Bästa Resan Delrapport II Anita Wiklander Lena Klingstedt Anna kobsson Lund
Innehållsförteckning INLEDNING... 3 SYFTE... 3 MÅLSÄTTNING... 3 UPPDRAGET... 4 RESULTAT... 5 PROJEKTLEDNINGENS ÅSIKTER... 5 Samarbete... 5 Projektarbetet... 5 Problematik i projektet... 6 Det fortsatta arbetet... 7 STYRGRUPPENS ÅSIKTER... 8 Styrgruppens arbete... 8 Projektarbetet... 8 Problematik i projektet... 9 Det fortsatta arbetet... 9 REFERENSGRUPPENS ÅSIKTER... 10 Projektarbetet... 11 Projektledningen... 11 Det fortsatta arbetet... 12 MÅLARBETE... 12 GENOMGÅNG AV DOKUMENTATION... 13 AVSLUTANDE DISKUSSION... 15 Måluppfyllelse... 15 Projektarbetet... 15 Förändringar i projektet... 16 Dokumentation... 16 Den fortsatta följeforskningen... 17 Bilaga 1... 18 Bilaga 2... 19 2
Inledning Mellan november 2008 och juni 2011 pågår projektet Bästa Resan. Projektet startades på grund av att det finns behov av förstärkning och åtgärder så att en hållbar regionförstoring ska kunna uppnås när persontrafiken på Botniabanan startar 2011. Genom starten av persontrafiken på Botniabanan kommer Västernorrlands och Västerbottens län att förändras. Botniabanan kommer att bidra till att en ny stor region blir tillgänglig på ett nytt sätt och arbetsmarknadens och näringslivets potential att rekrytera personal förändras. Den nya järnvägssträckningen innebär att människor på ett enklare sätt kan pendla längre sträckor med kollektivtrafik. Projektet Bästa Resan fokuserar på tre inriktningar. Det ena är att arbeta med förändring av attityd och beteende, som syftar till att resande med kollektivtrafik ska upplevas som ett förstahandsval för resenärerna. Den andra inriktningen är att arbeta för att skapa småskaliga och attraktiva bytespunkter så att olika delar av resan binds ihop på ett smart och smidigt sätt. Den tredje inriktningen i projektet är att arbeta för att den samhällsplanering som sker utformas på ett sådant sätt att det stödjer användningen av kollektivtrafik. Samtliga åtgärder ska tillsammans bidra till en hållbar regionförstoring. 1 Syfte Projektets syfte är att uppnå attraktiv och konkurrenskraftiga arbetsmarknadsregioner genom utveckling av en hållbar regionförstoring och kraftigt ökad andel smart resande. Målsättning Det övergripande målet för projektet Bästa Resan är att: Förutsättningar finns för en ett successivt ökat smart resande med regionförstorande effekt. För att uppnå det övergripande målet har projektet tre delmål uppsatta: Målgruppernas kunskap, attityder och motivation främjar smart resande med regionförstorande effekt. Resesystemets fysiska förutsättningar främjar ökat smart resande med regionförstorande effekt. Förutsättningar finns för samordnad samhällsplanering som främjar regionförstorande effekt. Förutom dessa tre delmål har projektet satt ett internt mål för medverkande aktörer i projektet: Aktörers samverkan främjar kollektivt resande. 1 www.bastaresan.se 3
Uppdraget Utvärderingsföretaget Annorlunda Konsult har av Länsstyrelsen Västernorrland fått i uppdrag att verka som följeforskare för projektet Bästa Resan. Detta är den andra delrapporten för projektet Bästa Resan. Annorlunda Konsult har fokuserat arbetet i följeforskningen på att delta i möten och seminarier samt genomfört intervjuer och dokumentstudier. Följande insatser har genomförts inom ramen för delrapporten: Deltagande i möten med styrgrupp och referensgrupp. Telefonintervjuer med projektledningsgrupp, styrgrupp och referensgrupp. Intervjuer med företagare/organisationer som har erbjudits transportstrategisk rådgivning. Dokumentstudier Dokument som till exempel protokoll, delrapporter, planering av aktiviteter, minnesanteckningar från både seminarium och olika gruppers möten samt ekonomisk redovisning har studerats kontinuerligt under projekttiden. Deltagande i seminariet Från Räls till resande Seminariet arrangerades den 9 september med presentation av den resvaneundersökning som projektet genomfört. En presentation gjordes även av en studie av ett tänkbart framtidsscenario för Norrland om planerade investeringar genomförs i regionen. 4
Resultat I detta kapitel presenteras det resultat som framkommit av de följeforskningsinsatser som har genomförts under hösten 2009 och våren 2010. Projektledningens åsikter Projektledningen består av fem personer som har tydligt avgränsade ansvarsområden. Samtliga medarbetare i projektgruppen har intervjuats. Nedan redovisas deras syn på arbetet i projektet. Samarbete Samtliga medarbetare menar att samarbetet fungerar på ett bra sätt, förutom att det finns ett geografiskt avstånd mellan medarbetarna. Två av medarbetarna har sina kontor på andra arbetsplatser än vid Länsstyrelsen i Härnösand. Till viss del innebär detta att den sociala samvaron upplevs som bristfällig. Samtliga medarbetare menar att de avstämningsmöten som hålls varje fredag är mycket viktiga för att alla ska kunna uppdatera sig om vad som händer i projektet. Några av medarbetarna menar att arbetet i projektet har inneburit att de fått möjlighet att prova på nya arbetsuppgifter. En av medarbetarna har under projekttiden fått ett ökat ansvarsområde gentemot projektet än det rent formellt administrativa. Det ökade ansvarsområdet har upplevts som stimulerande och har inneburit fler direkta kontakter med bland annat ledamöter i styr- och referensgrupp. En annan medarbetare menar att arbetsområdet har smalnats av och koncentrerats under arbetets gång. Koncentrationen innebär att insatserna når en högre kvalitet än som planerades från start. De båda transportstrategiska rådgivarna hade i det inledande skedet av projektet uppfattningen att de