Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Datum Josefin Gundel 2014-09-16 E-post josefin.gundel@polisen.se Saknr och diarienummer 912-A086.206/2013 Upphandling av konferensanläggning i anslutning till Polisens utbildningsplats i Rosersberg utanför Stockholm (4 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 OMFATTNING Offererad konferensanläggning ska vara belägen inom det markerade geografiska området på kartan nedan. Det markerade området är Rosersberg, norr om Stockholm. ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 1 (10)
1.2 KARAKTÄR Polismyndigheterna i Sverige har årligen behov av att arrangera kortare och längre kurser/ utbildningstillfällen för sin personal. Personalen omfattas av både tjänstemän och poliser. Flertalet av kurserna har ett innehåll som kräver utrymmen för utomhusaktiviteter. Polisens utbildningsplats i Rosersberg omfattar både konferensanläggning och stora utomhusbelagda utbildningsmiljöer. Kurser/utbildningar bedrivs vid vissa tillfällen på utbildningsplatsen emedan det vid vissa tillfällen behövs extra kurslokaler. Vid kurstillfällen som är längre än en dag och Polisens utbildningsplats kan användas finns behov av att avropa övernattning separat. Eftersom deltagarna har ett pressat schema och kan behöva ta sig mellan en extern konferensanläggning till Polisens utbildningsplats snabbt är det av stor vikt att konferensanläggningen är belägen i närheten av utbildningsplatsen. Polisen arrangerar också utbildningstillfällen för poliser med tjänstehund. Utbildningen sker till större del vid Rosersbergs utbildningsplats men hundarna kommer att följa sin ägare även efter utbildningsdagen. Det är därför av stor vikt att konferensanläggningen kan ta emot och husera även hundarna. När ägarna övernattar på anläggningen ska hundarna få bo med sin ägare i rum tillhandahållet av konferensanläggningen. Det är viktigt att deltagarna samt deras hundar kan utföra praktiska övningar i en lämplig utomhusmiljö på ett sådant sätt att de inte störs av annan verksamhet eller stör andra gäster. 1.3 AVTAL Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Rikspolisstyrelsen äger rätt men har ej skyldighet att vid två (2) tillfällen förlänga ramavtalet med upp till tolv (12) månader i taget i upp till sammanlagt två (2) år. 1.4 AVTALSINFORMATION Avtal kommer att tecknas med tre (3) anbudsgivare i avropsordning med hund och tre (3) anbudsgivare i avropsordning utan hund. Rangordning kommer att ske utefter det lägsta offererade priset. Det är möjligt för en anbudsgivare som har tillgång till flera konferensanläggningar att lämna flera anbud. Anbud kan lämnas för med hund eller utan hund. Om anbud lämnas med hund kommer anbudet också automatiskt att lämnas utan hund. Anbud skall lämnas på samtliga övriga tjänster; övernattning, endagskonferens, konferenslokal och grupprum, och kan inte endast lämnas på en tjänst. Observera att avtalet innehåller parallella avropsordningar, med hund och utan hund. Konferensanläggningar som kan ta emot hundar har en särskild avropsordning baserat på priset för övernattning adderat med hundtillägg. Dessa konferensanläggningar kommer även att finnas i en avropsordning för leverantörer utan möjlighet att ta emot hundar och priset beräknas då på det offererade priset för övernattning utan beaktande av eventuellt hundtillägg. Om anbudsgivaren anger att denne kan ta emot hund men inte anger något tillägg kommer priset noll (0) SEK adderas på det offererade priset för övernattning och även skrivas in i Avtalet. ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 2 (10)
Exempelvis kan en anbudsgivare som lämnar anbud med hund vara rangordnad som leverantör ett (1) i avropsordningen med hund men rangordnad som leverantör två (2) eller inte antas alls i avropsordningen utan hund. 1.5 VOLYM Polisen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. Polisens uppskattade beräkning är att mellan 85-100 endagskonferenser kommer att genomföras per år. Polisens uppskattade beräkning är att utbildning på Polisens utbildningsplats och som innebär övernattning på konferensanläggningen kommer att ske mellan 90-100 gånger per år. Av konferenstillfällena beräknas att minst 5 konferenser kommer vara sådana då hund tas med och övernattning kommer att ske på konferensanläggningen. 1.6 BILDANDET AV DEN NYA POLISMYNDIGHETEN 2015 Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari 2015. Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är 202100-0076. Ingånget avtal kommer att, med oförändrade villkor, övertas av Polismyndigheten från och med ovan angiven tidpunkt. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling. Rikspolisstyrelsen är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Rikspolisstyrelsen. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen Tenders Electronic Daily (TED). 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 3 (10)
