Punkt Åtgärd 1 Per Carlsson väljs som ny ordförande för SFTI Beredningsgrupp. 3 Beredningsgruppen rekommenderar till SFTI Styrgrupp att fastställa leveransavisering enligt PEPPOL BIS 30A Despatch Advice som SFTI. 3 Tekniska kansliet får i uppdrag att utarbeta en handledning för hur den nya specifikationen för leveransavisering skall användas tillsammans med SFTI:s övriga meddelanden. Ansvarig KWH för vidare till SFTI Styrgupp Tekniska kansliet SFTI http://www.sfti.se/ SFTIs huvudmän ESV: http://www.esv.se/e-handel Kammarkollegiet: http://www.upphandlingsstod.se/ SKL: http://www.skl.se/ GS1/ESAP http://www.gs1.se/ Se under GS1 i praktiken för information om specifikationer (ESAP) Se under Allt om GS1-systemet för information om klassificeringar (UNSPSC och GPC) NEA http://www.nea.nu/ CEN workshop BII3 http://www.cenbii.eu/ OpenPEPPOL http://www.peppol.eu/ e-sens http://www.esens.eu/
1(8) Tid: Den 3 september 2013, kl 09.30-14.15 Plats: SKL, Hornsgatan 20, Stockholm Deltagare: Se bilaga 1 Kerstin Wiss Holmdahl informerade om de praktiska arrangemangen för dagen varefter följde kort presentationsrunda. Eva Karlsson Mujnovic och Johan Wallström utsågs att justera protokollet. Dagordningen fastställdes. Ulf Borg meddelade att han på grund av nya arbetsuppgifter lämnar uppdraget som Beredningsgruppens ordförande i och med dagens möte. Beslut. Per Carlsson väljs som ny ordförande för SFTI Beredningsgrupp. Protokoll från föregående möte, den 27 maj 2013, godkändes. I OpenPEPPOL pågår några projekt för att utveckla implementationsanvisningar baserat på meddelandespecifikationer enligt CEN BII2 och med syftet att göra tillämpningen enhetlig bland deltagarna. I synnerhet de nordiska länderna är aktiva i arbetet. En av uppgifterna är att utveckla ett meddelande för leveransavisering. Resultatet av arbetet, PEPPOL BIS 30A Despatch Advice, hade fastställts av OpenPEPPOL föregående vecka. Dokumentationen av PEPPOL BIS 30A Despatch Advice hade distribuerats till Beredningsgruppen tillsammans med kallelsen till dagens möte. Thomas Pettersson gick igenom innehållet samt gjorde en jämförelse mot SFTI:s Edifact-meddelande DESADV (SFTI/ESAP ADS 6.3.2). Något behov av ytterligare tillägg eller specialiseringar i förhållande till PEPPOL-dokumentet för svenska användare hade inte identifierats. Ordföranden föreslog att PEPPOL BIS 30A Despatch Advice beslutas som SFTI-specifikation. Peter Norén klargjorde att en konsekvens i så fall blir att de statliga ramavtalsleverantörerna måste implementera den inom 6 månader efter att den fastställts. Flera deltagare efterfrågade handledning med beskrivning av hur leveransaviseringen skall användas tillsammans med andra SFTI-specifikationer (beträffande handledningar tas normalt inget formellt SFTI-beslut).
