ÄLDRE TIPS FRÅN COACHEN/FALLBESKRIVNINGAR Kriser/krishantering utifrån vad som hände i Oslo den 22/7 Det har väl knappast undgått någon vad som skett i Oslo och på Utøya den 22 juli. En oerhörd tragedi och ett trauma för alla som befann sig på skräckens ö. Nu ska dessa personer leva vidare och komma in i vardagen igen, så gott det nu kan gå. Nedan följer ett antal frågor kring detta med kriser och krishantering. Vad är det viktigaste att tänka på när man är med om en kris som den i Oslo & på Utøya? Det beror på vilken nivå man talar om. Det finns organisationsnivå, samhällsnivå, grupp- eller individnivå. Vad gäller organisations eller samhällsnivå har det väl inte undgått någon att Jens Stoltenberg hanterat det bra. En lagom mix mellan att vara landsfader och också väldigt personlig och besökt människor och viktiga platser. Även i media har han varit en klippa. På gruppnivå: håll ihop grupperna och låt dem finnas tillsammans tills det är dags att åka hem. Vad gäller individer skall man inte kasta på dem krisgrupper utan låt dem få sin trygghet det vill säga åka hem till de sina, så småningom möjligen låta dem träffas så att de kan förstå vad som hänt eventuellt i form av avlastningssamtal. Att följa upp är också en viktig del i processen. Kan du beskriva de olika faser som följer på en svår kris? De gamla traditionella faserna kallades chockfas, reaktionsfas, bearbetningsfas samt nyorienterings-fas. De byggde på Johan Cullbergs teori om traumatiska krisers utveckling. Man sade att ett normalt krisarbete pågick cirka ett år. Naturligtvis finns avvikelser från detta både kortare och längre tid. Det här talade man om historiskt också fast man inte benämnde faser. Man hade ju sorgeåret tidigare efter att någon gått bort. I vår nya krisutbildning (se Vårsta diakonigårds hemsida: www.varsta.se) talar vi om andra begrepp. Bland annat rambruten och ramintegrerad osv. Den utbildningen är spännande eftersom den utgår från ny forskning och vänder upp och ner på en del vi tidigare trott. Jag ska inte orda om den här men för någon som jobbar med kriser är den nog nödvändig för att veta vad som har hänt nu inom forskningen eftersom det påverkar vad vi skall göra och inte göra med människor i kris. Nyhetssändningarna handlade i stort sett enbart om tragedin i Norge under den 23 juli och natten mot söndag hade jag mardrömmar. Hur förklarar man allt sådant här för barn som kanske ser på TV (nyheterna sändes ju i stort sett i alla kanaler och alla tider på dygnet)? Man kan nog inte förklara det egentligen. Svara så gott du kan på deras frågor.
Däremot är det nog viktigt att man berättar att det är vanligt att man får mardrömmar när man sett på TV om sådant här. Bekräfta också att det är okej att vara litet rädd och orolig. Ett empatiskt bemötande där man inte skojar bort frågorna skulle jag säga är det bästa. Är mardrömmar för offren ett vanligt inslag vid en sådan här händelse? Hur tacklar man detta? Ja, mardrömmar kan vara en av följderna. Det pågår en sortering och bearbetning i vår hjärna så det är fullständigt normalt. Det finns inte anledning att göra något speciellt mer än det vanliga, ett bra första hjälpen bemötande, struktur och trygghet osv. Om däremot mardrömmarna blir bestående och då talar vi om ganska starka sådana som påverkar en efter 1-2 år, då kan det vara ett tecken på så kallad PTSD, det vill säga posttraumatic stress disorder. Då har vi kompetens att ta hand om det men det krävs litet annat än vanlig krishantering. Vart