arbetsutskott 22 augusti 2005 Plats och tid för sammanträdet Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Angarnsrummet, Tunahuset Tuna torg 2, Vallentuna tisdagen den 22 augusti 2006 kl 17.00 17:40. Uno Arfvidsson (fp) ordförande Marie-Louise Löwenbeck (m) vice ordförande Ingvar H Johansson (s) Olle Wallin, samhällsbyggnadschef Lars Haraldsson, chef för Miljö och bygglov Margareta Stensaeus Linder, nämndsekreterare Ingvar H Johansson Justeringens plats och tid Samhällsbyggnadsförvaltningen, Vallentuna Sekreterare Margareta Stensaeus Linder Paragrafer 20-24 Ordförande Uno Arfvidsson Justerande Ingvar H Johansson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ arbetsutskott Sammanträdesdatum 2006-08-22 Datum för anslags uppsättande 2006-08-28 Datum för anslags nedtagande 2006-09-19 Förvaringsplats för protokollet Samhällsbyggnadsförvaltningen, Vallentuna Underskrift 1 (11)
Innehållsförteckning: Tertialuppföljning nr 1 för samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö...3 Månadsuppföljning nr 5 för samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö...5 Månadsuppföljning nr 6 för samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö...7 Revisionsrapport Intern kontroll tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner yttrande...9 Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan...11 Sid 2 (11)
Tertialuppföljning nr 1 för samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö AU 20 2006.000115 042 Arbetsutskottets förslag tertialuppföljning. Ärendet Förvaltningen har upprättat förslag till ny modell för tertialuppföljning, VaSaRu-rapport (Vallentunas Sammansatta Resultatuppföljning). I rapporten följs de fastställda nämndspecifika målen upp. Strukturen i rapporten följer den mall som användes i verksamhetsplanen för nämnderna. Detta för att uppföljningen av mål och uppdrag ska bli så tydlig som möjligt. Första sidan är en sammanställning av flera verksamheters styrkort och där förslag till nyckeltal (styrtal) är redovisade. Följande sidor 2-6 är olika verksamheters styrkort redovisade med kommentarer. Syftet är att ge en tydlig helhetsbild av verksamheterna ur flera perspektiv. Definitioner av de fem områdena som följs upp i styrkortet finns med som bilaga. Samhällsbyggnadsförvaltningen har följt upp årets budget och gjort en prognos över utfallet efter fyra månader av verksamhetsåret. I helårsprognosen har hänsyn tagits till ombudgeteringar från 2005. Överskottet har fördelats till olika verksamheter för att specifika åtgärder skall kunna utföras under året. Resultatprognos för året: Totalt för samhällsbyggnadsnämnden exklusive resultatenheter visar helårsprognosen på ett budgetunderskott på 119 tkr. Den största avvikelsen ger verksamheten bostäder vilket beror till stor del på kostnader för tomställda lägenheter vid försäljning av bostadsrättslägenheter. Avvikelsen verksamheten inspektioner mm inom miljö- och hälsa beror på att en kompensation år 2006 för högre avgifter som har tagits ut från djurhållare år 2005. Positiv prognos visar verksamheten bostadsanpassning då inga större ärenden har aktualiserats hittills i år. Resulatprognos för året för resultatenheterna: TunaFastigheters verksamheter visar på ett överskott på 568 tkr. Den positiva prognosen beror på en större fördelning av lönekostnader på investeringsprojekt än beräknat. Mycket postivit är att skadegörelsen på byggnader har minskat och så även klottersaneringen vilket även 3 (11)
bidrar till en procentuell nedräkning av försäkringskostnaderna. I helårsprognosen har inte hänsyn tagits till försäljning av centrumfastigheterna. Försäljningen kommer att påverka och förändra TunaFastigheters budget. En analys kan ske snå snart överlåtelsetidpunkten är fastställd. Samhällsbyggnadsförvalningens förslag tertialuppföljning. Handlingar i ärendet 1. Tjänsteskrivelse daterad 2006-05-15 2. Sid 1-6 Styrkort med nyckeltal/styrtal/sbn 3. Sid 7-8 Uppföljning av ekonomi/driftsbudget/sbn 4. Sid 9-10 Uppföljning av nämndensmål/sbn 5. Sid 12-14 Definitioner av områden/perspektiv i styrkorten 6. Sid 14-15 Graddags och verklig förbrukning 7. Sid 16-18 Redovisning av investeringsprojekt 8. Sid 19-24 MTM;s Styrkort och uppföljning av mål 4 (11)
