Nybörjarvägledning TimeEdit 3

Nybörjarvägledning TimeEdit 3 Det finns många sätt att använda TimeEdit 3. Arbetsgången beror så väl på strukturen hos de scheman man skall lägga som hur man personligen föredrar att arbeta. Har man aldrig tidigare arbetat i TimeEdit och skall börja arbeta i TimeEdit 3, kan de många funktionerna kännas förvirrande. För att ge dig som är nybörjare en inkörsport till TimeEdit, har jag skrivit denna vägledning. I den beskriver jag först de mest grundläggande funktionerna, och därefter några av de funktioner som jag själv ofta använder då jag schemalägger. Efterhand som du arbetar med systemet kommer du att hitta det arbetssätt och de funktioner som passar ditt sätt att arbeta! Vägledningen ersätter inte de kurser som krävs för att du som bokare skall få användarbehörighet till TimeEdit 3. Den är långt ifrån någon form av fullständig manual till TimeEdit 3. En bra sådan hittar du på TimeEdits Wiki: http://help.timeedit.se/wiki/. Den här vägledningen är tänkt som en extra hjälp på vägen. Gå kursen när den erbjuds och kontakta processledaren på din fakultet för att få lära dig de bokningsregler som gäller för just den enhet inom LU du arbetar på. Lycka till! Om TimeEdit på Lunds universitet TimeEdit är en databas i vilken lokaler, personal, studentgrupper och utrustning bokas inom Lunds universitet. Inställningarna du gör i programmet är dina egna och syns bara på ditt eget konto, men bokningarna du gör är gemensamma för hela Lunds universitet. Som bokare kommer du att ha tillgång till all personal och alla kurser på hela universitetet. Du kommer att ha tillgång till de lokaler du har behörighet att boka i inom din fakultet. De universitetsgemensamma lokalerna skall alltid bokas genom LU Byggnad i TimeEdit Lokal, innan bokningen läggs in som lokalangivelse i ett schema i TimeEdit 3. Detta gäller fram till dess att TimeEdit 3 försetts med ett beställningssystem och ett debiteringssystem och TimeEdit Lokal kan pensioneras. En viktig person ur schemaläggningssynpunkt är processledaren på din fakultet. Det är till henne eller honom en bokare vänder sig då bokaren behöver lägga in nya objekt (personal, studentgrupper eller kurser) i TimeEdit. Det är också till processledaren man vänder sig om man stöter på problem och behöver hjälp. Processledaren har också behörighet att boka lokaler på andra fakulteter. Om du som bokare har lånat en lokal av en enhet där du inte har bokningsrätt och fått din bokning godkänd av värdenheten, kan processledaren lägga in lokalen i schemat på önskad bokning. För att se vem som är processledare på just din fakultet, se Bilaga 1. Testservern TimeEdit 3 saknar en spara eller en backa funktion. Gör du en bokning inträffar den i samma sekund du gör den och bokningen slår igenom på hela Lunds universitet. För att du i lugn och ro skall kunna lära dig systemet och leka och testa olika funktioner har Lunds universitet en testserver, som är en kopia av den skarpa servern. Testservern hittar du här: http://login.timeedit.se. Som kundsignatur anger du LU_test. Klicka på Starta i webläsaren. Du loggar därefter in som vanligt med ditt vanliga lösenord och användarnamn. Kom bara ihåg att stänga ner testservern och logga in i den skarpa innan du börjar arbeta på riktigt. Ha även för 1

vana att inte ha både testservern och den skarpa öppna samtidigt, detta för att undvika dubbelarbete! Grundläggande funktioner att komma igång Kalendern I TimeEdit arbetar du med ett grafiskt gränssnitt i form av en kalender. Denna kalender kan anpassas efter den enskilda användarens önskemål. För att underlätta finns det en standardkalender som du hittar när du öppnar programmet första gången. Den heter Standard och du hittar den i informationsfliken för vyer längst upp till höger på din skärm. Om du inte ser informationsflikarna, gå till Visa > Visa Info, eller tryck på Ctrl+Shift+I, så kommer informationsfälten att dyka upp till höger på din skärm. Om du arbetar med ett fåtal scheman per termin eller om du bokar ett fåtal lokaler, behöver du förmodligen inte skapa några egna kalendervyer, utan kan använda standardvyn för de flesta av dina behov. 2