även skulle delta i arbetet med att planera för pendlarparkeringar och resecentra, vilket inte blivit fallet. Deras uppfattning är att deras arbetsuppgifter har begränsats till att enbart erbjuda företag transportstrategisk rådgivning. Projektinriktningen på samhällsplanering var nytt för projektledaren men har inneburit en förkovran vilket upplevs som mycket positivt. Projektledaren anser även att han har vuxit i rollen och tar större ansvar än han trodde vid projektets start. Han upplever att han möts med respekt av medfinansiärerna vilket till exempel märks genom att de bokar upp honom till möten. Projektarbetet Både medarbetarna och projektledaren menar att ansvaret för att styra projektarbetet ligger på projektledaren. Projektledaren menar att styrgruppen hittills inte har utövat någon direkt styrning av projektet. Det har inte har inte heller förekommit diskussioner i styrgruppen som skulle innebära problem eller svårigheter i projektarbetet. Alla beslut har dock inte förankrats i styrgruppen vilket till viss del har försvårat arbetet med förankring av planerade insatser menar den ansvariga medarbetaren för marknadsföringsfrågor. Samtliga medarbetare menar att referensgruppens sammansättning är bra och att gruppens arbete är värdefullt, de har god kunskap och ett stort engagemang. Projektledningen upplevde 5
i projektets inledande skede att referensgruppen först och främst såg till sina egna organisationers intressen. Medarbetarna menar dock att detta har förändrats och att diskussionerna nu handlar om projektet som helhet och dess målsättningar. Det har av medarbetarna även noterats att flera av medlemmarna i referensgruppen är ensamma i sina roller inom sina organisationer. Detta innebär troligen att arbetet i projektet bidrar både med vidareutveckling och stimulans i de frågor som de hanterar i sina yrkesroller. De arbetsgrupper som drivs av projektledaren upplevs fungera bra. Deltagarna har en stor kunskap och de är kreativa. Dialogen är öppen om ekonomiska förutsättningar och om detaljer kring konstruktioner. I arbetsgruppen för kommunikation och marknadsföring har ansvariga medarbetaren upplevt att arbetet varit trögt och tagit lång tid innan det kom igång på allvar. Vid den tredje träffen menade gruppen att processen kommit tillräckligt långt för att gå vidare vilket sker tillsammans med den reklambyrå som upphandlats. Den övergripande uppfattningen är att projektet är förankrat hos de flesta medverkande aktörerna. När det gäller arbetet med kommunikation och marknadsföring upplevs det av medarbetarna i lägre grad vara förankrat jämfört med arbetet kring samhällsplanering. De transportstrategiska rådgivarna menar att flera av företagen som de varit i kontakt med inte alls har känt till projektet. Medarbetarna menar att projektet har en lägre förankring hos vissa organisationer för att det för vissa inte innebär så stor utdelning. Detta kan förklara att engagemanget för projektet är begränsat hos vissa aktörer. Kontrollen av måluppfyllelsen sker kontinuerligt i och med att de veckovis stämmer av aktuell status på projektarbetet. Samtliga medarbetare menar att alla processer har kommit igång men befinner sig i olika stadier. Det finns inom alla tre projektområden delar som inte ligger helt i fas. Den transportstrategiska rådgivningen har haft ett långt uppbyggnadsskede innan det har kommit igång på riktigt. Detta beror på att det inte fanns några konkreta arbetsmetoder framtagna. Det har inneburit att de arbetsmetoder som ska användas har processats fram. Projektledaren menar att planeringen inför byggandet av bytespunkter har processats med kommunerna och övriga intressenter, vilket tagit tid. Det har dock varit viktigt med processen för att finna de mest optimala placeringarna för att dessa ska främja kollektivt resande. Ansvarig medarbetare för kommunikation menar att det har tagit lång tid att diskutera marknadsföring med medfinansiärer och aktörer inom kollektivtrafikområdet. Arbetsprocessen med detta har haft stor betydelse för att kunna nå det allra bästa sättet för marknadsföring av kollektivt resande. Problematik i projektet Flera i projektgruppen menar att detta projekt har liknande problematik som andra EUfinansierade projekt. Problematiken består i att fördelning och förbrukning av medlen som budgeteras i ansökan inte stämmer när projekt väl kommer igång. Det är många delar som tar tid att få igång och upphandlingsförfarandet tar tid. Tillväxtverket lämnar synpunkter på hur projekt ska lyckas utifrån den redovisning som projektet regelbundet lämnar in till verket. Två av medarbetarna har med anledning av detta besökt den förvaltande myndigheten Tillväxtverkets kontor i Östersund. Besöket genomfördes i syfte att beskriva och förklara 6
förtjänster och problematik i projektet. Efter besöket upplever medarbetarna att kommunikationen med Tillväxtverket har fungerat på ett bättre sätt. Det har också inneburit att medarbetarna fått en större förståelse för verkets arbetssätt och riktlinjer. Projektledaren menar att ovanstående problematik också handlar om vilket mandat projektet har och vad projektet kan och inte kan styra över. Det handlar om Tillväxtverkets regelverk som innebär att samverkan kring medfinansiering av vissa delar i projektet hamnar i ett gränsland av vad som är möjligt att genomföra på ett korrekt sätt. En aspekt är att medfinansiärerna har stora förhoppningar på vad projektet kan bidra med till deras organisationer. En annan aspekt är att vissa delar av Tillväxtverket kan uppfattas som indirekt företagsstöd vilket inte är tillåtet. Projektledaren menar att