2 Beslut. Beredningsgruppen rekommenderar till SFTI Styrgrupp att fastställa leveransavisering enligt PEPPOL BIS 30A Despatch Advice som SFTI. Tekniska kansliet får i uppdrag att utarbeta en handledning för hur den nya specifikationen skall användas tillsammans med SFTI:s övriga meddelanden. Sekr not SFTI Styrgrupp har fastställt leveransaviseringen 2013-09-16. OpenPEPPOL har pågående arbete med implementationsanvisningar för ytterligare ett antal meddelandeprofiler och meddelanden. BIS o1a Catalogue och BIS 28A Ordering. Dessa presenterades för Beredningsgruppen i de två följande rapportpunkterna (se nedan). BIS 04A Invoice only, BIS 05A Billing (faktura och kreditnota), BIS 03A Order only samt en generell mottagningskvittens Message Level Response. Dessa kan bli aktuella att behandla i Beredningsgruppen längre fram. Thomas Pettersson presenterade arbetet inom OpenPEPPOL med uppgradering till version 2 av katalogprofilen. Arbetet baseras på en specifikation av CEN BII2 och syftar till att ta fram en implementationsanvisning benämnd PEPPOL BIS 01A Catalogue. Eftersom nuvarande Svekatalog gjordes utifrån en preliminär förlaga och med begränsningar i funktionalitet innebär den nya PEPPOL-versionen en del justeringar och tillägg. Thomas redogjorde för dessa. Dokumentet har varit ute på remiss och arbetsgruppen går nu igenom yttrandena. Dokumentet väntas vara klart för publicering i slutet av september. Martin Forsberg informerade om att implementationsanvisning för meddelandena order och ordersvar i form av PEPPOL BIS 28A Ordering nu är ute på remiss. Alla SFTI:s önskemål har tagits omhand. En nyhet i ordermeddelandet, jämfört med nuvarande Sveorder, är att fakturamottagare lagts till. Ordersvar har alternativ som innebär att hela ordern avvisas eller accepteras, eller annars att enskilda rader accepteras eller avvisas. Dokumentet väntas vara klart för publicering i månadsskiftet september/ oktober. Anna-Karin Wahlström presenterade den handledning för elektronisk beställning av tjänster som utvecklats av arbetsgruppen. Ett drygt 20-tal personer med pionjärerfarenhet från området inom offentlig sektor har deltagit och dessas erfarenheterer och förslag har samlats in. Handledningen behandlar dels hur bra förutsättningar skapas vid upphandling och dels stegen beställningsprocessen med belysning av specifikt tjänsterelaterade frågeställ-
3 ningar. Jämfört med beställning av varor, är tjänster svårare att standardisera. För vissa tjänsteområden kan standardiserade artiklar beskrivas, för andra kan formulär passa bättre i kombination med bilagor eller fritextbeskrivningar. Beskrivningen av beställningsprocessen har i rapportens bilagor kopplats till de dokumentformat som SFTI anvisar i Sve -familjen respektive SFTI/ESAP6. Förfaranden med webbshop eller självfakturering finns inte behandlade i den aktuella versionen av rapporten. Dokumentet är klart, men kontrollgranskas nu av arbetsgruppens deltagare. Det kommer inom ett par veckor att publiceras på SFTI:s webb. Som första uppgift arbetar gruppen med frågor som rör fakturering av vårdtillfällen mellan landsting. En frågeställning rör hur patientinformation kan/får utväxlas mellan berörda landsting utan att komplexa rutiner för att inhämta patientens samtycke byggs upp. Efter arbetsgruppens analys av behoven har SKL fört in frågan i två aktuella utredningar som ser över lagstiftningen på området. En andra frågeställning är att definiera en gemensam informationsmängd för att beskriva vårdinsatser. Dessa behövs för att respektive hemlandsting skall få tillräckliga under lag för statistik och uppföljning. Informationen utgår från riksavtalet för utomlänsvård men med kompletteringar för att göra uppföljningen bättre. För att få en bättre överblick över informationsflödena i utomlänsvården har en enkät gjorts under sommaren. Sammanställningen var ännu inte klar men den visar på stor spännvidd i lösningar. Underlag