KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA 2013 TID: Söndag 24 mars 2013 kl 14.00 PLATS: Matsalen, Brunns skola Välkommen till 2013 års stämma. Stämman ska som vanligt göra ett antal personval ( 12 13). Kontakta gärna valberedningen om du själv är intresserad av att jobba med föreningsfrågor eller om du har förslag på person till någon av de poster som ska väljas. Valberedningen består av: Olle Asplund, Eklövsvägen 12, tfn 070-162 38 85, mejl olle.asplund@tele2.se Lotta Engroth, Björnsjövägen 9, Vid omröstningar gäller en röst per fastighet respektive en röst per bryggplats. Om ni är flera registrerade delägare av en fastighet måste ni skriva fullmakt mellan delägarna för att få delta i röstning på stämman. Om någon fastighet inte alls kan närvara på stämman kan ni ge en granne fullmakt att rösta för er. En granne får företräda högst en (1) annan fastighet. En fullmaktsblankett finns bifogad med dessa stämmohandlingar, bara att kopiera om ni behöver flera exemplar. Mötet startar kl 14.00, men kom i god tid, tänk på att avprickningen vid ingången brukar ta lång tid. Ta med stämmomaterialet till stämman. Vårens arbetsdag är planerad till lördag 27 april och höstens arbetsdag till lördag 19 oktober. Midsommarfesten 2013 arrangeras av Björnsjövägen. Varmt välkomna! Styrelsen Ingaröstrands Samfällighetsförening c/o Nina Söderblom Fågelviksvägen 158 134 64 INGARÖ Bankgiro 620-5470 Organisationsnummer 717901-6931 1.
DAGORDNING ÅRSSTÄMMA 2013 Söndagen 24 mars 2013 kl 14.00 i Matsalen, Brunn skola 1 Årsstämmans öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän tillika rösträknare för stämman 5 Frågan om stämmans stadgeenliga kallande 6 Fastställande av dagordningen 7 Styrelsens och revisorernas berättelser: a) verksamhetsberättelsen b) ekonomiska berättelsen c) revisionsberättelsen 8 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 9 Motioner från medlemmarna Motioner: 1 motion har inkommit från Jan Thörnberg, Eklövsvägen 4, se stämmomaterialet 10 Ersättning till styrelsen och revisorerna 11 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 12 Val av styrelse och styrelseordförande 13 Val av revisorer och revisorssuppleant 14 Val av valberedning 15 Övriga frågor 16 Stämmans avslutande 2.
7a Verksamhetsberättelse 2012 Ingaröstrands Samfällighetsförening (ISF) Stämmor Årsstämma hölls lördagen den 17 mars 2012, kl. 15.00, i matsalen i Brunns skola. Styrelsens sammansättning mm Ordförande Nina Söderblom, Fågelviksvägen 158 Sekreterare Erik Hellström, Hästskoslingan 5 Kassör och webbansvarig Gunnar Holm, Myrängsvägen 15 Bryggansvarig Fredrik Barvaeus, Myrängsvägen 9 Vägansvarig Lars-Åke Jonsson, Hästskoslingan 19 Suppleant Anders Ekegren, Fågelviksvägen 179 Suppleant Sten Pernelöv, Fågelviksvägen 172 Revisorer: Jan Thörnberg, Eklövsvägen 4 och Gunilla Björkander, Myrängsvägen 28 Revisorssuppleant: Elizabeth Rendén, Hästskoslingan 3. Valberedning: Olle Asplund, Eklövsvägen 12 och Lotta Engroth, Björnsjövägen 9. Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret haft 9 ordinarie möten. Arvoden Till styrelsen har för 2012 betalats ut: Styrelsearvoden 24.000 kr, mötesarvoden 10.200 kr, revisorsarvoden 800 kr samt milersättning 370 kr. Förvaltning och försäkring Ekonomisk förvaltare sedan 2012-01-01 är Conzigius Hem&FastighetAB. Föreningen är ansvarsförsäkrad i TryggHansa. Medlemsinformation Styrelsen har lämnat information på föreningens hemsida, samt skickat ut mejl vid flera tillfällen till de medlemmar som uppgivit sina mejladresser. Föreningens lån 1 januari 2012 uppgick föreningens lån till 147 000kr. Under året har amorteringar gjorts med totalt 98 700kr, varav 48 200kr enligt amorteringsplan och 50 500kr vid en extra amorteringen under hösten. Vid årets slut uppgår lånen till 48 300kr. Hamnstugan Hamnstugan har under året fått ny fasad som målats, det platta taket har försetts med ett pulpettak täckt med de gamla takplåtarna och fasaden mot hamnen har försetts med ett fönster. Dessutom har stugan målats invändigt, det ena rummet har försetts med förvaringshyllor och det andra med en kökstrinnett och bord och stolar. 2 utlysta arbetsdagar har hållits, men utan ovärderlig insats från Bo Wallin, Fågelviksvägen 195, och hans snickarkunskaper hade vi ännu varit långt i från klara. Stort tack! Farthinder Vi har kompletterat med fem nya farthinder. Hästskoslingan: blomlådor utställda vid 18-20 och vid södra infarten busshållplatsen samt 5 gupp, Björnsjövägen 1 gupp, Eklövsvägen 3 gupp samt Myrängsvägen 5 gupp. 3.