Att arbeta i kalendern För att hitta rätt datum kan man: 1) Scrolla längs x axeln (den horisontella axeln) i kalendern. 2) Skriva årtal och vecka i fönstret längst ner till höger med ett förstoringsglas på. Exempel; för att gå till vecka 40 2011 skriv 1140 i fönstret och tryck retur. Kalendern ställer sig nu på vecka 40 2011. 3) Skriva datum i fönstret längst ner till höger med ett förstoringsglas på. Exempel; för att gå till den 5 oktober 2011 skriv 2011 10 05 i fönstret och tryck retur. Kalendern ställer sig nu på önskar datum. 4) För att gå till dagens datum, skriv en punkt,. i fönstret längst ner till höger med ett förstoringsglas på. Tryck retur. Du kommer nu till dagens datum. För att hitta rätt klockslag scrollar du längs y axeln (den vertikala axeln) i kalendern. Att skapa egna kalendervyer Om du arbetar med fler än två scheman eller om du bokar i ett flertal lokaler bör du lära dig att skapa och spara dina egna kalendervyer. Att lära dig hur kalendern fungerar kan effektivisera din schemaläggning markant och även göra så att du snabbt hittar bland bokningarna för en viss lokal. 3

Du hanterar dina kalenderinställningar under informationsfliken med ett kugghjul på. Klicka på rubriken Kalender. Du får nu upp ett verktygsfält i vilket du gör inställningarna av din kalender. Exempel på kalendervy för schemaläggning; För att skapa en vy för en viss termin gör du så här; 1) Fyll i första dagen på terminen i Egenskaper > Startdag och fyll i sista dagen på terminen i Egenskaper > Slutdag. 2) Fyll i de klockslag du önskar boka mellan i Egenskaper > Tid. För att spara din vy klicka på ikonen med en diskett med en papperssida på, längst upp i informationsfältet. Du kommer nu att få upp en ruta där du skall namnge din vy. Eftersom vi nu skapat en vy för en viss termin kan ett lämpligt namn vara terminens namn, i det här fallet VT 12. Vyn dyker nu upp i listan över vyer under rubriken Vyinställningar. 4

Exempel på kalendervy för lokalbokning Vill du göra en vy för bokningarna av en viss lokal gör du så här: 1) Ställ muspekaren på raden för kolumnrubriken i din kalender och högerklicka. 2) Välj Lägg till rubrik > Objekt. Du får nu fram en ny rad för kolumnrubriker i din kalender. 3) Sök fram den lokal du önskar skapa en vy för, tex Stora hörsalen på IKDC. Detta gör du genom att välja Lokal i valdalistan och därefter söka efter din lokal i sökfönstret ovanför objektlistan. (Se mer om att söka efter objekt i kapitlet om bokningar.) Klicka på lokalen i objektlistan och dra den till den nya raden i kalendern. Du ser nu alla bokningar som gjorts i Stora hörsalen på IKDC i en samlad vy. För att spara din vy klicka på ikonen med en diskett med en papperssida på, längst upp i informationsfältet. Du kommer nu att få upp en ruta där du skall namnge din vy. Eftersom vi nu skapat en vy för Stora hörsalen på IKDC, kan ett lämpligt namn vara Stora hörsalen på IKDC. Vyn dyker nu upp i listan över vyer under rubriken Vyinställningar. Ovan nämnda kan göras med vilket objekt som helst. Mer om objekt läser du under rubriken objekt i kapitlet om bokningar. 5

Bokningar TimeEdit 3 har mycket stora möjligheter att ställa in din kalender precis som du vill ha den. Jag återkommer till kalenderinställningar i avdelningen Mer avancerade funktioner. De många inställningsmöjligheterna innebär dessvärre att man om man har otur, kan få en kalender som inte alls ser ut som man tänkt. Om du skulle råka ut för detta, kom ihåg att du alltid kan gå tillbaka till kalendervyn standard och börja om! TimeEdit 3 arbetar med någonting som heter bokningsmallar. I dessa har de enskilda fakulteterna inom Lunds universitet bestämt vilka saker som skall finnas med i en bokning av en viss typ. När den här vägledningen skrivs är TimeEdit fortfarande relativt nytt på LU. I dagsläget finns det två bokningsmallar vid LU, en för LU i stort och en för LTH. Hur dessa bokningsmallar skall fungera och vad som skall finnas i dem är fortfarande under revidering. De bokningsmallar som jag presenterar kan alltså vara ombyggda och nya bokningsmallar kan ha tillkommit när du läser detta. Bokningslägen Bokningsmallarna styr någonting som heter Bokningslägen. I bokningslägena bestämmer du vad du vill boka. Bokningslägena hittar du längst ned i en drop down meny ovanför valdalistan. I ett bokningsläge finns det vissa saker, eller objekt som är obligatoriska och vissa uppgifter som är frivilliga att ha med i en viss typ av bokning. Exempel; I bokningsläget Lokalbokning måste man boka minst en lokal, minst en hyrestagare och minst en lokalbokningsaktivitet. Man kan dessutom om man så önskar ha med en personal som ansvarig för bokningen. Obligatoriska objekt står med svart text och med ett x tecken efter, där antalet objekt som skall finnas i en bokning anges. Frivilliga objekt står med mörkgrå, kursiv stil. 6

