RESEPOLICY Gällande för Svenska Skolidrottsförbundet Uppdaterad den: 2008-12-07 Gällande för förbundsstyrelsen och arbetsgrupper vid möten, kurser och konferenser arrangerade av Svenska Skolidrottsförbundet (SSIF) eller där man representerar SSIF. Ett övergripande mål för Svenska Skolidrottsförbundet är att upprätthålla och utveckla kontakter såväl nationellt som internationellt. För att nå detta mål måste vi delta i konferenser, besöka distrikt och föreningar etc. Resandet är därför ett naturligt led i förbundets verksamhet. Resepolicyn utgör en gemensam grund för hantering av resandet i förbundet. Grunden för en god reseekonomi ligger i en effektiv reseplanering. Framförhållning underlättar möjligheterna att utnyttja våra rabattavtal och speciallösningar. Vi måste sträva efter ökad kostnadseffektivitet inom resandet. Vi väljer sätt att resa utifrån tre aspekter; tidseffektivitet, kostnadsmedvetenhet, miljöhänsyn. Beslut om innehåll har fattats av styrelsen, som också är praktiskt ansvarig för att policyn efterlevs. Ytterst ansvarig är ordförande Leif Larsson.
Mål Skapa förutsättning för ett kostnadseffektivt resande. Skapa en säker och trygg arbetsmiljö för SSIF förtroendevalda, deltagare och tjänstemän. Minimera våra resors miljöpåverkan. Ansvar Var och en har ett ansvar för att det egna resandet följer resepolicyn och gällande avtal. Varje konsulent, generalsekretare och förbundsordförande har ett särskilt ansvar för att informera om vad som gäller och tillse att kostnaden för resorna står i proportion till nyttan samt att arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljökkrav efterlevs. Allmänt Sammanträdesarvode utbetalas ej inom SSIF Representation: Personer med rätt att representera får ersättning mot kvitto på reseräkningen efter attest av behörig person enligt attestreglementet. Vid förseningar gällande tåg och flyg, skall resenären själv reklamera resan, för kreditering till SSIF. Gäller också eventuella ersättningar av t ex. taxi, skall skickas till respektive företag.
1. Resor Resor ska vara motiverade. Användning av alternativ som e-post, telefon och intranät och videokonferenser uppmuntras. Inrikesresor sker i första hand med tåg. Tågresor bokas i billigaste alternativet 2:a klass alt. 1:a klass via SSIFs kansli. I vissa fall används SJs tågkonto. Flygresor Om inte alternativet med tåg fungerar och resa måste ske med flyg ser vi till att anslutningsresor till och från flygplatser sker med busstrafik eller i andra hand med till exempel Arlandaexpress. Flygtaxi ska användas enbart i undantagsfall och bokas av SSIFs kansli. Flygresor bokas via SSIFs kansli eller anvisad resebyrå, när flygresor planeras ska hänsyn tas till möjlighet att använda avgångar där lågpris gäller. Flygresor där tidsvinsten är mindre än två timmar ska godkännas av GS. Lokalresor sker i första hand med kommunala transportmedel. I fall där kommunalt transportsätt inte är möjligt ska samåkning tillämpas i största möjliga mån. Bilersättning utgår med: 28,50 kr/mil varav 10 kr är skattepliktigt. Utlägg för parkering ersätts mot kvitto redovisad på reseräkning. Billigaste parkeringsalternativ gäller både då bil används för färd till tågstation, flygplats eller busstation och vid färd med egen bil mellan bostad/arbete och förrättningsort. Taxikostnader ersätts: a) När resan görs på en färdsträcka som inte trafikeras av färdmedel i reguljär trafik. b) När taxi används istället för spårvagn, tunnelbana eller buss i lokaltrafik och resan, om den ej hade gjorts med taxi, skulle ha börjat eller slutat mellan kl 22.00 och 6.00 c) I annat fall än som avses i a eller b om uppdragsgivaren godkänner resa med taxi. d) Samåkning i samband med möten, kurser konferenser, där taxi blir billigare än lokaltrafik. e) Ersättning utgår ej från SSIF när man åker hem till bostaden. Beställning av resor Alla beställningar av biljetter, hotellrum, flyg, taxi, hyrbil m.m. görs hos SSIFs kansli, alt utsedd researrangör. För de som önskar i förbundsstyrelsen ges eget mandat, under ansvar, att boka resor på egen hand. Resor bör i möjligaste mån bokas minst 21 dagar innan resdag så att det går att få lågprisbiljetter. Ändringar och avbokningar skall ske så snart som möjligt. Grundregeln är att resa betald av SSIF ska ske enligt billigast färdsätt. Vi längre avstånd, minst 25 mil mellan avreseort och förrättningsort, skall även restiden tas med i beräkningen. Flygresor där tidsvinsten är mindre än två timmar ska godkännas av GS. Resebeställningsblankett finns på SSIFs hemsida.
