Lathund. Skolverkets behörighetssystem för e-tjänster. Rollen rektor

Information 2014-12-03 1 (14) Lathund Skolverkets behörighetssystem för e-tjänster Rollen rektor Postadress: 106 20 Stockholm Besöksadress: Fleminggatan 14 Telefon: 08-527 332 00 vx Fax: 08-24 44 20 skolverket@skolverket.se www.skolverket.se

2 (14) Innehåll Kapitel Sida 1. Om behörighetssystem för e-tjänster... 3 2. Logga in i behörighetssystemet... 4 3. Registrera provadministratörer... 5 3.1 Skriv ut inloggningsuppgifter och instruktioner till provadministratör... 6 4. Registrera lärare till bedömningsportalen... 7 4.1 Skriv ut inloggningsuppgifter till lärare... 9 4.2 Ändra eller ta bort en lärare... 10 4.3 Aktivera lärare vid läsårsstart... 10 5. Övrigt... 11 5.1 Ändra rektors kontaktuppgifter... 11 5.2 Visa provadministratörer... 11 6. Logga ut... 11 7. Support... 12 8. Reviderat... 12 9. Vanliga frågor och svar... 12

3 (14) 1. Om behörighetssystem för e-tjänster Bedömningsportalen (https://bp.skolverket.se) är avsedd för lärare för att kunna ta del av bedömningsstödet som finns publicerat på portalen. Behörighetssystemet e-tjänster (https://extproxy.skolverket.se/idm/) är avsedd för rektorer och provadministratörer i syfte att kunna administrera lärarnas inloggningar till bedömningsportalen. Genom behörighetssystemet får skolor behörighet till olika digitala tjänster som Skolverket erbjuder, t ex lärares åtkomst till bedömningsstöd i Skolverkets bedömningsportal. Det finns tre olika roller i behörighetssystemet: huvudman, rektor samt provadministratör. Varje roll har sina egna inloggningsuppgifter och systemet är konstruerat utifrån en delegeringsmodell enligt följande. Skolverket ger huvudmän behörighet att tilldela rektor inloggning till e-tjänster. Rektorn kopplas till en eller flera skolenheter. Rektorn i sin tur har då tilldelats behörighet att registrera provadministratör samt registrera och administrera lärares inloggningar till bedömningsportalen. Provadministratören har möjlighet att på samma sätt som rektorn registrera och administrera lärare. Så här ser delegeringsprocessen ut schematiskt: Skolverket Huvudman Rektor (Provadministratör) Lärare Lathundar och instruktioner för huvudmannen, rektorn och provadministratören finns att ladda ner efter inloggning i behörighetssystemet. Nedan följer instruktioner för hur rektorn ger behörighet åt provadministratörer och lärare. Rektorn kan: Registrera provadministratörer Registrera lärare och ta bort lärare Skriva ut provadministratörernas inloggningsuppgifter Skriva ut lärares inloggningsuppgifter Visa, ändra och hantera provadministratörer Visa, ändra och hantera lärare Du kan vara rektor för flera skolenheter. I informationsrutan överst på skärmen syns vilken skolenhet du arbetar med för tillfället. Där visas då också en meny så att du kan byta till den skolenhet du vill arbeta med.

4 (14) 2. Logga in i behörighetssystemet Skolenhetens huvudman har gett dig inloggningsuppgifter (användarnamn, lösenord och en matris). 1. Ange följande adress i din webbläsare (rekommendationen är att använda Google Chrome): https://extproxy.skolverket.se/idm 2. Klicka därefter på fliken Rektor. 3. Fyll i det användarnamn och lösenord du har fått från din huvudman. 4. Klicka på Skicka. 5. På nästa sida ska du fylla i tre olika matriskoordinater som du läser av ifrån den matris du fått från din huvudman. Framför varje ruta på bildskärmen anges en bokstav och en siffra (ex här L5) som du letar fram i matrisen och skriver sedan den koordinaten i rutan. Upprepa samma process för de resterande två rutor. Obs! Du ska inte använda dig av de matriskoordinater som syns på skärmen eftersom denna är bara en exempelbild. Kontrollera även att serienumret som anges på skärmen är detsamma som det serienummer som anges på den matris du fått av huvudmannen. 6. Klicka på Skicka. Du är nu inloggad i behörighetssystemet och så här ser det ut då du loggat in som rektor i behörighetssystemet. Obs! Du navigerar enbart med hjälp av vänstermenyn. Flikarna är avsedda enbart för inloggning.

