Nyhetsbrev från Kanslistöd December 2009 Innehållsförteckning Information om planerade systemstopp... 2 Planerat systemstopp efter årsskiftet... 2 Lansering av Kbok2003 version 4.1... 2 Windows Vista/Windows 7... 2 Byte av användarnamn vid indelningsändring... 3 Webbhotellet börjar stängas 2010... 3 Anslut dig till den gemensamma webbplatsen... 3 VPN-klient för Windows 7... 4 Policy för massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem... 4 Massutskick... 4 Insamling av kyrkobyggnadsstatistik januari 2010... 5 Varför kommer frågorna tidigare på året?... 5 Varför är frågorna viktiga?... 5 Vad handlar frågorna om?... 5 Hur gör man och vem ska svara?... 6 När och var kan man fylla i uppgifterna?... 6 Om Kanslistöd... 7 Öppettider under jul och nyårshelgerna... 7 Kontakt... 8 Vilka har fått detta brev... 8 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1
Information om planerade systemstopp Nedan finns information om planerade systemstopp den närmsta tiden. För aktuell information, håll dig informerad, via http://internwww.svenskakyrkan.se/, Verksamhetsstöd Driftsinformation Planerade systemstopp. Torsdagen den 3 december kl. 17 till fredagen den 4 december kl. 08 är Kbok2003, Organisationsregistret/Valsystemet och Knavet stängt för produktionssättning. Planerat systemstopp efter årsskiftet I januari planeras ett längre systemstopp för Kbok2003, Organisationsregistret och behörighetsadministration. Orsaken är att medlemmar som berörs av de indelningsändringar som sker vid årsskiftet ska flyttas till rätt församling i Kbok2003. Bearbetningen baseras på material från skatteverket, och är tidskrävande. Preliminärt är bedömningen att systemen kommer vara stängda från 5 januari till 12 januari. Stoppet kan bli kortare än så, eller om problem inträffar, längre. Aktuell information om driftläget och prognosen för när systemen kommer bli tillgängliga finns alltid på Svenska kyrkans intranät (http://internwww.svenskakyrkan.se), välj verksamhetsstöd, och klicka därefter på driftinformation. Under det planerade stoppet kommer Svenska kyrkans referensregister vara öppet via en omstyrd länk. Detta innebär att du kan söka fram en person via personnummer och få tillgång till uppgifter som namn, tillhörighet, dop och konfirmation. Du loggar in med det användarnamn och lösenord som du har för att logga in i Kbok2003 och Organisationsregistret. Länken kommer du att finna på Kboks hemsida, http://internwww.svenskakyrkan.se/kbok2003 Lansering av Kbok2003 version 4.1 Den 4 december lanseras en ny version av Kbok2003. De gemensamma administrativa systemen kommer med anledning av installationerna att stängas torsdagen den 3 december kl 17. Stoppen berör alltså inte endast Kbok2003. Systemen beräknas öppna igen fredagen den 4 december kl 08. När den nya versionen är tillgänglig och du startar Kbok2003 kommer du att få en fråga om du vill hämta uppdateringen. Svara då ja så installeras automatiskt den nya programversionen. Windows Vista/Windows 7 Användare av Windows Vista/Windows 7 måste dock ladda ner ett särskilt installationspaket och installera manuellt. Detta görs från Kbok2003s hemsida, http://internwww.svenskakyrkan.se/kbok2003/ Klicka på Installation Kbok2003 i Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2
menyn. Den nya versionen finns tillgänglig när systemen öppnar igen den 4 december. Alla användare måste göra uppdateringen för att kunna arbeta i systemet efter den 4 december. Mer information om lanseringen och den nya versionen hittar du på http://internwww.svenskakyrkan.se/kbok2003. Byte av användarnamn vid indelningsändring I början av januari kommer behörighetssystemet att uppdateras med anledning av de förändringar i indelningen som träder i kraft 2010-01-01. Uppdateringen innebär att en del användare kommer få nya användarnamn. Detta förekommer i församlingar/samfälligheter som byter så kallad samfällighetskod. De användare som berörs av ändringen kommer få ett brev i samband med årsskiftet med information om vilket det nya användarnamnet är. Lösenordet påverkas inte av användarnamnsbytet. Brevet kommer skickas till berörda användares folkbokföringsadresser. Webbhotellet börjar stängas 2010 Ett e-postmeddelande har tidigare gått ut med information om webbhotellet Under 2010 kommer fria konton som finns på webbhotellet att avslutas successivt. Istället hälsas enheter som publicerat sina webbplatser där välkomna till den gemensamma webblösningen. Sedan 2007 erbjuds församlingar, stift och samfälligheter att vara en del av den gemensamma webbplatsen. Ett naturligt