kan man vända sig för stöd och råd? I Sverige vid större katastrofer som denna har kommunerna beredskap även om den ser litet olika ut. Även sjukhusen har kompetens. Generellt sett skulle jag säga att kyrkan faktiskt har en ganska bra vana och beredskap att hantera dessa frågor. Människor söker ju sig också ofta dit när det är tungt i livet. På vilket sätt kan exempelvis kyrkan hjälpa till vid denna typ av kris? Dels finns människor t ex diakoner med vana att ta hand om och hjälpa människor. Sedan har vi prästerna som i och för sig också är bra samtalspartners men de har också en position så att de kan hålla i riter som också behövs. Kyrkan har även fler kompetenta medarbetare. Vi har också Svenska kyrkans kriscentrum med säte i Härnösand som förutom bred kompetens att möta människor har en av de bästa och förmodligen den bäst uppdaterade utbildningen i landet för att förbereda sig för ett kompetent krisarbete. Om man nu känner att man skulle vilja hjälpa till vid en kris vad kan man göra då? Man skall skaffa sig en grundläggande utbildning. Det är A och O. Om man inte är utbildad och känner att man vill göra en insats just när det hänt skall man kontakta de organisationer som är igång och höra om de behöver dig. Det kan vara t ex kyrkan, frivilligorganisationer som Röda Korset. De kanske ger dig en uppgift där och då som de behöver. En otroligt viktig uppgift akut är kaffekokare så underskatta inte det. Ge dig inte iväg själv och börja göra så mycket, det skapar ofta en hel del oreda när man försöker strukturera upp ett hjälparbete.
Hur viktigt är det med en krisplan i detta läge? Ju högre upp i hierarkin man kommer desto viktigare blir det. Man kan dock säga att en krisplan på alla nivåer är otroligt viktig för när man är stressad är det bra att ha något att hålla sig till, att improvisera ifrån. Mycket kan man förbereda t ex checklistor, telefonlistor på viktiga personer och organisationer, larmlister och så vidare. Se bara till att de är ständigt uppdaterade. En liten låda med kontorsmaterial, ljus osv skadar inte heller. Vad ska en sådan plan innehålla? Som sagt beror detaljeringsgraden på vilken nivå vi är i organisationen. Men en del av det jag nämnt ovan bland annat. Kan man anlita dig till att ta fram och skriva en krisplan? Ja, det kan man använda mig till. Vill du ha hjälp med en krisplan? Du når Stefan Brattfeldt via formuläret på sidan "Kontakta Stefan" här på hemsidan. Du kan också ringa honom på nummer: 070-548 73 84. Fallbeskrivning: problematik i ledningsgruppen Chefen för ett medelstort företag kontaktar dig för att det har uppstått problem i ledningsgruppen. Två nya personer har anställts och dessa båda kommer inte överens med den övriga gruppen. Totalt är det nio personer i ledningsgruppen inklusive chefen, som alltså är den som kontaktat dig. När du frågar om vad exakt som är problemet får du följande information: De nyanställda är kvinnor och yngre än övriga i gruppen (samtliga män). Kvinnorna tycker att mötena som ledningsgruppen har kan effektiviseras och fokuserar bara på detta under sammankomsterna. Detta innebär att frågorna som egentligen ska diskuteras och besluten som egentligen ska tas hamnar i skymundan. De nyanställda tycker att det är viktigare att prata om formen för alla möten och riktlinjer för hur dessa möten ska se ut. De övriga i ledningsgruppen tycker att det fungerat fint tidigare och vill inte ha någon förändring. Hur gör du för att gå vidare med detta och hitta en lösning?