2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress josefin.gundel@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 15 oktober 2014. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 17 oktober 2014. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.11. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 912-A086.206/2013 ANBUD Konferensanläggning 912-A086.206/2013 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 27 april 2015 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 27 oktober 2014. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 4 (10)
Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 5 (10)
3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Anbudsgivare och underleverantörer skall ange huruvida de är skattskyldiga i Sverige eller inte, förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 6 (10)
dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti. 3.6 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET 3.6.1 Geografisk plats Den/ de konferensanläggningar som anbudsgivaren offererar skall ligga inom det geografiska anbudsområdet enligt kartan under punkt 1.1. Att kravet uppfylls skall styrkas genom att anbudsgivaren markerar konferensanläggningens plats på kartan i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 4 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 4.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilaga 4 Priser. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 7 (10)
4.1.1 Pris endagskonferens De offererade priserna skall vara ett totalpris per kursdeltagare innefattande en (1) större konferenslokal, och fem (5) grupprum, beräknat på trettio (30) stycken konferensdeltagare. Konferenser kommer endast att anordnas på vardagar. Priset skall, utöver övriga krav, inkludera följande: Ankomst: Kaffe/te med bröd Lunch: Varmrätt inkl. sallad och bröd, mineralvatten/lättöl/ mjölk/vatten eller dylikt samt kaffe/te Eftermiddagsfika: Kaffe/te med bröd Fri tillgång till frukt och vatten i konferenslokalen hela dagen Möjlighet till specialkost ska finnas. 4.1.2 Priser övernattning Eftersom Polisens utbildningsplats används som utbildningslokal till vissa kurser kan övernattning utan konferenslokal mm. behöva avropas separat. Priset skall inkludera ett (1) enkelrum samt följande: Frukost: Buffé Med enkelrum avses ett rökfritt rum med WC, bad eller dusch, samt TV. Endast en person ska inhysas per rum. Priser lämnas förslagsvis i bilaga 4, Priser. 4.1.3 Priser konferenslokal och grupprum Eftersom Polisens utbildningsplats används som utbildningslokal till vissa kurser men inte kan täcka hela behovet behöver ibland endast en konferenslokal och/ eller grupprum avropas. Polisen önskar därför kunna avropa detta separat. Priser lämnas förslagsvis i bilaga 4, Priser. 4.1.4 Priser hund Polisen önskar, som nämnts under punkten 1.2, avtal med konferensanläggning som tillåter gästerna att ta med hund samt möjligheten att övernatta med hund i hundförares rum. Anbudsgivare som lämnar anbud har möjlighet att ta ut ett pristillägg för hundar. Om anbudsgivaren anger att hund kan tas med men inte anger något tillägg kommer priset noll (0) SEK adderas på priset för övernattning och även skrivas in i Avtalet. Priser för hundtillägg lämnas förslagsvis i bilaga 4, Priser. 4.2 ANTAL GÄSTER Det är önskvärt att anbudsgivaren i anbudet anger det största antal övernattande gäster som konferensanläggningen kan ta emot beställning på. Det är önskvärt att anbudsgivaren i anbudet anger största antal övernattande gäster med hund som konferensanläggningen kan ta emot beställning på. ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 8 (10)
Det är önskvärt att anbudsgivaren i anbudet anger det minsta antal samt det största antal kursdeltagare till endagskonferens som konferensanläggningen kan ta emot beställning på. 4.3 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 4.3.1 Särskilda kontraktsvillkor 4.3.1.1 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Rikspolisstyrelsen i punkten 18 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 5 ANBUDSPRÖVNING 5.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 5.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 5.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med lägsta pris. Lägsta pris anses den anbudsgivare ha ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 9 (10)
lämnat som anger den lägsta anbudssumman samt, i förekommande fall, lägsta anbudssumman adderat med hundtillägg i enlighet med bilaga 4, Priser. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Se punkten 1.3 och 1.4 för en förklaring av hur avtal och avropsordning kommer att se ut. Josefin Gundel josefin.gundel@polisen.se Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor 4. Priser ANBUDSFÖRFRÅGAN 912-A086.206/2013 sid 10 (10)