Offentlig upphandling Utbildning för Tekniska förvaltningen i Hudiksvall 19 november 2013 Välkomna! 1
Mål Tekniska förvaltningen i Hudiksvall Insikt om vad bra offentliga affärer är Kunskap om regler som styr offentlig upphandling Kunskap om våra olika roller och ansvarsfördelning i upphandlingsprocessen Upplägg Varför och hur Vad är det verkliga behovet, vad behöver vi anskaffa? Hur får vi bra leverantörer? Hur gör vi jobbet? Hur agerar vi när vi köper för relativt lågt läge? 2
Inköp Offentlig Gävleborgs uppdrag Hitta avtalsinformation upphandling Michael Kazmierczak - en möjlighet Chef för staben att göra affärer Cilla Larsdotter Informatör Förnamn Efternamn, Inköp Gävleborg 3
Uppdrag upphandling! Inköp Gävleborg är upphandlande myndighet och genomför upphandlingar enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt ger stöd och rådgivning åt kommunernas förvaltningar och bolag. Områden som inte omfattas av Inköp Gävleborgs förbundsordning: Byggentreprenader Tjänsteupphandling inom utbildning, hälso- och sjukvård, socialtjänst samt kultur, fritids- och idrottsverksamhet Viss direktupphandling. Kommunalförbundet kan vara kommunerna behjälpliga även med de undantagna områdena, men beslut inom dessa fattas inte av kommunalförbundet. 2009-03-17 4
Kommunalförbundet Inköp Gävleborg 10 medlemskommuner Ca 45 offentliga kunder Styrs av en politisk direktion 29 + 5 anställda Kompetensbaserad organisation Lokala kontor Innovationsupphandling Utför upphandlingar till ett värde av ca 2,5 miljard per år 1 800 aktiva avtal 9 av 10 upphandlingar samordnade 372 upphandlingar gjordes 2012. 5
Exempel på varor och tjänster som upphandlas Fastighetstjänster, fordon, maskiner, mark, väg och anläggning, livsmedel, kontorsmaterial, IT, konsulter, hotell och konferens m.m 6
Roller och ansvar i upphandlingsprocessen Svara mot ställda krav Branschkunskap Sakkunskaper Affärsmässighet Följer LOU Ställer krav på produkt och tjänst Sakkunskaper Vad ska utvärderas och testas Referensgruppen mycket viktig Beställare Inköp Gävleborg Affärsmässighet LOU Kommersiella villkor Branschkunskap
Var hittar jag information om avtal? www.inkopgavleborg.se 8
Avtalen är sökbara Alla avtal är sökbara via avtalsdatabas och inköpssystem Leverantör Nyckelord Områden.
Koll på nya avtal med RSS-flöden Tips! Högerklicka på skrivbordet och skapa en gadget! 10
Koll på nya avtal med RSS-flöden - gadget 2009-03-17 11
Nyhetsbrev och kundtjänst Kundtjänst Telefon: 010-471 30 01 E-post: info@inkopgavleborg.se Öppettider: Må-fre kl.9-12 och 13-15 www.inkopgavleborg.se 12
När du inte hittar avtalet på hemsidan Kontakta kundtjänst och be dem hjälpa dig att hitta avtalet. Alternativ om det inte finns något avtal och en upphandling måste göras: 1. Direktupphandling genom Inköp Gävleborgs kundtjänst 2. Du gör direktupphandlingen själv med stöd av Inköp Gävleborgs upphandlingssystem 3. Du gör direktupphandlingen helt själv 4. Samordnad upphandling - Anmodan på Inköp Gävleborgs hemsida - Anmodan via inköpssystemet
Offentlig upphandling i - praktiken möjlighet att göra affärer Mikael Hjelm Upphandlare Förnamn Efternamn, Inköp Gävleborg 14
Grundprinciper i EG-rätten Icke diskriminering Likabehandling Ömsesidigt erkännande Proportionalitet Transparens. 15
Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Även om den upphandlande myndigheten inte förväntar sig några utländska anbud får den vid utformningen av förfrågningsunderlaget inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra. Den upphandlande myndigheten får heller inte exempelvis ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle. Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst ingripande eller belastande för leverantörerna. Principen om transparens innebär en skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer att genomföras. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Därmed blir det förutsebart för leverantörerna vad som är av störst vikt vid valet av leverantör.