på papper är klart vanligast, men några landsting har börjat skicka filer med underlag enligt bilateralt avtalade regler. Filerna hämtas/lämnas ofta via webbhotell men även alternativ som CD och USB förekommer. Faktureringsfrekvensen varierar, från per vårdtillfälle till månadsvis. Det är önskvärt att hitta en gemensam lösning för utväxling av vårdunderlagen. Arbetsgruppen har stämt av innehåll i prislista mot hjälpmedelsdatabasen Hinfo. Innehållet i nuvarande databas har mappats till Svekatalog (arbetet klart) och D.96A/PRICAT (inte helt klart). Sedan avstämningen gjordes har beslut tagits som att databasen skall byggas om och drivas av ny operatör. Processmodellen vid beställning av hjälpmedel är komplex. Leverantörer förser den centrala databasen med information om sina produkter varefter informationen sedan kan göras tillgänglig för beställare dels i ordinarie e- beställningssystem och dels lokala förskrivningssystem. Det senare fungerar då som försystem till e-beställningssystemet och det återstår att värdera hur SFTI kan definiera gränssnittet mellan köparens två system. Ett studiebesök
4 har gjorts till landstinget i Dalarna för att undersöka hur framför allt konfigurerbara artiklar hanteras. När nu innehållet stämts av mm ska en handledning tas fram. I konsekvens av inriktning som beslutats för SFTI:s elektroniska format (se protokoll från möte 2013-05-27 med Beredningsgruppen) har innehåll för läkemedelsprislista tagits fram baserad på Svekatalog. En motsvarande beskrivning finns också baserad på PEPPOL BIS 01A Catalogue (jfr punkt 4 ovan). Eftersom SFTI beslutat att inte gå vidare med Edifacts katalogversion D01 hade GS1 under sommaren tagit fram ett nytt förslag till läkemedelsprislista med utgångspunkt i katalog D96A. Thomas Pettersson meddelade att förslaget verifierats av SFTI och att det befunnits giltigt/fungerande om än något okonventionellt. Arbetsgruppen har nu att bedöma hur man vill gå vidare med alternativen. Extempore-bilagans innehåll har fastställts av Styrgruppen enligt förslag vid Beredningsgruppens föregående möte. Det återstår att utveckla XML-struktur och former för publicering och förvaltning av specifikationen. För extempore tillverkningsrapport pågår ett motsvarande arbete, med att först definiera innehåll och därefter utveckla XML-struktur. Andra pågående arbeten är mall för de läkemedelstermer som skall användas samt guide för användning av extempore, inklusive exempel. Kerstin Wiss Holmdahl berättade att en reviderad version tagits fram av SFTIs skrift Kontroll av verifikationer. Skriften är tänkt att användas av kommuner, landsting regioner och statliga myndigheter och syftet är att belysa viktiga frågeställningar när regler för kontroll av verifikationer utformas. Upplägget är att genom resonemang och exempel ge läsarna utgångspunkt när den egna organisationens regelverk utfromas. Bland viktiga avsnitt finns roller och ansvarsfördelning samt råd vid utformning av regelverket. Verifikationer, fakturakontroll och attest representerar huvudspår i arbetet. Rapporten finns publicerad dels på SFTIs webb, http://www.sfti.se/sftistartsida/e-handel/lar_dig_mer/litteratur_1 och dels på ESV:s, se http://www.esv.se/sv/verktyg-- stod/publikationer/2013/kontroll-av-verifikationer-en-vagledning-forkontrollmiljo-och-attestregler/ Den kan även beställas i tryckt form från ESV. i) EU dokument om e-upphandling a) EU-kommissionen publicerade 2011 förslag till nya direktiv för offentlig upphandling, KOM(2011) 896 slutlig och KOM(2011) 895 slutlig. Förslagen