5 (14) 3. Registrera provadministratörer Provadministratören har samma behörighet som rektorn förutom att ta bort lärare. För dig som rektor kan det vara praktiskt att registrera en till två provadministratörer på skolenheten beroende på hur stor skolenheten är. Obs! Registrera inte dig själv som provadministratör utan utse 1-2 personer på skolenheten att ta sig an den rollen. 1. Klicka på Provadministratörer i vänstermenyn och sedan på Registrera provadministratörer. 2. Om du är rektor för flera skolenheter så måste du först ange vilken skolenhet det gäller genom att välja skolenheten i rullgardinen och sedan klicka på OK. Se bild nedan. 3. Fyll i de fält som är markerade med (*). Aktiverings- och inaktiveringsdatum anger mellan vilka datum det ska vara möjligt för provadministratören att logga in. Den är alltid automatiskt satt till ett läsår. 4. Klicka på Lägg till så placeras användaren i listan nederst på sidan. Om du vill ta bort eller ändra uppgifterna för en provadministratör som du har registrerat klicka på Ta bort eller länken Ändra. 5. Avsluta registreringen genom att klicka Spara. Det är först då uppgifterna lagras i systemet.

6 (14) 3.1 Skriv ut inloggningsuppgifter och instruktioner till provadministratör Klicka på Provadministratörer i vänstermenyn och sedan Visa och hantera provadministratörer. På skärmen visas då en förteckning över vilka provadministratörer som finns på skolenheten. För att provadministratören ska kunna logga in måste provadministratören ha både ett lösenord och en matris. Skriv ut dem så här: 1. Klicka på provadministratörens namn. En sida med kontaktuppgifterna visas. 2. Klicka på knappen Generera lösenord. Webbläsaren öppnar ett nytt webbfönster som låter dig skriva ut det nya lösenordet tillsammans med provadministratörens användarnamn. 3. När du skrivit ut inloggningsuppgifterna stäng ned fönstret med inloggningsuppgifter. 4. Klicka därefter på knappen Hantera matris. En ny sida visas med två knappar som enligt bilden nedan. 5. Klicka på knappen Hämta ut ny matris som öppnas i ett nytt webbfönster. Skriv ut matrisen och stäng sedan just det fönstret. 6. Knappen Inaktivera nuvarande matris inaktiverar den befintliga matrisen om du tidigare skrivit ut en matris till provadministratören. 7. Klicka på Rektor i vänstermenyn för att skriva ut en lathund om e- tjänster åt provadministratören. Lämna lathunden, lösenordet, användarnamnet och matrisen till provadministratören.

7 (14) 4. Registrera lärare till bedömningsportalen Bedömningsportalen har ett eget inloggningssystem där du som rektor förser lärarna på din skolenhet med (personliga) inloggningar till den lösenordsskyddade delen av portalen. Lärare kan idag komma åt den öppna delen utan inloggning. Funktionen att registrera lärare fungerar på samma sätt som att registrera provadministratörer. När du har registrerat en lärare så kan han/hon därefter logga in i den lösenordsskyddade delen i bedömningsportalen. Gör så här för att registrera en lärare till bedömningsportalen: 1. Klicka på Lärare i vänstermenyn. 2. Klicka sedan på Registrera lärare. 3. Om du är rektor för flera skolenheter så måste du först ange vilken enhet det gäller genom att välja skolenheten i rullgardinen och sedan klicka på OK. 4. Fyll i de fält som är markerade med (*) och klicka sedan på knappen Nästa. 5. Ange aktiveringsperiod. Aktiveringsperioden brukar oftast uppdateras automatiskt men du kan även själv fylla i aktiverings- samt inaktiveringsdatum. Som aktiveringsdatum väljer du dagens datum eller datum framåt i tiden. Som inaktiveringsdatum väljer du ett datum som inte är senare än läsårets sista dag. Se bild nedan. 6. Klicka på knappen Nästa. 7. I Steg 3 av 4 ska du tilldela läraren de ämnen han/hon undervisar i. Detta gör du genom att välja ämnen/ämnena i rullgardinen och sedan klickar på

8 (14) Lägg till. En grå ruta visar vilka ämnen och vilka årskurser du tilldelat läraren, se bild nedan. 8. Klicka sedan på knappen Slutför. Obs! Klicka bara en gång! Systemets uppdatering kan ta lite tid. 9. När systemet har uppdaterats så får du en bekräftelse på att läraren har registrerats. Se bild nedan. 10. För att skriva ut inloggningsuppgifter till läraren se avsnitt 4.1 i denna lathund.

