Ökad kontroll, högre effektivitet och bättre transparens Leverantörsreskontra
Utforma leverantörsreskontran på det sätt som passar just dig Enklare lösningar Här kommer lösningen till ett enklare och smartare sätt att arbeta med leverantörsreskontran. En lösning där du får ökad kontroll över betalningsflödet, sparar värdefull tid och känner trygghet med en förenklad spårbarhet. Canons fakturahantering tar itu med alla leverantörsreskontrans steg och kombinerar expertkunskaper om verksamhetsprocesser med marknadsledande kontorsteknik. Du får verktyg som ger mervärde för din organisation och som stärker ekonomiavdelningens rykte som resultatenhet inte som kostnadsställe. Det går snabbt och enkelt att införa lösningen eftersom den är molnbaserad och utformas efter era önskemål. en genomsnittlig avkastning, ROI, på investeringen ligger på 3-6 månader. 2
3
Drivkraften för företag är pengar - förmågan att metodiskt kunna hantera betalningsflödet är viktigare än någonsin Leverantörsreskontran - ett viktigt område för verksamheten Processen för leverantörsreskontran är en väsentlig del i många av de utmaningar som ekonomiavdelningarna ställs inför idag. Att kunna kontrollera betalningsflödet är viktigt för alla verksamheter. Men processen har också stor betydelse för andra områden så som införandet av effektivare arbetsmetoder och förbättrade leverantörsrelationer. Utrymme för förbättringar Det är ganska enkelt att identifiera förbättringsmöjligheter, men svårare att införa dem. Huvuddelen av lösningarna har hittills utformats för de större företagen. De är dyra och tar lång tid att införa i mindre och medelstora företag, och dessutom passar de inte deras specifika behov. Koll på pengarna Pengar är det som får företagen att gå runt och kortfristiga krediter blir allt dyrare. Det är alltså avgörande att kunna hantera betalningsflödet och göra noggranna prognoser. Men felaktigheter och förseningar i attesteringsprocesser fördröjer den livsviktiga informationen. Om det inte finns en tydlig översikt av betalningsinformationen i rätt tid blir det ännu svårare att fatta korrekta beslut. Koll på hur pengarna används Ekonomiavdelningen måste fingranska alla betalningar för att kontrollera om det finns några rabatter som ska användas. Om processerna i leverantörsreskontran är otydliga kan det bli svårare att upptäcka mer effektiva upphandlingsmetoder och förhandla med leverantörerna om bättre villkor. Tidsaspekten är viktig sena betalningar orsakar dyra påföljder eller dröjsmålsräntor. När det gäller överensstämmelse och transparens kan ett enda missat relevant betalningsdokument göra det svårare att spåra fel och avvikelser. Om processen för leverantörsreskontran inte stöds av ett kraftfullt arkiv kan ekonomiavdelningen inte förlita sig på tydlig spårbarhet. Ekonomiavdelningen som kostnadsställe Ekonomiavdelningen är mer än bara ett kostnadsställe som förbrukar resurser. Den kan vara en viktig drivkraft för tillväxt, genom att upptäcka effektivitetsbesparingar och identifiera de mest lönsamma områdena i företaget. En tung administrativ arbetsbörda och dålig insyn kan begränsa insatserna, därav måste kunnig personal lägga alltför mycket tid på rutinuppgifter. En förbättrad process för leverantörsreskontran kan ta hand om de uppgifterna istället. 4
Ju mindre tid som läggs på rutinuppgifter, desto mer tid finns för att skapa mervärde Leverantörsreskontran - Canons lösningar Tillsammans tar vi fram alla utmaningar som leverantörsreskontran innebär, och jobbar för en effektivare verksamhet. Canon skapar lösningar för alla steg i leverantörsreskontran från storskalig automatisering i hela processen, till enklare och mindre ändringar för att förbättra insyn och kontroll. Mer kontroll Kontrollen över betalningsflödet kan förbättras. Antingen genom att möjliggöra snabbare och mer korrekt bearbetning, eller genom snabbare och tydligare rapportering. Optimering av processen för leverantörsreskontran innebär att du får den information du behöver. Snabbare och mer korrekt. Då kan du också göra effektivare prognoser för kortare tidsperioder och förbättra planeringen av betalningsflödet och budgethanteringen. Tydligare Större insyn och kontroll innebär att du undviker fallgropar med sena betalningar och tidsödande leverantörstvister. Och den tid som frigörs kan du använda till att granska betalningsavvikelser med lägre tröskelvärden än tidigare, och identifiera fler möjligheter för smartare upphandlingar. Det finns dessutom många sätt att förbättra transparensen. Det kan till exempel bara vara enkla förändringar i arkiveringen, som minskar antalet försvunna dokument och sparar tid. Eller också kan du spåra ändringar i fakturor bättre och lägga till mer sammanhang och detaljer för att få en större och mer komplett