steg för Svenska kyrkan, då många av besökarna på webbplatsen som letar information i enkäter bl a ifrågasätter varför inte alla församlingar ligger på ett liknande sätt på samma webbplats. Några beskriver också att det skulle vara lättare att se vad församlingen erbjuder om det finns en gemensam ram hur innehållet presenteras. Bland annat därför utvecklades den gemensamma webbplatsen och kommer nu att vara det gällande erbjudandet till församlingar och samfälligheter från kyrkokansliet. Anslut dig till den gemensamma webbplatsen Under 2010 utgår ingen avgift för den församling/samfällighet som tidigare haft sin webbplats på webbhotellet för att ansluta sig till den gemensamma webbplatsen (ordinarie kostnad 2400kr/år). Avtal skrivs per största samfällighet eller församling med egen ekonomi och i det ingår bl a Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3
- en webbplats (som då blir en delwebbplats i på den gemensamma webben) för samfälligheten och varje församling - möjlighet att fokusera på innehållet eftersom publiceringen är mallbaserad och utvecklingen sker centralt - möjlighet att publicera sitt material när man själv behöver det via en webbaserad inloggningssida - tillgång till webbaserad kurs samt kontinuerligt uppdaterade lathundar på intranätet med instruktioner i publiceringsverktyget - möjlighet till att nätverka med flera andra redaktörer som arbetar med samma webbverktyg för Svenska kyrkan - fri support via kanslistöd För mer information om vad den gemensamma webben innebär, vad som är på gång och konkreta instruktioner för hur en delwebbplats byggs upp hittar du på http://internwww.svenskakyrkan.se/gemensamwebb Där finns även avtalet för nedladdning samt information om support, svar på några frågor om webbhotellet och annat som kan vara intressant. VPN-klient för Windows 7 Kyrknätets VPN-klient fungerar i Windows 7, 32-bitars operativsystem - installationsanvisning finns här: http://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=33932 Däremot kan vi inte erbjuda någon klient för 64-bitars operativsystem, vare sig Windows 7 eller Vista. Policy för massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem På förekommen anledning vill vi passa på att påminna om Kyrknätets e- postpolicy när det gäller massutskick. Massutskick Massutskick är utskick till t.ex. alla pastorat, alla pastorat i ett stift, alla i adressboken. Massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem ska i första hand göras från samordnande organ till de organ de samordnar. T.ex. från nationell nivå till stifts- och församlingsnivå, samt från stiftsnivå till församlingsnivå. Övriga massutskick bör helst undvikas eftersom det snart blir en olägenhet för alla användare. Angelägna meddelanden kan ofta förmedlas via stiftsnivån eller Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4
nationella nivån. Svenska Kyrkans Intranät kan vara alternativ till massutskick. Annonsering av produkter och lediga tjänster bör alltså inte göras via e-post. Policyn i sin helhet finns att hämta här: http://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=23455 Insamling av kyrkobyggnadsstatistik januari 2010 Landets kyrkor är Sveriges största sammanhållna kulturarv. Det är en andlig och kulturell skatt. Inför 2010 tar Svenska kyrkan ytterligare krafttag för att ha aktuella och kvalitetssäkrade uppgifter om kyrkorna. Nytt är att frågorna samlas in i januari 2010 via en enkät i kyrkobyggnadsregistret. Tidigare var denna insamling en del av ekonomisk redogörelse, som samlas in senare på våren. Varför kommer frågorna tidigare på året? Frågorna kommer tidigare eftersom en lägesbeskrivning för föregående år behövs i Svenska kyrkans rapportering till kulturdepartementet. Denna rapportering om det kyrkliga kulturarvet är en del i överenskommelsen mellan stat och kyrka. Varför är frågorna viktiga? Kyrkostatistiken är viktig för att skapa ökad överblick både i församlingarna, i stiften och nationellt, för den egna planeringen och den ekonomiska utjämningens utfall. Uppgifterna är centrala för de långsiktiga förutsättningarna för samhällets stöd till kyrkorna den kyrkoantikvariska ersättningen. Uppgifterna har även direkt betydelse för den egna församlingens/samfällighetens ekonomiska utjämning eftersom församlingen/samfälligheten i enkäten anger om den/de egna kyrkobyggnaderna ska ingå i den ekonomiska utjämningen och vilka ytor kyrkorna har. Detta är uppgifter som tidigare funnits med i ekonomisk redogörelse. Det är alltså avgörande för utjämningssystemet och för varje församling dels att alla fyller i enkäten, dels att dessa uppgifter är korrekta och uppdaterade. Vad handlar frågorna om? De handlar om förändringar beträffande kyrkornas öppethållande, säkerheten, byggnadsyta och ägarförhållanden. Samt om hur drifts- och underhållskostnaderna sett ut 2009. Komplettera 2008 års uppgifter I ekonomisk redogörelse våren 2009 insamlades uppgifter om kyrkobyggnader för året 2008. Svarsfrekvensen för insamlingen var låg. Därför kan de församlingar/samfälligheter som 2009 inte svarade eller fyllde i alla uppgifter nu Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5
