1 Jul & Nyhetsbrev nr 8 22 december 2010 Bästa medlemmar, Hoppas att ni alla har det bra så här i juletider och att ni försöker njuta av snön (finns ju inte så mycket val)! Styrelsen har, sedan vi tillträde för sex månader sedan, arbetat med såväl strategiska och strukturella som löpande fastighets- och föreningsfrågor vilka presenteras nedan i grova drag. Fastigheten Vi kan konstatera att vi bor i en gammal och vacker men genom åren ganska dåligt underhållen fastighet och vi har upptäckt en hel del saker som måste åtgärdas. Styrelsen har snabbt blivit tvungen att fokusera på en mängd akuta renoveringsprojekt såsom att taksocklar behöver lagas, jordfel på vinden, gårdsbelysningen, mm. Till att börja med kan jag berätta att vi nu har avslutat byggnationen med Metrolit. Styrelsen kommer presentera utfallet på ett informationsmöte (se nedan). Men, tyvärr har fastigheten ett vidare och omfattande renoveringsbehov. Vi behöver laga taket på många ställen, åtgärda fukten i källaren, laga och måla ytterfasaderna så att det inte faller ned puts på gatan, åtgärda gården så att det inte rinner in vatten i källaren, renovera och snygga till alla trapphus, effektivisera värmesystemet, se över sophanteringen, mm. Ja, listan är lång och utmanande. Allt behöver självklart inte göras direkt. För att fokusera på rätt saker och i rätt ordning har styrelsen tagit fram en prioriteringslista utifrån need-to-do och nice-todo. Detta kommer sedan att användas för att indela åtgärderna i ett antal delprojekt. För att bestämma hur vi skall finansiera alla renoveringsbehov kommer styrelsen därför kalla till en extra föreningsstämma (se nedan). Mer information om renoveringsbehoven kommer presenteras på informationsmötet och den extra föreningsstämman. Vidare har styrelsen påbörjat en utvärdering såväl kvalitets- som prismässigt av våra leverantörer för fastighetsskötsel. Vi har bytt ut hiss-skötselföretaget och snöröjningsfirman, samordnat snöröjning och städning av gatan tillsammans med alla föreningar längs Stureparken, mm. Styrelsen kommer arbeta vidare med dessa frågor.
2 Vi har prövat att stänga grovsoprummet under en tid pga misskötsel. Vi har nu, efter återkoppling från medlemmar, beslutat att öppna det igen till jul. Enligt medlemsundersökningen var en bra och fungerande sophantering en av de saker som medlemmarna prioriterar högt. Men, det innebär att alla gemensamt måste ta ansvar och sköta det på det sätt som efterfrågas. Här finns fortfarande en god förbättringspotential. För information ser schemat för hämtning av sopor ut på följande sätt: Hushållssopor mån + torsdag varje vecka Grovsopor varje torsdag Papper måndag jämna veckor Glas torsdag jämna veckor Småel (sladdar och smått som får plats i kärlet, OBS ej datorer) på avrop Styrelsen ber alla medlemmar att respektera en god ordning för att vi ska kunna upprätthålla en bra sophantering. Informationsmöte och extra föreningsstämma Styrelsen avser att kalla till en extra föreningsstämma inom kort vi letar lokal för att låta medlemmarna ta beslut om finansiering av renoveringsprojekten. Styrelsen förstår att det finns många frågor från medlemmarna om vad som händer med fastigheten och med föreningens ekonomi. Vi kommer därför inleda med ett informationsmöte och därefter avhålla den extra föreningsstämman. Informationsdelen av mötet beräknas hålla på i 2,5 timmar. Agenda för informationsmötet: 1. Styrelsens synsätt & arbetssätt 2. Medlemsfrågor 3. Fastighetsdriften 4. Ekonomi & finans 5. Byggnationen med Metrolit 6. Återstående ombyggnads- och renoveringsbehov 7. Alternativa lösningar för finansiering av ombyggnads- och renoveringsbehoven 8. Summering Därefter följer den extra föreningsstämman, där kallelse (med agenda) kommer skickas ut separat inom kort. Kallelsen kan skickas ut tidigast 4 veckor innan stämman och senast 1 vecka före den extra föreningsstämman.
