1(11) Plats och tid Beslutande Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret, Vindeln torsdagen den 12 december 2012, kl 08:00-13:00 Mikael Holmlund (m), ordförande Johan Åsberg (fp) Per-Anders Olsson (s) Per-Uno Bergner (c) Jan-Erik Norén (c) Ulf-Peter Nilsson (s), ersättare Övriga deltagande Mikael Salomonsson, VD Håkan Ahlman, chefsekonom Utses att justera Sekreterare Ordförande Maria Höglund Mikael Holmlund Paragrafer 43-52... Per-Anders Olsson 2012-12-20 BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslagets uppsättande 2012-12-21 Datum för anslagets nedtagande 2013-01-12 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Maria Höglund
2(11) 43 Dnr 12.VB0031 040 Halvårsbokslut 2012, VD Mikael Salomonsson presenterar kvartalsbokslut 2012 för. Presentationen är uppdelad på de olika benen som visar på följande resultat: Vindelnbostäder Kommunen Industrifastigheter Vinet 2 552 tkr 1 425 tkr 713 tkr 510 tkr Vindelnbostäder Hyresmodulen i ekonomisystemet Å-data har visat en del brister. Periodiseringarna och momsregistreringen har inte fungerat. Personal på Å-data, ekonom Mona Nilsson och produktionschef Mikael Larsson har arbetat för att lösa problemen och är på god väg. Energikostnaderna följs upp löpande. Industrifastigheterna har minskade intäkter som beror på vakanser i Brinken. Det första halvåret var stora delar inte uthyrda. Industrifastigheterna har ett bra resultat trots intäktsminskningar. Vinet Intäkterna ska också specificeras i sammanställningen. Direktavskrivning av inventarierna bör göras. Generellt visar VA-avgifterna en ganska stor avvikelse. VD Mikael Salomonsson tar reda på vad det beror på till nästa möte. - Kvartalsbokslut daterat den 5 december 2012 VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att göra direktavskrivning av Vinets inventarier. Om Vinet inte gör en tillräckligt stor vinst kan Vindelnbostäder låna ut så att inventarierna kan avskrivas motsvarande 681 tkr.
3(11) 44 Dnr 12.VB0011 041 Aktuellt ränteläge VD Mikael Salomonsson informerar styrelsen om att räntan för dagen är 2,15% Räntan beslutas fortsätta vara rörlig. Om någon större förändring sker kallar VD Mikael Salomonsson ordförande Mikael Holmlund för ett nytt beslut.
4(11) 45 Dnr 12.VB0033 299 Finansiering, projekt 2012 och industrifastigheter Vid Vindelbostäders förra styrelsemöte fick Mikael Salomonsson i uppdrag att föreslå hur projekten ska finansieras. Budgeterat Utfall Förskola Brinken 6 100 000 4 750 000 Bageri Brinken 1 800 000 1 950 000 Veterinärsmottagning Brinken 250 000 250 000 Låssystem Brinken 150 000 Industrivägen 16 & 18 600 000 530 000 Ev. ombyggnad/anpassning kommunförråd 500 000 Tak Hallonvägen 500 000 Nyckelskåp 150 000 Summa 10 200 000 7 480 000 Kostnad industrifastigheter 11 846 000 10 950 000 Totalt 21 896 000 18 430 000 - Kostnadssammanställning daterad den 5 december 2012 Lag om ränteregler och ränteavdrag från 1 januari. Det är otydligt vad gäller ränteavdrag om ett kommunalt bolag upphandlar lån via kommunen. VD Mikael Salomonssons förslag till beslut Av det totala behovet på 18 430 tkr finansieras 7 430 tkr genom egna likvida medel. Kvarvarande belopp om 11 mkr finansieras genom belåning. VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att öka den totala låneskulden till 110 mkr. Resten finansieras genom likvida medel. Han får även i uppdrag att se över om det finns fler kostnader som kan belasta resultatet 2012 och tar det med ordförande Mikael Holmlund för beslut.