spårbarhet. Bli en resultatenhet Du kan lägga mer tid på mervärde för verksamheten och mindre tid på rutinuppgifterna. Större noggrannhet innebär mindre tidsåtgång för att lösa felaktigheter och leverantörstvister. Enklare tillgång till information gör att du kan minska de sena betalningarna och kontrollera att rabatter verkligen används. Resultatet? Smartare hantering. En tydlig översikt över processerna i leverantörsreskontran visar också flaskhalsar i attestestadiet och andra ineffektiva processer. Här har du möjlighet att finjustera arbetsmetoderna. Förändring är enkelt Canons lösning är ett enklare tillvägagångssätt för leverantörsreskontran, utformade efter dina specifika behov. Våra användarvänliga lösningar gör förändringen enklare för ditt arbetsteam och vi kan hjälpa till med den utbildning som du anser behövs. Nu kan mindre ekonomiavdelningar få samma funktioner, effektivitet och kontroll som i de stora företagens system. 5
Leverantörsreskontra med förbättrad process I processen för leverantörsreskontran som helhet kan vi identifiera var enkla förändringar kan ge stora förbättringar för betalningsflödet, effektiviteten och transparensen. Canons lösningar startar och avslutas tillsammans med dig och du får hjälp att göra de förändringar du behöver Fakturamottagning Datafångst Validera och matcha data Fakturattest MOTTAGEN FAKTURA PAPPER, E-POST, E-FAKTURA DIGITALISERA EXTRAHERA DATA, DIGITALISERA, INDEXERA, PRIORITERA MATCHA PERIODISKA FAKTUROR, REFERENS VALIDERA OCH FLAGGA UNDANTAG AUTOMATISKT ATTESTERA VART DU VILL, NÄR DU VILL LÖS FAKTURA- FRÅGOR SNABBT KONTROLLERA ATTEST Betalningskontroll, insyn och transparens Hantera en blandning av papperskopior och elektroniska fakturor på ett enklare sätt Skapa en automatiserad process från grunden eller utnyttja din befintliga elektroniskt Minska den tid det tar att att stansa fakturainformation, spara tid och minska felen genom snabbare och mer korrekt dataextrahering från fakturorna Logga enkelt in via en webportal för att validera de fakturor som systemet är osäker på Kontrollera enkelt att rabatter och leverantörsavtal används Förhindra bluffakturor Snabbare, mer korrekt matchning och kontroll t.ex. omkostnadsfakturor, periodiska fakturor eller kreditfakturor 100 % av undantagen flaggas Inga felaktigheter Effektivisera din process med smart referensmatchning Hantera avvikelser genom att sätta rätt behörighetsregler Synliggör flaskhalsar och vidta åtgärder Lös tvister snabbt - allarelevanta dokument finns enkelt tillhands Alla användare i flödet har all information lätttillgänglig var de än befinner sig 6
Betala och rapportera BETALA Arkivera och analysera SNABB, EFFEKTIV ARKIVERING SNABB RELEVANT RAPPORTERING STARK SPÅRBARHET Ta fram tydligare och korrekta rapporter i rätt tid Ta bort förseningarna i fakturahanteringen, så att du kan optimera regleringen av dina betalningar Minska arbetsbördan och öka transparensen med snabbare, mer effektiv arkivering Gör det enklare att se ineffektiva inköpsmetoder i verksamheten Spåra alla ändringar i sitt sammanhang och få en bättre, enklare spårbarhet Förbättra relationerna med dina leverantörer 7
Canons fakturahantering Kombinerar ledande teknik med kunskap inom verksamhetsprocesser. Expertkunskaper och erfarenhet Canon har legat i främsta ledet när det gäller bildbehandlings- och affärsteknik i mer än 40 år. Informationsflödet har blivit snabbare och mer komplext, och vår roll har utvecklats och innefattar nu viktiga affärsprocesser. Tack vare våra expertkunskaper för att underlätta effektiva arbetsmetoder kan vi nu hjälpa företag runt om i Sverige att få ut mer av den teknik de använder. Informationsfördelar Alla företag, stora som små, får de verktyg de behöver från Canon för att kunna arbeta bättre med sin information. Våra experter hjälper till att hitta effektiva besparingar, uppfylla regelverk och miljömässiga krav och att ge slutanvändarna ett bra arbetssätt. Smartare, skalbara lösningar Canons lösningar tas fram för att passa just din organisation. Utformningen baseras på vad du vill uppnå och den teknik och de resurser du har till ditt förfogande. Det betyder att införandet går snabbare och enklare, att personalen får ett bättre arbetssätt och att du får en snabbare avkastning på din investering. Enkla steg Första steget för att förbättra processen för leverantörsreskontran är ett informellt idémöte, där vi diskuterar vilka speciella utmaningar som finns i processen. Utifrån detta undersöker vi vilken slags lösning som skulle vara lämplig och vilka fördelar den kan föra med sig. Ta reda på mer För att hitta ditt lokala Canon Business Center gå in på www.canonbusinesscenter.se Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Svenska canon.se Swedish Edition Canon Europa N.V. 2012