Objekt Det man bokar i TimeEdit kallas objekt. Ett objekt kan vara en lokal, en personal (angiven med LUCAT ID), en kurs (angiven med kurskod), en grupp studenter eller en enhet inom LU, exempelvis en institution (angiven med enhetens kostnadsställe). Studentgrupper delas in i studentgrupp och undergrupp. En studentgrupp är en hel klass studenter, dvs. alla studenter som läser ett program eller en kurs en viss termin. En undergrupp är då man delar upp en studentgrupp i mindre enheter för exempelvis lektioner, laborationer eller övningar. Exakt vad som är en studentgrupp skiljer sig från fakultet till fakultet beroende på hur undervisningen är organiserad. De flesta fakulteter har med kostnadsställe som obligatoriskt i de flesta bokningslägen. Detta beror på att alla bokningar som görs i TimeEdit 3 är gemensamma för hela universitetet och det är därför viktigt att veta vilken enhet som har gjort en viss bokning. Kostnadsstället används dessutom till andra saker som att tex göra en sållning av lokaler för en viss enhet så att en bokare från denna enhet bara får de lokaler som brukar användas på just den bokarens enhet i sin objektlista. Att göra en bokning Så här gör du en bokning i TimeEdit 3: 1) Välj vilken typ av bokning du skall göra, exempelvis en lokalbokning. Du får nu upp vilka objekt du behöver för att göra din bokning. Till en lokalbokning behöver vi en lokal, en hyrestagare och en lokalbokningsaktivitet. Vi kan även lägga till en personal om vi så önskar. Lägg till de objekt du önskar boka i valdalistan; Lokal Ställ dig på lokal. Du får nu upp en lista på alla lokaler du har behörighet att boka i objektfönstret. För att söka ut den lokal du vill boka kan du antingen scrolla tills du får upp rätt lokal eller så kan du söka efter lokalen i sökfönstret ovanför objektfönstret. Om du inte får upp någonting i objektlistan, högerklicka på 7

nedåtpilen i sökfönstret och välj sökning. Kontrollera att det du vill söka efter är markerat. Det går bra att markera alla egenskaper hos ett objekt. Exempel på en sökning: Vi vill boka sal 3308 i E huset på LTH. Vi skriver E:3308 i sökfönstret. E:3308 dyker upp i objektfönstret. Vi klickar på den framsökta lokalen i objektfönstret. Vi har nu valt en lokal. Hyrestagare Ställ dig på Hyrestagare i valdalistan. Du får nu upp en lista med LUs alla kostnadsställen i objektfönstret. Du kan nu antingen scrolla tills du får fram rätt kostnadsställe, eller så söker du fram rätt kostnadsställe genom att skriva önskat kostnadsställe i sökfönstret ovanför valdalistan. Om du inte får upp någonting i objektlistan, högerklicka på nedåtpilen i sökfönstret och välj sökning. Kontrollera att det du vill söka efter är markerat. Det går bra att markera alla egenskaper hos ett objekt. Vi väljer kostnadsställe 107991, LTH Gemensamt. Om du vet vad din enhet heter, men inte vilket kostnadsställe den har, kan du även skriva namnet på din enhet i sökrutan, exempelvis LTH Gemensamt. Du får nu upp ditt kostnadsställe i objektrutan. Välj kostnadsstället genom att klicka på det. Lokalbokningsaktivitet Välj vad hyrestagaren skall göra i lokalen, exempelvis ha ett möte. Personal Välj vilken personal som skall vara i lokalen genom att söka på LUCAT ID eller genom att skriva personens namn i sökrutan ovanför Objektfönstret. Man kan givetvis även scrolla sig fram till rätt person, men eftersom alla bokare har tillgång till all personal på hela LU är det lättare att söka fram rätt personal. Om du inte får upp någonting i objektlistan, högerklicka på nedåtpilen i sökfönstret och välj sökning. Kontrollera att det du vill söka efter är markerat. Det går bra att markera alla egenskaper hos ett objekt. 2) Ställ in kalendern på önskat datum, se kapitlet Att arbeta i kalendern. Du kommer nu att se alla förhinder som gula fält i din kalender. Ett förhinder är ett tillfälle när någonting i din valdalista redan är bokat och därför inte kan bokas. Vi kommer till mer om förhinder senare. 3) Vänsterklicka och dra in din bokning på den tid du önskar göra bokningen. Här vill jag boka salen onsdagen den 5/10 kl 10 12 4) Bokningen är nu gjord. Du behöver inte spara bokningen någonstans. Bokningen finns i den LUgemensamma databasen så fort du gjort den! 8

