Frågor och svar om Samordnad varudistribution på Södertörn

Frågor och svar om Samordnad varudistribution på Södertörn Generellt om den nya transportlösningen Fråga: Vad innebär samordnad varudistribution jämfört med idag? Svar: Idag kör varje varuleverantör själv ut sina varor direkt till respektive beställare. Med det nya systemet levererar istället varuleverantörerna sina varor till en omlastningscentral i Västberga där varorna packas om och sedan transporteras av Widrikssons Åkeri AB - Widrikssons. Fråga: Varför har kommunerna bestämt att detta ska göras? Svar: Politikerna i de åtta kommunerna på Södertörn har fattat beslut om att införa en ny transportlösning som ett viktigt inslag i ambitionen att Södertörn ska vara en region som ställer om energianvändningen bort från fossila bränslen och utmärker oss för ett regionalt ledarskap i klimatfrågan. Samordnade transporter innebär väsentligt färre transporter till de olika verksamheterna. Det innebär bättre miljö, säkrare trafik och fördelar för verksamheterna genom att transporterna blir förutsägbara och koncentrerade. Vi skapar samtidigt möjligheter för små leverantörer att delta i våra upphandlingar genom att vi kan erbjuda stöd i leveranserna. Fråga: När ska vi börja med samordnad varudistribution? Svar: Widrikssons och kommunerna behöver 3-4 månader för att förbereda den nya transportlösningen. Efter att ha kvalitetssäkrat alla moment kommer successivt varuflöden att stoppas in och köras ut fr o m januari 2015. Utrullningen sker efterhand som det finns körbara volymer/leverantörer. Fråga: Hur ser avtalet ut, innehåll och avtalslängd? Svar: Avtalet omfattar tjänsterna samverkan med leverantörer och mottagare, innehav och drift av omlastningscentral/er samt utförande av transporter mellan central/er och leveransställe. Avtalet löper på 4 + 2 år. Kontakta din lokala projektledare för närmare information för kopia av avtalet. Fråga: Vilka varor ska ingå i samordnad varudistribution? Svar: Nedanstående varugrupper kommer på sikt att ingå i samordnad varudistribution, samtliga avtalsleverantörer kommer att ingå i konceptet Livsmedel Förbrukningsmaterial Böcker, tidningar, facklitteratur, kontorsmaterial Skol- och lekmaterial Sjukvårdsartiklar Fråga: Finns det någon plan för införandet? Svar: Införandet bedrivs i projektform i flera steg. En projektplan styr arbetet. Organisation, dokumentation etc kan fås av den lokale projektledaren i din kommun. 1