"Här måste man göra skillnad på analys och åtgärd. Jag skulle börja med att intervjua de två kvinnorna, ett par manliga deltagare samt chefen för att få en bild av situationen. Detta eftersom jag just nu bara har chefens bild. Man skulle kunna tänka sig att det handlar om: Man har olika förväntningar på mötena och på varandra. Man har inte gjort några spelregler för hur vi skall vara mot varandra. Normal gruppdynamik dvs det som sker när nya kommer in i en redan befintlig grupp, vilket kan leda till maktkamper, subgrupperingar osv. I samband med det kan det finnas genus och åldersinslag dvs äldre män kontra yngre kvinnor. Man kan dessutom tänka sig ytterligare perspektiv, men eftersom detta är ett fiktivt fall (ändå ganska vanligt) så utgår jag från min analys. Jag samlar gruppen med chefen under minst en dag (det blir oftast två dagar) och reder ut vilka förväntningar vi har på varandra i ledningsgruppen och gör dessutom spelregler för hur vi skall förhålla oss till varandra. Vi benar upp vad vi ser som fungerar bra respektive mindre bra och reder ut det, inklusive vad vi vill ha ut av mötena och hur de skall se ut. Jag skulle prata gruppdynamik och ledarskap så att de får titta på sin grupp utifrån det. Oftast kan en grupp analysera sig själv rätt bra och bedöma var de befinner sig i gruppdynamiken och komma med åtgärdsförslag. Där kan man också titta på genus och ålder och diskutera betydelsen av detta i gruppen. Jag skulle också träna feedback så man har verktyg för kommunikation. Till sist är det viktigt med en uppföljning." Fallbeskrivning: chefen med dubbla budskap Du får ett telefonsamtal från en person som arbetar på ett dataföretag med totalt femton anställda. Killen som ringer är utsedd till talesperson för resten av de anställda, alla datakonsulter, som har problem med chefen. När du frågar om exakt vad som är problemet får du följande information: Chefen är en medelålders man med en mycket speciell ledarstil. Han har varit chef under fem års tid och de anställda har för varje år som gått retat sig mer och mer på hans ledarstil. Under de första åren teg alla anställda och lät chefen göra som han
ville, men den senaste tiden har man tagit upp problemen till diskussion utan synligt resultat. Du får några exempel på chefens ledarstil: Han säger att alla anställda är välkomna med synpunkter och förslag till hur arbetet ska skötas och hur besluten ska tas inom organisationen och han har infört månadsmöten för detta ändamål. Men när någon ger förslag lyssnar han aldrig utan kör över dessa personer, detta oavsett vem som kommer med förslagen. Han säger att det inte fungerar med flera personer som ska ha beslutande rätt. Han informerar alla anställda, gång på gång, om det öppna klimatet som råder på arbetsplatsen. Att det är 'högt i tak' och att dörren alltid är öppen och att de anställda alltid kan komma till chefen med sina synpunkter eller om problem uppstått. Men dörren till chefens rum är alltid stängd och när någon har knackat på och kommit till chefen med synpunkter eller problem viftar han bort det och pratar om annat. De anställda har tagit upp problemen vid flera tillfällen och chefen svarar alltid samma sak: jag ska ta till mig detta och försöka göra på ett annat sätt. Sedan fortsätter han på samma spår igen. Han tar helt enkelt inte till sig den feedback han får. Hur gör du för att gå vidare med detta och hitta en lösning? "Chefen behöver i det här fallet bli medveten om hur han/hon uppfattas av gruppen. Därefter behöver gruppen och chefen träffas under ledning. Det som behöver tas upp är förväntningar på varandra, det vill säga hur vi vill att det ska fungera mellan gruppens medlemmar och mellan chefen och gruppen. Det behövs träning i feedback där det ges möjlighet att under kontrollerade former ge feedback till varandra hur vi upplever varandra. Alla får tillfälle att ge varandra. En annan möjlighet är att chefen sätter sig i "heta stolen", dvs alla får möjlighet att öppet ge honom/henne feedback. Det kräver dock en hel del mod från chefen och en vilja att sitta och ta emot. Det förutsätter också att chefen vet hur situationen ser ut i förväg dvs hur medarbetarna ser på honom/henne. I ett ärende som detta är det ett måste med tät uppföljning för att se hur det fortgår."
