Förord Provläsning 1
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt 2 ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt 2009 Författaren och Uppsala Publishing House AB Adress Uppsala Publishing House, Box 2070, 750 02 Uppsala Tfn: 018-55 50 80, Fax: 018-55 50 81 e-post: info@uppsala-publishing.se, www.uppsala-publishing.se Omslag Daniel Åberg Omslagsbild Daniel Tero/IStockphoto Grafisk form Daniel Åberg Bilder inlagan s. 14: Daniel Tero/IStockphoto, s 21 Photocanal25/IStockphoto, s. 25 Andy Cook Illustrations/IStockphoto, s. 43 Jamie Carroll, LLC/IStockphoto Redaktör Nina Pettersson Upplaga 1:1 ISBN 978-91-7005-399-3 Tryckeri 08-tryck, Stockholm 2009 Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk.
Innehåll Förord... 7 1. Projektet en kraftsamling... 9 2. Samarbete ger framgång... 15 3. Projektarbete skapar lärande... 22 4. Projektledarens roll... 26 5. Projektgruppen består av specialister... 36 6. Uppdraget direktiv eller mål... 41 7. Projektplanen... 47 8. Sammanträden... 79 9. Föredragningar... 91 3
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt 10. Skriftlig rapport... 95 11. Samtalet projektets viktigaste verktyg... 100 Några slutord... 117 Arbetslivets 10 basfärdigheter... 118 Modeller som ger struktur... 122 Litteraturlista... 128 4
Provläsning Förord Första gången jag fungerade som projektledare i ett större projekt var i början av 70-talet. Sedan dess har jag medverkat i många projekt i olika roller, jag har också utbildat i projektledning, projektsamarbete och lagarbete. Min erfarenhet är att projektformen i sig rymmer oändliga möjligheter att utveckla både verksamhet och människor. Det är en flexibel arbetsform, där man kan ta tillvara resurser i form av kompetens, tid och pengar på ett effektivt sätt. Genom att det i projektet självklart finns mål, direktiv, projektplan och budget är det lätt att följa upp och utvärdera vad man åstadkommit. Det finns emellertid mycket som kan haka upp sig i projektarbete på grund av oklara direktiv, dålig planering, otydlig ledning eller personkemi och samarbete som inte fungerar. Budskapet i den här boken är att projektarbetet kan förbättras genom god planering, systematiserad och schemalagd uppföljning och träning i samarbete och kommunikation. 5
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt Boken ProjektSamarbete är en självständig del i utvecklingsprogrammet Effektiva projekt som också innehåller utbildning och ledarpaket för konsulter och internledare. Jag hoppas att du som läsare ska få både praktisk nytta och glädje av att dela min erfarenhet av hur projektarbete kan bli effektivt och roligt. Stockholm april 2009 Kerstin Myrgård 6
Provläsning 1. Projektet en kraftsamling Ordet projekt kommer av projicio som betyder kasta fram. I ett projekt handlar det ofta om att man ska kasta fram förslag eller idéer. Uppgiften kan också vara att pröva, granska, genomföra, tillverka, utveckla, utreda, förbättra eller utvärdera någonting. Man väljer ofta att arbeta i projekt när det handlar om uppdrag som går att avgränsa vad gäller tid och resurser och där det finns krav på samordning mellan olika avdelningar eller enheter. Typiskt för projekt är att det brukar finnas en projektplan som beskriver: Uppdrag, formulerat som direktiv eller som mål Avgränsad uppgift Projektplan Resurser (antal personer, tidsåtgång, övriga kostnader) Tidplan med starttid, milstolpar och sluttid Aktivitetsplan med arbets- och ansvarsfördelning Projektbudget 7
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt Dokumentation Kraftsamling Ta vara på resurser Utmaning Dessutom bör i projektbeskrivningen också finnas angivet hur man ska informera om projektet före, under och efter, vilka man ska samverka med, hur arbetet ska dokumenteras, samt hur uppföljning och utvärdering ska gå till. Ett projekt kan vara stort eller litet, men bara det faktum att man kallar det projekt gör att det får en viss status och att man ställer speciella krav på hur de arbetsuppgifter som ingår i projektet ska genomföras och följas upp. De som arbetar i projektet gör en gemensam satsning under en begränsad tidsperiod, man samlar den kompetens som behövs för att lösa en komplicerad uppgift under samma hatt. Projektet blir därigenom en kraftsamling! Fördelarna med att arbeta i projekt är många. Det är en flexibel organisationsform som är utvecklande för personalen. Man kan använda de resurser som finns i form av människor, tid och pengar på ett mer effektivt sätt. Genom att det i projekt självklart finns mål, direktiv, projektplan och budget är det lätt att följa upp och utvärdera vad man åstadkommit. Eftersom personer från olika avdelningar eller arbetsenheter deltar, blir kraven på information och förankring stora, vilket är en fördel, till exempel i genomförandefasen. Att arbeta i projekt är således en utmaning och både de som är direkt engagerade i olika projekt och deras chefer och arbetskamrater får räkna med att kraven på arbetsmetoder och förhållningssätt blir annorlunda än i den traditionella linjeorganisationen. Man kanske 8