Att arbeta med bokningar i TimeEdit 3 Bokningarna i TimeEdit 3s databas syns i kalendern som blåa, gula eller gröna fält. Ett blått fält betyder att samtliga objekt i din valdalista överensstämmer med en redan gjord bokning. Ett gult fält innebär att ett eller flera objekt i din valdalista är bokat och därför inte kan bokas. Att någonting redan är bokat kallas förhinder. Ett grönt fält innebär en klusterbokning. Mer om detta i delen om Mer avancerade funktioner. Vissa objekt i vissa bokningslägen är överbokningsbara. Detta syns i kalendern genom att en bokning är transparent. Ju mer transparent, ju mer överbokningsbar är bokningen. Exempel på då det är bra att ett objekt går att boka över, är då en kurs skall ha övningar i mindre grupper. Då är det bra att kunna se var övriga grupper på kursen ligger, men att ändå kunna lägga bokningar i olika undergrupper parallellt med varandra på samma tid och samma datum. Objektet Kurs får inte vara ett förhinder. Det kan däremot objektet Persongrupp vara, då samma studenter ju inte kan vara på två ställen samtidigt. Vad som går att boka över och inte styrs av bokningsmallen för ett visst bokningsläge. Att hitta en bokning Bokningarna i TimeEdit fungerar som transparanta pappersark på ett ljusbord, på vilka scheman och bokningar för olika objekt ritas in i en kalender. För att sedan se om någonting krockar lägger man de olika pappersarken ovanpå varandra. Man ser bara de pappersark man just nu arbetar med. De enskilda pappersarken är de olika objekt du har i din valdalista. När du byter ut ett objekt i din valdalista, är det som om du byter ut ett av de transparenta pappersarken. I din kalender ser du således bara bokningar som innehåller minst ett av de objekt du har i din valdalista. Du tömmer din valdalista genom att klicka på krysset bredvid fönstret för bokningslägen. Alla bokningar i kalendern försvinner nu. Det betyder inte att du tagit bort några bokningar, du bara ser dem inte. Det finns olika sätt att hitta en bokning. Det enklaste är att använda TimeEdits bokningslista. För att ta fram bokningslistan, gå till Visa > Visa Bokningslista, eller tryck Ctrl+Shift+B. Du får nu upp ett nytt fönster under kalendern. Detta är bokningslistan. För att söka fram en bokning skriver du ett eller flera av de objekt du fyllde i i valdalistan när du gjorde bokningen, i sökfönstret ovanför bokningslistan. Exempel 1; Vi provar att söka fram bokningen vi gjorde i exemplet med bokningen ovan. I sökfönstret fyller vi i E:3308 och trycker retur. Samtliga 51 bokningar i E:3308 kommer nu upp i bokningslistan. Vi fyller därför i möte och trycker retur. Nu har du bara en bokning i bokningslistan. Klicka på den och du får upp bokningen i din kalender. 9

Exempel 2; Vi vill arbeta med bokningarna för en kurs. Vi skriver in kurskoden för kursen EDAA01 Programmeringsteknik i sökrutan. Samtliga bokningar på kursen kommer nu upp i bokningslistan och du kan arbeta med dina bokningar. Flytta en bokning För att flytta en bokning, gör så här: Alt 1: Ställ muspekaren på bokningen i kalendern och dra bokningen till en ny tid i kalendern. Alt 2: Håll nere Alt och stega med piltangenterna. Ändra i en bokning För att ändra objekten i en bokning, gör så här: 1) Sök fram din bokning. 2) Högerklicka på bokningen i kalendern och välj Omboka objekt. 3) Gör dina ändringar och bekräfta ändringarna genom att klicka på den gröna bocken. Ombokningen är nu genomförd. Om du ångrar dig och inte vill boka om, klicka på det röda krysset. För att ändra längd en bokning gör så här: Alt 1: 1) Välj en bokning. 2) Håll nere Ctrl och stega med piltangenterna till önskad längd. 10

Alt 2: 1) Välj en bokning. 2) Ställ muspekaren i den kant av bokningen du önskar förlänga. 3) Håll nere vänster musknapp och klicka och dra bokningen till önskad längd. Kopiera en bokning 1) Markera en bokning. 2) Håll nere Alt tangenten. 3) Ställ muspekaren på bokningen och klicka och dra kopian till önskad plats. 4) För att kopiera flera bokningar, håll nere Shift + Alt och klicka och dra till önskad plats, så kopieras alla blåa bokningar, dvs. alla som stämmer överens med vad som finns i valdalistan. Ta bort en bokning Högerklicka på bokningen och välj radera. Bokningen är nu borttagen ut databasen. Mer avancerade funktioner Informationsfälten För att göra egna inställningar behöver du komma åt TimeEdits informationsfält. Dessa når du genom att gå till Visa > Visa Info, eller tryck på Ctrl+Shift+I. Under de olika flikarna hittar du information om dina bokningar och kan göra personliga inställningar. Kalenderinställningar Klusterbokning Om man har en återkommande bokning som skall se likadan ut varje vecka under en tidsperiod, kan man göra en så kallad klusterbokning. Ställ in din kalender så här: 1) Gå till Kolumnrubrik > Rubrikegenskap och välj Veckodag. Kolumnrubrikerna i din kalender ändras nu till veckodagar i stället för datum. Du kommer även att se en lista på veckor i formatet ÅÅVV. Exempel vecka 4 2012 skrivs 1204. 2) Välj de veckor du önskar boka i. Du gör detta genom att hålla nere Ctrl tangenten och klicka på önskade veckor. I exemplet nedan har jag valt vecka 3 6 + 9 11 år 2012. Din kalender blir nu grön. Det innebär att du arbetar med kluster. 3) Gör din bokning. Din bokning ligger nu i vecka 3, 4, 5, 6, 9, 10, 11 år 2012. 11