Arbetsdagarna Arbetsdagar anordnades lördag 5 maj, då 29 fastigheter deltog samt lördag 20 oktober då 23 fastigheter ställde upp. Totalt sett är deltagandet från medlemmarna alldeles för lågt, och under detta år har bl.a. mindre markskötsel utförts jämfört med tidigare år. Detaljplanefrågan Inget överklagande fann något gehör hos berörda instanser, och under andra halvan av 2012 vann det reviderade planförslaget laga kraft. Midsommarfester Vid sidan av samfällighetsföreningens ordinarie verksamhet, och med egen budget, har våra fristående festkommiteer under många år arrangerat vår traditionsrika midsommarfest på midsommarängen. 2012 var det Hästskoslingan södra, som med hjälp av Hästskoslingan norra, genomförde detta på ett förtjänstfullt sätt. Stort tack för detta! Förslagsvis slås Hästskoslingan södra och norra ihop till en midsommargrupp även fortsättningsvis. Förslag till disposition av föreningens resultat: Till årsstämmans förfogande finns följande medel Balanserat resultat tidigare år +37 242 kr Årets resultat +62 934 kr Till stämmans förfogande +100 176 kr Styrelsen föreslår att vinstmedlen överförs i ny räkning med 100 176 kr 7b Ekonomisk berättelse BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR 2012-12-31 2011-12-31 Kassa 0 930 Plusgiro 0 6 103 Handelsbanken enl årsbesked 68 581 131 485 SHB Korträntefond Sverige 149 476 70 237 Skattefodringar 46 0 Förutbet. kostn. och upplupna intäkt. 5 164 0 Övriga fordringar 2 700 4 800 SUMMA TILLGÅNGAR 225 967 213 555 SKULDER & EGET KAPITAL Leverantörsskulder 46 571 0 Övriga kortfristiga skulder 10 720 0 Upplupna kostn. och förutbet. intäkter 20 200 29 313 Lån Handelsbanken enl årsbesked 48 300 147 000 Summa skulder 125 791 176 313 Ingående eget kapital 37 242-51 649 Årets överskott/underskott 62 934 88 891 Summa eget kapital 100 176 37 242 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 225 967 213 555 4.
RESULTATRÄKNING INTÄKTER Medlemsavgifter fastigheter, 102 st á 2 000 kr 204 000 183 600 Medlemsavgifter bryggor, 85 st á 1 000 kr 85 000 76 500 Övriga intäkter 8 318 3 450 SUMMA INTÄKTER 297 318 263 550 KOSTNADER 2012-12-31 2011-12-31 Fastigheter Inköp fastigheter mtrl o underhåll -14 026-32 523 Hamnstugan, iordningställande -40 591 0 Underhåll av vägar (snöröjning/sandning) -54 005-44 056 Klippning gräsytor -9 376 0 Kostnader arbetsdagar inkl förtäring medlem -1 875-5 133 El -4 318-3 678 Renhållning -461-456 Försäkringar Trygg Hansa -4 152-6 133 Styrelse- & revisionsarvoden -35 507-39 500 Soc avgifter & prelskatt föregående års arvoden -10 400-10 713 Milersättning -370-625 Möteskostnader årsstämma -1 100-3 866 Utskick, administration, internet & övrigt -4 539-6 600 Ekonomisk förvaltning, Hem&Fastighet -12 030 0 Förbrukningsinventarier -10 309 0 Förbruknings- & kontorsmtrl -1 092 0 Indrivningskostnader -6 050 0 Bankkostnader -5 562 0 Övriga kostnader -7 615 0 Summa kostnader fastigheter - 223 378-153 283 Bryggor, kostnader Underhåll & reparationer -5 425-13 836 Summa kostnader bryggor - 5 425-13 836 TOTALSUMMA KOSTNADER - 228 803-167 119 RESULTAT FÖRE FINANSIELLA POSTER 68 513 96 431 Resultat från finansiella investeringar Ränteintäkter 275 237 Räntekostnad lån SHB för bryggorna -5 733-7 777 Övriga räntekostnader -123 0 SUMMA RESULTAT FRÅN FINANSIELL INV. -5 581-7 540 VERKSAMHETSÅRETS RESULTAT 62 934 88 891 5.
Specifikation lån SHB Skulder Amortering 2012 Lån 455273, ingående skuld 2012-01-01 73 500 73 500 Lån 368682, ingående skuld 2012-01-01 73 500 25 200 Summa ingående skulder 2012-01-01 147 000 98 700 Skuld 2012-12-31: Att amortera kommande 2 år Lån 368682 48 300 7c Revisionsberättelse 2012 6.