i dessa fall är det av stor vikt att ha god kommunikation med medfinansiärerna. Detta för att säkerställa att de regler som gäller angående att växla upp pengar i projektet efterlevs av samtliga aktörer. Projektledaren tar upp ett antal konkreta faktorer som kan innebära svårigheter för arbetet framåt i projektet. Den ena är att den ekonomiska lågkonjunkturen kan innebära att medfinansiärer beslutar att förändra sin finansiering vilket kan ha en direkt negativ påverkan på projektet. Den andra svårigheten är att projektet är sårbart personalmässigt, de fem medarbetarna har specifika arbetsuppgifter och det finns risk för att projektets genomförande skadas om någon av medarbetarna beslutar sig för att lämna sin anställning. Den tredje svårigheten är att EU-revisionen granskar de projekt som ingår i strukturfondsprogrammet. Detta kan också innebära att projektet påverkas på ett eller annat sätt. Dessutom menar projektledaren att alla delar i projektet inte kommer att hinnas med vilket han till viss del upplever som en svårighet att förankra. Dock ska det som genomförs vara väl förankrat och ha god kvalitet för att ge önskvärda resultat. Sammantaget innebär det att de delarna prövats och prioriterats, vilket innebär att det finns motiv för att vissa delar stryks. De transportstrategiska rådgivarna upplever att deras geografiska placering till viss del innebär svårigheter för dem att kunna utföra sina åtaganden på ett optimalt sätt. De reser mestadels med kollektiva färdmedel och eftersom de har långa avstånd till många av de företag som ska besökas så innebär det långa restider. Detta anser de kan medföra att det inte kommer att var möjligt att uppfylla målsättningen med uppdraget. Det fortsatta arbetet För att arbetet framåt ska bli så effektivt som möjligt menar en medarbetare att det är viktigt att det finns en balans mellan projektets olika delar. Medarbetarna uppger att arbetet framåt kommer att vara mycket utåtriktat och åtgärder kommer att synas i den fysiska miljön. Informationskampanjer kommer igång under våren och byggandet av bytespunkter kommer att påbörjas hösten 2010. Den förlängning av projektet som diskuteras upplevs av alla medarbetare som fördelaktig. De menar också att det är nödvändigt för att budgeten ska förbrukas, annars är det många delar som inte genomförs. Sex månaders förlängning innebär för medfinansiärerna att de kan omfördela sina budgetar för år 2011 och att projektet fortsätter vid en tidpunkt då persontrafiken på Botniabanan har börjat rulla. En förlängning kommer att medföra att medarbetarnas insatser i projektet ges ytterligare en dimension av kollektivt resande i och med att tågen verkligen rullar. Den nackdel som en förlängning kan innebära är att projektet får ett dåligt rykte, att de inte klarar av uppgiften. Detta är dock inte ett skäl för att avstå från att ansöka om förlängning. 7
Projektledaren uppger att vissa delar av projektets planerade aktiviteter har strukits och omfördelats i budget, detta för att anpassa budgeten till en förlängning. Omfördelningen innebär också att möjligheterna att göra rätt saker ökar. Styrgruppens åsikter Styrgruppen består av representanter från de största medfinansiärerna som är Landstinget i Västernorrland och Västerbotten, Vägverket, Kommunförbundet i Västernorrland, Länstrafiken i Västernorrland och Länsstyrelsen i Västernorrland. Representanterna ska i största möjliga mån vara personer med beslutsmandat i sina respektive organisationer. Nedan följer en redogörelse för styrgruppens synpunkter. Styrgruppens arbete De flesta ledamöter menar att arbetet i styrgruppen fungerar bra och att det har utvecklats, från att avhandla frågor av administrativ karaktär till inriktning på kommande händelser i projektet. De flesta av ledamöterna menar att det helhetsansvar som styrgruppen har är viktigt för projektutvecklingen. Det framkommer synpunkter på styrgruppens arbetssätt. Några av ledamöterna menar att styrgruppens uppgifter inte i tillräcklig omfattning har klargjorts i inledandet av projektet. De anser att styrgruppen dels styrs av projektledaren och dels av beslut som Länsstyrelsen fattat och som styrgruppen inte haft möjlighet att påverka, som till exempel upphandlingsförfarandet. Några anser att mötesmaterialet kommer sent och att det av materialet inte framgår om det avser beslutsärenden eller information. Detta medför att det är svårt att hinna med att förbereda sig. Det framkommer synpunkter på att mötesfrekvensen är låg medan andra ledamöter menar att få möten inte är ett problem. Dessa ledamöter har tagit egna initiativ till kontakt med projektledningen om det är något som händer eller är aktuellt. Detta för att hålla sig uppdaterade på vad som händer i projektet. Styrgruppens ledamöter har olika uppfattning om i vilken utsträckning de har kunnat prioritera gruppens arbete. Medan några ledamöter menar att de har en hög arbetsbörda som innebär prioriteringssvårigheter så menar några andra att de har en tydlig prioriteringsordning som fungerar. En ledamot har nyttjat möjligheten att deltaga per telefon vid möten. Två av ledamöterna ingår även i referensgruppen men uppger att de prioriterar styrgruppen. De har dock deltagit vid referensgruppens möten när de har haft möjlighet. Ledamöterna ser att det är viktigt att tidigt inför varje termin boka möten för att underlätta deltagarnas möjligheter att prioritera. Projektarbetet Styrgruppens ledamöter uppger att de har ett stort förtroende för projektledningen och att samarbetet fungerar på ett mycket bra sätt. Projektgruppen upplevs vara ett bra team. Samtliga ledamöter menar att projektet har en god förankring i deras organisationer och de har rutiner för att återkoppla information från projektet vid ledningsträffar. Projektledaren har varit inbjuden till några av dem och andra planerar att bjuda in till kommande ledningsmöten. 8