5 har därefter varit föremål för behandling i Europaparlamentet och i rådet. Målet är att slutligt förslag skall finnas framme för behandling i parlamentet och rådet i slutet av året. I de nya direktiven finns en stark betoning på användande av elektroniska verktyg i upphandlingsprocessen. Beträffande fakturering har Kommissionen under sommaren lagt ett separat förslag till direktiv om e-fakturering vid offentlig upphandling. Enligt förslaget får upphandlande myndigheter och enheter inte vägra att ta emot elektroniska fakturor enligt en standard som ska tas fram inom CEN och detta ska medlemsstaterna säkerställa genom att det ska gälla senast 48 månader från det att direktivet träder ikraft. Pappersfakturor och andra standarder får även tas emot om inte nationell lagstiftning säger annat. I Sverige skulle reglerna om e-fakturering därmed vidgas från svenska myndigheter till att även gälla kommuner och landsting. Sekr not Detaljerna i förslaget skall behandlas i workshop efter Beredningsgruppens möte. b) EU-kommissionen tillsatte 2012 Expert Group on e-tendering (e-teg) för att utveckla rekommendationer för processerna inom e-upphandling fram till kontrakt. e-teg har slutfört sitt uppdrag och publicerat en rapport bestående av två delar: dels en High-Level Report riktad till beslutsfattare inom Kommissionen, i medlemsländerna och i upphandlande myndigheter; dels Operational Recommendations med rekommendationer för utformning av de olika stegen inom upphandling. Denna del är riktad till upphandlande myndigheter, ekonomiska operatörer och utvecklare av IT-plattformar. Rapporten finns på Kommissionens webb, http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/expert/index_en.htm c) PWC har på Kommissionens uppdrag gjort en genomgång av existerande europeiska plattformar för e-upphandling och identifierat 24 utformningar värda att framhållas som best practice på området, samtidigt som brister synliggörs. Dessa beskrivs i rapporten e-procurement Golden book of best practice (final report, 1 March 2013). Dokumentationen finns publicerad på http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/golden-book/catalogue_en.htm ii) Kammarkollegiet ny processmodell Magnus Matts informerade om att Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet arbetar vidare med processmodeller för elektronisk upphandling och nu håller på att slutföra kvalitetssäkring av modellen för avrop mot ramavtal. Den beskriver simbanor samt interaktioner mellan avropande myndighet, leverantör och IT-funktioner, vid avrop dels mot egenupphandlat ramavtal och dels mot ramavtal via inköpscentral. Processmodellen kommer att publiceras på www.upphandlingsstöd.se
6 Peter Norén informerade om arbetet med införande av e-beställningar i staten. Statliga myndigheter ska hantera beställningar elektroniskt senast vid utgången av 2013 och beroende på deras förutsättningar har de tilldelats införandeetapp 1 eller etapp 2. ESV gör vid givna tidpunkter uppföljning av respektive myndighets införandestatus i förhållande till kriterier i införandeplanen för respektive etapp. Många myndigheter är försenade eller i riskzon för att bli det. En sammanställning har gjorts över hinder och risker som myndigheterna ser i införandet och ESV arbetar nu med åtgärdslistor för att öka införandetakten. Leveranskapaciteten hos Statens servicecenter är en nyckelfråga eftersom många myndigheter väljer att använda dess tjänster för e-beställning. En annan fråga som dröjer är förordning om etapp 2 från regeringen vilket skulle kunna hjälpa till att öka förändringstrycket hos intressenterna. Anna-Karin Wahlström informerade om arbetet med samordnad bearbetning av leverantörer till statliga myndigheter. Ett systemstöd, Edionet, har upphandlats för att hålla samman och systematisera kontakterna med leverantörerna vad gäller e-handelsanslutning. Alla myndigheter med kontaktpersoner har laddats in. En dynamisk enkät till leverantörer inledningsvis de 100 största inom e-fakturering till staten samt leverantörer till statens inköpscentral kommer att skickas ut och svaren sammanställas/ uppdateras i systemet. Efter validering av inkomna enkäter, startas anslutningsarbetet med automatik och med hjälp av de operatörer som respektive myndighet har avtal med. Status är att acceptanstest