Fallbeskrivning: chefen med mötessabotörer i gruppen Du får ett samtal från en chef som behöver anlita dig till att lösa ett stort problem inom organisationen. Samtalet mellan er lyder så här: Berätta mer om problemet. Vad består det i? Jag är ekonomichef och har femton personer under mig. Varje vecka har vi ett möte för att informera varandra och vad som pågår, hur pass långt vi kommit med våra arbetsuppgifter och så vidare. Dessa möten är mycket uppskattade och vi har alltid haft en stor gemenskap. Men nu har något förändrats? Ja. Vi har mötessabotörer i gruppen! Jaha. Vad kan du berätta om dessa så kallade mötessabotörer? För tre månader sedan anställde vi tre nya personer på ekonomiavdelningen. Två tjejer och en kille, nyutexaminerade. Duktiga, drivna och hungriga. Gruppdynamiken förändrades i och med detta. Några som tidigare hade tagit för sig mycket slutade plötsligt att delta i diskussionerna. Dessa tre nyanställda tog all plats. Det blev för mycket och på bekostnad av övriga gruppmedlemmar. Nu fungerar mötena inte alls. Varför? Alla andra sluter sig som musslor. Stämningen är hård, kall och nästan fientlig. Jag kan inte längre hantera detta! Med denna information i bagaget blir du ombedd att komma dit för att försöka hjälpa till. Vad gör du? "Jag skulle begära att få en dag med teamet. Vi skulle diskutera spelregler och förväntningar på varandra. Därefter skulle jag prata om olika personligheter och beteenden. Det brukar ha god effekt för förståelse av varandras drivkrafter. En av de viktigaste genomgångarna blir teorin om gruppdynamik, förslagsvis FIRO eller Susan Wheelans modell för att belysa hur grupper utvecklas. Detta verkar vara ett typiskt fall när gruppmedlemmar som är nya har lämnat den första fasen och börjat ta för sig mer i gruppen vilket oftast rubbar maktbalansen. Om man belyser detta teoretiskt kan gruppen själv pricka ut var den befinner sig. Därefter brukar det vara ganska enkelt att föra en diskussion kring vad gruppen behöver nu. En uppföljning efter cirka 1 månad brukar vara bra för att se att gruppen är på väg åt rätt håll samt att det kan behövas göras nya överenskommelser mellan gruppmedlemmarna. Ibland räcker inte detta men då får man ta ett nytt ställningstagande efter att vi sett hur gruppen har utvecklats."
Diskussion kring FIRO modellen & Susan Wheelans modell Berätta om FIRO-modellen! Den skapades på 50-talet av den amerikanske psykologen Will Schutz. FIRO står för Fundamental Interpersonal Relations Orientation. Den är försvenskad och gjord till grupputvecklingsmodell men var från början mer av en individmodell. Den handlar om att grupper genomgår olika faser i en utveckling och att dessa faser går att förutsäga. Hur många faser finns det? Det finns tre huvudfaser och två små faser. Berätta mer! Den första fasen kallas tillhöra, den andra rollsökning och den tredje samhörighet/öppenhet. Mellan tillhöra och rollsökning finns en liten flik som kallas gemyt och mellan rollsökning och samhörighet finns en annan mindre fas som heter idyll. Varför är det viktigt att kunna veta vilken fas en grupp befinner sig i? Vitsen med att kunna läsa en grupp är ju att om jag vet vilken fas en grupp befinner sig i och är en duktig ledare så kan jag anpassa min ledarstil efter gruppens behov. Det finns nämligen en ledarskapsmodell som man kan koppla till FIRO. Berätta mer om första fasen i FIRO! I första fasen i FIRO som heter tillhöra så ska man som ledare använda mycket struktur. Det är också viktigt att förstå att man som ledare inte behöver vara likadan hela tiden. Vi säger att det är en grupp om tio personer som är inne i fas två och så kommer två nya personer till gruppen. Vad händer? Då hamnar man på ruta ett igen och börjar om från den allra första fasen, som kallas tillhöra. Det spelar ingen roll om personer tillkommer eller försvinner, samma sak sker. Hela tiden så rör sig gruppen i dessa olika faser fram och tillbaka. Berätta om Susan Wheelans modell! Den liknar FIRO till strukturen men har lite annorlunda namn på faserna och också något fler faser. Det som är hennes styrka är att den är vetenskapligt förankrad.