Fråga: Känner våra varu-/livsmedelsföretag som kommunen har avtal med till samordnad varudistribution? Svar: Ja, dialog har förekommit sedan flera år tillbaka. Nuvarande varuleverantörsavtal har i flertalet fall en särskild paragraf kring samordnade varuleveranser med förutsättningar för leverantören. Antalet avtal med tilläggstext varierar från kommun till kommun. Fråga: Hur kan vi få mer information? Svar: Tala med projektledaren i din kommun. Fråga: Var vänder vi oss med våra frågor? Svar: Centrala och lokala projektledare står till ditt förfogande. Vi föreslår att ni kontaktar oss via mejl. Se förteckning nedan. Primär målgrupp: Chefer Fråga: Vad kommer det här att kosta oss? Svar: Vi måste skilja på pris och kostnad. Kostnaden utgörs av faktisk kostnad för fordon och chaufför. Priset utgör det påslag leverantören gör som kompensation för sin kostnad (om leverantören är den part som utför leveransen). Påslaget är inte direkt relaterat till kostnaden. Påslaget kan vara både högre och lägre än den faktiska kostnaden. Ett normalt transportpåslag är c:a 10 % av varuvärdet för livsmedel och förbrukningsmateriel. Utförs leveransen av en utomstående part, t ex externt åkeri, förväntas leverantören sänka sitt transportpåslag motsvarande minskad kostnad för leverans. Konkret innebär det att Widrikssons transportsamordning får betalt per utförd leverans samt mängden gods. Varuleverantören förväntas därefter sänka sitt pris på varan i motsvarande grad. Den slutliga kostnaden är således beroende av upphandlat pris från Widrikssons minus varuleverantörens förväntade prissänkning. Kommuner som tillämpar samordnade varuleveranser redovisar efter en tids implementering ett nettoresultat på c:a 2 % av varuvärdet. Fråga: Kommer priserna från leverantörerna att sänkas när nu en stor del av transporten tas bort? Svar: Se svar på fråga ett. Vi förväntar oss att varuleverantörerna sänker sina priser motsvarande de kostnadsbesparingar man gör genom minskade transportåtaganden. Fråga: Hur kommer man ta hänsyn till våra behov? Svar: Vi har försökt fånga verksamheternas behov genom enkäter vid två olika tillfällen. Vi har genomfört möten med olika nyckelgrupper av personal och chefer där man fått tillfälle att ställa frågor och framföra sina åsikter. Gemensamt med Widrikssons kommer platsbesök att göras hos verksamheter med särskilda behov. Målet är att så långt som möjligt tillgodose allas behov inom rimliga ekonomiska ramar. Fråga: Hur kommer kostnaderna att fördelas om det är flera kostnadsställen som får leverans till samma adress vid samma tillfälle? Svar: Efter överenskommelse i respektive kommun. 2

Fråga: Hur kommer hela faktureringen att förändras? Svar: Med samordnade varuleveranser tillkommer en separat faktura från åkeriet som utför leveranserna. Hur denna faktura ska hanteras bestäms i respektive kommun. Tala med den lokala projektledaren. Primär målgrupp: köksansvariga Fråga: Ska vi i köken bara få en leverans i veckan nu? Det har vi inte lagringsutrymme för! Svar: Tanken är att alla kök ska få leveranser så ofta som krävs med hänsyn till lagringsutrymmen. Alla verksamheter har via enkäter fått möjlighet att svara på frågan om hur många leveranser per vecka man behöver med hänsyn till lagringsutrymmen mm. Detta önskemål kommer att tillgodoses, vilket i praktiken innebär att antalet leveranser per vecka kan variera mellan 1 5 gånger beroende på önskemål. På sikt finns önskemål att minska antalet leveranstillfällen för att få ännu större miljöeffekter. Det får dock ske i takt med att förutsättningar finns för detta lokalt. Fråga: När ska vi börja köra livsmedel enligt det nya konceptet? Svar: Det ser olika ut i kommunerna bl a beroende på när ramavtalen ska förnyas. Vi föreslår att du kontaktar projektledaren i din kommun för ett korrekt besked. Fråga: Hur ska vi i köken hinna plocka upp alla varor när det kommer så mycket på en gång? Svar: Erfarenheterna från kommuner med samordnade varuleveranser har visat att arbetssituationen förbättrats i köken genom att man vet exakt när transporten kommer (planerad leveranstid +/- 30 minuter) och därför också kan planera in personal för att plocka upp. Fråga: Hur beställer vi våra varor i det nya konceptet? Svar: Beställningar sker som tidigare hos varuleverantören. Fråga: Hur ska vi kunna beställa färsk fisk, färskt bröd etc? Svar: I uppstartsskedet kommer leverans av färsk fisk och färskt bröd att undantas från samordningen. Leverans av dessa varor kommer att ske med direktbil från leverantören. Längre fram i projektet avser vi att söka en permanent lösning för dessa varor tillsammans med beställarna. Fråga: Hur kan man praktiskt gå tillväga för att låta leverantör sätta i varor i frys (nycklar, hitta)? Finns exempel på att man kommit överens om detta? Svar: Inbärning kan fås som tilläggstjänst. Vi återkommer om hur beställning av dessa kan ske. S k nattleverans tillämpas i Borlänge. Utkörning sker på tid när verksamheten har stängt. Lösningen bygger på att åkeriet får en instruktion om hur inbärning ska ske till kyl, frys etc. Nycklar och ev säkerhetskoder lämnas ut till chauffören och leveransen följs upp i efterhand. Erfarenheten är mycket god. 3