9 (14) 4.1 Skriv ut inloggningsuppgifter till lärare 1. Klicka på Lärare i vänstermenyn och sedan Visa och hantera lärare. 2. Om du är rektor för flera skolenheter så måste du först ange vilken enhet det gäller genom att ange skolenheten i rullgardinen och sedan klicka på OK. 3. På skärmen visas då en lista över vilka lärare som är registrerade på skolenheten. 4. Klicka på lärarens användarnamn. En sida med kontaktuppgifter, aktiveringsperiod och ämnen som läraren ska ha åtkomst till visas. Se bild. 1. Klicka på knappen Generera lösenord. Webbläsaren öppnar ett nytt webbfönster som låter dig skriva ut det nya lösenordet tillsammans med lärarens användarnamn. Lämna inloggningsuppgifterna till läraren. Obs! Läraren behöver enbart användarnamn och lösenord för att logga in på bedömningsportalen. Läraren behöver alltså ingen matris för inloggning.

10 (14) 4.2 Ändra eller ta bort en lärare Klicka på Lärare i vänstermenyn och sedan Visa och hantera lärare. På skärmen visas då en lista över vilka lärare som finns på skolan. Om en lärares uppgifter behöver ändras (exempelvis lägga till ämne) klicka på lärarens användarnamn och därefter på Ändra lärare. För att ta bort en lärare klicka på knappen Ta bort. 4.3 Aktivera lärare vid läsårsstart Vid registrering av lärare sätts en tidsbegränsad åtkomst på max ett läsår till bedömningsportalen. Vid varje ny läsårsstart behöver rektorn (eller provadministratören) återaktivera lärares inloggningar på skolenheten. För att återaktivera en lärare gör så här: 1. Klicka på Lärare i vänstermenyn och sedan på Visa och hantera lärare. 2. Om du är rektor för flera skolenheter så måste du först ange vilken enhet det gäller genom att välja skolenhet i rullgardinen och sedan klicka på OK. 3. Klicka på användarnamnet i lärarlistan. 4. Välj Ändra lärare längst ner på sidan, se bild. 5. Klicka på Nästa 6. Aktiveringsperioden brukar oftast uppdateras automatiskt men du kan även själv fylla i aktiverings- samt inaktiveringsdatum. Som aktiveringsdatum väljer du dagens datum eller datum framåt i tiden. Som inaktiveringsdatum väljer du ett datum som inte är senare än läsårets sista dag. 7. Klicka på Nästa 8. Välj Slutför 9. Nu har du återaktiverat lärarens konto och samma lösenord ska gälla.

11 (14) 5. Övrigt 5.1 Ändra rektorns kontaktuppgifter För ändring av dina kontaktuppgifter som rektor vänd dig till din huvudman. 5.2 Visa provadministratörer Sidan visar vilka provadministratörer som finns på skolenheten. Klicka på något av namnen för att se kontaktuppgifterna, generera ett nytt lösenord till provadministratören, skriva ut en ny matris till provadminstratören samt ändra provadministratörens kontaktuppgifter. 6. Logga ut När du är klar med ditt arbete ska du alltid logga ut och stänga ned webbläsaren helt. Klicka på Lärare och sedan Visa och hantera lärare. Nu blir utloggningsrutan synlig. Klicka på Logga ut överst i den gråa rutan. Se bild nedan.