Arbeta med flera kalendervyer samtidigt Kalendern i TimeEdit kan delas i så många delar man önskar. För att dela kalendern, gå till Kalender i Informationsfältet. Om du önskar dela skärmen horisontellt, klicka på ikonen som visar två pilar som delar horisontellt. Om du önskar dela vertikalt, klicka på ikonen som visar två pilar som delar vertikalt. Du har nu två kalendrar att arbeta i. För att bestämma vilken av kalendrarna du arbetar i, klickar du på symbolen under rubriken kalender. Den aktiva kalendern är den som är markerad med gult. Kalendrarna ställs sedan in var för sig på samma sätt som när man arbetar med en kalender. Du kan genom att dela kalendern skapa en vy i vilken du kan arbeta med alla önskade funktioner i samma fönster samtidigt, utan att behöva klicka bort en vy för att se en annan. Exempel på användning av flera kalendrar samtidigt Vi ställer in den övre kalendern på en termin; 1) Markera symbolen för det övre fönstret. 2) Fyll i första dagen på terminen i Egenskaper > Startdag och fyll i sista dagen på terminen i Egenskaper > Slutdag. 3) Fyll i de klockslag du önskar boka mellan i Egenskaper > Tid 4) Gå ner till rubriken kolumnrubrik. Ställ antalet veckor till 5. 5) Spara vyn som en ny vy. Vi gör motsvarande i den undre kalendern; 1) Markera symbolen för det undre fönstret. 2) Fyll i första dagen på terminen i Egenskaper > Startdag och fyll i sista dagen på terminen i Egenskaper > Slutdag. 3) Fyll i de klockslag du önskar boka mellan i Egenskaper > Tid. 12

4) Spara vyn. Fortsätt att arbeta i nedre fönstret och ställ det i klusterläge; 1) Gå till Kolumnrubrik > Rubrikegenskap och välj Veckodag. Kolumnrubrikerna i din kalender ändras nu till veckodagar i stället för datum. Du kommer även att se en lista på veckor i formatet ÅÅVV. 2) Markera fem veckor i listan över veckor. Gör nu en bokning i det nedre fönstret. Du kommer nu att se de enskilda bokningarna i det övre fönstret samtidigt som du lägger in dem i klusterbokningen i det nedre fönstret. Vill du arbeta med en enskild bokning, gör det i det övre fönstret. Vill du arbeta med alla bokningarna i klustret, gör du det i det nedre av fönstren. Ta bort en del av ett delat fönster 1) Välj den kalenderdel du vill ta bort. 2) Klicka på krysset till höger om delningssymbolerna. Att arbeta med bokningar Att lägga till en kommentar på en bokning TimeEdit har informationsfält för så väl bokningstexter som skall visas ut för alla som texter som bara skall visas för andra schemaläggare. För att lägga till en kommentar på en bokning gör så här: 13

Alt 1: 1) Markera din bokning. 2) Gå till informationsfältet till höger och välj fliken med siffran 4 på. 3) Gå till rubriken Bokningsfält. 4) För bokningskommentarer som skall vara synliga utåt, skriv i fältet Bokningskommentar. För bokningskommentarer som skall synas för andra bokare, skriv i fältet Intern bokn. komm.. Alt 2: Dubbelklicka på din bokning. Du får nu upp ett grått fält där du kan skriva din bokningstext Observera att din bokningskommentar har ett begränsat antal tecken. Ändra i en bokning För att ändra objekten i en bokning, gör så här: 1) Sök fram din bokning. 2) Högerklicka på bokningen i kalendern och välj Omboka objekt. 3) Gör dina ändringar och bekräfta ändringarna genom att klicka på den gröna bocken. Ombokningen är nu genomförd. Om du ångrar dig och inte vill boka om, klicka på det röda krysset. För att ändra längd en bokning gör så här: Alt 1: Alt 2: 1) Välj en bokning. 2) Håll nere Ctrl och stega med piltangenterna till önskad längd. 1) Välj en bokning. 14