Månadsuppföljning nr 5 för samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö AU 21 Dnr 2006.000115 042 Arbetsutskottets förslag månadsuppföljning. Ärendet Samhällsbyggnadsförvaltningen har följt upp årets budget och gjort en prognos över utfallet efter fem månader av verksamhetsåret. I helårsprognosen har hänsyn tagits till ombudgeteringar från 2005. Överskottet har fördelats till olika verksamheter för att specifika åtgärder skall kunna utföras under året. Resultatprognos för året: Avvikelsen inom verksamheten inspektioner mm inom miljö- och hälsa beror på att en kompensation har utgått år 2006 för höga avgifter som har tagits ut från djurhållare år 2005. Verksamheten bostäder redovisar ett prognostiserat negativt resultat. Detta på grund av försäljningen av bostadsrätter då kommunen får kostnader för bostadsrätten men inga intäkter. Positiv prognos visar verksamheten bostadsanpassning då inga större ärenden har aktualiserats hittills i år. Sammanfattningsvis bedöms verksamheterna inom samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö att kunna bedrivas inom tilldelade ramar. Resulatprognos för året för resultatenheterna: TunaFastigheters verksamheter visar på ett överskott på 568 tkr. Inom TuFa beräknas den tid som arbete utförs på investeringsprojekt att bli mera omfattande än budgeterat. All arbetstid som läggs på olika projekt debiteras med timkostnad som förbättrar resultatet inom driftbudgeten. Mycket postivit är att skadegörelsen på byggnader har minskat och så även klottersaneringen vilket även bidrar till en procentuell nedräkning av försäkringskostnaderna. I helårsprognosen har inte hänsyn tagits till försäljning av centrumfastigheterna. Försäljningen kommer att påverka och förändra TunaFastigheters budget. En analys kan ske så snart överlåtelsetidpunkten är fastställd. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag månadsuppföljning. 5 (11)
Handlingar i ärendet 1. Tjänsteskrivelse daterad 2006-06-09 2. Månadsuppföljning drift (bil 1) 3. Månadsuppföljning investering (bil 2) 6 (11)
Månadsuppföljning nr 6 för samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö AU 22 Dnr 2006.000115 042 Arbetsutskottets förslag månadsuppföljning. Ärendet Samhällsbyggnadsförvaltningen har följt upp årets budget och gjort en prognos över utfallet efter sex månader av verksamhetsåret. I helårsprognosen har hänsyn tagits till ombudgeteringar från 2005. Överskottet har fördelats till olika verksamheter för att specifika åtgärder skall kunna utföras under året. Resultatprognos för året: Avvikelsen inom verksamheten inspektioner mm inom miljö- och hälsa beror på att en kompensation har utgått år 2006 för höga avgifter som har tagits ut från djurhållare år 2005. Verksamheten bostäder redovisar ett prognostiserat negativt resultat. Detta på grund av försäljningen av bostadsrätter där försäljningskostnader belastar driftbudgeten. Positiv prognos visar verksamheten bostadsanpassning då inga större ärenden har aktualiserats hittills i år. Sammanfattningsvis bedöms verksamheterna inom samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö att kunna bedrivas inom tilldelade ramar. Resulatprognos för året för resultatenheterna: TunaFastigheters verksamheter visar på ett överskott på 373 tkr. Inom TuFa beräknas den tid som arbete utförs på investeringsprojekt att bli mera omfattande än budgeterat. All arbetstid som läggs på olika projekt debiteras med timkostnad som förbättrar resultatet inom driftbudgeten. Mycket postivit är att skadegörelsen på byggnader har minskat och så även klottersaneringen vilket även bidrar till en procentuell nedräkning av försäkringskostnaderna. I helårsprognosen har inte hänsyn tagits till försäljning av centrumfastigheterna. Försäljningen kommer att påverka och förändra TunaFastigheters budget. En analys kommer att göras och redovisas i tertialuppföljning nr 2,(budgetuppföljning t om 31 augusti). Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag månadsuppföljning. 7 (11)
Handlingar i ärendet 1. Tjänsteskrivelse daterad 2006-07-07 2. Månadsuppföljning drift (bil 1) 3. Månadsuppföljning investering (bil 2) 8 (11)