12 (14) 7. Support Frågor om Skolverkets behörighetssystem för e-tjänster besvaras via e-postadressen e-tjanster@skolverket.se eller per telefon: 08-527 334 00 kl. 9-12 och kl. 13-15 mån-fre. 8. Reviderat Reviderat den 3 december 2014 av Prov och bedömningsenheten, Skolverket. 9. Vanliga frågor och svar Jag kan inte logga in på e-tjänster med de inloggningsuppgifter jag har. Vem vänder jag mig till då? Svar: Det är huvudmannen du ska vända dig till för nya inloggningsuppgifter och matris. Detta eftersom Skolverket ger behörighet till huvudmannen för att registrera och administrera rektorernas inloggningar till e-tjänster. Slutligen är det rektorn som administrerar och förser lärarna på skolenheten med inloggningar till bedömningsportalen. Kan jag som rektor logga in på bedömningsportalen? Svar: Allt bedömningsstöd som finns publicerat på bedömningsportalen är avsett främst för lärare där en del av materialen är sekretesskyddade. Om en rektor behöver ta del av bedömningsstödet (i den sekretesskyddade delen) så kan rektorn registrera sig själv som lärare i e-tjänster för att sedan kunna logga in i bedömningsportalen som lärare. Hur kan jag som rektor komma åt Concept Cartoons? Svar: Concept Cartoons för matematik och NO finns att hämta från Skolverkets bedömningsportal i den lösenordsskyddade delen. Skolverket erbjuder stödmaterialet Concept Cartoons till lärare som undervisar i matematik och i de naturvetenskapliga ämnena åk 1-9. Det är du som rektor som förser lärare med inloggningsuppgifter till bedömningsportalen för att ta del av bedömningsstödet som finns publicerat. Lärarna kan då hämta hem Concept Cartoons genom att ladda ned en fil. Concept Cartoons för matematik och NO fungerar som bäst på PC med Windows. Använder ni Mac på skolan så rekommendationen att ni kör programmet i en webbläsare (förslagsvis är Google Chrome).

13 (14) Det går inte att logga in längre, fast mina inloggningsuppgifter fungerade utmärkt för en stund sen? Svar: 1. Ibland kan det vara så att webbläsaren "spökar" så rekommendationen är att stänga ned webbläsaren och öppna den på nytt genom att ange denna webbadress i adressfältet: https://extproxy.skolverket.se/idm/ 2. Kontrollera om webbläsaren sparar användarnamn och lösenord, för då kan det finnas en risk att din webbläsare sparat felaktiga uppgifter. 3. Om du kopierar in användarnamnet och lösenordet från ett formulär till e- tjänsters inloggning dubbelkolla att inga mellanslag har följt med. 4. Dubbelkolla även att du får med alla tecken i lösenordet samt att du tänker på gemener och versaler. 5. De matriskoordinater som syns på skärmen är bara en exempelbild. Du ska använda dig av den matris som finns på utskrift som du fått av din huvudman. 6. Dubbelkolla att serienumret som anges på skärmen stämmer överens med serienumret som är angivet på din matris. 7. Om problemet med inloggning kvarstår, kontakta din huvudman. Jag har tappat bort min rektors-inloggning till bedömningsportalen eller Vi behöver inloggning till bedömningsportalen på skolan. Hur går jag/vi tillväga? Är det inloggningsuppgifter till bedömningsportalen för att ta del av bedömningsstödet som finns i portalen som efter frågas? Eller är det inloggningsuppgifter till behörighetssystemet e-tjänster för att administrera lärarnas inloggningar till bedömningsportalen som efterfrågas? 1. Om det gäller e-tjänster: Det är huvudmannen du ska vända dig till för nytt lösenord och ev. ny matris till din rektors-inloggning. Detta eftersom Skolverket ger behörighet till huvudmannen för att registrera rektorer för de skolenheter som huvudmannen ansvarar för. Slutligen är det rektorn som administrerar och förser lärarna på skolan med inloggningar till bedömningsportalen. 2. Om det gäller Bedömningsportalen: Det är rektorn eller provadministratören på skolan som registrerar nya lärare till bedömningsportalen. Detta görs då i e-tjänster. När lärarna fått sina inloggningsuppgifter så kan de därefter logga in i bedömningsportalen och ta del av bedömningsstödet. Obs! Allt bedömningsstöd som finns publicerat på portalen är avsett främst för lärare där en del av materialen är sekretesskyddade. Om en rektor behöver ta del av bedömningsstödet (i den sekretesskyddade delen) så kan rektorn registrera sig själv som lärare i e-tjänster för att sedan kunna logga in i bedömningsportalen som lärare.

Egna anteckningar 14 (14)