2) Ställ muspekaren i den kant av bokningen du önskar förlänga. 3) Håll nere vänster musknapp och klicka och dra bokningen till önskad längd. Kopiera en bokning 1) Markera en bokning. 2) Håll nere Alt tangenten. 3) Ställ muspekaren på bokningen och klicka och dra kopian till önskad plats. 4) För att kopiera flera bokningar, håll nere Shift + Alt och klicka och dra till önskad plats, så kopieras alla blåa bokningar, dvs. alla som stämmer överens med avd som finns i valdalistan. Om du kopierar bokningar på detta sätt följer inte eventuella bokningstexter med till de nya bokningarna. Vill du att bokningstexterna skall följa med, välj i stället proceduren Kopiera flera bokningar. Hitta information om objekt Till varje objekt finns en rad egenskaper knutna. För att få fram information om ett objekt, sök fram objektet och klicka in det in valdalistan. Dubbelklicka sedan på objektet. Du får nu fram all information om objektet i informationsfältet till höger om kalendern i TimeEdit. Hitta information om en bokning Ibland vill man ha information om en bokning. För att få detta, högerklicka på bokningen och välj Visa info. Du får nu upp information i informationsfältet till höger om vilket boknings id bokningen har, när den är skapad, vem som skapat den, om den är ändrad, när den är ändrad 15

och vem som ändrat den. Du hittar även informationsfält, med så väl kommentarer som visas externt som internt bokare emellan. Sökning efter ett specifikt objekt För att hitta ett specifikt objekt, skriv objektets namn i sökrutan ovanför objektlistan. Söker du efter en person, skriv personens LUCAT ID eller namn i sökrutan. Söker du efter en enhet, skriv namnet på enheten eller kostnadsstället i sökrutan. Det objekt du söker efter dyker nu upp i objektlistan. Du kan även söka efter delar av namn, så om du inte riktigt vet hur den personal du vill söka efter stavar sitt namn, skriv då bara de första bokstäverna i namnet i sökrutan, och scrolla sedan tills du hittar personen i fråga. Vill man avgränsa sökningen sätter man = framför det man önskar söka efter. Då sker sökningen exakt efter det man skriver. För att söka efter en hel fras sätter man den inom citationstecken,. Man kan således söka efter en exakt fras genom att först sätta = och därefter. Sökning efter ett objekt med specifika egenskaper Ibland vill man hitta ett objekt med specifika egenskaper. Det kan exempelvis röra sig om en lokal med ett visst antal platser eller som har en viss 16

utrustning. I TimeEdit finns det information kopplat till varje objekt. Denna information är sökbar. Exempel; För att hitta en lokal som har 100 150 platser, ställ dig på Lokal i valdalistan. Skriv sedan 100 150 i sökrutan ovanför objektlistan. Alla lokaler med 100 150 platser visas nu i objeklistan. Begränsning av sökresultat Man kan även begränsa urvalet av objekt. För att göra detta, högerklicka på nedåtpilen till höger om förstoringsglaset i sökfönstret ovanför objektlistan. Du får nu upp en pop up meny med egenskaper som du kan filtrera din sökning på. Du kan filtrera på flera saker samtidigt. Filtret ligger kvar tills du påbörjar en ny bokning eller tills du ändrar dina filtreringspreferenser. Exempel; För att hitta en lokal med krittavla i E huset på LTH: 1) Högerklicka på nedåtpilen till höger om förstoringsglaset i sökfönstret ovanför objektlistan. 2) Välj Hus > E huset (LTH). 3) Välj Utrustning > Krittavla. Alla lokaler som har en krittavla i E huset kommer nu upp i objektlistan. Hitta en ledig resurs För att hitta en ledig resurs, tex en lokal som är ledig vid en viss tidpunkt: 1) Gör din bokning, men utelämna det objekt som du önskar söka efter. 2) Högerklicka på bokningen och välj Omboka objekt. 3) Ställ dig på det utelämnade objektet (exempelvis lokal) i valdalistan. 4) Alla lediga resurser (exempelvis lokaler) dyker nu upp i objektlistan. 5) Markera önskar objekt och klicka på den gröna bocken för att bekräfta ombokningen. Funktionen används med fördel tillsammans med TimeEdits övriga sök och filtreringsfunktioner. Exempel: För att hitta en ledig lokal måndagen den 21 november kl 13 15, i E huset på LTH med 25 50 platser, gör så här: 1) Följ steg 1 4 under Hitta en ledig resurs. 2) Filtrera på E huset. 3) Skriv 25 50 i sökrutan ovanför objektlistan. Du får nu upp alla lediga lokaler med 25 50 platser i E huset under den tid du angivit i din bokning. Fler sätt att söka efter bokningar Ett sätt att hitta en specifik bokning i TimeEdit är att söka efter det speciella boknings id bokningen får då den skapas. För att söka på ett boknings id skriver man # och sedan den sexsiffriga sifferkombinationen i sökfönstret ovanför bokningslistan. Bokningen med det utsökta id numret kommer nu upp i bokningslistan. 17