Provläsning har vant sig vid att tillhöra en fast grupp där man känner allas små egenheter. Kanske har man också själv utvecklat ett sätt att förhålla sig till omvärlden som gör att man känner sig ganska säker i sin roll. I en organisation som satsar på att bedriva en stor del av arbetet i projektform kan man komma att tillhöra flera olika projekt samtidigt, vilket ställer stora krav på förmågan att kunna fungera ihop med andra. I mitt arbete som konsult och utbildare frågar jag ofta grupper vad som är den vanligaste anledningen till att olika projekt hakar upp sig. Det absolut vanligaste svaret är brister i samarbetet. Jag är inte speciellt förvånad över detta eftersom projektarbetsformen faktiskt ställer extremt stora krav på just samarbetsförmågan. För att man ska klara av att på begränsad tid gemensamt lösa en uppgift med alla de effektivitetskrav som finns inbyggda i projektet, gäller det att man har respekt både för varandras åsikter och kunnande. Det krävs också att man tränar sig i olika samarbetsfärdigheter som att lyssna, ge uppmuntran och kritik, lösa konflikter och våga dela med sig av sina tankar och idéer. Förmågan att fungera i nya situationer och i nya grupper ställs på hårda prov i projektarbete. De flesta är till exempel vana vid att ha en chef. I en projektorganisation kan man dels ha sin ordinarie linjechef, dels ett antal olika projektledare som man ska anpassa sig till. Man kan också växla mellan att själv vara ledare i någon grupp Samarbete Flexibilitet 9
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt Den tid man avsätter till sociala kontakter har man ofta igen i form av färre missförstånd och irritationsmoment senare i processen. 10
Provläsning 2. Samarbete ger framgång Om personer som kommer från olika avdelningar, företag eller arbetsfält ska kunna utföra ett effektivt arbete tillsammans måste de ha förtroende för varandras yrkeskunnande och erfarenheter. Förhållningssätt som tillit, tilltro, respekt och ärlighet är en tillgång i gruppernas arbete. När man startar ett projekt är det viktigt att man ger utrymme för människor att lära känna varandra både som personligheter och som yrkesmänniskor. Den tid man avsätter till olika sociala kontakter i starten har man ofta igen i form av färre missförstånd och irritationsmoment senare i processen. Projekten kommer att flyta smidigare och man blir mer öppen för att ta vara på varandras kompetens. En ny projektgrupp bör alltid upprätta ett samarbetskontrakt av något slag. Det kan ske i enkla former genom att man under det första mötet i projektgruppen diskuterar hur man vill att samarbetet i gruppen ska fungera och tillsammans formulerar några Gyllene Lära känna varandra Samarbetskontrakt 11
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt Hakar i projekt Regler som man skriver upp och tar för vana att återkomma till vid olika avstämningsmöten. Jag har ofta i olika kurser gjort inventeringar av vad som brukar haka upp sig i projekt. En typisk sådan lista kan se ut så här: Oklara besked Ingen lyssnar, man pratar förbi varandra Bristande öppenhet Prestigetänkande Dålig arbetsdisciplin; folk kommer för sent till möten, har inte gjort det de lovat Bristande öppenhet Oklara roller Konflikter Dålig information, motsägelsefull information Oklara prioriteringar Revirtänkande Brist i samspel mellan individer 12
Provläsning 3. Projektarbete skapar lärande Alla företag med självaktning strävar i dag efter att vara lärande organisationer. Vad man lägger in i begreppet kan växla från företag till företag, men ett gemensamt drag är att man förordar ett lärande direkt kopplat till arbetet. Jag brukar ge följande beskrivning av vad som kännetecknar den lärande organisationen: Lärande organisation några kännetecken Alla lär varandra och lär av varandra Lärandet ses som en naturlig del av arbetsprocessen hur gjorde vi? vad ledde det till? vad kan vi lära/förändra/utveckla? Allas idéer värderas lika Detta är en mycket enkel beskrivning som ändå sammanfattar det förhållningssätt som bör råda i en lärande organisation. Det är sam- 13