Det framkommer från samtliga ledamöter att de ännu inte upplever att projektet är synligt för allmänheten. De anser att det tagit lång tid att komma igång med det konkreta projektarbetet. De menar att mycket tid har tagits i anspråk för att planera och diskutera innan planering för genomförande har presenterats. Ledamöterna menar dock att det nu är positivt att det finns tydliga planer och tidsramar för informationskampanjer och fysiskt byggande. Det är otydligt i vilken utsträckning det finns samverkan mellan finansiärerna eller inte. Vissa medfinansiärer har inte någon direkt aktiv roll i projektet. Detta har olika orsaker, vissa är med på grund av ett indirekt intresse av projektets inriktning. En annan orsak kan vara att de befinner sig något perifert till projektets huvudområde som upplevs vara Västernorrland. Det finns dock en uppfattning att det tydligt märks att de medfinansiärer som har eget intresse av projektet också är de som driver på arbetet. Styrgruppen menar att samverkan kommer att märkas tydligare när marknadsföringsinsatserna kommer igång på allvar. Flera av ledamöterna uppger att styrgruppens roll är att följa upp projektet så att det når de uppsatta målen. Några av ledamöterna är av uppfattningen att projektet kommer att nå målen. Flera ledamöter menar att det finns en stor osäkerhet i hur mätbara målen är, exempelvis inom området ändrade attityder och beteende. Synpunkter framkommer att en stor andel av projektets budget satsas på marknadsföringsinsatser. Det har dock inte planerats för hur dessa insatser ska följas upp för att mäta effekten. Ledamöterna anser att det är enklare att följa upp samhällsplaneringsinsatserna eftersom de nya bytespunkterna blir fysiskt synliga och att nyttjandegraden kan mätas. Problematik i projektet Styrgruppen menar att en problematik är att det är många delar som ska utföras i projektet och att det är få personer som ska hantera dessa delar. Arbetsbördan kan innebära en riskfaktor för medarbetarna på ett flertal sätt. Det kan innebära att olika delar i projektet faller bort på grund av att projektarbetarna inte hinner med att utföra uppgifterna. Det kan också innebära att personer söker sig till annat arbete. Några av ledamöterna uppger att det finns en viss trötthet i organisationerna när det gäller projekt. I vissa fall finns svårigheter att mobilisera organisationer till engagemang då ett EUprojekt skapas. Vissa organisationer kan ha efterfrågat medel för att göra förändringar och förbättringsåtgärder under många år, men det har dock i medeltilldelning inte prioriterats. Det kan då finnas en frustration i organisationen som medför att medarbetare inte finner det trovärdigt att genomföra detta med tillfälligt satsade medel. En sådan finansiering upplevs som mindre trovärdig och skapar inte ett omedelbart engagemang i organisationen. Det fortsatta arbetet En samstämmig styrgrupp menar att det viktigaste som projektet ska fokusera är att fullfölja den planering som gjorts för att nå uppsatta mål. Det gäller också att i det kommande arbetet följa upp de insatser som har gjorts såsom resvaneundersökningen, linjenätsanalys och taxeutredning. Dessa kan användas för fördjupade analyser vilka i sin tur kan nyttjas av medfinansiärernas organisationer för att utveckla verksamheten. Det finns en enighet i styrgruppen om att en sex månaders förlängning av projektet är nödvändigt. Detta för att så mycket som möjligt av projektets olika delar ska hinnas med och uppnå målen. Därför har budgeten omfördelats och ny fördelning har diskuterats i 9
styrgruppen. Styrgruppen menar också att det är positivt för projektet att finnas med när tågtrafiken på Botniabanan kommer igång fullt ut hösten 2011. När trafiken startar mellan Örnsköldsvik och Umeå i augusti 2010 och trafiken får ett provår 2010-2011, är viktigt att ta tillvara synpunkter som uppkommer. Ett par av ledamöterna framhåller att det också är viktigt att försöka undvika negativa reaktioner mot provtrafiken. En negativ syn på trafiken kan leda till att inkörningstiden för anpassandet av resandet förlängs vilket innebär en total fördyring av insatsen. Den problematik som kan finnas framåt i projektet anses vara av sådan karaktär att den kan hanteras under tid. Ett exempel som ges är att några av ledamöterna menar att det finns generella svårigheter i projekt som att någon av projektmedarbetarna slutar sin anställning eller blir sjuk. Om detta skulle bli fallet i detta projekt menar ledamöterna att projektet skulle tappa fart och i värsta scenariot stanna av. Även externa faktorer kan påverka projektet negativt, till exempel om leveransen försenas av de tågset som ska trafikera Botniabanan vilket skulle innebära stora legitimitetsproblem för infrastruktursatsningen. Några av ledamöterna menar att vissa effekter av projektet kan ses nu, men i begränsad utsträckning. En sådan effekt är att medfinansiärerna har en större medvetenhet om frågeställningen än de skulle ha haft om projektet inte fanns. Några andra ledamöter menar att det också finns en ökande medvetenhet om frågorna på olika nivåer i samhället. En ledamot anser att den egna organisationen har haft direkt nytta av vissa delar som genomförts i projektet, såsom resvaneundersökning och taxeutredning. Det framkommer även att i en organisation där den transportstrategiska rådgivningen