Man kan även söka efter bokningar som innehåller de objekt man har i sin valdalista. Gör så här: 1) Lägg till de objekt du önskar ska på i valdalistan. 2) Högerklicka på nedåtpilen i sökrutan ovanför bokningslistan. 3) Välj Använd valda objekt. 4) Alla objekt med egenskaperna i din valdalista visas nu i bokningslistan. Massombokning Det händer att man vill ändra i många bokningar samtidigt. Det kan vara om man exempelvis vill byta lärare på alla föreläsningar på en hel kurs eller byta lokal då det visar sig att kursen plötsligt fått dubbelt så många deltagare som man räknat med. För att massomboka, gör så här: 1) Sök ut de bokningar du vill omboka så att du får upp dem i bokningslistan. 2) Sök fram objektet du vill byta till i objektlistan. 3) Klicka och dra objektet från objektlistan (inte valdalistan) till bokningslistan. 4) TimeEdit kommer nu att fråga om du vill lägga till objektet på valda bokningar eller om du önskar byta ut något befintligt objekt mot det valda objektet. 5) Välj önskat alternativ. Ombokningarna genomförs nu på valda bokningar. 6) I bokningslistan ligger nu antingen de bokningar som genomförts eller de bokningar som inte genomförts (om exempelvis läraren eller lokalen vi önskat boka om till redan är upptagen på den aktuella tiden). För att ta reda på om det är bokningar som blivit ombokade eller de som inte blivit ombokade som ligger i bokningslistan, gör så här: a. Klicka på nedåtpilen i sökningsfönstret till bokningslistan. b. Välj Bokningsurval. c. Här anges om det är ersatta eller ej ersatta bokningar som syns i bokningslistan. 7) Sök upp ej ombokade bokningar och åtgärda. Exempel: På kursen ABCA01 skulle läraren Pernilla Persson haft övningar för grupp 4. Hon skall emellertid forska den kommande terminen och skall därför inte ha just grupp 4. Olof Olsson tar i stället över undervisningen för grupp 4. För att byta ut Pernilla mot Olof, gör så här: 1) Fyll i följande i valdalistan: Kurs: ABCA01, Undervisningstyp: övning, Undergrupp: ABCA01.04, Personal: Pernilla Persson. 2) Klicka på nedåtpilen i sökfönstret ovanför bokningslistan och välj använd valda objekt. Du får nu upp alla övningar på kursen ABCA01, med undergrupp 4 som har Pernilla som lärare i bokningslistan. 3) Skriv Olof Olsson i sökfönstret ovanför objektlistan. Olof Olsson kommer nu upp i objektlistan. 4) Klicka och dra Olof Olsson från objektlistan till bokningslistan. 5) TimeEdit kommer nu att fråga om du vill lägga till Olof på valda bokningar eller om du önskar byta ut Pernilla mot Olof. Välj Byt ut. 18

6) Pernilla byts nu mot Olof på alla bokningar i bokningslistan. 7) I bokningslistan ligger nu ett övningstillfälle kvar. I bokningsurvalet anges att det är ej ersatta bokningar som ligger i bokningslistan. 8) Klicka på den kvarvarnade bokningen i bokningslistan. Du kan nu konstatera att Olof redan var bokad på den aktuella tiden. Flytta övningen till en tid när Olof inte är bokad och gör en vanlig ombokning. 9) Ombokningen är nu färdig. Innan du massombokar, tänk på att TimeEdit saknar en backa eller ångra funktion. Om du massombokar kommer massombokningen att genomföras. Ångrar du dig, gör en ny utsökning och omboka på nytt! Flytta flera bokningar samtidigt Ett alternativt sätt att flytta en eller flera bokningar är att göra följande: 1) Sök fram den eller de bokningar du önskar flytta i ditt bokningsfönster. 2) Markera den eller de bokningar du önskar flytta genom att hålla nere Ctrl och klicka på dem. 3) Vänsterklicka på den blå nedåtpilen bredvid sökfönstret ovanför bokningslistan. 4) Välj Flytta bokningar. Vänsterklicka på veckor, timmar, dagar eller minuter och fyll i önskad tilltid för flytt. Kopiera flera bokningar För att kopiera flera bokningar: 1) Sök fram den eller de bokningar du önskar kopiera i ditt bokningsfönster. 2) Markera den eller de bokningar du önskar kopiera genom att hålla nere Ctrl och klicka på dem. 3) Vänsterklicka på den blå nedåtpilen bredvid sökfönstret ovanför bokningslistan. 4) Välj Flytta bokningar. Vänsterklicka på veckor, timmar, dagar eller minuter och fyll i önskad tid där de kopierade bokningarna skall ligga. 19