Finns det något mer som skiljer modellerna åt? Bland annat har Susan Wheelan och Will Schutz inte samma åsikter om vad som krävs för att en ny grupp ska bildas. Wheelan säger att man måste ersätta minst 50% av gruppen medan Schutz anser att det räcker med att ersätta en person så går gruppen tillbaka i tillhörafasen. Där håller jag med Will Schutz. Några avslutande ord om FIRO? Det handlar om pusselbitar. I den första fasen lär man känna varandra och känner sig för. I den andra fasen så kommer vi till rollsökning och det är då det kan uppstå problem. Vi kanske konkurrerar om samma uppgifter eller så är det två personer som är för lika. Här behöver chefen finnas på plats och lyssna. Det är i denna fas som vi snackar skit om varandra och som subgrupper bildas. Det är viktigt att chefen sätter upp mål så att alla jobbar åt samma håll. Vissa behöver beröm och andra gränssättning. Det är nämligen i denna fas vi testar gränser som vi satt upp i tillhöra. I den sista fasen kan man jobba målinriktat, med målstyrning. Man kan göra målbild med resurser och ansvar. Det är i denna fas vi kan prata om coaching på allvar och det är också nu vi kan tillämpa den demokratiska ledarskapsstilen. Om kommunikation Ordet "kommunikation" kommer ursprungligen från latinets communis, gemensam, via communicare, meddela (Källa: Wikipedia). Att det inte är speciellt enkelt att kommunicera alla gånger är väl de flesta människor medvetna om. Hur många av oss har inte någon gång varit med om att vi sagt en sak, på ett för oss självklart och tydligt sätt, medan motparten inte har förstått vad vi har sagt? Hur många gånger har vi inte upplevt att vi pratar för döva öron eller talar till en vägg? I en organisation eller i ett företag, oavsett storlek, ska människor försöka nå ett gemensamt mål. Hur skapar man då en god kommunikation? Stefan Brattfeldt har svaren så här kommer tipsen från coachen! 5 konkreta tips för att skapa en god kommunikation Lyssna! När någon pratar är det viktigt att vi verkligen lyssnar på vad den personen säger, utan
förutfattade eller redan bestämda åsikter. Att vi verkligen tar in det som faktiskt sägs och är öppna. Vara mentalt närvarande! Med detta menas att vi ska vara där och lyssna medvetet och aktivt, inte sitta och tänka på annat eller på andra sätt vara frånvarande mentalt. Ej enbart tänka på det verbala utan än mer på det andra! En mycket stor del av det vi kommunicerar sker faktiskt inte med orden och det vi säger utan på helt andra sätt. Kroppsspråket och det som sägs mellan raderna är oerhört viktigt att också fästa vikt vid. Tänk också på det här när någon talar med dig, eller för den delen när du själv talar. Läs in personen mitt emot dig! Vem är det du pratar med? Scanna av och känn in människan. Det gäller alltså att försöka läsa in personen du kommunicerar med och på så sätt anpassa ditt sätt och din kommunikation efter vem du pratar med. Kolla att du förstått! Detta är väldigt viktigt för här brister vi ofta då denna punkt lätt glöms bort. När du har lyssnat på någon som talat med dig, upprepa då vad denne har sagt och checka av. Har du uppfattat allt på rätt sätt? Är det vad den personen har sagt? Likaså kan du berätta vad du tycker och tänker och be motparten att upprepa det du sagt. På det här sättet kan du undvika missförstånd. Tips från coachen vilka aspekter ska en organisation tänka på i samband med en kris? Tsunamin, Estoniakatastrofen, 11 september-attacken. Alla dessa kriser lamslog människor i hela världen. Ilska, sorg, skuldkänslor, svårigheten att förstå varför det hände. Tankarna är många i en sådan situation. Hur agerar man när en kris inträffar och hur ska en organisation tänka? Stefan Brattfeldt har svaren! Vilka aspekter ska en organisation tänka på i samband med en kris?