Fråga: Kan våra beställningar buffras /läggas på hög för samordnad transport hos transportören? Svar: Hos större grossister och leverantörer kommer buffring att ske. I framtiden kan små leverantörer/producenter ha problem med detta. Din lokale projektledare kommer att ge information om vilka rutiner som gäller för respektive leverantör. Fråga: Hur många dagar före leverans måste vi göra vår beställning? Svar: Det är avtalet med varuleverantören som bestämmer sista dag för beställning. Din lokale projektledare kommer att ge dig information. Varor till omlastningscentralen (OC) Fråga: När sker leveranserna från varu-/livsmedelsföretagen till omlastningscentralen? Svar: Efter varuupphandling i resp kommun kontaktar åkeri avtalad varuleverantör och överenskommelse görs om tid för leverans till OC. Leverans ska ske så snart inpå aktuell leveransdag som möjligt, normalt samma morgon eller tidigast kvällen före. Varans hållbarhet påverkas inte. Fråga: Hur kontrollerar omlastningscentralen vad som levererats till dom? Svar: OC får en förhandsinformation från leverantören om vilka varor som kommer med leverantörens bil till OC. Vid lossning av fordonet på OC görs normalt en okulärbesiktning av antalet lastbärare. Leveransen kvitteras varefter ansvaret för lasten går över till OC. Fråga: Packas varorna om? Svar: Normalt inte. Enstaka kollin kan läggas i burar som inte är fulla. Regler för hur detta ska ske utan att skada godset finns. Fråga: Hur gör vi om vi behöver beställa något och få snabb leverans? Svar: Överenskommelse görs med varuleverantören. Beställarna betalar extra om det är dom som missat. Fråga: Hur kommer fakturorna att hanteras framöver? Svar: Kostnaden för leverans kommer att skiljas från kostnaden för varan. Det betyder att fakturering sker som vanligt från varuleverantören. Widrikssons kommer att fakturera leveransen separat. Hur denna nya fakturering kommer att ske fastställs i respektive kommun. Information kommer att sändas ut till beställande enheter i god tid innan driftstart. Leverans från omlastningscentralen/mottagning Fråga: Vilka transportkrav finns på fordon, drivmedel, chaufförer etc.? Svar: Se avtal. Tecknat avtal kan fås via din lokale projektledare. Fråga: Vilka krav ställs på transporter av livsmedel? Svar: Samma krav som alltid gäller vid denna typ av transporter. Livsmedelslagen ska följas och s k obruten kylkedja gäller. Fråga: Vem står för följesedel? Svar: Följesedel utfärdas av avsändande varuleverantör. Följesedeln kan vara fysisk eller elektronisk. 4