Om du kopierar bokningar på detta sätt följer de bokningstexter som du skrivit in på respektive bokning med i kopieringen. Bakomliggande objekt Bokningarna i TimeEdit fungerar som transparanta pappersark på ett ljusbord, på vilka scheman och bokningar för olika objekt ritas in i en kalender. För att sedan se om någonting krockar lägger man de olika pappersarken ovanpå varandra. Man ser bara de pappersark man just nu arbetar med. De enskilda pappersarken är de olika objekt du har i din valdalista. När du byter ut ett objekt i din valdalista, är det som om du byter ett av de transparenta pappersarken. Ibland överlappar bokningarna varandra mellan lagren. I TimeEdits kalender ligger flera bokningar staplade på varandra. Du väljer vilken av bokningarna i stapeln du vill arbeta med så här: 1) Högerklicka på bokningarna. 2) Välj Visa bakomliggande bokningar. De bakomliggande bokningarna kommer nu upp i bokningslistan. 3) Välj vilken bokning du vill arbeta med genom att klicka på den i bokningslistan. Den hamnar nu överst i stapeln. 4) Arbeta som vanligt med bokningen. Personliga inställningar Favoriter Om du ofta använder en viss kombination av objekt i en bokning, kan det vara värt att sortera objektlistan på Favoriter. Favoriter innebär att TimeEdit 3 lär sig vilka objekt en bokare brukar kombinera och lägger dessa överst i bokarens valdalista. Om en bokare exempelvis alltid använder en viss sal till en viss kurs, kommer salen att visas överst i objektlistan för sal, då bokaren lagt kurskoden i sin valdalista. 20

För att använda Favoriter: 1) Klicka på nedåtpilen i sökfältet ovanför objektlistan. 2) Välj Sortering 3) Välj Favoriter TimeEdit 3 lär sig nu efterhand vilka objekt du brukar kombinera. Det kan ta några dagars bokning, innan TimeEdit 3 börjar sortera objektlistan på de objektkombinationer du brukar använda! Ordningen på objekttyperna Genom att klicka och dra de olika objekttyperna uppåt och nedåt i valdalistan, kan du sortera objekttyperna i den ordning du önskar se dem i valdalistan. Objekttyperna visas sedan i denna ordning på alla ställen i bokningsklienten till TimeEdit 3. Systemet lägger dock alltid de obligatoriska objekttyperna före de valbara. Inställning av objektlistan Objektlistan kan delas in i två kolumner och du kan själv bestämma vad du vill se i respektive kolumn för varje objekttyp. Gör så här: 4) Ställ dig på den objekttyp du vill ställa in i valdalistan. 5) Klicka på nedåtpilen i sökfältet ovanför objektlistan. 6) Välj Första kolumnen och välj därefter vad du vill se i första kolumnen. 7) Klicka på nedåtpilen i sökfältet ovanför objektlistan. 8) Välj Övriga kolumner och välj därefter vad du vill se i andra kolumnen. 21

Exempel; Du vill att lokaler skall visas med signatur och platsantal i din objektlista. 1) Ställ dig på Lokal i valdalistan. 2) Klicka på nedåtpilen i sökfältet ovanför objektlistan. 3) Välj Första kolumnen och välj därefter Signatur. 4) Klicka på nedåtpilen i sökfältet ovanför objektlistan. 5) Välj Övriga kolumner och välj därefter Platser. Slutligen TimeEdit 3 är nytt för många inom Lunds universitet. Att arbeta med någonting nytt när man håller det höga tempo som personal inom LU är vana vid att göra, kan kännas frustrerande. Jag hoppas att den här vägledningen kommer att vara till någon nytta. Funktionerna jag har med ovan är bara några av allting man kan göra i TimeEdit. Jag har som jag inledningsvis skrev bara tagit med de funktioner jag själv använder flitigast. Jag har exempelvis inte tagit med någonting om statistikfunktionen som finns i TimeEdit eller någonting om hur man skapar och använder perioder. Sedan september 2012 finns det en hemsida för SRS (Schemaläggning och Resursbokning på Lunds universitet). Adressen är www.lu.se/srs. På hemsidan hittar du nyhetsbrev, kontaktuppgifter till ansvariga på din fakultet mm. En bra hjälp är även TimeEdits Wiki som du hittar på: http://help.timeedit.se/wiki/. Behöver du stöd eller om du får problem med TimeEdit 3 eller TimeEdit Lokal, kan du ringa eller maila LU Servicedesk för att få support. Telefonnumret dit är 046 2229000 och E postadressen är ServiceDesk@lu.se 22

Listan nedan senast uppdaterad 2011 12 06 Bilaga 1 Senast uppdaterad 2012 11 26 Processledare vid de olika fakulteterna Fakultet Namn E post Systemförvaltare Hans Nielsen Hans.Nielsen@bygg.lu.se N Anders Kullberg Anders.Kullberg@biol.lu.se LTH Eva Rosengren Eva.Rosengren@kansli.lth.se EHL Jörgen Norén Jorgen.Noren@ehl.lu.se S Kristina Gröndahl Nilsson Kristina.Grondahl_Nilsson@svet.lu.se HT Birgitta Lastow Birgitta.Lastow@ht.lu.se J Ingela Brandt Ingela.Brandt@jur.lu.se M Madeleine Kjell Madeleine.Kjell@med.lu.se K Gemensamma lärosalar Andreas Skog Andreas.Skog@bygg.lu.se 23

Bilaga 2 Senast uppdaterad 2012 11 26 Den administrativa strukturen för schemaläggning inom LU 24