3 Förslag till försäljning och ombyggnad av föreningens råvind, mm Underlag för omröstning vid föreningsstämma i Brf Stureparken 2 Styrelsen har under året arbetat med ett förslag till åtgärder vad avser försäljning av råvinden för inredning till bostadslägenheter. Råvinden beräknas få en total bruksarea om ca 1300 kvm. Styrelsen söker mandat vid stämman att sälja råvinden till bästa möjliga marknadspris på den öppna marknaden till ett byggföretag för ombyggnad till bostadslägenheter. Styrelsens inställning är att föreningen skall ta så liten marknadsrisk som möjligt och föreslår därför en direktförsäljning av råvinden till ett seriöst byggföretag för ombyggnad till bostadslägenheter. Styrelsen har tagit fram beslutskriterier inför valet. Som beslutsunderlag finns bl.a. värderingar från två välrenommerade mäklarföretag. Från medlemsundersökningen känner styrelsen till att det finns ett flertal medlemmar som är intresserade av att köpa del av vinden. För att säkerställa att föreningen får marknadspris kommer försäljningen ske direkt till ett byggföretag, vilket innebär att medlemmarna inte får hembud. Däremot kan medlemmar som så önskar förhandla direkt med byggföretaget. Föreningen minskar därmed riskerna och kraven på insatser. Styrelsen avser att styra upp byggföretagets tidplan, tillvägagångssätt och omfattning, mm. Styrelsen har för det ändamålet tagit fram ett utkast på ett regelverk och anlitat en rådgivare. Styrelsen avser att använda samma byggföretag som köper råvinden till att åtgärda renoveringsbehovet. Styrelsen föreslår att stämman beslutar om: Att ge styrelsen i uppdrag att flytta ned vindskontoren till källaren. Att ge styrelsen i uppdrag att upplåta föreningens råvind till bästa möjliga marknadspris på den öppna marknaden till ett seriöst byggföretag för ombyggnad till bostadslägenheter genom anbudsförfarande. Att intäkterna från dessa försäljningar skall användas för nödvändiga renoverings- och ombyggnadsåtgärder. En följd av beslutet blir att vi kommer bygga två hissar (Sturegatan 31 och Stureparken 4) och höja upp två hissar (Valhallavägen 98 och 100). Dessa kommer också behöva finansieras, vilket innefattas i totalfinansieringen.
4 Preliminär tidplan och process 1. Beslut om rådgivare klart 2. Beslut på stämman enligt ovan slutet jan/feb 3. Upphandling & avtal med projektledare/konsult för dokumentation av detaljerad åtgärdsplan slutet jan/feb 4. Rådgivaren tar fram beskrivning av föreningen, fastigheten, upplåtelseavtal, mm feb/mars 5. Ny ekonomisk plan tas fram feb/mars 6. Anbudsförfarande för val av byggföretag mars/april 7. Avtal träffas om försäljning av råvind och byggnation samt handpenning erhålls april/maj 8. Byggstart och slutlikvid erhålls maj/juni. Bygget beräknas ta 2-3 år (börjar förmodligen med källaren) För de som tyvärr inte kan delta på den extra föreningsstämman går det bra att lämna fullmakt. Dock endast en per medlem. Förslag på fullmaktsdokument kommer bifogas kallelsen till extra föreningsstämman. Föreningen Resultaträkning och kassaflöde En initialt viktig strategisk fråga för styrelsen var fastställande av en ny finansiell strategi och policy, där Den styrande principen är att minimera negativ påverkan på resultat och kassaflöde från kortsiktiga rörelser i de finansiella marknaderna och att begränsa finansiell spekulation. Den finansiella strategin har två huvudprinciper: Säkerställa att Bostadsrättsföreningen har tillgång till en likviditetsreserv. Skapa stabilitet och prognostiserbarhet i kassaflöde, resultat & balansräkning. Det innebär att vi skall inte spekulera i vart räntorna tar vägen, utan se till så att vi begränsar påverkan på resultaträkningen från kortsiktiga ränteförändringar och minskar risken för höjda avgifter i framtiden. Vidare innebär det att vi skall säkerställa att vi kan sköta våra kortfristiga betalningsåtaganden. Styrelsen räknar med att kunna behålla samma avgift under 2011 och 2012 utifrån den preliminära budgeten och den information som vi har idag. Förvisso får föreningen från och med 2011 inget bidrag från den tidigare ägaren (Diligentia), som för 2010 gav föreningen cirka 1,2 mkr i extra bidrag, och även om kostnader för uppvärmning, snöskottning och underhållskostnaderna beräknas bli högre, räknar styrelsen med att ha en ekonomi i balans. En viktig bidragande orsak till att vi kan behålla samma avgift är att styrelsen under september säkrade räntorna flera år framåt. Mer information om detta kommer presenteras på informationsmötet. Styrelsen har också påbörjat en utvärdering av hyresavtalen och av den kamerala förvaltningen. Styrelsen kommer arbeta vidare med dessa frågor.