Fråga: Vilka leveransdagar kommer vi att få? Hur blir det under helgdagar måndag-fredag? Svar: Kommer att fastställas i projektets implementeringsfas. Vi återkommer om detta. Fråga: Kommer alla varorna/livsmedel till samma leveransställe? Svar: Leverans kommer att ske till det ställe beställaren av varan önskar. Fråga: Kan vi påverka var leveranserna kommer att ske på enheten? Kan vi ha flera avlastningsställen? Svar: ja och ja. Fråga: När/vilken tidpunkt levereras varorna/livsmedel ut? Svar: Se svar ovan. Detta fastställs i implementeringsskedet. Vi återkommer om detta. Fråga: Hur mycket tid finns avsatt för leverans och avlastning av varor/livsmedel? Svar: Widrikssons utgår från genomsnittstider för lossning som finns inlagda i transportsimuleringsverktyg. Hos mottagaren avgör arbetsledare/chef hur varumottagning bör vara organiserad. Fråga: Kommer samma chaufför till enheten? Svar: Detta anges som en av fördelarna med samordnade varuleveranser. Bortsett från sjukdom och ledigheter är det samma chaufför som kör. Fråga: Vad behöver vi tänka på när vi tar emot varorna? Svar: Se även svaren ovan om bemanning. Viktigt är att ta hand om kyl- och frysvaror direkt. Övriga varor kan packas upp vid senare tillfälle. Fråga: Vad händer vid leveransförsening och med ev. merkostnad för enheten (behöver stanna kvar efter ordinarie arbetstid)? Svar: Rutiner och regelverk vid reklamationer kommer att distribueras till alla enheter i god tid innan driftstart. Ansvar finns reglerat i avtalet. Fråga: Vad sker med emballage, returemballage? / Ingår returer av tomma lastbärare i offererade leveranspriser? Tas tomma lastbärare (pallar etc) tillbaka senast vid nästa leverans? Svar: Emballage/pappersfraktioner tas om hand på normalt sätt, dvs via särskilt avtal eller om man så önskar, via transportsamordningen. Tomma lastbärare ska medtas till omlastningscentralen vid nästkommande varuleverans. Reklamationer Fråga: Vart vänder vi oss med reklamationer? Svar: Avser reklamationen skadad, felaktig eller saknad vara görs reklamationen, som tidigare, till varuleverantören. Avser reklamationen saknad eller försenad leverans görs reklamationen till Widrikssons. Vi återkommer med mer detaljerad information i denna fråga. 5

Fakturering Fråga: Hur och när sker fakturering? Svar: Fakturering kommer att ske månadsvis. Rutin fastställs av respektive kommun. Fråga: Vad betalar man för? Svar: Priset anges i antalet leveranser/stopp samt mängden gods i kg. Önskas tilläggstjänster enligt särskild definition utgår ett timpris efter offert. Fråga: Var vänder man sig vid fel på fakturan? Svar: Se svar ovan. Tilläggstjänster Fråga: Kommer vi att kunna få tilläggstjänster som: Expressleverans? Svar: Nej. Expressleverans ordnas genom varuleverantören. Långtidslagring? Svar: Nej Inbärning av levererat gods till anvisad plats i byggnad som överstiger mer än 5 minuters arbete? Svar: Ja, vi återkommer med närmare information. Leverans som sker på tider då leveransställets verksamhet är stängd. Kan en sådan leverans av varor innefatta att varorna ställs in i frys eller kyl eller annat särskilt avsett utrymme? Kan kontroll av temperatur i kylutrymme göras av chauffören så att det är rätt temperatur? Svar: Ja på samtliga frågor. Vi återkommer med närmare information. Fråga: Kommer vi få samma service som av tidigare chaufför, ex. leverans direkt upp till enhet på äldreboende? Svar: Ja. Tilläggstjänster kommer att erbjudas mot ersättning se ovan. Vi återkommer med närmare information. Kontaktuppgifter för mer information Du som har fler frågor att ställa kring Samordnad varudistribution kontaktar de centrala projektledarna via mejl. Centrala projektledare Sven-Gunnar Andersson Jan Hultgren sven-gunnar.andersson@huddinge.se jan.hultgren@huddinge.se 6

Lokala projektledare Botkyrka: Gunilla Isgren gunilla.isgren@botkyrka.se Haninge/ Nynäshamn: Jeanette Winnerstad samordnad-varudistribution@haninge.se Huddinge: Jenny Bejker/projektgrupp samordnad.varudistribution@huddinge.se Nykvarn/ Södertälje: Roger Svanborg roger.svanborg@sodertalje.se Salem: Jan Forsman jan.forsman@salem.se Tyresö: Helena Franzén helena.franzen@tyresö.se 7