Vid möten, konferenser och kurser som SSIF kallar till skall det stå i inbjudan vad som gäller med resor, traktamente och förlorad arbetstid. 2. Reseräkning Reseräkningsblankett finns för utskrift på SSIFs hemsida och ska efter genomförd resa snarast lämnas in (dock senast 3 månader) för attest av behörig tjänsteman och för att ersättningar ska kunna betalas ut och bokföras. Vid årsskiftet skall resor för innevarande år vara SSIF tillhanda senast 30 december. Detta för att bokslutet skall blir rätt. Räkning avseende arvoden, kostnader och utlägg som är äldre än tre månader ersätts inte. Reseräkningen ska vara undertecknad av uppdragstagaren. Tillsammans med reseräkningen ska i förekommande fall ges in följande verifikationer i original, nämligen a) Färdbiljetter för resa med färdmedel i reguljär trafik och kvitton för resa med taxi. b) Sitt-, tåg-, sov- eller liggplatsbiljetter för resa med tåg och hyttplats eller vilfåtöljer vid resa med fartyg. c) Kvitton på kost och logiutgifter. Ersättning ska, om möjligt, betalas ut senast under kalendermånaden efter den då reseräkningen har getts in. 3. Attestregler Reseräkningen för tjänsteman attesteras av generalsekreterare. Reseräkningen för generalsekretare attesteras av förbundsordförande. Reseräkning för ej medarbetare på kansliet attesteras av ansvarig tjänsteman på SSIFs kansli. 4. Hotell SSIF har ett idrottsavtal med Scandic Hotels och Choice Hotell via RF (avtalskod Scandic D359111630), dessa bör användas i första hand, såvida inte annat hotell erbjuder markant bättre pris. Hotellboende i anslutning till styrelsemöten, gruppmöten, kurser och konferens bokas av SSIFs kansli. Vid allt boende på hotell (konferenser, kurser, projektträffar, styrelsemöten etc.) kan endast förbeställda måltider, rumshyra, konferenshyra sättas upp på faktura till SSIF. Allt annat (telefon, minibar, kioskvaror etc.) ska betalas privat av respektive deltagare vid utcheckning. Om sådant utlägg av någon anledning ska betalas av SSIF ska räkningen behållas och bifogas reseräkningen som efter attest utbetalas av SSIF. 5. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utbetalas alltid till styrelseledamöter, om inget annat anges. Ersättningen för förlorad arbetsförtjänst ersätts med det faktiska löneavdraget (dock högst 2000 kronor per hel dag). För att erhålla ersättning för förlorad arbetsförtjänst kräver SSIF att ersättningstagaren uppvisar intyg från arbetsgivaren eller visar lönespecifikation där avdraget har skett. Ersättningsberättigade är själva ansvariga för att reseräkning med begäran om ersättning för förlorad arbetsförtjänst inkommer till attestberättigad tjänsteman på SSIFs kansli.
6. Traktamenten Inrikestraktamente utbetalas till förtroendevalda vid tjänsteresa. Vid utrikesresa skall inget utrikestraktamente utgå, endast ersättning av faktiska utlägg betalas enl punkt 2 och 5 mot kvitto. 7. Telefonersättning utbetalas enl nedan Ledamöter i styrelsen och arbetsgrupper Ledamot i styrelse och ordförande i arbetsgrupp 400 kr/år 800 kr/år