5 Balansräkning Föreningen har tyvärr en av de sämsta balansräkningarna på Östermalm med alldeles för stor lånebörda. Föreningen har ca 12.000 kr/kvm i lån mot ca 8.000 kr/kvm i snitt för andra nybildade bostadsrättsföreningar på Östermalm. Det finns ingen ordentlig statistik, varför jämförelsen (i oktober) gjordes utifrån vad som var till salu på marknaden (på Hemnet). Siffrorna har därefter verifierats med mäklare. För att ytterligare stärka upp vår ekonomiska sits har därför en översyn skett av hur vi kan frigöra värden, vilket har lett till ett positivt utfall. Styrelsen har tagit fram en åtgärdsplan för att kunna hamna på ungefär samma nivå som snittet ovan och vi har därför goda förhoppningar om en klar förbättring av balansräkningen. Detta kommer presenteras på informationsmötet. Styrelsen kommer arbeta vidare med balansräkningsfrågorna. Medlemmarna Styrelsen har utvecklat ett antal regelverk för att skapa tydlighet kring vad som gäller inom föreningen. Dessa omfattar Trivselregler (kallas oftast för ordningsregler, men styrelsen ville ha ett positivt laddat ord istället), framtagande av Instruktioner för hantering av nya medlemmar, mfl. I syfte att fånga upp vad medlemmarna tycker och deras prioriteringar genomförde styrelsen en medlemsundersökning under sommaren. Utifrån den har vi omprioriterat en del av vårt arbete, såsom t.ex. informationsgivningen. Vi skickar därför ut information löpande. Styrelsen kommer presentera en sammanställning av utfallet på informationsmötet. Styrelsen vill passa på och välkomna Sanna Broman med familj till föreningen och fastigheten. Styrelsen Den ansvarsfördelning som styrelsen gemensamt bestämde vid starten i juni (och tidigare informerat om) har fungerat bra. Styrelsen kommer presentera sitt synsätt och arbetssätt på informationsmötet. Tyvärr kommer vår duktige kassör, Ulf Hermelin, att avgå till årsmötet för att ägna sig mer åt sin fru Louise och deras nyfödda pojke Peder. Varför vi söker en ny förmåga, vilket valberedningen kommer att återkomma om. Övrigt Jag vill passa på och tacka alla i styrelsen och andra frivilliga (trädgårdsgruppen, mfl) i föreningen för ett fantastiskt arbete under 2010! Samtidigt vill styrelsen tacka för allt det stöd som vi löpande får från alla medlemmar. Tänk på att vara försiktiga med levande ljus och öppna spisar samt sänk gärna värmen om ni reser bort. Föreningen har goda framtidsutsikter i vår vackra kulturminnesvärda fastighet med möjlighet att genomföra nödvändiga renoveringar och åstadkomma en betydligt starkare ekonomi. Låt oss alla arbeta för att ta tillvara på dessa förutsättningar och skapa en trivsam förening. God jul och Gott nytt år önskar styrelsen!