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt tidigt ett idealiskt förhållningsätt i allt projektarbete och en förutsättning för effektivitet och arbetsglädje. Ett problem är att många företag och organisationer utvecklat ett helt annat synsätt och befinner sig ganska långt ifrån beskrivningen ovan. Det finns en definition av olika lärnivåer gjord av Gregory Bateson, som jag ofta citerar, därför att vi alla kan få en aha-upplevelse av att se på vårt eget företag med hans glasögon. Lärnivå och öppenhet Lärnivåer Gregory Batesson Lärnivå O Låg relationskvalitet Rädsla för förändringar Dåligt erfarenhetsutbyte Försvarsbeteenden Lärnivå 1 Formella relationer Förändringsarbetet inom strikta ramar Analytiskt logiskt tänkande Detaljplanering Lärnivå 2 Individer och grupper får utvecklas Förtroende/Öppenhet Decentraliserad verksamhet, handlingsbenägen Tar itu med konflikter när de uppstår Projektskapande Lärnivå 3 Gemensamma visioner Skapar sin egen framtid Hög relationskvalitet (= väl fungerande familj) Förmåga att lära av allt 14
Provläsning 7. Projektplanen Projektplanen är det dokument som ska fungera som utgångspunkt för projektgruppens arbete. Den innehåller därför delvis samma rubriker som direktiven, men nu beskrivna mer i detalj. Om uppdraget formulerats som mål beskriver projektplanen vad projektgruppen ska göra steg för steg för att dessa mål ska uppnås. Bakgrundsbeskrivningen ska vara fyllig och innehålla en tydlig beskrivning av nuläget och vilka som är initiativtagare och formella uppdragsgivare. Dessutom krävs en tydlig problembeskrivning. Den kan bestå av en fråga som vi söker svar på Hur ska vi, Vad beror det på att..., Vad ska vi göra för att. Denna typ av problemformulering leder som regel till ett utredningsprojekt. Problemformuleringen i ett genomförandeprojekt kan handla om en uppgift som ska utföras eller ett behov som ska fyllas. I ett utvärderingsprojekt handlar det om vilka effekter eller konsekvenser som ska bedömas. Problemformuleringen är det första embryot som sedan successivt konkretiseras och formuleras om till mål, syfte, preciserade arbetsuppgifter i aktivitetsplanen osv. Bakgrund Problem 15
ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt Mål Syfte Strategi Rubriker i projektplanen Begreppen syfte och mål blandas ibland ihop och man kan också se olika definitioner på begreppen. Jag skiljer på begreppen på följande sätt; syftet talar om vilken inriktning projektet ska ha. Ska projektgruppen genomföra en utredning, en beslutad förändring, skapa något nytt, göra en utvärdering, eller...? Målet däremot beskriver vad man vill uppnå på kort eller lång sikt. Begreppet strategi brukar användas för att beskriva hur man ska gå tillväga oavsett om det gäller att uppfylla ett syfte eller ett mål. Projektplanen kan således innehålla följande rubriker: Mål med projektet effekter eller konsekvenser man vill få Syfte med projektet inriktning och preciserade uppgifter Projektorganisation vilka personer och grupper som ska ingå i projektet Aktivitets- och tidplan Projektbudget Informationsplan Strategier och metoder Avgränsning till andra projekt Beroende till andra projekt eller händelser 16
Provläsning Hur och när uppföljning och eventuell kvalitetssäkring ska ske Hur projektet ska avslutas och till vilka resultatet ska överlämnas Vilken utvärdering som ska göras Målet beskriver vad projektet ska leda till På alla arbetsplatser i dag talas det mycket om mål. De flesta personalgrupper är på ett eller annat sätt involverade i att själva formulera mål för sin verksamhet eller att pröva mål som formulerats på någon annan nivå i verksamheten. Det talas om verksamhetsmål, kvalitetsmål, miljömål, personalmål, ekonomiska mål, resultatmål, jämställdhetsmål osv. Sådana mål är kopplade till ett visst område i verksamheten. Övergripande mål, delmål och etappmål är andra vanliga begrepp. Om det övergripande målet ses som en tårta kan delmålen beskrivas som tårtbitarna. Etappmålen försöker man uppnå ett i taget; man går vidare till nästa etapp när den ena är färdig. När man formulerar mål kan man antingen ange en riktning som man vill röra sig i eller ett tillstånd som man vill uppnå vid en viss tidpunkt. Visioner och mål 17