komplettera 2008 års uppgifter Dessa uppgifter är betydelsefulla eftersom det är av vikt att kunna följa utvecklingen för kyrkobyggnaderna år från år. Hur gör man och vem ska svara? Enkäten finns från 7 januari 2010 i Svenska kyrkans kyrkobyggnadsregister, som finns i Svenska kyrkans kollekt- och betalsystem (KOB). Enkäten fylls i av den som har behörighet till kyrkobyggnadsregistret vilket man får via sin lokala behörighetsadministratör. Då insamlingen äger rum i januari och behörighetssystemet kan vara stängt mellan den 5 januari till 12 januari bör alla församlingar försäkra sig om att man har minst en behörighet till kyrkobyggnadsregistret före jul och att den/de personerna finns på plats. På kyrkobyggnadsregistrets sida på intranätet kommer vi löpande informera kring hur man gör. Sidan hittar du på Kobs hemsida. http://internwww.svenskakyrkan.se/kollekt-%20och%20betalsystemet Klicka på kyrkbyggnadsregistret i vänstermenyn När och var kan man fylla i uppgifterna? Från 7 januari 2010 finns enkäten i kyrkobyggnadsregistret. Viktigt är att svar lämnas senast 29 januari. Vilket material ska finnas framme? Det är bra att ha till hands aktuella uppgifter om kyrkans underhålls- och driftskostnader, säkerhetsmaterial och om öppethållande för 2009. Mitt i en pressad arbetssituation Vi är medvetna om att frågorna kommer i en pressad arbetssituation för många församlingar, särskilt efter indelningsförändringar vid årsskiftet. Vi beklagar detta men tyvärr har vi inte kunnat lägga insamlingen någon annan del av året eftersom uppgifterna gäller 2009 och tidigt under våren ska de ligga till grund för Svenska kyrkans inrapportering till kulturdepartementet. Vi ber om förståelse för detta och vi gör allt för att underlätta arbetet så mycket som möjligt. Vad händer med kyrkouppgifterna? Uppgifterna för hela landet analyseras på kyrkokansliet i Uppsala. Efter den 1 april kommer informationsmaterial utifrån enkätsvaren, och regeringsrapporten i sin helhet, att finnas på kollekt- och betalsystemets hemsida. Har du fler frågor kan du kontakta kanslistöd Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6
Om Kanslistöd På Kanslistöd svarar just nu tio medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma administrativa system, t ex Kyrknätet, Kyrkobokföring, Organisationsregistret och Kyrkkontot. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Elisabet Andersson, Ann-Cecile Björklund, Oscar Björnhag, Mikael Dahl, Stefan Kostet, Jim Lilja, Monica Jansson, Linnea Edlund, IdaMaria Ekholm och Kristoffer Hedström. Stefan Olsson Granmo är samordnare. Öppettider under jul och nyårshelgerna Kanslistöds telefoner är öppna följande tider under jul och nyårshelgerna: Måndagen den 21 december öppet 9-12 samt 13-15 Tisdagen den 22 december öppet 9-12 samt 13-15 Onsdagen den 23 december stängt Julafton stängt Juldagen stängt Annandag Jul stängt Söndagen den 27 december stängt Måndagen den 28 december öppet 9-12 samt 13-15 Tisdagen den 29 december öppet 9-12 samt 13-15 Onsdagen den 30 december öppet 9-12 samt 13-15 Nyårsafton stängt Nyårsdagen stängt Lördagen den 2 januari stängt Söndagen den 3 januari stängt Måndagen den 4 januari öppet 9-12 samt 13-15 Trettondagsafton 9-12 Trettondagjul stängt Torsdagen den 7 januari öppet 9-12 samt 13-15 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7
Kontakt Du når oss via e-post på adressen: kanslistod@svenskakyrkan.se Eller via telefon 018-16 97 00 Våra telefoner är bemannade: Måndag-torsdag kl.9-12 samt 13-15 Fredagar kl. 9-12 Dag före helgdag kl 9-12. Lördag och helgdagar stängt Se även vår hemsida http://internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt kontaktperson IT som registrerat sin e-postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på vår hemsida http://internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd underlänken Nyhetsbrev eller på den här sidan http://www.kyrknatet.se/support/nyhetsbrev/ Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 8