genomförts har beslutsfattare tagit till sig resultat från denna vilket inneburit en högre status för frågorna. Ledamöterna menar att de långsiktiga effekterna med ökat kollektivt resande kommer att kunna ses senare under projekttiden. Det första som kommer att märkas är när både byggnationer och marknadsföringsinsatserna är igång. Flera ledamöter menar att effekterna av trafikförändringarna kan resultera i att rekrytering av personal för organisationer och företag i regionen underlättas, att det blir enklare att anställa kompetenta medarbetare. Det kan också innebära att människor väljer att pendla längre sträckor vilket i sin tur innebär att efterfrågan på bostäder ökar i områden där det för närvarade inte är någon efterfrågan. En annan effekt som styrgruppen belyser är den ekonomiska. En ny busslinje som fungerar som matartrafik till tåget ersätter inte med automatik den reguljära turtrafiken. När busstrafiken förändras och även utökas medför det ökade kostnader för kollektivtrafikens huvudmän. Referensgruppens åsikter Referensgruppen består av representanter från Landstinget i Västernorrland och Västerbotten, Mittuniversitetet, Länstrafiken Västernorrland, Kommunförbundet Västernorrland, Region Västerbotten, Samtrafiken, Vägverket, Banverket, kommunerna i Västernorrland samt Nordmaling och Umeå kommun. Referensgruppens främsta uppgift är att ge synpunkter och input till projektledningen. De ska även fungera som en remissinstans och reflektera över samverkanspotentialer men också agera i den egna organisationen och i de nätverk de har. Nedan presenteras resultatet av intervjuerna med referensgruppen. 10
Projektarbetet Generellt sett fungerar arbetet i referensgruppen bra. Alla aktörer upplever att de bidrar med sin kunskap och sina erfarenheter till gruppen. Oavsett graden av påverkan på de medverkande organisationerna är intresset för projektet stort. Många aktörer är involverade i projektet, vilket bidrar till att olika frågor och beröringspunkter är av intresse för dem. Detta bidrar även till att aktörerna upplever att de inte alltid är delaktiga i projektarbetet. Trots att aktörerna inte alltid är delaktiga eller har kunskap gällande alla frågor som diskuteras i projektet, tycker de att gruppen är bra sammansatt för att tjäna projektets syfte. Den finns en enighet om att de kompletterar varandra bra i gruppen. Generellt menar de att den viktigaste uppgiften i deras referensgruppsarbete är att bidra med sina erfarenheter och sina kunskaper, att förvalta detta på bästa sätt i projektet. Förankringen av projektet har varit varierande i de olika organisationerna. I de organisationer som kommer att påverkas i stor eller mycket stor utsträckning av projektet arbetas det mer med att förankra projektets frågor än det görs i de organisationer som påverkas i lägre utsträckning. Aktörerna i kommunerna i Västernorrland betonar att flera delar av arbetet som görs i projektet redan finns i endera planeringsfas eller att det arbetas med det i den egna verksamheten. Dessa aktörer upplever även i stor utsträckning att projektet bidragit till att den egna verksamheten fått extra hjälp och stöd i arbetet med denna typ av frågor. Flera menar att de genom projektet har kunnat lyfta frågor kring kollektivtrafik i ett bredare perspektiv. Intressant att notera är att oavsett organisation upplever ett antal aktörer att det stundtals varit svårt med att förankra vissa projektfrågor i de egna organisationerna. Detta beror bland annat på att kommunikationen mellan aktörerna och projektets ledning vid tillfällen varit otydlig. Det har främst handlat om frågor som berör marknadsföring och kommunikation. Det upplevs bland flera aktörer att arbetet kring dessa frågor står stilla. Projektledningen När det gäller samarbetet med projektledningen upplevs det som bra. Aktörerna menar att projektledaren gör ett mycket bra arbete. Flera har påpekat att arbetet med kollektivtrafik är komplext och svårt att greppa. De uppger att projektledaren inte hade någon större kunskap om kollektivtrafik före projektet, men att han under projektets gång har samlat på sig kunskap och erfarenheter. En av de intervjuade säger att det märks att han allt mer har kommit in i vår värld. Trots detta upplever flera aktörer en viss seghet i projektarbetet, de tycker att det har varit mycket om sig och kring sig i vissa frågor. De menar att det är av vikt att arbetet i projektet inte låser sig i frågor som inte för projektarbetet framåt. Ett exempel som tas upp är den omfattande diskussionen som förekommit gällande invigningen av Botniabanan. Flera har påpekat att de upplever att detta inte har någon större relevans för utvecklingen av projektet. Det finns även en stor efterfrågan från aktörerna på återkoppling och resultat från den transportstrategiska rådgivningen. Flera ser att de inom de egna organisationerna kan ha nytta av resultaten och utifrån de resultat som framkommit kan arbeta vidare med frågan. 11