Revisionsrapport Intern kontroll tillförlitlighet i redovisning, system och rutiner yttrande AU 23 Dnr 2006.000469 007 Arbetsutskottets förslag Samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse daterad 2006-07-21 överlämnas till kommunens revisorer och till kommunstyrelsen som nämndens yttrande. Ärendet Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Vallentuna kommuns revisorer fått i uppdrag att belysa och bedöma nämndernas arbete med intern kontroll. I granskningen har även ingått att bedöma nämndernas köptrohet till ramavtal samt om ett urval av verifikationer överensstämmer med kraven i Kommunala redovisningslagen, utfärdade rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning, Mervärdeskattelagen samt kommunens egna anvisningar. Revisorer har överlämnat rapporten till samtliga nämnder för yttrande. Kommunstyrelsen önskar få en kopia av nämndernas protokoll samt yttranden. Samhällsbyggnadförvaltningen lämnar förljande kommentarer till rapportens sammanfattande bedömning. Inför upprättande av intern kontrollplan, årligen genomföra en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys avseende vilka områden som ska kontrolleras. I fall bedömning görs att detta ska genomföras föreslås att kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en kommungemensam analysmodell. Upprätta och anta de interna kontrollplanerna innan gällande räkenskapsår har börjat. De fokusområden som ingår i kontrollplanerna fastställs idag efter att en utvärdering har gjorts av föregående års kontrollplan. Rapportering sker enligt nuvarande rutiner endast en gång per år i samband med att verksamhetsberättelse för föregående år presenteras och då till respektive nämnd samt centralt till kommunledningen. Nya planer, med redovisning av rutinförteckning, antas i början av året samtidigt som uppföljning av fokusområden från föregående år redovisas vilket upplevs som en bra rutin. 9 (11)
Öka köptroheten mot befintliga ramavtal där detta är möjligt. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen verksamhetsområden finns ett stort antal ramavtal tecknade och köptroheten bedöms som god. Tillse att all kontering som görs verkligen motsvarar de kostnadsslag som bokföring sker på. Vad avser fördelning på olika kostnadsslag så pågår en översyn av konteringen med mål att gå över till Kommun-Bas 05 där kostnadsslag inte anväds utan redovisning sker på olika konton vilket kan göra att redovisningen blir mera korrekt. Säkerställa att behörigheterna vad avser upplägg av nya leverantörer i leverantörsregistret och att registrera fakturor särskiljs. Samma person skall inte kunna göra bägge dessa arbetsuppgifter. Med skanning av fakturor sker detta bara undantagsvis vid manuell hantering. Om ändring ska göras så bör systemansvariga för IM få i uppdrag att utverka stöd för detta i systemets rutiner. Tillse att det i samtliga fall för fakturor som avser representation, resor, kurser och konferenser anges syfte och deltagare. Vad avser kurser så är kunskapen god om att syfte och deltagare ska anges men den mänskliga faktorn för att detta inte alltid blir angivet. Det är viktigt att påminna om detta för att förbättra kvaliten på redovisningen. Inom kontoret tillämpas rutiner för ansöka om deltagande i kurser med redovisning av mål för utbildning som ska godkännas av respektive chef innan deltagande i kurs. Kurser budgeteras på aktivitetsnivå där samtliga kostnadsslag för kurser bokförs. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse daterad 2006-07-21 överlämnas till kommunens revisorer och till kommunstyrelsen som nämndens yttrande. 10 (11)
Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan AU 24 Dnr 2006.334 004 Arbetsutskottets förslag Samhällsbyggnadsnämnden/ godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till arkivbeskrivning och antar dokumenthanteringsplan daterade 2006-06-01. Ärendet Samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat förslag till arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsnämndens och myndighetsnämnden för teknik och miljös verksamhetsområden. Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen skall ge en överblick över vad som finns i myndighetens arkiv och hur detta arkiv i huvudsak är organiserat. Beskrivningen ska utgå från arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. Kommunstyrelsen, som är arkivmyndighet, gör arkivförteckning i samband med att handlingarna överlämnas till centralarkivet. Enligt gällande arkivreglemente för Vallentuna kommun skall varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag Samhällsbyggnadsnämnden/ godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till arkivbeskrivning och antar dokumenthanteringsplan daterade 2006-06-01. Handlingar i ärendet 1. Arkivbeskrivning daterad 2006-06-01. 2. Dokumenthanteringsplan daterad 2006-06-01. 11 (11)