När något sker så tänk till innan du agerar så att du gör någon form av målanalys av vilka som egentligen behöver hjälp och vilken hjälp det handlar om. Ha ingen övertro till specialisterna för du kan hantera mycket själv. Ungefär 98% klarar kriser och sorger själva. Underskatta inte människors behov i kris, exempelvis behovet av att vara tillsammans. Fallbeskrivning: Den mobbade marknadschefen Du anlitas till att hålla i chefsutbildningen på ett medelstort företag med 100 anställda. Företaget har fem olika avdelningar: ekonomi, IT, marknad/pr, administration och drift/produktion. Inom ramen för chefsutbildningen ska du arbeta med en grupp om totalt tretton olika chefer inom en rad olika arbetsområden. Du kommer att hålla i en utbildning som pågår under en vecka. Redan under ditt första möte med gruppen märker du att något inte står rätt till. Tolv av cheferna sitter bredvid varandra och småpratar och stämningen verkar god. Men chefen för marknadsavdelningen sitter på en långsida och stolarna närmast henne, på båda sidor, gapar tomma. Hon deltar inte i småpratet och stirrar mest ner i sina papper. Du noterar detta, men påbörjar din utbildningsdag. Rätt snabbt märker du fler saker. När marknadschefen någon gång öppnar munnen lyssnar inte övriga chefer, eller avbryter marknadschefen. Du ber samtliga deltagare att respektera din regel om att när någon pratar så lyssnar alla andra samt att inte avbryta någon som talar. Någon mumlar det beror väl på om den som pratar säger något vettigt men du kan inte urskilja exakt vem som sa detta. Under fikapauser och lunch märker du samma tendenser. Marknadschefen sitter ensam vid ett eget bord och äter. Resten av gänget sitter tillsammans, pratar och skrattar. Någon gång då och då ser du hur personerna vid det andra bordet blänger mot marknadschefens bord. Det viskas, tisslas och tasslas samtidigt. Helt klart är att något pågår. Vad gör du?
"Ibland är det svårt att agera som utomstående konsult om du inte har mandat från ledningen. Är jag inhyrd för att arbeta med gruppen för att få dem att fungera bättre är det givet att jag ganska omgående under första dagens eftermiddag eller kväll sätter mig ner med högste chefen. Dels för att redogöra för vad jag lagt märke till och höra om hon/han är medveten om detta, dels om det är något som vi skall ta i, vilket det förhoppningsvis borde vara eftersom det så uppenbart påverkar gruppen och dess arbete. Dessutom tror jag att ingen chef vill att det skall pågå något dylikt utan vill att någon tar i det. Jag skulle nog i detta fall prata med den "utsatte" och höra hur marknadschefen upplever det så vi inte sätter igång något som denne person inte är införstådd med. Om mandatet blir klart, dvs jag får börja arbeta med dessa relationer skulle jag lyfta detta på nästa dags morgon. Det finns flera sätt att göra det på. Dels kan jag säga vad jag sett, dels kan man ge gruppen tillfälle att reflektera över hur gruppen fungerar. Det finns ett antal olika scenarier här beroende på vad jag får höra av marknadschefen och högste chefen. Jag skulle nog förorda starkt att vi tar i detta omgående eftersom att sticka huvudet i sanden och låtsas som ingen ting oftast är den sämsta strategi man kan ha över huvudtaget. Är det väldigt grava missförhållanden är det viktigt att chefen också "agerar chef" och klarar ut vad hon/han tolererar och förväntar sig av sina närmsta chefer. Här är det väldigt mycket situationsanpassat vad jag får höra av de inblandade på kvällen vilken typ av åtgärd som görs i gruppen dagen efter. Är bara mandatet klart så gör jag något eftersom ett sådant här förhållande alltid är det som påverkar gruppen i allt de skall göra och både relationer och effektivitet blir lidande."