Det fortsatta arbetet Att det blir en eventuell förlängning av projektet ser aktörerna endast som positivt. De menar att en förlängning ökar möjligheterna att nå projektets målsättningar. Det påpekas dock att det är av vikt att arbetet inom projektet inte stannar av, det gäller att tillvarata den extra tid som getts och vara effektiv. En förlängning skapar även möjligheter till att göra en gemensam övergripande insats i att hitta strategier och skapa forum där det ska arbetas med projektets frågor efter dess slut. Att arbeta fram gemensamma strategier ses som en viktig del i det fortsatta arbetet. Det finns en viss oro främst när det handlar om arbetet med frågorna gällande samhällsplanering. Det är flera aktörer som efterfrågar en strategi gällande hur just dessa frågor ska hanteras efter projektet samt vem eller vilka som ska bära ansvaret. Ett fåtal har märkt effekter av projektarbetet, vilket de inte heller hade förväntat. De flesta menar att effekterna av projektet kommer att skönjas långt efter projektets avslut. Det finns en samsyn när det handlar om projektets möjligheter att ge effekt. Flera upplever dock att det är svårt att sia om projektet ger effekt direkt efter projektets slut. De menar att det kommer att ta olika lång tid för exempelvis involverade kommuner att se effekter av projektet på grund av kommunernas geografiska lägen. Några av de involverade organisationerna menar att de inte alls kommer att märka av några effekter av projektet. Enigheten är stor om att det fortsatta arbetet i projektet måste börja visa mer konkreta resultat. Flera påpekar att det är av vikt att arbetet fokuserar på både påverkansåtgärderna och investeringsåtgärderna. Det finns en viss oro att arbetet med påverkansåtgärderna inte kommer att ge några resultat inom ramen för projektet. Vad som menas är att attityd- och beteendeförändringar tar tid och att den tid som finns tillgänglig i projektet inte är tillräcklig för att kunna avläsa några resultat. Det finns en otålighet över att allmänheten ännu inte nåtts av mer information om satsningen på det kollektiva resandet under projekttiden. Flera av aktörerna menar att för att kunna se resultat och eventuella effekter av påverkansåtgärderna måste arbetet med investeringsåtgärderna bli effektivare. En annan viktig fråga som bör prioriteras i det fortsatta arbetet är marknadsföringen. Det finns en generell uppfattning om att det har varit otydligt hur detta arbete ska genomföras. Alla intervjuade är eniga om att marknadsföringen måste vara smart och bra. De kampanjer som ska komma till stånd måste ha en strategi som påverkar personer att välja det kollektiva resandet. Det som flertalet ställer sig frågande till är hur detta arbete ska fungera och ta vid efter projektets slut, vem/vilka som ska ansvara. De problem som ses är relaterade till detta, att det måste bli klarhet i vem som ska vara avsändare. Målarbete Detta avsnitt är en sammanfattning av det arbete som förekommit inom projektet. 2 Uppgifterna är hämtade dels från tillgänglig dokumentation men även från de intervjuer som genomförts. När det gäller det projektövergripande målet Förutsättningar finns för ett successivt ökat smart resande med regionförstorande effekt så framkommer det att projektet har arbetat med målsättningen i fokus. Arbetet har bland annat inneburit att arbetsgrupper processat fram lämpliga placeringar av bytes- och pendlarparkeringar. Utredningar har genomförts angående 2 Se bilaga 1. 12
pendlingsvanor bland allmänheten och marknadsföringsinsatser har planerats och till viss del genomförts. Upphandling för byggandet pågår i skrivande stund. Några av de medverkande aktörerna har arbetat med de övergripande frågeställningarna direkt i sin verksamhet. Till exempel har Sundvalls kommun och bussföretaget som verkar där ett projekt med syfte att öka det kollektiva resandet i Sundsvallsområdet. I Örnsköldsvik arbetas det också med att ta fram underlag för hur busslinjerna kan förbättras. Av projektets tre delmål har det inom det första delmålet Målgruppernas kunskap, attityder och motivation främjar smart resande med regionförstorande effekt genomförts och påbörjats en rad av aktiviteter. Den arbetsgrupp som tillsatts har arbetat fram underlag för hur marknadsföringsinsatserna ska genomföras. En strukturerad plan finns för hur arbetet ska genomföras. När det gäller det andra delmålet Resesystemets fysiska förutsättningar främjar ökat smart resande med regionförstorande effekt finns en arbetsgrupp som arbetar med att planera och förbereda byggandet av bytespunkter och resecentra. Dessutom har en arbetsgrupp planerat och genomfört olika undersökningar för till exempel linjenätsanalys, realtidssystem och taxesystem och det arbetet har kommit olika långt. I både intervjuer och dokument framkommer att detta förberedande arbete varit omfattande. För arbetet med det tredje delmålet Förutsättningar finns för samordnad samhällsplanering som främjar regionförstorande effekt finns det en arbetsgrupp. Det som framkommit i genomförda intervjuer ger indikation på att det mest önskvärda är att ansvaret, efter avslutat projekt, ska finnas hos en organisation som har ett övergripande regionalt ansvar för denna typ av frågor. Arbetet med det interna målet för medverkande aktörer i projektet Aktörers samverkan främjar kollektivt resande genomsyrar arbetet i alla arbetsgrupper. Dessutom pågår diskussioner om frågorna i både referens- och styrgrupp. De insatser som görs ska även leda till informationsinsatser kring det kollektiva resandet samt att bytespunkter och pendlarparkeringar ska byggas. De samlade insatserna ska leda till att det kollektiva resandet främjas. Genomgång av dokumentation I projektet har producerats ett stort antal dokument från seminarium, arbets- och referens- och styrgruppsmöten. Detta material har följeforskarna tagit del av. Genomgången av dokumenten görs för att eventuella misstag eller felaktigheter som gjorts ska kunna rättas till och det fortsatta dokumentationsarbetet förbättras. Den dokumentation som följeforskarna tagit del av är innehållsmässigt både informativ och detaljerad. Följeforskaren som deltagit vid flera möten i arbets- referens och styrgrupp har begärt att få ta del av all dokumentation. Detta görs enkelt genom att skicka kopia till utvärderingsföretaget på det material som skickas till deltagare i grupperna. Utvärderingsföretaget har inte deltagit vid de möten som förekommer i arbetsgrupper och kan därför inte avgöra om all dokumentation är redovisad. Av den dokumentation som följeforskarna tagit del av framkommer att vid samtliga möten finns det förteckning av samtliga närvarande men att det på vissa dokument saknas datum. 13