5(11) 46 Dnr 12.VB0005 271 Aktuellt uthyrningsläge VD Mikael Salomonsson presenterar aktuellt uthyrningsläge. VIBO Industrifastigheter Kommunen 5-7 lediga lägenheter Allt är uthyrt Allt är uthyrt I stort sett är alla lägenheter uthyrda eftersom flera av de lediga tillträds inom kort. Slagkraft har, som tidigare meddelats styrelsen, sagt upp avtalet för Dalen 2. Fastigheten blir ledig den 1 januari. Protab signalerar om en osäker framtid. Det är fortsatt brist på lediga lägenheter i Vindelns tätort. Informationen är delgiven
6(11) 47 Styrelsens arbetsordning 2013 Vid sammanträdet den 20 september beslutades att VD Mikael Salomonsson och ordförande Mikael Holmlund skulle ge förslag till ny arbetsordning för 2013 dagens sammanträde. Förslaget till skriftliga instruktioner för styrelsens arbetsordning indelas i fem områden. 1. Verksamhetsmål 2. Strategi 3. Bolagspolicy 4. Organisation 5. Löpande verksamhet - Skriftliga instruktioner för styrelsens arbetsordning med markerade ändringar, daterad den 5 december 2012 Under punkt 3.3 står: Bolagets styrelse bör ha tagit del av den information som lämnas till kommunstyrelsen Styrelsen anser att detta kan ske genom att ordförande Mikael Holmlund i förväg skickar den information som ska ges till kommunstyrelsen via e- post till övriga styrelseledamöter. Styrelsens ändring Punkt 3.5 Vid utebliven hyresbetalning lämnas ärendet över till Svea inkasso ändras till Vid utebliven hyresbetalning lämnas ärendet över till inkasso. Arbetsordningen antas med markerade ändringar samt ändringen under punkt 3.5
7(11) 48 12.VB0041 007 Revisionsrapport om inköpsprocessen På uppdrag av kommunens revisorer har KPMG granskat inköpsprocessen i kommunen. De anmärker på några punkter: Fakturor uppgående till väsentliga belopp inte går att stämma av med avtal hos. När det gäller ett av avtalen har inte revisionen kunnat bedöma om fakturerat pris är i enlighet med avtalet eftersom arbetstid inte framgår på leverantörens fakturor. Några avtal saknas i kommunens avtalsdatabas. - Revisionsrapport om inköpsprocessen, daterad den 21 november 2012 Styrelsens beslut Ordförande Mikael Holmlund och VD Mikael Salomonsson skriver svar på anmärkningarna i revisionsrapporten som ska lämnas till revisionen senast den 19 februari.
8(11) 49 Dnr 12.VB0009 107 Information av VD Mikael Salomonsson. Ägardirektiv Styrelsen ska återkoppla till kommunstyrelsen hur direktiven har efterlevts. Hyreshusbyggnation 6-våningshuset blev betydligt dyrare -16 tkr i produktionskostnad per kvadratmeter - jämfört med 13 tkr för ett med fyra våningar. I januari kommer nya uppgifter från Sabo om produktionskostnad för 5 till 8-våningshus. Eventuellt kan ett 8-våningshus bli aktuellt. Det skulle rymma ca 30 lägenheter. Detaljplaneändring behöver göras för hus upp till 8 våningar. Rättighet till arenanamn Kommunens fastighetsbestånds positiva resultat kan 1,5 mkr användas för att köpa rättigheten till arenanamnet för den planerade konstgräsplanen. - Ägardirektiv antagna av kommunfullmäktige den 28 november 2011 och av :s årsstämma den 14 december 2011 Ordförande Mikael Holmlund och VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att skriva svar till kommunstyrelsen hur direktiven har efterlevts till kommunstyrelsens sammanträde den 26 februari. VD Mikael Salomonsson får i uppdrag att beställa detaljplaneändring för den aktuella fastigheten för hus upp till 8 våningar.
9(11) 50 Sammanträdesplan 2013, :s styrelse Ett förslag till sammanträdesdatum och lunchmöten för 2013 har tagits fram för :s styrelse. Sammanträden, Stora sammanträdesrummet, Kommunhuset 2013-02-28 kl 08:30-12:00 2013-05-23 kl 08:30-12:00 2013-09-19 kl 08:30-12:00 2013-12-12 kl 08:30-12:00 Lunchmöten, Hotell Forsen 2013-01-25 kl 11:30-13:00 2013-04-19 kl 11:30-13:00 2013-06-28 kl 11:30-13:00 2013-10-25 kl 11:30-13:00 Sammanträdesplanen fastställs
10(11) 51 Dnr 12.VB0026 011 Bolagsstrategi 2013 och framåt Vid ett extra möte den 24 oktober arbetade styrelsen med ett utkast till bolagsstrategi. - Utkast till bolagsstrategi, daterad den 25 oktober 2012 Styrelsen för Vindeln Bostäder AB beslutar öka satsningen för att främja trivseln och attraktiviteten kring i huvudsak de fastigheter, lokaler och hyreshus som bolaget antingen äger eller förvaltar. VD Mikael Salomonsson och ordförande Mikael Holmlund får i uppdrag att gå ut med ett pressmeddelande om satsningen.
11(11) 52 Meddelanden 1. Dnr 12.VB0039 021 Avtal om presentation av elektroniska fakturor via Swedbank. 2. Dnr 12.VB0039 735 Rapport årsserive 2012 beträffande hörsel/medicinteknisk utrustning. 3. Dnr 12.VB0042 059 Avtal hörsel medicinsk service i Vindeln. 4. Dnr 12.VB0037 021 Avtal med Samhall 5. Dnr 12.VB0036 040 Utdelning från allmännyttiga bostadsföretag. 6. Dnr 12.VB0035 021 Hyreskontrakt för lokal (avseende lokal i Brinken). 7. Dnr 12.VB0040 210 Strandskydd i Umeåregionen utställning av tillägg till översiktsplan Meddelandena är delgivna