen uppges vara att MTÖ har ett tydligt uppdrag att samordna medicinteknisk utrustning avseende funktionalitet och standard, varför risken för dubbelinvesteringar anses obefintlig. Varken av intervjuerna eller i dokument framgår dock att MTÖ har ett tydligt samordningsansvar. Enligt investeringssamordningsgruppens ordförande kommer gruppens roll att ses över. Inom DC sker samordning mellan kliniker med verksamhet i olika länsdelar. Samordning och prioritering av investeringar som överstiger 200 000 kronor görs i beredningsgruppen. Inom SC finns inte motsvarande forum för verksamhetschefer för att skapa koncensus kring investeringarna. En anledning som uppges är att verksamheterna inom centrat är så olika och därför kräver olika utrustning. Ansvaret för samordning och prioritering ligger helt på respektive verksamhetschef. I vissa fall ska den medicintekniska utrustningen anslutas till landstingets ITinfrastruktur. Det finns riktlinjer framtagna för vad som ska beaktas av MTÖ och leverantörer i samband med att medicinteknisk utrustning ska anslutas. Dokumentet är, som tigare nämnts, inte uppdaterat. Vid intervjuerna framkommer att MTÖ eftersträvar standardisering av utrustning. Standardisering uppnås dock inte i önskad omfattning, till exempel på grund av olika kulturer och önskemål. Vidare uppges att MTÖ, som stödverksamhet, inte har befogenhet att besluta om standardisering. Vikten av landstingsövergripande standardisering av medicinteknisk utrustning framgår av landstingets patientsäkerhetsberättelse för 2010 respektive 2011. Revisionell bedömning Det är enligt vår bedömning viktigt att det finns formaliserade och dokumenterade rutiner för hur prioritering, samordning och dokumentation ska ske. Det finns potential att utveckla och tydliggöra hur samordning och standardisering av investeringar ska ske. Enligt vår bedömning behöver möjligheterna till samordning och standardisering ses över på landstingsövergripande nivå. PwC 2012-06-18 9 av 10
3.5 Är investeringsprocessen och upphandlingsprocessen kopplade till varandra på ett lämpligt sätt? Iakttagelser Av anvisningarna framgår att upphandlingsprocessen ska initieras genom ett skriftlig godkännande från produktionsenhetschefen. Av intervjuerna framkommer att det är viktigt att kopplingen mellan investeringsoch upphandlingsprocess fungerar bra. Samtliga upphandlingar av medicinteknisk utrustning ska hanteras av Upphandlingscentrum. För att hela processen, från inventering av behov till leverans av utrustning, ska fungera bra krävs långsiktig planering och god kommunikation mellan verksamheten och Upphandlingscentrum. Vidare framkommer att upphandlingsprocessen är en stor del av hela processen från identifiering av behov till leverans av utrustning. Upphandlingsprocessen anses för lång och det saknas tillräckligt bra underlag för Upphandlingscentrum för att kunna planera och prioritera upphandlingarna på ett bättre sätt. För att få en bättre koppling mellan investerings- och upphandlingsprocessen pågår ett förbättringsarbete på Upphandlingscentrum. Även på DC pågår förbättringsarbeten genom försök med så kallad upphandlingskalender, som ska tydliggöra när upphandlingen måste påbörjas för leverans i önskad tid. Kalendern ska bland annat visa objektsprioritering och när avrop eller upphandling ska påbörjas. Investeringskalendern är även tänkt som ett underlag för Upphandlingscentrums planering. Av intervjuerna framkommer att Upphandlingscentrum inte har ett tydligt uppdrag att samordna investerings- och upphandlingsprocessen, men enligt praxis hanterar Upphandlingscentrum samordningen. På Upphandlingscentrum är uppfattningen att verksamheterna behöver ha en bättre framförhållning inför beställning av utrustning. Idag styrs inköpen allt för mycket av budgetarbetet. Hur mycket tid verksamheterna vill avsätta till processerna varierar. Det finns verksamheter som är självkritiska och menar att engagemanget i processerna kan förbättras, till exempel beträffande deltagande i de referensgrupper som ska tillsättas vid upphandlingar. Revisionell bedömning Vår bedömning är att kopplingen mellan investerings- och upphandlingsprocessen kan förbättras genom det förbättringsarbete som pågår beträffande framförhållning och samordning. För att erhålla bra koppling mellan investerings- och upphandlingsprocessen bör de olika kompetenserna i referensgruppen tillsättas i ett tidigt skede. Det är viktigt att ansvariga chefer skapar förutsättningar för erforderliga kompetenser att medverka i referensgrupperna. PwC 2012-06-18 10 av 10