Det finns deltagarlistor som saknar rubrik både för avsedd aktivitet och datum. En otydlig dokumentation kan innebära att dokument feltolkas och sätts in i ett sammanhang som inte är relevant. 14
Avslutande diskussion Annorlunda Konsult har efter den samlade genomgången i den andra delrapporten följande synpunkter på projektet och det fortsatta arbetet. Måluppfyllelse Följeforskarnas bedömning angående projektets möjligheter att nå de fem uppsatta målen är att det för närvarande inte finns tillräckligt med underlag för att bedöma i vilken utsträckning de olika målen kan uppfyllas. Det finns dock några punkter som framkommit i intervjuer och som diksuteras nedan. Både referens- och styrgrupp menar att det är viktigt att beslut fattas snarast angående var ansvaret för framtida samhällsplanerande funktioner ska vara organiserat. Detta har stor betydelse för det fortsatta arbetet eftersom den utgör ett av de strategiskt uppsatta målen för projektet. Frågan bör lyftas upp av styrgrupp och projektledning att hanteras på ett medvetet och strukturerat sätt under kommande möten. Detta för att trygga att detta arbete inte upphör när projektet är slut. Även referensgruppen kan ha synpunkter som är värda att ta tillvara och frågan kan finnas med som diskussionspunkt även vid deras kommande möten. Det projektinterna målet angående att aktörernas samverkan ska främja kollektivt resande, har inte i så stor utsträckning diskuterats vid de möten som följeforskaren deltagit i. Den frågeställningen kan det vara dags att lyfta vid kommande referens- och styrgruppsmöten. Detta bör göras för att i slutet av projektet kunna följa upp denna målsättning. Det framkommer av intervjuer med samtliga grupper att det är av stor vikt att projektet i arbetet framåt koncentrerar insatserna till de olika aktiviteterna och dess genomförande såsom planerats. Med det menar dem att det annars finns en risk att eventuella nya idéer som kommer fram egentligen inte medför att projektet går framåt. Det gäller att hålla riktningen enligt den utstakade planeringen för att optimera möjligheterna att målen uppnås. Med tanke på de stora förändringar som projektet står inför, särskilt med bemanningsfrågan i åtanke, är det även av stor vikt att projektorganisationen är tydlig och strukturerad för att de uppsatta målen ska kunna nås på bästa sätt. Projektarbetet Det finns några synpunkter på konkreta ämnesområden inom projektet som kommit fram i de intervjuer som genomförts. Både referensgrupp och styrgrupp efterfrågar att kunna ta tillvara de resultat som skapats i projektets olika delar. Det som främst efterfrågas är resultat från den transportstrategiska rådgivningen som kan användas som underlag för kommande kollektivtrafikplanering. Projektledningen bör så snart som möjligt delge de medverkande aktörerna resultat som är användbara i till exempel den kommunala verksamheten. Det finns ett par anledningar till varför detta bör göras. För det första är undersökningar i samhällsfrågor att betrakta som färskvara som fort blir inaktuellt om det inte tas tillvara. För det andra bör engagemanget för frågorna tas tillvara så att de inte prioriteras bort i aktörernas verksamheter. 15
Det finns en risk för att en skevhet kan uppstå mellan ledamöter som tar egna initiativ till kontakt med projektledaren mellan mötestillfällen och mellan de ledamöter som tar emot information och deltar vid planerade möten. Även om de menar att mötesfrekvensen är låg så menar de att de inte har tid att göra någon förfrågan om projektstatus mellan mötestillfällena. Det gäller här att projektledningen är tydlig i sin kommunikation med gruppernas ledamöter. Ledamöter i både styr- och referensgrupp menar att de har en vältecknad agenda vilket medför svårigheter att i vissa fall prioritera gruppernas arbete. För att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att styrgruppen ska prioritera projektet är det av stor vikt att i ett tidigt skede planera kommande möten. En risk som finns i detta projekt är att några av medfinansiärerna kan komma att känna sig förfördelade, på grund av att de inte får ut från projektet det de hade räknat med. Det är i det sammanhanget viktigt att projektledningen fortsätter att föra en rak och tydlig kommunikation med medfinansiärerna för att i möjligaste mån minimera sådana konflikter. Förändringar i projektet När det gäller förändringar i en organisation, verksamhet eller ett projekt såsom exempelvis personalomsättning kan det skapa skörhet i organisationen. Denna skörhet minskar med en tydlig struktur och ledning samt om det finns ett tydligt målinriktat arbetssätt. Detta medför att personer som kommer in som nya i verksamheten på ett enkelt sätt kan få kunskap om vad som ska göras. Vid styrgruppsmötet i maj framkom att personalförändringar kommer att ske i projektet. Projektledaren ska under perioden 1 januari 30 juni, 2011 vara föräldraledig. Ansvarig medarbetare för information och kommunikation slutar sin anställning i mitten av juli. Under våren 2010 har det rekryterats en person som fungerar som ett stöd för den person som slutar i juli. Dessa tre omständigheter innebär en stor påfrestning