LOU LOU (Lag om offentlig upphandling) Undantag för försörjningssektorerna, försvars- och säkerhetsområdet 17
Upphandlingsprocessen 18
Upphandlingsförfaranden Förfarande Annonseringstid Minimitid för Tröskelvärde anbud Direktupphandling Annons/Riktad Skälig tid 284.631 kr (15% av tröskelvärdet) Förenklat förfarande >10 dagar Skälig tid > Direktupphandling < Öppet förfarande Öppet förfarande 52 dagar 40 52 dagar 1.897.540 kr 19
Ett upphandlingsexempel av en arbetsmaskin med förare 20
Förfrågningsunderlag Kravspecifikation tas fram av Beställaren i samråd med Inköp Gävleborg Steg 1 - Kvalificering av anbudsgivaren Steg 2 - Prövning av skallkrav Steg 3 - Utvärdering 21
Kvalificeringskrav på anbudsgivaren Stabil ekonomi Skuldfri Ingen ekonomisk brottshistorik Har betalat skatter och avgifter Teknisk och yrkesmässig kapacitet 22
Prövning av skallkrav på tjänsten (eller varan) Modell Hjullastare med förare Storlek Maskinvikt mellan 7,0 och 13,0 ton (ME-klassning 22.15.14) Utrustning Schaktskopa, planeringsskopa, asfaltskärare 23
Utvärdering Ekonomiskt mest fördelaktiga Lägst pris 24
Ekonomiskt mest fördelaktiga Pris Miljö Miljöklass (Steg 1-3 avgaskrav) EU-reglerna (för arbetsmaskiner) finns i direktiv 97/68/EG och förordning 1998:1709 Service Inställelsetid Andra utvärderingskriterier 25
Absolut utvärderingsmodell Påslag Avdrag (mervärde) 26
Utvärdering genom avdrag Ju högre uppfyllnad av kriterier desto större avdrag Avdraget är enbart fiktivt anbudspris avdrag 27
Utvärdering av två anbud Traktor o co Pris: 750 kr/timme Miljö: Steg 3 Service (inställelse): 2 timmar Grävskopan.se Pris: 650 kr/timme Miljö: Steg 2 Service (inställelse): 3,5 timmar 28
Miljö Klassning Avdrag Steg 3 eller bättre Steg 2 Steg 1 eller sämre 250 kr/tim 100 kr/tim 0 kr/tim 29
Service Inställelse Avdrag 0-1 timme 100 kr/tim > 1-3 timmar 50 kr/tim > 3 timmar 0 kr/tim 30
Utvärdering Traktor o co Pris: 750 kr/timme Miljö: Steg 3 Service: 2 timmar Steg 3 eller bättre Steg 2 Steg 1 eller sämre 250 kr/tim 100 kr/tim 0 kr/tim 0-1 timme 100 kr/tim > 1-3 timmar 50 kr/tim > 3 timmar 0 kr/tim 750 kr 250 kr 50 kr = 450 kr i utvärderingspris 31
Utvärdering Grävskopan.se Pris: 650 kr/timme Miljö: Steg 2 Service: 3,5 timmar Steg 3 eller bättre Steg 2 Steg 1 eller sämre 250 kr/tim 100 kr/tim 0 kr/tim 0-1 timme 100 kr/tim > 1-3 timmar 50 kr/tim > 3 timmar 0 kr/tim 650 kr 100 kr 0 kr = 550 kr i utvärderingspris 32
Traktor o co Grävskopan.se 750 kr 450 kr 650 kr 550 kr 33
Frågor? 34
Hur Offentlig vi stödjer köp upphandling av byggentreprenader - möjlighet att göra affärer Michael Kazmierczak Chef för staben Daniel Förnamn Turås Efternamn, Inköp Gävleborg Upphandlare 35
Inköp Gävleborg bistår vid entreprenader (AB och ABT) och konsulttjänster (ABK) Tydliga roller - Projektledare - Upphandlare Tidplan upprättas 36
Upphandlingsprocessen Förberedelse Leverans Avtal Tilldelning Utvärdering Annonsering Öppning Kvalificering Prövning 37
Utökad kvalitetssäkring Inköp Gävleborg kan vara en part i dialogen med entreprenörerna vid förhandlingar vid tilläggsbeställningar vid uppföljning 38
Hållpunkter Offentlig för bra upphandling offentliga affärer - en möjlighet att göra affärer Johan Almesjö Förbundsdirektör Förnamn Efternamn, Inköp Gävleborg 39
Behovet Det verkliga behovet - hur tar vi reda på det, hur verifierar vi det - hur förankrar vi att det vi kommer fram till de facto kommer att upphandlas? Leverantörsdialog Möjlighet för lokala - den ekonomiskt bästa affären kontra lokala möjligheter Förfrågningsunderlag Hur ser vi på lokala företags möjlighet att vara med, pris kontra lokala möjligheter Hur mycket tid får det ta Hur ser tidplanen ut för att lyckas 40
Utvärdering Utvärderingsmodell F&S Överprövning Hur agerar ni när en över prövning görs? Medial debatt Hur svarar ni upp på detta? Uppföljning leverans Vem gör vad? Häva avtal När, på vilka grunder? Ny upphandling Vad tar ni mer er till nästa gång detta ska upphandlas? Direktupphandling Hur gå tillväga med ett lägre belopp? För vem vill ni göra det möjligt att vara med? 41
Etik och moral Brottsbalken 17 kap, 20 kap. Du är själv ansvarig! Resor betala själv Presenter/julgåvor under 1% av prisbasbelopp Mutor och bestickning, vad säger lagen? Evenemang, presenter och resor Policy mot mutor och bestickning Är det tveksamt? Regler och lagar www.inkopgavleborg.se Låt bli 42
Vart vänder jag mig om jag har frågor? www.inkopgavleborg.se Kundtjänst E-post: info@inkopgavleborg.se Telefon: 010-471 30 01 Öppettider: Vardagar kl.9-15 (lunch 12-13) 43
Vad tyckte du om den här utbildningen? Tack för att du fyller i kursutvärderingen innan du går! 44
Tack för idag! Den här presentationen kommer inom kort att finnas på www.inkopgavleborg.se 45