9a Inkommen motion (1 st.) Angående våra arbetsdagar Bakgrund: Endast 20-30 fastigheter deltar på våra städdagar, oftast är det samma personer som ställer upp varje år. Det betyder att mer än 70% av föreningens medlemmar inte bidrar till att vårda våra gemensamma, värdefulla tillgångar som bryggor, stränder, vägar och allmänningar! Vi som tillhör föreningen har inte bara rätt att utnyttja allt detta, vi har alla också skyldighet att vårda det. De få som deltar på städdagarna hinner inte att t e x rensa diken och ängar, såga ner träd, frakta bort ris och löv. Har man förhinder att skicka någon anhörig från fastigheten till städdagen bör man istället bidra ekonomiskt så att föreningen kan köpa in nödvändig hjälp utifrån. Genom att föreningen tar ut en avgift för frånvaro ökar motivationen för fler att delta på städdagarna. Det motiverar samtidigt den trogna skara som städar varje år att fortsätta med sin insats för föreningen. Förslag till stämman: De fastigheter som inte deltar på föreningens två årliga arbetsdagar, blir fakturerade med 300kr/arbetsdag. Motionen har inkommit från Jan Thörnberg, Eklövsvägen 4. 9b Styrelsens kommentar till motionen Styrelsen bifaller motionen. De försök som prövats genom åren för att höja deltagandet på arbetsdagarna har hittills inte gett något påtagligt resultat, snarare tvärtom. Styrelsen tycker då att det är värt att pröva en ny modell. Om stämman bifaller motionen föreslår styrelsen däremot att den enligt förra stämman föreslagna höjningen av årsavgifterna med 200 kr respektive 100 kr, enligt den ekonomiska planen 2012-2017, dras tillbaka för 2013, och hålls oförändrade. 10 Förslag på ersättningar till styrelse och revisorer Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2013: Ordförande Övriga ledamöter Suppleant 6.000kr 4.000kr vardera 1.000kr vardera Mötesarvode 300kr/möte (styrelsemöten, externa möten med kommun etc.) Revisorer 400kr vardera Revisorssuppleant 0kr Bilersättning Enligt statens norm 2013 f.n. 1,85kr/km 7.
11 Förslag på utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Budget Utfall Budget INTÄKTER 2 013 2012 2012 Fastighetsavgifter (102 x 2.200kr) 224 400 204 000 204 000 Bryggavgifter (85 x 1.100kr) 93 500 85 000 85 500 Övriga intäkter inkl räntor 5 000 8 318 6 000 S:a intäkter 322 900 297 318 295 500 KOSTNADER Fastigheter Inköp fastigheter -15 000-14 026-12 000 Hamnstugan, iordningställande -15 000-40 591-35 000 Nya investeringar (farthinder /vägskyltar) -2 000 0-6 200 Underhåll av vägar (plogn/sandn, sopn o rep) -45 000-54 005-51 000 Klippning av gräsytor -15 000-9 376-8 250 Kostnader arbetsdagar (förtäring o lotteri) -10 000-1 875-6 000 El -5 000-4 318-4 000 Renhållning (kommunen) -2 000-461 -900 Försäkringar -6 500-4 152-6 500 Funktionärsarvoden -39 500-35 507-39 500 Soc avgifter arvoden -15 000-10 400-10 713 Milersättning -2 000-370 0 Kostnader årsstämma -4 000-1 100-4 000 Styrelsemöteskostnader -1 000 0 0 Utskick, administration, internet & övrigt -8 000-5 631-4 000 Ekonomisk förvaltning -12 500-12 030 0 Förbrukningsinventarier 0-10 309 0 Indrivningskostnader mm 0-6 050 0 Bankkostnader 0-5 562 0 Övriga kostnader 0-7 615 0 Bidrag till Fiskeklubben för gösutsättnig -3 000 0 0 Summa kostnader fastigheter -200 500-223 378-188 063 Bryggor, kostnader Investeringar 0 0 Underhåll o reparationer -37 600-5 425-14 000 Ränta SHB lån bryggrenovering -3 500-5 733-5 244 Summa kostnader bryggor -41 100-11 158-19 244 Netto finansiella investeringar 0 152 0 SUMMA KOSTNADER TOTALT -241 600-233 987-207 307 Resultat överskott (+)/underskott (-) 81 300 62 934 87 693 Amortering av lån SHB enl avtal -25 200-73 500-48 200 Frivillig extra amortering -23 100-25 200-30 000 Likviditetsförändring +/- 33 000-35 766 9 493 I debiteringslängden anges att varje fastighet belastas med en årsavgift på 2.200kr och varje bryggplats med 1.100kr. Debiteringslängden förvaras hos styrelsen. 8.
9.
10.
FULLMAKT Angående: Deltagande i Ingaröstrands samfällighets årsstämma 24 mars 2013, matsalen i Brunns skola. Ombud: Fastighet/Adress: Bemyndigas att föra min/vår talan, såsom mitt/vårt ombud under stämman. Tillägg (ev.): Undantag (ev.): Fullmaktsgivare: Ort och datum: Underskrift: Namnförtydligande: Fastighetsbeteckning: Om flera delägare finns, måste samtliga bemyndiga en till att föra allas talan. Om en delägare från en fastighet med flera andelsägare saknar fullmakt från övriga delägare, får denne inte delta i beslut eller omröstningar mm på stämman. Om flera delägare närvarar på stämman får ändå bara en röst avges vid röstning enligt: en fastighet en röst. 11.