för projektet och kan innebära att projektet tappar fart när det är inne i en kritisk fas där projektspecifika aktiviteter ska genomföras. Den diskussion som styrgruppen hade angående rekrytering var att det bör rekryteras en medarbetare som först ska fungera som ersättare för en person och därefter ska fungera som projektledare under ett halvår. Detta kräver att rekryteringen utformas på ett tydligt och strukturerat sätt för att öka möjligheterna att rätt person anställs till uppgiften. Den lärdom som finns sedan tidigare i projektet är att rekryteringsprocessen tar tid och att det är viktigt att gå nogsamt tillväga för att bästa möjliga resultat ska uppnås. Det krävs också att projektet vidmakthåller en tydlig och klar struktur som innebär att en ny medarbetare på ett snabbt och smidigt sätt kan komma in i projektet och arbeta effektivt. Det är också av vikt att de medarbetare som är kvar i projektet aktivt medverkar till att projektet inte tappar fart. Det kan även ses som en möjlighet för de medarbetarna att ta på sig ett ökat ansvar i de roller de redan har, vilket kan bidra till att den nya projektmedarbetaren erbjuds tydligt avgränsade arbetsuppgifter. Dokumentation När det handlar om att mäta vilka effekter en aktivitet eller viss typ av insats har inneburit, måste det följas upp och utvärderas. För att på bästa och enklaste sätt kunna göra detta krävs en tydlig dokumentation. 16
I utvärderingssyfte är en god dokumentation av vikt för att samla in information om hur arbetet fortskrider, hur andra ser på arbetet och verksamheten samt vilket resultat som uppnås. Genom att noga dokumentera arbetet som görs kan mål följas upp över tid och arbetet ändra inriktning om eller när det är nödvändigt. Att regelbundet samla in, uppdatera och komplettera dokumentationen är därför av stor vikt. Dokumentationen ska enkelt kunna härleda till vilken aktivitet som avsetts för exempelvis en deltagarförteckning eller ett mötesprogram. Dagordningar respektive dagsprogram ska förses med datum och det ska tydligt framgå vilken aktivitet som avses, vilket inte är fallet i den granskade dokumentationen. För att undvika att deltagarlistor och dagordningar sätts ihop på fel sätt är det av vikt att all dokumentation förses med datum och vilken aktivitet som avses. Detta kan göras enkelt med en rubrikrad i en excelfil. Utvärderingsföretaget kan i dagsläget inte göra en bedömning av den totala dokumentationen eftersom det finns en viss osäkerhet om samtliga dokument från projektarbetet har redovisats. Den fortsatta följeforskningen Under hösten 2010 kommer arbetet att fokusera på både det inre och det utåtriktade arbetet i projektet. Den andra undersökningen genomförs angående hur arbetet med den transportstrategiska rådgivningen utvecklats sedan hösten 2009. Projektets interna arbete kommer att följas och följeforskningen fortsätter att vara metodstöd till projektledningen. En eventuell förlängning av projektet kan innebära att vissa delar av den fortsatta följeforskningen senareläggs för att uppdraget ska kunna genomföras på det sätt som avtalats. 17
Bilaga 1 Mätning måluppfyllelse Maj 2010 MÅL AKTIVITETER GENOMFÖRT/ STATUS Övergripande Förutsättningar finns för en successivt ökat smart resande med regionförstorande effekt Arbetsgrupper processar Byggande - pendlarparkeringar - resecentra (Botniabanan invigs aug 2010 Ö-U) Pågår Upphandling pågår Pågår BEDÖMS UPPNÅ MÅLSÄTTNINGARNA Delmål 1 Målgruppernas kunskap, attityder och motivation främjar smart resande med regionförstorande effekt Arbetsgrupp processar Marknadsföringsinsatser - hösten 2009 - vår- höst 2010 Marknadsundersökning intervjuer vår 2010 www.norrlandsresan.se Pågår Delvis??? Delmål 2 Resesystemets fysiska förutsättningar främjar ökat smart resande med regionförstorande effekt Linjenätsanalys Realtidssystem Taxesystem Utredning pågår Upphandling pågår Analys genomförd??? Delmål 3 Förutsättningar finns för samordnad samhällsplanering som främjar kollektivt resande Arbetsgrupp processar Seminarium: September 2009 nuari 2010 Juni 2010 Arbetsgrupps - och styrgruppsdiskussioner Pågår - Pågår???? Projektinternt mål för aktörerna Aktörers samverkan främjar kollektivt resande Styrgrupp Referensgrupp?? 18
Intervjufrågor till Styr- och Referensgrupp för Bästa Resan Den egna insatsen Hur ser du på din roll i projektet gentemot den egna organisationen? Vad anser du är ditt ansvar - vilka insatser ger du till projektet? Upplever du att projektet har förankrats i den egna organisationen? Vem, och hur arbetas det med att förankra projektet i din organisation? Vad är ditt/din organisations största intresse i projektet? Hur upplever du att projektets målsättningar kommer att nås? Ser du att det finns någon problematik i projekt, hur och i så fall vad? Projektet Hur upplever du samarbetet med projektledningen samverkan mellan finansiärerna finns det någon problematik/förbättringsområden med samarbetet/samverkan Hur ser du på gruppens dynamik, helheten i gruppen hur bidrar du till gemenskap/utveckla gruppens dynamik Fungerar det att prioritera gruppens arbete? Vad ser du för effekt av projektet Nuläge i stort i den egna organisationen Vad behövs för att projektet ska nå dit, vad bidrar du med Det fortsatta arbetet Vad är det viktigaste att projektet fokuserar på under resterande tid? Hur ser du på en förlängning av projektet? Farhågor/möjligheter? Omprioriteringar, göra annat eller fortsätta enligt plan? Finns det något som kan innebära problem i det fortsatta arbetet? Vilka utvecklingsmöjligheter ser du i det fortsatta arbetet? Övriga synpunkter. Bilaga 2 19