av systemet har gjorts och att utskick av enkäter nu skall testas med Lunds Universitet som pilot. ESV har fått två nya regeringsuppdrag som berör e-handel: - Dels uppföljning av nyttor med e-förvaltning inom 4 områden: e-faktur, e-beställning, e-legitimation och Mina meddelanden. I uppdraget ingår också att föreslå modell för hemtagning av besparingar. - Dels, med krav på kort svarstid, att utreda konsekvenserna av en EUgemensam e-fakturastandard. En enkät för att samla in synpunkter har publicerats på ESV:s webb. Ämnet kommer att diskuteras i NEA (se nedan) samt på ett separat informationsmöte efter beredningsgruppsmötet. a) CEN BII Fas 3 av CEN workshop BII (Business Interoperability Interfaces) hade kickoff i våras våren och under sommaren har tilltänkta arbetsuppgifter definierats. En aktuell uppgift är nu att säkerställa finansieringen för tekniskt
7 stöd (editorer med mera) till arbetet och bland annat förbereds en ansökan om medel från Kommissionen. Gruppens möts nästa gång i oktober. b) NEA Nationellt forum för efaktura (öppen för alla) har nästa möte 27 september. På programmet finns avrapportering av arbetet i EU:s e-fakturaforum och presentation av Kommissionens förslag till direktiv om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Arbetsgrupp Handel och Logistik håller lunchmöte den 13 september. Arbetsgrupp Juridik och Säkerhet är för tillfället vilande, allt arbete kring de juridiska frågorna hanteras inom ramen för den undergrupp om juridiska frågor som finns inom det nationella e-fakturaforumet. Där har gruppen aktivt deltagit och gett in synpunkter till det europeiska forumet och den kommande rapporten som ska publiceras. Särskilt har poängterats frågorna kring nya dataskyddsförordningen som det förs förhandlingar om och de problem med krav på samtycke exempelvis när referensperson anges på en faktura och rätten att få bli raderad ur räkenskapsinformationen. Dessa regler skulle strida mot redovisningslagstiftningen och även praktiskt ställa till besvärlig praktisk hantering. c) GS1 Tomas Wennebo meddelande att han i fortsättningen kommer att arbeta med sektorsansvar inom hälso- och sjukvårdsområdet. I GS1 övriga kontakter mot Beredningsgruppen tar Mia Lenman över, som sektorsansvarig inom transport, logistik och bygg. Datum för kommande möte den 19 november 2013 bekräftades. Inga övriga frågor fanns anmälda. Ordföranden tackade för sin tid som ordförande i Beredningsgruppen och önskade Per Carlsson lycka till i hans nya roll. Mötesdeltagarna, företrädda av Kerstin, tackade Ulf för det stora engagemang och outtömliga intresse som Ulf lagt ner i Beredningsgruppens verksamhet under sina år som ordförande. Ulf Borg Sören Lennartsson
8 ordförande sekreterare Justeras: Eva Karlsson Mujnovic Johan Wallström
1(1) Ulf Borg, ordförande Cajsa Ahlinder Thomas Altinell Carina Andersson Irene Andersson Oskar Börjesson Per Carlsson Inga-Lill Clausen Anders Danielsson Lars Dykert Martin Forsberg Catarina Holmqvist Erika Karlsson Eva Karlsson Mujnovic Sara Killander Carl-Fredrik Ledin Mia Lenman Sören Lennartsson Peter Lundquist Magnus Matts Agnetha Mohr Hans Nolander Peter Norén Camilla Nylén Leffler Thomas Pettersson Ulrika Steidler Anna-Karin Wahlström Johan Wallström Tomas Wennebo Kerstin Wiss Holmdahl Katrin Åkerlindh Sunne kommun Visma Proceedo Unit4 Agresso Landstinget Västmanland Kammarkollegiet Örebro läns landsting Sigtuna kommun Uddevalla kommun (via telefon och webb) Landstinget Västmanland LRD Revision & Rådgivning SFTI tekniska kansli Apoteket Farmaci Nacka kommun Skövde kommun Malmö stad Ljungby kommun (via telefon och webb) GS1 Sweden SFTI tekniska kansli Aditro (via telefon och webb) Kammarkollegiet Borås stad Arbetsförmedlingen Ekonomistyrningsverket Varbergs kommun (via telefon och webb) SFTI tekniska kansli Lunds Universitet (via telefon och webb) Ekonomistyrningsverket Borlänge kommun GS1 Sverige SKL Aga Gas AB